Podle předchozího postupu vyberte nástroj Hromadné odeslání. Zobrazuje se stránka nahrávání souboru Hromadného odesílání.
Naposledy aktualizováno
19. 12. 2023
|
Platí také pro Adobe Acrobat
Hromadné odeslání vám umožňuje nahrát formulář a použít jej jako šablonu k vytvoření a odeslání mnoha (stovek!) jedinečných dohod, z nichž každá je určena jednomu externímu podepisujícímu. Každá dohoda je oddělena od ostatních a obsahuje vlastní zprávu o auditu. Příjemci nevědí o ostatních příjemcích.
Odesílatel má přístup k dohodám prostřednictvím karty Domů nebo Dokumenty nebo přes šablonu Hromadné odeslání, která obsahuje zprávu o dohodách, ve které je sledován celkový stav podřízených dohod vytvořených ze šablony. Kromě toho může odesílatel pomocí funkce Stáhnout údaje polí formuláře exportovat údaje na úrovni polí ze všech dokončených dohod do formátu CSV.
Chcete-li přejít na funkci Hromadné odeslání, proveďte jeden z následujících kroků:
- V počítačové aplikaci Acrobat přejděte do centra nástrojů, posunutím dolů vyhledejte část Elektronicky podepsat a poté vyberte možnost Hromadné odeslání.
- Přihlaste se do online aplikace Acrobat, v horním navigačním panelu vyberte nabídku Elektronicky podepsat a poté vyberte možnost Hromadné odeslání.
Postup hromadného odeslání
-
Přidejte účastníky:
1. Uveďte seznam požadovaných účastníků.
- Podle výchozího nastavení je přiřazena akce Podepsat.
- Akce Podepsat umožňuje účastníkovi zadat data do pole a dohodu podepsat.
- Podporováno je maximálně 50 účastníků.
- Každý uvedený účastník obdrží svoji vlastní dohodu.
2. Do pole E-mail zadejte e-mailové adresy účastníků oddělené čárkami nebo sem zkopírujte a vložte seznam e-mailových adres.
3. Kliknutím na ikonu klíče vpravo od účastníka nakonfigurujte ověřování tohoto účastníka.
- Výchozím způsobem ověření je e-mail, pomocí kterého se potvrzuje identita jednotlivých účastníků a který ve většině případů dostačuje k získání zákonného podpisu.
- Za účelem zvýšení úrovně zabezpečení lze přidat ověření pomocí hesla. Pokud je tato možnost nakonfigurovaná, musí účastník ještě před zahájením práce s dohodou zadat heslo.
- Toto heslo musíte sdílet s účastníkem jiným komunikačním kanálem.
3. (Volitelné) Přidejte sami sebe nebo strany, kterým bude zaslána kopie
- Chcete-li přidat sami sebe jako dalšího podepisujícího, klikněte na možnost Přidat mě.
- Chcete-li přidat osoby, které budou uvedeny v kopii po odeslání a dokončení dohody, klikněte na možnost Přidat na kopii.
- Podle výchozího nastavení je přiřazena akce Podepsat.
-
(Volitelné) V případě potřeby přidejte další soubory.
Počáteční soubor vybraný, aby začal šablonu dohody, je již připojený.
Nahrajte jakékoli další soubory, které potřebujete.
- Lze nahrát více souborů.
- Všechny nahrané soubory se pro závěrečnou dohodu zřetězí do jednoho souboru.
- Vzhled konečné dohody určuje pořadí souborů.
- Soubory můžete seřadit kliknutím a přetažením.
-
Úpravy nastavení dohody (volitelné):
Podle výchozího nastavení není k zobrazení dokončené dohody požadováno heslo ani nejsou pro účastníky nastavené připomínky
- Vyžadujete-li, aby příjemci zadali heslo k otevření a zobrazení podepsaného souboru PDF, vyberte možnost Přidat přístupové heslo.
- Chcete-li nastavit frekvenci připomínek, které budou odesílány, dokud nebude dohoda dokončena, vyberte možnost Nastavit připomenutí.
-
V pravém horním rohu okna klikněte na možnost Další.
Dokument je nyní připraven k přidání polí, která mají podepisující vyplnit nebo podepsat.
Poznámka:Pokud jste přidali více souborů, převedou se do souborů PDF a zkombinují se do jednoho dokumentu. Sloučený dokument se otevře, abyste mohli přidat příslušná pole.
-
Příprava dohody a přidání polí:
Nyní můžete do dohody přidat potřebná pole. Nezapomeňte, že pro každého podepisujícího (včetně interních dalších podepisujících) musíte přidat jedno pole Podpis.
Existují dvě metody použití polí:
1. Ve většině případů se podle výchozího nastavení načte režim Jednoduché vytváření. Jednoduché vytváření:
- Je omezeno na nejčastější typy polí:
- Zadávání textu (všechna textová pole jsou označená jako Vyžadovaná)
- Podpis
- Jméno podepisujícího (tiskacími písmeny)
- E-mail autora podpisu
- Datum podpisu (pouze ke čtení; doplněno systémem)
- Zaškrtávací políčko
- Pole se umístí do libovolného místa v dokumentu, kde kliknete.
- Umožňuje úpravu velikosti polí kliknutím na pravý spodní roh pole (modrý trojúhelník) a přetažením.
2. Pokročilé vytváření lze povolit výběrem přepínacího tlačítka v pravém horním rohu. Pokročilé vytváření:
- Umožňuje přístup ke všem typům polí (zvýraznění žlutou barvou)
- Podporuje detekci polí formuláře (zvýraznění zelenou barvou)
- Podporuje pole pro předvyplnění (zvýraznění růžovou barvou)
- Podporuje přiřazení pole (zvýraznění fialovou a růžovou barvou)
- Podporuje ověření pole
- Podporuje počítaná pole
- Podporuje podmíněná pole
- Umožňuje ovládání písma a vzhledu textu pole
- Umístí pole přetažením z nabídky na pravé straně dokumentu.
- Umožňuje úpravu velikosti polí kliknutím na pravý spodní roh pole (modrý trojúhelník) a přetažením.
Poznámka:Mezi jednoduchým a pokročilým režimem můžete přepínat pomocí přepínače Pokročilé úpravy (zapnuto||vypnuto) v pravém horním rohu.
-
Potvrzení
Zobrazí se zpráva s potvrzením, že dohoda byla úspěšně odeslána.
Ze stránky po odeslání je možno pokračovat třemi způsoby:
- Správa dohod – Otevře stránku Odesílání hromadně se všemi vašimi dohodami: stav sledování, protokoly auditu, odeslání upozornění
- Odeslat další dokument hromadně– Příprava dalšího dokumentu k odeslání mnoha osobám
- Kliknutím na možnost Zavřít se vrátíte na domovskou stránku online aplikace Acrobat
Správa hromadných odeslání
Hromadná odeslání lze spravovat na kartě Dokumenty.
- Přejděte na kartu Dokumenty.
- Na levé straně okna v seznamu Vaše dokumenty vyberte položku Hromadné odeslání.
- Jedním kliknutím na položku hromadného odeslání, se kterou chcete pracovat, otevřete na pravé straně okna kontextovou nabídku. Kontextová nabídka na pravé straně obsahuje pět samostatných částí:
- Metadata (červený čtverec): V horní části nabídky se nacházejí metadata šablony hromadného odeslání:
- Obrázek první stránky hromadného odeslání
- Titul hromadného odeslání
- Datum, kdy došlo k hromadnému rozeslání účastníkům
- Hodnota e-mailu ID uživatele, který hromadné odeslání vytvořil
- Aktuální stav celého hromadného odeslání
- Zpráva obsažená v prvním e-mailu
- Všechny strany uvedené v poli kopie (seřazené podle hodnoty e-mailu)
- Nabídka Akce (modrý čtverec) – Tato část obsahuje všechny akce, které můžete s hromadným odesláním provést (nadřazená šablona). Chcete-li si prohlédnout všechny hodnoty, klikněte v pravé spodní části na odkaz Zobrazit více:
- Otevřít Hromadné odeslání – Otevře dokument šablony hromadného odeslání pouze k zobrazení. Nejsou k dispozici žádná pole
- Připomenutí – přidejte připomenutí sami pro sebe nebo pro všechny ostatní, kteří ještě musí podepsat.
- Zrušit: Zruší hromadné odeslání.
- Stáhnout PDF – Stáhne celé (prázdné) PDF.
- Stáhnout data pole formuláře – Stáhne soubor CSV s obsahem na úrovni polí všech podřízených dohod vygenerovaných z tohoto nadřazeného hromadného odeslání, které byly dokončeny.
- Stáhnout jednotlivé soubory – Nabízí možnost stáhnout jednotlivé soubory PDF, pokud se k vytvoření webového formuláře použilo několik souborů.
- Skrýt/zobrazit hromadné odeslání – Skrytím nebo zobrazením hromadného odeslání jej jednoduše odeberete (nebo přidáte) v normálním zobrazení stránky Správa.
- Sdílet – Provede sdílení hromadného odeslání, včetně jeho stavu, s vámi zadaným e-mailem uživatele. Sdílené webové formuláře si lze prohlédnout na stránce Správa, ale není možné je upravit.
- Uživateli, se kterým byl formulář sdílen, se odešle kopie PDF nadřazeného dokumentu hromadného odeslání (bez přidaných polí).
- Zobrazit zprávu o aktivitě
- Zobrazí aktuální stav všech podřízených dohod vytvořených nadřazenou šablonou hromadného odeslání.
- Přidat poznámky – Umožňuje uživateli přidávat do hromadného odeslání osobní poznámky.
- Shrnutí/filtr dohody (zelený čtverec) – V části Dohody se zobrazí až pět hodnot odrážejících počet podřízených dohod v každém stavu. Pokud v daném stavu žádné podřízené dohody nejsou, tento stav se nezobrazí, takže se může zobrazit méně než pět řádků s položkami. Kliknutím na jeden ze stavů zobrazíte filtrovaný seznam těchto podřízených dohod:
- Vše – Zobrazí všechny (podřízené) dohody, které byly vygenerovány z hromadného odeslání (nadřazené šablony).
- Probíhá – Udává, že podřízená dohoda čeká na dokončení podpisu účastníkem.
- Zrušeno – Udává, že odesílatel podřízenou dohodu explicitně zrušil nebo ji účastník odmítl podepsat.
- Dokončeno – Dokončené dohody úspěšně získaly všechny podpisy od všech účastníků dohody.
- Čeká na vás – Udává, že dohoda čeká na spolupodepsání odesílatelem.
- Aktivita nadřazené šablony hromadného odeslání (oranžový čtverec) – Odkaz Aktivita > ve spodní části kontextového panelu otevře chronologický seznam akcí povolení použitých na (nadřazenou) šablonu hromadného odeslání (např.: událostí Vytvoření, Dokončeno).
