Vítejte ve službě Adobe Sign!

Než začnete službu Adobe Sign používat, máme pro vás pár základních informací. Účelem této příručky je seznámit vás se službou Adobe Sign a s funkcemi, které máte jako uživatel k dispozici.

Příručka se věnuje všem důležitým procesům ve službě Adobe Sign a seznámí vás s uživatelským rozhraním. V případě potřeby získáte podrobnější informace v systému nápovědy služby Adobe Sign. Jste-li připojeni k internetu, můžete kliknout na odkazy v šedých políčcích, které začínají textem „Další informace …“, a zobrazit tak související témata nápovědy. 

Poznámka:

Kde to je možné, použijí se funkce specifické pro úrovně služby Business  anebo Enterprise  . Tato příručka dokumentuje vlastnosti a funkce dostupné na nejvyšší úrovni licenční dohody, tedy ve službě Adobe Sign na úrovni Enterprise. Chcete-li určit svůj typ licence, přejděte do nabídky Můj profil. Máte-li otázky k funkcím, které jsou dostupné v rámci vaší licence, kontaktujte prosím svého manažera CSM (Client Success Manager) nebo podporu služby Adobe Sign.

Služba Adobe Sign je aplikace s rozsáhlými možnostmi přizpůsobení a velkým spektrem funkcí, které můžete využít ve svém podnikání.  Je možné, že správce vašeho účtu nebo skupiny některé popsané funkce deaktivoval. Potřebujete-li využívat funkce, které se vám nezobrazují jako dostupné, kontaktujte svého správce účtu nebo skupiny. Naše služba podporuje různé konfigurace pro různé skupiny, takže i když je nejvhodnější nějakou funkci pro jednu skupinu deaktivovat, je možné ji aktivovat pro skupinu jinou.

 

Na konci této příručky budete mít přehled o všech standardních pracovních postupech „odesílání“ ve službě Adobe Sign. Budete také vědět, jak spravovat dohody a jak vytvářet sestavy, abyste měli stále přehled o tom, co je dokončeno a co stále čeká na vyřízení.

Přizpůsobte si svůj účet

Při prvním přihlášení do služby Adobe Sign věnujte chvilku kontrole svých osobních uživatelských údajů. Tyto informace se používají v několika šablonách, takže je důležité zajistit, aby byly správné.

  • Umístěním ukazatele myši na své jméno v pravém horním rohu otevřete nabídku a klikněte na řádek Můj profil.

Na stránce profilu se zobrazí specifické hodnoty, které bude služba Adobe Sign používat při přizpůsobení všech vašich transakcí. Nejdůležitější položky:

  • Vaše jméno a příjmení - používá se v e-mailové komunikaci a ve vašem výchozím vysázeném podpisu
  • Vaše pracovní zařazení - doplní se do pole pracovního zařazení, pokud je toto pole nabídnuto k vyplnění
  • Název vaší společnosti - uvádí se v e-mailové komunikaci a měl by to být oficiální název společnosti
  • Časové pásmo – razítka času a data budou uváděna ve vašem časovém pásmu pro lepší přehlednost při vytváření sestav.

Potřebujete-li provést změny v kterékoli položce obsahu, klikněte na tlačítko Upravit profil, proveďte potřebné změny, a poté kliknutím na tlačítko Uložit tyto změny uložte.

Úpravy vlastního profilu

Po nakonfigurování osobních údajů si rychle projděte další osobní preference, jejichž seznam se zobrazuje na levé straně obrazovky.  Tyto možnost jsou pro vás jako pro uživatele specifické a mohou obsahovat praktické automatizované postupy:

  • Můj profil – Vaše osobní identifikační údaje.
  • Přístupové tokeny – Jste-li vývojář, zde jsou definovány a uvedeny vaše tokeny API.
  • Integrace služby Twitter – Pošlete tweet po každém dokončení dohody.
  • Moje e-mailové zápatí – Přidejte vlastní zápatí (prostý text) do dolní části šablon svých e-mailů při odesílání nových dohod.
  • Automatické delegování – Jakékoli dohody služby Adobe Sign, které vám byly zaslány k podpisu, můžete automaticky delegovat učené straně. Jedná se o podobný proces pro dohody Adobe Sign jako ve stavu „mimo kancelář“.
  • Moje oznámení – Zde můžete konfigurovat, které typy událostí/upozornění vám má služba Adobe Sign oznamovat a jakým způsobem. Můžete obdržte e-mail v reálném čase nebo zaprotokolovat událost a nastavit výkaznictví na denní nebo týdenní cyklus. (Události fungují jako spouštěče, když k něčemu dojde. Upozornění se spouštějí v případě, že uplyne časový interval a k něčemu nedojde.)
  • Sdílená oznámení – Pokud je s vámi sdílen účet jiných uživatelů, můžete si přizpůsobit, o kterých z jejich upozornění chcete být informováni
  • Můj podpis – Odesílání obrázku vašeho podpisu a iniciál. Nejlépe fungují soubory ve formátu PNG.
  • Jazykové preference – Pod tímto nadpisem si můžete vybrat ze dvou nastaveních:
    • Moje jazyková preference – Pomocí tohoto nastavení můžete definovat jazyk, který pro vás bude webová aplikace Adobe Sign používat.
    • Jazyk podepisování – Toto nastavení určuje výchozí jazyk pro e-mailová oznámení a pokyny k podepisování ze strany příjemce.
  • Zobrazit ostatní účty – Potřebujete-li zobrazit dohody v jiném uživatelském účtu, můžete o to požádat zde. Bude uveden seznam všech zobrazených účtů. Jedná se o zobrazení „pouze pro čtení“.
  • Sdílet můj účet – Potřebujete-li sdílet svůj účet s jinou osobou, zde můžete určit, kdo může zobrazit vaše dohody. Sdílení účtu je určeno pouze pro čtení. Osoba, která si účet zobrazí, nemůže nic podepisovat, rušit ani delegovat.

Přehled stránek

Domovská stránka je první stránka, na kterou se většina uživatelů přihlásí.  (Stránka Odeslat představuje další možnost, která záleží na tom, jakou konfiguraci provede správce vašeho účtu.)

Domovská stránka

Domovská stránka se skládá z následujících částí, které nabízejí rychlé zobrazení a přístup k většině funkcí služby Adobe Sign:

  • Probíhá – Počítadlo vámi vytvořených dohod, která stále probíhají
    • Kliknutím na počítadlo otevřete stránku Správa s vyfiltrovanými stále probíhajícími dohodami
    • Počítadlo Probíhá nezahrnuje dohody ve stavu Čeká na vás
  • Čeká na vás – Počítadlo, které udává všechny dohody, které právě čekají na vaši akci
    • Kliknutím na počítadlo otevřete stránku Správa s vyfiltrovanými dohodami, které na vás čekají
  • Události a upozornění – Kliknutím na toto počítadlo otevřete stránku Oznámení, která se otevře na kartě událostí.
  • Vyžádat podpisy – Rychlý odkaz na stránku Odeslat s další možností spustit proces pomocí připojení dokumentu z Knihovny nebo spuštění Vlastního pracovního postupu (je-li ve vašem účtu povolen)
  • Spustit z knihovny – Umožňuje spustit novou dohodu výběrem šablony knihovny nebo pracovního postupu.
  • Další věci, které můžete dělat – Seznam běžných akcí
    • Vyplnit a podepsat dokument – Používá se v případě, že potřebujete k dokumentu připojit svůj podpis a poté podepsaný dokument odeslat jiné straně. Může jít například o vyplňování daňových formulářů nebo povolenek.
    • Publikovat webový formulář Webové formuláře jsou dokumenty nebo formuláře, na které můžete vytvořit odkaz nebo je vložit do své webové stránky. Zákazníkům pak umožňují vytvořit podepsaný dokument. Může se jednat například o přihlášku členství nebo registrační formulář na vaší webové stránce.
    • Hromadné odeslání pomocí funkce Mega SignPracovní postup, který umožňuje odeslat dokument k individuálnímu podpisu stovkám osob. Všechny osoby obdrží vlastní tajnou dohodu se žádosti pouze o jejich podpis. Může se jednat například o výroční dohody týkající se Etického kodexu
    • Vytvoření opakovaně použitelné šablony – Umožňuje vytvořit dokument nebo šablonu pro opakované použití. Šablony lze ukládat pro osobní použití, použití ve skupinách nebo je zpřístupnit pro celý účet.
    • Správa a sledování všech dohod – Přenese vás na stránku Správa
    • Rozšiřte možnosti svého účtu – Tlačítko Rozšiřte možnosti svého účtu otevře malé dialogové okno, které se liší v závislosti na nejvyšší úrovni oprávnění uživatele:
      • Uživatelé přejdou na stránku Můj podpis, kde mohou vytvořit svůj podpis
      • Správci úrovně skupiny přejdou na stránku nastavení účtu, kde mohou odeslat logo pro svoji skupinu
      • Správci na úrovni účtu přejdou na stránku nastavení úrovně účtu, kde mohou nakonfigurovat název společnosti, název hostitele a logo
    • Získat nápovědu – Kliknutím na otazník v pravém horním rohu libovolného okna služby Adobe Sign získají uživatelé přístup k obsahu samoobslužné nápovědy.  Po kliknutí na otazník se otevře dílčí nabídka s těmito volbami:
      • Uživatelská příručka – Otevře novou kartu prohlížeče s uživatelskou příručkou služby Adobe Sign
      • Návody – Otevře novou kartu s videi s výukovými lekcemi služby Adobe Sign
      • Kontaktujte podporu – Otevře portál pro kontaktování podpory, ve kterém lze využít služby podpory prostřednictvím e-mailu, chatu nebo telefonu
        • Možnosti podpory se liší podle úrovně služby účtu zákazníka
        • Požadavky na změnu nastavení, změnu účtu nebo prozkoumání určité transakce (nebo jiného uživatelského obsahu) musí podat správce účtu ve službě Adobe Sign
      • Poznámky k verzi – Odkaz na aktuální poznámky k verzi
Nabídka Získat nápovědu

Stránka Odeslat je místo, kde se vytváří nové dohody. Stránka se dělí na čtyři části:

send_page_-_blank

Ať už jste vystupovali jako odesílatel, příjemce, nebo dokonce i jako příjemce kopie, a byli jste účastníkem dohody Adobe Sign, bude tato dohoda dostupná na vaší stránce Správa.  Tato stránka slouží jako portál ke všem dohodám vázaným k vašemu uživateli a sleduje dva cíle: najít dohodu, kterou chcete přezkoumat, a provést pro tuto dohodu úlohy správy.

Hlavní tělo stránky obsahuje seznam vašich dohod, filtrovaných podle stavu dohod v levém panelu (Probíhá, Čeká se na vás, Dokončeno, Zrušeno, Platnost skončila a Předběžná verze). K dispozici jsou také filtry šablon, těsně pod filtry dohod (Šablony, Webové formuláře a šablony funkce Mega Sign).

Filtry zadaného textu v horní části stránky mohou pomoci vyhledat jednotlivé dokumenty pomocí hledání e-mailu, názvu dohody, jména příjemce (pokud je systém zná), data, poznámek apod.

Stránka Správa

Pravidelně plánované sestavy vám mohou pomoci rychle vyhodnotit postup vašich dokumentů a čemu byste měli věnovat pozornost. Sestavy mohou být přizpůsobené tak, aby se spustily v jakoukoli denní dobu, a zahrnovaly tak všechny dohody nebo například pouze dokumenty s určitým názvem.

Rozhraní stránky Sestavy
Ovládací prvky Vrácené sestavy

Odesílání dohod

Odesílání dokumentů a sběr podpisů a schválení – právě o tom je služba Adobe Sign! Každý zákazník má jiné požadavky, pokud jde o to, kdo by měl pracovat s dokumentem a v jakém pořadí. Z toho důvodu je v rozhraní stránky Odeslat k dispozici řada funkcí pracovních postupů, s nimiž byste se měli seznámit. 

send_page-unbranded

Odeslání dohody začíná definováním příjemců a pořadí, ve kterém získají přístup k práci s dokumentem.

Horní přepínač v části Příjemci požaduje výběr základního pořadí podpisů:

  • Je-li zvolena možnost Dokončit v daném pořadí (viz výše), dodržuje se sekvenční pracovní postup podepisování od jednoho kroku podepisování k druhému. Příjemci jsou očíslováni, což označuje přesné pořadí účasti.
    • Hybridní postupy podepisování začínají jako sekvenční (Dokončit v daném pořadí) pracovní postup.
  • Je-li povolena možnost Dokončit v libovolném pořadí, může proběhnout paralelní postup podepisování. Příjemci nejsou očíslováni, což znamená, že není stanoveno přesné pořadí účasti.
Send - Recipients - Any Order

Vpravo od přepínače pořadí podpisu se nacházejí dva odkazy:

  • Přidat mě – Kliknutím na tento odkaz se vložíte do pořadí podepisování jako další příjemce.
  • Přidat skupinu příjemců – Kliknutím na tento odkaz vytvoříte skupinu příjemců, z nichž jeden se musí zúčastnit podepisování jako zástupce celé skupiny. Můžete například vytvořit skupinu pro tým pracovníků personálního oddělení, z nichž ale dokument ve skutečnosti podepíše pouze jedna osoba.

Poznámka:

Chcete-li změnit pořadí příjemců, můžete příjemce přetáhnout na správné místo v pořadí nebo příslušným způsobem upravit pořadová čísla, takže se odpovídajícím způsobem upraví i pořadí samotné.

 

Každý vytvořený příjemce se skládá z pěti prvků:

Recipient w Validation2

A. Pořadí účasti – Je-li zvolena možnost Dokončit v daném pořadí, pořadí účasti jasně uvádí, kdy budou jednotliví příjemci pracovat s dohodou.

B. RoleJaká je nejpřiléhavější charakteristika příjemce?

C. E-mailová adresa – Jedná se o identifikační e-mailovou adresu příjemce, která se používá pro veškerou e-mailovou komunikaci s příjemcem, včetně vyžádání podpisu.

D. Metody ověření – Jak má být příjemce prověřován? Chcete použít dvoufaktorové ověřování?

E. Soukromá zpráva (volitelné) – Odesílatel může každému příjemci zadat určité pokyny, které se zobrazí tehdy, když si příjemce začne prohlížet dohodu.

 

Odkaz Zobrazit skrytou kopii, který se nachází pod seznamem příjemců, zobrazí pole, do kterého můžete jako skrytou kopii (CC) zadat e-mailovou adresu, pomocí níž je možné dohodu zobrazit, avšak bez oprávnění k podpisu či schválení.

„Hybridní“ pracovní postup je instance sekvenčního pořadí účasti, ve které jeden nebo více kroků zahrnuje dva nebo více příjemců, kteří k dokumentu získají přístup současně. Sekvenční proces může pokračovat k dalšímu kroku podepisování až poté, co všichni autoři podpisů nebo schvalovatelé tohoto „paralelního“ kroku splní svůj úkol.

Hybrid Recipients

Skupiny příjemců jsou užitečné v případě, že potřebujete podpis od týmu nebo organizace, ale nikoli od určitých jednotlivců v této skupině. Každý člen skupiny má oprávnění k podpisu nebo ke schválení jménem celé skupiny.

Recipient Group2

Část Zpráva obsahuje dvě pole, která mohou výrazným způsobem zlepšit vaši úspěšnost.

Send - Message section

Do pole Název dohody můžete zadat libovolný počet znaků pro označení dohody.  Tento řetězec se zobrazí na řádku Předmět e-mailové zprávy příjemce (na následujícím obrázku je zvýrazněn žlutě) a také jako hodnota názvu na stránce Správa. Zadáním jedinečného a smysluplného názvu dohody pomůžete příjemcům rychleji identifikovat váš e-mail a můžete si také v případě potřeby usnadnit vyhledání dohody.

Poznámka:

Pokud před připojením dokumentu není zadán název dohody, převezme název prvního připojeného souboru. Tuto hodnotu lze upravovat až do odeslání dohody.

 

Pole Zpráva dohody je prosté textové pole, do kterého můžete zadat libovolné potřebné pokyny nebo komentáře (na následujícím obrázku zvýrazněno zeleně). Tato zpráva se zobrazí v e-mailu Podepište prosím, který se odesílá všem příjemcům (na rozdíl od Soukromé zprávy, která se zobrazí pouze v případě, že je pro ni příjemce nakonfigurován).

E-mail Zkontrolovat a podepsat se jménem a zprávou

Šablony zpráv

Zákazníci na úrovni Enterprise budou mít přístup k šablonám pro správu, které konfiguruje váš správce. Šablony zpráv jsou přímo vázány na funkci Jazyk příjemce v částech Možnosti. Pokud tedy z rozevírací nabídky jazyků zvolíte možnost „španělština“, zpřístupní se všechny šablony ve španělštině.

Send - MEssage Templates

Poznámka:

Pokud jste vybrali jazyk, k němuž se nevážou žádné šablony, možnost Šablona zprávy se na stránce Odeslat nezobrazí.

V části Možnosti můžete dohodu po jejím odeslání lépe řídit:

  • Ochrana heslem – Vyžaduje, aby příjemci zadali heslo k otevření a zobrazení podepsaného souboru PDF.  Toto heslo je definováno odesílatelem a musí být předáno nějakým jiným komunikačním kanálem. Služba Adobe Sign toto heslo neuchovává, takže jej nezapomeňte!
  • Termín dokončení – Nastavte počet dní, po kterém platnost dohody skončí a nebude ji možné již dokončit.
  • Nastavit připomenutí – Nastavte frekvenci (denní nebo týdenní) odesílání připomenutí až do dokončení dohody. Upozorněni budou pouze aktuální příjemci
  • Jazyk příjemce – Vyberte jazyk pro použití v e-mailech odeslaných příjemcům a během podepisování.
    • Toto nastavení také definuje viditelné šablony zpráv, pokud je váš účet nakonfigurovaný pro jejich používání.
Send page Options

V části Soubor se k transakci připojují soubory.

V rámci procesu podepsání služba Adobe Sign spojí všechny dohody do jediného souboru PDF a vytvoří tento dokument PDF na základě pořadí, ve kterém jsou dokumenty uvedeny. Pořadí dokumentů lze změnit kliknutím a přetažením jednoho dokumentu do nového umístění v seznamu.

Soubory lze připojit z knihovny služby Adobe Sign nebo ze služeb Dokumenty Google, Box.net, Dropbox, OneDrive nebo je lze odeslat z místního systému pomocí vyhledání souboru nebo přetažením kdekoli na stránce Odeslat.

Povolené typy souborů: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Soubory


Náhled a přidání polí podpisu

Těsně pod seznamem Soubory se nachází zaškrtávací políčko Náhled a přidání polí podpisu.  Tato možnost umožňuje otevírat odeslané dokumenty a podle potřeby do nich umisťovat pole formulářů.

Měli byste umístit alespoň pole podpisu, ale chcete-li, máte k dispozici i další pole pro vytváření složitých formulářů.

Poznámka:

Pokud neumístíte žádné pole podpisu, služba Adobe Sign přidá automaticky novou stránku na konec dokumentu, aby bylo možné podpisy připojit.

Odeslání dokumentu pouze jednomu příjemci je jedním z nejběžnějších pracovních postupů v oblasti dohod a představuje skvělý způsob, jak si osvojit základní postup. Potřebujete pouze tyto náležitosti:

  • E-mailová adresa příjemce.
    • Tento e-mail musí být jiný než e-mail, který používáte k přihlášení (nemůžete odesílat dokument sami sobě).
  • Dokument nebo soubor, který chcete podepsat.
Požádat o podpisy


Odeslání více příjemcům

Odeslání dohody více příjemcům dodržuje přesně stejné pořadí kroků, až na dva výrazné rozdíly:

  • Každého příjemce je nutné zahrnout do vlastního řádku v oddílu Příjemci v takovém pořadí, ve kterém mají dohodu podepsat.
  • Při umisťování polí je nutné deklarovat, kteří příjemci by měli mít přístup k danému poli – dvakrát klikněte na pole a nastavte hodnotu Příjemce.

Prostředí podepisování

Vyzkoušet si postup podepisování vám pomůže pochopit konečný výsledek konfigurací, které odesílatel nastaví.

1. Do e-mailové schránky příjemce je doručen e-mail.

○ Řádek předmětu bude začínat slovy Požádáno o podpis dokumentu {název dokumentu}.

2. Otevřete dohodu kliknutím na tlačítko Zkontrolovat a podepsat

E-mail Zkontrolovat a podepsat

3. Dohoda se otevře v novém okně prohlížeče

Další možnosti dostupné na stránce:

A. Možnosti – Tento seznam obsahuje možnosti, které mají příjemci podle svých rolí k dispozici.

○ Přečíst dohodu – Otevře dohodu ve formátu pouze pro čtení

○ Elektronicky nepodepíšu/neschválím – Tento úkon ukončí dohodu.

○ Musí podepsat/schválit někdo jiný – Tato možnost umožňuje příjemci delegovat oprávnění na jinou osobu. Například na kolegu nebo manažera.

○ Vymazat data dokumentu – Tato možnost vymaže všechen obsah polí.

Zobrazit historii – Otevře ke čtení aktuální zprávu o auditu

Stáhnout PDF – Stáhne aktuální verzi dohody ve formátu PDF

B. Zpráva – V bublině konverzace se znovu zobrazí zprávy.

C. Počítadlo polí – Toto počítadlo zobrazuje počet povinných polí v dokumentu, který ještě nebyl vyplněn. Kliknutím na toto pole služba provede podepisujícího povinnými (nikoli volitelnými) poli, která má k dispozici.

D. Karta Další pole – Pokud procházíte velký dokument, tato žlutá šipka vám může pomoci nalézt další pole.  Tato karta zajistí procházení všech polí, nikoli jen těch povinných.

Možnosti podepisování

Tento dokument má jen jedno pole podpisu, které je povinné (je označené hvězdičkou). V případě dokumentů obsahujících více polí k vyplnění můžete k procházení používat kartu.

 

4. Chcete-li použít podpis, dvakrát klikněte na panel podpisu.

5. Zadejte své jméno do horního pole v panelu podpisu.

Dokončení podpisu lze provést jedním ze tří způsobů:

○ Písmo sazby textu (výchozí) – Služba Adobe Sign použije pro zadané jméno písmo podobné skriptu.

○ Vlastnoručně podepsané – Pomocí myši, stylusu nebo jiného ukazovacího zařízení můžete fyzicky napsat svůj podpis. Použití prstu na tabletu přináší vynikající výsledky.

○ Obrázek – Máte-li obrázek razítka svého podpisu, můžete jej načíst.

Signeture Panel

6. Kliknutím na možnost Použít umístíte svůj podpis do pole podpisu a vraťte se do dokumentu.

7. Jakmile jsou všechna povinná pole vyplněná, klikněte na tlačítko Kliknutím podepsat v dolní části okna (nemůžete ho přehlédnout).

Click to sign button
Další informace o podepisování dohod naleznete v nápovědě služby Adobe Sign, do které se dostanete kliknutím sem.

Poznámka:

V dolní čísti stránky služby Adobe Sign se nachází panel nástrojů, který obsahuje nástroje k procházení dohody, přiblížení či oddálení a stažení dokumentu. Tento panel nástrojů můžete skrýt kliknutím na symbol X v pravém dolním rohu. Chcete-li skrytý panel nástrojů dočasně zobrazit, podržte kurzor myši v dolní části okna. Ovládací prvky se znovu objeví. 

Zoom Section

Další informace o ovládání zvětšení a zmenšení naleznete v nápovědě služby Adobe Sign, do které se dostanete kliknutím sem.

Správa dohod

Správa dohod je důležitou součástí práce ve službě Adobe Sign. Stránka Správa slouží ke sledování, zpracování a přizpůsobování dohod. Ať už se jedná o zrušení dohody nebo nahrazení podepisujícího, tyto procesy vám umožňují ovlivnit postup transakce v systému.

Na stránce Správa se nachází mnoho zajímavých funkcí. Pro zjednodušení ji lze rozdělit na tři funkční oblasti:

A. Filtry

B. Seznam dohod

C. Nástroje dohody

Stránka Správa sekce


Filtry dohod

Několik „složek“ stavů na klasické stránce bylo sloučeno do praktičtější řady filtrů, které vrací dohody daného typu stavu.  V horní části se nacházejí filtry dohod, které vrací dohody podle jejich aktuálního stavu

Existují dva stavy „aktivní“. Každý z nich udává v závorkách za názvem stavu počet položek obsahu:

  • Probíhající (N) – Dohody vrácené se stavem Probíhající čekají na dokončení akce účastníkem. Dohody, které čekají na přihlášeného uživatele, navráceny nebudou
  • Čeká na vás (M) – Dohody, které čekají na přihlášeného uživatele, se nacházejí ve filtru Čeká na vás.

 

Existují tři „konečné“ stavy:

  • Dokončeno – Dohody, které jsou úspěšně a kompletně vyřešeny
  • Zrušeno – Dohody, které byly z nějakého důvodu ukončeny. Patří sem:
    • Dohody zrušené odesílatelem
    • Dohody odmítnuté účastníkem
    • Dohody, které byly ukončeny z důvodu opakovaného selhání při ověřování
    • Dohody, u kterých došlo k systémové chybě, která způsobuje jejich nefunkčnost
  • Platnost vypršela – Dohody, jejichž platnost vypršela a které byly automaticky uzavřeny

 

Existuje zde i stav Koncept, který zahrnuje všechny částečně vytvořené dohody.

 

Spodní část je vyhrazena „nadřazeným“ objektům šablon.  „Podřízené“ dohody, které byly z těchto šablon vytvořeny, jsou vyfiltrovány nahoře ve filtrech stavu dohod.

Nadřazené objekty nejsou dohody, ale slouží k vytváření velkého počtu jednotlivých dohod. Mezi tyto nadřazené objekty patří:

  • Šablony (knihovny) – Všechny šablony dokumentů a polí dostupné ve vaší knihovně dokumentů
  • Webové formuláře – Webové formuláře, dříve nazývané widgety, jsou šablony dohod, které lze doručovat prostřednictvím odkazů nebo vkládat do webových stránek.  Webové formuláře zahajuje podepisující a pro každého účastníka, který webový formulář vyplní, se vygeneruje podřízená dohoda
  • Mega Sign – Šablony Mega Sign jsou navrženy k vytváření velkého objemu jednotlivých dohod, které jsou odesílány a podepisovány jako „běžné“ dohody

Poznámka:

Uživatelé, se kterými je z jiných uživatelských účtů sdílen obsah, mohou tento obsah filtrovat kliknutím na šipku vedle položky Vaše dohody.

V rozevírací nabídce se zobrazí seznam všech uživatelů (a skupin, pokud je povolené rozšířené sdílení), kteří s vámi sdílejí obsah.  Vyberte uživatele a na stránce Správa se načte obsah vybraného uživatele.


Seznamy dohod

Hlavní část stránky obsahuje seznamy dohod, které se vás týkají.  Každá dohoda, která obsahuje vaši e-mailovou adresu, se zobrazí někde v seznamu. Nejedná se tedy pouze o vámi iniciované dohody, ale také o dohody, které vám byly zaslány k podpisu nebo ke schválení, a o všechny dohody, ve kterých jste byli uvedeni ve skryté kopii.

Seznam dohod se vždy filtruje podle výběru stavu dokumentu vlevo.

 

Jedním kliknutím na záhlaví v horní části seznamů seřadíte obsah jednotlivých jejich částí. Dalším kliknutím seznam uspořádáte v opačném pořadí.

 

Jednotlivé záznamy obsahují následující informace:

Seznam dohod
  • Příjemce – Hodnota jména bude představovat buď jméno, nebo e-mailovou adresu prvního příjemce, který není odesílatelem.
    • E-mailová adresa se použije v případě, že příjemce prostřednictvím systému Adobe Sign ještě nikdy nepodepsal žádný dokument.
    • Jakmile dojde v rámci procesu podpisu k zadání hodnoty jména, nahradí se e-mailová adresa tímto jménem
  • Společnost – Pokud první příjemce zadal název společnosti, a to buď prostřednictvím pole podpisu, nebo přihlášením se a aktualizováním profilu, zobrazí se zde název dané společnosti.
    • Pokud do dohod pole Název společnosti nevkládáte, zůstane tento sloupec převážně prázdný
  • Název dokumentu – Zde je uveden váš název dohody
  • Stav – Je-li zvolen filtr Probíhá, druhý sloupec představuje Stav, který by měl vždy být Odesláno k podpisu (nebo ke schválení, přijetí apod.).
  • Akce – Při zobrazení filtru Čeká na vás druhý sloupec označuje, že se čeká na akci (a obsahuje i odkaz na otevření dané dohody).
  • Odesílatel – Při zobrazení tří konečných stavů (Dokončeno, Zrušeno a Platnost skončila) označuje druhý sloupec původního odesílatele dohody.
  • Upraveno – Toto datum představuje datum poslední změny, tedy kdy byla dohoda naposledy aktualizována jako událost odeslání nebo událost podepsání či schválení.

Na panelu Nástroje dohody naleznete několik ovládacích prvků umožňujících lepší správu nebo pochopení dohod.

  • Datum skončení platnosti – Je-li datum nastaveno, zobrazuje se datum automatického zrušení dohody. Kliknutím na ikonu tužky můžete tuto hodnotu nastavit nebo upravit.
  • Zobrazit – Zobrazí dohodu.
  • Upravit dohoduUmožňuje nahradit dokumenty připojené k dohodě anebo upravit pole v dokumentu. Tato akce je přípustná pouze předtím, než provede akci první příjemce.
  • Připomenutí – Pomocí tohoto odkazu můžete vytvořit nebo odstranit připomenutí po odeslání dohody. Připomenutí můžete navíc odeslat v reálném čase nebo k určitému datu.
  • Sdílet – Tato funkce sdílení dokumentu vás vyzve k zadání e-mailové adresy a zprávy, a poté odešle na zadanou e-mailovou adresu kopii dohody v aktuálním stavu a přidá dokument na kartu Správa této e-mailové adresy.
  • Zrušit – Zruší dohodu.
  • Stáhnout soubor PDF – Stáhne kopii dohody v aktuálním stavu.
  • Stáhnout jednotlivé soubory – Umožňuje stažení jednotlivých souborů, pokud byla původní dohoda sestavena z více souborů.
  • Stáhnout zprávu o auditu – Pomocí tohoto odkazu vygenerujete rozšířenou zprávu ve formátu PDF, která obsahuje historii dohody, včetně podrobnějších parametrů jako jsou adresy IP jednotlivých událostí.
  • Poznámky – Ke každé dohodě můžete přidat osobní poznámku. Tato poznámka se bude zobrazovat pouze vám a nebude sdílena s žádným jiným uživatelem ani s autorem podpisu. Poznámky lze prohledávat v textových filtrech.
  • Nahradit podepisujícíhoUmožňuje nahradit aktuálního příjemce.
  • Úprava ověřeníUmožňuje změnit aktuální metodu ověření příjemce. Funkci lze využít pro resetování hesla ověření, pokud jste je zapomněli.
  • Aktivita – Tato karta představuje inkluzivní seznam všech událostí, které dohoda zaznamenala do protokolu, počínaje událostí Odeslat a konče závěrečnou událostí podpisu.
Nástroje dohody

Sestavy (pouze úroveň služby Business nebo Enterprise)

Funkce Sestavy umožňuje kontrolovat, jak váš účet využívá službu Adobe Sign. Můžete sestavovat vlastní sestavy a získat úplný přehled o svém procesu podepisování dokumentu a současně zobrazit, jak si vedou jednotlivé skupiny nebo uživatelé.

reports_-_result2

Chcete-li vytvořit novou sestavu, kliknutím přejděte na stránku Zprávy a poté klikněte na odkaz Vytvořit novou sestavu.

reports_-_createnew-unbranded

 

Zobrazí se stránka Nová sestava:

reports_-_whole_page
Další informace o vytváření sestav naleznete v nápovědě služby Adobe Sign, do které se dostanete kliknutím sem.


Parametry sestavy

Když nastavujete sestavu, je možné nastavit několik parametrů, čímž přizpůsobíte výsledky. K dispozici jsou všechny níže popsané parametry. 

Datum vytvoření

Datum vytvoření představuje časový rámec, který má sestava obsáhnout. Může se jednat o jeden z předem určených časových rámců (tento týden, minulý týden, tento měsíc, minulý měsíc) nebo můžete zadat vlastní rozsah dat.

Reports - Creation date

Uživatelé a skupiny

Tento parametr umožňuje spustit sestavu pro konkrétní uživatele nebo skupiny. V obou případech lze zvolit větší počet uživatelů či skupin, případně můžete spustit sestavu pro všechny uživatele v účtu.

Reports - Users and Groups

Dokumenty a pracovní postupy

Pomocí této možnosti můžete do sestavy vybrat specifické dokumenty. Dokumenty uvedené v tomto poli jsou dokumenty knihovny používané v celém účtu. Jednotlivé, jednorázové dokumenty zde uvedeny nebudou. 

Reports - Document and Workflows

Název dokumentu

Tento parametr slouží k zahrnutí nebo vyloučení dokumentů, které obsahují nebo neobsahují danou proměnnou. Zadaný řetězec můžete zahrnout či nezahrnout.

Reports - Document Name

Mega Sign

Povolením tohoto parametru dojde k zahrnutí dohod Mega Sign do výsledných sestav.

Reports - Mega Sign

Výkonnostní cíle

Pomocí zobrazení Výkonnostní cíle můžete nastavit prahovou hodnotu pro výkonnost. Ve výsledných sestavách se zobrazují ukazatele s informacemi o výkonnosti.

Reports - Performance Goals

Srovnávací hodnocení

Ve výchozím nastavení je srovnávací parametr pro sestavy zakázán. Kliknutím na odkaz nastavení sestav jej můžete povolit.

Srovnávací hodnocení nabízí rozšířenou metodu sledování postupu dohod a rychlostí podepisování. 

Reports - Benchmrking

Grafy dohod podle

Každá povolená možnost (podle Data, Odesílatele, Skupiny, Formuláře, Pracovního postupu a Typu podpisu) poskytuje v sestavě odlišný typ grafu.

Reports - Graphs

Další volby

Parametry v této části jsou určeny ke změnám v grafice ve výsledné sestavě. Změnou těchto položek z výchozích hodnot parametrů může urychlit postup sestavy.

Reports - Et Cetera

Jakmile kliknete na tlačítko Spustit sestavu, sestava se vygeneruje podle vašich parametrů. V souvislosti se sestavami můžete podniknout několik akcí.

reports_-_result

Aktualizace sestavy aktuálními údaji

Kliknutí na tento odkaz se podobá obnovení stránky. Nová sestava bude obsahovat poslední transakce a aktivity.

reports_-_resultheaderupdate

Uložit sestavu

Uložení sestavy umožňuje ji znovu spustit v budoucnosti.

reports_-_resultheadersave

Sdílet sestavu

Sdílení sestav umožňuje odeslat výsledky zprávy někomu jinému. Je třeba pouze zadat adresu příjemce a odeslat zprávu.

reports_-_resultheadershare

Naplánovat sestavu

Nastavení plánu pro tuto sestavu ji spustí se stejnými parametry tak často, jak určíte.

reports_-_resultheaderschedule

Exportovat údaje sestavy

Kliknutím na tento odkaz se zobrazí výzva k otevření nebo uložení souboru .CSV. Soubory CSV lze otevřít v aplikaci Excel a veškeré transakční informace pro dohody v sestavě budou rozděleny do kategorií v různých sloupcích.

reports_-_resultheaderexport

Verze vhodná pro tisk

Kliknutím na tento odkaz se zobrazí verze sestavy vhodná pro tisk.

reports_-_resultheaderprint

Prostředí pro náhled a vytváření

Prostředí pro vytváření poskytuje funkci pro sestavení formuláře pro službu Adobe Sign. Kromě umístění pole podpisu můžete zahrnout pole, která automaticky vyplňují obsah, jako jsou například datum nebo hodnoty podpisu podepisujícího (pokud je známa) nebo textová pole, která provádějí ověření obsahu či složité výpočty. K dispozici jsou také jiné běžné typy polí, jako jsou například rozevírací seznamy, přepínací tlačítka a zaškrtávací políčka.

Prostředí pro vytváření můžete otevřít následujícími způsoby:

  • Na stránce Odeslat odešlete nový dokument a povolte možnost Náhled a přidání polí podpisu.
NExt Button for Authoring

 

  • Na stránce Správa upravte předběžnou verzi dokumentu.
Úprava konceptu dohody

 

  • Na Domovské stránce vytvořte novou šablonu nebo webový formulář.
Vytvořte webové formuláře a šablony.

 

 

  • Na stránce Správa upravte stávající dokument knihovny nebo webový formulář.

○ Je možné upravovat pouze šablony, které jste načetli. Na následujícím obrázku je zřejmé, že druhá šablona je sdílena jiným uživatelem, takže ji nelze upravovat.

 

Upravit šablonu

Jakmile se spustí Prostředí pro vytváření, věnujte chvíli identifikaci pěti klíčových oblastí:

A. Šablona pole formuláře – Tato možnost se zobrazí pouze v případě, že jste vytvořili alespoň jedno pole formuláře šablony z knihovny.

B. Uspořádání a zarovnání pole – Tato možnost zobrazuje velikost pole formuláře nebo panel nástrojů zarovnání.

C. Výběr příjemce (role) – Tento rozevírací seznam uvádí příjemce pro danou dohodu.

D. Karty pole formuláře – Z těchto karet můžete vybrat pole a přidat je do dokumentu.

E. Lupa a resetování – Tyto nástroje můžete používat ke zvětšování a zmenšování dokumentu a k resetování všech polí do původního stavu, kdy bylo Vytváření poprvé otevřeno.

V3 Zoom

Šablona pole formuláře

Pokud jste vytvořili šablonu pole formuláře pro svůj dokument, můžete ji vybrat a použít pomocí sady nástrojů.

V rozevíracím seznamu jsou uvedeny šablony pole formuláře, které jsou pro vás dostupné, a můžete si zvolit, na které stránce šablona začne.  Je možné použít více šablon.

V3 Field Templates
Další informace o použití šablon pole formuláře naleznete v nápovědě služby Adobe Sign, do které se dostanete kliknutím sem.

Rozvržení a zarovnání polí

Tato možnost nabídky zobrazuje nástroje pro zarovnání a změnu velikosti polí ve vzájemných souvislostech. Ovládání můžete provádět kliknutím na více polí nebo můžete podržet klávesu Shift, vybrat oblast myší a upravit pole jako skupinu.

Šest ikon na levé straně zarovná pole nahoru, vodorovně na střed, dolů, doleva, svisle na střed a doprava (při pohledu zleva doprava). 

Další tři ikony přepnou všechna pole na stejnou šířku, výšku nebo obojí. 

Zarovnání a velikost závisejí na první vybraném poli.

V3 Align tools

Výběr příjemce (role)

Nejspíše nejdůležitější prvek sestavování formuláře je přiřazování různých příjemců polím, která mají vyplnit. Výběrem příjemce ze seznamu Příjemci bude každé následující pole, které umístíte do formuláře, automaticky souviset s daným příjemcem. Když příjemce změníte, všechna nově umístěná pole budou souviset s příjemcem novým.

Authoring Roles

Poznámka:

Je-li vybrán konkrétní příjemce, pole, která jsou mu přiřazena, se v dokumentu zvýrazní. Jedná se o dobrou vizuální pomůcku, která ukazuje souvislost mezi danými poli a vybranými příjemci.

 

Jakmile se pole nachází v dokumentu, můžete upravit příjemce, jemuž je pole přiřazeno – dvojitým kliknutím na pole otevřete jeho nabídku a poté změňte položku v rozevíracím poli Příjemce.

Signer role in field menu

Další informace o rolích účastníků naleznete v nápovědě služby Adobe Sign, do které se dostanete kliknutím sem.

Další informace o roli předvyplnění naleznete v nápovědě služby Adobe Sign, do které se dostanete kliknutím sem.

Nabídky pole formuláře

Všechna pole dostupná ve službě Adobe Sign můžete nalézt v nabídkách na pravém panelu okna. Tato pole jsou rozdělena do kategorií podle použití a typu pole. U většiny z nich lze upravovat výšku a šířku podle požadavků vašeho formuláře.

Další informace o typech polí naleznete v nápovědě služby Adobe Sign, do které se dostanete kliknutím sem.


Pole pro podpis

  • Podpis – Toto pole používají podepisující k podpisu dohody. Pro každého podepisujícího dokumentu je povinné alespoň jedno pole, které vyžaduje podpis bez podmínek.
  • Digitální podpis – Toto pole používají podepisující k umístění digitálního podpisu. Tuto funkci je nutné povolit v nastavení účtu. Teprve poté se zobrazí jako možnost.
  • Iniciály – Toto pole používají podepisující k zápisu iniciál do dohody. Toto pole nenahrazuje nutnost použít pole podpisu. Pole iniciál jsou ve výchozím nastavení povinná, ale je možné je upravit na volitelná.
  • Blok podpisu – Povinný soubor polí podepisujícího. Je-li váš účet nastaven tak, aby vyžadoval titul a společnost podepisujícího, pak se tato pole přidají do bloku podpisu. Blok podpisu bude přinejmenším obsahovat pole Podpis a E-mail.
Signature Fields

Informační pole podepisující osoby

Přestože se tato pole nazývají Informační pole podepisující osoby, lze je přiřadit také jakýmkoli jiným účastníkům, včetně schvalovatelů.  Tato pole odráží informace týkajících se příjemce, jemuž jsou přiřazena. Neslouží tedy ke shromažďování dalších informací kromě toho, jak je příjemce identifikován.

  • Pracovní pozicePovinné pole pro podepisujícího nebo schvalovatele, kam je nutné zadat název své pracovní pozice. Je-li podepisující nebo schvalovatel zaregistrován jako uživatel služby Adobe Sign, toto pole se automaticky vyplní informacemi z Profilu dané osoby.
  • SpolečnostPovinné pole pro podepisujícího nebo schvalovatele, kam je nutné zadat název své společnosti. Je-li podepisující nebo schvalovatel zaregistrován jako uživatel služby Adobe Sign, toto pole se automaticky vyplní informacemi ze stránky Můj profil dané osoby.
  • Jméno podepisujícího – Pole pouze pro čtení, které se automaticky vyplní jménem, které podepisující nebo schvalovatel zadá při přihlášení. Je-li podepisující nebo schvalovatel zaregistrován jako uživatel služby Adobe Sign, toto pole se automaticky vyplní informacemi pocházejícími ze stránky Můj profil dané osoby.
  • E-mail – Pole pouze pro čtení, které se automaticky vyplní e-mailovou adresou příjemce, kterému byla odeslána dohoda.
  • Datum – Pole pouze pro čtení které se automaticky vyplní datem, kdy došlo k otevření dohody a jejímu podepsání nebo schválení. Toto pole se nesmí používat pro vlastní nebo zadaná data.
SignerInfo fields

Datová pole

  • Textové pole – Prázdné pole pro prostý text, které lze použít pro shromažďování specificky naformátovaných dat. Ve službě Adobe Sign na úrovni Business a Enterprise lze textová pole použít také jako součásti ve výpočtech polí a sestavování podmínečných logických polí.
Další informace o přizpůsobení vzhledu textových polí naleznete v nápovědě služby Adobe Sign, do které se dostanete kliknutím sem.
  • Rozbalovací seznam – Objekt, který slouží k vytvoření seznamu pro výběr možností, z něhož si příjemci mohou vybrat. Každý rozbalovací seznam musí mít dostupnou alespoň jednu možnost, a hodnoty možností a exportu nemohou být prázdné.
  • Zaškrtávací pole – Objekt, který může podepisující přepnout jako zaškrtnutý nebo nezaškrtnutý. Tato pole jsou nejvhodnější pro případy „Zaškrtněte vše, co platí“.
  • Přepínací tlačítko – Objekt, který musí být umístěn jako skupina. Podepisující může ze skupiny vybrat pouze jednu možnost. Tato pole jsou nejvhodnější pro případy „Zvolte pouze jednu možnost“.
Data Fields

Další pole (pouze úroveň služby Business nebo Enterprise)

  • Přiložení souboru – Pole, které slouží ke shromáždění souborů od příjemců. Lze je využít ke shromáždění dokumentů, jako jsou životopisy a identifikační snímky, například snímky do cestovního pasu.
  • Hypertextový odkaz – Transparentní pole, které můžete umístit nad text, kam chcete umístit odkaz na adresu URL nebo na jinou stránku v dohodě. Může se jednat také o odkaz z dohody na externí webovou stránku.
More Fields

Razítka (pouze úroveň služby Business nebo Enterprise)

  • Razítko účasti – Razítko se používá po podepsání dohody přiřazeným příjemcem. Razítko obsahuje jméno příjemce, čas podpisu a e-mailovou adresu.
  • Č. transakce – Razítko, které se používá na konečný, podepsaný soubor PDF. Toto číslo slouží jako referenční číslo dohody.
stamp fields

Uložit do knihovny dokumentů

Poté, co do dohody přidáte nová pole formuláře, můžete před odesláním dohody k podepsání uložit kopii do knihovny.

Nejprve klikněte na zaškrtávací políčko Uložit do knihovny dokumentů vpravo dole v okně pro vytváření, a teprve poté klikněte na tlačítko Odeslat, čímž upravenou dohodu přidáte do knihovny.

Auth - Save Template

 

Dokument se nejprve uloží do knihovny.

Auth - Save name

 

Poté se dohoda odešle k podpisu.

post_-_send

Lupa, Resetování a Uložit/Odeslat

Tyto zbývající možnosti vám umožňují zvětšovat a zmenšovat dokument, resetovat nebo odstranit všechna pole, která jste umístili, nebo uložit/odeslat dokument v aktuálním stavu. Tlačítko Uložit se zobrazí pouze v případě, že vytváříte dokument knihovny. Jinak se zobrazí tlačítko Odeslat.

Jako nejlepší postup se doporučuje ukládat dokumenty knihovny často. Pokud však přejdete z prostředí vytváření pryč, dokument se uloží automaticky. Později k němu můžete získat přístup ze stránky Správa.

auth - zoom

Šablony knihovny

Šablona knihovny je opakovaně použitelný objekt. Služba Adobe Sign podporuje dva typy šablon knihovny: šablony dokumentu a šablony pole formuláře.

  • Šablony dokumentů – Šablona dokumentu představuje opakovaně použitelný dokument. Šablony dokumentů lze sdílet s ostatními uživateli ve vašem účtu. Díky tomu může více uživatelů odesílat stejný dokument bez nutnosti provádět změny.
  • Šablony pole formuláře – Šablona pole formuláře představuje opakovaně použitelnou vrstvu, kterou lze použít v jakémkoli dokumentu. Šablony pole formuláře lze také sdílet s ostatními uživateli ve vašem účtu. Šablony pole formuláře jsou ideální pro následující situace:
    • Máte jedno rozvržení pole, které funguje pro více dokumentů.
    • Máte dokument, který lze odeslat několika různými způsoby.
    • Je potřeba revidovat obsah dokumentu, ale pole zůstanou na stejném místě.

Namísto vytvoření nového dokumentu knihovny při každé aktualizaci dokumentu lze použít stejnou vrstvu pole formuláře. Šablony pole formuláře je možné upravovat a lze provádět změny v uspořádání nebo vlastností polí. Opět platí, že všechny nástroje v prostředí pro vytváření jsou při vytváření šablony pole formuláře dostupné.

 

Nejlepším postupem je, když za vytváření a udržování šablon odpovídá jeden uživatel (správce dokumentů). Vytváření přihlášení uživatele Doc Admin (správce dokumentů) odstraňuje zmatky týkající se toho, které šablony se mají používat, a umožňuje řídit verze pro opakovaně použitelné dokumenty.

Pro přihlášení uživatele Doc Admin (správce dokumentů) doporučujeme používat distribuční seznam nebo funkční e-mail. To umožňuje řídit přístup k přihlášení uživatele Doc Admin a současně podle potřeby sdílet odpovědnost.

Další informace o používání nástrojů pro vytváření naleznete v nápovědě služby Adobe Sign, do které se dostanete kliknutím sem.

1. Klikněte na kartu Domovská stránka. Poté klikněte na možnost Vytvořit opakovaně použitelnou šablonu

Vytvoření šablony dokumentu

 

Zobrazí se stránka Vytváření šablony knihovny.

create_template

 

2. Do pole Název šablony zadejte název své šablony. Název lze v případě potřeby později změnit.

3. Kliknutím na tlačítko Procházet přejděte k souboru v místním systému, který chcete použít jako opakovaně použitelnou šablonu. Pokud vytváříte opakovaně použitelný dokument, použije se tento soubor a jeho obsah. Pokud vytváříte opakovaně použitelnou vrstvu formuláře, obsah souboru se do šablony nezahrne.

4.Vyberte příslušnou možnost šablony, buď Vytvořit jako opakovaně použitelný dokument, Vytvořit jako opakovaně použitelnou vrstvu formuláře vrstvu pole nebo obojí.

 

5. vyberte příslušná oprávnění pro sdílení šablony.

Poznámka:

Skupinová oprávnění mohou být udělena pouze skupině, ve které se aktuálně nacházíte. Nemůžete udělit oprávnění jiným skupinám.

 

6. Klikněte na tlačítko Pole Náhled nebo Přidat. Zobrazí se Prostředí pro vytváření.

authoring_-_placesignature1

 

 

7. Přetažením z karet polí formuláře umístěte do dokumentu povinná pole, která jsou určena pro konkrétní účastníky.

8. Po dokončení přidávání polí klikněte na tlačítko Uložit.

Šablona se nyní zobrazí v části Šablony na vaší stránce Správa. Pokud jste šablonu sdíleli s jinými uživateli ve své skupině nebo organizaci prostřednictvím udělení oprávnění, šablona se nyní zobrazí v části Šablony na jejich stránkách Správa a daní uživatelé ji mohou odesílat podle vlastního uvážení. 

 

Šablonách knihovny

Poznámka:

Šablonu knihovny může upravit nebo odstranit pouze uživatel, který ji vytvořil (pokud není povolené rozšířené sdílení)

Alternativní pracovní postupy pro podpisy

Existuje mnoho pracovních postupů, které lze použít k odeslání dokumentů k podpisu, k výběru podpisů a k odeslání podepsaného dokumentu, a to například:

  • Odesílání pomocí funkce „Vyplnit a podepsat“
  • Odesílání pomocí funkce Mega Sign
  • Používání webových formulářů ke shromažďování podpisů

V následujících částech se těmto procesům budeme věnovat podrobněji.

Další informace o odesílání dohod naleznete v nápovědě služby Adobe Sign, do které se dostanete kliknutím sem.

Podle požadavků vaší firmy může v souvislosti s dohodou jednat více příjemců. Můžete například potřebovat podpis od dvou osob a další osoba by měla dokument schválit nebo jej delegovat dalšímu podepisujícímu. Při odesílání většímu počtu příjemců máte také další možnosti směrování dohody: sekvenčně, paralelně nebo pomocí hybridního směrování. 

Další informace o odesílání dohod většímu počtu příjemců naleznete v nápovědě služby Adobe Sign, do které se dostanete kliknutím sem.

Název „Fill & Sign“, tedy „Vyplnit a odeslat“, přesně tento proces vystihuje. Využívá se v situacích, kdy je pouze potřeba podepsat dokument a odeslat jej jedné nebo více osobám. Například můžete potřebovat odeslat podepsaný formulář W-9 nebo dohodu o mlčenlivosti či obojí jedné či více osobám. Podepsaný dokument můžete odeslat sami sobě, pokud nepoužijete stejnou e-mailovou adresu jako při přihlášení. Důvodem je to, že se uloží kopie podepsaného dokumentu a vy k ní můžete získat přístup pomocí karty Správa. Upozorňujeme, že funkce „Fill & Sign“ se nachází pouze na Domovské stránce.

Další informace o používání funkce „Fill & Sign“ naleznete v nápovědě služby Adobe Sign, do které se dostanete kliknutím sem.

1. Na Domovské stránce klikněte na možnost Vyplnit a podepsat dokument

Funkce Vyplnit a podepsat na domovské stránce

 

3. Zadejte název dohody.

4. Přetáhněte soubor, který chcete podepsat, nebo klikněte na odkaz Přidat soubory a připojte dokument z místního systému nebo síťové jednotky.

5. Klikněte na možnost Další.

přidat soubory

6. Načte se stránka Fill & Sign.

                Umístěte obsah (text, zaškrtnutí, podpisy) podle potřeby.

7. Po dokončení klikněte na tlačítko Hotovo.

8. Zobrazí se stránka po podepsání s možnostmi odeslat dokument, stáhnout kopii, zobrazit dokument na stránce Správa nebo podepsat další dokument.

Po podepsání

Tento proces funkce Mega Sign umožňuje odeslat dokument stovkám osob najednou. Každý podepisující podepíše vlastní kopii dokumentu a tyto jednotlivé dohody se k vám vrátí. Tento proces lze použít k výběru dokumentů NDA, personálních dokumentů nebo povolenek. Odkaz na funkci Mega Sign naleznete na Domovské stránce.

Příjemce odeslání Mega Sign lze zadat buď přidáním e-mailových adres do pole „Komu:“ nebo pomocí souboru .CSV (Comma Separated Value), který obsahuje informace příjemců. Proces .CSV umožňuje předem vyplnit údaje pro každého podepisujícího, což nabízí příležitost k přizpůsobení informací polí pro jednotlivé osoby. Můžete například přizpůsobit zprávu v e-mailech s označením „Prosím podepište…“, které jsou odesílány jednotlivým podepisujícím.

Další informace o používání funkce Mega Sign naleznete v nápovědě služby Adobe Sign, do které se dostanete kliknutím sem.

Webové formuláře jsou hostované dokumenty, které může podepsat kdokoli, kdo k nim má přístup. Jsou ideální pro přihlašovací listiny, zřeknutí se odpovědnosti nebo pro jakýkoli dokument, který vyžaduje přístup a online podepsání od několika osob.

Webové formuláře lze generovat ve dvou různých formách, jako soubory JavaScript nebo jako adresu URL. Možnost JavaScript poskytuje potřebný kód k integraci webového formuláře do webové stránky. Možnost adresy URL poskytuje webovou adresu hostovanou ve službě Adobe Sign, kterou mohou odesílatelé využít k získání podepsaného dokumentu. Odkaz na funkci Vytvoření webových formulářů naleznete na Domovské stránce.

I když je prostředí podepisování webových formulářů stejné jako běžné prostředí transakcí prostřednictvím služby Adobe Sign, webový formulář může podepsat pouze jeden podepisující a kontrasignaci může provést kdokoli, koho určíte. 

Mobilní zařízení

Podepisování je jednou z hlavních funkcí služby Adobe Sign. Kdokoli může podepisovat prostřednictvím e-mailového odkazu, v jakémkoli webovém prohlížeči ve vlastním počítači nebo pomocí mobilního zařízení. Máte-li účet služby Adobe Sign, můžete podepisovat také pomocí funkce „Adobe Sign Manager“ v nativní aplikaci systému iOS nebo Android. Můžete také iniciovat podepisování ze stránky Správa. Podepisování je také integrovanou součástí procesu „Fill & Sign“.

Další informace o podepisování dokumentů pomocí aplikace naleznete v nápovědě služby Adobe Sign, do které sse dostanete kliknutím sem.

Služba Adobe Sign podporuje nejnovější webové prohlížeče ve smartphonech a tabletech s operačním systémem iOS nebo Android.

Pomocí intuitivního ovládacího panelu v aplikaci Adobe Sign Manager můžete otevírat své dokumenty k odesílání a podepsání z mobilního zařízení. Nový ovládací panel dobře funguje i se zařízením iOS 9 a iPad Pro. Vylepšené rozhraní Odesílání zjednodušuje způsob odesílání dokumentů k podpisu. 

Aplikaci si můžete stáhnout zde.

Aplikace Adobe Sign Manager pro systém Android je lokalizována do 19 jazyků, stejně jako aplikace Acrobat Mobile.

Aplikaci si můžete stáhnout zde.

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online