Další informace o podepisování dohod naleznete zde.
Naposledy aktualizováno
Nov 14, 2022 03:56:38 PM GMT
Vítejte ve službě Adobe Acrobat Sign!
Než začnete službu Adobe Acrobat Sign používat, máme pro vás pár základních informací. Účelem této příručky je seznámit vás se službou Acrobat Sign a s funkcemi, které máte jako uživatel k dispozici.
Příručka se věnuje všem důležitým procesům ve službě Acrobat Sign a seznámí vás s uživatelským rozhraním. V případě
potřeby získáte podrobnější informace v systému nápovědy služby Acrobat Sign. Jste-li připojeni k internetu, můžete kliknout na odkazy v šedých políčcích, které začínají textem „Další informace …“, a zobrazit tak související témata nápovědy.
Poznámka:
Kde to je možné, použijí se funkce specifické pro úrovně služby Business anebo Enterprise . Tato příručka dokumentuje vlastnosti a funkce dostupné na nejvyšší úrovni licenční dohody, tedy ve službě Acrobat Sign pro velké podniky. Chcete-li určit svůj typ licence, přejděte do nabídky Můj profil. Máte-li otázky k funkcím, které jsou dostupné v rámci vaší licence, kontaktujte prosím svého manažera CSM (Client Success Manager) nebo podporu služby Adobe Acrobat Sign.
Služba Acrobat Sign je aplikace s rozsáhlými možnostmi přizpůsobení a velkým spektrem funkcí, které můžete využít ve svém podnikání. Je možné, že správce vašeho účtu nebo skupiny některé popsané funkce deaktivoval. Potřebujete-li využívat funkce, které se vám nezobrazují jako dostupné, kontaktujte svého správce účtu nebo skupiny. Naše služba podporuje různé konfigurace pro různé skupiny, takže i když je nejvhodnější nějakou funkci pro jednu skupinu deaktivovat, je možné ji aktivovat pro skupinu jinou.
Na konci této příručky budete mít přehled o všech standardních pracovních postupech „odesílání“ ve službě Acrobat Sign. Budete také vědět, jak spravovat dohody a jak vytvářet zprávy, abyste měli stále přehled o tom, co je dokončeno a co stále čeká na vyřízení.
Přizpůsobte si svůj účet
Při prvním přihlášení do služby Acrobat Sign věnujte chvíli kontrole svých osobních uživatelských údajů. Tyto informace se používají v několika šablonách, takže je důležité zajistit, aby byly správné.
- Umístěním ukazatele myši na své jméno v pravém horním rohu otevřete nabídku a klikněte na řádek Můj profil.
Na stránce profilu se zobrazí specifické hodnoty, které bude služba Acrobat Sign používat při přizpůsobení všech vašich transakcí. Nejdůležitější položky:
- Vaše jméno a příjmení - používá se v e-mailové komunikaci a ve vašem výchozím vysázeném podpisu
- Vaše pracovní zařazení - doplní se do pole pracovního zařazení, pokud je toto pole nabídnuto k vyplnění
- Název vaší společnosti - uvádí se v e-mailové komunikaci a měl by to být oficiální název společnosti
- Časové pásmo – razítka času a data budou uváděna ve vašem časovém pásmu pro lepší přehlednost při vytváření sestav.
Potřebujete-li provést změny v kterékoli položce obsahu, klikněte na tlačítko Upravit profil, proveďte potřebné změny, a poté kliknutím na tlačítko Uložit tyto změny uložte.
Po nakonfigurování osobních údajů si rychle projděte další osobní předvolby, jejichž seznam se zobrazuje na levé straně obrazovky. Tyto možnosti jsou pro vás jako pro uživatele specifické a mohou obsahovat praktické automatizované postupy:
- Můj profil – Vaše osobní identifikační údaje.
- Přístupové tokeny – Jste-li vývojář, zde jsou definovány a uvedeny vaše tokeny API.
- Integrace služby Twitter – Pošlete tweet po každém dokončení dohody.
- Moje e-mailové zápatí – Přidejte vlastní zápatí (prostý text) do dolní části šablon svých e-mailů při odesílání nových dohod..
- Automatické delegování – Jakékoli dohody služby Acrobat Sign, které vám byly zaslány k podpisu, můžete automaticky delegovat určené straně. Jedná se o podobný proces pro dohody Acrobat Sign jako ve stavu „mimo kancelář“.
- Moje oznámení – Zde můžete konfigurovat, které typy událostí/upozornění vám má služba Acrobat Sign oznamovat a jakým způsobem. Můžete obdržet e-mail v reálném čase nebo zaprotokolovat událost a nastavit výkaznictví na denní nebo týdenní cyklus. (Události fungují jako spouštěče, když k něčemu dojde. Upozornění se spouštějí v případě, že uplyne časový interval a k něčemu nedojde.).
- Sdílená oznámení – Pokud je s vámi sdílen účet jiných uživatelů, můžete si přizpůsobit, o kterých z jejich upozornění chcete být informováni.
- Můj podpis – Odesílání obrázku vašeho podpisu a iniciál. Nejlépe fungují soubory ve formátu PNG..
- Jazykové preference – Pod tímto nadpisem si můžete vybrat ze dvou nastaveních:
- Moje jazyková preference – Pomocí tohoto nastavení můžete definovat jazyk, který pro vás bude webová aplikace
Acrobat Sign používat. - Jazyk podepisování – Toto nastavení určuje výchozí jazyk pro e-mailová oznámení a pokyny k podepisování ze strany příjemce.
- Moje jazyková preference – Pomocí tohoto nastavení můžete definovat jazyk, který pro vás bude webová aplikace
- Zobrazit ostatní účty – Potřebujete-li zobrazit dohody v jiném uživatelském účtu, můžete o to požádat zde. Bude uveden seznam všech zobrazených účtů. Jedná se o zobrazení „pouze pro čtení“.
- Sdílet můj účet – Potřebujete-li sdílet svůj účet s jinou osobou, zde můžete určit, kdo si může zobrazit vaše dohody. Sdílení účtu je určeno pouze pro čtení. Osoba, která si účet zobrazí, nemůže nic podepisovat, rušit ani delegovat..
Přehled stránek
Domovská stránka je první stránka, na kterou se většina uživatelů přihlásí. (Stránka Odeslat představuje další možnost, která záleží na tom, jakou konfiguraci provede správce vašeho účtu.)
Domovská stránka se skládá z následujících částí, které nabízejí rychlé zobrazení a přístup k většině funkcí služby Acrobat Sign:
- Probíhá – Počítadlo vámi vytvořených dohod, která stále probíhají
- Kliknutím na počítadlo otevřete stránku Správa s vyfiltrovanými stále probíhajícími dohodami
- Počítadlo Probíhá nezahrnuje dohody ve stavu Čeká na vás
- Čeká na vás – Počítadlo, které udává všechny dohody, které právě čekají na vaši akci
- Kliknutím na počítadlo otevřete stránku Správa s vyfiltrovanými dohodami, které na vás čekají
- Události a upozornění – Kliknutím na toto počítadlo otevřete stránku Oznámení, která se otevře na kartě událostí.
- Vyžádat podpisy – Rychlý odkaz na stránku Odeslat s další možností spustit proces pomocí přiložení dokumentu z Knihovny nebo spuštění Vlastního pracovního postupu (je-li ve vašem účtu povolen)
- Spustit z knihovny – Umožňuje spustit novou dohodu výběrem šablony knihovny nebo pracovního postupu.
- Další věci, které můžete dělat – Seznam běžných akcí
- Vyplnit a podepsat dokument – Používá se v případě, že potřebujete k dokumentu připojit svůj podpis a poté podepsaný dokument odeslat jiné straně. Může jít například o vyplňování daňových formulářů nebo povolenek..
- Publikovat webový formulář – Webové formuláře jsou dokumenty nebo formuláře, na které můžete vytvořit odkaz nebo je vložit do své webové stránky. Zákazníkům pak umožňují vytvořit podepsaný dokument. Může se jednat například o přihlášku členství nebo registrační formulář na vaší webové stránce.
- Hromadné odeslání – Pracovní postup, který umožňuje odeslat dokument k individuálnímu podpisu stovkám osob. Všechny osoby obdrží vlastní tajnou dohodu se žádosti pouze o jejich podpis. Může se jednat například o výroční dohody týkající se Etického kodexu.
- Vytvoření opakovaně použitelné šablony – Umožňuje vytvořit dokument nebo šablonu pro opakované použití. Šablony lze ukládat pro osobní použití, použití ve skupinách nebo je zpřístupnit pro celý účet..
- Správa a sledování všech dohod – Přenese vás na stránku Správa.
- Rozšiřte možnosti svého účtu – Tlačítko Rozšiřte možnosti svého účtu otevře malé dialogové okno, které se liší v závislosti na nejvyšší úrovni oprávnění uživatele:
- Uživatelé přejdou na stránku Můj podpis, kde mohou vytvořit svůj podpis.
- Správci úrovně skupiny přejdou na stránku nastavení účtu, kde mohou odeslat logo pro svoji skupinu.
- Správci na úrovni účtu přejdou na stránku nastavení úrovně účtu, kde mohou nakonfigurovat název společnosti, název hostitele a logo.
- Získat nápovědu – Kliknutím na otazník v pravém horním rohu libovolného okna služby Acrobat Sign získají uživatelé přístup k obsahu samoobslužné nápovědy. Po kliknutí na otazník se otevře dílčí nabídka s těmito možnostmi:
- Uživatelská příručka – Otevře novou kartu prohlížeče s uživatelskou příručkou služby Adobe Acrobat Sign.
- Výukové lekce – Otevře novou kartu s videi výukových lekcí služby Adobe Acrobat Sign.
- Kontaktujte podporu – Otevře portál pro kontaktování podpory, ve kterém lze využít služby podpory prostřednictvím e-mailu, chatu nebo telefonu.
- Možnosti podpory se liší podle úrovně služby účtu zákazníka.
- Požadavky na změnu nastavení, změnu účtu nebo prozkoumání určité transakce (nebo jiného uživatelského obsahu) musí podat správce účtu ve službě Acrobat Sign.
- Poznámky k verzi – Odkaz na aktuální poznámky k verzi
Na stránce Odeslat můžete nastavit a odeslat nové dohody ad hoc. Lze nastavit pět částí funkcí:
- Položka Odeslat ze skupiny (pouze u účtů se zapnutou funkcí UMG) – Výběr skupiny určuje, jaké možnosti nastavení a šablony jsou dostupné při vytváření dohody. Tuto položku nastavte první, protože změnou skupiny dojde k obnovení stránky a odstranění veškerého zadaného nastavení.
- Příjemci – Příjemci jsou osoby, které mají pracovat s vaší dohodou. Existuje několik typů „Příjemců“. O dostupných možnostech rozhoduje správce vašeho účtu.
- Zpráva – Zde se definuje název dohody a zprávy, kterou chcete doručit příjemcům..
- Možnosti – Tyto možnosti napomáhají řízení dohody.
- Ochrana heslem – Podepsané dokumenty můžete zabezpečit zadáním hesla, které se použije u závěrečného dokumentu PDF a zabrání neoprávněnému zobrazování..
- Termín dokončení – Pokud je nutné dohodu podepsat do určitého data, můžete pomocí této možnosti dohodu po uplynutí zadaného počtu dní automaticky zrušit.
- Odeslat připomenutí – Můžete nastavit připomenutí, která se v pravidelném cyklu odesílají aktuálním aktivním příjemcům..
- Jazyk příjemce – Zvolený jazyk se používá v e-mailové komunikaci s příjemcem a na stránce e-podpisů.
- Soubory – Zde vybíráte samotné dokumenty, které chcete odeslat k podpisu.
Ať už jste vystupovali jako odesílatel, příjemce, nebo dokonce i jako příjemce kopie, a byli jste účastníkem dohody služby Acrobat Sign, bude tato dohoda dostupná na vaší stránce Správa. Tato stránka slouží jako portál ke všem dohodám vázaným k vašemu uživateli a sleduje dva cíle: najít dohodu, kterou chcete přezkoumat, a provést pro tuto dohodu úlohy správy.
Hlavní tělo stránky obsahuje seznam vašich dohod, filtrovaných podle stavu dohod v levém panelu (Probíhá, Čeká na vás, Dokončeno, Zrušeno, Platnost skončila a Předběžná verze). K dispozici jsou také filtry šablon, těsně pod filtry dohod (Šablony, Webové formuláře a Hromadné odeslání).
Filtry zadaného textu v horní části stránky mohou pomoci vyhledat jednotlivé dokumenty pomocí hledání e-mailu, názvu dohody, jména příjemce (pokud je systém zná), data, poznámek apod.
Pravidelně plánované sestavy vám mohou pomoci rychle vyhodnotit postup vašich dokumentů a čemu byste měli věnovat pozornost. Sestavy mohou být přizpůsobené tak, aby se spustily v jakoukoli denní dobu, a zahrnovaly tak všechny dohody nebo například pouze dokumenty s určitým názvem.
Odesílání dohod
Odesílání dokumentů a sběr podpisů a schválení – právě o tom je služba Acrobat Sign! Každý zákazník má jiné požadavky, pokud jde o to, kdo by měl pracovat s dokumentem a v jakém pořadí. Z toho důvodu je v rozhraní stránky Odeslat k dispozici řada funkcí pracovních postupů, s nimiž byste se měli seznámit.
Pokud pracujete v účtu, který má zapnutou funkci Uživatelé ve více skupinách (UMG), vyberte skupinu, z níž chcete dohodu odeslat, ještě před dokončením nastavení skupiny.
- Při nastavení hodnoty Skupina se načtou nastavení na úrovni skupiny a šablony, z nichž si můžete vybrat.
- Při změně skupiny dojde k obnovení stránky. Veškerý zadaný obsah se v rámci obnovení smaže.
Pokud se v horní části stránky nezobrazuje nabídka Odeslat z, znamená to, že ve vašem účtu není funkce UMG zapnutá.
Určete příjemce a pořadí, ve kterém získají přístup k práci s dokumentem.
- Postup nastavení dohod s více příjemci se neliší od dohod s jedním podepisujícím, pouze je potřeba zadat více příjemců. Jednotlivě je přidejte a nastavte dle potřeby.
- Do dohody lze přidat stejnou e-mailovou adresu vícekrát (např. pokud je některá osoba vyzvána k úkonům v různých stádiích procesu).
Horní přepínač v části Příjemci požaduje výběr základního pořadí podpisů:
- Je-li zvolena možnost Dokončit v daném pořadí (viz výše), dodržuje se sekvenční pracovní postup podepisování od jednoho kroku podepisování k druhému. Příjemci jsou očíslováni, což označuje přesné pořadí účasti.
- Hybridní postupy podepisování začínají jako sekvenční (Dokončit v daném pořadí) pracovní postup.
- Je-li povolena možnost Dokončit v libovolném pořadí, může proběhnout paralelní postup podepisování. Příjemci nejsou očíslováni, což znamená, že není stanoveno přesné pořadí účasti.
Vpravo od přepínače pořadí podpisu se nacházejí dva odkazy:
- Přidat mě – Kliknutím na tento odkaz se vložíte do pořadí podepisování jako další příjemce.
- Přidat skupinu příjemců – Kliknutím na tento odkaz vytvoříte skupinu příjemců, z nichž jeden se musí zúčastnit podepisování jako zástupce celé skupiny. Můžete například vytvořit skupinu pro tým pracovníků personálního oddělení, z nichž ale dokument ve skutečnosti podepíše pouze jedna osoba.
Poznámka:
Chcete-li změnit pořadí příjemců, můžete příjemce přetáhnout na správné místo v pořadí nebo příslušným způsobem upravit pořadová čísla, takže se odpovídajícím způsobem upraví i pořadí samotné.
Každý vytvořený příjemce se skládá z pěti prvků:
A. Pořadí účasti – Je-li zvolena možnost Dokončit v daném pořadí, pořadí účasti jasně uvádí, kdy budou jednotliví příjemci pracovat s dohodou.
B. Role – Jaká je nejpřiléhavější charakteristika příjemce?
C. E-mailová adresa – Jedná se o identifikační e-mailovou adresu příjemce, která se používá pro veškerou e-mailovou komunikaci s příjemcem, včetně vyžádání podpisu.
D. Metody ověření – Jak má být příjemce prověřován? Chcete použít dvoufaktorové ověřování?
E. Soukromá zpráva (volitelné) – Odesílatel může každému příjemci zadat určité pokyny, které se zobrazí tehdy, když si příjemce začne prohlížet dohodu..
Odkaz Zobrazit skrytou kopii, který se nachází pod seznamem příjemců, zobrazí pole, do kterého můžete jako skrytou kopii (CC) zadat e-mailovou adresu, pomocí níž je možné dohodu zobrazit, avšak bez oprávnění k podpisu či schválení.
„Hybridní“ pracovní postup je instance sekvenčního pořadí účasti, ve které jeden nebo více kroků zahrnuje dva nebo více příjemců, kteří k dokumentu získají přístup současně. Sekvenční proces může pokračovat k dalšímu kroku podepisování až poté, co všichni podepisující nebo schvalovatelé tohoto „paralelního“ kroku splní svůj úkol.
Skupiny příjemců jsou užitečné v případě, že potřebujete podpis od týmu nebo organizace, ale nikoli od určitých jednotlivců v této skupině. Každý člen skupiny má oprávnění k podpisu nebo ke schválení jménem celé skupiny.
Část Zpráva obsahuje dvě pole, která mohou výrazným způsobem zlepšit vaši úspěšnost.
Do pole Název dohody můžete zadat libovolný počet znaků pro označení dohody. Tento řetězec se zobrazí na řádku Předmět e-mailové zprávy příjemce (na následujícím obrázku je zvýrazněn žlutě) a také jako hodnota názvu na stránce Správa. Zadáním jedinečného a smysluplného názvu dohody pomůžete příjemcům rychleji identifikovat váš e-mail a můžete si také v případě potřeby usnadnit vyhledání dohody.
Poznámka:
Pokud před přiložením dokumentu není zadán název dohody, převezme název prvního připojeného souboru. Tuto hodnotu lze upravovat až do odeslání dohody.
Pole Zpráva dohody je prosté textové pole, do kterého můžete zadat libovolné potřebné pokyny nebo komentáře (na následujícím obrázku zvýrazněno zeleně). Tato zpráva se zobrazí v e-mailu Podepište prosím, který se odesílá všem příjemcům (na rozdíl od Soukromé zprávy, která se zobrazí pouze v případě, že je pro ni příjemce nakonfigurován).
Šablony zpráv
Zákazníci na úrovni Enterprise budou mít přístup k šablonám pro správu, které konfiguruje váš správce. Šablony zpráv jsou přímo vázány na funkci Jazyk příjemce v částech Možnosti. Pokud tedy z rozevírací nabídky jazyků zvolíte možnost „španělština“, zpřístupní se všechny šablony ve španělštině.
Poznámka:
Pokud jste vybrali jazyk, k němuž se nevážou žádné šablony, možnost Šablona zprávy se na stránce Odeslat nezobrazí.
V části Možnosti můžete dohodu po jejím odeslání lépe řídit:
- Ochrana heslem – Vyžaduje, aby příjemci zadali heslo k otevření a zobrazení podepsaného souboru PDF. Toto heslo je definováno odesílatelem a musí být předáno nějakým jiným komunikačním kanálem. Služba Acrobat Sign toto heslo neuchovává, takže jej nezapomeňte!
- Termín dokončení – Nastavte počet dní, po kterém platnost dohody skončí a nebude ji možné již dokončit.
- Nastavit připomenutí – Nastavte frekvenci (denní nebo týdenní) odesílání připomenutí až do dokončení dohody. Upozorněni budou pouze aktuální příjemci.
- Jazyk příjemce – Vyberte jazyk pro použití v e-mailech odeslaných příjemcům a během podepisování.
- Toto nastavení také definuje viditelné šablony zpráv, pokud je váš účet nakonfigurovaný pro jejich používání.
V části Soubor se k transakci přikládají soubory.
V rámci procesu podepsání služba Acrobat Sign spojí všechny dohody do jediného souboru PDF a vytvoří tento dokument PDF na základě pořadí, ve kterém jsou dokumenty uvedeny. Pořadí dokumentů lze změnit kliknutím a přetažením jednoho dokumentu do nového umístění v seznamu.
Soubory lze přiložit z knihovny služby Acrobat Sign nebo ze služeb Dokumenty Google, Box.net, Dropbox, OneDrive nebo je lze odeslat z místního systému pomocí vyhledání souboru nebo přetažením souborů do pole Soubory.
Povolené typy souborů: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML
Náhled a přidání polí podpisu
Těsně pod seznamem Soubory se nachází zaškrtávací políčko Náhled a přidání polí podpisu. Tato možnost umožňuje otevírat odeslané dokumenty a podle potřeby do nich umisťovat pole formulářů.
Měli byste umístit alespoň pole podpisu, ale chcete-li, máte k dispozici i další pole pro vytváření složitých formulářů.
Poznámka:
Pokud neumístíte žádné pole podpisu, služba Acrobat Sign přidá automaticky novou stránku na konec dokumentu, aby bylo možné podpisy připojit.
Odeslání dokumentu pouze jednomu příjemci je jedním z nejběžnějších pracovních postupů v oblasti dohod a představuje skvělý způsob, jak si osvojit základní postup. Potřebujete pouze tyto náležitosti:
- E-mailová adresa příjemce.
- Tento e-mail musí být jiný než e-mail, který používáte k přihlášení (nemůžete odesílat dokument sami sobě).
- Dokument nebo soubor, který chcete podepsat.
Odeslání více příjemcům
Odeslání dohody více příjemcům dodržuje přesně stejné pořadí kroků, až na dva výrazné rozdíly:
- Každého příjemce je nutné zahrnout do vlastního řádku v oddílu Příjemci v takovém pořadí, ve kterém mají dohodu podepsat..
- Při umisťování polí je nutné deklarovat, kteří příjemci by měli mít přístup k danému poli – dvakrát klikněte na pole a nastavte hodnotu Příjemce.
Prostředí podepisování
Vyzkoušet si postup podepisování vám pomůže pochopit konečný výsledek konfigurací, které odesílatel nastaví.
1. Do e-mailové schránky příjemce je doručen e-mail.
○ Řádek předmětu bude začínat slovy Požádáno o podpis dokumentu {název dokumentu}.
2. Otevřete dohodu kliknutím na tlačítko Zkontrolovat a podepsat
3. Dohoda se otevře v novém okně prohlížeče
Další možnosti dostupné na stránce:
A. Možnosti – Tento seznam obsahuje možnosti, které mají příjemci podle svých rolí k dispozici.
○ Přečíst dohodu – Otevře dohodu ve formátu pouze pro čtení
○ Delegování podpisu na jinou osobu– Tato možnost umožňuje příjemci delegovat svou povinnost na jinou osobu. Například na kolegu nebo manažera.
○ Odmítnout podepsání – Tato akce ukončí dohodu
○ Vytisknout, podepsat a nahrát -Tato možnost umožňuje podepisujícímu převést pracovní tok od elektronického podpisu na vlastnoruční fyzický podpis. Podepisující poté nahraje podepsaný dokument.
○ Vymazat data dokumentu – Tato možnost vymaže všechen obsah polí.
○ Zobrazit historii – Otevře ke čtení aktuální zprávu o auditu
○ Stáhnout PDF – Stáhne aktuální verzi dohody ve formátu PDF
B. Zpráva – V bublině konverzace se znovu zobrazí zprávy.
C. Počítadlo povinných polí – Toto počítadlo ukazuje počet povinných polí v dokumentu, která ještě nebyla vyplněna. Kliknutím na toto pole služba provede podepisujícího povinnými (nikoli volitelnými) poli, která má k dispozici.
D. Karta Další pole – Pokud procházíte velký dokument, tato žlutá šipka vám může pomoci nalézt další pole. Tato karta zajistí procházení všech polí, nikoli jen těch povinných.
Tento dokument má jen jedno pole podpisu, které je povinné (je označené hvězdičkou). V případě dokumentů obsahujících více polí k vyplnění můžete k procházení používat kartu.
4. Chcete-li použít podpis, dvojím kliknutím na pole otevřete panel podpisů.
5. Zadejte své jméno do horního pole v panelu podpisu.
Dokončení podpisu lze provést jedním ze čtyř způsobů:
○ Písmo sazby textu (výchozí) – Služba Acrobat Sign použije pro zadané jméno písmo podobné skriptu.
○ Vlastnoručně podepsané – Pomocí myši, stylusu nebo jiného ukazovacího zařízení můžete fyzicky napsat svůj podpis. Použití prstu na tabletu přináší vynikající výsledky..
○ Obrázek – Máte-li obrázek razítka svého podpisu, můžete jej načíst.
○ Mobilní zařízení – Možnost Mobilní zařízení vám umožňuje zrcadlit panel podpisu ze stolního počítače na mobilní zařízení, abyste mohli využít zařízení, na němž se vám bude podpis lépe realizovat.
6. Kliknutím na možnost Použít umístíte svůj podpis do pole podpisu a vraťte se do dokumentu.
7. Jakmile jsou všechna povinná pole vyplněná, klikněte na tlačítko Kliknutím podepsat v dolní části okna (nemůžete ho přehlédnout)..
|
|
Poznámka:
V dolní části stránky služby Acrobat Sign se nachází panel nástrojů, který obsahuje nástroje k procházení dohody, přiblížení či oddálení a stažení dokumentu. Tento panel nástrojů můžete skrýt kliknutím na symbol X v pravém dolním rohu. Chcete-li skrytý panel nástrojů dočasně zobrazit, podržte kurzor myši v dolní části okna. Ovládací prvky se znovu objeví.
|
Další informace o používání ovládacích prvků zvětšení naleznete zde. |
|---|
Správa dohod
Správa dohod je důležitou součástí práce ve službě Acrobat Sign. Stránka Správa slouží ke sledování, zpracování a přizpůsobování dohod. Ať už se jedná o zrušení dohody nebo nahrazení podepisujícího, tyto procesy vám umožňují ovlivnit postup transakce v systému.
Na stránce Správa se nachází mnoho zajímavých funkcí. Pro zjednodušení ji lze rozdělit na tři funkční oblasti:
A. Filtry
B. Seznam dohod
C. Nástroje dohody
Filtry dohod
Několik „složek“ stavů na klasické stránce bylo sloučeno do praktičtější řady filtrů, které vrací dohody daného typu stavu. V horní části se nacházejí filtry dohod, které vrací dohody podle jejich aktuálního stavu.
Existují dva stavy „aktivní“. Každý z nich udává v závorkách za názvem stavu počet položek obsahu:
- Probíhající (N) – Dohody vrácené se stavem Probíhající čekají na dokončení akce účastníkem. Dohody, které čekají na přihlášeného uživatele, navráceny nebudou.
- Čeká na vás (M) – Dohody, které čekají na přihlášeného uživatele, se nacházejí ve filtru Čeká na vás.
Existují tři „konečné“ stavy:
- Dokončeno – Dohody, které jsou úspěšně a kompletně vyřešeny.
- Zrušeno – Dohody, které byly z nějakého důvodu ukončeny. Patří sem:
- Dohody zrušené odesílatelem
- Dohody odmítnuté účastníkem
- Dohody, které byly ukončeny z důvodu opakovaného selhání při ověřování
- Dohody, u kterých došlo k systémové chybě, která způsobuje jejich nefunkčnost
- Platnost vypršela – Dohody, jejichž platnost vypršela a které byly automaticky uzavřeny.
Existuje zde i stav Koncept, který zahrnuje všechny částečně vytvořené dohody.
Spodní část je vyhrazena „nadřazeným“ objektům šablon. „Podřízené“ dohody, které byly z těchto šablon vytvořeny, jsou vyfiltrovány nahoře ve filtrech stavu dohod.
Nadřazené objekty nejsou dohody, ale slouží k vytváření velkého počtu jednotlivých dohod. Mezi tyto nadřazené objekty patří:
- Šablony (knihovny) – Všechny šablony dokumentů a polí dostupné ve vaší knihovně dokumentů
- Webové formuláře – Webové formuláře, dříve nazývané widgety, jsou šablony dohod, které lze doručovat prostřednictvím odkazů nebo vkládat do webových stránek. Webové formuláře zahajuje podepisující a pro každého účastníka, který webový formulář vyplní, se vygeneruje podřízená dohoda
- Hromadná odeslání – Šablony Hromadná odeslání jsou navrženy k vytváření velkého objemu jednotlivých dohod, které jsou odesílány a podepisovány jako „běžné“ dohody
Poznámka:
Uživatelé, se kterými je z jiných uživatelských účtů sdílen obsah, mohou tento obsah filtrovat kliknutím na šipku vedle položky Vaše dohody.
V rozevírací nabídce se zobrazí seznam všech uživatelů (a skupin, pokud je povolené rozšířené sdílení), kteří s vámi sdílejí obsah. Vyberte uživatele a na stránce Správa se načte obsah vybraného uživatele.
Seznamy dohod
Hlavní část stránky obsahuje seznamy dohod, které se vás týkají. Každá dohoda, která obsahuje vaši e-mailovou adresu, se zobrazí někde v seznamu. Nejedná se tedy pouze o vámi iniciované dohody, ale také o dohody, které vám byly zaslány k podpisu nebo ke schválení, a o všechny dohody, ve kterých jste byli uvedeni ve skryté kopii.
Seznam dohod se vždy filtruje podle výběru stavu dokumentu vlevo.
Jedním kliknutím na záhlaví v horní části seznamů seřadíte obsah jednotlivých jejich částí. Dalším kliknutím seznam uspořádáte v opačném pořadí.
Jednotlivé záznamy obsahují následující informace:
- Příjemce – Hodnota jména bude představovat buď jméno, nebo e-mailovou adresu prvního příjemce, který není odesílatelem..
- E-mailová adresa se použije v případě, že příjemce prostřednictvím systému Acrobat Sign ještě nikdy nepodepsal žádný dokument.
- Jakmile dojde v rámci procesu podpisu k zadání hodnoty jména, nahradí se e-mailová adresa tímto jménem
- Společnost – Pokud první příjemce zadal název společnosti, a to buď prostřednictvím pole podpisu, nebo přihlášením se a aktualizováním profilu, zobrazí se zde název dané společnosti.
- Pokud do dohod pole Název společnosti nevkládáte, zůstane tento sloupec převážně prázdný.
- Název dokumentu – Zde je uveden váš název dohody.
- Stav – Je-li zvolen filtr Probíhá, druhý sloupec představuje Stav, který by měl vždy být Odesláno k podpisu (nebo ke schválení, přijetí apod.).
- Akce – Při zobrazení filtru Čeká na vás druhý sloupec označuje, že se čeká na akci (a obsahuje i odkaz na otevření dané dohody).
- Odesílatel – Při zobrazení tří konečných stavů (Dokončeno, Zrušeno a Platnost skončila) označuje druhý sloupec původního odesílatele dohody.
- Upraveno – Toto datum představuje datum poslední změny, tedy kdy byla dohoda naposledy aktualizována jako událost odeslání nebo událost podepsání či schválení.
Na panelu Nástroje dohody naleznete několik ovládacích prvků umožňujících lepší správu nebo pochopení dohod.
- Datum skončení platnosti – Je-li datum nastaveno, zobrazuje se datum automatického zrušení dohody. Kliknutím na ikonu tužky můžete tuto hodnotu nastavit nebo upravit.
- Zobrazit – Zobrazí dohodu.
- Upravit dohodu – Umožňuje nahradit dokumenty přiložené k dohodě anebo upravit pole v dokumentu. Tato akce je přípustná pouze předtím, než provede akci první příjemce.
- Připomenutí – Pomocí tohoto odkazu můžete vytvořit nebo odstranit připomenutí po odeslání dohody. Připomenutí můžete navíc odeslat v reálném čase nebo k určitému datu.
- Sdílet – Tato funkce sdílení dokumentu vás vyzve k zadání e-mailové adresy a zprávy, a poté odešle na zadanou e-mailovou adresu kopii dohody v aktuálním stavu a přidá dokument na kartu Správa této e-mailové adresy..
- Zrušit – Zruší dohodu.
- Stáhnout soubor PDF – Stáhne kopii dohody v aktuálním stavu.
- Stáhnout jednotlivé soubory – Umožňuje stažení jednotlivých souborů, pokud byla původní dohoda sestavena z více souborů.
- Stáhnout zprávu o auditu – Pomocí tohoto odkazu vygenerujete rozšířenou zprávu ve formátu PDF, která obsahuje historii dohody, včetně podrobnějších parametrů jako jsou adresy IP jednotlivých událostí.
- Poznámky – Ke každé dohodě můžete přidat osobní poznámku. Tato poznámka se bude zobrazovat pouze vám a nebude sdílena s žádným jiným uživatelem ani s podepisujícím. Poznámky lze prohledávat v textových filtrech.
- Nahradit podepisujícího – Umožňuje nahradit aktuálního příjemce..
- Úprava ověření – Umožňuje změnit aktuální metodu ověření příjemce. Funkci lze využít pro resetování hesla ověření, pokud jste je zapomněli.
- Aktivita – Tato karta představuje inkluzivní seznam všech událostí, které dohoda zaznamenala do protokolu, počínaje událostí Odeslat a konče závěrečnou událostí podpisu.
Panel Vyhledávání a doprovodné tlačítko Filtry umožňují zadání přesných vyhledávacích kritérií, která pomáhají vyhledávat dohody, což může snadno obnášet obrovské množství transakcí.
Zde zjistíte více informací o tom, jak funguje vyhledávání >
Filtrování vrácených dat
K dispozici jsou čtyři filtry, které můžete použít samostatně nebo v kombinaci a které vám pomohou omezit sadu dat na spravovatelný seznam záznamů.
Filtrování podle data změny
Hodnota Datum změny filtruje nejnovější časové/datumové razítko pro aktualizaci dohody akcí uživatele. Jakmile dohoda dosáhne konečného stavu (Dokončena / Zrušena / Konec platnosti), hodnota Datum změny se uzamkne.
Ikona filtru datum změny otevře možnosti dále omezit datovou sadu výběrem rozsahu dat:
- Všechna data
- Posledních 24 hodin
- Posledních 7 dní
- Posledních 30 dní
- Posledních 12 měsíců
- Vlastní rozsah dat
Filtrování podle hodnot pole
Pomocí vstupního pole Vyhledat (napravo od tlačítka filtry) můžete použít filtr pro jednotlivá pole, který může vyfiltrovat velmi konkrétní a jedinečná data.
Možnosti pole vyhledávání jsou:
- Všechna pole – výchozí hodnota; tato možnost vyhledá ve všech možnostech pole přesný řetězec v poli vyhledávání a vrátí největší sadu záznamů.
- Název – omezuje vrácenou sadu dat na záznamy s vyhledávaným řetězcem nalezeným v názvu objektu (např. název dohody).
- Poznámka – omezuje sadu dat na záznamy, které obsahují vyhledávaný řetězec v osobních poznámkách hledajícího uživatele.
- Zpráva – omezuje sadu dat na záznamy, které obsahují vyhledávaný řetězec v poli zpráva nebo soukromá zpráva dohody.
- Původní názvy souborů – vyhodnocuje název souboru původního nahraného dokumentu a vrací pouze shodné záznamy.
- E-mail – odpovídá e-mailové adrese příjemce.
- Upozorňujeme, že tento filtr nezachytává pole textu definovaná validací e-mailové adresy.
- Celé jméno – odpovídá hodnotě jména uvedeného příjemcem při použití podpisu. Pokud je uvedeno pouze jedno jméno, vrátí se všechny záznamy, které souhlasí s touto jednou hodnotou.
- Upozorňujeme, že hodnoty jména závisejí na tom, co zadal příjemce, a nemusí souhlasit s hodnotami zadanými u předchozích podpisů nebo profilových jmen (pokud uživatel má uživatelský účet služby Acrobat Sign).
- Název pracovní pozice – vyhledává hodnoty odpovídající hodnotám umístěným v poli název.
- Název společnosti – vyhledává hodnoty odpovídající hodnotám umístěným v poli společnost.
- Název Skupiny příjemců – vyhledává název skupiny příjemců (zadaný odesílatelem).
- Obsah textového pole – vyhledává hodnotu, která přesně souhlasí s hodnotou jakéhokoli vstupního pole pro text. To zahrnuje výchozí hodnoty a jednotlivá slova, která se nacházejí ve větších blocích textu.
Filtrování podle skupin
Účty, které mají zapnutou funkci Uživatelé ve více skupinách, mají přístup k filtru Skupina, jímž z vyhledané sady dat vyberete pouze dohody, které byly odeslány z uvedené skupiny.
Poznámka:
Po výběru filtru se vedle ikony filtru zobrazí značka. Libovolný filtr lze po zobrazení datové sady kliknutím odebrat.
Sestavy (pouze firemní nebo podniková úroveň služby)
Funkce Sestavy umožňuje kontrolovat, jak váš účet využívá službu Acrobat Sign. Můžete sestavovat vlastní sestavy a získat úplný přehled o svém procesu podepisování dokumentu a současně zobrazit, jak si vedou jednotlivé skupiny nebo uživatelé.
Chcete-li vytvořit novou sestavu, kliknutím přejděte na stránku Zprávy a poté klikněte na odkaz Vytvořit novou sestavu.
Zobrazí se stránka Nová sestava:
|
Další informace o vytváření sestav naleznete zde. |
Parametry sestavy
Když nastavujete sestavu, je možné nastavit několik parametrů, čímž přizpůsobíte výsledky. K dispozici jsou všechny níže popsané parametry.
Datum vytvoření
Datum vytvoření představuje časový rámec, který má hlášení obsáhnout. Může se jednat o jeden z předem určených časových rámců (tento týden, minulý týden, tento měsíc, minulý měsíc) nebo můžete zadat vlastní rozsah dat.
Uživatelé a skupiny
Tento parametr umožňuje spustit hlášení pro konkrétní uživatele nebo skupiny. V obou případech lze zvolit větší počet uživatelů či skupin, případně můžete spustit hlášení pro všechny uživatele v účtu.
Dokumenty a pracovní postupy
Pomocí této možnosti můžete do hlášení vybrat specifické dokumenty. Dokumenty uvedené v tomto poli jsou dokumenty knihovny používané v celém účtu. Jednotlivé, jednorázové dokumenty zde uvedeny nebudou.
Název dokumentu
Tento parametr slouží k zahrnutí nebo vyloučení dokumentů, které obsahují nebo neobsahují danou proměnnou. Zadaný řetězec můžete zahrnout či nezahrnout.
Hromadné odeslání
Povolením tohoto parametru dojde k zahrnutí dohod z Hromadného odeslání do výsledných sestav
Výkonnostní cíle
Pomocí zobrazení Výkonnostní cíle můžete nastavit prahovou hodnotu pro výkonnost. Ve výsledných hlášeních se zobrazují ukazatele s informacemi o výkonnosti.
Srovnávací hodnocení
Ve výchozím nastavení je srovnávací parametr pro hlášení zakázán. Kliknutím na odkaz nastavení hlášení jej můžete povolit.
Srovnávací hodnocení nabízí rozšířenou metodu sledování postupu dohod a rychlostí podepisování.
Grafy dohod podle
Každá povolená možnost (podle Data, Odesílatele, Skupiny, Formuláře, Pracovního postupu a Typu podpisu) poskytuje v hlášení odlišný typ grafu.
Další
Parametry v této části jsou určeny ke změnám v grafice ve výsledném hlášení. Změnou těchto položek z výchozích hodnot parametrů může urychlit postup hlášení.
Jakmile kliknete na tlačítko Spustit hlášení, hlášení se vygeneruje podle vašich parametrů. V souvislosti se sestavami můžete podniknout několik akcí.
Aktualizace sestavy aktuálními údaji
Kliknutí na tento odkaz se podobá obnovení stránky. Nová sestava bude obsahovat poslední transakce a aktivity.
Uložit hlášení
Uložení sestavy umožňuje ji znovu spustit v budoucnosti.
Sdílet hlášení
Sdílení hlášení umožňuje odeslat jeho výsledky někomu jinému. Je třeba pouze zadat adresu příjemce a odeslat zprávu.
Naplánovat hlášení
Nastavení plánu pro toto hlášení ho spustí se stejnými parametry tak často, jak určíte.
Exportovat údaje hlášení
Kliknutím na tento odkaz se zobrazí výzva k otevření nebo uložení souboru .CSV. Soubory CSV lze otevřít v aplikaci Excel a veškeré transakční informace pro dohody v sestavě budou rozděleny do kategorií v různých sloupcích.
Verze vhodná pro tisk
Kliknutím na tento odkaz se zobrazí verze hlášení vhodná pro tisk.
Rozhraní pro náhled a vytváření
Prostředí pro vytváření poskytuje funkci pro sestavení formuláře pro službu Acrobat Sign. Kromě umístění pole podpisu můžete zahrnout pole, která automaticky vyplňují obsah, jako jsou například datum nebo hodnoty podpisu podepisujícího (pokud je známa) nebo textová pole, která provádějí ověření obsahu či složité výpočty. K dispozici jsou také jiné běžné typy polí, jako jsou rozevírací seznamy, přepínací tlačítka a zaškrtávací políčka
Prostředí pro vytváření můžete otevřít následujícími způsoby:
- Na stránce Odeslat odešlete nový dokument a povolte možnost Náhled a přidání polí podpisu.
- Na stránce Správa upravte předběžnou verzi dokumentu.
- Na Domovské stránce vytvořte novou šablonu nebo webový formulář.
- Na stránce Správa upravte stávající dokument knihovny nebo webový formulář.
○ Je možné upravovat pouze šablony, které jste načetli. Na následujícím obrázku je zřejmé, že druhá šablona je sdílena jiným uživatelem, takže ji nelze upravovat.
Jakmile se spustí Prostředí pro vytváření, věnujte chvíli identifikaci pěti klíčových oblastí:
A. Šablona pole formuláře – Tato možnost se zobrazí pouze v případě, že jste vytvořili alespoň jedno pole formuláře šablony z knihovny.
B. Uspořádání a zarovnání pole – Tato možnost zobrazuje velikost pole formuláře nebo panel nástrojů zarovnání.
C. Výběr příjemce (role) – Tento rozevírací seznam uvádí příjemce pro danou dohodu.
D. Karty pole formuláře – Z těchto karet můžete vybrat pole a přidat je do dokumentu.
E. Zpět / Reset / Uložit šablonu / Uložit postup:
►Zpět - Tlačítko Zpět uživateli umožňuje vrátit se zpět na stránku Odeslat , aby mohl upravit název a zprávu dohody, e-mailové adresy příjemců a přílohy dohody
► Reset odstraní veškeré úpravy šablony od posledního načtení nebo uložení
►Uložit jako šablonu - Pokud je tato možnost zaškrtnuta, šablona je uložena jako diskrétní objekt knihovny jakmile je dohoda odeslána. Po kliknutí na tlačítko Odeslat je uživatel vyzván k zadání názvu nové šablony
►Uložit postup - Kliknutím na tento odkaz uložíte současný stav šablony
Šablona pole formuláře
Pokud jste vytvořili šablonu pole formuláře pro svůj dokument, můžete ji vybrat a použít pomocí sady nástrojů.
V rozevíracím seznamu jsou uvedeny šablony pole formuláře, které jsou pro vás dostupné, a můžete si zvolit, na které stránce šablona začne. Je možné použít více šablon.
|
Další informace o použití šablon pole formuláře naleznete v nápovědě služby Acrobat Sign, do které se dostanete kliknutím sem. |
Rozvržení a zarovnání polí
Tato možnost nabídky zobrazuje nástroje pro zarovnání a změnu velikosti polí ve vzájemných souvislostech. Ovládání můžete provádět kliknutím na více polí nebo můžete podržet klávesu Shift, vybrat oblast myší a upravit pole jako skupinu.
Šest ikon na levé straně zarovná pole nahoru, vodorovně na střed, dolů, doleva, svisle na střed a doprava (při pohledu zleva doprava).
Další tři ikony přepnou všechna pole na stejnou šířku, výšku nebo obojí.
Zarovnání a velikost závisejí na první vybraném poli.
Výběr příjemce (role)
Nejspíše nejdůležitější prvek sestavování formuláře je přiřazování různých příjemců polím, která mají vyplnit. Výběrem příjemce ze seznamu Příjemci bude každé následující pole, které umístíte do formuláře, automaticky souviset s daným příjemcem. Když příjemce změníte, všechna nově umístěná pole budou souviset s příjemcem novým.
Poznámka:
Je-li vybrán konkrétní příjemce, pole, která jsou mu přiřazena, se v dokumentu zvýrazní. Jedná se o dobrou vizuální pomůcku, která ukazuje souvislost mezi danými poli a vybranými příjemci.
Jakmile se pole nachází v dokumentu, můžete upravit příjemce, jemuž je pole přiřazeno – dvojitým kliknutím na pole otevřete jeho nabídku a poté změňte položku v rozevíracím poli Příjemce.
Nabídky pole formuláře
Všechna pole dostupná ve službě Acrobat Sign můžete nalézt v nabídkách na pravém panelu okna. Tato pole jsou rozdělena do kategorií podle použití a typu pole. U většiny z nich lze upravovat výšku a šířku podle požadavků vašeho formuláře.
|
Podrobné informace o druzích polí formuláře najdete v článku o druzích polí formuláře. |
Uložit jako šablonu
Poté, co do dohody přidáte nová pole formuláře, můžete před odesláním dohody k podepsání uložit kopii do knihovny.
Zaškrtnutím možnosti Uložit jako šablonu v pravé dolní čísti okna pro vytváření před kliknutím na tlačítko Odeslat přidáte upravenou dohodu do své knihovny.
Dokument se nejprve uloží do knihovny.
Poté se dohoda odešle k podpisu.
Lupa, Resetování a Uložit/Odeslat
Tyto zbývající možnosti vám umožňují zvětšovat a zmenšovat dokument, resetovat nebo odstranit všechna pole, která jste umístili, nebo uložit/odeslat dokument v aktuálním stavu.
Uložit jako šablonu uloží formulář jako novou knihovnu po odeslání dohody. Odesílatel bude mít možnost šablonu pojmenovat po vybrání tlačítka Odeslat
Doporučujeme často si postup ukládat. Pokud však přejdete z prostředí vytváření pryč, dokument se uloží automaticky. Můžete se k němu opět vrátit z části Koncepty na stránce Správa.
Šablony knihovny
Šablona knihovny je opakovaně použitelný objekt. Služba Acrobat Sign podporuje dva typy šablon knihovny: šablony dokumentu a šablony pole formuláře.
- Šablony dokumentů – Šablona dokumentu představuje opakovaně použitelný dokument. Šablony dokumentů lze sdílet s ostatními uživateli ve vašem účtu. Díky tomu může více uživatelů odesílat stejný dokument bez nutnosti provádět změny.
- Šablony pole formuláře – Šablona pole formuláře představuje opakovaně použitelnou vrstvu, kterou lze použít v jakémkoli dokumentu. Šablony pole formuláře lze také sdílet s ostatními uživateli ve vašem účtu. Šablony pole formuláře jsou ideální pro následující situace:
- Máte jedno rozvržení pole, které funguje pro více dokumentů.
- Máte dokument, který lze odeslat několika různými způsoby.
- Je potřeba revidovat obsah dokumentu, ale pole zůstanou na stejném místě.
Namísto vytvoření nového dokumentu knihovny při každé aktualizaci dokumentu lze použít stejnou vrstvu pole formuláře. Šablony pole formuláře je možné upravovat a lze provádět změny v uspořádání nebo vlastností polí. Opět platí, že všechny nástroje v prostředí pro vytváření jsou při vytváření šablony pole formuláře dostupné.
Nejlepším postupem je, když za vytváření a udržování šablon odpovídá jeden uživatel (správce dokumentů). Vytváření přihlášení uživatele Doc Admin (správce dokumentů) odstraňuje zmatky týkající se toho, které šablony se mají používat, a umožňuje řídit verze pro opakovaně použitelné dokumenty.
Pro přihlášení uživatele Doc Admin (správce dokumentů) doporučujeme používat distribuční seznam nebo funkční e-mail. To umožňuje řídit přístup k přihlášení uživatele Doc Admin a současně podle potřeby sdílet odpovědnost.
|
Další informace o používání nástrojů pro vytváření k vytváření šablon naleznete zde. |
1. Klikněte na kartu Domovská stránka. Poté klikněte na možnost Vytvořit opakovaně použitelnou šablonu
Zobrazí se stránka Vytváření šablony knihovny.
2. Do pole Název šablony zadejte název své šablony. Název lze v případě potřeby později změnit.
3. Kliknutím na tlačítko Procházet přejděte k souboru v místním systému, který chcete použít jako opakovaně použitelnou šablonu. Pokud vytváříte opakovaně použitelný dokument, použije se tento soubor a jeho obsah. Pokud vytváříte opakovaně použitelnou vrstvu formuláře, obsah souboru se do šablony nezahrne.
4.Vyberte příslušnou možnost šablony, buď Vytvořit jako opakovaně použitelný dokument, Vytvořit jako opakovaně použitelnou vrstvu formuláře vrstvu pole nebo obojí.
5. vyberte příslušná oprávnění pro sdílení šablony.
Poznámka:
Skupinová oprávnění mohou být udělena pouze skupině, ve které se aktuálně nacházíte. Nemůžete udělit oprávnění jiným skupinám.
6. Klikněte na tlačítko Náhled nebo přidání polí. Zobrazí se Prostředí pro vytváření.
7. Přetažením z karet polí formuláře umístěte do dokumentu povinná pole, která jsou určena pro konkrétní účastníky.
8. Po dokončení přidávání polí klikněte na tlačítko Uložit.
Šablona se nyní zobrazí v části Šablony na vaší stránce Správa. Pokud jste šablonu sdíleli s jinými uživateli ve své skupině nebo organizaci prostřednictvím udělení oprávnění, šablona se nyní zobrazí v části Šablony na jejich stránkách Správa a daní uživatelé ji mohou odesílat podle vlastního uvážení.
Poznámka:
Šablonu knihovny může upravit nebo odstranit pouze uživatel, který ji vytvořil (pokud není povolené rozšířené sdílení)
Alternativní pracovní postupy pro podpisy
Existuje mnoho pracovních postupů, které lze použít k odeslání dokumentů k podpisu, k výběru podpisů a k odeslání podepsaného dokumentu, a to například:
- Odesílání pomocí funkce „Vyplnit a podepsat“
- Odeslání pomocí funkce Hromadné odeslání
- Používání webových formulářů ke shromažďování podpisů
V následujících částech se těmto procesům budeme věnovat podrobněji.
|
Další informace o zasílání dohod naleznete zde. |
Podle požadavků vaší firmy může v souvislosti s dohodou jednat více příjemců. Můžete například potřebovat podpis od dvou osob a další osoba by měla dokument schválit nebo jej delegovat dalšímu podepisujícímu. Při odesílání většímu počtu příjemců máte také další možnosti směrování dohody: sekvenčně, paralelně nebo pomocí hybridního směrování.
|
Další informace o odeslání dohody více podepisujícím naleznete zde. |
Název „Vyplnit a odeslat“ přesně tento proces vystihuje. Využívá se v situacích, kdy je pouze potřeba podepsat dokument a odeslat jej jedné nebo více osobám. Například můžete potřebovat odeslat podepsaný formulář W-9 nebo dohodu o mlčenlivosti či obojí jedné či více osobám. Podepsaný dokument můžete odeslat sami sobě, pokud nepoužijete stejnou e-mailovou adresu jako při přihlášení. Důvodem je to, že se uloží kopie podepsaného dokumentu a vy k ní můžete získat přístup pomocí karty Správa. Upozorňujeme, že funkce „Vyplnit a podepsat“ se nachází pouze na Domovské stránce.
|
Další informace o používání funkce „Vyplnit a podepsat“ naleznete zde. |
1. Na Domovské stránce klikněte na možnost Vyplnit a podepsat dokument.
3. Zadejte název dohody.
4. Přetáhněte soubor, který chcete podepsat, nebo klikněte na odkaz Přidat soubory a přiložte dokument z místního systému nebo síťové jednotky.
5. Klikněte na možnost Další.
6. Načte se stránka Vyplnit a podepsat.
Umístěte obsah (text, zaškrtnutí, podpisy) podle potřeby.
7. Po dokončení klikněte na tlačítko Hotovo.
8. Zobrazí se stránka po podepsání s možnostmi odeslat dokument, stáhnout kopii, zobrazit dokument na stránce Správa nebo podepsat další dokument.
Tento proces Hromadné odeslání umožňuje odeslat dokument stovkám osob najednou. Každý podepisující podepíše vlastní kopii dokumentu a tyto jednotlivé dohody se k vám vrátí. Tento proces lze použít k výběru dokumentů NDA, personálních dokumentů nebo povolenek. Odkaz na funkci Hromadné odeslání naleznete na Domovské stránce.
Příjemce hromadného odeslání lze zadat buď přidáním e-mailových adres do pole „Komu:“ nebo pomocí souboru .CSV (Comma Separated Value), který obsahuje informace o příjemcích. Proces .CSV umožňuje předem vyplnit údaje pro každého podepisujícího, což nabízí příležitost k přizpůsobení informací polí pro jednotlivé osoby. Můžete například přizpůsobit zprávu v e-mailech s označením „Prosím podepište…“, které jsou odesílány jednotlivým podepisujícím.
|
Další informace o používání funkce Hromadné odeslání naleznete zde. |
Webové formuláře jsou hostované dokumenty, které může podepsat kdokoli, kdo k nim má přístup. Jsou ideální pro přihlašovací listiny, zřeknutí se odpovědnosti nebo pro jakýkoli dokument, který vyžaduje přístup a online podepsání od několika osob.
Webové formuláře lze generovat ve dvou různých formách, jako soubory JavaScript nebo jako adresu URL. Možnost JavaScript poskytuje potřebný kód k integraci webového formuláře do webu. Možnost Adresa URL poskytuje webovou adresu hostovanou ve službě Acrobat Sign, kterou mohou odesílatelé využít k získání podepsaného dokumentu. Odkaz na funkci Vytvoření webových formulářů naleznete na Domovské stránce.
I když je prostředí podepisování webových formulářů stejné jako běžné prostředí transakcí prostřednictvím služby Acrobat Sign, webový formulář může podepsat pouze jeden podepisující a kontrasignaci může provést kdokoli, koho určíte.
Mobilní zařízení
Podepisování je jednou z hlavních funkcí služby Acrobat Sign. Kdokoli může podepisovat prostřednictvím e-mailového odkazu, v jakémkoli webovém prohlížeči ve vlastním počítači nebo pomocí mobilního zařízení. Máte-li účet služby Acrobat Sign, můžete podepisovat také pomocí nativní aplikace „Acrobat Sign Manager“ pro systém iOS nebo Android. Můžete také iniciovat podepisování ze stránky Správa. Podepisování je také integrovanou součástí procesu „Vyplnit a podepsat“.
|
Další informace o podepisování dokumentů pomocí aplikace naleznete zde. |
Služba Acrobat Sign podporuje nejnovější webové prohlížeče ve smartphonech a tabletech s operačním systémem iOS nebo Android.
Pomocí intuitivního ovládacího panelu v aplikaci Acrobat Sign Manager můžete otevírat své dokumenty k odeslání a podepsání z mobilního zařízení. Nový ovládací panel dobře funguje i se zařízením iOS 9 a iPad Pro. Vylepšené rozhraní Odesílání zjednodušuje způsob odesílání dokumentů k podpisu.
Aplikace Acrobat Sign Manager pro systém Android je lokalizována do 19 jazyků, stejně jako aplikace Acrobat Mobile.
Přihlaste se ke svému účtu.