Adobe Acrobat Sign – příručka Začínáme

Určete příjemce a pořadí, ve kterém získají přístup k práci s dokumentem.

• Postup nastavení dohod s více příjemci se neliší od dohod s jedním podepisujícím, pouze je potřeba zadat více příjemců. Jednotlivě je přidejte a nastavte dle potřeby.
• Do dohody lze přidat stejnou e-mailovou adresu vícekrát (např. pokud je některá osoba vyzvána k úkonům v různých stádiích procesu).
  

Horní přepínač v části Příjemci požaduje výběr základního pořadí podpisů:

• Je-li zvolena možnost Dokončit v daném pořadí (viz výše), dodržuje se sekvenční pracovní postup podepisování od jednoho kroku podepisování k druhému. Příjemci jsou očíslováni, což označuje přesné pořadí účasti.
  • Hybridní postupy podepisování začínají jako sekvenční (Dokončit v daném pořadí) pracovní postup.
• Je-li povolena možnost Dokončit v libovolném pořadí, může proběhnout paralelní postup podepisování. Příjemci nejsou očíslováni, což znamená, že není stanoveno přesné pořadí účasti.

Vpravo od přepínače pořadí podpisu se nacházejí dva odkazy:

• Přidat mě – Kliknutím na tento odkaz se vložíte do pořadí podepisování jako další příjemce.
• Přidat skupinu příjemců – Kliknutím na tento odkaz vytvoříte skupinu příjemců, z nichž jeden se musí zúčastnit podepisování jako zástupce celé skupiny. Můžete například vytvořit skupinu pro tým pracovníků personálního oddělení, z nichž ale dokument ve skutečnosti podepíše pouze jedna osoba.

Každý vytvořený příjemce se skládá z pěti prvků:

A. Pořadí účasti – Je-li zvolena možnost Dokončit v daném pořadí, pořadí účasti jasně uvádí, kdy budou jednotliví příjemci pracovat s dohodou.

B. Role – Jaká je nejpřiléhavější charakteristika příjemce?

C. E-mailová adresa – Jedná se o identifikační e-mailovou adresu příjemce, která se používá pro veškerou e-mailovou komunikaci s příjemcem, včetně vyžádání podpisu.

D. Metody ověření – Jak má být příjemce prověřován? Chcete použít dvoufaktorové ověřování?

E. Soukromá zpráva (volitelné) – Odesílatel může každému příjemci zadat určité pokyny, které se zobrazí tehdy, když si příjemce začne prohlížet dohodu..

Odkaz Zobrazit skrytou kopii, který se nachází pod seznamem příjemců, zobrazí pole, do kterého můžete jako skrytou kopii (CC) zadat e-mailovou adresu, pomocí níž je možné dohodu zobrazit, avšak bez oprávnění k podpisu či schválení.

„Hybridní“ pracovní postup je instance sekvenčního pořadí účasti, ve které jeden nebo více kroků zahrnuje dva nebo více příjemců, kteří k dokumentu získají přístup současně. Sekvenční proces může pokračovat k dalšímu kroku podepisování až poté, co všichni podepisující nebo schvalovatelé tohoto „paralelního“ kroku splní svůj úkol.

Skupiny příjemců jsou užitečné v případě, že potřebujete podpis od týmu nebo organizace, ale nikoli od určitých jednotlivců v této skupině. Každý člen skupiny má oprávnění k podpisu nebo ke schválení jménem celé skupiny.

Část Zpráva obsahuje dvě pole, která mohou výrazným způsobem zlepšit vaši úspěšnost.

Do pole Název dohody můžete zadat libovolný počet znaků pro označení dohody.  Tento řetězec se zobrazí na řádku Předmět e-mailové zprávy příjemce (na následujícím obrázku je zvýrazněn žlutě) a také jako hodnota názvu na stránce Správa. Zadáním jedinečného a smysluplného názvu dohody pomůžete příjemcům rychleji identifikovat váš e-mail a můžete si také v případě potřeby usnadnit vyhledání dohody.

Pole Zpráva dohody je prosté textové pole, do kterého můžete zadat libovolné potřebné pokyny nebo komentáře (na následujícím obrázku zvýrazněno zeleně). Tato zpráva se zobrazí v e-mailu Podepište prosím, který se odesílá všem příjemcům (na rozdíl od Soukromé zprávy, která se zobrazí pouze v případě, že je pro ni příjemce nakonfigurován).

Šablony zpráv

Zákazníci na úrovni Enterprise budou mít přístup k šablonám pro správu, které konfiguruje váš správce. Šablony zpráv jsou přímo vázány na funkci Jazyk příjemce v částech Možnosti. Pokud tedy z rozevírací nabídky jazyků zvolíte možnost „španělština“, zpřístupní se všechny šablony ve španělštině.

V části Možnosti můžete dohodu po jejím odeslání lépe řídit:

• Ochrana heslem – Vyžaduje, aby příjemci zadali heslo k otevření a zobrazení podepsaného souboru PDF.  Toto heslo je definováno odesílatelem a musí být předáno nějakým jiným komunikačním kanálem. Služba Acrobat Sign toto heslo neuchovává, takže jej nezapomeňte!
• Termín dokončení – Nastavte počet dní, po kterém platnost dohody skončí a nebude ji možné již dokončit.
• Nastavit připomenutí – Nastavte frekvenci (denní nebo týdenní) odesílání připomenutí až do dokončení dohody. Upozorněni budou pouze aktuální příjemci.
• Jazyk příjemce – Vyberte jazyk pro použití v e-mailech odeslaných příjemcům a během podepisování.
  • Toto nastavení také definuje viditelné šablony zpráv, pokud je váš účet nakonfigurovaný pro jejich používání.

V části Soubor se k transakci přikládají soubory.

V rámci procesu podepsání služba Acrobat Sign spojí všechny dohody do jediného souboru PDF a vytvoří tento dokument PDF na základě pořadí, ve kterém jsou dokumenty uvedeny. Pořadí dokumentů lze změnit kliknutím a přetažením jednoho dokumentu do nového umístění v seznamu.

Soubory lze přiložit z knihovny služby Acrobat Sign nebo ze služeb Dokumenty Google, Box.net, Dropbox, OneDrive nebo je lze odeslat z místního systému pomocí vyhledání souboru nebo přetažením souborů do pole Soubory.

Povolené typy souborů: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Náhled a přidání polí podpisu

Těsně pod seznamem Soubory se nachází zaškrtávací políčko Náhled a přidání polí podpisu.  Tato možnost umožňuje otevírat odeslané dokumenty a podle potřeby do nich umisťovat pole formulářů.

Měli byste umístit alespoň pole podpisu, ale chcete-li, máte k dispozici i další pole pro vytváření složitých formulářů.

Odeslání dokumentu pouze jednomu příjemci je jedním z nejběžnějších pracovních postupů v oblasti dohod a představuje skvělý způsob, jak si osvojit základní postup. Potřebujete pouze tyto náležitosti:

• E-mailová adresa příjemce.
  • Tento e-mail musí být jiný než e-mail, který používáte k přihlášení (nemůžete odesílat dokument sami sobě).
• Dokument nebo soubor, který chcete podepsat.

Odeslání více příjemcům

Odeslání dohody více příjemcům dodržuje přesně stejné pořadí kroků, až na dva výrazné rozdíly:

• Každého příjemce je nutné zahrnout do vlastního řádku v oddílu Příjemci v takovém pořadí, ve kterém mají dohodu podepsat..
• Při umisťování polí je nutné deklarovat, kteří příjemci by měli mít přístup k danému poli – dvakrát klikněte na pole a nastavte hodnotu Příjemce.

1. Do e-mailové schránky příjemce je doručen e-mail.

○ Řádek předmětu bude začínat slovy Požádáno o podpis dokumentu {název dokumentu}.

2. Otevřete dohodu kliknutím na tlačítko Zkontrolovat a podepsat

3. Dohoda se otevře v novém okně prohlížeče

Další možnosti dostupné na stránce:

A. Možnosti – Tento seznam obsahuje možnosti, které mají příjemci podle svých rolí k dispozici.

○ Přečíst dohodu – Otevře dohodu ve formátu pouze pro čtení

○ Delegování podpisu na jinou osobu– Tato možnost umožňuje příjemci delegovat svou povinnost na jinou osobu. Například na kolegu nebo manažera.

○ Odmítnout podepsání – Tato akce ukončí dohodu

○ Vytisknout, podepsat a nahrát -Tato možnost umožňuje podepisujícímu převést pracovní tok od elektronického podpisu na vlastnoruční fyzický podpis. Podepisující poté nahraje podepsaný dokument.

○ Vymazat data dokumentu – Tato možnost vymaže všechen obsah polí.

○ Zobrazit historii – Otevře ke čtení aktuální zprávu o auditu

○ Stáhnout PDF – Stáhne aktuální verzi dohody ve formátu PDF

B. Zpráva – V bublině konverzace se znovu zobrazí zprávy.

C. Počítadlo povinných polí – Toto počítadlo ukazuje počet povinných polí v dokumentu, která ještě nebyla vyplněna. Kliknutím na toto pole služba provede podepisujícího povinnými (nikoli volitelnými) poli, která má k dispozici.

D. Karta Další pole – Pokud procházíte velký dokument, tato žlutá šipka vám může pomoci nalézt další pole.  Tato karta zajistí procházení všech polí, nikoli jen těch povinných.

Tento dokument má jen jedno pole podpisu, které je povinné (je označené hvězdičkou). V případě dokumentů obsahujících více polí k vyplnění můžete k procházení používat kartu.

4. Chcete-li použít podpis, dvojím kliknutím na pole otevřete panel podpisů.

5. Zadejte své jméno do horního pole v panelu podpisu.

Dokončení podpisu lze provést jedním ze čtyř způsobů:

○ Písmo sazby textu (výchozí) – Služba Acrobat Sign použije pro zadané jméno písmo podobné skriptu.

○ Vlastnoručně podepsané – Pomocí myši, stylusu nebo jiného ukazovacího zařízení můžete fyzicky napsat svůj podpis. Použití prstu na tabletu přináší vynikající výsledky..

○ Obrázek – Máte-li obrázek razítka svého podpisu, můžete jej načíst.

○ Mobilní zařízení – Možnost Mobilní zařízení vám umožňuje zrcadlit panel podpisu ze stolního počítače na mobilní zařízení, abyste mohli využít zařízení, na němž se vám bude podpis lépe realizovat.

6. Kliknutím na možnost Použít umístíte svůj podpis do pole podpisu a vraťte se do dokumentu.

7. Jakmile jsou všechna povinná pole vyplněná, klikněte na tlačítko Kliknutím podepsat v dolní části okna (nemůžete ho přehlédnout)..

Chcete-li vytvořit novou sestavu, kliknutím přejděte na stránku Zprávy a poté klikněte na odkaz Vytvořit novou sestavu.

Zobrazí se stránka Nová sestava:

Parametry sestavy

Když nastavujete sestavu, je možné nastavit několik parametrů, čímž přizpůsobíte výsledky. K dispozici jsou všechny níže popsané parametry. 

Datum vytvoření

Datum vytvoření představuje časový rámec, který má sestava obsáhnout. Může se jednat o jeden z předem určených časových rámců (tento týden, minulý týden, tento měsíc, minulý měsíc) nebo můžete zadat vlastní rozsah dat.

Uživatelé a skupiny

Tento parametr umožňuje spustit sestavu pro konkrétní uživatele nebo skupiny. V obou případech lze zvolit větší počet uživatelů či skupin, případně můžete spustit sestavu pro všechny uživatele v účtu.

Dokumenty a pracovní postupy

Pomocí této možnosti můžete do sestavy vybrat specifické dokumenty. Dokumenty uvedené v tomto poli jsou dokumenty knihovny používané v celém účtu. Jednotlivé, jednorázové dokumenty zde uvedeny nebudou. 

Název dokumentu

Tento parametr slouží k zahrnutí nebo vyloučení dokumentů, které obsahují nebo neobsahují danou proměnnou. Zadaný řetězec můžete zahrnout či nezahrnout.

Hromadné odeslání

Povolením tohoto parametru dojde k zahrnutí dohod z Hromadného odeslání do výsledných sestav

Výkonnostní cíle

Pomocí zobrazení Výkonnostní cíle můžete nastavit prahovou hodnotu pro výkonnost. Ve výsledných sestavách se zobrazují ukazatele s informacemi o výkonnosti.

Srovnávací hodnocení

Ve výchozím nastavení je srovnávací parametr pro sestavu zakázán. Kliknutím na odkaz nastavení sestavy ji můžete povolit.

Srovnávací hodnocení nabízí rozšířenou metodu sledování postupu dohod a rychlostí podepisování. 

Grafy dohod podle

Každá povolená možnost (podle Data, Odesílatele, Skupiny, Formuláře, Pracovního postupu a Typu podpisu) poskytuje v sestavě odlišný typ grafu.

Další

Parametry v této části jsou určeny ke změnám v grafice ve výsledné sestavě. Změnou těchto položek z výchozích hodnot parametrů můžete urychlit postup sestavy.

Jakmile kliknete na tlačítko Spustit sestavu, sestava se vygeneruje podle vašich parametrů. V souvislosti se sestavami můžete podniknout několik akcí.

Aktualizace sestavy aktuálními údaji

Kliknutí na tento odkaz se podobá obnovení stránky. Nová sestava bude obsahovat poslední transakce a aktivity.

Uložit sestavu

Uložení sestavy umožňuje ji znovu spustit v budoucnosti.

Sdílet sestavu

Sdílení sestavy umožňuje odeslat výsledky někomu jinému. Je třeba pouze zadat adresu příjemce a odeslat zprávu.

Naplánovat sestavu

Nastavení plánu pro tuto sestavu ji spustí se stejnými parametry tak často, jak určíte.

Exportovat údaje sestavy

Kliknutím na tento odkaz se zobrazí výzva k otevření nebo uložení souboru .CSV. Soubory CSV lze otevřít v aplikaci Excel a veškeré transakční informace pro dohody v sestavě budou rozděleny do kategorií v různých sloupcích.

Verze vhodná pro tisk

Kliknutím na tento odkaz se zobrazí verze sestavy vhodná pro tisk.

Prostředí pro vytváření můžete otevřít následujícími způsoby:

• Na stránce Odeslat odešlete nový dokument a povolte možnost Náhled a přidání polí podpisu.

• Na stránce Správa upravte předběžnou verzi dokumentu.

• Na Domovské stránce vytvořte novou šablonu nebo webový formulář.

• Na stránce Správa upravte stávající dokument knihovny nebo webový formulář.

○ Je možné upravovat pouze šablony, které jste načetli. Na následujícím obrázku je zřejmé, že druhá šablona je sdílena jiným uživatelem, takže ji nelze upravovat.

Jakmile se spustí Prostředí pro vytváření, věnujte chvíli identifikaci pěti klíčových oblastí:

A. Šablona pole formuláře – Tato možnost se zobrazí pouze v případě, že jste vytvořili alespoň jedno pole formuláře šablony z knihovny.

B. Uspořádání a zarovnání pole – Tato možnost zobrazuje velikost pole formuláře nebo panel nástrojů zarovnání.

C. Výběr příjemce (role) – Tento rozevírací seznam uvádí příjemce pro danou dohodu.

D. Karty pole formuláře – Z těchto karet můžete vybrat pole a přidat je do dokumentu.

E. Zpět / Reset / Uložit šablonu / Uložit postup:

►Zpět - Tlačítko Zpět uživateli umožňuje vrátit se zpět na stránku Odeslat , aby mohl upravit název a zprávu dohody, e-mailové adresy příjemců a přílohy dohody

► Reset odstraní veškeré úpravy šablony od posledního načtení nebo uložení

►Uložit jako šablonu  - Pokud je tato možnost zaškrtnuta, šablona je uložena jako diskrétní objekt knihovny jakmile je dohoda odeslána.  Po kliknutí na tlačítko Odeslat je uživatel vyzván k zadání názvu nové šablony

►Uložit postup - Kliknutím na tento odkaz uložíte současný stav šablony

Šablona pole formuláře

Pokud jste vytvořili šablonu pole formuláře pro svůj dokument, můžete ji vybrat a použít pomocí sady nástrojů.

V rozevíracím seznamu jsou uvedeny šablony pole formuláře, které jsou pro vás dostupné, a můžete si zvolit, na které stránce šablona začne.  Je možné použít více šablon.

Rozvržení a zarovnání polí

Tato možnost nabídky zobrazuje nástroje pro zarovnání a změnu velikosti polí ve vzájemných souvislostech. Ovládání můžete provádět kliknutím na více polí nebo můžete podržet klávesu Shift, vybrat oblast myší a upravit pole jako skupinu.

Šest ikon na levé straně zarovná pole nahoru, vodorovně na střed, dolů, doleva, svisle na střed a doprava (při pohledu zleva doprava). 

Další tři ikony přepnou všechna pole na stejnou šířku, výšku nebo obojí. 

Zarovnání a velikost závisejí na první vybraném poli.

Výběr příjemce (role)

Nejspíše nejdůležitější prvek sestavování formuláře je přiřazování různých příjemců polím, která mají vyplnit. Výběrem příjemce ze seznamu Příjemci bude každé následující pole, které umístíte do formuláře, automaticky souviset s daným příjemcem. Když příjemce změníte, všechna nově umístěná pole budou souviset s příjemcem novým.

Jakmile se pole nachází v dokumentu, můžete upravit příjemce, jemuž je pole přiřazeno – dvojitým kliknutím na pole otevřete jeho nabídku a poté změňte položku v rozevíracím poli Příjemce.

Nabídky pole formuláře

Všechna pole dostupná ve službě Acrobat Sign můžete nalézt v nabídkách na pravém panelu okna. Tato pole jsou rozdělena do kategorií podle použití a typu pole. U většiny z nich lze upravovat výšku a šířku podle požadavků vašeho formuláře.

Uložit jako šablonu

Poté, co do dohody přidáte nová pole formuláře, můžete před odesláním dohody k podepsání uložit kopii do knihovny.

Zaškrtnutím možnosti Uložit jako šablonu v pravé dolní čísti okna pro vytváření před kliknutím na tlačítko Odeslat přidáte upravenou dohodu do své knihovny.

Dokument se nejprve uloží do knihovny.

Poté se dohoda odešle k podpisu.

Lupa, Resetování a Uložit/Odeslat

Tyto zbývající možnosti vám umožňují zvětšovat a zmenšovat dokument, resetovat nebo odstranit všechna pole, která jste umístili, nebo uložit/odeslat dokument v aktuálním stavu.

Uložit jako šablonu uloží formulář jako novou knihovnu po odeslání dohody. Odesílatel bude mít možnost šablonu pojmenovat po vybrání tlačítka Odeslat

Doporučujeme často si postup ukládat. Pokud však přejdete z prostředí vytváření pryč, dokument se uloží automaticky. Můžete se k němu opět vrátit z části Koncepty na stránce Správa.

1. Klikněte na kartu Domovská stránka. Poté klikněte na možnost Vytvořit opakovaně použitelnou šablonu

Zobrazí se stránka Vytváření šablony knihovny.

2. Do pole Název šablony zadejte název své šablony. Název lze v případě potřeby později změnit.

3. Kliknutím na tlačítko Procházet přejděte k souboru v místním systému, který chcete použít jako opakovaně použitelnou šablonu. Pokud vytváříte opakovaně použitelný dokument, použije se tento soubor a jeho obsah. Pokud vytváříte opakovaně použitelnou vrstvu formuláře, obsah souboru se do šablony nezahrne.

4.Vyberte příslušnou možnost šablony, buď Vytvořit jako opakovaně použitelný dokument, Vytvořit jako opakovaně použitelnou vrstvu formuláře vrstvu pole nebo obojí.

5. vyberte příslušná oprávnění pro sdílení šablony.

6. Klikněte na tlačítko Náhled nebo přidání polí. Zobrazí se Prostředí pro vytváření.

7. Přetažením z karet polí formuláře umístěte do dokumentu povinná pole, která jsou určena pro konkrétní účastníky.

8. Po dokončení přidávání polí klikněte na tlačítko Uložit.

Šablona se nyní zobrazí v části Šablony na vaší stránce Správa. Pokud jste šablonu sdíleli s jinými uživateli ve své skupině nebo organizaci prostřednictvím udělení oprávnění, šablona se nyní zobrazí v části Šablony na jejich stránkách Správa a daní uživatelé ji mohou odesílat podle vlastního uvážení. 

Podle požadavků vaší firmy může v souvislosti s dohodou jednat více příjemců. Můžete například potřebovat podpis od dvou osob a další osoba by měla dokument schválit nebo jej delegovat dalšímu podepisujícímu. Při odesílání většímu počtu příjemců máte také další možnosti směrování dohody: sekvenčně, paralelně nebo pomocí hybridního směrování. 

Název „Vyplnit a odeslat“ přesně tento proces vystihuje. Využívá se v situacích, kdy je pouze potřeba podepsat dokument a odeslat jej jedné nebo více osobám. Například můžete potřebovat odeslat podepsaný formulář W-9 nebo dohodu o mlčenlivosti či obojí jedné či více osobám. Podepsaný dokument můžete odeslat sami sobě, pokud nepoužijete stejnou e-mailovou adresu jako při přihlášení. Důvodem je to, že se uloží kopie podepsaného dokumentu a vy k ní můžete získat přístup pomocí karty Správa. Upozorňujeme, že funkce „Vyplnit a podepsat“ se nachází pouze na Domovské stránce.

1. Na Domovské stránce klikněte na možnost Vyplnit a podepsat dokument. 

3. Zadejte název dohody.

4. Přetáhněte soubor, který chcete podepsat, nebo klikněte na odkaz Přidat soubory a přiložte dokument z místního systému nebo síťové jednotky.

5. Klikněte na možnost Další.

6. Načte se stránka Vyplnit a podepsat.

                Umístěte obsah (text, zaškrtnutí, podpisy) podle potřeby.

7. Po dokončení klikněte na tlačítko Hotovo.

8. Zobrazí se stránka po podepsání s možnostmi odeslat dokument, stáhnout kopii, zobrazit dokument na stránce Správa nebo podepsat další dokument.

Tento proces Hromadné odeslání umožňuje odeslat dokument stovkám osob najednou. Každý podepisující podepíše vlastní kopii dokumentu a tyto jednotlivé dohody se k vám vrátí. Tento proces lze použít k výběru dokumentů NDA, personálních dokumentů nebo povolenek. Odkaz na funkci Hromadné odeslání naleznete na Domovské stránce.

Příjemce hromadného odeslání lze zadat buď přidáním e-mailových adres do pole „Komu:“ nebo pomocí souboru .CSV (Comma Separated Value), který obsahuje informace o příjemcích. Proces .CSV umožňuje předem vyplnit údaje pro každého podepisujícího, což nabízí příležitost k přizpůsobení informací polí pro jednotlivé osoby. Můžete například přizpůsobit zprávu v e-mailech s označením „Prosím podepište…“, které jsou odesílány jednotlivým podepisujícím.

Webové formuláře jsou hostované dokumenty, které může podepsat kdokoli, kdo k nim má přístup. Jsou ideální pro přihlašovací listiny, zřeknutí se odpovědnosti nebo pro jakýkoli dokument, který vyžaduje přístup a online podepsání od několika osob.

Webové formuláře lze generovat ve dvou různých formách, jako soubory JavaScript nebo jako adresu URL. Možnost JavaScript poskytuje potřebný kód k integraci webového formuláře do webu. Možnost Adresa URL poskytuje webovou adresu hostovanou ve službě Acrobat Sign, kterou mohou odesílatelé využít k získání podepsaného dokumentu. Odkaz na funkci Vytvoření webových formulářů naleznete na Domovské stránce.

I když je prostředí podepisování webových formulářů stejné jako běžné prostředí transakcí prostřednictvím služby Acrobat Sign, webový formulář může podepsat pouze jeden podepisující a kontrasignaci může provést kdokoli, koho určíte. 

Pomocí intuitivního ovládacího panelu v aplikaci Acrobat Sign Manager můžete otevírat své dokumenty k odeslání a podepsání z mobilního zařízení. Nový ovládací panel dobře funguje i se zařízením iOS 9 a iPad Pro. Vylepšené rozhraní Odesílání zjednodušuje způsob odesílání dokumentů k podpisu. 

Aplikaci si můžete stáhnout zde.

Aplikace Acrobat Sign Manager pro systém Android je lokalizována do 19 jazyků, stejně jako aplikace Acrobat Mobile.

Aplikaci si můžete stáhnout zde.