Conector de Adobe Sign para Salesforce CPQ: guía de instalación

Información general

El conector de Adobe Sign para Salesforce CPQ inserta un botón en la aplicación Salesforce CPQ que permite generar un acuerdo con un archivo adjunto de presupuesto automático y enviar documentos para su firma electrónica directamente desde la aplicación de Salesforce.

Conector de Adobe Sign para Salesforce CPQ. La guía de instalación proporciona instrucciones sobre cómo:

Requisitos previos

Debe tener:

Nota: La versión 234.4.1 de Salesforce CPQ y las versiones posteriores incluyen una actualización que admite funciones avanzadas de generación de acuerdos mediante variables de tiempo de ejecución.

installed-packages

Instalar el conector de Adobe Sign para Salesforce CPQ

  1. Seleccione Consígalo ahora.

    cpq-get-it-now

  2. Inicie sesión en su cuenta de Salesforce mediante una de las siguientes opciones de inicio de sesión, según corresponda:

    • Si ya tiene una cuenta de Salesforce, seleccione Iniciar sesión e introduzca sus credenciales cuando se le solicite.
    • Si no dispone de ninguna cuenta, seleccione Continuar como invitado. Se le pedirá que cree una cuenta de Salesforce y, a continuación, inicie sesión con las nuevas credenciales.
    login-or-continue-as-guest

  3. En el cuadro de diálogo donde se le solicita que seleccione el entorno de instalación, seleccione una de las siguientes opciones:

    • Instalar en producción
    • Instalar en la zona protegida
    choose-install-location

  4. En el cuadro de diálogo Confirmar detalles de la instalación que aparece, haga lo siguiente: 

    • Revise la información de instalación.
    • Seleccione la opción Términos y condiciones para verificar que los ha leído y los acepta.
    • Seleccione Confirmar e instalar
    confirmar-instalar

  5. Cuando se le solicite que inicie sesión en su organización de Salesforce, introduzca sus credenciales y, a continuación, seleccione Iniciar sesión.

    login-to-salesforce

  6. En la página que aparece, seleccione Instalar para todos los usuarios y, a continuación, Instalar.

    install-sign-for-cpq

    Cuando vea un mensaje que indique que la instalación de la aplicación lleva su tiempo, seleccione Listo para continuar. Recibirá un correo electrónico de confirmación cuando se complete la instalación.

    installation-message

Configurar objetos de presupuesto para enviar acuerdos

Relacionar el presupuesto con cualquier acuerdo enviado usando el presupuesto puede ser útil para estar al día de los presupuestos en proceso, así como del historial de los presupuestos en una cuenta.

Configurar CPQ para que se muestre la acción “Generar Adobe Sign”

Una vez instalada la versión 1.4 o posterior de Adobe Sign para Salesforce CPQ, debe añadir el botón “Generar Adobe Sign” para poder generar un presupuesto y adjuntarlo automáticamente a un acuerdo. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:

  1. Vaya a Configuración > Objetos y campos > Gestor de objetos.

    setup-object-manager

  2. En la columna de la izquierda, seleccione Presupuesto.

  3. En el panel izquierdo, seleccione Diseños de página.

  4. Desde abajo Nombre de diseño de página, seleccione Diseño de presupuesto.

    quote-page-layouts

  5. En el cuadro de tipo de objeto de la parte superior, seleccione Botones.

  6. Arrastre y suelte el objeto Generar Adobe Sign a la sección Detalles del presupuesto.

    Agregue el botón Generar Adobe Sign a la sección Detalles del presupuesto

  7. Seleccione Guardar.

    Configura el complemento.

  1. Una vez completada la instalación, vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Aplicaciones > Paquetes instalados..

  2. Para el paquete Salesforce CPQ, seleccione Configurar.

  3. Seleccione la pestaña Plugins.

  4. En el campo Plugin de firma electrónica, introduzca el siguiente valor: ASSFCPQ.AdobeSignElectronicSignaturePlugin.

  5. Seleccione Guardar.

Crear plantillas predeterminadas 

Para adjuntar automáticamente un presupuesto a un acuerdo listo para enviar, debe crear una plantilla predeterminada para el acuerdo y el presupuesto.

Siga los pasos que se indican a continuación para crear una plantilla básica para adjuntar un presupuesto. Los pasos de configuración siguientes proporcionan instrucciones sobre cómo crear una plantilla de acuerdo básica en la que puede adjuntar un presupuesto. 

Para obtener más información sobre las plantillas de acuerdo, consulte la sección Plantillas.

Nota:

Al utilizar la opción Generar con Adobe Sign, la plantilla de acuerdo debe configurarse solo con la variable de plantilla de acuerdo.

La configuración de una plantilla de acuerdo mediante variables de tiempo de ejecución proporciona más eficacia en la creación de acuerdos. Al crear acuerdos, adjunta automáticamente el PDF de documento de presupuesto generado al acuerdo. También permite a los usuarios utilizar documentos de la biblioteca de Adobe Sign en sus plantillas de acuerdo, además del documento del presupuesto.

  1. Vaya al Lanzador de aplicaciones y abra Adobe Acrobat Sign para Salesforce.

  2. Abra la pestaña Plantillas de acuerdo y seleccione Nuevo.

  3. Asigne un nombre a la plantilla y seleccione Guardar.

  4. En la página Detalles de plantilla del acuerdo que se abre, haga lo siguiente:

    1. Proporcione un valor predeterminado para Nombre del acuerdo.
    2. Defina el Objeto de Salesforce como el Documento de presupuesto.
    3. Seleccione Asignar datos en campos de acuerdo. En el cuadro de diálogo que aparece:
      1. En el campo Tipo de origen, seleccione Oportunidad de presupuesto (referencia) en las opciones.
      2. En el campo Acuerdo de destino, seleccione Oportunidad (Referencia) en las opciones.
      3. Seleccione Guardar.   
    agreement-template-map-data

    La página Detalles de plantilla refleja los campos de datos asignados, como se muestra a continuación.

    agreement-template-final-details

  5. En la pestaña Adjunto:

    1. Para añadir un documento a cada presupuesto, seleccione Cargar archivos o arrastre y suelte el archivo en el campo Cargar.
    2. Para adjuntar el presupuesto, seleccione Elegir origen del documento.
    3. En el cuadro de diálogo Elegir origen del documento que se abre, haga lo siguiente:
      1. Seleccione la opción Variable de tiempo de ejecución.
      2. En el campo Agregar un nombre de variable de tiempo de ejecución, asigne el nombre de la variable como QuoteDocument
      3. Seleccione Añadir cuando haya terminado.
    agreement-template-choose-doc-source

    choose-doc-source

    El presupuesto adjunto aparece como se muestra a continuación:

    documents-added

  6. En la pestaña Destinatarios, seleccione X en la esquina derecha para eliminar el registro de destinatarios predeterminado. Seleccione Agregar destinatario desde objeto o variable de tiempo de ejecución.

    Agregar objeto de formulario de destinatario

  7. En el cuadro de diálogo Añadir destinatario que se abre, haga lo siguiente: 

    1. Seleccione una variable de objeto o tiempo de ejecución: Búsqueda basada en el campo de objeto maestro.
    2. Seleccione el tipo de destinatario como Contacto.
    3. En Campo de origen del objeto maestro, seleccione Id. de contacto principal.
    4. Seleccione Guardar.
    agreement-template-add-recipient

    El destinatario resultante aparece como se muestra a continuación:

    Destinatario configurado

  8. Seleccione la pestaña Reglas y luego, la opción Establecer como plantilla predeterminada para todos los acuerdos.

    Puede configurar otros elementos de la plantilla según sea necesario, como el mensaje del acuerdo, los recordatorios o los contrafirmantes.

    agreement-template-rules

  9. Asegúrese de que la plantilla esté activada en Activo y, a continuación, seleccione Guardar.

  1. En el Iniciador de aplicaciones, seleccione Salesforce CPQ para abrir la aplicación.

  2. En el menú superior, seleccione Plantillas de presupuesto > Nuevo.

    Nueva plantilla de presupuesto

  3. En la página Nueva plantilla de presupuesto que se abre, haga lo siguiente:

    • Indique un nombre para la plantilla.
    • Seleccione la casilla Predeterminado.
    • Seleccione Estado de implementación como Implementación.
    • En Plantilla de acuerdo, seleccione la Plantilla de acuerdo creada anteriormente.
    new-quote-template

  4. Seleccione Guardar.

Generar y enviar un acuerdo con un archivo adjunto de presupuesto automático

Una vez completadas la instalación y todas las configuraciones, el presupuesto generado se adjunta automáticamente a un acuerdo y el destinatario del acuerdo es el contacto de facturación del presupuesto de CPQ.

Para explorar y utilizar las ventajas de la integración de Adobe Acrobat Sign y CPQ, consulte plantillas de Adobe Sign.

Siga los pasos que se indican a continuación para generar un acuerdo con un anexo de presupuesto automático:

  1. Vaya al Iniciador de aplicaciones en la página de Salesforce Lightning y abra Salesforce CPQ.

  2. En el menú superior, seleccione Presupuestos > + Nuevo presupuesto.

    En la página Detalles del nuevo presupuesto que se abre, proporcione los siguientes detalles:

    • Defina la relación del presupuesto con la cuenta u oportunidad de Salesforce.
    • Proporcione otros detalles: condiciones de pago, método de entrega, descuento e información de facturación/envío.
    • Seleccione Guardar.
    new-quote

  3. En la esquina superior derecha, seleccione el desplegable Más acciones () > Editar líneas.

    Se abre la página Editar presupuesto sin elementos de línea.

    quote-edit-lines

  4. Para iniciar la lista de productos, seleccione Añadir productos.

    edit-quote

  5. En la lista, seleccione los productos que desea incluir en el presupuesto y, a continuación, haga clic en Seleccionar.

    quote-product-selection

    La página Editar presupuesto vuelve a cargarse mostrando esta vez los elementos de línea que ha seleccionado.

    En esta página puede editar cada elemento de línea para modificar los campos cantidad o descuento adicional.

    edit-quote-products-add

  6. Una vez comprobados los elementos de línea, seleccione Guardar.

  7. En la esquina superior derecha, seleccione la lista desplegable ▼ > Incluir documento.

    quote-include-document

  8. En la página Añadir documento adicional que se abre, seleccione Elegir archivo y luego, un documento que desee incluir. Una vez hecho esto, seleccione Guardar.

    quote-include-doc-add-file

  9. En la esquina superior derecha, seleccione la lista desplegable ▼ > Generar documento.

    quote-generate-document

  10. En la página Generar documento que se abre, seleccione el archivo en Contenido disponible y, a continuación, seleccione la flecha Añadir para mover el archivo a la sección Contenido incluido.

    generate-document-move-content

    El archivo aparece en la sección Contenido incluido.

  11. En el menú superior, seleccione Enviar a Adobe Sign.

    Se abre la página de detalles del Documento de presupuesto

    generate-document-send-to-sign

  12. En la página Documento de presupuesto que se abre, vaya a la pestaña Relacionado > Acuerdo. Seleccione el nombre del acuerdo y compruebe lo siguiente:

    • El acuerdo se encuentra en estado de borrador.
    • Se agregan los destinatarios (con contacto principal), la cuenta y la oportunidad.
    • El nombre del acuerdo es el nombre de la plantilla proporcionado.
    • La sección Archivos muestra el documento de presupuesto junto con el documento incluido.
  13. Una vez que confirme todos los detalles, seleccione Campos Vista previa y Agregar firma y, a continuación, seleccione Siguiente.

    quote-agreement-preview

  14. En el modo de vista previa, añada los campos de firma necesarios para todos los firmantes y verifique los detalles. Una vez hecho esto, seleccione Enviar.

    quote-agreement-generate-preview

    Una vez que el acuerdo se envía correctamente, aparece un mensaje como el que se muestra a continuación. Seleccione Aceptar para descartar la pantalla.

    quote-agreement-sent

    En la página Salesforce CPQ, el estado del acuerdo cambia a Enviado para firmar, como se muestra a continuación.

    quote-agreement-out-for-signature

  1. Inicie CPQ desde el Lanzador de aplicaciones.

  2. Para crear una nueva plantilla de presupuesto, seleccione la pestaña Plantillas de presupuesto

    La plantilla de presupuesto dicta el diseño general y el estilo de la página del presupuesto (tamaño de página, márgenes, tamaño, familia y color de la fuente, etc.).

  3. Seleccione la pestaña Presupuestos y cree un nuevo presupuesto con los siguientes detalles:

    • Defina la relación del presupuesto con la cuenta u oportunidad de Salesforce.
    • Proporcione otros detalles: condiciones de pago, método de entrega, descuento e información de facturación/envío.
    • Seleccione Guardar.

  4. En la esquina superior derecha, seleccione el desplegable Más acciones () > Editar líneas.

    Se abre la página Editar presupuesto sin elementos de línea.

  5. Para iniciar la lista de productos, seleccione Añadir productos.

  6. Seleccione los productos que desea incluir en el presupuesto de la lista y, a continuación, haga clic en Seleccionar.

    La página Editar presupuesto vuelve a cargarse mostrando esta vez los elementos de línea que ha seleccionado.

    En esta página puede editar cada elemento de línea para modificar los campos cantidad o descuento adicional.

  7. Seleccione Guardar.

  8. Para añadir uno o más documentos adicionales al presupuesto:

    1. En la esquina superior derecha, seleccione el desplegable Más acciones () > Incluir documento.
    2. Seleccione Elegir archivo y busque en el sistema local el archivo que desea incluir.
    3. Después de adjuntar el archivo, seleccione Guardar.

  9. En la esquina superior derecha, seleccione el desplegable Más acciones () > Generar documento.

  10. El presupuesto se genera como un documento y la página muestra el presupuesto y otros documentos incluidos. Ahora puede agregar los archivos disponibles y reorganizarlos. Una vez hecho esto, seleccione Enviar a Adobe Sign.

    Se adjunta automáticamente el presupuesto y los archivos Contenido incluido del acuerdo. El contacto de facturación del registro de presupuesto de CPQ se importa como Destinatario sobre el acuerdo.

    Una vez creado el acuerdo, puede verlo asociado a la cuenta de Salesforce y a la Oportunidad (mediante la configuración del presupuesto) en estado de Borrador (suponiendo que haya agregado el objeto acuerdo al diseño de las páginas Cuenta y Oportunidad).

    Nota:

    Si está utilizando la búsqueda Plantilla de acuerdo, puede configurar esa plantilla para Envío automático y el presupuesto se enviará una vez generado.

    Acuerdo adjunto a un objeto SFDC

    Para modificar y enviar el acuerdo, haga lo siguiente:

    1. Seleccione el vínculo del acuerdo para abrirlo.
    2. Revise la lista de destinatarios y los archivos adjuntos, y edítelos según sea necesario.
    3. Seleccione Enviar.
    Envíe el acuerdo.

    Una vez que el acuerdo se envía correctamente, aparece un mensaje de confirmación como el que se muestra a continuación.

Plantillas de Adobe Acrobat Sign

Las plantillas de Acrobat Sign ofrecen una amplia capacidad para automatizar la configuración de los procesos del acuerdo, así como el rellenado de datos desde y hacia los formularios del acuerdo. 

Para obtener más información, consulte Guía de plantillas y asignación de campos.

A continuación se muestra un ejemplo de configuración con algunas opciones que funcionan específicamente bien con Salesforce CPQ.

Prerrellenar los campos del acuerdo con los valores del campo Presupuesto

Puede personalizar un acuerdo añadiendo valores desde el Documento de presupuesto. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:

  1. En el Iniciador de aplicaciones, abra Adobe Acrobat Sign para Salesforce.

  2. En el menú superior, seleccione Plantillas de acuerdo > Nuevo.

  3. Establezca el Tipo de objeto maestro en SBQQ__QuoteDocument__c
    Permite que los valores de campo del documento de presupuesto se asignen al acuerdo. Por ejemplo, asigna el nombre del documento de presupuesto al nombre del acuerdo.

    Nueva plantilla de acuerdo para presupuestos

  4. Seleccione Guardar.

  5. En la pestaña Relacionado, en la sección Asignar datos en campos de acuerdo, seleccione Nuevo.
    Se abre la página Agregar una nueva asignación de campo.

    Asignar nuevos campos

  6. En la lista de selección Método de asignación, seleccione Campo de objeto maestro.

    Seleccione el método de asignación

  7. Seleccione Siguiente.

  8. Especifique el valor del campo y el campo de destino:

    1. Desde la lista de selección Seleccionar campo de origen del objeto maestro, puede seleccionar una opción para utilizarla como origen del valor de campo que desea importar al campo Acuerdo. Para este ejemplo, seleccione Nombre del documento (cadena).
    2. El Campo de acuerdo de destino es el campo en el que desea insertar el valor. Para este ejemplo, utilice Nombre del acuerdo (cadena).
    3. Seleccione Guardar.

    A medida que agrega asignaciones a la plantilla, generan una lista en la pestaña Relacionado de la plantilla.

  9. Para eliminar o editar un registro, puede abrir el menú desplegable y seleccionar Eliminar o Editar.

    Lista de asignaciones

Agregar archivos adjuntos

Puede añadir un documento de presupuesto a los acuerdos siguiendo un proceso similar a añadir cualquier archivo adjunto a un acuerdo. Al crear un acuerdo y añadir un archivo adjunto, se adjunta automáticamente el PDF QuoteDocument generado al acuerdo.

Siga los pasos que se indican a continuación para añadir un documento de presupuesto a un acuerdo:

  1. Abra la Plantilla de acuerdo y seleccione la pestaña Relacionado.

  2. Seleccione Agregar archivos adjuntos.

    Agregar archivos adjuntos

  3. Seleccione Nuevo.

  4. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione Variable de tiempo de ejecución en el campo Tipo de adjunto de archivo y, a continuación, seleccione Siguiente.

    Nota: También puede adjuntar archivos de la biblioteca de Adobe Sign (EchoSign), del contenido de Salesforce, de la biblioteca o del objeto maestro.

    Seleccione un tipo de adjunto de archivo

  5. En el cuadro de diálogo que se abre, rellene el campo Nombre de variable con el nombre Documento de presupuesto y, a continuación, seleccione Guardar.

    Nota: Se requiere un nombre de variable porque se seleccionó una variable de tiempo de ejecución para el tipo de adjunto. Si selecciona una biblioteca como Tipo de adjunto, muestra una lista de los documentos disponibles en esa biblioteca.

    Identificar el documento

    Como las Asignaciones de campos, una lista de archivos adjuntos para la plantilla se basa en la pestaña Relacionado de la plantilla.

    Archivos adjuntos enumerados

Agregar destinatarios

Puede añadir destinatarios a la Plantilla de acuerdo para definir un flujo de firmas basado en sus prácticas internas. Simplemente, puede enviar el acuerdo con el cliente/firmante o incluir pasos de aprobación interna y contrafirmas. Cuando un PDF de documento de presupuesto se adjunta a un acuerdo, automáticamente extrae el contacto principal para el que se generó el documento de presupuesto.

Siga los pasos que se indican a continuación para agregar el contacto principal del presupuesto como firmante mediante una variable de tiempo de ejecución:

  1. Abra la Plantilla de acuerdo y seleccione la pestaña Relacionado.

  2. Seleccione Añadir destinatarios.

    Agregar destinatarios

  3. Seleccione Nuevo.

  4. En el cuadro de diálogo que se abre, proporcione los siguientes detalles:

    • En el campo Origen del destinatario, seleccione Variable de tiempo de ejecución.
    • Asegúrese de que Tipo de destinatario es Contacto.
    • Función del destinatario indica si el contacto aplicará una firma. Seleccionar Aprobar Delegar.
    • Verificación del firmante indica si el destinatario debe utilizar una autenticación de segundo factor.
      • Correo electrónico: ningún segundo factor, el correo electrónico es la única validación de la identidad del destinatario..
      • Contraseña: aplica una contraseña a la firma del documento y requiere que la contraseña se introduzca para que el documento sea visible.
      • KBA: la autenticación basada en conocimientos solo se puede usar en los Estados Unidos y usa el número de Seguro Social del destinatario para hacer varias preguntas que deben responderse para que el documento sea visible.
      • Social: la autenticación social requiere que el firmante se autentique en otra aplicación social (LinkedIn, Facebook, etc.) antes de presentar el documento.
      • Teléfono: se envía un mensaje de texto al teléfono del destinatario, que debe introducir el número de seis dígitos enviado para ver el documento.
    • Mensaje al destinatario: se le envía un mensaje privado al destinatario cuando abre el documento para firmar.
    • Índice: el orden de firma del destinatario.
    • Una vez hecho esto, seleccione Siguiente.

  5. En el cuadro de diálogo que se abre, para el campo Nombre de variable, escriba PrimaryContact y, a continuación, seleccione Guardar.

    La lista Destinatarios aparece en la pestaña Relacionado de la plantilla Acuerdo, como se muestra a continuación.

    Lista de destinatarios

Vincular la plantilla de presupuesto a la plantilla de acuerdo

Puede vincular su Plantilla de acuerdo a su Plantilla de presupuesto para automatizar el acuerdo al generar el presupuesto.

Nota: Al utilizar la opción Generar con Adobe Sign, la plantilla del acuerdo debe configurarse solo con la variable de plantilla del acuerdo.

Para vincular los objetos, haga lo siguiente:

  1. Asegúrese de que el campo Plantilla de acuerdo se añade al diseño de página Plantilla de presupuesto. Consulte cómo añadir la plantilla de acuerdo a la plantilla de presupuesto en la sección Configurar objetos de presupuesto para enviar acuerdos.
  2. Abra Salesforce CPQ desde el Lanzador de aplicaciones.
  3. Seleccione la pestaña Plantillas de presupuesto.
  4. Editar la Plantilla de presupuesto que desea asociar a la plantilla de acuerdo.
  5. En el campo Plantilla de acuerdo, seleccione la plantilla de acuerdo correcta.
  6. Seleccione Guardar.
Seleccione la plantilla de acuerdo que desee vincular a la plantilla de presupuesto

Nota:

Antes de utilizar una plantilla de acuerdo, debe asegurarse de que:

  • Su Plantilla de acuerdo está Activa.
  • Su Plantilla de presupuesto tiene un estado de Implementación.
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