Oprettelse af PDF-indekser

Du kan reducere den tid, det kræver at søge i et langt PDF-dokument, ved at integrere et indeks over ordene i dokumentet. Acrobat kan søge meget hurtigere i indekset end i dokumentet. Det integrerede indeks er indeholdt i distribuerede eller delte kopier af PDF-dokumentet. Brugere søger i PDF-dokumenter med integrerede indekser præcist på samme måde, som de søger i dem uden integrerede indekser. Der kræves ingen ekstra trin.

Føj et indeks til et PDF-dokument

Opdater eller fjern det integrerede indeks i et PDF-dokument

Om katalogfunktionen  (Acrobat Pro)

Du kan definere en specifik gruppe af PDF-filer som et katalog og oprette et samlet indeks for hele samlingen af dokumenter. Når brugere søger i de katalogiserede PDF-filer efter specifikke oplysninger, gør indekset søgeprocessen meget hurtigere.

Når du distribuerer samlingen på en cd, kan du medtage indekset i PDF-filerne.

Du kan katalogisere dokumenter, som er skrevet med latinske, kinesiske, japanske eller koreanske tegn. De elementer, du kan katalogisere, omfatter dokumenttekst, kommentarer, bogmærker, formularfelter, koder, objekt- og dokumentmetadata, vedhæftede filer, dokumentoplysninger, digitale signaturer, billed-XIF-metadata (extended image file format) og brugerdefinerede felter.

Forberede PDF-filer til indeksering  (Acrobat Pro)

Begynd ved at oprette en mappe, der skal indeholde de PDF-filer, du vil indeksere. Alle PDF-filer skal være komplette med hensyn til indhold og elektroniske funktioner, f.eks. links, bogmærker og formularfelter. Hvis de filer, der skal indekseres, omfatter scannede dokumenter, skal du sørge for, at der skal søges i teksten Inddel lange dokumenter i mindre filer i kapitelstørrelse for at forbedre søgningen. Du kan også tilføje oplysninger om en fils dokumentegenskaber for at forbedre søgefunktionen i filen.

Inden du indekserer en dokumentsamling, er det vigtigt, at du opretter dokumentstrukturen på diskdrevet eller netværksserveren og kontrollerer filnavne på tværs af platforme. Filnavne kan blive afkortet og være svære at genfinde i en søgning på tværs af platforme. Vær opmærksom på disse retningslinjer for at undgå dette problem:

• Omdøb filer, mapper og indekser i henhold til filnavngivningskonventionen i MS-DOS (otte tegn eller færre efterfulgt af et filtypenavn på tre tegn), især hvis du planlægger at levere dokumentsamlingen og indekset på en ISO 9660-formateret cd-rom.

• Fjern udvidede tegn, f.eks. tegn med accent og ikke-engelske tegn fra fil- og mappenavne. (Den skrifttype, der benyttes af katalogfunktionen, understøtter ikke tegnkoderne fra 133 til 159.)

• Brug ikke dybt indlejrede mapper eller stinavne, der er længere end 256 tegn, i indekser, der skal søges i af Mac OS-brugere.

• Hvis du bruger Mac OS sammen med en OS/2 LAN-server, skal du konfigurere IBM® LAN Server Macintosh (LSM), så MS-DOS-filnavngivningskonventioner håndhæves, eller også skal du kun indeksere FAT-diskenheder (File Allocation Table). (HPFS-diskenheder [High Performance File System] kan indeholde lange filnavne, der ikke kan hentes.)

  Hvis dokumentstrukturen indeholder undermapper, som du ikke ønsker at indeksere, kan du udelukke dem under indekseringen.

Indsætte metadata i dokumentegenskaberne  (Acrobat Pro)

Du kan føje filoplysninger, kaldet metadata, til dokumentegenskaberne for at gøre det nemmere at søge i en PDF-fil. (Du kan se egenskaberne i den åbne PDF-fil ved at vælge Filer > Egenskaber og derefter klikke på fanen Beskrivelse).

Overvej følgende anbefalinger, når du tilføjer data for dokumentegenskaber:

• Brug en god beskrivende titel i feltet Titel. Filnavnet på dokumentet bør blive vist i dialogboksen Søgeresultater.

• Brug altid den samme indstilling (felt) til beslægtede oplysninger. Tilføj f.eks. ikke en vigtig term til Emne for nogle dokumenter og Nøgleord for andre.

• Brug en enkelt, konsistent term til samme oplysning. Brug f.eks. ikke regning til nogle dokumenter og aritmetik til andre.

• Brug indstillingen Forfatter til at identificere gruppen, der er ansvarlig for dokumentet. Forfatteren til et dokument om ansættelsespolitik kunne f.eks. være personaleafdelingen.

• Hvis du bruger dokumentartikelnumre, skal du tilføje dem som Nøgleord. Skriv f.eks. doc#=m234 i Nøgleord for at angive et bestemt dokument i en serie af flere hundrede dokumenter om et bestemt emne.

• Brug Emne eller Nøgleord, enten alene eller sammen, til at kategorisere dokumenter efter type. Du kan f.eks. bruge statusrapport som emnet og månedlig eller ugentlig som nøgleordet for et enkelt dokument.

  Hvis du allerede har særlig erfaring med brug af Adobe PDF, kan du definere dine egne datafelter, f.eks. Dokumenttype, Dokumentnummer og Dokument-id, når du opretter indekset. Dette anbefales kun til avancerede brugere og er ikke dækket i Acrobats fulde hjælp.

Opret et indeks til en samling (Acrobat Pro)

Når du opbygger er nyt indeks, opretter Acrobat en fil med filtypenavnet .pdx og en ny støttemappe, som indeholder én eller flere filer med filtypenavnet .idx. IDX-filerne indeholder indeksindgangene. Alle disse filer skal være tilgængelige for brugere, som vil søge i indekset.

Dialogboksen Indekseringsindstillinger

Vælg denne indstilling, hvis indekset skal udelade alle tal, der vises i dokumentteksten. Hvis tal udelades, kan størrelsen på indekset reduceres betragteligt og gøre søgninger hurtigere.

Vælg denne indstilling, hvis din samling omfatter PDF-filer oprettet før Acrobat 2.0, som ikke automatisk tilføjede identifikationsnumre. Id-numre er nødvendige, hvis lange Mac OS-filnavne forkortes, når de oversættes til MS-DOS-filnavne. Acrobat 2.0 og nyere versioner tilføjer automatisk id'er.

Når denne indstilling ikke er valgt, vises en meddelelse, når du søger i dokumenter, der er blevet ændret siden den seneste indeksopbygning.

Brug denne indstilling, hvis du vil medtage brugerdefinerede dokumentegenskaber i indekset. Det er kun de brugerdefinerede dokumentegenskaber, der allerede findes i PDF-dokumenterne, som indekseres. Skriv egenskaben, foretag et valg i menuen Type, og klik derefter på Tilføj. Disse egenskaber vises som en søgemulighed i de ekstra pop op-menuer til vinduet Søg i PDF, når du søger i det resulterende indeks. Hvis du f.eks. skriver den brugerdefinerede egenskab Dokumentnavn og vælger strengegenskaben i menuen Type, kan en bruger, der søger i indekset, derefter søge i den brugerdefinerede egenskab ved at vælge Dokumentnavn fra menuen Brug disse yderligere kriterier.

Brug indstillingen for at medtage brugerdefinerede XMP-felter. De brugerdefinerede XMP-felter indekseres og vises i de ekstra pop op-menuer, så der kan søges på dem i de valgte indekser.

Brug til at udelade bestemte ord (maks. 500) fra indeksets søgeresultater. Skriv ordet, klik på Tilføj, og gentag efter behov. Når du udelader ord, kan det gøre indekset 10 % til 15 % mindre. Et stopord kan indeholde op til 128 tegn, og der skelnes mellem store og små bogstaver.

Brug denne indstilling til at oprette kodenoder af elementtypen leaf, der kan søges efter i dokumenter, der allerede har en kodet logisk struktur.

Vigtigt-filer i Katalog (Acrobat Pro)

Det er tit en god ide at oprette en separat Vigtigt-fil og lægge den i mappen med indekset. Denne Vigtigt-fil kan oplyse enkeltheder om indekset, f.eks.:

• Den type dokumenter, der indekseres.

• De understøttede søgeindstillinger.

• Den person, der kan kontaktes, eller vedkommendes telefonnummer i tilfælde af spørgsmål.

• En liste over tal eller ord, der er udeladt fra indekset.

• En liste over de mapper, der indeholder dokumenter, som er medtaget i et LAN-baseret indeks, eller en liste over de dokumenter, der er medtaget i et diskbaseret indeks. Du kan også medtage en kort beskrivelse af indholdet i hver mappe eller hvert dokument.

• En liste over værdierne for hvert dokument, hvis du tildeler feltværdier for dokumentoplysninger.

  Hvis et katalog indeholder et særligt stort antal dokumenter, er det også en god ide at medtage en oversigt over de værdier, der er tildelt hvert dokument. Oversigten kan være en del af Vigtigt-filen eller et separat dokument. Når du udvikler indekset, kan du bruge tabellen til at sørge for ensartethed.

Revidere et indeks  (Acrobat Pro)

Du kan opdatere, genoprette eller slette et eksisterende indeks.

Katalogindstillinger (Acrobat Pro)

Du kan angive indstillinger for indeksering, som anvendes globalt på alle indekser, du efterfølgende opbygger. Du kan tilsidesætte nogle af disse indstillinger for et enkelt indeks ved at vælge nye indstillinger, når indekset opbygges.

I dialogboksen Indstillinger under Kategorier skal du vælge Katalog. Mange af indstillingerne er identiske med dem, der er beskrevet for indeksopbygningen.

Planlagte indeksopdateringer  (Acrobat Pro)

Brug katalogfunktionen og en PDX-katalogbatchfil (.bpdx) til at planlægge, hvornår og hvor ofte et indeks automatisk skal opbygges, genoprettes, opdateres og renses. En BPDX-fil er en tekstfil, der indeholder en liste over platformsafhængige katalogindeksfilstier og flag. Du skal bruge et planlægningsprogram, f.eks. Windows Scheduler, til at få vist BPDX-filen i Acrobat. Derefter genopretter Acrobat indekset på grundlag af flagene i BPDX-filen.

Flytning af samlinger og deres indekser (Acrobat Pro)

Du kan udvikle og teste en indekseret dokumentsamling på en lokal harddisk og derefter flytte den færdige dokumentsamling til en netværksserver eller -disk. En indeksdefinition indeholder relative stier mellem indeksdefinitionsfilen (PDX) og de mapper, der indeholder de indekserede dokumenter. Hvis disse relative stier er uændrede, behøver du ikke genoprette indekset, efter at du har flyttet den indekserede dokumentsamling. Hvis PDX-filen og de mapper, der indeholder de indekserede dokumenter, findes i den samme mappe, kan du bevare den relative sti ved blot at flytte den pågældende mappe.

Hvis den relative sti ændres, skal du oprette et nyt indeks, efter at du har flyttet den indekserede dokumentsamling. Du kan dog stadig bruge den oprindelige PDX-fil. Hvis du vil bruge den oprindelige PDX-fil, skal du først flytte de indekserede dokumenter. Kopier derefter PDX-filen til den mappe, hvor du vil oprette det nye indeks, og rediger som nødvendigt listerne over medtagne og udeladte mapper og undermapper.

Hvis indekset findes på et drev eller en serverenhed, der er adskilt fra en vilkårlig del af den samling, det gælder for, brydes indekset, hvis enten samlingen eller indekset flyttes. Hvis du vil flytte en dokumentsamling til enten en anden netværksplacering eller en cd, skal du oprette og opbygge indekset på samme placering som samlingen.