Stručná příručka ke službě Adobe Sign

Domovská stránka je první stránka, na kterou se většina uživatelů přihlásí.  (Stránka Odeslat představuje další možnost, která záleží na tom, jakou konfiguraci provede správce vašeho účtu.)

Domovská stránka se skládá z následujících částí, které nabízejí rychlé zobrazení a přístup k většině funkcí služby Adobe Sign:

• Probíhá – Počítadlo vámi vytvořených dohod, která stále probíhají
  • Kliknutím na počítadlo otevřete stránku Správa s vyfiltrovanými stále probíhajícími dohodami
  • Počítadlo Probíhá nezahrnuje dohody ve stavu Čeká na vás
• Čeká na vás – Počítadlo, které udává všechny dohody, které právě čekají na vaši akci
  • Kliknutím na počítadlo otevřete stránku Správa s vyfiltrovanými dohodami, které na vás čekají
• Události a upozornění – Kliknutím na toto počítadlo otevřete stránku Oznámení, která se otevře na kartě událostí.
• Vyžádat podpisy – Rychlý odkaz na stránku Odeslat s další možností spustit proces pomocí připojení dokumentu z Knihovny nebo spuštění Vlastního pracovního postupu (je-li ve vašem účtu povolen)
• Spustit z knihovny – Umožňuje spustit novou dohodu výběrem šablony knihovny nebo pracovního postupu.
• Další věci, které můžete dělat – Seznam běžných akcí
  • Vyplnit a podepsat dokument – Používá se v případě, že potřebujete k dokumentu připojit svůj podpis a poté podepsaný dokument odeslat jiné straně. Může jít například o vyplňování daňových formulářů nebo povolenek.
  • Publikovat webový formulář – Webové formuláře jsou dokumenty nebo formuláře, na které můžete vytvořit odkaz nebo je vložit do své webové stránky. Zákazníkům pak umožňují vytvořit podepsaný dokument. Může se jednat například o přihlášku členství nebo registrační formulář na vaší webové stránce.
  • Hromadné odeslání pomocí funkce Mega Sign – Pracovní postup, který umožňuje odeslat dokument k individuálnímu podpisu stovkám osob. Všechny osoby obdrží vlastní tajnou dohodu se žádosti pouze o jejich podpis. Může se jednat například o výroční dohody týkající se Etického kodexu
  • Vytvoření opakovaně použitelné šablony – Umožňuje vytvořit dokument nebo šablonu pro opakované použití. Šablony lze ukládat pro osobní použití, použití ve skupinách nebo je zpřístupnit pro celý účet.
  • Správa a sledování všech dohod – Přenese vás na stránku Správa
  • Rozšiřte možnosti svého účtu – Tlačítko Rozšiřte možnosti svého účtu otevře malé dialogové okno, které se liší v závislosti na nejvyšší úrovni oprávnění uživatele:
    
    • Uživatelé přejdou na stránku Můj podpis, kde mohou vytvořit svůj podpis
    • Správci úrovně skupiny přejdou na stránku nastavení účtu, kde mohou odeslat logo pro svoji skupinu
    • Správci na úrovni účtu přejdou na stránku nastavení úrovně účtu, kde mohou nakonfigurovat název společnosti, název hostitele a logo
  • Získat nápovědu – Kliknutím na otazník v pravém horním rohu libovolného okna služby Adobe Sign získají uživatelé přístup k obsahu samoobslužné nápovědy.  Po kliknutí na otazník se otevře dílčí nabídka s těmito volbami:
    • Uživatelská příručka – Otevře novou kartu prohlížeče s uživatelskou příručkou služby Adobe Sign
    • Návody – Otevře novou kartu s videi s výukovými lekcemi služby Adobe Sign
    • Kontaktujte podporu – Otevře portál pro kontaktování podpory, ve kterém lze využít služby podpory prostřednictvím e-mailu, chatu nebo telefonu
      • Možnosti podpory se liší podle úrovně služby účtu zákazníka
      • Požadavky na změnu nastavení, změnu účtu nebo prozkoumání určité transakce (nebo jiného uživatelského obsahu) musí podat správce účtu ve službě Adobe Sign
    • Poznámky k verzi – Odkaz na aktuální poznámky k verzi

Stránka Odeslat je místo, kde se vytváří nové dohody. Stránka se dělí na čtyři části:

• Příjemci – Příjemci jsou osoby, které mají pracovat s vaší dohodou. Existuje několik typů „Příjemců“. O dostupných možnostech rozhoduje správce vašeho účtu.
• Zpráva – Zde se definuje název dohody a zprávy, kterou chcete doručit příjemcům.
• Možnosti – Tyto možnosti napomáhají řízení dohody.
  • Ochrana heslem – Podepsané dokumenty můžete zabezpečit zadáním hesla, které se použije u závěrečného dokumentu PDF a zabrání neoprávněnému zobrazování.
  • Termín dokončení – Pokud je nutné dohodu podepsat do určitého data, můžete pomocí této možnosti dohodu po uplynutí zadaného počtu dní automaticky zrušit.
  • Odeslat připomenutí – Můžete nastavit připomenutí, která se v pravidelném cyklu odesílají aktuálním aktivním příjemcům.
  • Jazyk příjemce – Zvolený jazyk se používá v e-mailové komunikaci s příjemcem a na stránce eSign.
• Soubory – Zde vybíráte samotné dokumenty, které chcete odeslat k podpisu.

Ať už jste vystupovali jako odesílatel, příjemce, nebo dokonce i jako příjemce kopie, a byli jste účastníkem dohody Adobe Sign, bude tato dohoda dostupná na vaší stránce Správa.  Tato stránka slouží jako portál ke všem dohodám vázaným k vašemu uživateli a sleduje dva cíle: najít dohodu, kterou chcete přezkoumat, a provést pro tuto dohodu úlohy správy.

Hlavní tělo stránky obsahuje seznam vašich dohod, filtrovaných podle stavu dohod v levém panelu (Probíhá, Čeká se na vás, Dokončeno, Zrušeno, Platnost skončila a Předběžná verze). K dispozici jsou také filtry šablon, těsně pod filtry dohod (Šablony, Webové formuláře a šablony funkce Mega Sign).

Filtry zadaného textu v horní části stránky mohou pomoci vyhledat jednotlivé dokumenty pomocí hledání e-mailu, názvu dohody, jména příjemce (pokud je systém zná), data, poznámek apod.

Pravidelně plánované sestavy vám mohou pomoci rychle vyhodnotit postup vašich dokumentů a čemu byste měli věnovat pozornost. Sestavy mohou být přizpůsobené tak, aby se spustily v jakoukoli denní dobu, a zahrnovaly tak všechny dohody nebo například pouze dokumenty s určitým názvem.

Odeslání dohody začíná definováním příjemců a pořadí, ve kterém získají přístup k práci s dokumentem.

Horní přepínač v části Příjemci požaduje výběr základního pořadí podpisů:

• Je-li zvolena možnost Dokončit v daném pořadí (viz výše), dodržuje se sekvenční pracovní postup podepisování od jednoho kroku podepisování k druhému. Příjemci jsou očíslováni, což označuje přesné pořadí účasti.
  • Hybridní postupy podepisování začínají jako sekvenční (Dokončit v daném pořadí) pracovní postup.
• Je-li povolena možnost Dokončit v libovolném pořadí, může proběhnout paralelní postup podepisování. Příjemci nejsou očíslováni, což znamená, že není stanoveno přesné pořadí účasti.

Vpravo od přepínače pořadí podpisu se nacházejí dva odkazy:

• Přidat mě – Kliknutím na tento odkaz se vložíte do pořadí podepisování jako další příjemce.
• Přidat skupinu příjemců – Kliknutím na tento odkaz vytvoříte skupinu příjemců, z nichž jeden se musí zúčastnit podepisování jako zástupce celé skupiny. Můžete například vytvořit skupinu pro tým pracovníků personálního oddělení, z nichž ale dokument ve skutečnosti podepíše pouze jedna osoba.

Každý vytvořený příjemce se skládá z pěti prvků:

A. Pořadí účasti – Je-li zvolena možnost Dokončit v daném pořadí, pořadí účasti jasně uvádí, kdy budou jednotliví příjemci pracovat s dohodou.

B. Role – Jaká je nejpřiléhavější charakteristika příjemce?

C. E-mailová adresa – Jedná se o identifikační e-mailovou adresu příjemce, která se používá pro veškerou e-mailovou komunikaci s příjemcem, včetně vyžádání podpisu.

D. Metody ověření – Jak má být příjemce prověřován? Chcete použít dvoufaktorové ověřování?

E. Soukromá zpráva (volitelné) – Odesílatel může každému příjemci zadat určité pokyny, které se zobrazí tehdy, když si příjemce začne prohlížet dohodu.

Odkaz Zobrazit skrytou kopii, který se nachází pod seznamem příjemců, zobrazí pole, do kterého můžete jako skrytou kopii (CC) zadat e-mailovou adresu, pomocí níž je možné dohodu zobrazit, avšak bez oprávnění k podpisu či schválení.

„Hybridní“ pracovní postup je instance sekvenčního pořadí účasti, ve které jeden nebo více kroků zahrnuje dva nebo více příjemců, kteří k dokumentu získají přístup současně. Sekvenční proces může pokračovat k dalšímu kroku podepisování až poté, co všichni autoři podpisů nebo schvalovatelé tohoto „paralelního“ kroku splní svůj úkol.

Skupiny příjemců jsou užitečné v případě, že potřebujete podpis od týmu nebo organizace, ale nikoli od určitých jednotlivců v této skupině. Každý člen skupiny má oprávnění k podpisu nebo ke schválení jménem celé skupiny.

Část Zpráva obsahuje dvě pole, která mohou výrazným způsobem zlepšit vaši úspěšnost.

Do pole Název dohody můžete zadat libovolný počet znaků pro označení dohody.  Tento řetězec se zobrazí na řádku Předmět e-mailové zprávy příjemce (na následujícím obrázku je zvýrazněn žlutě) a také jako hodnota názvu na stránce Správa. Zadáním jedinečného a smysluplného názvu dohody pomůžete příjemcům rychleji identifikovat váš e-mail a můžete si také v případě potřeby usnadnit vyhledání dohody.

Pole Zpráva dohody je prosté textové pole, do kterého můžete zadat libovolné potřebné pokyny nebo komentáře (na následujícím obrázku zvýrazněno zeleně). Tato zpráva se zobrazí v e-mailu Podepište prosím, který se odesílá všem příjemcům (na rozdíl od Soukromé zprávy, která se zobrazí pouze v případě, že je pro ni příjemce nakonfigurován).

Zákazníci na úrovni Enterprise budou mít přístup k šablonám pro správu, které konfiguruje váš správce. Šablony zpráv jsou přímo vázány na funkci Jazyk příjemce v částech Možnosti. Pokud tedy z rozevírací nabídky jazyků zvolíte možnost „španělština“, zpřístupní se všechny šablony ve španělštině.

V části Možnosti můžete dohodu po jejím odeslání lépe řídit:

• Ochrana heslem – Vyžaduje, aby příjemci zadali heslo k otevření a zobrazení podepsaného souboru PDF.  Toto heslo je definováno odesílatelem a musí být předáno nějakým jiným komunikačním kanálem. Služba Adobe Sign toto heslo neuchovává, takže jej nezapomeňte!
• Termín dokončení – Nastavte počet dní, po kterém platnost dohody skončí a nebude ji možné již dokončit.
• Nastavit připomenutí – Nastavte frekvenci (denní nebo týdenní) odesílání připomenutí až do dokončení dohody. Upozorněni budou pouze aktuální příjemci
• Jazyk příjemce – Vyberte jazyk pro použití v e-mailech odeslaných příjemcům a během podepisování.
  • Toto nastavení také definuje viditelné šablony zpráv, pokud je váš účet nakonfigurovaný pro jejich používání.

V části Soubor se k transakci připojují soubory.

V rámci procesu podepsání služba Adobe Sign spojí všechny dohody do jediného souboru PDF a vytvoří tento dokument PDF na základě pořadí, ve kterém jsou dokumenty uvedeny. Pořadí dokumentů lze změnit kliknutím a přetažením jednoho dokumentu do nového umístění v seznamu.

Soubory lze připojit z knihovny služby Adobe Sign nebo ze služeb Dokumenty Google, Box.net, Dropbox, OneDrive nebo je lze odeslat z místního systému pomocí vyhledání souboru nebo přetažením kdekoli na stránce Odeslat.

Povolené typy souborů: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Těsně pod seznamem Soubory se nachází zaškrtávací políčko Náhled a přidání polí podpisu.  Tato možnost umožňuje otevírat odeslané dokumenty a podle potřeby do nich umisťovat pole formulářů.

Měli byste umístit alespoň pole podpisu, ale chcete-li, máte k dispozici i další pole pro vytváření složitých formulářů.

Odeslání dokumentu pouze jednomu příjemci je jedním z nejběžnějších pracovních postupů v oblasti dohod a představuje skvělý způsob, jak si osvojit základní postup. Potřebujete pouze tyto náležitosti:

• E-mailová adresa příjemce.
  • Tento e-mail musí být jiný než e-mail, který používáte k přihlášení (nemůžete odesílat dokument sami sobě).
• Dokument nebo soubor, který chcete podepsat.

Odeslání dohody více příjemcům dodržuje přesně stejné pořadí kroků, až na dva výrazné rozdíly:

• Každého příjemce je nutné zahrnout do vlastního řádku v oddílu Příjemci v takovém pořadí, ve kterém mají dohodu podepsat.
• Při umisťování polí je nutné deklarovat, kteří příjemci by měli mít přístup k danému poli – dvakrát klikněte na pole a nastavte hodnotu Příjemce.

1. Do e-mailové schránky příjemce je doručen e-mail.

○ Řádek předmětu bude začínat slovy Požádáno o podpis dokumentu {název dokumentu}.

2. Otevřete dohodu kliknutím na tlačítko Zkontrolovat a podepsat

3. Dohoda se otevře v novém okně prohlížeče

Další možnosti dostupné na stránce:

A. Možnosti – Tento seznam obsahuje možnosti, které mají příjemci podle svých rolí k dispozici.

○ Přečíst dohodu – Otevře dohodu ve formátu pouze pro čtení

○ Elektronicky nepodepíšu/neschválím – Tento úkon ukončí dohodu.

○ Musí podepsat/schválit někdo jiný – Tato možnost umožňuje příjemci delegovat oprávnění na jinou osobu. Například na kolegu nebo manažera.

○ Vymazat data dokumentu – Tato možnost vymaže všechen obsah polí.

○ Zobrazit historii – Otevře ke čtení aktuální zprávu o auditu

○ Stáhnout PDF – Stáhne aktuální verzi dohody ve formátu PDF

B. Zpráva – V bublině konverzace se znovu zobrazí zprávy.

C. Počítadlo polí – Toto počítadlo zobrazuje počet povinných polí v dokumentu, který ještě nebyl vyplněn. Kliknutím na toto pole služba provede podepisujícího povinnými (nikoli volitelnými) poli, která má k dispozici.

D. Karta Další pole – Pokud procházíte velký dokument, tato žlutá šipka vám může pomoci nalézt další pole.  Tato karta zajistí procházení všech polí, nikoli jen těch povinných.

Tento dokument má jen jedno pole podpisu, které je povinné (je označené hvězdičkou). V případě dokumentů obsahujících více polí k vyplnění můžete k procházení používat kartu.

4. Chcete-li použít podpis, dvakrát klikněte na panel podpisu.

5. Zadejte své jméno do horního pole v panelu podpisu.

Dokončení podpisu lze provést jedním ze tří způsobů:

○ Písmo sazby textu (výchozí) – Služba Adobe Sign použije pro zadané jméno písmo podobné skriptu.

○ Vlastnoručně podepsané – Pomocí myši, stylusu nebo jiného ukazovacího zařízení můžete fyzicky napsat svůj podpis. Použití prstu na tabletu přináší vynikající výsledky.

○ Obrázek – Máte-li obrázek razítka svého podpisu, můžete jej načíst.

6. Kliknutím na možnost Použít umístíte svůj podpis do pole podpisu a vraťte se do dokumentu.

7. Jakmile jsou všechna povinná pole vyplněná, klikněte na tlačítko Kliknutím podepsat v dolní části okna (nemůžete ho přehlédnout).

Na stránce Správa se nachází mnoho zajímavých funkcí. Pro zjednodušení ji lze rozdělit na tři funkční oblasti:

A. Filtry

B. Seznam dohod

C. Nástroje dohody

Několik „složek“ stavů na klasické stránce bylo sloučeno do praktičtější řady filtrů, které vrací dohody daného typu stavu.  V horní části se nacházejí filtry dohod, které vrací dohody podle jejich aktuálního stavu

Existují dva stavy „aktivní“. Každý z nich udává v závorkách za názvem stavu počet položek obsahu:

• Probíhající (N) – Dohody vrácené se stavem Probíhající čekají na dokončení akce účastníkem. Dohody, které čekají na přihlášeného uživatele, navráceny nebudou
• Čeká na vás (M) – Dohody, které čekají na přihlášeného uživatele, se nacházejí ve filtru Čeká na vás.

Existují tři „konečné“ stavy:

• Dokončeno – Dohody, které jsou úspěšně a kompletně vyřešeny
• Zrušeno – Dohody, které byly z nějakého důvodu ukončeny. Patří sem:
  • Dohody zrušené odesílatelem
  • Dohody odmítnuté účastníkem
  • Dohody, které byly ukončeny z důvodu opakovaného selhání při ověřování
  • Dohody, u kterých došlo k systémové chybě, která způsobuje jejich nefunkčnost
• Platnost vypršela – Dohody, jejichž platnost vypršela a které byly automaticky uzavřeny

Existuje zde i stav Koncept, který zahrnuje všechny částečně vytvořené dohody.

Spodní část je vyhrazena „nadřazeným“ objektům šablon.  „Podřízené“ dohody, které byly z těchto šablon vytvořeny, jsou vyfiltrovány nahoře ve filtrech stavu dohod.

Nadřazené objekty nejsou dohody, ale slouží k vytváření velkého počtu jednotlivých dohod. Mezi tyto nadřazené objekty patří:

• Šablony (knihovny) – Všechny šablony dokumentů a polí dostupné ve vaší knihovně dokumentů
• Webové formuláře – Webové formuláře, dříve nazývané widgety, jsou šablony dohod, které lze doručovat prostřednictvím odkazů nebo vkládat do webových stránek.  Webové formuláře zahajuje podepisující a pro každého účastníka, který webový formulář vyplní, se vygeneruje podřízená dohoda
• Mega Sign – Šablony Mega Sign jsou navrženy k vytváření velkého objemu jednotlivých dohod, které jsou odesílány a podepisovány jako „běžné“ dohody

Hlavní část stránky obsahuje seznamy dohod, které se vás týkají.  Každá dohoda, která obsahuje vaši e-mailovou adresu, se zobrazí někde v seznamu. Nejedná se tedy pouze o vámi iniciované dohody, ale také o dohody, které vám byly zaslány k podpisu nebo ke schválení, a o všechny dohody, ve kterých jste byli uvedeni ve skryté kopii.

Seznam dohod se vždy filtruje podle výběru stavu dokumentu vlevo.

Jedním kliknutím na záhlaví v horní části seznamů seřadíte obsah jednotlivých jejich částí. Dalším kliknutím seznam uspořádáte v opačném pořadí.

Jednotlivé záznamy obsahují následující informace:

• Příjemce – Hodnota jména bude představovat buď jméno, nebo e-mailovou adresu prvního příjemce, který není odesílatelem.
  • E-mailová adresa se použije v případě, že příjemce prostřednictvím systému Adobe Sign ještě nikdy nepodepsal žádný dokument.
  • Jakmile dojde v rámci procesu podpisu k zadání hodnoty jména, nahradí se e-mailová adresa tímto jménem
• Společnost – Pokud první příjemce zadal název společnosti, a to buď prostřednictvím pole podpisu, nebo přihlášením se a aktualizováním profilu, zobrazí se zde název dané společnosti.
  • Pokud do dohod pole Název společnosti nevkládáte, zůstane tento sloupec převážně prázdný
• Název dokumentu – Zde je uveden váš název dohody
• Stav – Je-li zvolen filtr Probíhá, druhý sloupec představuje Stav, který by měl vždy být Odesláno k podpisu (nebo ke schválení, přijetí apod.).
• Akce – Při zobrazení filtru Čeká na vás druhý sloupec označuje, že se čeká na akci (a obsahuje i odkaz na otevření dané dohody).
• Odesílatel – Při zobrazení tří konečných stavů (Dokončeno, Zrušeno a Platnost skončila) označuje druhý sloupec původního odesílatele dohody.
• Upraveno – Toto datum představuje datum poslední změny, tedy kdy byla dohoda naposledy aktualizována jako událost odeslání nebo událost podepsání či schválení.

Na panelu Nástroje dohody naleznete několik ovládacích prvků umožňujících lepší správu nebo pochopení dohod.

• Datum skončení platnosti – Je-li datum nastaveno, zobrazuje se datum automatického zrušení dohody. Kliknutím na ikonu tužky můžete tuto hodnotu nastavit nebo upravit.
• Zobrazit – Zobrazí dohodu.
• Upravit dohodu – Umožňuje nahradit dokumenty připojené k dohodě anebo upravit pole v dokumentu. Tato akce je přípustná pouze předtím, než provede akci první příjemce.
  
• Připomenutí – Pomocí tohoto odkazu můžete vytvořit nebo odstranit připomenutí po odeslání dohody. Připomenutí můžete navíc odeslat v reálném čase nebo k určitému datu.
• Sdílet – Tato funkce sdílení dokumentu vás vyzve k zadání e-mailové adresy a zprávy, a poté odešle na zadanou e-mailovou adresu kopii dohody v aktuálním stavu a přidá dokument na kartu Správa této e-mailové adresy.
• Zrušit – Zruší dohodu.
• Stáhnout soubor PDF – Stáhne kopii dohody v aktuálním stavu.
• Stáhnout jednotlivé soubory – Umožňuje stažení jednotlivých souborů, pokud byla původní dohoda sestavena z více souborů.
• Stáhnout zprávu o auditu – Pomocí tohoto odkazu vygenerujete rozšířenou zprávu ve formátu PDF, která obsahuje historii dohody, včetně podrobnějších parametrů jako jsou adresy IP jednotlivých událostí.
• Poznámky – Ke každé dohodě můžete přidat osobní poznámku. Tato poznámka se bude zobrazovat pouze vám a nebude sdílena s žádným jiným uživatelem ani s autorem podpisu. Poznámky lze prohledávat v textových filtrech.
• Nahradit podepisujícího – Umožňuje nahradit aktuálního příjemce.
• Úprava ověření – Umožňuje změnit aktuální metodu ověření příjemce. Funkci lze využít pro resetování hesla ověření, pokud jste je zapomněli.
• Aktivita – Tato karta představuje inkluzivní seznam všech událostí, které dohoda zaznamenala do protokolu, počínaje událostí Odeslat a konče závěrečnou událostí podpisu.

Chcete-li vytvořit novou sestavu, kliknutím přejděte na stránku Zprávy a poté klikněte na odkaz Vytvořit novou sestavu.

Zobrazí se stránka Nová sestava:

Když nastavujete sestavu, je možné nastavit několik parametrů, čímž přizpůsobíte výsledky. K dispozici jsou všechny níže popsané parametry. 

Datum vytvoření představuje časový rámec, který má sestava obsáhnout. Může se jednat o jeden z předem určených časových rámců (tento týden, minulý týden, tento měsíc, minulý měsíc) nebo můžete zadat vlastní rozsah dat.

Tento parametr umožňuje spustit sestavu pro konkrétní uživatele nebo skupiny. V obou případech lze zvolit větší počet uživatelů či skupin, případně můžete spustit sestavu pro všechny uživatele v účtu.

Pomocí této možnosti můžete do sestavy vybrat specifické dokumenty. Dokumenty uvedené v tomto poli jsou dokumenty knihovny používané v celém účtu. Jednotlivé, jednorázové dokumenty zde uvedeny nebudou. 

Tento parametr slouží k zahrnutí nebo vyloučení dokumentů, které obsahují nebo neobsahují danou proměnnou. Zadaný řetězec můžete zahrnout či nezahrnout.

Povolením tohoto parametru dojde k zahrnutí dohod Mega Sign do výsledných sestav.

Pomocí zobrazení Výkonnostní cíle můžete nastavit prahovou hodnotu pro výkonnost. Ve výsledných sestavách se zobrazují ukazatele s informacemi o výkonnosti.

Ve výchozím nastavení je srovnávací parametr pro sestavy zakázán. Kliknutím na odkaz nastavení sestav jej můžete povolit.

Srovnávací hodnocení nabízí rozšířenou metodu sledování postupu dohod a rychlostí podepisování. 

Každá povolená možnost (podle Data, Odesílatele, Skupiny, Formuláře, Pracovního postupu a Typu podpisu) poskytuje v sestavě odlišný typ grafu.

Parametry v této části jsou určeny ke změnám v grafice ve výsledné sestavě. Změnou těchto položek z výchozích hodnot parametrů může urychlit postup sestavy.

Jakmile kliknete na tlačítko Spustit sestavu, sestava se vygeneruje podle vašich parametrů. V souvislosti se sestavami můžete podniknout několik akcí.

Kliknutí na tento odkaz se podobá obnovení stránky. Nová sestava bude obsahovat poslední transakce a aktivity.

Uložení sestavy umožňuje ji znovu spustit v budoucnosti.

Sdílení sestav umožňuje odeslat výsledky zprávy někomu jinému. Je třeba pouze zadat adresu příjemce a odeslat zprávu.

Nastavení plánu pro tuto sestavu ji spustí se stejnými parametry tak často, jak určíte.

Kliknutím na tento odkaz se zobrazí výzva k otevření nebo uložení souboru .CSV. Soubory CSV lze otevřít v aplikaci Excel a veškeré transakční informace pro dohody v sestavě budou rozděleny do kategorií v různých sloupcích.

Kliknutím na tento odkaz se zobrazí verze sestavy vhodná pro tisk.

Prostředí pro vytváření můžete otevřít následujícími způsoby:

• Na stránce Odeslat odešlete nový dokument a povolte možnost Náhled a přidání polí podpisu.

• Na stránce Správa upravte předběžnou verzi dokumentu.

• Na Domovské stránce vytvořte novou šablonu nebo webový formulář.

• Na stránce Správa upravte stávající dokument knihovny nebo webový formulář.

○ Je možné upravovat pouze šablony, které jste načetli. Na následujícím obrázku je zřejmé, že druhá šablona je sdílena jiným uživatelem, takže ji nelze upravovat.

Jakmile se spustí Prostředí pro vytváření, věnujte chvíli identifikaci pěti klíčových oblastí:

A. Šablona pole formuláře – Tato možnost se zobrazí pouze v případě, že jste vytvořili alespoň jedno pole formuláře šablony z knihovny.

B. Uspořádání a zarovnání pole – Tato možnost zobrazuje velikost pole formuláře nebo panel nástrojů zarovnání.

C. Výběr příjemce (role) – Tento rozevírací seznam uvádí příjemce pro danou dohodu.

D. Karty pole formuláře – Z těchto karet můžete vybrat pole a přidat je do dokumentu.

E. Lupa a resetování – Tyto nástroje můžete používat ke zvětšování a zmenšování dokumentu a k resetování všech polí do původního stavu, kdy bylo Vytváření poprvé otevřeno.

Pokud jste vytvořili šablonu pole formuláře pro svůj dokument, můžete ji vybrat a použít pomocí sady nástrojů.

V rozevíracím seznamu jsou uvedeny šablony pole formuláře, které jsou pro vás dostupné, a můžete si zvolit, na které stránce šablona začne.  Je možné použít více šablon.

Tato možnost nabídky zobrazuje nástroje pro zarovnání a změnu velikosti polí ve vzájemných souvislostech. Ovládání můžete provádět kliknutím na více polí nebo můžete podržet klávesu Shift, vybrat oblast myší a upravit pole jako skupinu.

Šest ikon na levé straně zarovná pole nahoru, vodorovně na střed, dolů, doleva, svisle na střed a doprava (při pohledu zleva doprava). 

Další tři ikony přepnou všechna pole na stejnou šířku, výšku nebo obojí. 

Zarovnání a velikost závisejí na první vybraném poli.

Nejspíše nejdůležitější prvek sestavování formuláře je přiřazování různých příjemců polím, která mají vyplnit. Výběrem příjemce ze seznamu Příjemci bude každé následující pole, které umístíte do formuláře, automaticky souviset s daným příjemcem. Když příjemce změníte, všechna nově umístěná pole budou souviset s příjemcem novým.

Jakmile se pole nachází v dokumentu, můžete upravit příjemce, jemuž je pole přiřazeno – dvojitým kliknutím na pole otevřete jeho nabídku a poté změňte položku v rozevíracím poli Příjemce.

Všechna pole dostupná ve službě Adobe Sign můžete nalézt v nabídkách na pravém panelu okna. Tato pole jsou rozdělena do kategorií podle použití a typu pole. U většiny z nich lze upravovat výšku a šířku podle požadavků vašeho formuláře.

• Podpis – Toto pole používají podepisující k podpisu dohody. Pro každého podepisujícího dokumentu je povinné alespoň jedno pole, které vyžaduje podpis bez podmínek.
• Digitální podpis – Toto pole používají podepisující k umístění digitálního podpisu. Tuto funkci je nutné povolit v nastavení účtu. Teprve poté se zobrazí jako možnost.
• Iniciály – Toto pole používají podepisující k zápisu iniciál do dohody. Toto pole nenahrazuje nutnost použít pole podpisu. Pole iniciál jsou ve výchozím nastavení povinná, ale je možné je upravit na volitelná.
• Blok podpisu – Povinný soubor polí podepisujícího. Je-li váš účet nastaven tak, aby vyžadoval titul a společnost podepisujícího, pak se tato pole přidají do bloku podpisu. Blok podpisu bude přinejmenším obsahovat pole Podpis a E-mail.

Přestože se tato pole nazývají Informační pole podepisující osoby, lze je přiřadit také jakýmkoli jiným účastníkům, včetně schvalovatelů.  Tato pole odráží informace týkajících se příjemce, jemuž jsou přiřazena. Neslouží tedy ke shromažďování dalších informací kromě toho, jak je příjemce identifikován.

• Pracovní pozice – Povinné pole pro podepisujícího nebo schvalovatele, kam je nutné zadat název své pracovní pozice. Je-li podepisující nebo schvalovatel zaregistrován jako uživatel služby Adobe Sign, toto pole se automaticky vyplní informacemi z Profilu dané osoby.
• Společnost – Povinné pole pro podepisujícího nebo schvalovatele, kam je nutné zadat název své společnosti. Je-li podepisující nebo schvalovatel zaregistrován jako uživatel služby Adobe Sign, toto pole se automaticky vyplní informacemi ze stránky Můj profil dané osoby.
• Jméno podepisujícího – Pole pouze pro čtení, které se automaticky vyplní jménem, které podepisující nebo schvalovatel zadá při přihlášení. Je-li podepisující nebo schvalovatel zaregistrován jako uživatel služby Adobe Sign, toto pole se automaticky vyplní informacemi pocházejícími ze stránky Můj profil dané osoby.
• E-mail – Pole pouze pro čtení, které se automaticky vyplní e-mailovou adresou příjemce, kterému byla odeslána dohoda.
• Datum – Pole pouze pro čtení které se automaticky vyplní datem, kdy došlo k otevření dohody a jejímu podepsání nebo schválení. Toto pole se nesmí používat pro vlastní nebo zadaná data.

• Textové pole – Prázdné pole pro prostý text, které lze použít pro shromažďování specificky naformátovaných dat. Ve službě Adobe Sign na úrovni Business a Enterprise lze textová pole použít také jako součásti ve výpočtech polí a sestavování podmínečných logických polí.

• Rozbalovací seznam – Objekt, který slouží k vytvoření seznamu pro výběr možností, z něhož si příjemci mohou vybrat. Každý rozbalovací seznam musí mít dostupnou alespoň jednu možnost, a hodnoty možností a exportu nemohou být prázdné.
• Zaškrtávací pole – Objekt, který může podepisující přepnout jako zaškrtnutý nebo nezaškrtnutý. Tato pole jsou nejvhodnější pro případy „Zaškrtněte vše, co platí“.
• Přepínací tlačítko – Objekt, který musí být umístěn jako skupina. Podepisující může ze skupiny vybrat pouze jednu možnost. Tato pole jsou nejvhodnější pro případy „Zvolte pouze jednu možnost“.

• Přiložení souboru – Pole, které slouží ke shromáždění souborů od příjemců. Lze je využít ke shromáždění dokumentů, jako jsou životopisy a identifikační snímky, například snímky do cestovního pasu.
• Hypertextový odkaz – Transparentní pole, které můžete umístit nad text, kam chcete umístit odkaz na adresu URL nebo na jinou stránku v dohodě. Může se jednat také o odkaz z dohody na externí webovou stránku.

• Razítko účasti – Razítko se používá po podepsání dohody přiřazeným příjemcem. Razítko obsahuje jméno příjemce, čas podpisu a e-mailovou adresu.
• Č. transakce – Razítko, které se používá na konečný, podepsaný soubor PDF. Toto číslo slouží jako referenční číslo dohody.

Poté, co do dohody přidáte nová pole formuláře, můžete před odesláním dohody k podepsání uložit kopii do knihovny.

Nejprve klikněte na zaškrtávací políčko Uložit do knihovny dokumentů vpravo dole v okně pro vytváření, a teprve poté klikněte na tlačítko Odeslat, čímž upravenou dohodu přidáte do knihovny.

Dokument se nejprve uloží do knihovny.

Poté se dohoda odešle k podpisu.

Tyto zbývající možnosti vám umožňují zvětšovat a zmenšovat dokument, resetovat nebo odstranit všechna pole, která jste umístili, nebo uložit/odeslat dokument v aktuálním stavu. Tlačítko Uložit se zobrazí pouze v případě, že vytváříte dokument knihovny. Jinak se zobrazí tlačítko Odeslat.

Jako nejlepší postup se doporučuje ukládat dokumenty knihovny často. Pokud však přejdete z prostředí vytváření pryč, dokument se uloží automaticky. Později k němu můžete získat přístup ze stránky Správa.

1. Klikněte na kartu Domovská stránka. Poté klikněte na možnost Vytvořit opakovaně použitelnou šablonu

Zobrazí se stránka Vytváření šablony knihovny.

2. Do pole Název šablony zadejte název své šablony. Název lze v případě potřeby později změnit.

3. Kliknutím na tlačítko Procházet přejděte k souboru v místním systému, který chcete použít jako opakovaně použitelnou šablonu. Pokud vytváříte opakovaně použitelný dokument, použije se tento soubor a jeho obsah. Pokud vytváříte opakovaně použitelnou vrstvu formuláře, obsah souboru se do šablony nezahrne.

4.Vyberte příslušnou možnost šablony, buď Vytvořit jako opakovaně použitelný dokument, Vytvořit jako opakovaně použitelnou vrstvu formuláře vrstvu pole nebo obojí.

5. vyberte příslušná oprávnění pro sdílení šablony.

6. Klikněte na tlačítko Pole Náhled nebo Přidat. Zobrazí se Prostředí pro vytváření.

7. Přetažením z karet polí formuláře umístěte do dokumentu povinná pole, která jsou určena pro konkrétní účastníky.

8. Po dokončení přidávání polí klikněte na tlačítko Uložit.

Šablona se nyní zobrazí v části Šablony na vaší stránce Správa. Pokud jste šablonu sdíleli s jinými uživateli ve své skupině nebo organizaci prostřednictvím udělení oprávnění, šablona se nyní zobrazí v části Šablony na jejich stránkách Správa a daní uživatelé ji mohou odesílat podle vlastního uvážení. 

Podle požadavků vaší firmy může v souvislosti s dohodou jednat více příjemců. Můžete například potřebovat podpis od dvou osob a další osoba by měla dokument schválit nebo jej delegovat dalšímu podepisujícímu. Při odesílání většímu počtu příjemců máte také další možnosti směrování dohody: sekvenčně, paralelně nebo pomocí hybridního směrování. 

Název „Fill & Sign“, tedy „Vyplnit a odeslat“, přesně tento proces vystihuje. Využívá se v situacích, kdy je pouze potřeba podepsat dokument a odeslat jej jedné nebo více osobám. Například můžete potřebovat odeslat podepsaný formulář W-9 nebo dohodu o mlčenlivosti či obojí jedné či více osobám. Podepsaný dokument můžete odeslat sami sobě, pokud nepoužijete stejnou e-mailovou adresu jako při přihlášení. Důvodem je to, že se uloží kopie podepsaného dokumentu a vy k ní můžete získat přístup pomocí karty Správa. Upozorňujeme, že funkce „Fill & Sign“ se nachází pouze na Domovské stránce.

1. Na Domovské stránce klikněte na možnost Vyplnit a podepsat dokument. 

3. Zadejte název dohody.

4. Přetáhněte soubor, který chcete podepsat, nebo klikněte na odkaz Přidat soubory a připojte dokument z místního systému nebo síťové jednotky.

5. Klikněte na možnost Další.

6. Načte se stránka Fill & Sign.

                Umístěte obsah (text, zaškrtnutí, podpisy) podle potřeby.

7. Po dokončení klikněte na tlačítko Hotovo.

8. Zobrazí se stránka po podepsání s možnostmi odeslat dokument, stáhnout kopii, zobrazit dokument na stránce Správa nebo podepsat další dokument.

Tento proces funkce Mega Sign umožňuje odeslat dokument stovkám osob najednou. Každý podepisující podepíše vlastní kopii dokumentu a tyto jednotlivé dohody se k vám vrátí. Tento proces lze použít k výběru dokumentů NDA, personálních dokumentů nebo povolenek. Odkaz na funkci Mega Sign naleznete na Domovské stránce.

Příjemce odeslání Mega Sign lze zadat buď přidáním e-mailových adres do pole „Komu:“ nebo pomocí souboru .CSV (Comma Separated Value), který obsahuje informace příjemců. Proces .CSV umožňuje předem vyplnit údaje pro každého podepisujícího, což nabízí příležitost k přizpůsobení informací polí pro jednotlivé osoby. Můžete například přizpůsobit zprávu v e-mailech s označením „Prosím podepište…“, které jsou odesílány jednotlivým podepisujícím.

Webové formuláře jsou hostované dokumenty, které může podepsat kdokoli, kdo k nim má přístup. Jsou ideální pro přihlašovací listiny, zřeknutí se odpovědnosti nebo pro jakýkoli dokument, který vyžaduje přístup a online podepsání od několika osob.

Webové formuláře lze generovat ve dvou různých formách, jako soubory JavaScript nebo jako adresu URL. Možnost JavaScript poskytuje potřebný kód k integraci webového formuláře do webové stránky. Možnost adresy URL poskytuje webovou adresu hostovanou ve službě Adobe Sign, kterou mohou odesílatelé využít k získání podepsaného dokumentu. Odkaz na funkci Vytvoření webových formulářů naleznete na Domovské stránce.

I když je prostředí podepisování webových formulářů stejné jako běžné prostředí transakcí prostřednictvím služby Adobe Sign, webový formulář může podepsat pouze jeden podepisující a kontrasignaci může provést kdokoli, koho určíte. 

Pomocí intuitivního ovládacího panelu v aplikaci Adobe Sign Manager můžete otevírat své dokumenty k odesílání a podepsání z mobilního zařízení. Nový ovládací panel dobře funguje i se zařízením iOS 9 a iPad Pro. Vylepšené rozhraní Odesílání zjednodušuje způsob odesílání dokumentů k podpisu. 

Aplikaci si můžete stáhnout zde.

Aplikace Adobe Sign Manager pro systém Android je lokalizována do 19 jazyků, stejně jako aplikace Acrobat Mobile.

Aplikaci si můžete stáhnout zde.