Vælg værktøjet Send i massevis, som tidligere forklaret. Filuploadsiden for Send i massevis vises.
Sidst opdateret den
19. dec. 2023
|
Gælder også for Adobe Acrobat
Send i massevis giver dig mulighed for at uploade en formular og bruge den som skabelon til at oprette og sende mange (hundredvis!) af unikke aftaler, der hver især er dedikeret til én ekstern underskriver. Hver aftale er isoleret fra de andre og indeholder sin egen revisionsrapport. Hver modtager er uvidende om alle andre modtagere.
Afsenderen har adgang til aftalerne via deres faner Hjem eller Dokumenter eller via skabelonen Send i massevis, som indeholder en aftalerapport, der sporer den overordnede status for de underordnede aftaler, der er oprettet fra skabelonen. Derudover kan afsenderen eksportere data på feltniveau for alle afsluttede aftaler i CSV-format ved hjælp af handlingen Download formularfeltdata.
For at få adgang til funktionen Send i massevis skal du gøre et af følgende:
- I Acrobat-desktopappen skal du gå til Værktøjer, rulle ned til afsnittet E-underskriv og derefter vælge Send i massevis.
- Log på Acrobat online, vælg menuen E-underskriv i den øverste navigationslinje, og vælg derefter Send i massevis.
Trin til at sende i massevis
-
Tilføj en fil:
Upload (ved at søge eller trække og slippe) den primære fil, du bruger til at bygge din aftale.
Vælgeren til højre for knappen Vælg en fil giver dig mulighed for at vælge fra kilden, hvor filen befinder sig. Standard er dit lokale system.
Når en fil er valgt, indlæses konfigurationssiden.
-
Tilføj deltagere:
1. Angiv påkrævede deltagere.
- Handlingen Underskriv tilføjes som standard.
- Handlingen Underskriv gør det muligt for deltageren at indtaste feltdata og underskrive aftalen.
- Op til 50 deltagere understøttes.
- Hver deltager på listen får sin egen aftale.
2. Indtast modtagerens e -mailadresser efterfulgt af kommaer, eller kopier og indsæt en liste med e-mailadresser i feltet e-mail.
3. Konfigurer godkendelsen for hver enkelt deltager ved at klikke på nøgleikonet til højre for deltageren.
- E-mail er standardgodkendelsesmetoden til bekræftelse af hver deltagers identitet og er tilstrækkeligt til at opnå en juridisk signatur i de fleste tilfælde.
- Adgangskode-godkendelse kan tilføjes for at øge sikkerheden. Når den er konfigureret, skal deltageren indtaste adgangskoden, før de kan interagere med aftalen.
- Du skal dele denne adgangskode med out-of-band-deltagerne.
3. (Valgfrit) Tilføj dig selv og/eller CC'ede partee
- Klik på Tilføj mig for at tilføje dig selv som kontraunderskriver.
- Klik på Tilføj cc for at tilføje personer, du ønsker at sende aftalen til som cc, når den er sendt og fuldført.
- Handlingen Underskriv tilføjes som standard.
-
(Valgfrit) Tilføj yderligere filer, hvis det er nødvendigt.
Den oprindelige fil, der er valgt til at starte aftaleskabelonen, er allerede vedhæftet.
Upload eventuelle yderligere filer, som du har brug for.
- Du kan uploade flere filer.
- Alle filer, der uploades, samles til én fil for den endelige aftale.
- Den rækkefølge, som filerne er vist i, dikterer, hvordan den endelige aftale vil se ud.
- Du kan klikke og trække filerne for at sortere dem.
-
Rediger aftaleindstillingerne (Valgfrit):
Som standard kræver aftaler ikke en adgangskode for at se den gennemførte aftale, og de har heller ikke angivet påmindelser for deltagerne
- Vælg Tilføj adgangskode for adgang, hvis du ønsker, at deltagerne skal indtaste en adgangskode for at åbne og se den underskrevne PDF-fil.
- Vælg Indstil påmindelse for at indstille hyppigheden for de påmindelser, der sendes, indtil aftalen udfyldes.
-
Klik på Næste i øverste højre hjørne af vinduet.
Dokumentet er nu klart til at få tilføjet de felter, som du ønsker, at underskriverne udfylder eller underskriver.
Bemærk:Hvis du har tilføjet flere filer, konverteres de til PDF-filer og kombineres til én enkelt fil. Det kombinerede dokument åbnes, så du kan tilføje de relevante felter.
-
Forbered aftalen, og tilføj felter:
Du kan nu tilføje alle nødvendige felter til aftalen. Husk, at feltet Underskrift skal tilføjes for hver enkelt deltager (herunder interne kontraunderskrivere).
Der er to metoder til anvend-felter:
1. Enkelt forfatterskab indlæses som standard i de fleste tilfælde. Enkelt forfatterskab:
- Er begrænset til de mest almindelige felttyper:
- Tekstinput (alle tekstfelter markeres som påkrævet)
- Signatur
- Underskrivers navn (trykt)
- Underskrivers e-mailadresse
- Dato for underskrift (skrivebeskyttet; leveres af systemet)
- Afkrydsningsfelt
- Placerer felter hvor som helst du klikker på dokumentet.
- Tillader ændring af felterne ved at klikke på det nederste højre hjørne af feltet (blå trekant) og trække feltet i størrelsen.
2. Avanceret forfatterskab an aktiveres ved at vælge til/fra-knappen i øverste højre hjørne. Avanceret forfatterskab:
- Giver adgang til alle felttyper (markeret med gult)
- Understøtter registrering af formfelt (markeret med grønt)
- Understøtter forudfyldnings-felter (markeret med lyserød)
- Understøtter felttildeling (markeret med lilla og lyserød)
- Understøtter feltvalidering
- Understøtter beregnede felter
- Understøtter betingede felter
- Tillader kontrol af felttekstens skrifttype/udseende
- Placerer felter ved at trække dem fra menuen i højre side af dokumentet.
- Tillader ændring af felterne ved at klikke på det nederste højre hjørne af feltet (blå trekant) og trække feltet i størrelsen.
Bemærk:Du kan skifte mellem enkel og avanceret tilstand ved at vælge Avanceret redigering (til || slukket)-knappen i øverste højre hjørne.
-
Bekræftelse
Der vises en besked, der bekræfter, at aftalen er blevet sendt.
Der er fire muligheder for at komme videre fra siden efter afsendelse:
- Administrer aftaler - Åbner Masseforsendelses-siden med alle dine aftaler: sporstatus, adgang til revisionsspor, send påmindelse
- Send et andet dokument som masseafsendelse - Forbered et andet dokument, som skal sendes til flere personer.
- Klik på Luk for at komme tilbage til Acrobat online-hjemmesiden
Administrer dine masseafsendelser
Massemeddelelser kan administreres fra fanen Dokumenter.
- Gå til fanen Dokumenter.
- Vælg Massemeddelelser i listen over dine dokumenter, som ses i venstre af vinduet.
- Klik én på gang den massemeddelelse, du vil tilgå. Dette åbner genvejsmenuen i højre side af vinduet. Genvejsmenuen i højre side indeholder fem specifikke afsnit:
- Metadata (rød firkant) — Øverst i menuen er metadataene for Massemeddelelse-skabelonen:
- Billede af første side i Massemeddelelse
- Titel på Massemeddelelse
- Datoen for afsendelse af massemeddelelse til deltagerne
- E-mailværdien for det bruger-id, der oprettede masseforsendelsesmeddelelsen
- Den aktuelle status for den samlede massemeddelelse
- Den Meddelelse, som blev sendt i den indledende e-mail.
- Eventuelle CC'ede parter (angivet efter e-mailværdi)
- Handlingsmenu (blå firkant) denne sektion indeholder alle de handlinger, du kan udføre vedrørende webformularen (overordnet skabelon). Klik på linket Se mere nederst til højre i sektionen for at se alle værdier:
- Åbn Massemeddelelse — Åbner kun visning af skabelondokumentet for massemeddelelse. Ingen felter er tilgængelige
- Påmindelser — Tilføj en påmindelse til dig selv eller alle andre, der stadig skal underskrive.
- Annuller — Annuller massemeddelelse.
- Download PDF — Downloader hele (den tomme) PDF.
- Download formularfeltdata — Downloader en CSV-fil med indholdet på feltniveau for alle underordnede aftaler, der kommer fra denne overordnede webformular, der er fuldført.
- Download individuelle filer — Giver mulighed for at downloade de enkelte PDF-filer, hvis der blev brugt flere filer til at oprette webformularen.
- Skjul/Vis massemeddelelse — Skjuler/Viser fjerner (eller tilføjer) massemeddelelser fra din normale Administrer-sidevisning.
- Del — Deler massemeddelelsen samt status herpå med den e-mailen på den bruger, du har angivet. Delte webformularer kan ses på siden Administrer, men tillader ikke redigering.
- En PDF-kopi af webformularen (uden tilføjede felter) sendes til den person, der deles med.
- Vis aktivitetsrapport
- Se den aktuelle status for alle underordnede aftaler, der er oprettet af den overordnede skabelon i massemeddelelsen.
- Tilføj bemærkning — Tillader brugeren at skrive personlige bemærkninger i webformularen.
- Aftaleoversigt/-filter (grøn firkant) — Afsnittet Aftaler viser op til fem værdier, der afspejler antallet af underordnede aftaler for hver status. Hvis der ikke er nogen underordnede aftaler i en given status, vises status ikke, så du ser muligvis færre end fem linjeposter. Hvis du klikker på en hvilken som helst status, dannes en filtreret liste over disse underordnede aftaler:
- Alle ─ Viser alle (underordnede) aftaler, som er udsprunget af massemeddelelsen (overordnet skabelon).
- I gang — Viser alle de underordnede aftaler, som afventer, at deltageren underskriver dem.
- Annulleret — Angiver, at enten afsender eksplicit annullerede den underordnede aftale, eller at deltageren nægtede at underskrive den.
- Gennemført — Gennemførte aftaler, som er underskrevet af alle deltagere i aftalen.
- Afventer — Angiver, at aftalen afventer at afsender kontrasignerer aftalen.
- Aktivitet for massemeddelelsen overordnede aftale (orange firkant) — Linket Aktivitet > nederst på genvejsmenuen åbner en kronologisk liste over de handlinger, der er foretaget i forhold til den overordnede skabelon for massemeddelelsen (f.eks. handlinger som: Oprettelse, Afsluttede begivenheder).
