排程報告或資料匯出

概覽

使用新報告環境的客戶可以設定其報告/匯出以定期更新,然後將更新的內容用電子郵件傳送給自己,同時透過其他使用者清單傳送給選定的其他使用者。

排程可設定為每日、每週或每月執行。此外,「立即傳送」選項會觸發立即更新,並傳送報告/匯出至臨時收件者清單。

定義排程的使用者可將任何人加入至其 Acrobat Sign 帳戶。加入的使用者會收到一封來自 Acrobat Sign 的電子郵件,其中包含「開啟」報告或「下載」資料匯出的連結。收件者接收資料前,必須先驗證其 Acrobat Sign 帳戶。

排程報告與「立即傳送」選項

注意:

擁有者有權產生報告排程,也就是說,帳戶層級的使用者可以建立包含所有帳戶資料的報告,然後與非管理員使用者共用該報告。

所有使用者都可以針對其報告建立排程,並根據以下限制進行匯出:

  • 只能為任何一個報告/匯出定義一個排程。
  • 合約報告僅支援前 60 個月的資料。

若要建立新排程:

  1. 選取省略符號以開啟「動作」選單,或將游標移至合約記錄上方,然後選取「排程」圖示以開啟排程介面。

    建立新排程

  2. 設定排程:

    • 排程頻率 - 視您選取的反覆動作頻率而定,可能會有其他選項:
      • 每日 - 報告/匯出會在建立報告的同時執行。每天。
      • 每週 - 選取時,會顯示選項,您可選擇每週於星期幾執行。報告會在建立報告的同時,於所選日期執行。
      • 每月 - 選取時,會顯示選項,您可選擇每月幾號執行。報告會在排程選取的日曆日建立的同時執行。
    • 您想傳送給誰? - 報告/匯出的收件者清單。
      • 選取「+ 加我」,以將您自己新增至清單。
      • 輸入您 Acrobat Sign 帳戶中任何其他使用者的電子郵件地址。
        • 嘗試新增不在帳戶中的電子郵件地址時,會出現錯誤提示。
    • 包含訊息 - 針對寄送給所有收件者的電子郵件,提供包含於郵件中的選用訊息。

    完成時,請按一下「儲存」。

    排程介面

    排程就緒時,「排程」圖示會採用藍色,並且會持續顯示在報告/匯出清單中。

    排程報告圖示

    排程執行時,會將簡單的電子郵件範本傳送給所有收件者,其中含有「下載」匯出資料的連結,或是「開啟」報告圖表的連結。

    收件者接收內容前,必須先驗證其 Acrobat Sign 帳戶。

     

    排程報告電子郵件範例

只有排程的原始建立者可以進行編輯。這包括新增和移除使用者。

若要編輯現有的排程,請選取報告/匯出的藍色圖示,或選取省略符號以開啟「動作」選單,然後選取「編輯排程」。

編輯報告排程

排程」介面會開啟,並允許編輯所有元素。

完成時,請「儲存」設定。

編輯排程並儲存

只有排程的原始建立者可以將其刪除。

若要刪除排程,請選取報告/匯出的藍色圖示,或選取省略符號以開啟「動作」選單,然後選取「編輯排程」。

編輯報告排程

排程」介面隨即開啟。「刪除」按鈕位於面板的左下角。

排程報告

選取「刪除」時,系統會詢問您,確認您確實要刪除排程。

選取「刪除」以完成刪除。

排程報告

立即傳送」是一項臨時請求,可重新整理報告/匯出,並將其傳送至可能屬於或不屬於排程報告 (若有排程報告存在) 其中一部份的已定義收件者清單。

若要存取「立即傳送」選項,請選取省略符號,開啟「動作」選單,並選取「立即傳送」。

選取選單中的「立即傳送」選項

選取「立即傳送」後,設定視窗隨即開啟。

設定「立即傳送」選項:

  • 您想傳送給誰? - 報告/匯出的收件者清單。
    • 選取「+ 加我」,以將您自己新增至清單。
    • 輸入您 Acrobat Sign 帳戶中任何其他使用者的電子郵件地址。
      • 嘗試新增不在帳戶中的電子郵件地址時,會出現錯誤提示。
  • 包含訊息 - 針對寄送給所有收件者的電子郵件,提供包含於郵件中的選用訊息。

完成時選取「傳送」。

「立即傳送」設定

注意事項...

  • 每個報告/匯出只能設定一個排程。
  • 只有原建立者可以建立、編輯和取消報告/匯出排程。
  • 報告/匯出是由有權建立該報告/匯出的使用者產生。與非管理員使用者共用報告的帳戶管理員會顯示帳戶層級的管理員資料。
  • 報告/匯出可排程為每日、每週或每月。執行時間會在儲存排程的同時執行。
  • 對於任何一位使用者,排程報告/匯出的限制為每天 100 封通知電子郵件。
  • 排程的電子郵件傳送中只能包含在同一個 Acrobat Sign 帳戶中的使用者。
  • 只有電子郵件通知清單上的使用者才能檢視報告/匯出內容。
  • 存取電子郵件連結時,使用者必須通過 Acrobat Sign 系統的驗證。
  • 以電子郵件傳送的連結會在電子郵件寄送後的七天後停用。

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