Eine Kurzanleitung für Kunden, die Adobe Sign in ihrer Workday-Umgebung nutzen möchten.
Dieses Dokument beschreibt die Schritte, mit denen Workday-Administratoren Workday-Geschäftsvorgänge so anpassen können, dass Adobe Sign präsent ist, sobald eine Signatur verlangt wird. Dieses Dokument ist als Konfigurationsanleitung und nicht als umfassendes Schulungshandbuch für Workday gedacht.
Wenn Sie Adobe Sign innerhalb von Workday verwenden möchten, müssen Sie über Kenntnisse über folgende Workday-Elemente verfügen oder sich diese aneignen: Geschäftsprozess-Framework, Einrichtung und Konfiguration eines Mandanten, Reporting und Workday Studio-Integration.
Die Adobe Sign-Funktion für das elektronische Unterschreiben ist als Schritt der Aktion „Review Document“ („Dokument prüfen“) innerhalb des Geschäftsprozess-Frameworks (Business Process Framework, BPF) und als „Distribute Documents“-Aufgabe (Dokumente verteilen) verfügbar.
Adobe Sign für Workday wird beim Schritt Review Document (Dokument prüfen) zur Verfügung gestellt, der zu jedem der über 400 Geschäftsvorgänge von Workflow hinzugefügt werden kann. Dazu gehören u. a. „Offer“ (Angebot), „Distribute Documents and Tasks“ (Dokumente und Aufgaben verteilen) und „Propose Compensation“ (Vergütung vorschlagen).
Lesen Sie die umfassende Dokumentation der Workday-Community zum Schritt Review Document (Dokument prüfen) unter: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg
Definieren eines funktionalen Schritts „Review Document“ (Dokument prüfen):
Konfigurieren des Schritts „Document Review“ (Dokument prüfen):
4. (Optional) Fügen Sie „redirect user“ (Benutzer umleiten) hinzu, um „decline to sign“-Aktionen (Unterschrift verweigern) zu erfassen. Bei einer Verweigerung durch den Benutzer leitet Workday die Dokumente an eine konfigurierte Sicherheitsgruppe zur Überprüfung um.
Wählen Sie aus dem Menü für zugehörige Aktionen im Schritt Review Documents (Dokumente prüfen) Business Process > Maintain Redirect (Geschäftsprozess > Umleitung beibehalten) aus. Wählen Sie dann:
Das Geschäftsvorgang-Framework ist sehr leistungsstark und kann an dieser Stelle nicht vollständig erläutert werden. Es sind jedoch einige Punkte zu beachten:
Der Geschäftsvorgang „Offer“ (Angebot) ist ein Teilvorgang des „Job Application Dynamic“ (Dynamischen Geschäftsvorgangs Bewerbung), der konfiguriert werden muss, damit der Geschäftsvorgang „Offer“ (Angebot) ausgeführt werden kann. Er wird ausgelöst, wenn der Zustand von „Job Application“ (Bewerbung) in „Offer“ (Angebot) oder „Make Offer“ (Angebot machen) übergeht.
In diesem Beispiel wird der Schritt „Review Document“ (Dokument prüfen) mithilfe des Schritts „Dynamic Document“ (Dynamisches Dokument) für Nordamerika und Japan ausgeführt.
Dieser Geschäftsvorgang führt Folgendes durch:
Das im Schritt „ba“ generierte dynamische Dokument hat den Namen Offer Letter (Angebotsbrief). Es enthält einen einzigen Textblock mit dem Namen Rapid Offer (Schnellangebot). Sie können ggf. mehrere Textblöcke wie Kopfzeile, Anrede, Vergütung, Bestand, Ablauf, Bestimmungen usw. hinzufügen .
Der folgende dynamische Angebotsbrief wurde im Rich-Text-Editor von Workday erstellt.
Bei den in Grau hervorgehobenen Elementen handelt es sich um von Workday bereitgestellte Objekte, die auf kontextabhängige Daten verweisen.
Bei den Elementen in {{geschweiften Klammern}} handelt es sich um Adobe-Text-Tags.
Innerhalb des Schritts Review Document (Dokument prüfen) verweist der vorherige Schritt auf das dynamische Dokument, das den sequenziellen Signaturvorgang durch zwei Unterzeichnungsgruppen definiert.
Aufgrund des unten veranschaulichten Verhaltens wird das dynamisch erstellte Dokument zuerst an den zukünftigen Vorgesetzten und dann an den Bewerber weitergeleitet.
Die Aufgabe „Mass Distribute Documents or Tasks“ (Dokumente oder Aufgaben massenhaft verteilen) wurde in Workday 30 eingeführt und kann verwendet werden, um ein einzelnes Dokument an eine große Gruppe (über 20.000) einzelner Unterzeichner zu senden. Es gilt eine Begrenzung auf eine Unterschrift pro Dokument. Die Verteilung wird durch den Zugriff auf die Aktion „Create Distribute Documents or Tasks“ (Verteilung von Dokumenten oder Aufgaben erstellen) über die Suchleiste durchgeführt.
Beispiel: Senden Sie ein Auswahlformular zur Mitarbeitergleichstellung an alle Manager bei Global Modern Services. Bei Bedarf kann eine weitere Filterung nach bestimmten Managern vorgenommen werden.
Sie können auch auf den View Distribute Documents or Tasks-Bericht (Verteilte Dokumente oder Aufgaben anzeigen) zugreifen, um den Verteilungsfortschritt zu verfolgen.
Workday verfügt über eine umfassende Berichterstellungs-Infrastruktur. Wenn Sie Einblick in die Details des Adobe Sign-Vorgangs erhalten möchten, untersuchen Sie die Elemente des Ereignisses Review Document Event (Dokument prüfen).
Nachfolgend finden Sie einen einfachen benutzerspezifischen Bericht, der Adobe Sign-Transaktionen und ihren Status über alle Geschäftsvorgänge ermitteln kann.
Der folgende Bericht wurde unter Verwendung der Geschäftsvorgänge Offer (Angebot), Onboarding (Eingliederung) und Propose Compensation (Vergütung vorschlagen) innerhalb eines Implementierungsmandanten generiert.
Sie sehen folgende Elemente:
Der Signaturzyklus von Workday unterdrückt alle E-Mail-Benachrichtigungen von Adobe Sign. Die Benutzer werden in ihrem Workday-Postfach über anstehende Aktionen informiert.
Sobald ein Dokument vollständig von allen Signaturgruppen signiert wurde, wird per E-Mail eine Kopie des signierten Dokuments an alle Mitglieder der Signaturgruppe verteilt.
Dieses Verhalten kann ggf. unterdrückt werden (wenden Sie sich bei Fragen an Ihren Adobe Sign Success Manager oder an das Adobe Sign Support-Team).
Innerhalb von Workday können Sie über den Datensatz des vollständigen Vorgangs auf signierte Dokumente zugreifen.
Unten sehen Sie einen Angebotsbrief für den Bewerber Chris Foxx.
Workday ist der Integrationsverantwortliche, der Ihre erste Anlaufstelle bei Fragen zum Umfang der Integration, bei Funktionsanfragen oder Problemen bei der täglichen Arbeit mit der Integration sein sollte.
Die Workday-Community verfügt über einige gute Artikel zur Fehlersuche bei der Integration und beim Erstellen von Dokumenten:
Fehlersuche bei der eSignature-Integration
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g
Dokumentüberprüfungsschritt
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg
Dynamische Generierung von Dokumenten
https://community.workday.com/node/176443
Konfigurationstipps für die Generierung von Angebotsunterlagen
Adobe Sign ist der Integrationspartner und sollte nur dann kontaktiert werden, wenn über die Integration keine Signaturen geliefert werden oder wenn die Benachrichtigung über ausstehende Signaturen fehlschlägt.
Adobe Sign-Kunden wenden sich bezüglich Support bitte an ihren Customer Success Manager (CSM). Alternativ kann der technische Support von Adobe telefonisch erreicht werden: 1-866-318-4100, auf die Produktliste warten und dann 4 und 2 eintippen (nach Aufforderung).
Hinzufügen von Adobe-Text-Tags zu Dokumenten
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf
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