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Création d’un modèle de bibliothèque

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Dernière mise à jour le 17 mars 2022

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Nouveautés

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Administration

Présentation d’Admin Console
Gestion des utilisateurs
1. Ajout d’un utilisateur
2. Ajout d’utilisateurs en masse
3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
5. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
  1. Comptes techniques - Pilotés par API
  2. Comptes de service - Pilotés manuellement
6. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
7. Modification du nom/de l’adresse e-mail
8. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
9. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
10. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
11. Types d’identités des utilisateurs et SSO
12. Changement d’identité d’utilisateur
13. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
14. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
15. Profils de produit
16. Expérience de connexion
Paramètres de compte/groupe
1. Présentation des paramètres
2. Paramètres généraux
  1. ID et niveau de compte
  2. Workflows de signature automatique
  3. Envoi en masse
  4. Formulaires web
  5. Workflows d’envoi personnalisés
  6. Workflows Power Automate
  7. Documents de bibliothèque
  8. Collecte des données de formulaire avec les accords
  9. Visibilité limitée de documents
  10. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
  11. Insertion d’un lien dans l’e-mail
  12. Insertion d’une image dans l’e-mail
  13. Fichiers joints à un e-mail nommés
  14. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
  15. Fusion de plusieurs documents en un seul
  16. Chargement d’un document signé
  17. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
  18. Autorisation de la délégation des destinataires externes
  19. Autorisation de signature
  20. Autorisation d’envoi
  21. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
  22. Définition d’un fuseau horaire par défaut
  23. Définition d’un format de date par défaut
  24. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
    1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
  25. Autorisations d’administrateur de groupe
  26. Remplacement du destinataire
  27. Rapport d’audit
    1. Présentation
    2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
    3. Inclusion des rappels
    4. Insertion des événements de consultation
    5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
  28. Dans les messages et les conseils sur les produits
  29. PDF accessibles
  30. Nouvelle expérience de création
  31. Client du secteur de la santé
3. Configuration du compte
  1. Ajout d’un logo
  2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
  3. Ajout du nom de l’entreprise
  4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
4. Préférences de signature
  1. Signatures correctement formatées
  2. Autorisation des destinataires à signer par
  3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
  4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
  5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
  6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
  7. Refus de signer
  8. Autorisation des processus avec tampons
  9. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
  10. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
  11. Affichage des messages lors de la signature électronique
  12. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
  13. Adresse IP des signataires requise
  14. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
5. Signatures numériques
  1. Présentation
  2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
  3. Signatures en mode cloud
  4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
  5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
6. Cachets électroniques
7. Identité numérique
  1. Passerelle d’identités numériques
  2. Politique de vérification d’identité
8. Paramètres de rapport
  1. Nouvelle expérience de rapport
  2. Paramètres de rapport classiques
9. Paramètres de sécurité
  1. Paramètres d’authentification unique
  2. Paramètres de mémorisation
  3. Politique de mot de passe de connexion
  4. Sécurité du mot de passe de connexion
  5. Durée de la session web
  6. Type de chiffrement PDF
  7. API
  8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
  9. Plages d’adresses IP autorisées
  10. Partage de compte
  11. Autorisations de partage de compte
  12. Commandes de partage d’accords
  13. Vérification de l’identité des signataires
  14. Mot de passe de signature des accords
  15. Sécurité du mot de passe du document
  16. Blocage des signataires par géolocalisation
  17. Authentification téléphonique
  18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
  19. Autorisation de l’extraction de pages
  20. Expiration du lien de document
  21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
  22. Horodatage
10. Paramètres d’envoi
  1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
  2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
  3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
  4. Rôles autorisés du destinataire
  5. Groupes de destinataires
  6. Champs requis
  7. Ajout de documents en pièces jointes
  8. Aplatissement du champ
  9. Modification des accords
  10. Nom de l’accord
  11. Langues
  12. Messages privés
  13. Types de signature autorisés
  14. Rappels
  15. Protection par mot de passe des documents signés
  16. Envoyer une notification d’accord par
  17. Options d’identification du signataire
    1. Présentation
    2. Mot de passe de signature
    3. Mot de passe à usage unique par e-mail
    4. Authentification Acrobat Sign
    5. Authentification téléphonique
    6. Signature numérique dans le cloud
    7. Authentification fondée sur les connaissances
    8. Pièce d’identité officielle
    9. Rapports d’identité des signataires
  18. Protection du contenu
  19. Activation des transactions Notarize
  20. Expiration du document
  21. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
  22. Ordre de signature
  23. Liquid Mode
  24. Commandes de workflow personnalisé
  25. Options de chargement pour la page de signature électronique
  26. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
11. Modèles de message
12. Paramètres bio-pharma
  1. Présentation
  2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
  3. Motifs de la signature
13. Intégration des workflows
14. Paramètres d’authentification notariale
15. Intégration des paiements
16. Messages pour les signataires
17. Paramètres SAML
  1. Configuration SAML
  2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
  3. Installation d’Okta
  4. Installation de OneLogin
  5. Installation d’Oracle Identity Federation
18. Gouvernance des données
19. Paramètres d’horodatage
20. Archive externe
21. Langues du compte
22. Paramètres de messagerie
  1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
  2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
  3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
  4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
  5. Activer les notifications sans lien
  6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
24. Configuration des options pour les destinataires
Conseils relatifs aux exigences réglementaires
1. Accessibilité
2. HIPAA
3. RGPD
4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
5. Clients du secteur de la santé
6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
7. Accords « placés dans le coffre »
8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
Téléchargement d’accords en masse
Dépôt de votre domaine
Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

Options du destinataire
1. Annulation d’un rappel par e-mail
2. Options de la page de signature électronique
Envoi les accords
Création de champs dans des documents
1. Environnement de création intégré à l’application
2. Création de formulaires avec des balises de texte
3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
  1. Création d’un formulaire AcroForm
  2. Création de fichiers PDF accessibles
4. Champs
5. FAQ sur la création
Signature d’accords
Gérer les accords
Rapport d’audit
Rapports et exportations de données
1. Présentation
2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
3. Graphiques de rapports
4. Exportations de données
5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
7. Planification d’un rapport/d’une exportation
8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

Formulaires web
Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
Workflows Power Automate
1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
2. Activation de l’intégration Power Automate
3. Actions contextuelles sur la page Gérer
4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
5. Création d’un flux (exemples)
6. Déclencheurs utilisés pour les flux
7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
8. Gestion des flux
9. Modification des flux
10. Partage des flux
11. Désactivation ou activation des flux
12. Suppression des flux
13. Modèles utiles
  1. Administrateur uniquement
  2. Archivage des accords
    1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
    2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
    5. Enregistrement des documents terminés dans Box
  3. Archivage des accords de formulaire web
    1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
    2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
  4. Extraction des données d’accord
    1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
  5. Notifications d’accord
    1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
    2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
    3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
    4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
  6. Génération d’un accord
    1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
    2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
    3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
Workflows d’envoi personnalisés
Partage d’utilisateurs et d’accords
1. Partage d’un utilisateur
2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

Développeur Acrobat Sign

Assistance et dépannage

Présentation

Les modèles de bibliothèque permettent aux utilisateurs de créer des documents interactifs réutilisables. Ces documents peuvent se présenter sous la forme d’un champ de signature unique (comme pour un accord de non-divulgation) ou de formulaires très complexes (tels que les documents d’imposition/d’intégration).

Lorsque vous utilisez le même fichier pour définir un accord, vous pouvez créer un modèle qui accélère la livraison du document au signataire, garantit la cohérence du contrat signé final et garantit passivement que votre équipe utilise toujours la version actuelle du document.

Les modèles peuvent être définis de deux façons : calques de champs de formulaire et documents.

Les calques de champ de formulaire correspondent uniquement aux champs appliqués au fichier téléchargé. Ils sont idéaux pour les entreprises qui élaborent dynamiquement des contrats avec du contenu personnalisé, mais dans un format standardisé. Il vous suffit de charger le fichier et d’appliquer le calque de champ pour placer tous les champs en quelques clics.
Les documents incluent le fichier de base en plus des champs. Les documents standard qui n’ont pas de contenu dynamique fonctionnent mieux ici, comme les formulaires fiscaux, les demandes et les accords de non-divulgation.

Remarque :

L’utilisateur qui crée le modèle est le propriétaire de l’objet.

Seul le propriétaire peut modifier le modèle ou ajuster le niveau d’autorisation, sauf si le modèle est partagé avec son groupe ou son organisation.

Si le modèle est partagé avec l’organisation, les administrateurs du compte peuvent modifier le modèle dans la section Bibliothèques partagées de leur menu d’administration.
Si le modèle est partagé avec le groupe, les administrateurs du groupe peuvent modifier le modèle dans la section Bibliothèques partagées de leur menu d’administration.
- Les administrateurs de compte ont également accès à tous les documents partagés avec des groupes.

La propriété d’un modèle peut être transférée à un autre utilisateur par les administrateurs de compte ou l’administrateur de groupe au lieu du créateur d’origine.

Création d’un modèle de bibliothèque

Pour créer un modèle de bibliothèque, cliquez sur l’onglet Accueil, puis sélectionnez Créer un modèle réutilisable.
La page de configuration Créer un modèle de bibliothèque se charge.

Saisissez le nom de votre modèle dans le champ Nom du modèle.

Si vous ne nommez pas le modèle de manière explicite, le nom du premier document ajouté s’affiche dans ce champ.
Faites glisser et déposez les fichiers dans la section Fichiers ou cliquez sur le lien Ajouter des fichiers en haut à droite de la section Fichiers pour parcourir votre système.

Si vous le souhaitez, vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour créer un modèle plus grand.
Configurez le type de modèle :
- Document réutilisable : cette option enregistre le document complet, avec son contenu et ses champs de formulaire.
- Calque de champs de formulaire réutilisable : cette option enregistre uniquement le calque de champs de formulaire à appliquer à un autre document (contenu différent avec la même mise en forme).
- Les deux : les deux types de modèles sont proposés.
Remarque :

Vous pouvez à tout moment changer le type d’un modèle en modifiant ses propriétés.
Configuration de l’option Qui peut utiliser ce modèle

Ce paramètre rend le modèle accessible en fonction de l’utilisateur qui l’a chargé :
- Seulement moi : seul l’utilisateur qui a chargé le modèle peut y accéder.
- N’importe quel utilisateur de mon groupe : si cette option est activée, une association logique est établie entre le modèle et le groupe auquel appartient l’utilisateur qui l’a chargé. Tous les membres du groupe ont accès au modèle.
  
  Si l’utilisateur qui a chargé le modèle est transféré dans un autre groupe, cette association modèle-groupe n’est pas rompue.
  
  Le modèle est disponible pour modification par l’administrateur de compte et l’administrateur du groupe de l’utilisateur dans le menu Bibliothèques partagées.
  
  Les comptes pour lesquels l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée disposent d’un champ de liste déroulante permettant de sélectionner le groupe auquel le modèle doit être associé.
- Tous les utilisateurs de mon organisation : chaque utilisateur du compte aura accès au modèle.
  
  Le modèle est disponible pour modification par l’administrateur du compte dans le menu Bibliothèques partagées.
Remarque :

L’utilisateur propriétaire d’un modèle peut toujours supprimer le modèle.

L’utilisateur propriétaire et les administrateurs de groupe/compte peuvent modifier le modèle.

Les autres utilisateurs pourront manipuler le modèle une fois qu’il aura été appliqué à un accord, en sélectionnant l’option Aperçu et ajout de champs durant le processus d’envoi. Les propriétés du modèle sont alors modifiées pour cet accord particulier, mais le modèle racine reste inchangé.
Cliquez sur Aperçu et ajout de champs pour envoyer le modèle à l’environnement de création.
L’environnement de création par glisser-déposer s’ouvre. Faites glisser les champs du rail de droite jusqu'aux emplacements de votre choix dans le document.

Remarque :

Par défaut, tous les champs importés sont attribués au premier destinataire. Vous pouvez modifier l’attribution des champs en changeant le destinataire sélectionné dans la liste déroulante Destinataires.
Lorsque vous avez terminé d’ajouter les champs, cliquez sur Enregistrer.