Este artículo contiene información de la versión preliminar. Las fechas de lanzamiento, las funciones y otra información están sujetas a cambios sin previo aviso.
La nueva versión de esta experiencia incluye las funciones más utilizadas, pero aún no corresponde a la funcionalidad completa de la versión clásica. Consulta la página Elementos compatibles para obtener una lista de las funciones disponibles actualmente y las que aún están en desarrollo. Se añadirán funciones adicionales en versiones futuras.
Información general de Enviar en lote
La funciónEnviar en bloque permite a los usuarios crear una plantilla “principal” de un solo uso de un acuerdo y proporcionar una lista de destinatarios. Se genera un acuerdo “secundario” para cada registro de destinatario cuando se envía la transacción Enviar en bloque. Se pueden realizar hasta 1000 transacciones secundarias, y todos los acuerdos secundarios son acuerdos discretos y autónomos en la medida en que se generen los demás acuerdos.
Sin embargo, como todos los acuerdos secundarios se crean a partir de la misma plantilla principal, los usuarios pueden revisar la transacción principal Enviar en bloque en la página Administrar y revisar el estado general de los acuerdos secundarios.
Existen dos métodos para añadir la lista de registros de destinatarios y configurar la plantilla:
- Configuración manual - En este caso de uso, el remitente escribe (o pega) manualmente las direcciones de correo electrónico de los usuarios y selecciona las opciones de la plantilla en la interfaz de uso.
- Esta opción limita el número de destinatarios a un destinatario externo por acuerdo secundario.
- El remitente se puede incluir como destinatario opcional una vez que el destinatario externo firme.
- Carga de archivos con valores separados por comas (CSV): el CSV es una hoja de cálculo en la que cada fila es un registro de destinatario y las distintas columnas definen las propiedades del acuerdo, cada una de las cuales se puede personalizar para los destinatarios del acuerdo. Esto da al remitente un control mucho más amplio sobre cómo personalizar el acuerdo para los destinatarios. Las ventajas del método del archivo CSV son:
- Puede tener varios destinatarios. (Hasta 100 por acuerdo.)
- Personalización por destinatario:
- Nombre de destinatario
- Función
- Método de autenticación
- Mensaje privado del destinatario
- Personalizaciones a nivel de acuerdo:
- Nombre del acuerdo
- Localización
- Mensaje de acuerdo global
- Fecha límite de vencimiento
- Flujo de firma
- Campos de fusión personalizados en los que el CSV inserta un valor en un campo del acuerdo, lo que permite añadir al acuerdo detalles específicos del destinatario, como una dirección, una lista de bienes o servicios, precios y descuentos.
Disponibilidad:
- Acrobat Standard y Acrobat Pro: Se admite la entrada manual del usuario; no se admite la importación de CSV
- Soluciones de Acrobat Sign: Se admite la entrada manual; Se admite la importación de CSV
- Acrobat Sign for Government: Se admite la entrada manual; Se admite la importación de CSV
Las funciones y el proceso de Envío masivo están disponibles a través de múltiples interfaces, y su experiencia se basará en el servicio que haya adquirido.
Ámbito de configuración:
- Para los niveles de Acrobat Pro y Acrobat Standard, el Envío masivo no es configurable en términos de acceso y funciones disponibles. Todas las cuentas tienen acceso a una versión configurada manualmente que:
- Permite hasta 50 acuerdos secundarios.
- Permite establecer recordatorios.
- Configura una contraseña para proteger la visualización del acuerdo completado.
- Para Soluciones de Acrobat Sign y Acrobat Sign for Government
Creación de informes para Enviar en lote
Hay varias opciones para generar datos de informes para los acuerdos incluidos en un Enviar en bloque. La opción utilizada dependerá del tipo de información que quieras recopilar.
Se puede acceder a todos los informes vinculados explícitamente al objeto principal Enviar en bloque en la página Administrar seleccionando el filtro Envíos en bloque y, a continuación, abriendo la plantilla principal Enviar en bloque que desea revisar.
Si solo quieres revisar la tasa de finalización base o explorar en profundidad para encontrar un acuerdo individual, la tabla Resumen de acuerdos está disponible en la lista Acciones.
Se puede generar una tabla imprimible de todos los acuerdos secundarios utilizando la acción Ver informe de actividad.
Hay disponible una definición del acuerdo basada en CSV, junto con una entrada completa en el nivel de campo por destinatario, mediante la acción Descargar datos del campo de formulario.
El entorno estándar de creación de informes puede producir cuadros y gráficos imprimibles y proporcionar datos a nivel de campo en formato CSV.
La plantilla principal incluye una tabla de resumen en la lista Acciones para todos los acuerdos secundarios. La tabla identifica el número de acuerdos en cada estado.
Al hacer clic en la tabla de resumen, se abre una vista ordenable de los acuerdos secundarios individuales. Los registros de la tabla de resumen son vínculos activos a los acuerdos, lo que permite manipular fácilmente los acuerdos individuales según sea necesario.
La opción Ver informe de actividad en la lista Acciones proporciona un Informe de ejecución de documentos. Este informe proporciona un resumen más detallado (e imprimible) de los acuerdos secundarios por estado.
La actividad Descargar datos del campo de formulario descarga los datos de campo de todos los acuerdos secundarios creados por la plantilla principal.
Cada fila del CSV representa un registro de destinatario. El registro está estructurado para proporcionar:
- Primero toda la información del destinatario:
- Nombre del destinatario (se captura cuando se aplica la firma)
- Correo electrónico del destinatario
- Función del destinatario
- Método y valor de autenticación del destinatario
- Mensaje privado del destinatario
- La información del acuerdo después de la información del destinatario:
- Correos electrónicos de fiestas en CC
- Configuración regional
- Información de recordatorio
- Información de caducidad
- Nombre del acuerdo
- Mensaje global del acuerdo
- Orden de firmas
- Los datos de campos personalizados se muestran después de los campos del acuerdo. Esto incluye todos los campos incluidos en la plantilla del documento o creados en los documentos.
- Los campos personalizados se ordenan alfabéticamente en función de su nombre de campo.
- El ID del acuerdo es el último campo.
La creación de informes de acuerdos estándar captura los acuerdos secundarios, pero solo los entiende como acuerdos regulares. No se entiende una relación más amplia en términos de algunos acuerdos relacionados a través de una plantilla de acuerdo principal.
El uso del filtro de nombre puede permitirle generar informes basados en ese valor si utiliza convenciones de nomenclatura únicas en sus campañas Enviar en bloque.
Los clientes que aprovechen en gran medida Enviar en bloque pueden optar por dedicar un grupo al objetivo. Esto permite un ajuste más preciso de la experiencia del destinatario y permite que los informes filtren los acuerdos según el grupo.
Al cargar inicialmente un CSV para importar los destinatarios, cualquier error de formato de los elementos administrados por Acrobat Sign activará un vínculo de error en la página de configuración de la plantilla.
Selecciona el vínculo de error para mostrar la lista de errores por el número de fila del archivo CSV:
Todos los errores de formato CSV deben corregirse antes de que se pueda enviar la transacción Enviar en lote y puedas empezar la generación del acuerdo secundario.
Algunos errores no se detectan como problemas durante el proceso de carga del CSV, sino que se descubren mientras se generan los acuerdos secundarios. Por ejemplo, asignar un rol o método de autenticación a un destinatario que esté en conflicto con la configuración del grupo. Estos errores de ejecución se registran en un informe de errores que puedes descargar desde la página Administrar seleccionando la acción Descargar informe de errores para la plantilla principal:
El sistema añade una línea al registro de errores que contiene la información de la fila del destinatario cuando se descubren errores.
El procesamiento del archivo CSV se reanuda y genera un acuerdo secundario para cada fila del CSV que no provoque un error.
Los destinatarios identificados en el informe de error deben hacer que se les reenvíe el acuerdo en una nueva transacción.
No se envía ninguna alerta al remitente en caso de errores de ejecución.
Los remitentes deben comprobar siempre el informe descargable de la plantilla padre una vez finalizada la generación de acuerdos secundarios.
Descargar Acuerdos Secundarios Completados desde la Página Administrar
(Solo para la plataforma comercial de soluciones Acrobat Sign)
Puedes descargar todos los acuerdos secundarios completados desde una transacción de Enviar en bloque directamente desde la página Administrar. Esto te permite acceder a los acuerdos finalizados en un único archivo ZIP.
- Cada solicitud de descarga admite hasta 100 MB de datos.
- Si el conjunto de datos solicitado supera 100 MB de datos, la acción Descargar acuerdos completados no está disponible.
- Solo se incluyen los acuerdos marcados como Completados. Se excluyen los acuerdos en progreso, cancelados, rechazados o caducados.
- Si es necesario, puedes volver a intentar el proceso de descarga para asegurarte de que todos los acuerdos completados estén incluidos.
Cómo descargar acuerdos completados
- Ve a la página Administrar.
- Selecciona la transacción de Enviar en bloque para abrir el carril Acciones.
- Selecciona la acción Descargar acuerdos completados.
- El sistema generará un archivo ZIP que solo contendrá acuerdos con el estado Completado.
- Una vez que se haya terminado la descarga, guarda el archivo ZIP en tu sistema local.
- Puede salir de la pantalla con seguridad y realizar otras acciones después de comenzar el proceso de descarga. El administrador de archivos del explorador te avisará cuando el sistema reciba el archivo.
- Actualmente, no hay informes para los acuerdos descargados. Si descubres que algunos acuerdos no se han descargado, intenta de nuevo el proceso de descarga.
Consideraciones de configuración con respecto a la Gobernanza de datos (solo para Soluciones de Acrobat Sign)
Enviar en bloque tiene una propiedad denominada "acumulación" que dicta cuántas notificaciones recibe el remitente con respecto al número de acuerdos secundarios creados por la plantilla SiB. El valor predeterminado es tres, lo que significa que el remitente solo recibe una notificación cuando se generan tres o menos acuerdos secundarios. La configuración de acumulación no está expuesta a los clientes y solo puede modificarla el equipo de soporte de Acrobat Sign.
Gobernanza de datos indica el momento en el que se elimina un acuerdo del sistema de Acrobat Sign después de que alcance un estado de finalización (completado, cancelado o caducado).
Los clientes que necesitan interactuar con acuerdos completados enviados mediante un proceso Enviar en bloque pueden querer ampliar el número acumulativo (posiblemente a un valor "ilimitado") para asegurarse de que reciben las notificaciones "Completado" de acuerdos secundarios antes de que la Gobernanza de datos las eliminen automáticamente del sistema.
Detalles del archivo
- El nombre del archivo ZIP se basa en el nombre de la transacción de Enviar en lote, con un número de transacción añadido.
- Cada acuerdo completado dentro del archivo ZIP se denomina en función de su ID de transacción.
- Los informes de auditoría no se incluyen en las descargas activadas desde la página Administrar , pero se pueden incluir al descargarse a través de la API.
Prácticas recomendadas
Utiliza plantillas bien probadas para tus documentos base. Esto es especialmente importante si tienes varios destinatarios. Unas cuantas series de pruebas a nivel de campo para garantizar que los campos se asignen correctamente y que se capture el contenido correcto con validaciones útiles lleva mucho menos tiempo que cancelar cientos de acuerdos individuales.
Cuando crees tus plantillas, utiliza nombres de campo significativos para que tus informes devuelvan encabezados de columna significativos.
Puede que merezca la pena investigar la integración de Power Automate para automatizar cualquier actividad posterior a la finalización con el fin de reducir tanto el trabajo manual de los usuarios como de protegerse frente a las lagunas en las que un acuerdo podría perderse debido a las reglas de gobernanza de datos.
Cosas que debes saber
- La nueva interfaz Enviar en lote aún está en desarrollo, y se prevén más opciones en futuras versiones (por ejemplo, métodos de autenticación adicionales, partes CC definidas por acuerdo, recordatorios definidos por acuerdo).
- La opción para Remitente firma primero que se encuentra en la versión clásica de Enviar en lote no está actualmente en la nueva versión, pero se espera en una futura versión para el proceso manual. Los clientes que utilicen el método de carga de CSV deben añadir el remitente al CSV como destinatario en cada registro en el que el remitente deba firmar.
- El cambio del selector de grupo no modifica el logotipo de la página del remitente. Los correos electrónicos posteriores y la experiencia de firma sí utilizan el logotipo correcto para el grupo desde el que se envía el acuerdo.
- La cancelación de todos los acuerdos secundarios de una transacción Enviar en lote en el nivel de plantilla (principal) solo es posible si no se ha firmado ningún acuerdo secundario. Si se firma algún acuerdo secundario, la actividad Cancelar se elimina de la interfaz de la plantilla, y los acuerdos existentes deben cancelarse a nivel de acuerdo.
- La opción de archivo CSV tiene muchos campos opcionales, pero solo se requiere un correo electrónico. Familiarizarse con el proceso de CSV hará que las opciones de campo más avanzadas (como los campos de fusión) sean menos complicadas y abrirá las posibilidades más valiosas que ofrece el CSV.
