Adobe Sign 開始使用指南


歡迎使用 Adobe Sign!

在您開始使用 Adobe Sign 之前,我們必須先提供一些基礎介紹。本指南的目的是讓您熟悉 Adobe Sign,及您可以使用者身分使用的功能。

本指南涵蓋 Adobe Sign 中的所有重要程序,並讓您熟悉使用者介面。Adobe Sign Help 說明系統視需要提供深入資訊。如果您連線到網際網路,可以按一下開頭為「其他資訊…」灰色方塊中的連結,以檢視相關說明主題。 

註解:

如果可行,商業和/或企業服務等級的特性與功能都將有所說明。本指南記錄授權合約最高層級 (企業版 Adobe Sign) 中提供的特性與功能。若要確定您的授權類型,請前往「我的設定檔」。如果您有關於授權可用特性的相關問題,請連絡您的「用戶端成功管理員」或 Adobe Sign 支援人員

Adobe Sign 是高度可自訂的應用程式,並包含廣泛的特性,其中有些可套用至您的企業營運。  您的帳戶管理員或群組管理員可能已停用上述的某些選項。如果您需要的項目無法提供,請連絡您的群組或帳戶管理員。我們的服務支援不同群組的不同設定,因此,即使建議停用一個群組的特性,還是可以啟用另一個群組的特性。

 

在本指南結束時,您將熟悉 Adobe Sign 中所有標準的「傳送」工作流程,以及如何管理您的合約,及如何產生報告,以便您了解已完成及擱置中的項目。

個人化您的帳戶

第一次登入 Adobe Sign 時,請用 1 分鐘時間來審閱您的個人使用者資訊。此資訊會用在數個範本中,因此請務必確保資訊正確。

  • 將滑鼠游標移至右上角您的名字上來開啟功能表,然後按一下「我的設定檔」

個人資料頁面會顯示個人化任何交易時 Adobe Sign 將使用的特定值。特別值得一提的有:

  • 您的全名 – 用於電子郵件通訊和用於您的預設字體設定簽名
  • 您的職稱 – 如果您曾有要填寫的「職稱」欄位,則會自動填入
  • 您的公司名稱 – 反映在電子郵件通訊,這應該是完整合法的公司名稱
  • 時區 - 為了更清楚說明,在執行報告時,時間/日期戳記會轉型為您的時區。

如果您需要調整任何內容,請按一下「編輯設定檔」按鈕,進行必要的變更,然後「儲存」您的編輯。

編輯我的設定檔

在您設定個人資訊之後,請快速查看您在螢幕左側看到所列的個人偏好設定。  這些選項僅限由使用者的身分使用,自動化執行的功能可能會相當實用:

  • 我的設定檔 – 您的個人識別資訊
  • 存取字符 – 如果您是開發商,則這是您定義及列出 API 字符的位置
  • Twitter 整合 – 每次合約完成時傳送一則推文!
  • 我的電子郵件頁腳 – 傳送新的合約時,將自訂 (純文字) 頁腳新增至電子郵件範本的底部
  • 自動委託 – 將系統傳送給您進行簽名的任何 Adobe Sign 合約自動委託給命名方。類似於 Adobe Sign 合約的「不在辦公室」轉遞程序
  • 我的通知 – 設定您希望 Adobe Sign 通知您的事件/警告類型,以及您希望收到通知的方式。您可以取得即時電子郵件或記錄事件,然後設定每日或每週週期進行報告。(事件是發生狀況時的觸發。警告會在時間間隔過去或狀況未發生時觸發)
  • 共用通知 –如果另一個使用者的帳戶與您共用,您可以自訂要收到他們哪些事件和警告的通知
  • 我的簽名 – 上傳您簽名和縮寫簽名的影像。PNG 檔案最適用
  • 語言偏好設定 – 此標頭下有兩個須考慮的設定:
    • 我的語言偏好設定 – 這個設定允許您定義 Adobe Sign 網頁應用程式內您的使用語言。 
    • 簽署語言– 此設定會定義用於電子郵件通知的預設語言,和收件者的引導式簽署體驗。
  • 檢視其他帳戶 – 如果您需要檢視另一個使用者帳戶上的合約,可以在這裡申請。系統將列舉已檢視帳戶的清單。這是「唯讀」觀點
  • 共用我的帳戶 – 如果您需要與另一個人員共用您的帳戶,可以在這裡指定可看到您合約的人員。共用帳戶僅供檢視。檢視者無法簽名、取消或委託

逐頁概覽

「首頁」是大部分使用者登入的第一個頁面。  (「傳送頁面」是您的帳戶管理員所設定的另一個選項。)

首頁

「首頁」是由下列區段所組成的視圖,可讓您快速檢視及存取大部分的 Adobe Sign 功能:

  • 進行中 - 您已建立且仍在進行中的合約的計數器
    • 按一下計數器會開啟「管理」頁面,並篩選出進行中的合約
    • 「進行中」計數器「不」包含「等候您簽署」的合約
  • 等候您簽署 - 指出目前待候您處理的所有合約的計數器
    • 按一下計數器會開啟「管理」頁面,並篩選出等候您簽署的合約
  • 事件和警告 - 按一下計數器會開啟「通知」頁面,並開啟到「事件」索引標籤。
  • 請求簽名 –「傳送頁面」的快速連結,內含額外選項讓您附加「資料庫」來啟動程序,或啟動「自訂工作流程」(若您的帳戶中已啟用)
  • 從資料庫開始 - 可讓您選取資料庫範本或工作流程以啟動新合約。
  • 您還可以做的事情 - 其他常見動作的清單
    • 填寫和簽署文件 – 當您需要將簽名套用至文件,然後將這個簽署的文件傳送至另一方時使用。例如,填寫稅務表格或許可單
    • 發佈網頁表單 網頁表單是可供您連結或嵌入網站的文件/表單,以允許客戶產生簽署的文件。例如,您網站上的會籍申請或註冊表單
    • 「大量傳送」 讓您傳送文件給數百人以索取個人簽名的工作流程。每位人員都會取得其自己的私密合約,僅要求他們的簽名。例如,「年度行為準則」合約
    • 建立可重複使用的範本 – 可讓您建立文件或欄位範本以重複使用。您可以儲存範本以供個人使用、群組使用或可用於整個帳戶
    • 管理和追蹤所有合約 - 帶您前往「管理」頁面
    • 增強您的帳戶 - 「增強您的帳戶」按鈕會根據使用者的最高授權層級,而開啟不同的小對話方塊:
      • 使用者會進入「我的簽名」頁面,以建立其簽名
      • 群組層級管理員會進入帳戶設定頁面,以上傳其群組的標誌
      • 帳戶層級管理員會進入帳戶層級設定頁面,以設定公司名、主機名和標誌
    • 獲取幫助 - 使用者可以按一下任何 Adobe Sign 視窗右上角的問號,以存取自助式「說明」內容。  按一下問號會開啟含有這些選項的子選單:
      • 使用者指南 - 在新的索引標籤上開啟 Adobe Sign 使用者指南
      • 教學課程 - 在新的索引標籤上開啟 Adobe Sign 影片教學課程
      • 連絡支援人員 - 開啟支援連絡人入口網站,讓您存取電子郵件、聊天和電話支援
        • 支援選項隨客戶帳戶的服務層級而不同
        • 若要變更設定、修改帳戶,或調查特定交易(或其他使用者內容),必須由 Adobe Sign 帳戶的帳戶管理員提出請求
      • 版本注意事項 - 目前版本注意事項的連結
獲取幫助選單

「傳送」頁面可供您設定及傳送新的特設合約。共有五個功能區段可以設定:

  1. 「傳送自」群組 (僅適用於已啟用 UMG 的帳戶) - 這個群組選取器可定義合約可供設定的選項和可供使用的範本請先設定此項目,因為重設群組會重新整理頁面,並移除任何您先前所做的設定。
  2. 收件者 – 收件者是您必須與合約互動的人員。「收件者」的類型有很多種。您的帳戶管理員會規定可用選項。
  3. 訊息 – 您定義合約名稱和您想要傳送給收件者訊息的位置
  4. 選項 – 這些選項可協助控制合約
  5. 檔案 – 這是您選取要傳送進行簽署的實際文件位置
傳送頁面

身為寄件者、收件者或甚至副本方,如果您是具有 Adobe Sign 合約的參與者,將可在「管理頁面」上使用。  作為繫結於使用者所有合約的埠,頁面設計時會想到兩個目標:尋找您想要檢查的合約,並執行該合約的管理工作。

頁面的主要內文是您的合約清單,系統會依照左側邊欄中的合約狀態 (「進行中」、「待處理」、「完成」、「取消」、「過期」和「草稿」) 加以篩選及顯示。另外,合約篩選器底下還有範本篩選器 (「範本」、「網頁表單」和「大量傳送」)。

頁面頂端的輸入文字篩選器可協助您找出個別文件,方法是搜尋電子郵件、合約名稱、收件者名稱 (若系統已知)、日期、備註等條件

管理頁面

經常排程的報告可協助您快速存取您的文件進程方式,以及您需要注意的地方。您可以自訂設定報告,以隨時在任何日期觸發,以包含從所有合約到僅文件為特定名稱的範圍。

報告頁面介面

返回的報告撥號

傳送合約

Adobe Sign 的主要功能是傳送文件、收集簽名及核准!每個客戶針對要與文件互動的人員及互動順序都有不同的需求,因此您應該了解「傳送頁面介面」中的數個工作流程特性。 

傳送頁面

如果您所隸屬的帳戶已啟用「使用者加入多個群組」(UMG),設定合約之前,請先選取要從哪個群組傳送合約。

  • 設定群組值後,系統會載入群組相關屬性和範本供您選擇。
  • 在您變更群組後,頁面將會重新整理。重新整理後,您之前輸入的內容都會全數清除。

如果頁面頂端未顯示「傳送自」下拉式選單,表示您的帳號並未啟用 UMG

群組選取器

定義收件者,以及收件者得以與文件互動的順序。

  • 設定具有多名簽署者的合約流程與簽署者只有一名的流程相同,差別只是收件者比較多罷了。新增各個簽署者並視需求加以設定。
  • 您可在合約中多次新增相同的電子郵件 (例如某個人需在流程中的不同階段操作,您就能反覆新增)。

「收件者」區段中,最上方的切換鍵能讓您選取基本的簽名順序:

  • 選取依序完成 (如上所示),從一個簽署步驟到下一個簽署步驟中會觀察到連續的簽署程序,並將收件者編號來表示實際的收件者順序
    • 混合式簽名流程會以連續 (依序完成) 工作流程開始
  • 以任何順序完成啟用時,可能會發生平行簽名,且收件者不會加以編號來表示沒有特定的參與者順序。

在簽名順序切換鍵的右側,您會看到兩個連結:

  • 加我 – 按一下此連結可將您包含至參與順序中作為下一個收件者
  • 新增收件者群組 – 按一下這個連結來建立收件者群組,收件者在其中必須代表整個群組參與。例如,建立 HR 團隊的群組,當中只有一個 HR 的人員必須實際簽署合約。
註解:

如需變更收件者的順序,您可以按一下並拖曳收件者至正確的堆疊順序,或者您可以直接編輯數字,堆疊將會據以調整。

 

每位收件者皆由五項要素構成:

A. 參與順序 – 當選取依序完成時,參與順序會提供每個收件者何時會與合約互動的明確指示。

B. 角色最能描繪收件者的方式

C. 電子郵件地址 – 這是收件者的識別電子郵件地址,並用於所有包含收件者的電子郵件通訊,包括請求簽名。

D. 驗證方法 – 應透過什麼方式審核收件者?您想要使用第二要素驗證嗎

E. 私人訊息 (選擇性) – 傳送者可以對每位收件者提供個別指示,這些指示會在收件者檢視合約時顯示

 

位在收件者清單下方的「顯示副本」連結會出現一個欄位,您可以在其中新增要傳送副本 (CC) 的任何電子郵件地址,使其能檢視合約內容,但不賦予其可簽署/核准的權限。

「混合式」工作流程是連續參與順序的例項,且該參與順序中,有一個或一個以上的簽名步驟中,可由兩個或兩個以上的簽署者在同一時間存取文件。「並行」步驟的所有簽署者/核准者需要完成他們的部分,連續流程才可以移到下一個步驟。

「訊息區段」包含兩個欄位,可大幅改善您的成功。

「合約名稱」欄位可讓您輸入任何可識別合約的字串。  此字串會填入收件者電子郵件的「主旨」行中 (下方以黃色醒目顯示的部分),也會做為「管理」頁面上的名稱值。提供唯一且有意義的合約名稱,可協助收件者更容易找到您的電子郵件,也可以在必要時提升您搜尋合約的能力。

註解:

如果在附加文件之前未輸入任何合約名稱,合約名稱將會採用第一個附加檔案的檔案名稱。在傳送合約之前您都可以編輯這些值。

 

「合約訊息」為純文字欄位,您可以在欄位中輸入任何獲得批准的指示或注釋 (下方以綠色醒目顯示的部分)。這個訊息會顯示在傳送給所有收件者的「請簽署」電子郵件上 (不同於「私人訊息」,只會向所設定的收件者顯示)。

檢閱並簽署含名稱和訊息的電子郵件

訊息範本

企業層級客戶將可存取「訊息範本」,設定者是您的「管理員」。「訊息範本」會直接繫結至「選項」區段中的「收件者的語言」特性,因此當您從語言下拉式清單中選取「西班牙文」時,將可使用所有的「西班牙文」範本。  

註解:

如果您所選取的語言沒有繫結任何範本,則「傳送頁面」上不會看到任何「訊息範本」選項。

「選項」區段可讓您更妥善地掌握已傳送的合約:

  • 密碼保護 – 要求收件者輸入密碼,才能開啟與檢視已簽署的 PDF 檔案。  此密碼由傳送者定義,並會以頻外的方式傳播。Adobe Sign 不會記錄此密碼,因此請牢記密碼!
  • 完成截止日期 - 設定合約將在幾天後過期,且無法完成。
  • 設定提醒 – 設定在合約完成前傳送提醒的頻率 (每日或每週)。只有目前的收件者會收到通知
  • 收件者的語言 - 選取傳送給收件者的電子郵件中以及簽署體驗期間要使用的語言。
    • 如果您的帳戶設定為使用可見的「訊息範本」,則此設定同時也定義這些範本。

「檔案」區段是您附加文件至交易的地方。

Adobe Sign 針對簽署程序,將所有文件結合在單一內含型 PDF 文件,並根據列出文件的順序建立該 PDF。按一下並將文件拖曳至新的清單位置即可重新排列文件。

您可從 Adobe Sign 資料庫、Google 文件、Box.net、Dropbox、OneDrive 附加檔案、使用檔案搜尋從本機系統上傳,也可將檔案拖放至「檔案」方塊。

允許的類型:Word、Excel、PowerPoint、PDF、JPG、GIF、TIF、PNG、BMP、TXT、RTF、HTML

檔案


預覽和新增簽名欄位

在「檔案」清單下方,您會看到「預覽和新增簽名欄位」核取方塊。  此選項可讓您開啟上傳的文件,並視需要在文件上放置表單欄位。

您應至少放置簽名欄位,但如有需要,有許多其他欄位可供您用來建立複雜的表單。

註解:

如果未放置簽名欄位,Adobe Sign 將會自動新增頁面,以在文件結尾處容納簽名。

僅傳送文件給一個寄件人是最常見的合約工作流程之一以及學習基礎程序的絕佳方式。您只需要:

  • 收件者的電子郵件地址
    • 這個電子郵件必須與您用來登入的電子郵件不同 (您無法傳送給您自己)
  • 您想要簽署的文件或檔案
索取簽名


傳送給多個收件者

傳送合約給多個收件者遵循完全相同的步驟,只有兩個明顯的差異:

  • 您必須將每個收件者包含在他們自己的「收件者」區段行中,並依您要他們簽署的順序
  • 當您放置欄位時,必須按兩下欄位來宣告哪個收件者應該可存取該欄位,並設定「收件者」

簽署環境

體驗簽署程序有助於了解寄件者所完成的設定最終結果。

1. 系統會傳送電子郵件到收件者的電子郵件信箱。

○ 主旨行開頭為:已請求簽署「{文件名稱}」

2. 按一下「檢閱並簽署」按鈕以開啟合約

檢閱並簽署電子郵件

3. 在新瀏覽器視窗中開啟合約

頁面上的其他選項包括:

A. 選項 – 此清單包含收件者根據其角色所擁有的選項

○ 閱讀合約 - 「僅檢視」格式開啟合約

○ 將簽署作業委派給其他人 – 此選項允許收件者將其授權委派給其他人。例如 – 同事或經理

○ 拒絕簽署 – 此動作會終止合約。

○ 列印、簽署並上傳 -允許簽署者將工作流程從電子簽名轉換為親筆簽名。接著,簽署者再將簽署完成的文件上傳。

○ 清除文件資料 – 這個選項會清除所有欄位內容

檢視記錄 - 開啟目前稽核報告以供檢視

下載 PDF - 以 PDF 格式下載目前版本的合約

B. 訊息 – 對話框圖像會再次快顯訊息

C. 必要欄位計數器 – 這個計數器會顯示尚未填寫的文件中必要欄位的數目。按一下這個欄位會將簽署者瀏覽至可供其使用的必要 (非選擇性) 欄位

D. 下一個欄位標籤-  如果您捲動大型文件,這個黃色箭頭可協助您尋找後續欄位  這個標籤將會循環所有欄位,而不只是必要欄位。

簽署選項

這個文件只有一個簽名欄位,因此為必要 (如紅色星號所注釋)。針對具有多個可填入欄位的文件,您可以將其加上標籤。

 

4. 若要套用簽名,請按兩下欄位以開啟簽名面板

5. 將您的名稱輸入簽名面板的頂端欄位

您可以使用下列四種方式之一來完成您的簽名:

○ 輸入設定字型 (預設值) – Adobe Sign 會將類似腳本的字型套用至您輸入的名稱

○ 物理手寫 – 使用滑鼠、手寫筆或任何其他指標裝置來手寫簽名。在平板電腦上使用手指提供絕佳結果

○ 影像 – 如果您有簽名的 Stamp 影像,可以加以上傳

行動 -「行動」選項可讓您將簽名面板從桌面轉換到行動裝置上,讓您能夠以較方便的裝置簽署您的簽名。

「簽名」面板

6. 按一下「套用」將您的簽名放在簽名欄位中,並將您返回文件。

7. 一旦完成所有必要欄位後,請按一下視窗底部的「按一下以簽署」按鈕 (不得遺漏)

您可以按一下這裡,在 Adobe Sign Help 中找到關於簽署合約的其他資訊。

註解:

Adobe Sign 頁面底部有一個工具列,包含瀏覽合約、放大與縮小以及下載文件的工具。您可以按一下右下角的 X 來隱藏這個工具列。若要暫時重新顯示隱藏的工具列,請將游標移到視窗底部,控制器隨即重新顯示。 

您可以按一下這裡,在 Adobe Sign Help 中找到關於使用縮放控制的其他資訊。

管理合約

管理合約是使用 Adobe Sign 的一大重點。使用「管理頁面」來追蹤、處理及自訂合約。無論是取消合約或取代簽署者,這些程序可讓您影響系統中的交易進度。

「管理」頁面具有許多可供探索的內嵌功能。簡單來說,此頁面可分為三個功能區域:

A. 篩選器

B. 合約清單

C. 合約工具

「管理」頁面區段


合約篩選器

傳統頁面上的多個狀態「資料夾」已合併成更實用的一系列篩選,這些篩選會傳回指定狀態類型的合約。  您在上方區段中有「合約」篩選,這些篩選會根據合約的目前狀態來傳回合約

有兩種「作用中」狀態。每個狀態在狀態名稱後面附帶指出內容的數量:

  • 進行中 (N) - 以「進行中」狀態傳回的合約正在等候參與者完成他們的動作。等候已登入的使用者處理的合約「不會」傳回
  • 等候您簽署 (M) -「等候您簽署」篩選器中會擷取等候已登入的使用者處理的合約。

 

有三種「終止」狀態:

  • 已完成 - 已成功並完全決定的合約
  • 已取消 - 因任何原因而放棄的合約。包括:
    • 由傳送者取消的合約
    • 遭到參與者拒絕的合約
    • 由於重複地無法進行驗證而終止的合約
    • 遭遇系統錯誤而導致變成不可行的合約
  • 已過期 - 到了過期日期而自動結束的合約

 

還有「草稿」狀態,其中包含所有已部份建置的合約。

 

下方區段專屬於範本「父系」物件。  根據這些範本所建立的「子系」合約會篩選到合約狀態篩選的上方。

父系物件不是合約本身,但系統會以此產生大量的個別合約。這些父系物件包括:

  • (資料庫) 範本 - 您的文件資料庫中可供使用的所有文件和欄位範本
  • 網頁表單 - 以前稱為 Widget,網頁表單是可用連結形式傳遞或內嵌到網頁的合約範本。  網路表單是由簽署者發起,產生讓每個參與者填寫的子系合約
  • 「大量傳送」- 「大量傳送」範本的用途是產生大量個別合約,以供如同「一般」合約一樣傳送和簽署
註解:

如果使用者有其他使用者帳戶所共用的內容,則可以按一下「您的合約」旁邊的向下箭頭,以篩選出該內容。

下拉式選單顯示已共用內容給您的所有使用者 (進階共用已啟用時還有群組) 的清單。  選取使用者,「管理」頁面會重新載入所選使用者的內容。


合約清單

頁面主體包含您相關的合約清單。  包含您電子郵件地址的每個合約都會反映在清單上的某個位置。不只是您發起的合約,還有傳送給您簽署/核准的合約,以及您做為副本方收到的任何合約。

一律會依左側的文件狀態選項來篩選合約清單。

 

只要按一下清單上方的標題即可排序每個區段的內容。再按一次便可復原排序順序。

 

包含以下資訊的個別記錄:

合約清單

  • 收件者 – 名稱值反映非傳送者之第一個收件者的姓名或電子郵件地址
    • 如果收件者從未透過 Adobe Sign 系統簽署文件,則會使用電子郵件地址。
    • 在簽署過程中輸入名稱值後,姓名將會取代電子郵件
  • 公司 – 如果第一個收件者已輸入公司名稱,不論是透過簽名欄位或透過登入並更新其個人資料檔案,都會反映公司名稱值。
    • 如果您未將「公司名稱」欄位包含在合約中,則此欄大部分將保持空白
  • 文件標題 – 此為您的合約名稱
  • 狀態– 當選取「進行中」篩選器時,第二個欄是「狀態」,其應該一律為「已傳出進行簽名」(或核准、接受等)
  • 操作 - 當您檢視「等候您」篩選器時,第二個欄會指出擱置中的操作 (包含開啟該合約的連結)
  • 寄件者 - 當您檢視三個終端狀態 (「已完成」、「已取消」及「已過期」) 時,第二個欄會指示合約的原始寄件者
  • 上次修改– 此日期顯示「上次修改」日期,表示合約最後作為傳送事件或簽署/核准事件進行更新的時間

「合約工具」面板可讓您存取一些控制項,以進一步管理或了解合約內容。

  • 到期日期 - 顯示合約的自動取消日期 (若設定)。按一下鉛筆圖像可讓您設定或編輯這個值。
  • 檢視 – 開啟合約以檢視。
  • 修改合約 - 允許取代附加至合約的文件及/或編輯文件上的欄位。僅在第一個收件者採取行動之前才允許。
  • 提醒 – 可在使用這個連結傳送合約之後,建立或刪除提醒。此外,您可即時傳送提醒或於特定日期傳送提醒。
  • 共用 – 使用此功能共用文件會要求您輸入電子郵件地址及訊息,然後將合約的副本以目前的狀態透過電子郵件傳送至該地址,同時將文件新增至指定之電子郵件地址的「管理」索引標籤中
  • 取消 - 取消合約。
  • 下載 PDF - 以合約的目前狀態下載合約副本
  • 下載個別檔案 - 如果原始合約是使用多個檔案建置,則允許下載個別檔案。
  • 下載稽核報告 – 此連結會產生合約歷史記錄的延伸 PDF 報告,包括每個事件的 IP 位址等深層參數
  • 註解 – 您可以在任何合約中新增個人意見。此註解僅供您個人使用,不會分享給其他使用者或簽署者。。您可在文字篩選器中搜尋註解。
  • 取代簽署者 - 允許取代目前的收件者
  • 編輯驗證 - 允許變更收件者的目前驗證方法。可用來在您忘記驗證密碼時加以重設。
  • 活動 – 此索引標籤為包含合約記錄之所有事件的清單,從「傳送」事件開始到最終簽署件結束。
合約工具

報告 (僅適用於 Business 和 Enterprise 服務層級)

報告特性可讓您檢查您帳戶使用 Adobe Sign 的方式。建置您自己的報告並可完全查看您的文件簽署程序,同時查看個別群組或使用者的狀況。

若要建立新的報告,請瀏覽至「報告頁面」,方法是按一下「報告」標籤,然後按一下「建立新的報告」連結。

 

「建立新的報告」頁面會顯示:

建立新報告

您可以按一下這裡,在 Adobe Sign Help 中找到關於建立報告的其他資訊。


報告參數

設定報告時,可將多個參數設定為自訂結果。可提供以下所述的所有參數。 

建立日期

建立日期是您想要報告包含的時間段。這可以是四個預先決定的時間段之一 (本週、上週、本月、上月) 或輸入自訂日期範圍。

使用者與群組

這個參數可讓您在特定使用者或群組上執行報告。任何一個皆可選擇一或多個,或者您可以針對帳戶中的所有使用者執行報告。

文件與工作流程

可以選擇特定文件,以包含在具有此選項的報告中。這個欄位中所列的文件,是整個帳戶中使用的資料庫文件。個人、一次性的文件將不會列在這裡。 

文件名稱

這個參數是用來包含或排除包括或不包括給定變數的文件。您可以選擇包含或不包含輸入的字串。

大量傳送

啟用這個參數,產生的報告中便會包含「大量傳送」合約

大量傳送

效能目標

您可以使用「效能目標」視圖來設定效能的閾值。反映效能的量規會顯示在結果報告中。

基準

預設情況下會停用報告的基準參數。按一下報告設定連結可加以啟用。

基準會提供延伸的方法來追蹤合約進度及簽署率。 

圖表合約簽署者

每個已啟用選項 (依「日期」、「寄件者」、「群組」、「表格」、「工作流程」和「簽名類型」) 都會在報告上提供不同類型的圖表。

其他項目

這個區段中的參數是用於變更結果報告上的圖表。從預設參數中變更這些可加速報告程序。

一旦您按一下「執行報告」按鈕後,會根據您的參數來產生報告。這些是您可以使用報告採取的多個動作。

以目前資料更新報告

按一下這個連結類似於重新整理頁面。新的報告會包含最近交易和活動。

儲存報告

儲存報告可讓您在未來再次執行這個報告。

共用報告

共用可讓您將報告結果傳送給其他人員。您只需輸入其電子郵件地址及訊息。

排程報告

設定這個報告的排程會以您定義的頻率使用相同參數執行報告。

匯出報告資料

按一下這個連結會提示您開啟或儲存 .CSV 檔案。CSV 檔案可在 Excel 中開啟,而報告中合約的所有交易資訊會分類於各種欄中。

適合列印的版本

按一下這個連結會開啟報告的適合列印版本。

預覽和編寫經驗

「編寫」環境會提供 Adobe Sign 的表單建置功能 在放置簽名欄位之外,您可以包含自動填入內容的欄位,例如日期或簽署者簽名值 (已知時),或是進行內容驗證及/或複雜計算的文字欄位。另外還有其他一般欄位類型,例如下拉式方塊、選項按鈕及核取框

存取編寫環境的執行方式為:

  • 「傳送」頁面上傳送新的文件並啟用「預覽及新增簽名欄位」選項

 

  • 「管理」頁面上編輯「草稿」文件
編輯草稿合約

 

  • 從首頁建立新範本或網頁表單
建立網頁表單及範本

 

 

  • 「管理」頁面編輯現有的資料庫文件或網頁表單

○ 您只能編輯您已上傳的範本。在下列影像中,您可以看到第二個範本已由其他使用者共用,因此無法編輯。

 

編輯範本

一旦編寫環境啟動後,請花一點時間找出五個主要區域:

A. 表單欄位範本—僅在您已至少建立一個表單欄位資料庫範本時,才會顯示這個選項。

B. 欄位版面及對齊方式—這會顯示表單欄位大小/對齊方式工具列

C. 選取收件者 (角色)—這個下拉式清單會列出合約的收件者

D. 表單欄位索引標籤—您可以從這些索引標籤選取要新增到您文件的欄位

E. 返回/重設/儲存為範本/儲存進度

►返回 - 「返回」按鈕可讓使用者導覽回「傳送」頁面,以編輯合約名稱和訊息、收件者電子郵件地址和合約附加檔案

重設 - 這會移除載入或上次儲存範本後的所有修改

儲存為範本 - 勾選時,範本會在傳送合約後儲存為獨立資料庫物件。  按一下「傳送」時,系統會提示使用者提供新範本名稱

儲存進度 - 按一下此連結會儲存範本目前狀態

編寫環境

表單欄位範本

如果您已建立文件的表單欄位範本,可以使用這個工具組來選取及套用該範本。

下拉式清單會列出可用的表單欄位範本,且您可以選擇要在哪個頁面上開始範本。  可套用多個範本。

欄位範本

欄位版面及對齊方式

這個功能表選項會顯示對齊及重新調整互相關聯欄位大小的工具。您可以按 Control 鍵並按一下多個欄位,或按住 Shift 鍵然後使用滑鼠選取區域,以將欄位調整為群組。

左側的六個圖示會將欄位對齊至頂端,水平中線、底部、左側、垂直中線及右側 (由左至右檢視)。 

接下來三個圖示會將所有欄位拉到相同的寬度及/或高度。 

對齊方式和大小是根據您選取的第一個欄位。

選取收件者 (角色)

表單建置最重要的元素可以說是將各種收件者關聯至他們必須填入的欄位。首先從「收件者」清單中選取收件者,您放置在表單上的任何後續欄位都會自動與該收件者建立關聯。變更收件者,所放置的任何新欄位都將與該新收件者建立關聯。

註解:

選取特定收件者時,指派給這些收件者的欄位都會在文件上反白標示,為您提供絕佳的視覺指標,了解哪些欄位與任何選取的收件者相關。

 

一旦欄位在文件上,您可以修改指派欄位的目標收件者,方法是按兩下欄位以開啟欄位功能表,然後變更「收件者」下拉式清單。

您可以按一下這裡,在 Adobe Sign Help 中找到關於參與者角色的其他資訊。

您可以按一下這裡,在 Adobe Sign Help 中找到關於特別預填角色的其他資訊。

表單欄位功能表

Adobe Sign 中提供的所有欄位可以在視窗右側邊欄的功能表中找到。這些欄位會依使用及欄位類型分類,並可將大部分欄位操作至您的表單要求的高度和寬度。

如需表單欄位類型的詳細資訊,請參閱「欄位類型」一文

儲存為範本

在您將新表單欄位新增至合約之後,您可以在傳送合約進行簽署之前,將副本儲存至資料庫。

按一下「傳送」按鈕之前,按一下編寫視窗右下角的「儲存為範本」核取方塊,以將修改的合約新增至您的資料庫。

儲存為範本

 

首先,文件會儲存至您的資料庫。

 

接著,系統就會將您的合約送出,以供簽署。

縮放、重設及儲存/傳送

其餘選項可讓您縮小及放大文件、重設或刪除您已放置的所有欄位,或以文件的現有狀態進行儲存/傳送。

「儲存為範本」會在傳送合約後,將表單儲存為新資料庫範本。傳送者會在按一下「傳送」按鈕後,看到為範本命名的選項

最佳實務是您應經常儲存進度。不過,如果您瀏覽離開編寫環境,則會自動儲存文件。您可以稍後在「草稿」區段的「管理」頁面存取文件。

編寫傳送和儲存工具

資料庫範本

資料庫範本為可重複使用的物件。Adobe Sign 支援兩種類型的資料庫範本:文件範本和表單欄位範本。

  • 文件範本—文件範本是可重複使用的文件。文件範本可與您帳戶中的其他使用者共用,允許多位使用者傳出相同的文件,而無需進行任何變更。
  • 表單欄位範本—表單欄位範本是可重複使用的欄位層,可套用至任何文件。表單欄位範本也可與您帳戶中的其他使用者共用。表單欄位範本適用於下列情況:
    • 您有一個欄位版面用於多個文件。
    • 您有一個文件可透過多種不同的方式傳送。
    • 您必須修改文件的內容,但欄位保持在相同的位置。

無須在每次更新文件時建立新的資料庫文件,而可以套用相同的表單欄位層。您可以編輯表單欄位範本,來確保欄位或欄位屬性安排中的變更。同樣地,建立表單欄位範本時,可使用編寫環境中的所有工具。

 

作為最佳實務,單一使用者 (文件管理員) 需負責建立及維護範本。建立「文件管理員」使用者登入可避免混淆要使用哪些範本,並提供可重複使用文件的版本控制。

我們建議使用分送清單或功能性電子郵件以供「文件管理員」使用者登入。這可讓您控制這個「文件管理員」登入的存取權,同時視需要提供要共用的責任。

您可以按一下這裡,在 Adobe Sign Help 中找到關於使用編寫工具來建立範本的其他資訊。

1. 按一下「首頁」索引標籤。然後按一下「建立可重複使用的範本」

建立文件範本

 

「建立資料庫範本」頁面隨即顯示:

 

2. 在「範本名稱」欄位中,輸入您範本的名稱。這可視需要在稍後進行變更。

3. 按一下「瀏覽」按鈕以瀏覽至要用來建立您可重複使用範本的本機系統上的檔案。如果您要建立可重複使用的文件,將會使用這個欄位及其內容。如果您要建立可重複使用的表單欄位層,檔案的內容將不會包含在範本中。

4. 選取適當的「範本選項」,「建立可重複使用的文件」及/或「建立為可重複使用的表單」欄位層

 

5. 選取共用範本的適當許可權選項。

註解:

群組許可權僅可授與給您目前所在的群組。您無法授與權限給其他群組。

 

6. 按一下「預覽或新增欄位」按鈕。「編寫體驗」隨即顯示。

放置欄位

 

 

7. 放置適用於預期參與者的必要欄位,方法是從表單欄位標籤拖曳欄位,並將它們放到文件上

8. 完成新增欄位後,按一下「儲存」按鈕。

範本現在會顯示在「管理」頁面的「範本」區段下。如果您藉由授與權限來與群組或組織中的使用者共用範本,範本現在也會顯示在使用者的「管理」頁面的「範本」區段中,他們可以視需要經常地使用該範本來傳送。

 

資料庫範本

註解:

只有建立資料庫範本的使用者,才能編輯或刪除此範本 (除非進階共用已啟用)

替代的簽署工作流程

您可以使用許多工作流程來傳送文件以簽署、收集簽名,及傳送簽署的文件,包含下列項目:

  • 使用「填寫和簽署」傳送
  • 使用「大量傳送」傳送
  • 使用網頁表單來收集簽名

下列區段一一深入討論這些程序。

您可以按一下這裡,在 Adobe Sign Help 中找到關於傳送合約的其他資訊。

根據您的業務需求,多個收件者可能必須遵循合約。例如,您可能需要兩個人員來簽署合約,以及另一個人員來核准或委派合約給其他的簽署者。當您傳送給多個收件者時時,您還可以選擇路由傳送合約的方式:連續、平行或使用混合式路由。 

您可以按一下這裡,在 Adobe Sign Help 中找到關於傳送合約給多個簽署者的其他資訊。

此程序完全如同其名。這是用於只有您必須簽署文件並加以傳送給一或多個人員的情況。例如,您可能必須傳送簽署的 W-9 及/或保密合約給一或多個人員。只要您使用的不是您用來登入的相同電子郵件地址,就可以將簽署的文件傳送給您自己。這是因為系統已儲存簽署文件的副本,您可以透過「管理」標籤加以存取。請注意:「填寫和簽署」功能僅在首頁上。

您可以按一下這裡,在 Adobe Sign Help 中找到關於使用「填寫和簽署」的其他資訊。

1. 按一下「首頁」頁面的「填寫和簽署文件」

首頁上的填寫和簽署

 

3. 輸入「合約名稱」

4. 拖放您想要簽署的檔案,或按一下「新增檔案」連結,然後從您的本機系統或網路磁碟尋找/附加文件

5.按一下「下一步」

新增檔案

6. 「填寫和簽署」頁面隨即載入。

                視需要放置任何內容 (文字、勾選、簽名)。

7. 完成時,按一下「完成」

8. 隨即顯示簽名後頁面,包含傳送文件、下載副本、在「管理」頁面上檢視文件或簽署另一份文件等選項

簽名後

這個「大量傳送」程序可允許您一次傳送文件給數百人。每個簽署者會簽署自己的文件副本,這些個別合約會傳回給您。這個程序可用來收集 NDA、HR 文件或權限條。「大量傳送」的連結位於「首頁」

您可以將電子郵件地址新增至「收件者:」欄位,或是上傳「以逗號分隔值」(.CSV) 檔案,在檔案中統整收件者的資訊,藉此輸入「大量傳送」收件者。.CSV 程序可讓您預先填入每個簽署者的資料,從而讓您有機會自訂每個人員的欄位資訊。例如,您可以自訂傳送給每個簽署者的「請簽署...」電子郵件中的訊息。

您可以按一下這裡,在 Adobe Sign 說明中找到使用「大量傳送」的其他資訊。

網頁表單是主控的文件,任何可存取文件的人員都可加以簽署。這些非常適用於註冊表、免責條款,或是您需要許多人員線上存取及簽署的任何文件。

可透過兩個不同的形式產生網頁表單,如 JavaScript 或 URL。JavaScript 選項提供將網頁表單嵌入網站所需的代碼。URL 選項提供 Adobe Sign 主控的網址,傳送者可用來取得已簽署的文件。建立網頁表單的連結位於「首頁」

儘管網頁表單簽署體驗與透過 Adobe Sign 的一般交易相同,網頁表單只能由一個簽署者簽署,並由您指定的任何人員副署。 

行動裝置

簽署是 Adobe Sign 的主要功能之一。任何人都可以透過其電腦任何網頁瀏覽器上的電子郵件連結,或使用其行動裝置進行簽署。如果您有 Adobe Sign 帳戶,也可以使用「Adobe Sign 管理員」iOS 或 Android 原生應用程式進行簽署。您也可以從「管理」頁面啟動簽署。簽署也會見至於「填寫和簽署」程序中。

您可以按一下這裡,在 Adobe Sign Help 中找到關於使用應用程式簽署文件的其他資訊。

Adobe Sign 支援智慧型手機上的最新網頁瀏覽器,以及執行 iOS 或 Android 作業系統的平板電腦。

使用 Adobe Sign 管理員中操作直觀的儀表板,從您的行動裝置存取您的文件以傳送及簽署合約。新的儀表板對 iOS 9 與 iPad Pro 有較佳表現。改善的傳送體驗能簡化您傳送文件進行簽署的方式。 

在這裡下載應用程式

適用於 Android 的 Adobe Sign 管理員版本已當地語系化為 19 種語言以符合 Acrobat 行動裝置版。

在這裡下載應用程式。

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