建立輔助 PDF

內容可供可能最廣的閱聽眾存取且符合協助工具標準和規定 (例如 WCAG 2.0 和美國政府的康復法案 508 條款) 極為重要。「輔助」電子文件是針對螢幕閱讀程式和身障人士所用的其他輔助裝置最佳化的電子文件。在最佳化 PDF 文件以便網際網路搜尋引擎成功檢索時,產生輔助內容也扮演重要的角色。

若要實現這種協助工具,需要根據其階層式結構 (標題、段落、清單、表格等等) 標記所有文件內容,以及依照線性路徑從頭到尾將內容排序。輔助文件的其他需求就是識別上下文中的非文字內容 (例如圖形和影像),以及描述所顯示的內容。

InDesign 提供直接且簡單的工作流程,可大幅降低在 InDesign 版面中產生輔助 PDF 文件所需的時間和精力。大部分的工作都會在 InDesign 內執行,只有少數幾個最終步驟必須在 Adobe Acrobat 中執行。這可讓階層和結構資訊位於 InDesign 檔案中,當您需要產生修訂輔助 PDF 文件時,更快且更輕鬆進行更新。

先決條件

若要建立輔助 PDF,您需要下列各項:

  • InDesign ,以使用本文所述的程序準備可供輔助 PDF 轉存的文件。
  • Acrobat DC,以完成協助工具程序。您無法使用免費的 Adobe Reader 應用程式完成這些步驟。

用於建立輔助 PDF 的工作流程

用於建立輔助 PDF 的工作流程

您可以直接在 InDesign 中執行正確構思及準備一份協助工具文件所需的大部分工作,並將 Acrobat DC 中所需的轉存後工作減少為少數幾個步驟。您可以在 InDesign 文件中指定文件的結構階層和內容順序,其保留您稍後修改文件及轉存新 PDF 所需的結構。

InDesign 中的必需步骤

在整份文件中以一致的方式使用段落樣式

在整份文件中以一致的方式使用 InDesign 段落樣式,是有效及成功轉存 PDF 內容的關鍵。以其階層式結構上的樣式 (主要標題、次要標題、副標題等等) 為基礎,並根據其在文件中的階層式角色適當地套用到段落。

建立 InDesign 樣式與 PDF 標記之間的轉存標記關係

建立 InDesign 樣式時,請根據其在 PDF 文件中的角色 (段落 (P)、標題層級 1 到 6 (H1–H6) 或人工標記),設定每個樣式的「轉存標記」(在「段落樣式選項」對話框中)。在轉存過程中,系統會自動辨識並適當地標記表格及項目符號和編號清單。

在內容流程中錨定影像

列印版面中的影像可能出現在任意處,看得見的使用者可以在閱讀時產生影像與相關文字的關聯。螢幕閱讀程式會以線性方式處理內容。由於螢幕閱讀程式會使用文字轉換語音的設備來描述影像,因此應將設備放在盡可能靠近影像附屬文字的位置。InDesign 的拖放物件錨定功能可輕鬆地將影像參照放在適當位置,而不會影響列印版面。

為影像新增替代文字

螢幕閱讀程式只會指出影像的目前狀態。您必須提供替代文字才能傳達影像所描述的內容。使用 InDesign 中的「物件轉存選項」,您可以從影像檔案中的中繼資料指定替代文字,或將自訂替代文字新增至版面中的任何影像、圖形或物件群組。

合併內部文件導覽機制

在輔助 PDF 中,目錄、書籤、超連結和交互參照可當作參照內容的導覽機制。這些項目也可讓螢幕閱讀程式使用者使用這些機制所建立的連結有效地導覽文件。

在「文章」面板中建立內容順序

PDF 文件的標記順序對於其可讀性而言不可或缺。InDesign 中的「文章」面板可讓您精確地定義文件中那些內容會進行標記及其順序。您可以將框架和物件拖曳到「文章」面板中,然後依照所要的閱讀順序進行排列,藉此新增內容。您也可以將內容細分為較小的文章,但不影響頁面佈局。

將文件標題和描述指定為中繼資料

為了方便存取以及搜尋引擎最佳化,PDF 檔案需要文件標題及其內容的描述。當您在「InDesign 檔案資訊」對話框中儲存此資訊時,該資訊會自動轉送至 Acrobat DC 成為必要的中繼資料。

使用針對協助工具最佳化的設定轉存為 PDF

當您使用 InDesign PDF 轉存選項 (列印或互動式),在版面中建立的標記、組織和書籤會成為所產生 PDF 文件的標記結構、順序和導覽配置。

Acrobat DC 中的必需步骤

在文件屬性中設定語言

您無法在 InDesign 中設定文件的語言。您必須在「Acrobat 文件屬性」對話框的「進階」選項中指定語言。

將顯示名稱從檔案名稱變更為文件標題

根據預設,Acrobat 會在文件視窗的標題列中顯示 PDF 檔案名稱。針對協助工具用途,此檔案名稱應由在 InDesign 的「檔案資訊」對話框中建立的文件標題所取代。若要這麼做,請在「Acrobat 文件屬性」對話框的「初始檢視」選項中選擇「文件標題」而非「檔案名稱」。

將跳位順序設定為使用「頁面縮圖」窗格中的文件結構

在 InDesign 的「文章」面板中建立的結構會儲存在轉存的 PDF 檔案中,但您必須指示 Acrobat 接受該結構。若要使用 InDesign 文件結構所指定的順序,請在 Acrobat 的「頁面縮圖」窗格中選取所有頁面,從「選項」選單中選擇「頁面屬性」,然後針對跳位順序選取「使用文件結構」

執行 Acrobat 協助工具檢查

完成這些步驟之後,從 Acrobat 協助工具中選擇「完整檢查」,確認文件沒有任何錯誤。

建立輔助 PDF

將「轉存標記」指示新增至段落樣式

在段落樣式中定義轉存標記,可在使用該樣式的文字與其在 PDF 文件的語意結構中的角色之間建立關聯。您可以將任何段落樣式設定為八個基本 PDF 標記之一。

PDF 標記

適用於

<P>

任何不是標題的標準、敘事文字段落

<H1> 到 <H6>

反映文件組織階層的標題

<人工標記>

螢幕閱讀程式應忽略的任何頁面內容

如果您未指派轉存標記,所有樣式都會預設為「自動」。「自動」設定會接受任何樣式轉換為 XML 的標記 (可能已建立於舊版 XML 型工作流程中)。如果尚未建立樣式轉換為 XML 的關聯性,則「自動」設定會將其轉換為 Acrobat 中的 P 標記。文件沒有額外的剖析可決定標題結構。因為此種預設行為,將轉存標記明確指派給段落樣式是協助工具步驟所不可或缺的。

您可在「段落樣式選項」對話框的「轉存標記」區域中,設定樣式的「轉存標記」選項。如果您使用 InDesign 的項目符號和編號功能,項目符號和編號清單會分別標記為無順序或依序清單,並依據在轉存程序中選取的選項自動轉換。手動建立的清單不會被認定為清單項目。

轉存標記

InDesign 的「轉存標記」設定允許兩種不同的標記配置。EPUB 和 HTML 的選項與 PDF 的選項無關,其必須分開設定。雖然兩者指派給特定段落的角色可能很類似,但 PDF 具有較少的選項且沒有自訂標記選項。

如果專案已經具有樣式,您可以在「段落樣式」面板選單中選擇「編輯所有轉存標記」,以一個步驟對應文件中的所有樣式。在所產生的對話框中,選取 PDF 選項,並將右欄的下拉式選單中的 PDF 標記指派給左欄中的段落樣式名稱。

在 Acrobat 中,「角色對應」可反映在 InDesign 表頭樣式與 H1 標記之間以及在章節表頭樣式與 H2 標記之間產生的關聯,兩者都已指派於 InDesign 中各自樣式的「轉存標記」選項中。

使用物件轉存選項新增替代文字

輔助 PDF 文件中的影像需要替代文字,螢幕閱讀程式或輔助裝置才能描述該影像。您可以透過「XML 結構」窗格或使用「物件轉存選項」(物件 > 物件轉存選項),新增影像的替代文字。此對話框不是模態,所以仍可在您處理文件時開啟,而且可讓您在影像間快速移動並指派中繼資料,而不需重複關閉和開啟對話框。

「物件轉存選項」對話框有三個標籤—替代文字標記 PDFEPUB 和 HTML。「替代文字」適用於 PDF 與 EPUB/HTML 工作流程。您可以從文件的 XML 結構 (如果有的話) 或影像的 XMP 中繼資料 (如果存在的話) 產生替代文字。或者,可以從「替代文字來源」下拉式選單中選取「自訂」,直接將替代文字新增至版面中影像的特定實例。

影像的 XMP 中繼資料可做為 InDesign 中可能的替代文字使用。在大多數情況下,從 XMP 中繼資料指定替代文字是最佳選擇,因為檔案中的替代文字與中繼資料之間的連結是動態的。如果中繼資料變更,則當您更新 InDesign 文件中的影像連結時,替代文字也會更新。若未包含所有影像的替代標記,稍後當您執行 Acrobat 協助工具檢查時,將會在工作流程中造成錯誤。

在最終 PDF 文件中,當使用者在影像上暫留時,替代文字會顯示為工具提示。使用 Acrobat 的「大聲讀出」功能時,或由輔助裝置或螢幕閱讀軟體閱讀 PDF 時,替代文字也會當作影像的描述讀出。
 

將影像錨定在文字流向中

將影像置於列印版面中的頁面時,不一定需要讓影像緊鄰參照其副本。對於看得見的使用者而言,文字包含位於文件中別處的影像參照並非不尋常。不過,當您為輔助 PDF 文件建立內容流向時,應將這些影像描述為流向內的適當點。InDesign 可讓您將含有影像的圖形框架錨定至文字框內的適當位置,以在文字中放置影像的機器可讀取參照。

每個 InDesign 框架和物件群組會在其頂邊顯示藍色小方塊。若要在文字流向中可存取的位置錨定物件,而不變更物件的原始位置,請按住藍色方塊,然後將其拖曳至文字內所要的位置並放開滑鼠。藍色方塊會變成錨狀圖示,表示物件已錨定。

若要錨定物件,將框架 (左邊) 上的藍色方塊拖曳至文字中所要的位置。錨定後 (右邊),藍色方塊會變成錨狀圖示。

在 PDF 檔案中,錨定影像的「數字」標記會顯示在主要文章的適當 <body_copy> 標記內,並將由其位於該點的替代文字所參照和描述。

使用文章面板建立閱讀順序

InDesign 的「文章」面板可讓您完全在 InDesign 內針對 Acrobat 建立文件的內容閱讀順序,而不需使用 XML 結構窗格。Acrobat 理解此順序,而一旦您在 Acrobat 中指示遵循該順序,就會在轉存的 PDF 中遵循。

若要在 InDesign 中建立閱讀順序,請開啟「文章」面板 (視窗 > 文章),然後按一下頁面上所要的一或多個物件以納入文章中。將物件拖曳到「文章」面板,然後放開滑鼠。這些物件會依照您點選的順序列出。出現系統提示時,替文章命名,或保留預設名稱 Article 1。此外,您可以使用「全部選取」(Cmd/Ctrl-A) 並按一下「文章」面板底部的「新增文章」按鈕來新增所有選取的物件,以一個步驟建立新文章 (您可以稍後將其重新命名)。系統會根據物件的類型和內容為物件提供預設名稱。如果物件已經在「圖層」面板中取得特定名稱,則會在「文章」面板中保留該名稱。

建立新文章

將新文章新增至 InDesign 的「文章」面板時,您必須選取「轉存時包含」(預設值),文章才能在 PDF 檔案中正確地標記和排序。

在「文章」面板中組織您的內容。將文章內的項目上下拖曳,直到所有項目均為所要順序,閱讀順序由上至下。在「文章」面板中重新排序,並不會影響 InDesign 頁面上項目的位置或外觀。您也可以將不同版面部份中的元素拖曳到「文章」面板中,或選取這些元素並從「文章」面板選單中選擇「新增選取範圍至所選文章」,將其新增到現有文章中。若要適當地分割內容的結構,您可以建立多篇文章。

新增書籤、交互參照和超連結以便導覽

交互參照、超連結和書籤都是為了方便看得見的讀者,但也是視障者不可缺的導覽工具。這些導覽機制可供身障使用者在整份文件中移動,並取得其內容概觀和該內容的組織方式。若已在「目錄」對話框中選取「建立 PDF 書籤」選項,則在 InDesign 中產生的目錄 (TOC) 即可自動新增書籤。您也可以在「書籤」面板 (視窗 > 互動式 > 書籤) 中新增與動態 TOC 無關的自訂書籤。您可以將書籤連結至文字錨點 (已選取特定目的地文字時建立的書籤) 或頁面 (在 InDesign 中檢視未選取任何文字的頁面時所建立的書籤)。

您可以在 InDesign 的「書籤」面板中依照階層排列書籤,以及將特定書籤內嵌於分類更廣的書籤之下,更清楚地指出文件的不同章節。若使用正確的設定轉存至 PDF,InDesign 書籤及其組織結構都會在 Acrobat 的「書籤」窗格中完全相符,並可當作適當內容的可點選連結。

外部位置 (像是網站) 或文件內位置 (像是文字錨點) 的超連結,可在文件書籤結構中可能不適當或非必要的更微小層次上,提供額外的導覽點。轉存時,會針對在 InDesign「超連結」面板中建立的連結,以及使用 InDesign「交互參照」功能所建立的任何交互參照建立 PDF 超連結。在 InDesign 中建立的交互參照會自動轉譯為已轉存 PDF 文件中的超連結。

新增互動式表單元素

使用 InDesign 中的表單建立功能,可支援特定互動式元素的標記,例如表單欄位和按紐。已轉存 InDesign 表單包含必要的 <Annot> (註解) 標記,以便在所產生的 PDF 文件中存取。
InDesign 支援建立核取方塊、組合框和清單方塊、選項按鈕、文字欄位和簽名欄位,這些項目全都建立於「按鈕和表單」面板中 (視窗 > 互動式 > 按鈕和表單)。每個表單元素都有必須屬於其定義一部份的名稱值和描述值。描述是協助工具所不可或缺的,因為其可作為表單項目的工具提示和替代文字。表單也可有頁面上可見的標籤 (例如,名稱、公司、電話),但作為欄位對欄位或方塊對方塊的使用者標籤,系統只會讀出指派給表單元素的資訊,而不會讀出相鄰的文字。

在轉存之前,務必確定各種表單元素 (包括「送出」按鈕) 的跳位順序已正確建立,以便使用者在使用 Tab 鍵 (或經由輔助裝置引導) 切換表單欄位和選項時,會依照正確順序前進到每個步驟。當您已設計好表單且其功能已定義於「按鈕和表單」面板時,請檢閱「跳位順序」對話框 (物件 > 互動式 > 設定跳位順序) 以確認所有表單元素都是依照正確順序列出。使用「上移」和「下移」按鈕進行任何必要的調整或更正。或者,您可以依照適當的表單順序將表單元素新增到「文章」面板,但是在「跳位順序」對話框中重複檢查順序仍是不錯的品質控制措施。「跳位順序」對話框會列出使用者利用 Tab 鍵或輔助裝置從上至下在表單內移動的順序。

將檔案中繼資料新增至 InDesign 文件

輔助 PDF 文件至少需要有文件標題和內容的簡短描述。此資訊會儲存於檔案的中繼資料,您可以從 Acrobat 的「文件屬性」對話框加以存取。此中繼資料可以 (且應該) 源自於 InDesign 文件的「檔案資訊」對話框 (檔案 > 檔案資訊),在其中可輕鬆地加以修改和更新,並且在每次建立新 PDF 文件時予以保存。

針對協助工具轉存

在 InDesign 中備妥協助工具的文件之後,您就可以使用 Adobe PDF (互動式) 或 Adobe PDF (列印) 格式選項,將其轉存 (檔案 > 轉存) 為 PDF。您選擇的 PDF 類型取決於文件是否包含互動式元素,例如表單、按鈕、音訊或影片。雖然兩種 PDF 類型的格式相同,但是會在其各自的對話框中提供不同的選項。Adobe PDF (列印) 格式可轉存書籤和超連結,但不可轉存按鈕、音訊、影片或動畫。您只能選擇包含這些互動式元素的外觀 (而非其功能),或者完全不要包含。

轉存的 PDF 必須標籤化才可存取,確保您會在「轉存」對話框中針對任一種 PDF 類型選取「建立標籤化 PDF」選項。在「轉存為互動式 PDF」對話框中,選取「使用跳位順序的結構」選項,以便之後在 Acrobat 中自行儲存該步驟。若要啟用書籤、超連結、交互參照和按鈕,請將「表單和媒體」設定為「全部包含」。對話框中的其他所有設定都是選擇性設定,視您特定的需求或偏好設定而定。若要在轉存完成時自動開啟 PDF 文件,請選取「轉存後檢視」選項。您可接著繼續進行 Acrobat 中所需的最後幾個步驟。

在 Acrobat 中檢閱已轉存的 PDF

如同任何發佈的文件,檢閱最終版本以找出任何可能非預期的結果,一直都是很健全的原則。在 Acrobat「標記」窗格中察看標記結構,可能有助於更加瞭解 InDesign 準備與最終 PDF 文件之間的關聯。
Acrobat 的「順序」窗格可能不符合您在 InDesign 的「文章」面板中建立的順序,而且不一定會反映輔助技術和 Acrobat「大聲讀出」功能所使用的閱讀順序。不論「順序」面板或 Acrobat「重排」模式中顯示的序列為何,只有「標記」面板排序 (如 InDesign 的「文章」面板中的內容排列所決定) 代表 PDF 內容的閱讀順序。

在 Acrobat 中指派文件語言

建立 PDF 檔案之後,您可以移到 Acrobat 來完成剩餘步驟,讓 PDF 文件可供存取。第一個步驟是在「檔案屬性」對話框的「進階」標籤中設定文件的語言 (檔案 > 屬性)。InDesign 沒有對應的設定,所以您必須在 Acrobat 中設定語言。建議您將文件設定為在文件視窗的標題列中顯示其標題,而不是顯示其檔案名稱。您可以在「文件屬性」對話框的「初始檢視」選項中進行該變更。

指定跳位順序

在 InDesign 的「文章」面板中建立的結構會轉存為 PDF 檔案,但不會自動設定為使用 Tab 鍵切換互動式元素 (如超連結或表單欄位) 時所依循的順序。您必須在 Acrobat「頁面縮圖」窗格中建立跳位順序 (檢視 > 顯示/隱藏 > 導覽窗格 > 頁面縮圖)。加亮標明所有文件頁面縮圖,然後從「頁面縮圖」窗格的「選項」選單中選擇「頁面屬性」。在「頁面屬性」對話框的「跳位順序」區域中,將內容順序從「未指定」變更為「使用文件結構」。

如果您已將文件轉存為「互動式 PDF」,並針對「跳位順序」選取了「使用結構」,即可跳過此步驟。InDesign 的「轉存 Adobe PDF」對話框沒有此選項,因此您必須在 Acrobat 中加以選取。

執行 Acrobat 協助工具檢查

從 Acrobat 的「工具」窗格,展開「協助工具」選項 (檢視 > 工具 > 協助工具),然後選取「完整檢查」。確定已選取「建立協助工具報告」選項。此選項會顯示文件是否沒有錯誤,如有錯誤,則會詳述問題。

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