Configure Salesforce para que se sincronice con Adobe Sign, de modo que los grupos de Adobe se alineen con los perfiles de Salesforce.

Gestión de asignaciones de grupos

Adobe Sign para Salesforce permite sincronizar fácilmente los usuarios de perfiles específicos de Salesforce con grupos de Adobe Sign. Las empresas suelen utilizar grupos para organizar en distintas áreas (p. ej., Ventas EE. UU., Ventas Europa, Ventas Asia Pacífico) a los usuarios de una cuenta de Adobe Sign. Estos grupos permiten crear distintas configuraciones en Adobe Sign o generar informes separadamente para cada uno. Si no dispone de grupos diferenciados, todos los usuarios pertenecerán al grupo Predeterminado.

En Salesforce puede configurar asignaciones entre los perfiles de Salesforce y estos grupos, empleando para ello la página Asignaciones de grupos. También puede crear nuevos grupos directamente desde Salesforce.

Pestaña Asignación de grupos en Salesforce

Traslado de usuarios a distintos grupos de Adobe Sign

Puede asignar varios perfiles de Salesforce a un solo grupo de Adobe Sign. Para configurar Asignaciones de grupos y mover a los usuarios a sus grupos respectivos, haga lo siguiente:

  1. Cree una o más asignaciones entre un perfil de Salesforce y un grupo de Adobe Sign.
  2. Habilite la opción Sincronizar selección para cualquier fila de asignación que desee sincronizar.
Perfiles de asignación de grupos de Salesforce

    3. Haga clic en el botón Guardar para guardar las asignaciones. O bien haga clic en Cancelar para descartar los cambios.

    4. Para mover a los usuarios a sus respectivos grupos, haga clic en el botón Sincronizar usuarios.

        Antes de que confirme la sincronización se le mostrará una vista previa de los usuarios trasladados.

    5. Tras la sincronización, verá la confirmación de que el traslado se ha efectuado correctamente.

Nota:

Los usuarios de Salesforce que pertenezcan a estos perfiles pero que no sean usuarios de Adobe Sign no se verán afectados por la sincronización. Por su parte, los nuevos usuarios creados al usar Adobe Sign para Salesforce se asignarán automáticamente al grupo correcto, en función de las asignaciones guardadas que se hayan marcado en la selección de sincronización.

Sincronización automática de usuarios cuando el perfil de Salesforce cambia

Es posible activar una configuración opcional que sincroniza automáticamente a los usuarios que cambian de uno a otro perfil de Salesforce. Al habilitar esta función, se traslada automáticamente a los usuarios cuando su perfil cambia (p. ej., del perfil Marketing al perfil Ventas). La sincronización mueve a los usuarios al grupo correcto de Adobe Sign en función de las asignaciones guardadas en la página Asignaciones de grupos.

  1. Vaya a Configuración > Estructura > Desarrollar > Ajustes personalizados.
  2. Haga clic en la acción Gestionar de la Configuración de Adobe Sign.
  3. En la parte superior de la página Configuración de Adobe Sign, haga clic en el botón Editar.
  4. Busque y habilite la opción Asignaciones de grupo de sinc. autom. y, a continuación, haga clic en Guardar.
Asignaciones de grupo de sinc. autom.

Sincronización manual de usuarios

Si no tiene habilitada la opción Asignaciones de grupo de sinc. autom. y desea sincronizar manualmente el grupo de un usuario desde el registro Usuario, puede añadir en el diseño de página de usuario un vínculo que le permite forzar manualmente la sincronización y así trasladar a un usuario individual al grupo correcto de Adobe Sign, en función de las asignaciones guardadas y seleccionadas en la página Asignaciones de grupos.

Para añadir este vínculo de sincronización en el diseño de página de usuario, haga lo siguiente:

  1. Vaya a Configuración > Estructura > Personalizar > Usuarios > Diseños de página.
  2. Haga clic en la acción Editar para el diseño de usuario.
Diseños de página de usuario

3. Teniendo Vínculos personalizados resaltado, arrastre el objeto Sincronizar usuario de Document Cloud de la parte superior de la página a la sección Vínculos personalizados de la página.

Mueva Sincronizar usuario de Document Cloud al diseño de página

4. Haga clic en el botón Guardar en la parte superior de la página.

 

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