Flujo de trabajo de firma secuencial
Los firmantes reciben y firman el documento según el orden en el que aparecen sus direcciones de correo electrónico en el campo “Para”. Cuando el último firmante haya completado el proceso de firma, todos los participantes recibirán un correo electrónico firmado y archivado con los archivos PDF firmados adjuntos.
Flujo de trabajo de firma paralelo
Haga clic en Completar en cualquier orden para iniciar un flujo de trabajo paralelo.
Todos los destinatarios recibirán el documento al mismo tiempo y podrán firmarlo sin importar el orden. Cuando el último firmante haya completado el proceso de firma, todos los participantes recibirán un correo electrónico firmado y archivado con los archivos PDF firmados adjuntos.
Flujo de trabajo híbrido
Un flujo de trabajo “híbrido” es una instancia de orden de participación secuencial en la que, en uno o varios de los pasos de firma, dos o más destinatarios pueden acceder al documento al mismo tiempo. Todos los firmantes/aprobadores del paso “paralelo” deben realizar su función antes de que el proceso secuencial avance hasta el paso siguiente.
Por ejemplo, en la imagen de arriba, tenemos un ciclo de firma que consta de tres pasos:
- El paso 1 es Poh@jupiter.dom. Cuando el acuerdo se envíe para su firma, únicamente se notificará a fclarke. Una vez que fclarke firma el documento, se continúa con el proceso.
- El paso 2 es el paso híbrido. Puede ver que los tres destinatarios comparten el mismo número (2), lo que significa que Adobe Acrobat Sign notificará a todos ellos al mismo tiempo. Pueden firmar en cualquier orden, pero los tres deben completar su función antes de que el ciclo de firma avance hasta el paso siguiente.
- El paso 3 es otro destinatario individual. Una vez que el destinatario del “paso 3” aplique su aprobación, el acuerdo se completa, se ejecuta completamente y se notifica a todas las partes con una copia del mismo en forma de archivo PDF.
Para crear un grupo híbrido, introduzca la dirección de correo electrónico de cada miembro como haría con los destinatarios individuales y, a continuación, haga clic en el campo de uno de los destinatarios y arrástrelo hasta otro miembro del grupo híbrido. Verá en pantalla el mensaje indicando que se va a crear un grupo paralelo. Al cambiar manualmente los números de índice al mismo valor también se creará el grupo híbrido.
Los grupos de destinatarios son útiles cuando necesita la firma de un equipo o de una organización, pero no de una persona concreta de la misma. Cualquier miembro del grupo está autorizado a firmar o aprobar el acuerdo en nombre de todo el grupo.
Por ejemplo, en la imagen anterior se puede ver un ciclo de firma que consta de tres pasos:
- El paso 1 (dave@nope.dom) es un firmante al que, en cuanto se le envía el acuerdo, se le notifica que se necesita su firma. Una vez que Dave aplica su firma, el acuerdo avanza hasta el paso 2.
- El paso 2 es un grupo de destinatarios aprobador denominado “Contrafirmantes legales”. Cuatro personas han entrado en el grupo. Una vez que alguno de los destinatarios identificados aplique su aprobación, el acuerdo avanza hasta el tercer paso.
- El paso 3 es un firmante individual. Una vez completada esta última firma, el acuerdo queda plenamente ejecutado y se notifica a todas las partes que reciben una copia del mismo en forma de archivo PDF.
Para crear un grupo de destinatarios, selecciona el vínculo Añadir grupo de destinatarios en la parte superior derecha del campo de destinatario. De este modo se crea el contenedor, donde se te pedirá que introduzcas el nombre del grupo y los destinatarios potenciales. Se pueden utilizar dos tipos de grupos de destinatarios:
- Los grupos de destinatarios ad hoc los introduce manualmente el remitente y solo se utilizan para el acuerdo en el que se definen. Grupos de destinatarios ad hoc:
- Deben estar habilitados por un administrador para que estén disponibles para el usuario.
- Permitir que el remitente defina tantos destinatarios en el grupo como sea necesario
- Permitir que el remitente asigne un nombre al grupo.
- No se puede guardar para volver a utilizarla.
- Los grupos de destinatarios reutilizables los pueden crear los usuarios y se pueden guardar como grupos personales o compartirse con el grupo o la cuenta. Grupos de destinatarios reutilizables:
- Se habilitan para todos los usuarios de su libreta de direcciones en el perfil de usuario.
- Se deben definir antes de poder utilizarse.
- Debe tener un ámbito adecuado para que el usuario tenga acceso a ellos.
- No se puede editar en términos de valores de nombre o correo electrónico.
Todos los miembros del grupo de destinatarios recibirán la copia final en PDF del acuerdo firmado, aunque no lo hayan participado específicamente.
