若要建立資料庫範本,請導覽至「首頁」索引標籤,然後選取「建立可重複使用的範本」
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-
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概述
資料庫範本可讓使用者建立能重複使用的互動式文件。這些文件可像單一簽名欄位 (例如保密合約) 或是高度複雜的表單 (像是稅務/入職培訓文件) 一樣簡單。
在您使用相同檔案來定義合約的任何位置,您都可以建立範本來加快將文件傳送給簽署者的速度,確保最終簽署合約的一致性,並被動地確保您的團隊一律使用最新的文件版本。
定義範本有兩種方式:表單欄位圖層和文件。
- 表單欄位圖層正是在上傳檔案中套用的欄位。適合以自訂內容動態建立標準化格式合約的公司。只需點按幾下,就能上傳檔案,並套用欄位圖層來放置所有欄位。
- 文件包含欄位以外的基本檔案。不具備動態內容的樣板文件最適合用在這裡,像是稅務表單、申請書和保密合約。
建立範本的使用者就是物件的擁有者。
除非已將範本與其「群組」或「組織」共用,否則只有擁有者才能編輯範本,或調整「權限」層級。
- 若與「組織」共用範本,則「帳戶」層級管理員將可在其管理員選單的「共用資料庫」區段中編輯範本。
- 若與「群組」共用範本,則該「群組」的管理員可在管理員選單的「共用資料庫」區段中編輯範本。
- 帳戶層級管理員也有權存取所有與群組共用的文件。
建立資料庫範本
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這會載入「建立資料庫範本」的設定頁面。
在「範本名稱」欄位中輸入範本名稱。
如果您沒有確實輸入範本的名稱,此欄位會採用第一份新增文件的名稱。
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將您的檔案拖放至「檔案」區段,或選取「檔案」欄位右上角的「新增檔案」連結來瀏覽您的系統。
您可以視需要附加多個檔案來建立一個更大的範本。
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設定「範本類型」:
- 可重複使用的文件 - 此選項會儲存完整文件、內容和表單欄位
- 可重複使用的表單欄位圖層 - 此選項僅會儲存要套用至不同文件的表單欄位圖層 (使用相同版面配置的不同內容)
- 二者 - 兩個範本類型皆可使用
註解:您可以隨時透過編輯範本屬性來變更範本類型。
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設定「誰可以使用此範本」。
此設定將會根據上傳檔案的使用者,授予範本存取權:
- 限本人 - 此選項將僅允許上傳使用者使用範本。
- 所選群組 (僅限企業) - 企業帳戶可選擇將範本與多個群組建立關聯。如果您無法使用此選項,請聯絡您的管理員以要求啟用此選項。
- 群組中的任何使用者 - 若將範本設定在群組層級,將會在範本與上傳使用者所屬的群組間建立邏輯關聯。此群組的所有成員皆可存取範本。
- 我所在機構中的任何使用者 - 帳戶中的每位使用者皆有使用範本的存取權。
- 此範本可供「共用資料庫」選單中的帳戶層級管理員進行編輯。
註解:範本的擁有使用者可隨時刪除範本。
擁有使用者和群組/帳戶管理員都能編輯範本。
其他使用者可以在範本套用至合約後,於傳送程序間選取預覽和新增簽名欄位來操作範本。此動作會編輯分立合約的範本屬性,且不會變更根範本。
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選取「預覽和新增欄位」,將範本傳送至製作環境。
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接著系統會開啟「拖放」編寫環境。將欄位從右側邊欄拖曳至您想要的文件位置。
註解:依預設,所有放置的欄位都會指派給第一位收件者。您可以變更所放置欄位的接收者,方法是存取「收件者」下拉式清單,然後變更選取的收件者。
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完成時「儲存」範本。