Adobe Acrobat Sign -sanasto (terminologia, ammattijargon, yms...)

Dokumentit/tiedostot/liitteet vs. sopimukset vs. tapahtumat

• Kaikki dokumentit/tiedostot/liitteet ovat yksittäisiä tiedostoja, jotka lähetetään Acrobat Sign -järjestelmään. Ne ovat sopimuksen rakennusmateriaaleja.
• Sopimukset ovat asiakkaalle osoitettuja objekteja, jotka Acrobat Sign luo lähetetyistä tiedostoista ja jotka vastaanottajat täyttävät ja/tai allekirjoittavat. "Sopimus" on termi, jota käytetään objektin määrittämiseen sekä allekirjoitusten hankintaprosessin että lopullisen PDF-tiedoston luonnin aikana.
• Tapahtumat käsittävät sopimuksen sekä kaiken siihen liittyvän kirjaamisen ja dokumentaation, jotka luodaan sopimusta varten ja sen toimesta. (esim. valvontaraportit, todennustulokset, kenttätason tiedot, .csv-sivut)

Ominaisuuksien etuliitteet

Ominaisuuksien kehittyessä käytetään etuliitteitä, jotka osoittavat, missä vaiheessa elinkaarta ominaisuus on.

• Uusi – Jotain aivan uutta.
• Moderni - Päivitys, joka voi antaa mahdollisuuden vaihtaa modernin ja klassisen kokemuksen välillä.
  
  • Moderneissa versioissa voi olla uusia ominaisuuksia. Esimerkiksi mukautetun työnkulun suunnittelijan modernissa versiossa on uusia ominaisuuksia
• Klassinen – Päivitettävän kohteen vanhempi versio, jota käytetään yleensä silloin, kun on mahdollisuus vaihtaa aktiivisten versioiden välillä.
  
• Perinne – Vanhempi versio, kun äskettäin luoduilta tileiltä on poistettu mahdollisuus vaihtaa.
  

Sisäiset vs. ulkoiset

Termi "sisäinen" kuvaa yhteisen tilitunnuksen sisällä olevaa käyttäjätunnusten ryhmää. Nämä käyttäjätunnukset ovat tilin sisäisiä, ja sisäisiä käyttäjiä koskevat asetukset koskevat vain näitä käyttäjätunnuksia.

Kaikki muut sähköpostiosoitteet ovat "ulkoisia".

Tilitason järjestelmänvalvojat voivat saada täydellisen luettelon sisäisistä sähköpostiosoitteista siirtymällä kohtaan Tili > Käyttäjät ja napsauttamalla Vie käyttäjäluettelo -kuvaketta.

Paikalliseen järjestelmääsi ladataan CSV-tiedosto. CSV-tiedostossa luetellaan tilin käyttäjät ja heidän nykyinen tilansa.

Objektit ja objektitunnukset

Objektit

Adobe Signin kontekstissa "objekti" on tarkasti rajattu joukko määrityksiä/ominaisuuksia.

Objektityypit ovat:

• Tili kokonaisuudessaan
• Ryhmät
• Käyttäjät
• Sopimukset

Objekti Tunnukset

Jokaisella objektilla on yksilöllinen tunnusnumero, jotta samantyyppiset objektit voidaan erottaa toisistaan. Jokaisella käyttäjällä on yksilöllinen käyttäjätunnus. Jokaisella sopimuksella on yksilöllinen sopimustunnus.

Objektit käyttävät usein objektitunnuksia avainmääritteenä, jolla luodaan suhteita muihin objekteihin. Tällä tavoin objektien pysyvät suhteet säilyvät, vaikka muut attribuutit muuttuisivat.

Esimerkiksi käyttäjätunnus voi luoda useita sopimustunnuksia, ja tämä suhde säilyy, vaikka käyttäjä muuttaisi muita ominaisuuksia, kuten nimeään ja sähköpostiosoitettaan.

Dokumentaatiossa käytettynä objektitunnus yksilöi objektityypeistä yhden yksilöllisen esiintymän. (Esim. käyttäjätunnuksen sähköpostiosoitteen muuttaminen ei vaikuta käyttäjätunnuksen sopimusten omistajuuteen.)

Ylemmän ja alemman tason (malli) suhteet

Ylemmän ja alemman tason ideaa havainnollistaa parhaiten malli, jolla mallista voidaan luoda useita kopioita tuhoamatta sitä. Koska ylätason objektilla on suora yhteys sen tuottamaan alatason sopimukseen, ylätason objekti voi raportoida kaikkien alatason sopimusten suhteellisesta tilasta.

Adobe Acrobat Signista löytyy kolme esimerkkiä tästä periaatteesta:

• Kirjastomallit - Kun sopimukseen liitetään kirjastomalleja, kyseistä sopimussuhdetta seurataan malliasiakirjan alielementtinä. (Huomaa, että tämä pätee ainoastaan silloin, kun sopimukseen on liitetty vain yksi malli.) Kirjastomallit voivat raportoida sopimuksista, joihin on käytetty Hallinta-sivulta saatua mallia
  
• Verkkolomakkeet - Verkkolomakkeet luovat ylätason mallin, joka kopioidaan, kun käyttäjä yrittää lähettää lomakkeen allekirjoitettavaksi. Tätä ylätason Verkkolomaketta seurataan Hallinta-sivulla, ja se voi raportoida kaikista käynnissä olevista tai päätetyistä sopimuksista.
  
• Erälähetys - Erälähetys-prosessin avulla käyttäjä voi ladata ja määrittää yhden tiedostojoukon ja sähköpostiosoitteiden CSV-luettelon. Tämä luo ylätason mallin, joka luo itsestään kopion ja lähettää erillisen sopimuksen jokaiseen CSV-luettelossa olevaan sähköpostiosoitteeseen. Ylätason objektia seurataan Hallinta-sivulla ja sillä voidaan raportoida luotujen alisopimusten suhteellinen tila.

Allekirjoittaja (roolit) vs. Vastaanottaja vs. Osallistuja

Allekirjoittaja (tai hyväksyjä, myöntyjä yms.) - Nimenomaan vastaanottajalle määritetty rooli

• Jokaisella vastaanottajalla on rooli.

Vastaanottaja - Mikä tahansa sähköposti, jota käytetään jonkun sisällyttämiseksi sopimuksen "allekirjoitussykliin". Henkilöt, jotka voivat olla vuorovaikutuksessa sopimuksen kanssa sen ollessa käynnissä

• Vastaanottajat ovat osallistujien osajoukko.

Osallistuja - Mikä tahansa tapahtumaan sisältyvä (yksittäinen) sähköpostiosoite. Tämä koostuu lähettäjästä, kaikista vastaanottajista ja kaikista kopion saavista osapuolista.

Kertakäyttöiset odottavat käyttäjät

Kun Acrobat Signissä luodaan sopimus, sovellus yrittää tunnistaa, onko jollakin vastaanottajista jo käyttäjätunnus, johon sopimus voidaan liittää.

Jos käyttäjätunnus on olemassa ja se on sellaisella tilillä, johon lähettävä tili luottaa, sopimustunnus on tällöin suorassa yhteydessä käyttäjätunnukseen. Tällöin sopimus näkyy käyttäjän Hallinta-sivulla.

Jos sähköpostia ei ole järjestelmässä tai jos käyttäjätunnuksen tili ei luota lähettävään tilitunnukseen, Acrobat Sign luo yksilöllisen kertakäyttöisen käyttäjätunnuksen, jolla seurataan vastaanottajan toimintaa kyseisen sopimustunnuksen osalta. Kertakäyttöiset käyttäjätunnukset ovat olemassa vain niin kauan, kuin sopimus on käynnissä. Kun sopimus on saatu päätökseen ja kaikki kirjauskelpoiset tapahtumat tallennettu, kertakäyttöinen käyttäjätunnus ei ole enää käyttökelpoinen ja se poistetaan järjestelmästä.

Lopullinen tila

Lopullinen tila saavutetaan, kun vastaanottajat eivät enää voi suorittaa muita toimenpiteitä sopimuksen saattamiseksi valmiiksi.  Lopullisia tiloja on kolme:

• Valmis – Saavutetaan, kun kaikki vastaanottajat ovat suorittaneet onnistuneesti kaikki sopimuksen prosessit.
• Hylätty – Hylätty sopimus on pysäytetty nimenomaisella toiminnolla. Tällä toiminnolla voi olla eri lähteitä:
  • lähettäjä peruutti
  • vastaanottaja hylkäsi
  • epäonnistui vastaanottajan todennusvirheen vuoksi
  • epäonnistui järjestelmävirheen vuoksi.
• Vanhentunut – Sopimukset, joiden voimassaoloaika päättyy toimettomuuden vuoksi määritellyllä ajanjaksolla.