使用「大量傳送」一次請求多人簽名

大量傳送」可讓您上傳表單,並將其作為範本使用以建立和傳送多份 (上百份!)唯一合約,每份都專屬於一位外部簽署者。

每份合約均與其他合約隔離,並包含其個別的稽核報告。每位收件者都不會知道還有哪些其他收件者。

寄件者可透過其「文件」標籤或「大量傳送」範本存取合約,其中包含了「合約」報告,可追蹤從範本建立之子合約的整體狀態。此外,寄件者可以使用「下載表單欄位資料」動作,以 CSV 格式匯出所有已完成合約的欄位層級資料。

您可透過以下方式找到「大量傳送」功能:

  • 選取頂端導覽列中的「電子簽署」選單項目,然後在功能清單的下拉式選單中選取「大量傳送」。
  • 選取「工具」,然後從工具浮動切換中挑選「大量傳送」。
「大量傳送」工具選項

大量傳送的步驟

  1. 如前所述,選取「大量傳送」工具。隨即顯示「大量傳送」檔案上傳頁面。

  2. 新增檔案

    (透過搜尋或拖放方式) 上傳您用來建立合約範本的主要檔案。

    選取檔案」按鈕右側的選擇器可讓您從檔案所在的來源中進行選擇。預設設定為您的本機系統。

    新增檔案

    選取檔案後,設定頁面隨即載入。

  3. 新增參與者

    1. 列出所需參與者。

    • 預設情形下,系統會指派「簽署」動作。
    • 簽署」動作可讓參與者輸入欄位資料,並且簽署合約。
    • 最多支援 50 位參與者。
    • 列出的每位參與者都會收到專屬的合約。    

    2. 輸入收件者的電子郵件地址,並在電子郵件後面加上英文逗點予以區隔;或者也能複製電子郵件地址清單,並貼到「電子郵件」欄位。

    3. 按一下參與者右側的鑰匙圖示,設定參與者身分驗證方法。

    • 「電子郵件」是確認每位參與者身分的預設驗證方法,在多數情況下,這已足可取得合法簽名。
    • 您可新增「密碼」驗證,進一步提升安全性。在您完成設定後,參與者就必須輸入密碼,才能與合約互動。
    • 您必須與內部網路之外的參與者分享這組密碼。

    3.(選用) 新增自己及/或副本收件者

    • 按一下「新增自己」,就能將您自己新增為副署者。
    • 按一下「新增副本收件者」,即可新增在送出的合約完成後,您要傳送副本的人員。
    已設定的參與者

  4. (選用) 視需要新增其他檔案。

    已附加所選用來啟動合約範本的初始檔案。

    上傳您所需的任何其他檔案。

    • 您可上傳多個檔案,
    • 系統會將上傳的所有檔案彙整成一個檔案,以便用於最終合約。
    • 檔案在清單中的排列順序會決定最終合約的呈現方式。
      • 您可以按住並拖曳檔案,加以排序。
    視需要新增檔案

  5. 新增合約詳細資訊:

    • 為合約命名。從「大量傳送」範本產生的所有合約都會有相同的合約名稱。
    • 適度變更「訊息」欄位中的預設文字。
  6. 編輯合約設定 (選用):

    預設情形下,不需輸入密碼即可檢視已完成的合約,系統也不會為參與者設定提醒

    • 如果您希望收件者輸入密碼,才能開啟及檢視簽署的 PDF 檔案,請選取「新增存取密碼」
    • 選取「設定提醒」,即可設定系統在合約完成前傳送提醒的頻率。
    大量傳送

  7. 按一下視窗右上角的「下一步」

    現在文件已經準備新增您要簽署者填寫或簽署的欄位。

    已完成的「大量傳送」交易設定

    註解:

    如果您新增多個檔案,這些檔案會轉換為 PDF,並合併成單份文件。合併的文件會隨即開啟,供您新增欄位。

  8. 準備合約並新增欄位:

    現在您可以將必要的欄位新增至合約。請記住,務必為每個簽署者 (包括內部副署者) 放置「簽名」欄位。

    套用欄位有兩種方法:

    1. 大部分情況下,系統會依預設載入「簡易編寫」。簡易編寫:

    • 僅限於最常見的欄位類型:
    • 文字輸入 (所有「文字」欄位皆會標示「必填」)
    • 簽名
    • 簽署者姓名 (印刷體書寫)
    • 簽署者的電子郵件
    • 簽署日期 (唯讀,由系統提供)
    • 核取方塊
    • 在文件上按一下任意處即可放上欄位。
    • 只要按一下欄位右下角 (藍色三角形) 並拖曳欄位,即可調整欄位大小。
    簡易編寫

     

    2. 您可選取右上角的切換開關,啟用「進階編寫」。進階編寫:

    進階編寫

    註解:

    您可以選取右上角的「進階編輯功能 (開啟||關閉)」切換開關,切換「簡易」和「進階」模式。

  9. 置入所有欄位後,選取「下一步」(右上角)。

  10. 檢閱並傳送

    檢閱合約資訊,如果一切正確無誤,即可立即「傳送」

    檢閱並傳送

  11. 確認

    顯示已順利傳送合約的確認訊息。 

    完成傳送後,頁面會提供三個操作選項:

    • 管理合約 - 開啟「大量傳送」頁面並列出所有合約:追蹤狀態、存取稽核記錄、傳送提醒
    • 大量傳送其他文件 - 準備其他文件以傳送給許多人
    • 按一下「關閉」,即可返回 Acrobat 線上服務首頁
    大量傳送

管理「大量傳送」

您可到「文件」索引標籤管理「大量傳送」。

  1. 導覽至「文件」索引標籤。
  2. 在視窗左側的「您的文件」清單中選取「大量傳送」
  3. 按一下您要存取的「大量傳送」,在視窗右側開啟內容選單。右側的內容選單可分成五個區段:
  • 中繼資料 (紅色方框):選單頂端是「大量傳送」範本的中繼資料:
  • 「大量傳送」第一頁的影像
  • 「大量傳送」的標題
  • 傳送「大量傳送」給參與者的日期
  • 建立「大量傳送」的使用者 ID 電子郵件值
  • 整個「大量傳送」的目前狀態
  • 第一封電子郵件內的「訊息」
  • 副本收件者 (以電子郵件值列示)
「大量傳送」內容選單

  • 「動作」選單 (藍色方框) - 此區段包含您可以採取的所有「大量傳送」(父範本) 動作。按一下此區段右下方的「查看更多內容」連結,即可查看全部的值:
  • 開啟「大量傳送」- 開啟僅供檢視的「大量傳送」範本文件。沒有可用欄位
  • 提醒 - 為自己或其他仍需簽署的人新增提醒。
  • 取消 - 取消「大量傳送」。
  • 下載 PDF - 下載完整 (空白) 的 PDF。
  • 下載表單欄位資料 - 彙整這個父級「大量傳送」所產生的所有子合約 (已完成),將欄位層級的內容下載為 CSV 檔案。
  • 下載個別檔案 - 如果當初是使用多個檔案建立網頁表單,您可透過此選項下載個別 PDF 檔案。
  • 隱藏/取消隱藏「大量傳送」- 隱藏/取消隱藏「大量傳送」的話,系統就會從一般「管理」頁面檢視畫面中移除 (或新增)「大量傳送」。
  • 共用 - 與您所提供的使用者電子郵件共用「大量傳送」及其狀態。您可在「管理」頁面檢視畫面共用表單,但不可編輯。
  • 系統會透過電子郵件將「大量傳送」父級文件 (無新增欄位的版本) 的 PDF 副本傳送給共用者。
  • 查看活動報告
  • 查看以「大量傳送」父範本所建立之所有子合約目前的狀態。
  • 新增備註 - 允許使用者在「大量傳送」加上個人備註。
  • 合約摘要/篩選條件 (綠色方框) -「合約」區段最多可顯示五個值,反映處於各狀態的子合約數量。如果沒有子合約處於某種狀態,系統就不會顯示該狀態,此時您會看到項目少於五行。按一下任一狀態,系統就會產生這些子合約的篩選清單:
  • 全部 - 顯示「大量傳送」(父範本) 產生的所有 (子) 合約。
  • 進行中 - 表示子合約尚待參與者完成簽署。
  • 已取消 - 表示傳送者已明確取消子合約,或參與者拒絕簽署。
  • 已完成 - 已成功向合約的所有參與者取得簽名,合約已完成。
  • 等候您處理 - 表示合約正等候傳送者副署。
  • 活動 (適用於「大量傳送」父系範本) (橙色方框) - 內容面板底部的「活動 >」連結會開啟依時間順序排列的「大量傳送」(父系) 範本動作清單 (例如:「建立」、「已完成」事件)。

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