Die E-Mail-Komponente von Adobe Sign für Salesforce wurde so entwickelt, dass sie über den Chrome-Browser mit Gmail for Business-Konten funktioniert.

Übersicht

Zunächst muss ein Salesforce-Administrator die Kompoente auf Salesforce-Seite konfigurieren. Danach müssen Endbenutzer die Browsererweiterung aktivieren, sich bei Salesforce authentifizieren und auf eine E-Mail klicken.

Die Komponente von Adobe Sign für Salesforce ermöglicht es Benutzern, eine beliebige E-Mail in ihrem E-Mail-Client auszuwählen und basierend auf den darin enthaltenen E-Mail-Adressen eine Liste zugehöriger Vereinbarungen zu erstellen.

Benutzer können darüber hinaus neue Vereinbarungen oder Erinnerungen versenden oder Vereinbarungen direkt über ihren E-Mail-Client abbrechen.


Aktivieren der Chrome-Browsererweiterung

Die Salesforce-Erweiterung kann nur zum Chrome-Browser hinzugefügt werden. Die Funktion ist also nur im Chrome-Browser verfügbar.

 

1. Öffnen Sie den Chrome-Browser und navigieren Sie zu https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha

  • Die Erweiterungsseite wird geöffnet.

 

2. Klicken Sie oben rechts im Fenster auf HINZUFÜGEN.

  • Hierdurch wird ein Popupfenster geöffnet, um den Vorgang zu bestätigen.
Click add to Chrome

 

3. Klicken Sie auf Erweiterung hinzufügen.

  • Hierdurch wird eine Meldung angezeigt, die die Installation der Erweiterung bestätigt.
Add Extension
Extension verification

4. Öffnen Sie im Chrome-Browser Ihr Gmail-Benutzerkonto.

  • Auf der rechten Seite finden Sie den Anwendungsbereich. Mit dem Pfeilsymbol oben im Bereich können Sie den Anwendungsbereich anzeigen bzw. reduzieren.

 

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bei Salesforce anmelden.

  • Hierdurch wird ein Popupfenster angezeigt, in dem Sie dazu aufgefordert werden, sich bei Salesforce anzumelden. 
Installed app

 

6.  Melden Sie sich mit Ihren Salesforce-Anmeldedaten an.

  • Im nun angezeigten Fenster werden Sie aufgefordert, Salesforce den Zugriff auf Gmail zu gewähren.
Authentication

 

7.  Klicken Sie auf Weiter.

  • Die Anzeige wird aktualisiert und Sie werden aufgefordert, einen Gmail-Benutzer auszuwählen, der mit Salesforce verbunden werden soll.
Give Access
8. Wählen Sie einen Benutzer aus (meistens ist das angezeigte Konto das richtige).
  • Wenn Sie Anderes Konto verwenden auswählen, werden Sie aufgefordert, sich bei diesem neuen Gmail-Konto anzumelden, bevor Sie fortfahren können.
  • Der ausgewählte Gmail-Benutzer ist logisch mit dem Salesforce-Benutzer verknüpft, über den Sie sich zuvor angemeldet haben.
  • Im Popupfenster wird nun eine Bestätigung angezeigt, die die Art des Zugriffs beschreibt, den Sie Salesforce gewähren.  
Pick a user

 

9. Klicken Sie auf Erlauben.

  • Hierdurch wird ein Bestätigungsfenster angezeigt, in dem Sie die Verbindung Ihres Gmail-Kontos mit Ihrem Salesforce-Konto noch einmal bestätigen müssen.  
Grant access to Salesforce

10. Klicken Sie auf Konto verbinden.

  • Im Popupfenster wird nun die erfolgreiche Verknüpfung der Konten bestätigt.
Link Account

 

11. Klicken Sie auf Gehe zu Salesforce. Hierdurch wird ein Popupfenster angezeigt, das Sie zurück zu Gmail führt.

Verification of linked account

Im Salesforce-Bereich auf der linken Seite wird nun die Schaltfläche „Neue Vereinbarung senden“ sowie eine Liste der Vereinbarungen aus der ausgewählten E-Mail angezeigt. 


Verwalten von Vereinbarungen im Anwendungsfenster

Wenn das Add-in aktiviert ist, können Sie auf eine beliebige E-Mail klicken und die Vereinbarungen der im E-Mail-Thread enthaltenen Personen einsehen.

Hinweis:

Die Adobe Sign-Komponente ermittelt Vereinbarungen für alle in der E-Mail erkannten Adressen. Dies beinhaltet alle Adressen, an die die E-Mail gesendet wurde, sowie die Adressen im CC-Feld.

Klicken Sie oben rechts im Fenster auf das Pfeilsymbol, um den Add-in-Bereich zu öffnen und die Vereinbarungen anzuzeigen.

Enabled App-rebranded

 

Oben im Bereich finden Sie die Anzahl der Vereinbarungen, die für die E-Mail-Adressen aus der ausgewählten E-Mail gefunden wurden, z. B. Vereinbarungen (7).

Bis zu fünf Vereinbarungen werden standardmäßig aufgeführt. Wenn mehr verfügbar sind, wird der Link Alle anzeigen unterhalb der Liste angezeigt.  Wenn Sie auf Alle anzeigen klicken, wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie durch die vollständige Liste der Vereinbarungen scrollen können.

Listed pair-rebranded

Die Vereinbarungsliste wird nach Vereinbarungsstatus sortiert. Die Sortierungsreihenfolge lautet wie folgt:

  • Vorsenden/Entwurf
  • Zur Signatur versendet/Zur Genehmigung versendet/Warte auf Gegenzeichner bzw. Genehmiger
  • Genehmigt/Signiert
  • Abgebrochen/Abgelehnt/Abgelaufen

Innerhalb der Bereiche werden Vereinbarungen nach dem Sendedatum sortiert – die zuletzt versendete Vereinbarung steht hierbei ganz oben.

Klicken Sie auf einen Vereinbarungsnamen, um Salesforce in einer neuen Registerkarte zu öffnen und die vollständige Vereinbarung anzuzeigen.


Verfügbare Aktionen

Das Add-in bietet mehr als nur eine Liste der Vereinbarungen. Mit der menübasierten Oberfläche können Sie neue Vereinbarungen erstellen und viele häufige Aufgaben durchführen.

Neben der Schaltfläche Neue Vereinbarung senden befindet sich rechts neben dem Vereinbarungsnamen ein Pfeilsymbol, über das sich ein Menü mit zusätzlichen Aktionen öffnen lässt.

Full Menu List-rebranded

Vorsicht:

Bei der Optionsauswahl werden Sie nicht gefragt, ob Sie sicher sind. Die in der Menüliste ausgewählte Aktion wird umgehend ausgeführt.

Es sind nur Menüelemente verfügbar, die im aktuellen Kontext genutzt werden können. Eine Vereinbarung mit dem Status „Entwurf“ bietet beispielsweise nur die Optionen Bearbeiten und Löschen.

Limited menu options-rebranded

Neue Vereinbarung senden

Über die Schaltfläche Neue Vereinbarung senden wird Salesforce auf einer neuen Registerkarte geöffnet und es wird eine neue Vereinbarung angelegt.  Die Adresse des E-Mail-Absenders wird automatisch in die Vereinbarungsvorlage importiert.

Konfigurieren und senden Sie die Vereinbarung wie gewohnt.

Menüoption: Bearbeiten

Klicken Sie in der Menüliste auf Bearbeiten, um eine neue Registerkarte zu öffnen, auf der die Vereinbarung in Salesforce angezeigt wird.

Menüoption: Löschen

Die Option „Löschen“ der Menüliste erfüllt zwei Aufgaben:

  • Vereinbarung in Adobe Sign abbrechen
  • Vereinbarungsdatensatz in Salesforce löschen

Menüoption: Signieren

Die Option Signieren ist nur verfügbar, wenn für die Vereinbarung aktuell Ihre Signatur erforderlich ist.

Wenn Sie auf Signieren klicken, wird die Vereinbarung zur Prüfung und anschließenden Signatur geöffnet.

Menüoption: Erinnern

Wenn Sie in der Menüliste auf Erinnern klicken, wird umgehend eine Erinnerung an den aktuellen Unterzeichner gesendet.

Menüoption: Abbrechen

Durch die Menüoption Abbrechen wird die Transaktion in Adobe Sign und Salesforce abgebrochen.

Im Gegensatz zu Löschen bleibt der Salesforce-Datensatz mit dem Status „Abgebrochen“ in der Salesforce-Vereinbarungsliste enthalten.

Menüoption: Ansicht

Mit der Option Ansicht öffnen Sie ein neues Fenster, in dem Sie die aktuelle Phase der Vereinbarung einsehen können.

 

Bei sämtlichen Menüoptionen, durch die Sie nicht zu einem Salesforce-Fenster umgeleitet werden, wird oben in der Vereinbarungsliste der Erfolgsstatus der durchgeführten Aktion angezeigt.

Menu Success message-rebranded

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