Sendende können ein Kennwort fordern, um den Zugriff auf eine Vereinbarungs-PDF zu beschränken. Dadurch wird gewährleistet, dass nur autorisierte Betrachtende darauf zugreifen können.
Wenn diese Option aktiviert ist, können Sendende auf der Erstellungsseite ein Kennwort festlegen, das für jeden Aufruf der PDF erforderlich ist. Durch diese zusätzliche Sicherheit werden vertrauliche Inhalte geschützt.
Sendende müssen das Kennwort zum Anzeigen der PDF in den Vereinbarungseinstellungen definieren, bevor sie die Vereinbarung senden. Es kann nicht später hinzugefügt oder geändert werden.
Diese Funktion muss von der Gruppe der Sendenden zugelassen (oder angefordert) werden. Ist die Option nicht verfügbar, ist sie nicht für deine Gruppe aktiviert.
Verfügbarkeit:
Diese Funktion ist auf der Acrobat Sign Solutions-Dienstebene verfügbar.
Konfiguration:
Diese Funktion kann nur von Acrobat Sign-Administrierenden konfiguriert werden.
Die für diese Funktion konfigurierbaren Optionen findest du hier >
Konfigurieren einer sichtgeschützten Vereinbarung
Beim Verfassen einer neuen Vereinbarung können Sendende ein Kennwort festlegen, um den Anzeigezugriff zu beschränken.
Dies wird im Abschnitt Vereinbarungseinstellungen der Erstellungsseite konfiguriert:
Erforderlicher Schutz
Einige Gruppen oder Dokumente fordern möglicherweise ein Anzeigekennwort für alle Vereinbarungen. In diesen Fällen kann die Gruppenadministration den Anzeigeschutz erzwingen.
Falls dies erforderlich ist, wird auf der Erstellungsseite das Feld Kennwort hervorgehoben, damit es deutlich sichtbar ist. Die Vereinbarung kann erst gesendet werden, wenn dieses Kennwort festgelegt ist.
Zwei zu berücksichtigende Punkte:
- Jedes Mal, wenn jemand die Vereinbarung online oder als heruntergeladene PDF anzeigt, greift diese Person auf die kennwortgeschützte PDF-Datei zu und muss das Kennwort eingeben.
- Adobe kann eingebettete Kennwörter wie diese nicht wiederherstellen. Stelle vor Aktivierung der Funktion sicher, dass du über eine sichere Speicherung und Abrufmethode verfügst.
Kennwortvoraussetzungen
Die Anforderungen an die Kennwortstärke werden von der Administration der Gruppe definiert, die die Vereinbarung sendet.
- Die Anforderungen werden angezeigt, während du das Kennwort in das entsprechende Feld eingibst.
- Das System zeigt ein rotes Warnsymbol an, bis das Kennwort allen Anforderungen entspricht.
- Unzureichende Kennwortelemente werden rot angezeigt und akzeptable grün:
Symbole beinhalten „Sonderzeichen“ wie ` ~! @ # $ % ^ & * ( ) _ + - = [ ] \ ; ' , . / { } | : " < >?
Leerzeichen werden als Zeichen in Bezug auf die Gesamtzahl der Zeichen gezählt, jedoch nicht als Buchstabe, Zahl oder Symbol betrachtet.
Identifizierung und Zugriff auf sichtgeschützte Vereinbarungen auf der Seite Verwalten
Benutzende, die in Acrobat Sign Zugriff auf die Vereinbarung haben, werden mit einem Symbol darauf hingewiesen, dass sie sichtgeschützt ist. Das Kennwort muss jedes Mal eingegeben werden, wenn jemand versucht, die Vereinbarung zu öffnen.
Wenn du versuchst, die Vereinbarung zu öffnen, wirst du aufgefordert, das Kennwort einzugeben.
Wird kein Kennwort angegeben, wird auf dem Bildschirm angezeigt, dass die Datei kennwortgeschützt ist:
Zu berücksichtigende Faktoren
- Sicheres Aufbewahren von Kennwörtern Richte eine Speicher- und Abrufmethode ein, da Kennwörter nicht wiederhergestellt werden können.
- Erstellen eines standardisierten Musters Verwende eine Methode, mit der autorisierte Benutzende Kennwörter rekonstruieren können, ohne sich an die ursprüngliche Absenderin bzw. den ursprünglichen Absender wenden zu müssen (z. B. eine Kombination aus der E-Mail-Adresse der bzw. des Empfangenden und der zugeordneten Nummer).
- Sicheres Kommunizieren von Kennwörtern Gib das Kennwort nie in den Feldern Nachricht oder Private Nachricht an. Du kannst sie stattdessen mündlich oder über einen separaten sicheren Kanal mitteilen.
