Adobe Acrobat Sign-Lexikon

Dokumente/Dateien/Anhänge vs. Vereinbarungen vs. Transaktionen

Dokumente/Dateien/Anhänge sind jeweils einzelne Dateien, die in das Adobe Sign-System hochgeladen werden. Sie sind die einzelnen Bestandteile, aus denen sich die Vereinbarung zusammensetzt.
Vereinbarungen sind die kundenseitigen Objekte, die Adobe Sign aus den hochgeladenen Dateien erstellt und die Empfänger ausfüllen oder unterzeichnen. Der Begriff „Vereinbarung“ bezieht sich sowohl auf das Objekt während des Signierprozesses als auch auf die endgültig erstellte PDF-Datei.
Transaktionen umfassen die Vereinbarung und alle zugehörigen Protokolle sowie die gesamte Dokumentation, die für bzw. durch die Vereinbarung während des Prozesses erstellt werden (Beispiel: Audit-Berichte, Authentifizierungsergebnisse, Daten auf Feldebene, CSV-Seiten).

Präfixe für Funktionen

Während Funktionen sich weiterentwickeln, werden Präfixe verwendet, um zu markieren, in welchem Stadium ihres Versions-/Lebenszyklus sie sich befinden.

Neu: Etwas ganz neues.
Modern: Etwas aktualisiertes, eventuell mit einer Option zum Wechseln zwischen der modernen und der klassischen Version.
- Moderne Versionen können neue Funktionen haben. Beispiel: Die moderne Version des Custom Workflow Designers hat neue Funktionen.
Klassisch: Die ältere Version von etwas, das aktualisiert wird. Kommt üblicherweise zum Einsatz, wenn es eine Option gibt, zwischen aktiven Versionen zu wechseln.
Legacy: Die ältere Version von etwas, wenn die Option zum Wechseln für neu erstellte Konten entfernt wurde.

Interne und externe

Der Begriff „intern“ beschreibt die Gruppe von Benutzer-IDs innerhalb einer gemeinsamen Konto-ID. Diese Benutzer-IDs sind kontointern, und Einstellungen für interne Benutzer gelten nur für diese Benutzer-IDs.

Alle anderen E-Mail-Adressen sind „extern“.

Hinweis:

Viele Unternehmen haben mehrere Konten.

Benutzer aus demselben Unternehmen (die dieselbe Domäne in ihrer E-Mail-Adresse haben), die nicht die gleiche Konto-ID teilen, sind füreinander extern

Administratoren auf Kontoebene können eine vollständige Liste der internen E-Mail-Adressen abrufen, indem sie zu Konto > Benutzer navigieren und auf das Benutzerliste exportieren-Symbol klicken.

Eine CSV-Datei wird auf Ihr lokales System heruntergeladen. Diese CSV-Datei listet die Benutzer im Konto mit ihrem aktuellen Status auf.

Objekte und Objekt-IDs

Objekte

Im Sinne von Adobe Sign ist ein „Objekt“ eine diskrete Gruppe von Attributen/Eigenschaften.

Objekttypen sind:

Das Konto als Ganzes
Gruppen
Benutzer
Vereinbarungen

Wenn alle Objekte desselben Typs über dieselbe Eigenschaftenliste verfügen, sind die diesen Eigenschaften zugewiesenen Werte häufig unterschiedlich und müssen dies in einigen Fällen auch sein.

Beispiel: Alle Benutzer haben eine E-Mail-Adressen-Eigenschaft, und der E-Mail-Wert jedes Benutzers muss eindeutig sein.

Wenn „Objekte“ in der Dokumentation verwendet werden, heißt das, der gesamte Objekttyp ist gemeint. (Z. B.: Benutzer können mit einer CSV-Datei erstellt werden)

Objekt- IDs

Alle Objekte haben eindeutige Identifikationsnummern, um zwischen Objekten desselben Typs zu unterscheiden. Jeder Benutzer hat eine eindeutige Benutzer-ID. Jede Vereinbarung hat eine eindeutige Vereinbarungs-ID.

Objekte verwenden häufig Objekt-IDs als Schlüsselattribut in Beziehung zu anderen Objekten. Auf diese Weise können Objekte auch dann laufende Beziehungen aufrechterhalten, wenn sich andere Attribute ändern.

Eine Benutzer-ID kann beispielsweise mehrere Vereinbarungs-IDs erstellen, und diese Beziehung bleibt erhalten, selbst wenn der Benutzer andere Eigenschaften wie den Benutzernamen und die E-Mail-Adresse ändert.

Bei Verwendung in der Dokumentation gibt eine Objekt-ID eine eindeutige Instanz aus einem Objekttyp an. (Z. B. ändert die Änderung der E-Mail-Adresse einer Benutzer-ID nicht die Eigentümerschaft der Vereinbarungen dieser Benutzer-ID).

Über-/Unterordnung (Vorlagen)

Die Idee einer Über-/Unterordnung lässt sich am besten mit einer Vorlage veranschaulichen, die verwendet wird, um mehrere Kopien von sich selbst zu generieren, ohne die Vorlage aufzubrauchen. Da das übergeordnete Objekt direkt mit der von ihm generierten untergeordneten Vereinbarung verknüpft ist, kann das übergeordnete Objekt den relativen Status aller untergeordneten Vereinbarungen melden.

In Adobe Sign wird dieses Prinzip dreimal angewendet:

Bibliotheksvorlagen: Wenn Bibliotheksvorlagen an eine Vereinbarung angehängt werden, wird diese Vereinbarungsbeziehung als untergeordnetes Element des Vorlagendokuments verfolgt. (Beachten Sie, dass dies nur gilt, wenn nur eine Vorlage mit der Vereinbarung verknüpft ist.) Bibliotheksvorlagen können auf der Seite Verwalten
einen Bericht über die Vereinbarungen erstellen, die die Vorlage verwendet haben.
Webformulare: Webformulare erstellen eine übergeordnete Vorlage, die kopiert wird, wenn ein Benutzer versucht, das Formular zur Signatur zu senden. Das dem Webformular übergeordnete Objekt wird auf der Seite Verwalten verfolgt und kann Berichte über alle in Bearbeitung befindlichen oder abgeschlossenen Vereinbarungen erstellen.
Massenversand: Mit dem Prozess Massenversand kann der Benutzer einen Satz von Dateien und eine CSV-Liste mit E-Mail-Adressen hochladen und konfigurieren. Dadurch wird eine übergeordnete Vorlage erstellt, die sich selbst kopiert und eine separate Vereinbarung an jede E-Mail-Adresse in der CSV-Liste sendet. Das übergeordnete Objekt wird auf der Seite Verwalten verfolgt und kann verwendet werden, um den relativen Status der erstellten untergeordneten Vereinbarungen zu melden.

Vererbung von Eigenschaften/Einstellungen

Adobe Sign basiert auf einem objektorientierten Modell, bei dem aus übergeordneten Objekten untergeordnete Objekte erstellt werden können. Wenn ein untergeordnetes Objekt erstellt wird, übernimmt es alle Eigenschaften (Attribute und Einstellungen) des übergeordneten Objekts (Vorlage).

Persistente Vererbung bedeutet, dass, wenn das übergeordnete Objekt einen Eigenschaftswert ändert, diese Änderung an alle untergeordneten Objekte weitergegeben wird, die diese Änderung entsprechend erben.

Durch Aufheben der Vererbungsverknüpfung kann ein untergeordnetes Objekt angepasst werden, um ein bestimmtes Ergebnis zu ermöglichen.

Ein gutes Beispiel dafür ist die Beziehung zwischen Konto und Gruppe in Adobe Sign. Standardmäßig übernehmen alle neuen Gruppen die auf Kontoebene definierten Einstellungswerte. Gruppen haben jedoch die Möglichkeit, die Vererbungs-Verknüpfung von der Kontoebene aus zu trennen und die Gruppeneinstellungen für ein bestimmtes Ergebnis anzupassen (z. B. strengere Signaturanforderungen, bestimmte Vereinbarungsvorgaben).

In Adobe Sign fließt die Vererbung von der übergeordneten Ebene durch die Objekte zu den untergeordneten Ebenen: Anwendung > Dienstebene > Konto > Gruppe > Benutzer

Die Anwendung ist das Basisobjekt und enthält alle möglichen Optionen für den Dienst.
Die Dienstebene ist das Serviceniveau, das ein Kunde erwirbt. Auf dieser Ebene sind die verschiedenen Funktionen aktiviert, um ein Unternehmenskonto (zum Beispiel) von einem Konto für Einzelpersonen zu unterscheiden.
Die Konto-Ebene erbt alle Einstellungen von der Dienstebene und ermöglicht es den Benutzeradministratoren, das Konto für ihre spezifische Verwendung anzupassen. Dies ist die höchste Berechtigungsebene, die Kundenadministratoren konfigurieren können.
Die Gruppen-Ebene erbt alle Einstellungen auf Konto-Ebene und ermöglicht eine weitere Anpassung der Gruppe. Wenn Sie die Einstellungswerte auf Gruppenebene ändern, werden die Einstellungen auf Kontoebene überschrieben, und die Gruppeneinstellungen werden an alle untergeordneten Objekte weitergegeben, die mit der Gruppe verknüpft sind.
Sowohl die Benutzer- als auch Vereinbarungs-Objekte erben ihre Eigenschaften von der Gruppe , innerhalb derer sie sich befinden. Wenn ein Benutzer die Gruppe ändert, mit der er verknüpft ist, sieht der Benutzer nur die Werte, die von der neuen Gruppe geerbt wurden, und alle erstellten Vereinbarungen übernehmen nur die Werte, die in dieser neuen Gruppe verfügbar sind.

Aufgrund der Eigenschaftsvererbung wird im Allgemeinen empfohlen, dass Administratoren ihre Einstellungen auf Kontoebene mit den strengsten Werten konfigurieren, die ihre Arbeitsprozesse tolerieren, und dann Einschränkungen auf Gruppenebene nach Bedarf aufheben.

Unterzeichner(-Rollen) vs. Empfänger vs. Teilnehmer

Unterzeichner (oder Genehmiger, Annehmender usw.): Eine explizit definierte Rolle für einen Empfänger

Alle Empfänger verfügen über eine Rolle.

Empfänger: Jede E-Mail-Adresse, die dazu dient, jemanden in den „Signaturzyklus“ der Vereinbarung einzubeziehen. Personen, die mit der Vereinbarung interagieren können, solange sie läuft

Empfänger sind eine Untergruppe der Teilnehmer.

Teilnehmer: Alle E-Mail-Adressen (Personen), die in die Transaktion mit einbezogen sind. Dazu gehören der Absender, alle Empfänger und alle CC-Parteien.

Ausstehende einmalige Benutzer

Wenn eine Vereinbarung in Adobe Sign erstellt wird, versucht die Anwendung festzustellen, ob einer der Empfänger bereits über eine Benutzer-ID verfügt, mit der die Vereinbarung verknüpft werden kann.

Wenn eine Benutzer-ID vorhanden ist und diese Benutzer-ID sich in einem Konto befindet, dem das sendende Konto vertraut, ist die Vereinbarungs-ID direkt mit der Benutzer-ID verknüpft und die Vereinbarung wird auf der Seite Verwalten angezeigt.

Wenn die E-Mail-Adresse nicht im System vorhanden sind oder wenn die Konto-ID des Senders vom Konto der Benutzer-ID nicht als vertrauenswürdig eingestuft wird, erstellt Adobe Sign eine eindeutige einmalige Benutzer-ID, mit der die Aktivitäten des Empfängers für diese Vereinbarungs-ID verfolgt werden. Benutzer-IDs für die einmalige Verwendung existieren nur für die Dauer der Vereinbarung. Sobald die Vereinbarung abgeschlossen ist und alle protokollierbaren Ereignisse erfasst wurden, hat die einmalige Benutzer-ID keinen Nutzen mehr und wird vom System gelöscht.

Endstatus

Ein Endstatus wird erreicht, wenn für die Vereinbarung keine weiteren Aktionen vorliegen, die von den Empfängern ausgeführt werden können, um sie abzuschließen. Es gibt drei Endstatus:

Abgeschlossen: Dieser Status wird erreicht, wenn für die Vereinbarung alle Prozesse mit allen Empfängern erfolgreich abgeschlossen wurden.
Abgebrochen: Dieser Status tritt ein, wenn eine Vereinbarung durch eine ausdrückliche Aktion gestoppt wird. Diese Aktion kann aus einer von mehreren Quellen stammen:
- Vom Absender abgebrochen
- Vom Empfänger abgelehnt
- Aufgrund eines Fehlers bei der Empfängerauthentifizierung fehlgeschlagen
- Aufgrund eines Systemfehlers fehlgeschlagen
Abgelaufen: Dieser Status gilt für Vereinbarungen, die ihr Ablaufdatum erreichen, weil innerhalb des definierten Zeitraums keine Aktivitäten stattgefunden haben.

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