Tämä artikkeli sisältää julkaisua edeltäviä tietoja. Julkaisupäivät, ominaisuudet ja muut tiedot voivat muuttua ilman erillistä ilmoitusta.
Tietojen viennin yleiskatsaus ja raporttikaaviot
Uusi Raportit-käyttökokemus antaa yrityksen ja liiketoiminnan palvelutasojen käyttäjille mahdollisuuden luoda, tallentaa ja hallita omia muokattuja raporttejaan ja datan vientiä yksilöidyssä näkymässä.
Raportit ovat malleja, jotka palauttavat yhden tai useamman kaavion, jossa on yhteenveto käyttäjän määrittelemistä sopimustiedoista. Käyttäjälle tarjolla olevien raporttien määrä ja tyypit määräytyvät järjestelmän käyttäjän valtuustason ja hänen käyttäjätunnukseensa sovellettavan käyttöoikeuden tason mukaan.
Tietojen vienti antaa käyttäjille keinon poimia tiettyjä kenttiä koskevia tietoja niistä sopimuksista, jotka kuuluvat heidän toimivaltaansa. Käyttäjät voivat käyttää suodattimia kohdistaakseen palautetun tietojoukon käyttäjän, ryhmän, työnkulun tai sopimuksen nimen mukaan.
Käyttäjä voi määrittää suodatettujen sopimusten joukosta yksittäiset CSV-tiedostoon vietävät kentät, mikä siistii vientiä poistamalla siitä tarpeettomia tapahtumatietoja.
Raporttityyppejä ovat:
- Sopimukset (Kaikki käyttäjät) – Sopimusraportit palauttavat sopimustoiminnan tiedot, kuten valmistumisasteet, valmistumisajan, työnkulun käytön, määrätrendit ja lähettäjän/ryhmän trendit. Sopimuskaavioita on yksitoista.
- Tapahtuman kulutus (Kaikki käyttäjät) – Palauttaa tapahtumamäärän järjestelmässä käyttäjä-, ryhmä-, työnkulku- tai yleisen määrätrendin mukaan. Tapahtumien kulutuskaavioita on neljä.
- Asetusten toiminnan tarkastukset (Vain järjestelmänvalvojat) – Järjestelmänvalvojat voivat laatia erikoisraportin, joka palauttaa käyttäjien, ryhmän tai koko tilin asetustason toiminnan järjestelmänvalvojan käyttöoikeustason mukaan.
Perinteinen raportointi ja moderni raportointikokemus käyttävät erilaisia tietomalleja ja laskentamenetelmiä, joten niiden tulokset eivät aina vastaa toisiaan. Keskeiset erot ovat:
- Perinteinen raportointi laskee kirjastomallit sopimuksiksi.Moderni raportointi ei laske.
- Perinteinen raportointi sisältää hylätyt sopimukset. Moderni raportointi ei sisällä niitä.
- Perinteinen raportointi käyttää sopimuksen viimeistä muokkausaikaa aikaperusteisissa laskelmissa. Moderni raportointi käyttää tiettyjä sopimustapahtumia tarkempaan seurantaan.
- Perinteinen raportointi raportoi aina Tyynenmeren aikavyöhykkeen mukaan. Moderni raportointi laskee ja näyttää tiedot sinun aikavyöhykkeelläsi, mikä voi siirtää sopimusten päivämääriä ja vaikuttaa siihen, mitkä sopimukset osuvat valitulle ajanjaksolle.
Kun olet kirjautunut sisään, valitse aloitusnäytön ylävalikosta Raportit.
Oletuskoontinäyttö (Yleiskatsaus)
Kun uusi Raportit-käyttökokemus avataan ensimmäisen kerran, ladataan oletuskoontinäyttö.
Koontinäyttö lataa automaattisesti edellisen seitsemän päivän sopimusliikenteestä yleiskatsauksen. Sen yläosasta löytyy yhteenveto ja kolme kaaviota, joissa näkyy tehtyjen sopimusten prosenttiosuus, sopimuksen kokonaismäärän trendi ja sopimuksen keskimääräinen valmistumisaika.
Käyttäjällä on käytössään kaksi painiketta uuden raportti-/vientisisällön luomiseen:
- Uusi vienti - Käyttäjä voi määritellä sopimuksista joukon uuden vientipyynnön avulla ja viedä sitten kyseisistä sopimuksista kenttätason arvot.
- esim. tapahtumaan liitetty RSVP-lomake, jossa vastaajat voivat valita aterian ja luetella mahdolliset erityishuomiot
- Verkkolomakkeen luoja voi sitten valita sopimukset (suodatettu verkkolomakkeen nimen mukaan) ja purkaa kentät lomakkeesta (Nimi, ateriavalinta, muistiinpanot jne.) CSV-tiedostoon
- Uusi raportti - Käyttäjä voi uuden raportin avulla luoda sopimustiedoista koontinäytön, jossa on vähintään yksi kaavio. Kontekstista riippuen käytössä on erilaisia kuvaajatyyppejä:
- Valmistuneet sopimukset on mittakello
- Valmistumisaikatrendi on viivadiagrammi
- Sopimukset lähettäjän tai ryhmän mukaan on pylväsdiagrammi
- Sopimusten valmistuminen lähettäjän mukaan on hajontakaavio
- Valmistuneet sopimukset on mittakello
Sekä vientien että raporttien avulla käyttäjä voi tallentaa mallin tulevaa käyttöä varten henkilökohtaiseen vienti- ja raporttiluetteloonsa.
Vain viennit sallivat käyttäjän ladata CSV-tiedoston pyydetyistä tiedoista.
Näytön vasemmassa palkissa on linkkejä käyttäjän raporttien ja tietojen vientien sisällön tarkastelemiseen. Palkissa on enintään viisi napsautettavaa linkkiä:
Yleiskatsaus - Vie käyttäjän näkymään, jossa näkyy hänen sopimustietonsa edeltäviltä seitsemältä kalenteripäivältä. Käytännössä tämä lataa uudelleen oletuskoontinäytön aloitussivulla.
Raporttityypit - Kaikilla kolmella raporttityypillä (sopimukset, tapahtumakulutus ja käyttäjät) on oma napsautettava linkkinsä, jonka avulla kyseisen raporttityypin raporttilista avataan kokonaan. Huomaa, että raportit keräävät aina nykyiset tiedot suodatinasetuksiaan varten (esim. viimeiset 30 päivää), kun ne avataan katseltavaksi.
- Raporttityypin perässä oleva numero ilmaisee kyseiselle tyypille käytettävissä olevien raporttien kokonaismäärän.
- Raportit on lueteltu niin, että viimeisimpänä muokattu raportti on ylimpänä.
- Jokaisella raporttityypillä on kaksi oletusraporttia, jotka ovat aina ylimpinä luettelossa, eikä niitä voi poistaa:
- {Type} viikolle - Näyttää kokoelman kaikista saatavilla olevista tyyppikohtaisista kaavioista edellisiltä seitsemältä päivältä.
- {Type} kuukaudelle - Näyttää kokoelman kaikista saatavilla olevista tyyppikohtaisista kaavioista edellisiltä 30 päivältä.
- {Type} viikolle - Näyttää kokoelman kaikista saatavilla olevista tyyppikohtaisista kaavioista edellisiltä seitsemältä päivältä.
Jokaisessa raporttityypin luettelossa on sama sivumuoto, jossa on neljä saraketta:
- Raportin nimi - Nimi jonka raportin luoja on sille antanut.
- Aktiiviset kuvakkeet – Jos raportille on määritetty aikataulu, näkyviin tulee sininen kalenterikuvake.
- Luontipäivämäärä - Raportin luomisajankohdan aika-/päiväysleima. Aikavyöhykkeen siirtymä määräytyy käyttäjän ensisijaiselle ryhmälle asetetun aikavyöhykkeen mukaan.
- Viimeksi katsottu - Tarkoittaa aika-/päiväysleimaa, jolloin raporttia on viimeksi katsottu.
- Monista - Luo raportista kopion, jota voidaan muokata ja joka voidaan tallentaa uudella nimellä (tarpeen mukaan).
- Nimeä uudelleen - Avaa muokkauskentän raportin nimen muuttamiseksi.
- Poista - Poistaa raportin. Tämä toiminto on peruuttamaton.
- Avaa - Avaa raportin tarkastelua varten.
- Toiminnallisuus on sama kuin Avaa-pikatoimintopainikkeella.
- On myös mahdollista muokata avatun raportin määrityksiä ja tallentaa se olemassa olevalla nimellä.
- Jos haluat nimetä sen uudelleen, raportti pitäisi kopioida ensin.
- Jos haluat nimetä sen uudelleen, raportti pitäisi kopioida ensin.
- (Muokkaa) Aikataulua – Avaa käyttöliittymän, jossa voit luoda uuden aikataulun tai muokata aiemmin luotua aikataulua.
- Lähetä se nyt – Avaa käyttöliittymän, jossa raportin kopio voidaan lähettää heti sähköpostitse.
Viennit (N) - Antaa luettelon kaikista käyttäjän luomista ja tallentamista tietojen vienneistä. Huomaa, että tietojen vienti on luomisensa jälkeen staattinen raportti, ja se on erikseen päivitettävä tietojen päivittämiseksi.
Viennit-sivuasettelussa on kuusi saraketta:
- Viennin nimi - Viennin nimi kuten käyttäjä on sen määritellyt luomisvaiheessa.
- Aktiiviset kuvakkeet – Näkyvissä voi olla kaksi kuvaketta:
- Muokkaa aikataulua – Jos viennille on määritetty aikataulu, näkyviin tulee sininen kalenterikuvake.
- Lataa – Jos tietojen vienti on valmis, latauskuvake näkyy.
- Tila - Viennin nykyinen tila. Kun vienti luodaan ensimmäisen kerran, tietojen kokoaminen voi kestää jonkin aikaa.
- Valmis - Kun vienti on luotu kokonaan, näkyviin tulee Valmis-tila. Vain valmiita vientejä voidaan ladata.
- Kun vienti on vielä luomisvaiheessa, näkyviin tulee käsittelypalkki, kunnes vienti on valmis.
- Valmis - Kun vienti on luotu kokonaan, näkyviin tulee Valmis-tila. Vain valmiita vientejä voidaan ladata.
- Tietotyyppi - Näyttää, minkä tyyppisiä tietoja vienti sisältää (Sopimus, Tapahtuman kulutus tai Käyttäjä)
- Luontipäivämäärä - Raportin luomisajankohdan aika-/päiväysleima. Aikavyöhykkeen siirtymä määräytyy käyttäjän ensisijaiselle ryhmälle asetetun aikavyöhykkeen mukaan.
- Viimeksi katsottu - Osoittaa aika-/päiväysleiman, jolloin raportti on viimeksi avattu. Tämä aikaleima ei edellytä, että vientiä muutetaan ja päivitetään uudelleen.
Huomaa, että hiiren vieminen minkä tahansa vientitietueen päälle paljastaa Avaa -painikkeen pikatoimintona.
Tämän lisäksi raportin hallintaan on useita vaihtoehtoja, joihin pääsee käsiksi valitsemalla tallenteen oikeassa reunassa olevat kolme pistettä. Nämä vaihtoehdot ovat:
- Päivitä - Päivittää vientiin sisältyvän sisällön uusimpiin tietoihin. Jos raporttia ei ole päivitetty, esitetään aiemmat tiedot.
- Monista - Tekee raportista kopion, jonka muokkaus ja tallentaminen onnistuvat tarpeen mukaan.
- Nimeä uudelleen - Avaa muokkauskentän raportin nimen muuttamiseksi.
- Poista - Poistaa vientitiedot. Tämä toiminto on peruuttamaton.
- Avaa –Avaa viennin, jotta CSV:hen sisällytettävät kenttäarvot voidaan määrittää uudelleen.
- Toiminnallisuus on sama kuin Avaa-pikatoimintopainikkeella.
- (Muokkaa) Ajoita – Avaa käyttöliittymän, jossa voi luoda uuden aikataulun tai muokata aiemmin luotua aikataulua.
- Lataa - Lataa viennin sisällöstä CSV-tiedoston. Käyttäjää kehoitetaan antamaan tiedostonimi ennen lataamista.
- Toiminnallisuus on sama kuin Lataa-pikatoimintopainikkeella.
- Lähetä se nyt – Avaa käyttöliittymän, jossa raportin kopio voidaan lähettää sähköpostitse tai viedä heti.
Näyttövaihe sisältää raportin yhteenvedon ja (yhden tai useamman) kaavion:
Sivun alareunassa on vieritysluettelo viimeisimmistä käytetyistä/luoduista raporteista, joista viimeisin on ylimpänä.
Kaksi oletusraporttia (raporttityyppiä kohden) on kiinnitetty luettelon alkuun, eikä niitä voi muokata, nimetä uudelleen tai poistaa. Ne ovat seuraavat:
- {Report Type} kuukaudelle - Luo täyden koontinäyttönäkymän sisäänkirjautuneen käyttäjän sopimustiedoista edellisiltä 30 kalenteripäivältä.
- {Report Type} viikolle - Identtinen yllä olevan raportin kanssa, paitsi että ajanjakso kattaa vain seitsemän edeltävää kalenteripäivää.
Kun siirrät hiiren minkä tahansa raportin tai vientitallenteen päälle, saat näkyviin pikatoimintopainikkeet:
- Avaa - Tietuetyypistä riippuen (raportti tai vienti):
- Raportit avaa näkymän raportista. Raporttikaaviota ja suodattimia voidaan muuttaa ja portti tallentaa uudella määrityksellä.
- Viennit avaa viennin kenttämäärityksen, jonka avulla vienti voidaan määrittää uudelleen ja tallentaa.
- Raportit avaa näkymän raportista. Raporttikaaviota ja suodattimia voidaan muuttaa ja portti tallentaa uudella määrityksellä.
- Lataa (vain viennit ) - Lisää ladattavan CSV-tiedoston jonoon.
Lisäksi on olemassa useita yleisiä tapoja viimeisimpien vientien/raporttien hallintaan, ja niitä voi käyttää valitsemalla tietueen oikeassa reunassa olevat kolme pistettä. Nämä vaihtoehdot ovat:
- Päivitä (vain viennit) - Päivittää vientiin sisältyvän sisällön uusimpiin tietoihin. Jos raporttia ei päivitetä, esitetään aiemmat tiedot.
- Monista - Tekee raportista kopion, jonka muokkaus ja tallentaminen onnistuvat tarpeen mukaan.
- Nimeä uudelleen - Avaa muokkauskentän raportin nimen muuttamiseksi.
- Poista - Poistaa vientitiedot. Tämä toiminto on peruuttamaton.
- Lataa (vain viennit) - Lataa CSV-tiedoston vientisisällöstä. Käyttäjää kehoitetaan antamaan tiedostonimi ennen lataamista.
- Toiminnallisuus on sama kuin Lataa-pikatoimintopainikkeella.
- Avaa - Toiminnot ovat samat kuin pikatoimintopainikkeissa. Tietuetyypistä riippuen (raportti tai vienti):
- Raportit avaa muokattavan näkymän raportista.
- Viennit avaa muokattavan kentän määrityksen vientiä varten.
Vientien ja raporttien suodatus
Useimmat tilit tuottavat niin suuren määrän dataa, että sopimuksen tietojoukkoa on rajoitettava palauttamaan vain valitun ajanjakson, tapahtuman tai työnkulun arvot.
Sekä vienneissä että raporteissa käytetään samaa ensisijaista suodatusjärjestelmää, jolla rajoitetaan palautettuun tietokojoukkoon sisältyvien sopimusten määrää.
Voit rajoittaa tietojoukkoa seuraavasti:
- Päivämääräalue – Rajoittaa palautetut tiedot aikakehyksen mukaisesti sopimuksen Luontipäivämäärän perusteella
- Työnkulun suodattimet – Rajoittaa palautettua tietojoukkoa sopimukseen liittyvien tunnettujen työnkulkujen arvojen perusteella.
- Jos yhtään suodatinta ei ole valittu, kaikki tietoalueella olevat sopimukset palautetaan.
- Käsittelytietojen suodattimet ovat lisääviä. Kaikki sopimukset, jotka sopivat johonkin (tai useampaan) suodattimista, sisällytetään palautettuun tietojoukkoon.
- Suodatuskategoriat ovat:
- Työnkulku - Suodattimet sopimuksen lähettämiseen käytetyn työnkulun perusteella.
- Lähettäjä – Suodatus lähettäjinä toimivien tilin käyttäjien perusteella.
- Sopimuksen nimi – Suodata sopimusten nimellä. Sopii yhteistä sopimusnimeä käyttäville sopimuksille, jotka on muodostettu verkkolomakkeista ja muista lähteistä.
- Vastaanottaja - Suodattaa sopimukset osallistujan sähköpostiosoitteen mukaan. Palauttaa kaikki sopimukset, joissa määritetty sähköpostiosoite näkyy vastaanottajana riippumatta roolista tai allekirjoitusjärjestyksestä.
- Ryhmä – Sopimusten suodattaminen sen ryhmän (tai ryhmien) perusteella, josta ne lähetettiin.
- Tila – Sopimuksen nykyinen tila (ARKISTOITU, PERUUTETTU, VALMIS, LUONNOS, VANHENTUNUT, KÄSITTELYSSÄ).
- Jos yhtään suodatinta ei ole valittu, kaikki tietoalueella olevat sopimukset palautetaan.
Kun käsittelytietojen suodattimet ovat valittuna, näytetään alisuodatin, jonka avulla käyttäjä voi nimenomaisesti valita tiedossaan olevien suodatintyypin arvojen joukosta (käyttäen monivalintapudotusluetteloa).
Käyttäjä voi kirjoittaa kenttään merkkijonon, mikä tuottaa luettelon sitä täsmäävistä arvoista.
Voit halutessasi valita useita arvoja.
