Se trata de una guía de inicio rápido para los clientes que deseen utilizar Adobe Sign en sus entornos de Workday.

Información general

Este documento proporciona a los administradores de Workday los pasos necesarios para la personalización de los procesos empresariales de Workday para incluir Adobe Sign donde se requiera la obtención de una firma. Se trata es una guía de configuración y no tiene como finalidad ser un manual de formación completo para Workday.

Para utilizar Adobe Sign en Workday debe conocer o comprender cómo crear y modificar elementos de Workday, tales como: marco del proceso empresarial, establecimiento y configuración del inquilino, informe e integración de Workday Studio. 

 

Acceso a Adobe Sign dentro de Workday

La función de firma digital de Adobe Sign aparece como “Review Document step” (paso Revisar documento) dentro del marco de procesos empresariales (BPF) y como “Distribute Documents task” (tarea Distribuir documentos).

 

Paso Review Document (Revisar documento)

Adobe Sign para Workday se muestra a través del paso Review Document (Revisar documento) que puede agregarse a cualquiera de los más de 400 procesos empresariales dentro de Workday. Estos incluyen Offer (oferta), Distribute Documents and Tasks (distribuir documentos y tareas) y Propose compensation (proponer compensación), entre otros.

Revise la documentación completa de la comunidad de Workday sobre el paso Review Document (Revisar documento) en el siguiente enlace: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Defina un paso funcional de Review Document (Revisar documento):

  1. Inserte un paso Review Document (Revisar documento).
  2. Especifique los grupos (funciones) que pueden actuar sobre el paso Review Document (Revisar documento).

Los pasos del proceso empresarial

Configure el paso Document Review (Revisar documento):

  1. Especifique el eSignature Integration type (Tipo de integración de firma electrónica) como eSign by Adobe.
  2. Añada filas a la cuadrícula de la firma.
    • La cuadrícula de la firma especifica el orden en el que se enruta el documento para firmar. Cada fila puede contener uno o varios roles y cada fila representa un paso del proceso de firma.
    • Se notifica a cada miembro del rol de un determinado paso de que un evento de firma está pendiente.
    • Una vez que una sola persona del rol haya firmado, el paso de la fila esta completado y el documento pasa al siguiente paso de la fila.
    • Cuando se hayan firmado todas las filas, el paso Review Document (Revisar documento) se ha completado.
  3. Especifique el documento que se va a firmar. Si se trata de una Offer (Oferta) de proceso empresarial, puede utilizar el documento desde un paso de Generate Document (generación del documento). De lo contrario, elija un documento o un informe existente.
    • Repita el paso 3 para todos los documentos que necesite.
Configurar el paso Review Document (Revisar documento)

4. (Opcional) Agregue un “redirect user” (redireccionamiento de usuario) para capturar las acciones “decline to sign” (rechazar firma). Si los usuarios rechazan la firma, Workday redirigirá los documentos a un grupo de seguridad configurado para la revisión. 

Desde el menú de acciones relacionadas con el paso Review Documents (Revisar documentos), seleccione Business Process > Maintain Redirect (Proceso empresarial > Mantener redireccionamiento). A continuación, seleccione:

  • Send Back (Volver atrás): permite a los miembros de grupos de seguridad retroceder a un paso anterior del proceso empresarial. El proceso empresarial se reiniciará desde ese paso.
  • Move to Next Step (Mover al siguiente paso): permite a los miembros de grupos de seguridad avanzar al siguiente paso del proceso empresarial.
  • Security Groups (Grupos de seguridad): seleccione los grupos de seguridad para redirigir los pasos del flujo de proceso empresarial. Los grupos de seguridad que aparecen en este mensaje se seleccionan en la política de seguridad del proceso empresarial, en la sección Redirect (Redireccionamiento).

Notas del paso del proceso empresarial

El marco de supervisión del proceso empresarial es bastante potente y requiere una explicación mucho más completa. Sin embargo, hay un par de cuestiones a tener en cuenta:

  • Cada proceso empresarial debe tener un paso de finalización.
    • Lo ideal es que sea al final del proceso empresarial.
  • La configuración de un paso de finalización está desactivada en el menú de acciones relacionadas del icono de búsqueda.
    • Esto solo es posible durante la “visualización” del proceso empresarial, no al “editarlo”.
  • Cada paso del proceso empresarial se ejecuta de forma secuencial.
    • Puede cambiar el orden de un paso cambiando el orden del valor.
    • Para insertar un paso entre los elementos “c” y “d”, especifique un nuevo elemento como “ca”.

Ejemplo: Oferta

La Offer (Oferta) de proceso empresarial es un subproceso de la aplicación de trabajo de proceso Job Application Dynamic (empresarial dinámico) que debe configurarse para implementar la Offer (Oferta) del proceso empresarial. Se activa cuando el estado de la aplicación del trabajo se traslada a “Offer” (Oferta) o “Make Offer” (Realizar una oferta).

En este ejemplo, un paso Review Document (Revisar documento) está usando un paso Dynamic Document (Documento dinámico) para Norteamérica y Japón.

Ejemplo de un proceso empresarial de Workday

Este proceso empresarial hace lo siguiente:

  • Se le pedirá al iniciador del proceso empresarial que proponga una compensación para el candidato (paso b).
  • Utilice un paso de condición para comprobar si el país actual NO es Japón.
    • Si es correcto, implemente el paso “ba” que utiliza un documento en inglés.
    • Si es falso, implemente el paso “bb” que utiliza un documento en japonés.
  • El paso “bc” es el paso de Document Review (Revisar documento).
    • Aquí es donde se define el proceso de firma.
  • El paso “d” es el punto de decisión para hacer una oferta.
    • Este es el paso de finalización y es necesario.

El documento dinámico generado en el paso “ba” se denomina Offer Letter (Carta de la oferta) y contiene un solo bloque de texto denominado Rapid Offer (Oferta rápida). Puede añadir varios bloques de texto como encabezado, saludo, compensación, stock, cierre, condiciones, etc. según sea necesario.

Página View Document (Ver documento) de Workday

La carta de oferta dinámica a continuación se ha creado con el editor de texto enriquecido de Workday.

Los elementos resaltados en gris son objetos proporcionados por Workday que hacen referencia a datos contextuales.

Los elementos entre {{corchetes}} son las etiquetas de texto de Adobe.

Ejemplo de formulario dinámico

En el paso Review Document (Revisar documento), el documento dinámico hace referencia al paso anterior y define el proceso secuencial de firma mediante dos grupos de firma.

El comportamiento que aparece a continuación enrutará el documento generado de forma dinámica en primer lugar al administrador de alquiler y, a continuación, al candidato.

 

Grupos de firma de Workday definidos

Ejemplo: Distribuir documentos

Introducida en Workday 30, la tarea “Mass Distribute Documents or Tasks” (Distribuir documentos o tareas en masa) se puede utilizar para enviar un único documento a un grupo grande (< 20 000) de firmantes individuales. Dicha tarea está limitada a una única firma por documento. Para crear una distribución, es necesario acceder a la acción “Create Distribute Documents or Tasks” (Crear distribución de documentos o tareas), en la barra de búsqueda.

Por ejemplo, puede enviar el formulario de opciones de equidad entre empleados a todos los administradores con servicios modernos globales. Además, si lo desea, puede filtrar los criterios todavía más y enviarlo solo a administradores concretos.

También puede acceder al informe View Distribute Documents or Tasks (Ver distribución de tareas o documentos) para realizar un seguimiento del progreso de la distribución.

create_distributedocumentsortasks

Ejemplo: Informe

Workday tiene una infraestructura de informes sofisticada. Para ver los detalles del proceso de Adobe Sign, examine los elementos del Review Document Event (Evento Revisar documento).

A continuación se muestra un informe personalizado sencillo que se puede ejecutar en todos los procesos empresariales que buscan transacciones de Adobe Sign y su estado.

 

Ejemplo de un informe personalizado de Workday

El siguiente informe se ha generado mediante la observación de los procesos empresariales Offer (Oferta), Onboarding (Inscripción) y Propose Compensation (Proponer compensación) dentro de un inquilino de la implementación.

Se pueden ver:

  • Los documentos enviados para firmar
  • El paso de procedimientos empresariales asociado
  • La siguiente persona que espera su firma
Ejemplo de un informe de Workday con tres objetos

Documentos firmados

El ciclo de firma de Workday elimina todas las notificaciones por correo electrónico de Adobe Sign. Se informa a los usuarios acerca de acciones pendientes en la bandeja de entrada de Workday.

Una vez que el documento se ha firmado por todos los grupos firmantes, se distribuye una copia del documento firmado a todos los miembros del grupo firmante por correo electrónico.

Si lo desea, este comportamiento se puede eliminar (póngase en contacto con el administrador de satisfacción del cliente de Adobe Sign o con el Equipo de asistencia de Adobe Sign).

En Workday, se puede acceder a los documentos firmados en el registro de procesos completados.

  • Los documentos de Worker se encuentran en el perfil de Worker.
  • Los documentos de los candidatos (cartas de oferta) se encuentran en el perfil del candidato.

A continuación se muestra una carta de oferta firmada para el candidato Chris Foxx. 

Ejemplo de carta de oferta de Workday

Asistencia

Asistencia de Workday

Workday es el propietario de la integración y debe ser el primer punto de contacto para plantear preguntas sobre el ámbito de la integración, solicitudes de funciones o problemas sobre el funcionamiento diario de la integración.

La comunidad de Workday tiene varios artículos útiles sobre cómo solucionar problemas acerca de la integración y generar documentos:

Solución de problemas de integraciones de firma electrónica

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Paso Review Document (Revisar documentos)
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Generación dinámica de documentos

https://community.workday.com/node/176443

Consejos para la configuración de generación de documentos

https://community.workday.com/node/183242

Asistencia de Adobe Sign

Adobe Sign es el socio de la integración y debe ponerse en contacto con el mismo si la integración no puede obtener firmas o si la notificación de firmas pendientes falla.

Los clientes de Adobe Sign deben ponerse en contacto con el administrador de satisfacción del cliente (CSM) para obtener asistencia. También puede ponerse en contacto con el servicio de asistencia técnica de Adobe por teléfono: llame al 1-866-318-4100, espere a la lista de productos y luego introduzca 4 y 2 (tal y como se lo pidan).

Adición de etiquetas de texto de Adobe a los documentos

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Descargar

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