欢迎使用 Adobe Sign!

在开始使用 Adobe Sign 之前,需要掌握一些基础知识。本指南旨在让您熟悉 Adobe Sign,并了解您作为用户可以使用的功能。

本指南将介绍 Adobe Sign 中的所有重要流程,并让您熟悉相应的用户界面。在需要时,Adobe Sign 帮助系统可提供更多详细信息。如果您已连接 Internet,则可以单击灰色框中包含“有关…的其他信息”文字的链接,来查看相关帮助主题。 

注意:

如果适用,我们会特别指出特定于商业和/或企业服务级别的特性和功能。本指南介绍了最高级别许可协议(企业版 Adobe Sign)中可用的特性和功能。要确定您的许可类型,请转到我的配置文件。如果对您在许可下可用的功能有任何疑问,请联系客户成功经理或 Adobe Sign 支持

Adobe Sign 是一个自定义程度非常高的应用程序,且功能广泛,这些功能可能适用于您的业务模式,也可能不适用。您的帐户管理员或组管理员可能已禁用了本文中所述的部分选项。如果您需要使用某些您不可用的功能,请联系组管理员或帐户管理员。因为我们的服务支持对不同的组应用不同的配置,因此,即使为某个组禁用了某项功能,也可以为另一组启用该功能。

 

看完本指南后,您将了解 Adobe Sign 中的所有标准“发送”工作流程、如何管理您的协议,以及如何生成报告以便掌握哪些协议已完成签名,哪些协议仍有待处理。

个性化设置您的帐户

当您首次登录到 Adobe Sign 时,请花一分钟时间检查您的个人用户信息。该信息将用于多个模板,因此确保其正确至关重要。

  • 将鼠标悬停在右上角您的姓名处以打开菜单,然后单击我的配置文件

当个性化您的所有事务时,个人资料页面可以显示 Adobe Sign 将使用的特定值。请注意以下几点:

  • 您的完整姓名 - 用于电子邮件通信和默认设计签名
  • 您的职称 - 如果您需要填写“职称”字段,它可以自动填充
  • 您的公司名称 - 显示在电子邮件通信中,应当是完整的合法公司名称
  • 时区 - 时间/日期戳将显示您所在的时区,以便在运行报告时更加清晰。

如果需要调整任何内容,请单击编辑配置文件按钮,执行必要的更改,然后保存您的编辑结果。

编辑我的配置文件

配置个人信息后,请快速浏览屏幕左侧列出的其他个人首选项。这些选项是针对您作为用户的具体选项,可能会是实用的自动设置:

  • 我的配置文件 – 您的个人身份信息
  • 访问令牌 – 如果您是开发人员,则可以在此处定义和列出您的 API 令牌
  • Twitter 集成 - 每次完成协议时发送推文!
  • 我的电子邮件页脚 - 发送新协议时,将自定义(纯文本)页脚添加到电子邮件模板的底部
  • 自动委托 - 将发送给您进行签名的任何 Adobe Sign 协议自动委派给指定的一方。类似于 Adobe Sign 协议的“外出”转发流程
  • 我的通知 - 配置您希望 Adobe Sign 就哪些类型的事件/警告向您发送通知,以及通知的方式。您可以获取实时电子邮件通知,也可以记录事件然后设置每天或每周的定期报告。(发生某些事情时会触发事件;当一段时间过去但没有发生某些事情时,则会触发警告)
  • 共享通知 - 如果有其他用户帐户与您共享,您可以自定义希望接收哪些事件和警告
  • 我的签名 - 上载您的签名和缩写签名的图像。最好使用 PNG 文件
  • 语言首选项 - 此标题下有两个设置可考虑使用:
    • 我的语言首选项 - 此设置允许您定义在 Adobe Sign Web 应用程序中使用的语言。
    • 签名语言 - 此设置可定义电子邮件通知以及接收者引导式签名过程中所使用的默认语言。
  • 查看其他帐户 - 如果您需要查看其他用户帐户上的协议,则可以在此处请求相关操作。这里将列出所有已查看帐户的列表。您在此处查看的内容都是“只读”的
  • 共享我的帐户 - 如果需要与他人共享您的帐户,则可以在此处指定谁可以查看您的协议。共享帐户仅做查看之用。查看者不能签名、取消或委派

逐页概述

“主页”是大多数用户登录后看到的第一个页面。(帐户管理员可以将登录后看到的第一个页面配置为“发送”页面。)

主页

“主页”由以下部分组成,可让您快速查看和访问大多数 Adobe Sign 功能:

  • 进行中 - 已创建并且仍在进行中的协议的计数器
    • 单击此计数器将打开“管理”页面,其中过滤出了进行中的协议
    • “进行中”计数器包括“等待您处理”的协议
  • 等待您处理 - 指示当前正在等待您采取操作的所有协议的计数器
    • 单击此计数器将打开“管理”页面,其中过滤出了等待您处理的协议
  • 事件和警告 - 单击此计数器将打开“通知”页面,并且会打开“事件”选项卡。
  • 请求签名 - 指向“发送”页面的一个快速链接,通过该页面上提供的选项,可以通过附加库文档来启动签名流程,也可以启动自定义工作流程(如果您的帐户已启用)
  • 从库启动 - 允许您选择库模板或工作流程以启动新协议。
  • 可以执行的更多操作 – 其他常见操作列表
    • 填写并签名文档 - 如果您需要将自己的签名应用于文档,然后再将该签名文档发送给另一方,则可以使用此功能。例如,填写税表或授权同意书时
    • 发布 Web 表单Web 表单是可以链接或嵌入到网站并允许客户进行签名的的文档/表单。例如,您网站上的会员申请表或注册表
    • 使用 Mega Sign 批量发送这是一个允许您向数百人发送文档、各自分别进行签名的工作流程。每个人都将收到属于他们自己的协议,仅需要他们自己一个人的签名。例如,年度《行为准则》协议
    • 创建可重用模板 – 允许您创建文档或字段模板以便重复使用。模板可以保存,供个人、组或整个帐户中的用户使用
    • 管理和跟踪所有协议 - 可将您转至“管理”页面
    • 增强您的帐户 - “增强您的帐户”按钮可打开一个小对话框,此对话框因用户的最高授权级别而有所不同:
      • 用户将转至“我的签名”页面,以创建其签名
      • 组级别管理员将转至帐户设置页面,以上载其组的徽标
      • 帐户级别管理员将转至帐户级别设置页面,以配置公司名、主机名和徽标
    • 获取帮助 - 用户可以通过单击任何 Adobe Sign 窗口右上角的问号来访问自助帮助内容。单击问号将打开包含以下选项的子菜单:
      • 用户指南 - 打开一个新的选项卡以显示 Adobe Sign 用户指南
      • 教程 - 打开一个新的选项卡以显示 Adobe Sign 视频教程
      • 联系支持人员 - 打开支持联系门户,在其中可以获得电子邮件、聊天和电话支持
        • 支持选项因客户帐户的服务级别而异
        • 更改设置、修改帐户或调查特定事务(或其他用户内容)的请求必须由 Adobe Sign 帐户的帐户管理员提出
      • 发行说明 - 指向最新发行说明的链接
“获取帮助”菜单

“发送”页面是用于创建新协议的地方。此页面分为四个部分:

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作为发件人、接收者或者抄送方,如果您是某个 Adobe Sign 协议的参与者,则该协议将在您的“管理”页面上可用。作为一个指向与用户关联的所有协议的门户,“管理”页面旨在实现以下两个目标:找到您想要核实的协议,以及执行该协议的管理任务。

此页面的主体部分是协议列表,按左边栏中的六种协议状态过滤(进行中、等待您处理、已完成、已取消、已过期和草稿)。此外,在协议过滤器的正下方还提供了模板过滤器(模板、Web 表单和 Mega Sign)。

页面顶部是输入文本过滤器,可帮助您通过搜索电子邮件、协议名称、接收者姓名(如果系统已知)、日期、注释等来找到相应的文档。

“管理”页面

定期报告可以帮助您快速评估文档处理的进度以及需要注意的方面。可以自定义任何日期的任意时间触发报告,报告包含的范围可以是所有协议,也可以仅限于具有指定名称的文档。

“报告”页面界面
返回的报告对话框

发送协议

发送文档、收集签名和审批是 Adobe Sign 的核心功用!关于需要对文档进行签名的人员以及签名顺序,每位客户都有自己不同的要求,因此,“发送”页面中提供了各种相关工作流程供您了解和使用。 

send_page-unbranded

发送协议的第一步,是定义接收者以及他们获得访问权限以便对文档进行签名的顺序。

在“接收者”部分中,最上面的切换开关要求您选择基本签名顺序:

  • 如果选择按顺序完成(如上图所示),则需要遵守按序签名流程,从一个步骤到下一个步骤,并且会对接收者进行编号,以指示确切的参与顺序
    • 混合式签名流程从序列(按顺序完成)工作流程开始
  • 如果启用按任意顺序完成,则会实施并行签名,并且不会对接收者进行编号,因此不会有特定的参与顺序。
Send - Recipients - Any Order

在签名顺序切换开关的右侧,您会看到两个链接:

  • 添加我 - 单击此链接可加入您自己作为参与顺序中的下一个接收者
  • 添加接收者组 - 单击此链接可创建一组接收者,需要其中一个人代表整个组参与。例如,为 HR 团队创建一个组,只需 HR 团队中的一个成员签署协议即可。

注意:

要更改接收者的顺序,您可以单击接收者并将其拖动到正确的堆栈顺序,或者直接编辑数字,堆栈将进行相应调整。

 

创建的每个收件人均包含五个要素:

Recipient w Validation2

A. 参与顺序 – 如果选择按顺序完成,则参与顺序会提供一个明确的指示,表明每位接收者将在何时与协议进行交互

B. 角色接收者的主要任务和作用是什么

C. 电子邮件地址 – 这是识别接收者身份的电子邮件地址,用于发送给接收者的包括请求签名在内的所有电子邮件通信。

D. 身份验证方法 – 如何验证接收者的身份?是否要使用第二因素身份验证

E. 私人消息(可选)- 发件人可以向每个接收者提供单独的说明,接收者查看协议时会出现这些说明。

 

接收者列表下方的显示抄送链接会显示一个字段,您可以在此字段中输入抄送 (CC) 电子邮件地址,他们能够查看协议、但又无需进行签名/审批。

“混合式”工作流程是按序参与的一种方式,在其中的一个或多个步骤中,有两个或更多接收者会同时获得文档的访问权限。“并行”步骤中的所有签名者/审批人将需要先完成他们各自的部分,然后该顺序过程才会前进到下一个步骤。

Hybrid Recipients

当您需要来自某个小组或组织,而不是该组内某个特定人员的签核时,接收者组会非常有用。该组中的任何成员都有权代表整个组签名或审批。

Recipient Group2

“消息”部分包含两个字段,可显著提高您的成功率。

Send - Message section

协议名称字段允许您输入任何用于标识协议的字符串。此字符串将填充在接收者电子邮件的主题行(下图以黄色高亮显示的部分),同时也作为“管理”页面上的名称值。提供唯一且有意义的协议名称将有助于接收者更容易地识别您的电子邮件,同时,也可提高您搜索所需协议的能力。

注意:

如果在附加文档之前没有输入协议名称,则协议名称将采用附加的第一个文件的文件名。在发送协议之前,可以编辑该值。

 

协议消息是一个纯文本字段,您可以在其中输入任何必要的说明或注释(下图以绿色高亮显示的部分)。此消息显示在发送给所有接收者的“请签名”电子邮件中(不同于配置为仅针对特定接收者显示的私人消息)。

带名称和消息的审阅并签名电子邮件

消息模板

企业级客户将有权访问由您的管理员配置的消息模板。消息模板与“选项”部分中接收者的语言功能直接关联,因此当您从语言下拉列表中选择“西班牙语”时,所有西班牙语模板都将可用。

Send - MEssage Templates

注意:

如果选择的语言没有与之关联的模板,则消息模板选项将不会显示在“发送”页面上。

“选项”部分可以让您在发送协议后更好地控制协议:

  • 密码保护 - 要求接收者输入密码才能打开并查看已签名的 PDF 文件。此密码由发件人定义,并将通过带外方式传输。Adobe Sign 记录此密码,所以不要将密码忘记!
  • 完成截止日期 - 设置距离协议过期所剩的天数,此后将无法再完成协议。
  • 设置提醒 - 设置在完成协议之前发送提醒的频率(每天或每周)。只有当前接收者才会收到通知
  • 接收者的语言 - 选择在发送给接收者的电子邮件中以及在签名体验过程中使用的语言。
    • 如果您的帐户配置为使用消息模板,则此设置还会定义您可见的消息模板。
Send page Options

在“文件”部分中,您可以将文档附加到事务。

Adobe Sign 会将所有文档合并为一个用于签名流程的 PDF,并根据文档列出的顺序构建该 PDF。通过单击某个文档并将其拖动到新的列表位置,可以重新安排文档。

可从 Adobe Sign 库、Google Docs、Box.net、Dropbox、OneDrive 附加文件,可以使用文件搜索从本地系统上载文件,或者在“发送”页面上将文件拖放到任何位置。

允许使用的文件类型包括:Word、Excel、PowerPoint、PDF、JPG、GIF、TIF、PNG、BMP、TXT、RTF、HTML

文件


预览并添加签名字段

在文件列表正下方,您将看到预览并添加签名字段复选框。此选项允许您打开上载的文档,并根据需要在文档中放置表单字段。

您应当至少放置签名字段,但是您还可以根据需要,使用许多其他字段来构建复杂的表单。

注意:

如果未放置签名字段,Adobe Sign 将在文档末尾自动添加一个新页面用于接纳签名。

将文档仅发送给一个接收者是最常见的协议工作流程之一,也是了解基本流程的一种极好方式。您只需要:

  • 接收者的电子邮件地址
    • 此电子邮件必须不同于您用于登录的电子邮件(因为您无法将邮件发送给自己)
  • 要签名的文档或文件
请求签名


发送给多个接收者

将协议发送给多个接收者需要遵循相同的步骤,但有两个明显的差异:

  • 您必须按照希望他们签名的顺序,将每个接收者单独作为一行添加到“接收者”部分。
  • 放置字段时,您必须通过双击该字段并设置接收者值来声明哪个接收者有权访问该字段

签名环境

体验签名流程有助于理解发件人所做配置的最终结果。

1. 一封电子邮件发送到接收者的电子邮箱。

○ 主题行开头文字为:请求签名 {文档名称}

2. 通过单击审阅并签名按钮打开协议

审阅并签名电子邮件

3. 协议在新的浏览器窗口中打开

页面上的其他选项包括:

A. 选项 – 此处列出接收者基于其角色所拥有的选项

○ 阅读协议 - 仅查看格式打开协议

○ 委派其他人签名 - 此选项允许接收者将其权限委派给其他人。例如,某位同事或经理

○ 拒绝签名 - 此操作将终止协议

○ 打印、签名和上载 - 允许签名者将工作流程从电子签名转换为物理签名。然后,签名者上载签名的文档。

○ 清除文档数据 - 此选项将清除所有字段内容

查看历史记录 - 打开当前审核报告进行查看

下载 PDF - 以 PDF 格式下载协议的最新版本

B. 消息 – 聊天气泡图标将再次弹出消息

C. 必填字段计数器 - 此计数器会显示文档中尚未填写的必填字段数量。单击此字段会将签名者导航至供他们填写的必填(非可选)字段

D. 下一个字段选项卡 - 如果您滚动浏览大型文档,则此黄色箭头可帮助找到下一个字段。此选项卡将循环切换所有字段,而不仅仅是必填字段。

签名选项

此文档仅有一个签名字段,而且是必填字段(以红色星号标示)。对于具有多个可填写字段的文档,您可以使用这个功能逐个浏览。

 

4. 要应用签名,请双击该字段以打开签名面板

5. 在签名面板顶部的字段中键入您的姓名

可以通过以下四种方式之一完成签名:

○ 为键入内容应用字体(默认)– Adobe Sign 会将类似手写体的字体应用于您输入的姓名

○ 手动绘制 - 使用鼠标、触笔或任何其他指针设备,手动绘制您的签名。在平板电脑上使用手指书写可获得出色的签名效果

○ 图像 – 如果您有签名的图章图像,则可以上载该图像

移动 - 移动选项允许您将签名面板从桌面转换到移动设备,从而能够在更便捷的设备上手动绘制签名。

签名面板

6. 单击应用,将签名放置在签名字段中,并返回到文档。

7. 完成所有必填字段后,单击窗口底部的单击以签名按钮(您一定不能错过这个按钮)

Click to sign button
单击此处,可在 Adobe Sign 帮助中找到有关签署协议的其他信息。

注意:

Adobe Sign 页面底部是一个工具栏,其中包含的工具可用于导航浏览协议、放大或缩小以及下载文档。单击右下角的 X 可隐藏此工具栏。要临时重新显示隐藏的工具栏,请将光标悬停在窗口底部,控件将会重新显示。 

Zoom Section

单击此处,可在 Adobe Sign 帮助中找到有关使用缩放控件的其他信息。

管理协议

管理协议是使用 Adobe Sign 的一个重要环节。利用“管理”页面可跟踪、处理和自定义协议。无论是取消协议还是更换签名者,这些流程都能让您对系统中的事务进度施加影响。

“管理”页面有很多嵌入式功能可供探索。简而言之,它可分为三个功能区域:

A. 过滤器

B. 协议列表

C. 协议工具

“管理”页面的各个部分


协议过滤器

经典版页面上的多个状态“文件夹”已合并为一系列更实用的过滤器,这组过滤器可返回给定状态类型的协议。在顶部部分中提供了协议过滤器,这些过滤器可根据协议的当前状态返回协议。

有两种“活动”状态。每种状态都会在状态名称后显示内容数量(用圆括号括住):

  • 进行中 (N) -“进行中”状态返回的协议正在等待参与者完成其操作。该状态返回等待已登录用户处理的协议。
  • 等待您处理 (M) - 等待已登录用户处理的协议可在“等待您处理”过滤器中获取。

 

有三种“终端”状态:

  • 已完成 - 已成功并完全解决的协议
  • 已取消 - 由于某种原因而被放弃的协议。这包括:
    • 由发件人取消的协议
    • 由参与人拒绝的协议
    • 由于身份验证反复失败而终止的协议
    • 因遭受系统错误而导致变得不可行的协议
  • 已过期 - 达到过期日期并自动关闭的协议

 

有一种“草稿”状态,该状态包含所有已部分构建的协议。

 

下半部分专用于模板“父”对象。通过这些模板创建的“子”协议将在上面的协议状态过滤器中进行过滤。

父对象本身不是协议,但可用于生成大量单个协议。这些父对象包括:

  • (库)模板 - 文档库中可用的所有文档和字段模板
  • Web 表单 - 以前称为 Widget,Web 表单是协议模板,可作为链接提供,也可嵌入到 Web 页面中。Web 表单由签名者发起,可为每个填写表单的参与者生成子协议。
  • Mega Sign - Mega Sign 模板旨在生成大量单个协议,可以像处理“常规”协议一样发送和签署这些协议。

注意:

如果用户具有其他用户帐户与之共享的内容,则他们可以通过单击“您的协议”旁边的向下箭头来过滤该内容。

弹出菜单将显示与之共享了内容的所有用户和组(如果启用了高级共享)的列表。选择用户,“管理”页面将重新加载所选用户的内容。


协议列表

页面的主体部分包含与您关联的协议列表。涉及您电子邮件地址的每个协议都会显示在列表中的某个位置。这不仅仅包括您发起的协议,而且还包括发送给您进行签名/批准的协议,以及抄送给您的任何协议。

协议列表始终根据左侧的文档状态选项来过滤。

 

通过单击列表顶部的标题,可对每个部分的内容进行排序。再次单击它们可反向排序。

 

各条记录包含以下信息:

协议列表
  • 接收者 - 姓名值会显示第一个接收者(非发件人)的姓名或电子邮件地址
    • 如果接收者从未通过 Adobe Sign 系统签署过文档,则使用电子邮件地址。
    • 在签名过程中输入姓名值后,电子邮件地址将被替换为姓名
  • 公司 - 如果第一个接收者通过签名字段或者在登录并更新其配置文件时输入了公司名称,则此处会显示公司名称值。
    • 如果您未将“公司名称”字段包含在协议中,则此列将普遍保留为空
  • 文档标题 - 这是您的协议名称
  • 状态 – 在选择了进行中过滤器后,第二栏为状态,且状态都是已发出进行签名(或“已发出进行批准”、“已发出进行接受”等)
  • 操作 - 在查看等待您处理过滤器时,第二列会显示有待处理的操作(并提供可打开相应协议的链接)
  • 发件人 - 在查看三个终结状态(已完成、已取消和已过期)时,第二列会显示协议的原始发件人
  • 修改日期 - 此日期显示上次修改日期,即最近一次作为发送事件或签名/批准事件对文档进行更新的时间

“协议工具”面板允许您访问一些控件,以便更好地管理或了解您的协议。

  • 过期日期 - 显示协议的自动取消日期(如果已设置)。单击铅笔图标可设置或编辑此值。
  • 查看 - 打开协议来查看。
  • 修改协议 - 允许更换附加到协议的文档和/或编辑文档中的字段。只有在第一个接收者进行操作之前,才允许使用此工具进行修改。
  • 提醒发送协议后,可以使用此链接创建或删除提醒。此外,您还可以实时或在特定日期发送提醒。
  • 共享 – 使用此功能共享文档时,将要求您输入电子邮件地址和消息,然后向该地址发送协议在当前状态下的副本,并将该文档添加到指定电子邮件地址的“管理”选项卡
  • 取消 - 取消协议
  • 下载 PDF - 下载协议在当前状态下的副本
  • 下载单个文件 - 如果原始协议包含多个文件,则允许分别下载单个文件。
  • 下载审核报告 - 此链接将生成协议历史记录的扩展 PDF 报告,其中包括更深入的参数,如每个事件的 IP 地址
  • 注释 - 您可以向任何协议中添加个人注释。此注释仅供您个人查看,不会共享给任何其他用户或签名者。可以在文本过滤器中搜索注释。
  • 更换签名者 - 允许更换当前接收者
  • 编辑身份验证 - 允许更改接收者当前使用的身份验证方法。如果您忘记了身份验证密码,可使用此工具重置密码。
  • 活动 - 此选项卡是一个列表,其中包含协议所记录的所有事件——从发送事件开始、到最终签名事件结束。
协议工具

报告(仅限商业和企业服务级别)

通过报告功能,可以查看帐户使用 Adobe Sign 的情况。您可以构建自己的报告并掌握文档签名的整个过程,同时还可看到各个组或用户所进行的操作。

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要创建新报告,请单击“报告”选项卡导航至“报告”页面,然后单击创建新报告链接。

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此时将显示“创建新报告”页面:

reports_-_whole_page
单击此处,可在 Adobe Sign 帮助中找到有关创建报告的其他信息。


报告参数

设置报告时,可以配置多个参数来自定义报告结果。下面介绍的所有参数都可用。 

创建日期

创建日期是您希望报告覆盖的时间范围。您可以从四个预先确定的时间范围(本周、上周、本月、上月)中任选一个,或者输入一个自定义日期范围。

Reports - Creation date

用户和组

此参数允许您针对特定的用户或组来运行报告。可以选择一个或多个用户或组,也可以针对帐户中的所有用户运行报告。

Reports - Users and Groups

文档和工作流程

使用此选项,选择要包含在报告中的特定文档。此字段中列出的文档是整个帐户中使用的库文档。这里不列出单独的一次性文档。 

Reports - Document and Workflows

文档名称

此参数用于纳入或排除包含或不含给定变量的文档。您可以选择包含或不包含输入的字符串。

Reports - Document Name

Mega Sign

启用此参数,则生成的报告中会包含 Mega Sign 协议

Reports - Mega Sign

绩效目标

您可以使用“绩效目标”视图设置绩效阈值。生成的报告中会显示反映绩效的评判标准。

Reports - Performance Goals

基准

默认情况下,报告禁用基准参数。若要启用,单击报告设置中的相关链接即可。

基准提供了一种扩展方法,用于跟踪协议进度和签名率。 

Reports - Benchmrking

图表协议签署者

每个启用的选项(按日期、发件人、组、表单、工作流程和签名类型)都会在报告中提供一种不同类型的图表。

Reports - Graphs

其他

这部分中的参数可用于更改生成的报告中的图形。从默认参数更改这些参数可以加快报告流程。

Reports - Et Cetera

单击运行报告按钮后,将根据您设置的参数生成一份报告。您可以对报告执行多项操作。

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使用当前数据更新报告

单击此链接类似于刷新页面。新报告将包括最近的事务和活动。

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保存报告

保存报告后,未来您可以再次运行此报告。

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共享报告

共享允许您将报告结果发送给其他人。您只需输入他们的电子邮件地址以及消息。

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安排报告日程

为此报告设置日程后,将使用相同的参数根据您定义的频率来运行报告。

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导出报告数据

单击此链接将提示您打开或保存 .CSV 文件。CSV 文件可在 Excel 中打开,而且报告中协议的所有事务信息将在各列中分类显示。

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打印机友好型报告

单击此链接将打开一个适合于打印的报告版本。

reports_-_resultheaderprint

“预览”和“编辑”体验

编辑环境为 Adobe Sign 提供表单构建功能除了放置签名字段之外,您还可以添加:自动填充型字段,例如日期或签名者的签名值(在已知的情况下),或者用于执行内容验证和/或复杂计算的文本字段。另外,如下拉框、单选按钮和复选框等其他常见字段类型也可用

访问“编辑”环境的方式为:

  • 发送一个新文档,并启用“发送”页面上的预览并添加签名字段
NExt Button for Authoring

 

  • 在“管理”页面上编辑草稿文档
编辑草稿协议

 

  • 在“主页”上创建新模板或 Web 表单
创建 Web 表单和模板

 

 

  • 在“管理”页面上编辑现有库文档或 Web 表单

○ 您只能编辑您自己已经上载的模板。您可以看到,下图中的第二个模板由其他用户共享,因此无法编辑。

 

编辑模板

在启动编辑环境后,请花些时间来确定以下五个关键方面:

A. 表单字段模板 - 此选项仅在您已创建了至少一个表单字段库模板时才会显示。

B. 字段布局和对齐方式 - 此选项会显示表单字段大小/对齐工具栏

C. 选择接收者(角色) - 此下拉列表会列出协议的接收者

D. 表单字段选项卡 - 您可以从这些选项卡中选择字段以添加到文档中

E. 缩放和重置 - 您可以使用这些工具来放大或缩小文档,以及将所有字段重置为首次打开“编辑”时的原始状态

V3 Zoom

表单字段模板

如果您已经为文档创建了一个表单字段模板,则可以使用这组工具来选择并应用该模板。

下拉列表会列出可用的表单字段模板,您可以选择从哪个页面开始应用模板。可以应用多个模板。

V3 Field Templates
单击此处,可在 Adobe Sign 帮助中找到有关使用表单字段模板的其他信息。

字段布局和对齐方式

此菜单选项会显示用于对齐和调整字段相对大小的工具。您可以按住 Ctrl 键并单击多个字段,或按住 Shift 键并用鼠标选择一个区域,以此选中多个字段从而作为一个组进行调整。

如下图所示,左侧的六个图标从左至右分别表示:将字段顶端对齐、水平居中、底端对齐、左对齐、垂直居中、右对齐。 

紧接着右边的三个图标会将所有字段对齐到相同的宽度和/或高度。 

对齐和调整大小时,以您选择的第一个字段为基础。

V3 Align tools

选择接收者(角色)

从一定程度上来说,表单构建最重要的一个环节是将不同的接收者关联到他们需要填充的字段。首先,您需要从“接收者”列表中选择接收者,在这之后,您在表单上放置的任何后续字段都将与该接收者自动关联。更改接收者之后,放置的任何新字段都将与新的接收者关联。

Authoring Roles

注意:

选择了具体接收者之后,分配给他们的字段将会在文档中高亮显示,在视觉上为您提供一个直观的指示符,让您了解哪些字段与选定的接收者关联。

 

字段添加到文档之后,您可以修改分配到该字段的接收者,方法是:双击该字段来打开字段菜单,然后更改“接收者”下拉列表。

Signer role in field menu

单击此处,可在 Adobe Sign 帮助中找到有关参与者角色的其他信息。

单击此处,可在 Adobe Sign 帮助中找到有关预填角色的其他特定信息。

表单字段菜单

Adobe Sign 中的所有可用字段,都可以在窗口右边栏的菜单中找到。这些字段按用途和字段类型分类,大多数字段可调整为您的表单所要求的高度和宽度。

单击此处,可在 Adobe Sign 帮助中找到有关表单字段类型的其他信息。


签名字段

  • 签名 - 签名者用于签署协议的字段。对于文档的每个签名者来说,必须至少有一个无条件必填签名字段。
  • 数字签名 - 签名者用于放置其数字签名的字段。必须在帐户设置中先启用此选项,然后它才会显示。
  • 缩写签名 - 签名者用于使用缩写签署协议的字段。这个字段不能取代签名字段的必要性。默认情况下,缩写字段是必填字段,但可以编辑为可选字段。
  • 签名块 - 签名者需要填写的字段集合。如果您的帐户设置为需要填写签名者的职务和公司,则这些字段将添加到签名块。签名块至少包含“签名”字段和“电子邮件”字段。
Signature Fields

签名者信息字段

尽管称为“签名者信息”字段,但是这些字段也可以分配给包括审批人在内的任何参与者。这些字段用于反映与这些字段分配的接收者有关的信息,不收集除接收者身份信息之外的其他信息。

  • 职务 - 签名者或审批人用来输入其职务的必填字段。如果签名者或审批人是 Adobe Sign 注册用户,则此字段会自动填充其“配置文件”中的个人信息。
  • 公司 - 签名者或审批人用来输入其公司的必填字段。如果签名者或审批人是 Adobe Sign 注册用户,则此字段会自动填充其“我的配置文件”页面中的个人信息。
  • 签名者姓名 - 这是一个只读字段,签名者或审批人在签名时,此字段会自动填充其姓名。如果签名者或审批人是 Adobe Sign 注册用户,则此字段会自动填充其“我的配置文件”页面中的个人信息。
  • 电子邮件 - 这是一个只读字段,会自动填充协议发送到的接收者的电子邮件地址。
  • 日期 - 这是一个只读字段,签名者或审批人在访问协议以及签名或批准时,会自动填充相应的日期。此字段不得用于自定义日期或输入的日期。
SignerInfo fields

数据字段

  • 文本字段 - 这是一个空白的纯文本字段,可用于收集特定格式的数据。在 Adobe Sign 商业和企业级别帐户中,文本字段还可以用作字段计算中的组成部分,以及用于构建条件逻辑字段。
单击此处,可在 Adobe Sign 帮助中找到有关自定义文本字段外观的其他信息。
  • 下拉列表 - 此对象用于创建供接收者选择的选项列表。每个下拉菜单都至少要有一个可用选项,并且选项和导出值不能为空。
  • 复选框 - 此对象可供签名者在选中与取消选中之间切换。复选框最适合用来“选中所有适用选项”。
  • 单选按钮 - 此对象需要作为组放置。签名者只能从组中选择一个选项。单选按钮最适合用来“选择唯一一个选项”。
Data Fields

更多字段(仅限商业和企业服务级别)

  • 文件附件 - 用于从接收者处收集文件的字段。它可用于收集文档(如简历)和身份信息图像(如护照图像)。
  • 超链接 - 一个透明对象,您可以将其置于要链接到 URL 或协议中其他页面的文本上。此外,它还可以是从协议指向外部网页的链接。
More Fields

图章(仅限商业和企业服务级别)

  • 参与者图章 - 在指定的接收者签署协议后,会应用图章。此类图章包括接收者的姓名、签名时间和电子邮件地址。
  • 事务号 - 应用于最终已签名 PDF 的一种图章。这个编号是协议的参考编号。
stamp fields

保存到文档库

将新表单字段添加到协议后,您可以先将副本保存到库中,然后再发送协议以供签名。

在单击发送按钮之前,先单击编辑窗口右侧底部的保存到文档库复选框,以便将修改的协议添加到库中。

Auth - Save Template

 

首先,文档将保存到您的库中。

Auth - Save name

 

然后,系统会发送您的协议以供签名。

post_-_send

缩放、重置和保存/发送

其余选项允许您放大和缩小文档,重置或删除已置入的所有字段,或在当前状态下保存/发送文档。只有在创建库文档时,“保存”按钮才会出现。否则,您将看到一个“发送”按钮。

最佳做法是,您应经常保存库文档。但是,如果您离开编辑环境,则会自动保存文档。稍后,您可以从“管理”页面访问该文档。

auth - zoom

库模板

库模板是可重复使用的对象。Adobe Sign 支持两种类型的库模板:文档模板和表单字段模板。

  • 文档模板 - 文档模板是可重复使用的文档。文档模板可与您帐户中的其他用户共享,从而允许多个用户发送同一文档,且无需做出任何更改。
  • 表单字段模板 - 表单字段模板是可重复使用的字段图层,可应用于任何文档。表单字段模板也可与您帐户中的其他用户共享。表单字段模板非常适用于以下情况:
    • 您有一个适用于多个文档的字段布局。
    • 您有一个可以采用多种不同方式发送的文档。
    • 您需要修改文档的内容,但这些字段的位置不变。

不必在每次更新文档时创建新的库文档,而是可以应用相同的表单字段图层。可以编辑表单字段模板,以便更改字段的排列或字段属性。同样,创建表单字段模板时,编辑环境中的所有工具都可用。

 

最佳做法是,由一位用户(文档管理员)负责创建和维护模板。创建文档管理员用户登录可消除使用什么模板的困惑,并且可以为可重复使用的文档提供版本控制。

我们建议,通过文档管理员登录时,使用邮件组或功能性电子邮件地址。这样做可以让您控制对此文档管理员登录的访问权限,并且在需要时可以分担这项工作职责。

单击此处,可在 Adobe Sign 帮助中找到有关使用编辑工具来创建模板的其他信息。

1. 单击主页选项卡。然后单击创建可重用模板

创建文档模板

 

此时会显示“创建库模板”页面。

create_template

 

2. 在“模板名称”字段中,输入模板的名称。如果需要,稍后可以更改该名称。

3. 单击浏览按钮,导航到本地系统上的文件,用该文件来创建可重复使用的模板。如果您正在创建可重复使用的文档,将使用此文件及其内容。如果您正在创建可重复使用的表单字段图层,则该文件的内容将不包含在模板中。

4. 选择适当的“模板”选项:“创建为可重复使用的文档”或“创建为可重复使用的表单字段图层”,或同时创建两者。

 

5. 选择用于共享模板的相应权限选项。

注意:

组权限只能授予您当前所在的组。不能向其他组授予权限。

 

6. 单击预览并添加字段按钮。此时会显示编辑体验

authoring_-_placesignature1

 

 

7. 从表单字段选项卡中拖放必填字段,通过这种方式将这些必填字段放置到发送给参与者的文档中

8. 完成添加字段后,单击保存按钮

现在,模板将显示在“管理”页面的“模板”部分下。如果您通过授予权限与组中或组织中的用户共享模板,则该模板现在也会显示在这些用户“管理”页面的“模板”部分中,并且他们可以随时使用该模板发送协议。

 

库模板

注意:

只有创建库模板的用户才能编辑或删除库模板(除非启用了高级共享)

其他签名工作流程

您可以使用以下各种工作流程,来发送文档以供签名、收集签名以及发送已签名文档:

  • 使用“填写与签名”发送
  • 使用 Mega Sign 发送
  • 使用 Web 表单收集签名

以下各节将更加详细地讨论这些流程。

单击此处,可在 Adobe Sign 帮助中找到有关发送协议的其他信息。

根据您的业务要求,可能需要多位接收者对同一份协议执行操作。例如,您可能需要两位人员对协议进行签名,还需要另一位批准或委派给其他签名者。发送给多个接收者时,您还有其他选项来确定协议的路由方式:按顺序进行、并行或使用混合式路由。 

单击此处,可在 Adobe Sign 帮助中找到有关将协议发送给多个签名者的其他信息。

这个名称完全体现了此流程的操作过程。此流程适用于只需要您自己签署文档并将其发送给一人或多人的情况。例如,您可能需要向一人或多人发送已签名的 W-9 和/或保密协议。只要您使用不是用于登录的同一电子邮件地址,就可以将已签名文档发送给自己。这是因为签名文档的副本已保存,您可以通过“管理”选项卡访问该副本。请注意,仅在主页上可找到“填写并签名”功能。

单击此处,可在 Adobe Sign 帮助中找到有关使用“填写并签名”的其他信息。

1. 单击“主页”上的填写并签名文档

“主页”中的“填写并签名”

 

3. 输入协议名称

4. 拖放要签名的文件,或者单击添加文件链接,并从本地系统或联网驱动器查找/附加文档

5.单击下一步

添加文件

6. 此时将加载“填写并签名”页面。

                根据需要放置任何内容(文本、复选框和签名)。

7. 完成后,单击完成

8. 签名后的页面会显示不同选项,用于发送文档、下载副本、在“管理”页面上查看文档,或签名其他文档

签名后

这个 Mega Sign 流程可以让您一次将文档发送给数百人。每位签名者都会在他们自己的文档副本上签名,然后将已签名的单独协议返回给您。这个流程可用于收集 NDA、HR 文档,或授权同意书。指向 Mega Sign 的链接可在“主页”上找到。

Mega Sign 接收者的输入方式有两种:在“收件人:”字段中添加接收者电子邮件地址,或者上载包含接收者信息的逗号分隔值 (.CSV) 文件。如果使用 .CSV 流程,那么您可以为每位签名者预填数据,从而让您有机会为每个人自定义字段信息。例如,您可以自定义发送给每位签名者的“请签名…”电子邮件中的消息。

单击此处,可在 Adobe Sign 帮助中找到有关使用 Mega Sign 的其他信息。

Web 表单是托管文档,任何有权访问表单的人都可以进行签名。它们非常适用于签到表、弃权书,或任何需要多人访问并在线签名的文档。

可以通过两种不同形式生成 Web 表单:JavaScript 或 URL。JavaScript 选项会提供将 Web 表单嵌入到您的网站所需的代码。URL 选项则会提供由 Adobe Sign 托管的 Web 地址,发件人可使用该地址来获取已签名文档。可以在“主页”上找到创建 Web 表单的链接。

尽管 Web 表单签名体验与通过 Adobe Sign 完成的常规签名是一样的,但是 Web 表单只能由一位签名者签名并由您指定的任何人进行会签。 

移动设备

签名是 Adobe Sign 的一项主要功能。任何人都可以在计算机上通过任何 Web 浏览器中的电子邮件链接来签名,或者也可以使用移动设备来签名。如果您拥有 Adobe Sign 帐户,则还可以使用适用于 iOS 或 Android 的原生应用程序 Adobe Sign Manager 来签名。此外,您还可以从“管理”页面发起签名流程。签名过程也包含在“填写并签名”流程中。

单击此处,可在 Adobe Sign 帮助中找到有关使用应用程序对文档进行签名的其他信息。

Adobe Sign 支持运行 iOS 或 Android 操作系统的智能手机和平板电脑上的最新版 Web 浏览器。

使用 Adobe Sign Manager 中直观的主控制区,从移动设备访问您的文档来发送并签名协议。该新版主控制区在 iOS 9 和 iPad Pro 上的使用效果很不错。改进后的“发送”体验简化了发送文档以供签名的方式。 

请在此处下载应用程序。

适用于 Android 的 Adobe Sign Manager 已实现 19 种语言的本地化,以匹配 Acrobat Mobile。

请在此处下载应用程序。