Příručka uživatele Zrušit

Adobe Acrobat Sign – příručka Začínáme

 

Příručka služby Adobe Acrobat Sign

Co je nového

Začínáme

Správa

Odesílání, podepisování a správa dohod

Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod

Integrace s jinými produkty

Vývojář služby Acrobat Sign

Podpora a řešení problémů

Vítejte ve službě Adobe Acrobat Sign!

Než začnete službu Adobe Acrobat Sign používat, máme pro vás pár základních informací. Účelem této příručky je seznámit vás se službou Acrobat Sign a s funkcemi, které máte jako uživatel k dispozici.

Příručka se věnuje všem důležitým procesům ve službě Acrobat Sign a seznámí vás s uživatelským rozhraním. V případě
potřeby získáte podrobnější informace v systému nápovědy služby Acrobat Sign. Jste-li připojeni k internetu, můžete kliknout na odkazy v šedých políčcích, které začínají textem „Další informace …“, a zobrazit tak související témata nápovědy. 

Poznámka:

Kde to je možné, použijí se funkce specifické pro úrovně služby Business  anebo Enterprise  . Tato příručka dokumentuje vlastnosti a funkce dostupné na nejvyšší úrovni licenční dohody, tedy ve službě Acrobat Sign pro velké podniky. Chcete-li určit svůj typ licence, přejděte do nabídky Můj profil. Máte-li otázky k funkcím, které jsou dostupné v rámci vaší licence, kontaktujte prosím svého manažera CSM (Client Success Manager) nebo podporu služby Adobe Acrobat Sign.

Služba Acrobat Sign je aplikace s rozsáhlými možnostmi přizpůsobení a velkým spektrem funkcí, které můžete využít ve svém podnikání.  Je možné, že správce vašeho účtu nebo skupiny některé popsané funkce deaktivoval. Potřebujete-li využívat funkce, které se vám nezobrazují jako dostupné, kontaktujte svého správce účtu nebo skupiny. Naše služba podporuje různé konfigurace pro různé skupiny, takže i když je nejvhodnější nějakou funkci pro jednu skupinu deaktivovat, je možné ji aktivovat pro skupinu jinou.

 

Na konci této příručky budete mít přehled o všech standardních pracovních postupech „odesílání“ ve službě Acrobat Sign. Budete také vědět, jak spravovat dohody a jak vytvářet zprávy, abyste měli stále přehled o tom, co je dokončeno a co stále čeká na vyřízení.

Přizpůsobte si svůj účet

Při prvním přihlášení do služby Acrobat Sign věnujte chvíli kontrole svých osobních uživatelských údajů. Tyto informace se používají v několika šablonách, takže je důležité zajistit, aby byly správné.

  • Umístěním ukazatele myši na své jméno v pravém horním rohu otevřete nabídku a klikněte na řádek Můj profil.

Na stránce profilu se zobrazí specifické hodnoty, které bude služba Acrobat Sign používat při přizpůsobení všech vašich transakcí. Nejdůležitější položky:

  • Vaše jméno a příjmení – používá se v e-mailové komunikaci a ve vašem výchozím vysázeném podpisu
  • Vaše pracovní zařazení – doplní se do pole pracovního zařazení, pokud je toto pole nabídnuto k vyplnění
  • Název vaší společnosti – uvádí se v e-mailové komunikaci a měl by to být oficiální název společnosti
  • Časové pásmo – razítka času a data budou uváděna ve vašem časovém pásmu pro lepší přehlednost při vytváření sestav.

Potřebujete-li provést změny v kterékoli položce obsahu, klikněte na tlačítko Upravit profil, proveďte potřebné změny, a poté kliknutím na tlačítko Uložit tyto změny uložte.

Úpravy vlastního profilu

Po nakonfigurování osobních údajů si rychle projděte další osobní předvolby, jejichž seznam se zobrazuje na levé straně obrazovky.  Tyto možnosti jsou pro vás jako pro uživatele specifické a mohou obsahovat praktické automatizované postupy:

  • Můj profil – Vaše osobní identifikační údaje.
  • Přístupové tokeny – Jste-li vývojář, zde jsou definovány a uvedeny vaše tokeny API.
  • Integrace služby Twitter – Pošlete tweet po každém dokončení dohody.
  • Moje e-mailové zápatí – Přidejte vlastní zápatí (prostý text) do dolní části šablon svých e-mailů při odesílání nových dohod..
  • Automatické delegování – Jakékoli dohody služby Acrobat Sign, které vám byly zaslány k podpisu, můžete automaticky delegovat určené straně. Jedná se o podobný proces pro dohody Acrobat Sign jako ve stavu „mimo kancelář“.
  • Moje oznámení – Zde můžete konfigurovat, které typy událostí/upozornění vám má služba Acrobat Sign oznamovat a jakým způsobem. Můžete obdržet e-mail v reálném čase nebo zaprotokolovat událost a nastavit výkaznictví na denní nebo týdenní cyklus. (Události fungují jako spouštěče, když k něčemu dojde. Upozornění se spouštějí v případě, že uplyne časový interval a k něčemu nedojde.).
  • Sdílená oznámení – Pokud je s vámi sdílen účet jiných uživatelů, můžete si přizpůsobit, o kterých z jejich upozornění chcete být informováni.
  • Můj podpis – Odesílání obrázku vašeho podpisu a iniciál. Nejlépe fungují soubory ve formátu PNG..
  • Jazykové preference – Pod tímto nadpisem si můžete vybrat ze dvou nastaveních:
    • Moje jazyková preference – Pomocí tohoto nastavení můžete definovat jazyk, který pro vás bude webová aplikace
      Acrobat Sign používat. 
    • Jazyk podepisování – Toto nastavení určuje výchozí jazyk pro e-mailová oznámení a pokyny k podepisování ze strany příjemce.
  • Zobrazit ostatní účty – Potřebujete-li zobrazit dohody v jiném uživatelském účtu, můžete o to požádat zde. Bude uveden seznam všech zobrazených účtů. Jedná se o zobrazení „pouze pro čtení“.
  • Sdílet můj účet – Potřebujete-li sdílet svůj účet s jinou osobou, zde můžete určit, kdo si může zobrazit vaše dohody. Sdílení účtu je určeno pouze pro čtení. Osoba, která si účet zobrazí, nemůže nic podepisovat, rušit ani delegovat..

Přehled stránek

Odesílání dohod

Odesílání dokumentů a sběr podpisů a schválení – právě o tom je služba Acrobat Sign! Každý zákazník má jiné požadavky, pokud jde o to, kdo by měl pracovat s dokumentem a v jakém pořadí. Z toho důvodu je v rozhraní stránky Odeslat k dispozici řada funkcí pracovních postupů, s nimiž byste se měli seznámit. 

Stránka Odeslat

Prostředí podepisování

Vyzkoušet si postup podepisování vám pomůže pochopit konečný výsledek konfigurací, které odesílatel nastaví.

Správa dohod

Správa dohod je důležitou součástí práce ve službě Acrobat Sign. Stránka Správa slouží ke sledování, zpracování a přizpůsobování dohod. Ať už se jedná o zrušení dohody nebo nahrazení podepisujícího, tyto procesy vám umožňují ovlivnit postup transakce v systému.

Sestavy (pouze firemní nebo podniková úroveň služby)

Funkce Sestavy umožňuje kontrolovat, jak váš účet využívá službu Acrobat Sign. Můžete sestavovat vlastní sestavy a získat úplný přehled o svém procesu podepisování dokumentu a současně zobrazit, jak si vedou jednotlivé skupiny nebo uživatelé.

Rozhraní pro náhled a vytváření

Prostředí pro vytváření poskytuje funkci pro sestavení formuláře pro službu Acrobat Sign. Kromě umístění pole podpisu můžete zahrnout pole, která automaticky vyplňují obsah, jako jsou například datum nebo hodnoty podpisu podepisujícího (pokud je známa) nebo textová pole, která provádějí ověření obsahu či složité výpočty. K dispozici jsou také jiné běžné typy polí, jako jsou rozevírací seznamy, přepínací tlačítka a zaškrtávací políčka

Šablony knihovny

Šablona knihovny je opakovaně použitelný objekt. Služba Acrobat Sign podporuje dva typy šablon knihovny: šablony dokumentu a šablony pole formuláře.

  • Šablony dokumentů – Šablona dokumentu představuje opakovaně použitelný dokument. Šablony dokumentů lze sdílet s ostatními uživateli ve vašem účtu. Díky tomu může více uživatelů odesílat stejný dokument bez nutnosti provádět změny.
  • Šablony pole formuláře – Šablona pole formuláře představuje opakovaně použitelnou vrstvu, kterou lze použít v jakémkoli dokumentu. Šablony pole formuláře lze také sdílet s ostatními uživateli ve vašem účtu. Šablony pole formuláře jsou ideální pro následující situace:
    • Máte jedno rozvržení pole, které funguje pro více dokumentů.
    • Máte dokument, který lze odeslat několika různými způsoby.
    • Je potřeba revidovat obsah dokumentu, ale pole zůstanou na stejném místě.

Namísto vytvoření nového dokumentu knihovny při každé aktualizaci dokumentu lze použít stejnou vrstvu pole formuláře. Šablony pole formuláře je možné upravovat a lze provádět změny v uspořádání nebo vlastností polí. Opět platí, že všechny nástroje v prostředí pro vytváření jsou při vytváření šablony pole formuláře dostupné.

 

Nejlepším postupem je, když za vytváření a udržování šablon odpovídá jeden uživatel (správce dokumentů). Vytváření přihlášení uživatele Doc Admin (správce dokumentů) odstraňuje zmatky týkající se toho, které šablony se mají používat, a umožňuje řídit verze pro opakovaně použitelné dokumenty.

Pro přihlášení uživatele Doc Admin (správce dokumentů) doporučujeme používat distribuční seznam nebo funkční e-mail. To umožňuje řídit přístup k přihlášení uživatele Doc Admin a současně podle potřeby sdílet odpovědnost.

Další informace o používání nástrojů pro vytváření k vytváření šablon naleznete zde.

Alternativní pracovní postupy pro podpisy

Existuje mnoho pracovních postupů, které lze použít k odeslání dokumentů k podpisu, k výběru podpisů a k odeslání podepsaného dokumentu, a to například:

  • Odesílání pomocí funkce „Vyplnit a podepsat“
  • Odeslání pomocí funkce Hromadné odeslání
  • Používání webových formulářů ke shromažďování podpisů

V následujících částech se těmto procesům budeme věnovat podrobněji.

Další informace o zasílání dohod naleznete zde.

Mobilní zařízení

Podepisování je jednou z hlavních funkcí služby Acrobat Sign. Kdokoli může podepisovat prostřednictvím e-mailového odkazu, v jakémkoli webovém prohlížeči ve vlastním počítači nebo pomocí mobilního zařízení. Máte-li účet služby Acrobat Sign, můžete podepisovat také pomocí nativní aplikace „Acrobat Sign Manager“ pro systém iOS nebo Android. Můžete také iniciovat podepisování ze stránky Správa. Podepisování je také integrovanou součástí procesu „Vyplnit a podepsat“.

Další informace týkající se funkce mobilní aplikace naleznete zde.

Služba Acrobat Sign podporuje nejnovější webové prohlížeče ve smartphonech a tabletech s operačním systémem iOS nebo Android.

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?