Überblick
Die Funktion Automatische Workflow-Erkennung ermöglicht es Admins, ihre Vereinbarungsversionierung auf Dateiebene zu steuern, indem sie auf der ersten Seite ihres PDF-Dokuments eine eindeutige Zeichenfolge einbinden. Diese eindeutige Zeichenfolge wird dann einem selbstdefinierten Workflow hinzugefügt, sodass Acrobat Sign die hochgeladene Datei und den Workflow logisch verbinden kann, wenn die absendende Partei die Datei hochlädt.
So können Unternehmen, die selbstdefinierte Dokumente auf Basis von Standardvorlagen erstellen, die Vereinbarungsstruktur automatisieren und Formularfelder über Vorlagen platzieren. Dadurch wird der Zeitaufwand für Absendende, ihre individuellen Vereinbarungen zu konfigurieren und zu verfassen, erheblich reduziert.
Verwendung automatisierter Workflows durch Absendende
Die automatische Workflow-Erkennung wird von Benutzenden ausgelöst, wenn sie auf der Startseite eine PDF-Datei über Aus Bibliothek starten > Dateien von meinem Computer auswählen hochladen.
- Das Hochladen einer Datei mit einer anderen Methode/Schnittstelle als Aus Bibliothek starten > Dateien von meinem Computer auswählen umgeht die automatische Erkennung vollständig.
- Nur eine PDF-Datei löst die Workflow-Erkennung aus.
- Der Versuch, ein Dokument hochzuladen, das in einem anderen als dem PDF-Format vorliegt, führt zu dem Fehler „Ungültiges Dokument“.
Nachdem die Datei hochgeladen wurde, wertet Acrobat Sign die erste Seite der hochgeladenen Datei aus und sucht nach einer potenziellen abzugleichenden Textzeichenfolge.
Zeichenfolgen, die den Parametern der Funktion „Text abgleichen“ entsprechen, werden mit den abzugleichenden Textzeichenfolgen verglichen, die von einem beliebigen Workflow verwendet werden, auf den die absendende Partei über ihre Gruppenmitgliedschaften Zugriff hat.
Wenn die abzugleichende Textzeichenfolge in der Datei mit dem abzugleichenden Text eines Workflow übereinstimmt, wird die absendende Partei zur Seite für die selbstdefinierte Erstellung des zugehörigen Workflows weitergeleitet.
- Die hochgeladene Datei wird automatisch angehängt und kann nicht entfernt werden.
- Wenn der Workflow auf Unternehmensebene verfügbar ist, kann die absendende Partei die Gruppe auswählen, unter der die Vereinbarung gesendet wird.
- Wenn der Workflow mit einer Gruppe verknüpft ist, wird die Gruppenauswahl automatisch auf den dem Workflow zugeordneten Wert festgelegt und kann nicht geändert werden.
- Alle anderen Workflowoptionen entsprechen denen eines manuell ausgewählten Workflows.
Der Workflow kann so konfiguriert werden, dass eine Formularfeldebene angewendet wird. Dadurch müssen Absendende keine Signaturfelder in einer Vorschau anzeigen und hinzufügen.
Die absendende Partei sendet die Vereinbarung, nachdem sie die endgültige Konfiguration der Vereinbarung überprüft hat.
Konfigurieren von Workflows für die Automatisierung
Definieren des abzugleichenden Textes
Es wird dringend empfohlen, einen Plan für den Aufbau der Zeichenfolgen für „Text abgleichen“ zu haben. Wenn du mit mehreren Hundert Workflows arbeitest oder dein Konto mehrere Gruppen verwendet, von denen einige ähnliche Formulare verwenden, wirst du feststellen, dass eine Namenskonvention für die abzugleichende Textzeichenfolge unerlässlich ist.
Für die abzugleichende Textzeichenfolge gelten folgende Anforderungen:
- Jede Zeichenfolge für „Text abgleichen“ muss im Acrobat Sign-Konto der Kundschaft eindeutig sein.
- Der Code muss eine fortlaufende 20 bis 30 Zeichen umfassende Zeichenfolge sein.
- Diese Zeichenfolge darf nur alphanumerische Zeichen, Bindestriche (-) und Unterstriche (_) enthalten. Punkte oder Leerzeichen sind nicht zulässig.
Berücksichtige beim Festlegen der Konvention für „Text abgleichen“ folgende Fragen:
- Verfügt das Formular über eine vorhandene Dokument-ID (z. B. W-4 oder NDA), die du einbeziehen kannst?
- Hat das Formular eine offensichtliche und leicht verständliche Version (z. B. W-4_2024 oder NDA_Q1-2024)?
- Soll der mit dem Workflow verbundene Gruppenname einbezogen werden (z. B. HR-W-4_2024 oder Lgl_NDA_Q1-2024)?
- Welche Art von sinnvoller Versionszeichenfolge kann von anderen Dokumenterstellenden verwendet und nachvollzogen werden (z. B. HR-W-4_2024_ver1_1 oder Lgl_NDA_Q1-2024_interns)?
Denke daran, dass die Zeichenfolge zwischen 20 und 30 Zeichen umfassen muss. Nutze diese für aussagekräftigen Text, der die zukünftige Verwaltung der Zeichenfolgen erleichtert.
Hinzufügen des abzugleichenden Textes zum PDF-Dokument
Die Zeichenfolge für „Text abgleichen“ muss sich auf der ersten Seite der hochgeladenen Datei befinden.
Der Text kann eine beliebige Farbe oder Größe haben.
In der Regel befinden sich Versionierungsnummern in den Ecken von Dokumenten, aber du kannst die Zeichenfolge an einer beliebigen Stelle auf der ersten Seite platzieren:
Hinzufügen des abzugleichenden Textes zur Registerkarte „Workflow-Info“ deines Workflows
Erstelle einen neuen Workflow (oder bearbeite einen vorhandenen), um die Zeichenfolge für „Text abgleichen“ auf der Registerkarte Workflow-Info hinzuzufügen:
Das Hinzufügen einer Zeichenfolge für „Text abgleichen“ zu einem Workflow verhindert nicht, dass der Workflow manuell genutzt werden kann.
Konfigurieren der Registerkarte Dokumente für die Aufnahme der hochgeladenen PDF-Datei
Der Workflow muss so konfiguriert sein, dass er die hochgeladene Datei in der Registerkarte Dokumente akzeptiert. So konfigurierst du dieses Dokument:
- Wähle den Link Dokument hinzufügen aus, mit dem eine Zeile für ein Dokument (eine Datei) hinzugefügt wird.
- Gib einen Dokumenttitel an. Dieser Wert wird auf der Seite Erstellen der absendenden Partei beim Erstellen ihrer Vereinbarung angezeigt. Um Absendende nicht zu verwirren, sollte aus dem Dokumenttitel hervorgehen, dass es sich bei dem Dokument um dieselbe Datei handelt, die hochgeladen wurde.
- Lasse die Felder Dateien und Dokumentname leer.
- Die allgemeine Empfehlung lautet, das Kontrollkästchen Erforderlich zu aktivieren, damit das Element auf der Bedienoberfläche als erforderliches Element angezeigt wird und keine unnötigen Fragen dazu aufkommen, warum es nicht ersetzt werden kann. Das Kontrollkästchen Erforderlich hat jedoch keine praktischen Auswirkungen, da die hochgeladene Datei automatisch angehängt wird und von der absendenden Partei nicht entfernt werden kann, unabhängig davon, wie das Kontrollkästchen konfiguriert ist.
Der Vorlage können weitere Dokumente hinzugefügt werden, wenn die absendende Partei im Rahmen deines Prozesses zusätzliche oder unterstützende Inhalte zur Vereinbarung hinzufügen kann.
Überlegungen zur Anwendung von Formularfeldern auf die Vereinbarung
Das Hinzufügen von Formularfeldern über den Vorlagenprozess erspart deinen Absendenden die Zeit, die sie für die Erstellung ihrer eigenen Felder aufwenden müssen, und gewährleistet, dass die Felder für die spätere Berichterstellung korrekt platziert und benannt werden.
Die automatische Workflow-Erkennung funktioniert mit PDF-Dateien, die Text-Tags enthalten oder als AcroForms entwickelt wurden.
Alternativ kannst du dem Workflow über die Registerkarte Dokumente eine Formularfeldebene hinzufügen, um alle Felder im Zusammenhang mit Signatur und Datenerfassung anzuwenden. Dazu muss zuvor eine Vorlage erstellt werden:
- Erstelle eine Vorlage anhand der PDF-Datei, die du mit dem abzugleichendem Text entworfen hast.
- Füge die abzugleichende Textzeichenfolge in deinen Vorlagennamen ein, um sie schnell zu finden.
- Konfiguriere die Vorlage so, dass sie sowohl ein Dokument als auch eine Formularfeldebene ist.
- Stelle sicher, dass der Umfang von Wer kann diese Vorlage verwenden mit dem im Workflow definierten Umfang übereinstimmt.
- Erstelle die Felder in der Vorlage.
- Speichere die Vorlage
So fügst du eine Formularfeldvorlage zu deinem Workflow hinzu:
- Öffne den Workflow und navigiere zur Registerkarte „Dokumente“.
- Wähle im Abschnitt Formularfeldebene das Symbol Dokument hinzufügen.
- In einem Auswahlfenster werden alle (über die Gruppenauswahl) verfügbaren Formularfeldebenen angezeigt.
- Wähle die richtige Formularfeldebene aus.
- Wähle OK aus, um das Anhängen abzuschließen.
Eine Formularfeldebene wird zusätzlich zu den Feldern angewendet, die im PDF-Dokument enthalten sind (Text-Tag oder AcroForm).
Die Werte für „Text abgleichen“ werden in der Liste der Workflows angezeigt
Bei Workflows mit einem Wert für „Text abgleichen“ wird dieser Wert in der Liste der benutzerdefinierten Workflows angezeigt: