Lexikon služby Adobe Acrobat Sign

Dokumenty/soubory/přílohy, dohody, transakce

Dokumenty/soubory/přílohy jsou jednotlivé soubory nahrané do systému Adobe Sign. Slouží k tvoření dohod.
Dohody jsou objekty na straně zákazníka, které služba Adobe Sign z nahraných souborů vytváří a které příjemci vyplňují nebo podepisují. Termín „dohoda“ se používá jednak pro dokument, který slouží k získání podpisů, jednak pro vygenerovaný konečný soubor PDF.
Transakce zahrnuje dohodu a všechny s ní spojené záznamy a dokumentaci, které se vytváří v souvislosti s dohodou. (např. zprávy auditu, výsledky ověřování, údaje na úrovni pole, listy ve formátu .csv)

Předpony funkcí

V průběhu vývoje funkcí k nim budou přidávány předpony označující, ve které části cyklu od vydání až po konec životnosti se daná funkce právě nachází.

Nová – Něco zcela nového.
Moderní – Něco aktualizovaného, může obsahovat možnost přepnout mezi moderním a klasickým prostředím.
- Moderní verze mohou obsahovat nové prvky. Například verze Moderní návrháře vlastního pracovního postupu obsahuje nové prvky
Klasická – Starší verze něčeho aktualizovaného, obvykle se používá, když existuje možnost přepínání mezi aktivními verzemi.
Stará – Starší verze, možnost přepínání je v nově vytvářených účtech odebrána.

Interní a externí

Termín „Interní“ popisuje skupinu ID uživatelů v rámci společného ID účtu. Tato ID uživatelů jsou interní v rámci tohoto účtu a na tato ID uživatelů se tedy vztahují nastavení, která platí pouze pro interní uživatele.

Všechny ostatní e-mailové adresy jsou „Externí“.

Poznámka:

Mnoho společností má více účtů.

Uživatelé ze stejné společnosti (sdílející ve své e-mailové adrese stejnou doménu), kteří ale nepatří do stejného ID účtu, si jsou vzájemně externí

Správci na úrovni účtu mohou získat kompletní seznam interních e-mailových adres přechodem do nabídky Účet > Uživatelé a kliknutím na ikonu Exportovat seznam uživatelů.

Soubor CSV se stáhne do vašeho místního systému. Tento soubor CSV obsahuje uživatele v účtu, včetně jejich aktuálního stavu.

Objekty a ID objektů

Objekty

V rámci služby Adobe Sign je „objekt“ diskrétně chápaná skupina atributů nebo vlastností.

Typy objektů:

Účet jako celek
Skupiny
Uživatelé
Dohody

Tam, kde mají všechny objekty stejného typu stejný seznam vlastností, budou hodnoty přiřazené těmto vlastnostem často odlišné a v některých případech to tak musí být.

Například všichni uživatelé mají vlastnost e-mailová adresa a každá hodnota e-mailu uživatele musí být jedinečná.

Pokud se „objekty“ používají v dokumentaci, předpokládá se, že je zahrnut celý typ objektu. (např. uživatele lze vytvářet pomocí souboru CSV)

ID objektů

Všechny objekty mají jedinečná identifikační čísla, pomocí kterých se rozlišují objekty stejného typu. Každý uživatel má jedinečné ID uživatele. Každá dohoda má jedinečné ID dohody.

Objekty často používají ID objektů jako klíčový atribut k navázání vztahu s dalšími objekty. Tímto způsobem mohou objekty zachovávat dlouhodobé vztahy i v případě změny dalších atributů.

ID uživatele může například vytvořit více ID dohod a tento vztah přetrvá i v případě, že uživatel změní další vlastnosti, jako je například uživatelské jméno a e-mailová adresa.

Při použití v dokumentaci označuje ID objektu jednu jedinečnou instanci typu objektů. (Například změna e-mailové adresy ID uživatele nezpůsobí změnu vlastnictví dohod daného ID uživatele.)

Vztahy mezi nadřazeným a podřízeným (šablona)

Vztah mezi nadřazeným a podřízeným lze nejlépe znázornit pomocí šablony určené k vytvoření více kopií sebe sama, aniž by došlo ke spotřebování této šablony. Jelikož má nadřazená dohoda přímý vztah s podřízenou dohodou, kterou vytvoří, může nadřazený objekt podávat zprávy o relativním stavu všech podřízených dohod.

Adobe Sign nabízí tři ukázky tohoto principu:

Šablony knihovny – Pokud jsou k dohodě připojené šablony knihovny, bude vztah dohody sledován jako podřízený dokumentu šablony. (Platí to pouze v případě, když je k dohodě připojená pouze jedna šablona.) Šablony knihovny mohou podávat zprávy o dohodách, které použily danou šablonu, na stránce Správa
Webové formuláře – Webové formuláře vytvářejí nadřazenou šablonu, která se zkopíruje, když se uživatel pokusí odeslat formulář k podpisu. Nadřazený webový formulář je sledován na stránce Správa a může podávat informace o všech probíhajících nebo dokončených dohodách.
Hromadné odeslání – Proces Hromadné odeslání umožňuje uživateli odeslat a konfigurovat jednu sadu souborů a seznam CSV e-mailových adres. Tím dojde k vytvoření nadřazené šablony, která zkopíruje sama sebe a odešle diskrétní dohodu na každou e-mailovou adresu obsaženou v seznamu CSV. Nadřazený objekt lze sledovat na stránce Správa a může podávat informace o relativním stavu vygenerovaných podřízených dohod.

Dědičnost vlastností/nastavení

Služba Adobe Sign je vybudována na objektově orientovaném modelu, který umožňuje vytváření „podřízených“ objektů z „nadřazených“ objektů. Vytvořený podřízený objekt zdědí všechny vlastnosti (atributy a nastavení) nadřazeného objektu (šablony).

Trvalá dědičnost znamená, že pokud dojde ke změně v hodnotě vlastnosti nadřazeného objektu, projeví se tato změna ve všech podřízených objektech, které tuto změnu odpovídajícím způsobem zdědí.

Přerušením odkazu dědičnosti lze podřízený objekt přizpůsobit a dosáhnout konkrétního výsledku.

Ve službě Adobe Sign to lze dobře demonstrovat na vztahu Účet:Skupina. Podle výchozího nastavení dědí všechny nové skupiny hodnoty nastavení definované na úrovni účtu. Skupiny mají ale možnost přerušit odkaz dědičnosti z úrovně účtu a přizpůsobit nastavení skupiny s cílem dosažení konkrétního výsledku (například přísnější požadavky na podpis, specifické výchozí hodnoty dohody).

Ve službě Adobe Sign platí dědičnost od nadřazeného > k podřízenému prostřednictvím objektů: Aplikace > Úroveň služby > Účet > Skupina > Uživatel

Základním objektem je Aplikace a ta obsahuje všechny možné volby této služby.
Úroveň služby je úroveň služby, kterou si zákazník zakoupí. Na této úrovni se povolují různé funkce, které odlišují podnikový účet od individuálního účtu (například).
Úroveň Účet dědí všechna nastavení z úrovně Služba a umožňuje správcům uživatelů přizpůsobit účet pro konkrétní použití. Jedná se o nejvyšší úroveň oprávnění, kterou mohou správci zákazníků konfigurovat.
Úroveň Skupina dědí všechna nastavení úrovně Účet a umožňuje další přizpůsobení skupiny. Změna v hodnotách nastavení na úrovni skupiny přepíše nastavení na úrovni účtu a rozšíří nastavení skupiny směrem dolů na všechny podřízené objekty související s touto skupinou.
Objekty Uživatel i Dohoda dědí svoje vlastnosti od skupiny, ve které se nacházejí. Pokud uživatel změní skupinu, se kterou souvisí, zobrazí se mu pouze hodnoty zděděné od této nové skupiny a všechny vytvořené dohody budou používat pouze hodnoty dostupné v rámci této nové skupiny.

Z důvodu dědičnosti vlastností se obecně doporučuje, aby správci konfigurovali nastavení na úrovni účtu pomocí těch nejpřísnějších hodnot možných pro příslušné pracovní procesy a poté na úrovni skupiny tato omezení postupně uvolňovali.

Podepisující (role), příjemce, účastník

Podepisující (nebo schvalovatel, příjemce apod.) – Explicitně definovaná role pro příjemce

Všichni příjemci mají roli.

Příjemce – libovolný e-mail, jehož prostřednictvím je někdo součástí „cyklu podpisu“ dohody. Jednotlivci, kteří mohou s dohodou pracovat v jejím průběhu

Příjemci představují podmnožinu účastníků.

Účastník – libovolný e-mail (jednotlivec), který je součástí transakce. Patří sem odesílatel, všichni příjemci a všichni uživatelé v kopii.

Čekající uživatelé na jedno použití

Když dojde v aplikaci Adobe Sign k vytvoření dohody, pokusí se aplikace zjistit, jestli má některý z příjemců již existující ID uživatele, se kterým by bylo možné dohodu propojit.

Pokud ID uživatele existuje a toto ID uživatele se nachází v účtu, kterému odesílající účet důvěřuje, propojí se ID dohody přímo s tímto ID uživatele a dohoda se zobrazí na stránce Správa daného uživatele.

Pokud daný e-mail v systému neexistuje nebo pokud účet ID uživatele nedůvěřuje odesílajícímu ID účtu, potom aplikace Adobe Sign vytvoří jedinečné ID uživatele na jedno použití, které je určeno výhradně ke sledování aktivit příjemce v souvislosti s daným ID dohody. ID uživatele na jedno použití existuje pouze po dobu zpracování dohody. Po dokončení dohody a po zachycení všech událostí zapisovaných do protokolů přestane být ID uživatele na jedno použití užitečné a dojde k jeho odstranění ze systému.

Konečný stav

Ke vstupu do konečné fáze dojde, jakmile nezbývají žádné další kroky, které příjemci pro dokončení dohody mohou učinit. Existují tři konečné fáze:

Dokončeno – Této fáze se dosáhne, jakmile dojde k úspěšnému dokončení všech procesů všemi příjemci dohody.
Ukončeno – Ukončená dohoda byla výslovně konkrétním krokem zrušena. K tomuto kroku může dojít z několika stran:
- Dohoda zrušena odesílatelem
- Dohoda odmítnuta příjemcem
- Dohoda selhala z důvodu selhání ověření příjemce
- Dohoda selhala z důvodu systémové chyby
Platnost vypršela – Dohody, jejichž platnost z důvodu neaktivity vyprší po nastaveném časovém období.

Lexikon služby Adobe Acrobat Sign (terminologie, žargon, co máte...)