Adobe Sign for Salesforce 電子郵件元件與 Microsoft Outlook Web App (OWA)、Outlook 2016、Outlook for Mac 2016,以及使用 Chrome 瀏覽器的 Gmail 企業版帳戶相容。

概覽

Salesforce 管理員必須在 Salesforce 端配置元件。完成後,使用者只需啟用電子郵件增益集、向 Salesforce 完成驗證,然後按一下電子郵件。

Adobe Sign for Salesforce 增益集可讓使用者點選其電子郵件用戶端內的任何電子郵件,並根據所選電子郵件中包含的電子郵件地址,產生相關的合約清單。

使用者也可以從他們的電子郵件用戶端直接傳送新合約和提醒,甚至取消合約。


啟用 Outlook 電子郵件用戶端

每個使用者都必須在其電子郵件用戶端中啟用 Salesforce 增益集。如果同時使用桌面版和 Web 電子郵件用戶端,則兩者均須在其各自的環境中啟用。

1. 登入您的 365 Outlook 帳戶,然後選取「郵件」選項

2. 按一下畫面右上角的齒輪圖示

3. 選取「管理整合」選項,以載入 Add-ins for Outlook 頁面

Manage Integrations

 

4. 在左上方的搜尋方塊中輸入 Salesforce,然後按一下搜尋圖示

5. 按一下 Salesforce Lightning for Outlook 選項右側的按鈕,開啟整合功能

  • 完成後,您應該會在整合功能下方看到「新增成功」
365 Plugin

 

6. 關閉「增益集」頁面

7. 點選任何電子郵件,小型 Salesforce 圖示便會出現在電子郵件內文上方

Outlook Email-marked

 

8. 按一下該 Salesforce 圖示,以開啟顯示「登入 Salesforce」按鈕的增益集面板

OWA Authentication

 

9. 按一下「登入 Salesforce」按鈕

  • 彈出式驗證視窗會隨即出現,要求您提供 Salesforce 認證

10. 輸入您的 Salesforce 驗證認證,然後按一下「登入」

OWA Credentials

 

11. 彈出式視窗會重新整理,並顯示為確認視窗。按一下「確認」即可完成整合作業。

OWA Confirmation

完成設定後,您可以按一下電子郵件內文上方的 Salesforce 圖示,以開啟 Salesforce 面板。

1. 開啟您的桌面版 Outlook 應用程式

2. 按一下「商店」圖示,以啟動「Outlook 增益集」頁面

Add in store

 

3. 在左上方的搜尋方塊中輸入 Salesforce,然後按一下搜尋圖示

4. 按一下 Salesforce Lightning for Outlook 選項右側的按鈕,開啟整合功能

  • 完成後,您應該會在整合功能下方看到「新增成功」
  • 系統會針對 Salesforce 增益集,在功能區中新增「檢視」圖示
desktop Plugin

 

5. 關閉「增益集」頁面

6. 按一下 Outlook 功能區中的 Salesforce「檢視」圖示

MS Desktop Log in button

 

7. 按一下「登入 Salesforce」按鈕。

  • 彈出式視窗會隨即出現,提示您輸入 Salesforce 認證
MS Desk Credentials

8. 向 Salesforce 完成驗證

  • 彈出式視窗會重新整理並要求確認

9. 按一下「確認」即可完成整合作業

desktop Confirmation

完成設定後,您可按一下 Outlook 功能區中的 Salesforce「檢視」圖示,以開啟 Salesforce 面板。


在 Outlook 增益集視窗中管理合約

啟用增益集後,按一下任何電子郵件,即可檢視與電子郵件對話參與者相關的合約。

註解:

增益集內含電子郵件中所有已識別電子郵件地址的合約。這也包括電子郵件的所有收件對象或副本對象。

按一下 Salesforce 圖示 (電子郵件內文上方或 Outlook 功能區) 會開啟增益集面板,並顯示合約。

Outlook SFDC 面板

 

面板上方會顯示找到的合約數量。例如合約 (6)

依預設,最多顯示五個合約清單;如果多於數量多於五個,清單下方則會出現「檢視所有」的連結。  按一下「檢視所有」連結,即可啟用可捲動視窗以檢視完整的合約清單。

「檢視全部」連結

合約清單會依合約狀態排序。排序順序為:

  • 預先傳送/草稿
  • 傳出進行簽名/傳出進行核准/等候副署者/核准
  • 已核准/已簽署
  • 已取消/已拒絕/已過期

在區段中,合約會依傳送日期排序,最新的日期會排列在最上方。

按一下合約名稱即可開啟新的 Salesforce 索引標籤,並顯示完整合約。


可執行的動作

附加元件面板的功能不只是列出合約而已,您可以使用選單為主的介面建立新合約,並發起最常用的工作。

「傳送新合約」按鈕位於顯眼位置,而在合約名稱右側的箭頭則可開啟其他動作的選單清單。

選單清單只會顯示可執行的選單項目。例如,「草稿」狀態的合約只會顯示「編輯」「刪除」選項。

注意:

使用者再也無需面對「是否確定?」的難題。從功能表清單選取的動作會立即執行。

Outlook 功能表項目

傳送新合約

顧名思義,「傳送新合約」按鈕會開在新的索引標籤開啟 Salesforce,並開始一個新合約。  電子郵件寄件者的地址會自動匯入合約範本中。

以平常習慣的方式設定合約。

選單選項:編輯

按一下選單的「編輯」選項便會啟動新的索引標籤,並在 Salesforce 開啟合約。

選單選項:刪除

選單清單的「刪除」選項可完成兩項工作:

  • 取消 Adobe Sign 中的合約
  • 從 Salesforce 中刪除合約記錄

選單選項:簽署

「簽署」選項只有您簽署合約時才能使用。

按一下「簽署」即會開啟合約供您檢視,並會套用您的簽名。

選單選項:提醒

按一下選單清單的「提醒」便會立即將提醒傳送給目前簽署者。

選單選項:取消

選單清單的「取消」選項會取消 Adobe Sign 和 Salesforce 的交易。

「已取消」狀態與「刪除」選項不同,Salesforce 合約清單中仍會保留 Salesforce 記錄

選單選項:檢視

「檢視」選項會開啟新視窗,以檢視合約目前的狀態。

註解:

所有選單導向的選項都不會將您移到 Salesforce 視窗,並會在您所採取的動作執行成功後,在合約清單頂端向您回報

Outlook 動作確認


啟用 Gmail 電子郵件用戶端

Salesforce 擴充功能只能在 Chrome 瀏覽器上新增,因此其功能以使用 Chrome 為前提而設計。

  1. 開啟 Chrome 瀏覽器並導覽至:https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha

    • 此動作會開啟擴充功能頁面
  2. 按一下視窗右上角的「新增至 Chrome」按鈕

    • 接著,彈出式視窗會隨即出現,供您確認新增動作
    click_add_to_chrome
  3. 按一下「新增擴充功能」

    • 彈出式視窗會重新整理,並顯示為確認畫面,即代表擴充功能已安裝完成
    add_extension
    extension_verification
  4. 在 Chrome 瀏覽器中開啟您的 Gmail 使用者帳戶。

    • 右側會顯示應用程式面板,您可以利用上方的箭頭將其收合或展開
  5. 按一下「登入 Salesforce」按鈕

    • 接著會出現彈出式視窗,要求您驗證 Salesforce。
    installed_app
  6. 使用您的 Salesforce 認證登入。

    • 驗證視窗會重新整理,確認您要授予 Gmail for Salesforce 存取權限。
    Authentication
  7. 按一下「繼續」

    • 面板會重新整理,並提示您選取要與 Salesforce 連結的 Gmail 使用者。
    give_access
  8. 選取使用者 (通常會顯示正確的使用者)

    • 選擇「使用其他帳戶」,系統會要求您驗證新的 Gmail 帳戶才繼續使用
    • 您所選的 Gmail 使用者在邏輯上應與您先前驗證的 Salesforce 使用者相關。
    • 彈出式視窗會重新整理,並顯示為確認視窗,顯示您要授予 Salesforce 存取權限。  
    pick_a_user
  9. 按一下「允許」

    • 面板會重新整理,並顯示為確認面板,以確認您要將 Gmail 帳戶連結到 Salesforce 帳戶。  
    grant_access_to_salesforce
  10. 按一下「連結帳戶」

    • 彈出式視窗會重新整理,以顯示您已成功連結帳戶。
    link_account
  11. 按一下「前往 Salesforce」,彈出式視窗便會消失,而您也會返回 Gmail。

    verification_of_linkedaccount

    左側的 Salesforce 面板現在會顯示「傳送新合約」按鈕,以及與所選電子郵件相關的合約清單。


在 Chrome 視窗中管理合約

啟用增益集後,按一下任何電子郵件,即可檢視與電子郵件對話參與者相關的合約。

註解:

Adobe Sign 元件包含電子郵件中所有已識別之電子郵件地址的合約,這也包括電子郵件的所有收件對象或副本對象。

按一下視窗右上角的箭頭圖示,以開啟附加元件面板並展開合約

已啟用的應用程式

面板上方會顯示找到的合約數 (與該電子郵件所附的電子郵件地址身分相關)。例如:「合約 (7)」

預設情形下,畫面最多會列出五個合約;如果還有其他合約,清單底部會出現「檢視全部」連結。  按一下「檢視全部」連結會啟用捲動視窗,供您檢閱完整的合約清單。

列出的配對

合約清單會依合約狀態排序。排序順序為:

  • 預先傳送/草稿
  • 傳出進行簽名/傳出進行核准/等候副署者/核准
  • 已核准/已簽署
  • 已取消/已拒絕/已過期

區段中,合約會依「傳送日期」排列,最新的項目會顯示在最上方。

按一下合約名稱即可開啟新的 Salesforce 索引標籤,並顯示完整合約。


可執行的動作

附加元件面板的功能不只是列出合約而已,您可以使用選單為主的介面建立新合約,並發起最常用的工作。

「傳送新合約」按鈕的位置相當顯眼,而合約名稱右側的箭頭則可開啟其他動作的功能表清單。

完整的功能表清單

注意:

使用者再也無需面對「是否確定?」的難題。從選單清單選取動作後便可立即執行。

選單清單只會顯示可執行的選單項目。例如,「草稿」狀態的合約只能執行「編輯」「刪除」兩個選項。

部分功能表選項

傳送新合約

如您所願,「傳送新合約」按鈕會在新的索引標籤中開啟 Salesforce,並開始新的合約。  電子郵件寄件者的地址會自動匯入合約範本中。

照常設定和傳送合約。

選單選項:編輯

按一下功能表清單中的「編輯」選項會啟動新的索引標籤,並在 Salesforce 中開啟合約。

選單選項:刪除

選單清單的「刪除」選項可完成兩項工作:

  • 取消 Adobe Sign 中的合約
  • 從 Salesforce 中刪除合約記錄

選單選項:簽署

「簽署」選項只有在輪到您簽署合約時才能使用。

按一下「簽署」即可開啟合約,供您檢閱並套用簽名。

選單選項:提醒

按一下功能表清單中的「提醒」,即可立即傳送提醒給目前的簽署者。

選單選項:取消

功能表清單中的「取消」選項會取消 Adobe Sign 和 Salesforce 中的交易。

有別於「刪除」,Salesforce 合約清單中仍會保留 Salesforce 記錄,並顯示「已取消」狀態

選單選項:檢視

「檢視」選項能開啟新的視窗,以便檢視合約的最新狀態。

 

所有選單導向的選項都不會將您移到 Salesforce 視窗,並會在您所採取的動作執行成功後,在合約清單頂端向您回報

功能表成功訊息