Workday-Kurzanleitung

Dieses Dokument beschreibt die Schritte, mit denen Workday-Administratoren Workday-Geschäftsvorgänge so anpassen können, dass Adobe Sign präsent ist, sobald eine Signatur verlangt wird. Dieses Dokument ist als Konfigurationsanleitung und nicht als umfassendes Schulungshandbuch für Workday gedacht.

Wenn Sie Adobe Sign innerhalb von Workday verwenden möchten, müssen Sie über Kenntnisse über folgende Workday-Elemente verfügen oder sich diese aneignen: Geschäftsprozess-Framework, Einrichtung und Konfiguration eines Mandanten, Reporting und Workday Studio-Integration.  

Die Adobe Sign-Funktion für das elektronische Unterschreiben ist als Schritt der Aktion „Review Document“ („Dokument prüfen“) innerhalb des Geschäftsprozess-Frameworks (Business Process Framework, BPF) und als „Distribute Documents“-Aufgabe (Dokumente verteilen) verfügbar.

Adobe Sign für Workday wird beim Schritt Review Document (Dokument prüfen) zur Verfügung gestellt, der zu jedem der über 400 Geschäftsvorgänge von Workflow hinzugefügt werden kann. Dazu gehören u. a. „Offer“ (Angebot), „Distribute Documents and Tasks“ (Dokumente und Aufgaben verteilen) und „Propose Compensation“ (Vergütung vorschlagen).

Lesen Sie die umfassende Dokumentation der Workday-Community zum Schritt Review Document (Dokument prüfen) unter: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Definieren eines funktionalen Schritts „Review Document“ (Dokument prüfen):

1. Fügen Sie einen Schritt Review Document (Dokument prüfen) ein.
2. Geben Sie die Gruppen (Rollen) an, die an dem Schritt „Review Document“ (Dokument prüfen) beteiligt werden können.
   
   

Konfigurieren des Schritts „Document Review“ (Dokument prüfen):

1. Geben Sie als eSignature Integration type (eSignatur-Integrationstyp) eSign by Adobe an.
2. Fügen Sie zur Signaturtabelle Zeilen hinzu.
   • Die Signaturtabelle gibt die Reihenfolge an, in der das Dokument zur Unterzeichnung weitergeleitet wird. Jede Zeile enthält eine oder mehrere Rollen und stellt einen Schritt des Unterzeichnungsvorgangs dar.
   • Jedes Mitglied der Rolle innerhalb eines bestimmten Schritts wird darüber benachrichtigt, dass ein Unterzeichnungsereignis aussteht.
   • Sobald eine einzelne Person aus der Rolle signiert, ist der Schritt für diese Zeile abgeschlossen und das Dokument geht zum Schritt für die nächste Zeile über.
   • Wenn alle Zeilen signiert worden sind, ist der Schritt „Review Document“ (Dokument prüfen) abgeschlossen.
3. Geben Sie das zu signierende Dokument an. Wenn es sich um einen Geschäftsvorgang „Offer“ (Angebot) handelt, können Sie das Dokument aus einem Schritt „Generate Document“ (Dokument generieren) verwenden. Wählen Sie andernfalls ein vorhandenes Dokument oder einen vorhandenen Bericht.
   • Wiederholen Sie Schritt 3 für alle benötigten Dokumente.

4. (Optional) Fügen Sie „redirect user“ (Benutzer umleiten) hinzu, um „decline to sign“-Aktionen (Unterschrift verweigern) zu erfassen. Bei einer Verweigerung durch den Benutzer leitet Workday die Dokumente an eine konfigurierte Sicherheitsgruppe zur Überprüfung um. 

Wählen Sie aus dem Menü für zugehörige Aktionen im Schritt Review Documents (Dokumente prüfen) Business Process > Maintain Redirect (Geschäftsprozess > Umleitung beibehalten) aus. Wählen Sie dann:

• Send Back (Zurücksenden): Hierdurch können Sicherheitsgruppenmitglieder eine Sendung an einen vorangegangenen Schritt im Geschäftsprozess vornehmen. Der Geschäftsprozess startet ab diesem Schritt neu.
• Move to Next Step (Weiter zum nächsten Schritt): Hierdurch können Sicherheitsgruppenmitglieder eine Weiterleitung an den nächsten Schritt im Geschäftsprozess vornehmen.
• Security Groups (Sicherheitsgruppen): Wählen Sie Sicherheitsgruppen zur Umleitung von Schritten im Geschäftsprozessfluss. Sicherheitsgruppen, die bei dieser Aufforderung angezeigt werden, werden in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie im Abschnitt Redirect (Umleitung) ausgewählt.

Das Geschäftsvorgang-Framework ist sehr leistungsstark und kann an dieser Stelle nicht vollständig erläutert werden. Es sind jedoch einige Punkte zu beachten:

• Zu jedem Geschäftsvorgang gehört ein Abschlussschritt.
  • Im Idealfall liegt dieser am Ende des Geschäftsvorgangs.
• Das Festlegen eines Abschlussschrittes findet außerhalb des Menüs für zugehörige Aktionen für das Suchsymbol statt.
  • Es ist beim „Anzeigen“ und nicht beim „Bearbeiten“ des Geschäftsvorgangs möglich.
• Die Schritte eines Geschäftsvorgangs werden nacheinander ausgeführt.
  • Sie können die Reihenfolge eines Schritts ändern, indem Sie den Wert „Reihenfolge“ ändern.
  • Wenn Sie einen Schritt zwischen den Elementen „c“ und „d“ einfügen möchten, geben Sie ein neues Element als „ca“ an.

Der Geschäftsvorgang „Offer“ (Angebot) ist ein Teilvorgang des „Job Application Dynamic“ (Dynamischen Geschäftsvorgangs Bewerbung), der konfiguriert werden muss, damit der Geschäftsvorgang „Offer“ (Angebot) ausgeführt werden kann. Er wird ausgelöst, wenn der Zustand von „Job Application“ (Bewerbung) in „Offer“ (Angebot) oder „Make Offer“ (Angebot machen) übergeht.

In diesem Beispiel wird der Schritt „Review Document“ (Dokument prüfen) mithilfe des Schritts „Dynamic Document“ (Dynamisches Dokument) für Nordamerika und Japan ausgeführt.

Dieser Geschäftsvorgang führt Folgendes durch:

• Der Initiator des Geschäftsvorgangs wird aufgefordert, eine Vergütung für den Bewerber vorzuschlagen (Schritt b).
• Verwenden Sie eine Schrittbedingung, um zu überprüfen, ob das aktuelle Land NICHT Japan ist.
  • Falls ja, führen Sie Schritt „ba“ aus, in dem ein Dokument in englischer Sprache verwendet wird.
  • Führen Sie andernfalls Schritt „bb“ aus, bei dem ein Dokument in japanischer Sprache verwendet wird.
• Schritt „bc“ ist der Schritt „Document Review“ (Dokument prüfen).
  • Dort ist der Unterzeichnungsvorgang definiert.
• Schritt „d“ ist der Entscheidungspunkt, ob ein Angebot gemacht wird.
  • Dies ist der erforderliche Abschlussschritt.

Das im Schritt „ba“ generierte dynamische Dokument hat den Namen Offer Letter (Angebotsbrief). Es enthält einen einzigen Textblock mit dem Namen Rapid Offer (Schnellangebot). Sie können ggf. mehrere Textblöcke wie Kopfzeile, Anrede, Vergütung, Bestand, Ablauf, Bestimmungen usw. hinzufügen .

Der folgende dynamische Angebotsbrief wurde im Rich-Text-Editor von Workday erstellt.

Bei den in Grau hervorgehobenen Elementen handelt es sich um von Workday bereitgestellte Objekte, die auf kontextabhängige Daten verweisen.

Bei den Elementen in {{geschweiften Klammern}} handelt es sich um Adobe-Text-Tags.

Innerhalb des Schritts Review Document (Dokument prüfen) verweist der vorherige Schritt auf das dynamische Dokument, das den sequenziellen Signaturvorgang durch zwei Unterzeichnungsgruppen definiert.

Aufgrund des unten veranschaulichten Verhaltens wird das dynamisch erstellte Dokument zuerst an den zukünftigen Vorgesetzten und dann an den Bewerber weitergeleitet.

Die Aufgabe „Mass Distribute Documents or Tasks“ (Dokumente oder Aufgaben massenhaft verteilen) wurde in Workday 30 eingeführt und kann verwendet werden, um ein einzelnes Dokument an eine große Gruppe (über 20.000) einzelner Unterzeichner zu senden. Es gilt eine Begrenzung auf eine Unterschrift pro Dokument. Die Verteilung wird durch den Zugriff auf die Aktion „Create Distribute Documents or Tasks“ (Verteilung von Dokumenten oder Aufgaben erstellen) über die Suchleiste durchgeführt.

Beispiel: Senden Sie ein Auswahlformular zur Mitarbeitergleichstellung an alle Manager bei Global Modern Services. Bei Bedarf kann eine weitere Filterung nach bestimmten Managern vorgenommen werden.

Sie können auch auf den View Distribute Documents or Tasks-Bericht (Verteilte Dokumente oder Aufgaben anzeigen) zugreifen, um den Verteilungsfortschritt zu verfolgen.

Workday verfügt über eine umfassende Berichterstellungs-Infrastruktur. Wenn Sie Einblick in die Details des Adobe Sign-Vorgangs erhalten möchten, untersuchen Sie die Elemente des Ereignisses Review Document Event (Dokument prüfen).

Nachfolgend finden Sie einen einfachen benutzerspezifischen Bericht, der Adobe Sign-Transaktionen und ihren Status über alle Geschäftsvorgänge ermitteln kann.

Der folgende Bericht wurde unter Verwendung der Geschäftsvorgänge Offer (Angebot), Onboarding (Eingliederung) und Propose Compensation (Vergütung vorschlagen) innerhalb eines Implementierungsmandanten generiert.

Sie sehen folgende Elemente:

• die Dokumente zur Signatur
• den zugeordneten Schritt des Geschäftsvorgangs
• die nächste Person, die auf die Signatur wartet

Der Signaturzyklus von Workday unterdrückt alle E-Mail-Benachrichtigungen von Adobe Sign. Die Benutzer werden in ihrem Workday-Postfach über anstehende Aktionen informiert.

Sobald ein Dokument vollständig von allen Signaturgruppen signiert wurde, wird per E-Mail eine Kopie des signierten Dokuments an alle Mitglieder der Signaturgruppe verteilt.

Dieses Verhalten kann ggf. unterdrückt werden (wenden Sie sich bei Fragen an Ihren Adobe Sign Success Manager oder an das Adobe Sign Support-Team).

Innerhalb von Workday können Sie über den Datensatz des vollständigen Vorgangs auf signierte Dokumente zugreifen.

• Mitarbeiterdokumente befinden Sie im Profil „Mitarbeiter“.
• Bewerberdokumente (Angebotsbriefe) befinden sich im Profil „Bewerber“.

Unten sehen Sie einen Angebotsbrief für den Bewerber Chris Foxx. 

Workday ist der Integrationsverantwortliche, der Ihre erste Anlaufstelle bei Fragen zum Umfang der Integration, bei Funktionsanfragen oder Problemen bei der täglichen Arbeit mit der Integration sein sollte.

Die Workday-Community verfügt über einige gute Artikel zur Fehlersuche bei der Integration und beim Erstellen von Dokumenten:

Fehlersuche bei der eSignature-Integration

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Dokumentüberprüfungsschritt
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynamische Generierung von Dokumenten

https://community.workday.com/node/176443

Konfigurationstipps für die Generierung von Angebotsunterlagen

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign ist der Integrationspartner und sollte nur dann kontaktiert werden, wenn über die Integration keine Signaturen geliefert werden oder wenn die Benachrichtigung über ausstehende Signaturen fehlschlägt.

Adobe Sign-Kunden wenden sich bezüglich Support bitte an ihren Customer Success Manager (CSM). Alternativ kann der technische Support von Adobe telefonisch erreicht werden: 1-866-318-4100, auf die Produktliste warten und dann 4 und 2 eintippen (nach Aufforderung).

Hinzufügen von Adobe-Text-Tags zu Dokumenten

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf