Nota:
El siguiente artículo describe un proceso en el formato de la nueva página.
Haga clic aquí si desea consultar el mismo proceso con el diseño clásico de la página.


Le damos la bienvenida a Adobe Sign.

Antes de empezar a utilizar Adobe Sign, revisaremos algunos conceptos básicos. El propósito de esta guía es ayudarle a conocer Adobe Sign y las funciones que tiene a su disposición como usuario.

Esta guía describe todos los procesos importantes de Adobe Sign y le muestra cómo funciona la interfaz de usuario. El sistema de ayuda de Adobe Sign proporciona más información detallada en caso de que sea necesaria. Si está conectado a Internet, puede hacer clic en los vínculos de los cuadros de color gris que comienzan por el texto "Más información…" para ver los temas de ayuda relacionados. 

Nota:

Donde sea pertinente, las características o funciones específicas de los niveles de servicio Business y Enterprise aparecen resaltadas. En esta guía se documentan las características y funciones disponibles en el nivel más elevado del acuerdo de licencia, Adobe Sign para empresas. Para conocer su tipo de licencia, vaya a Mi perfil. Si tiene alguna duda en cuanto a las funciones disponibles para su licencia, contacte con el Administrador de éxito de clientes o con el servicio de asistencia de Adobe Sign.

Adobe Sign es una aplicación muy flexible con una amplia gama de funciones que pueden o no aplicarse a su forma de hacer negocios.  Es posible que el administrador de su cuenta o de su grupo haya desactivado algunas de las opciones descritas. Si necesita algo y no puede acceder a ello, contacte con el administrador del grupo o cuenta. Nuestro servicio de asistencia admite varios valores para diferentes grupos, por tanto, aunque es mejor tener una función desactivada para un grupo, es posible haberla habilitado para otro.

 

Al final de esta guía, estará familiarizado con todo el estándar de "envío" de flujos de trabajo en Adobe Sign, así como con la gestión de sus acuerdos y la generación de informes con el fin de que pueda saber con seguridad qué está completado y qué tiene todavía pendiente.

Personalice su cuenta

Cuando inicie sesión por primera vez en Adobe Sign, dedique un minuto a revisar su información personal de usuario. Estos datos se utilizan en varias plantillas, por lo que resulta importante garantizar que sean correctos.

  • Coloque el cursor encima de su nombre en la esquina superior derecha para abrir el menú y haga clic en Mi perfil.

En la página de perfil se muestran los valores concretos que Adobe Sign usará al personalizar cualquiera de sus transacciones. Estos son los de especial interés:

  • Su nombre completo: se utiliza en comunicaciones por correo electrónico y para su firma compuesta de forma predeterminada.
  • Su cargo: se usa para completar automáticamente un campo Título que deba rellenar.
  • El nombre de su empresa: se refleja en las comunicaciones por correo electrónico; debe ser el nombre de la empresa legal completo.
  • Zona horaria: las marcas de fecha y hora se especificarán en su zona horaria para ofrecer una mayor claridad a la hora de generar informes.

Si tiene que ajustar alguno de estos datos, haga clic en el botón Editar perfil, realice los cambios que precise y, a continuación, guarde las modificaciones.

Editar perfil

Después de configurar su información personal, eche un vistazo rápido al resto de preferencias personales que aparecen en el lado izquierdo de la pantalla.  Estas opciones son específicas para el usuario y pueden ser automatizaciones útiles:

  • Mi perfil: Su información de identificación personal
  • Tokens de acceso: Si es desarrollador, aquí es donde se definen y se enumeran los tokens de API
  • Integración de Twitter: Envía un tweet cada vez que se completa un acuerdo.
  • El pie de página de mi correo electrónico: Añada un pie de página (texto plano) al final de sus plantillas de correo electrónico cuando envíe nuevos acuerdos
  • Delegación automática: Delegue automáticamente cualquier acuerdo de Adobe Sign que le envíen para firmar a la persona designada. Es similar a un proceso de reenvío de "Estoy fuera de la oficina" para los acuerdos de Adobe Sign
  • Mis eventos/alertas: Configurar qué tipos de eventos/alertas desea que le notifique Adobe Sign y cómo quiere que se realicen estas notificaciones. Puede recibir un correo electrónico en tiempo real o registrar el evento y configurar un aviso en ciclos diarios o semanales. (Los eventos se activan cuando ocurre algo. Las alertas se activan cuando un intervalo de tiempo pasa y no ocurre algo)
  • Eventos/alertas compartidos: Si otra cuenta de usuario se ha compartido con usted, puede personalizar qué eventos y alertas desea recibir
  • Mi firma: Cargue una imagen de su firma y sus iniciales. Los archivos PNG funcionan mejor
  • Preferencias de idioma: Hay dos tipos de configuración que debe tener en cuenta en este apartado:
    • Mi preferencia de idioma: Este ajuste le permite definir el idioma que desea utilizar dentro de la aplicación web de Adobe. 
    • Idioma de firma: Esta configuración define el idioma predeterminado que se utiliza en los mensajes de correo electrónico de notificación y en la experiencia de firma del destinatario.
  • Ver otras cuentas: Si necesita ver los acuerdos en otra cuenta de usuario, puede solicitarlo aquí. Aparecerá una lista de todas las cuentas vistas. Esto es una perspectiva de "solo lectura"
  • Compartir mi cuenta: Si necesita compartir su cuenta con otra persona, puede especificar quién puede ver sus acuerdos aquí. El uso compartido de su cuenta es de solo lectura. El usuario que la visualiza no puede firmar, cancelar ni delegar acuerdos

Descripción general página por página

La página de inicio es la primera página a la que accederá la mayoría de usuarios.  (La página de envíos es la otra opción según la configuración del administrador de su cuenta).

Página de inicio

La página de inicio es una vista compuesta de las siguientes secciones que le proporcionan una vista y acceso rápido a la mayoría de las funciones de Adobe Sign:

  • Obtención de la firma de otros - Solicitar firmas: Un vínculo rápido a la página de envío con la opción adicional para iniciar el proceso adjuntando un documento desde la biblioteca o iniciar un flujo de trabajo personalizado (si está habilitado en su cuenta)
  • Firme usted mismo - Rellenar y firmar: Se utiliza cuando debe firmar un documento y, a continuación, enviar este documento firmado a otra persona. Por ejemplo, para cumplimentar formularios de impuestos o notas de permiso
  • Otras cosas que se pueden hacer: Una lista del resto de acciones comunes
    • Gestionar y realizar un seguimiento de los acuerdos: Le lleva a la página Gestionar
    • Crear plantillas de documento: Le permite crear un documento o una plantilla de campos para un uso repetido. Las plantillas se pueden guardar para uso personal, uso de grupo o dejar disponibles para toda la cuenta
    • Crear formularios web: Los formularios web son documentos/formularios que se pueden vincular o incrustar en su sitio web y que permiten a los clientes generar un documento firmado. Por ejemplo, una aplicación de suscripción o de un formulario de registro en su sitio web
    • Enviar de forma masiva con Mega Sign: Un flujo de trabajo que permite enviar un documento para su firma individual a cientos de personas. Cada persona obtiene su propio acuerdo de forma discreta en el que se le solicita la firma. Por ejemplo, acuerdos del Código de conducta anual
    • Personalizar su experiencia: El botón Personalizar su experiencia abre un pequeño cuadro de diálogo que le llevará a las dos configuraciones más comunes que les gusta utilizar a los usuarios rápidamente:
      • Añadir la firma en su perfil: Se abre una página integrada en la app que controla el archivo de la firma por el usuario (que ya ha iniciado sesión)
      • Añadir el logotipo de su empresa: Abre la página integrada en la app para cargar un logotipo para la cuenta
    • Obtener ayuda: Este enlace abre una nueva pestaña del navegador que le llevará a la Guía de usuario de Adobe Sign.

La página de envíos es el lugar en el que se crean nuevos acuerdos. La página se divide en cuatro secciones:

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Como remitente, destinatario o incluso como parte de CC, si ha participado en un acuerdo de Adobe Sign, podrá acceder a este acuerdo desde su página Gestionar.  Como portal de todos los acuerdos conectados al usuario, la página se ha diseñado con dos objetivos en mente: Buscar el acuerdo que desee examinar y ejecutar las tareas de administración de ese acuerdo.

El cuerpo principal de la página es una lista de sus acuerdos, filtrada por el estado de los mismos en la parte derecha (En curso, Esperándole a usted, Completado, Cancelado, Caducado y Borrador). Los filtros de la plantilla también están disponibles debajo de los filtros del acuerdo (plantillas, formularios web y Mega Signs).

Los filtros de introducción de texto en la parte superior de la página pueden ayudar a encontrar documentos individuales por búsqueda de correo electrónico, nombre del acuerdo, nombre del destinatario (si el sistema los conoce), fecha, notas, etc.)

Página Gestionar

Informes programados regularmente que pueden ayudarle a evaluar con rapidez cómo están avanzando sus documentos y donde se requiere su atención. Los informes se pueden personalizar para que se activen cualquier día y en todo momento para incluir el ámbito de todos los acuerdos solo en los documentos con un nombre específico.

Interfaz de la página de informes
Cuadrantes de informes devueltos

Envío de acuerdos

El envío de documentos y recopilación de firmas y aprobaciones constituye el pilar de Adobe Sign. Cada cliente tiene diferentes requisitos sobre quién debe interactuar con el documento y en qué orden, por lo que hay que varias funciones de flujo de trabajo disponibles en la interfaz de la página Envío que debe conocer. 

send_page-unbranded

Enviar un acuerdo comienza con al establecer los destinatarios y el orden en que pueden acceder para interactuar con el documento.

En la sección Destinatarios, el selector superior le pide que seleccione el orden básico de firma:

  • Completar en orden está seleccionado (como se muestra anteriormente). Es un proceso de firma secuencial que se observa desde un paso de firma al siguiente y los números de los destinatarios para indicar el orden exacto de participación
    • Los flujos de firma híbridos comienzan como flujos de trabajo secuenciales (completar en orden)
  • Cuando la opción Completar en cualquier orden esté activada, se puede realizar una firma paralela y los destinatarios no estarán numerados para indicar que no existe ningún orden de participación.
Send - Recipients - Any Order

A la derecha del selector de orden de firma verá dos vínculos:

  • Agregarme: Haga clic en este vínculo para insertarse como el siguiente destinatario en el orden de participación
  • Agregar grupo de destinatarios: Haga clic en este vínculo para crear un grupo de destinatarios donde uno tenga que participar en nombre de todo el grupo. Por ejemplo, puede crear un grupo para el equipo de RR. HH. en el que solo una persona de RR. HH. deba firmar el acuerdo.

Nota:

Para cambiar el orden de los destinatarios, puede hacer clic y arrastrar a los destinatarios en el orden correcto de la lista, o puede editar directamente los números y la lista se ajustará según corresponda.

 

Cada destinatario se crea a partir de cinco elementos:

Recipient w Validation2

A.Orden de participación: Cuando la opción Completar en orden está seleccionada, el orden de participación proporciona una indicación clara de cuándo cada destinatario debe interactuar con el acuerdo

B. Función: ¿Cuál es la característica que mejor define al destinatario?

C. Dirección de correo electrónico: Esta es la dirección de correo electrónico que identifica al destinatario y se utiliza para la comunicación por correo electrónico, incluida la solicitud para firmar.

D. Métodos de autenticación: ¿Cómo se debe comprobar la identidad de los destinatarios? ¿Desea utilizar la autenticación de dos factores?

E. Mensaje privado (opcional): el remitente puede proporcionar a cada destinatario instrucciones individuales que aparecen cuando el destinatario mira el acuerdo

 

El vínculo Mostrar Cc bajo la lista de destinatarios abre un campo donde puede poner en copia (Cc) cualquier dirección de correo electrónico que usted desee que vea el acuerdo, pero sin otorgarle autoridad de firma/aprobación.

Un flujo de trabajo “híbrido” es una instancia de orden de participación secuencial en la que, en uno o varios de los pasos de participación, dos o más destinatarios pueden acceder al documento al mismo tiempo. Todos los firmantes/aprobadores del paso “paralelo” deben realizar su función antes de que el proceso secuencial avance hasta el paso siguiente.

Hybrid Recipients

Los grupos de destinatarios son útiles cuando necesita la firma de un equipo o de una organización, pero no de una persona concreta de la misma. Cualquier miembro del grupo está autorizado a firmar o aprobar en nombre de todo el grupo. 

Recipient Group2

La sección Mensaje contiene dos campos que pueden mejorar significativamente su éxito.

Send - Message section

El campo Nombre del acuerdo le permite introducir cualquier cadena que identifique el acuerdo.  Con esta cadena rellenará la línea Asunto del correo electrónico del destinatario (resaltado abajo en amarillo) y también el valor de nombre en la página Gestionar. Proporcionar un nombre de acuerdo exclusivo y significativo ayudará a los destinatarios a identificar su mensaje y puede facilitar la búsqueda del acuerdo en caso de necesidad.

Nota:

Si no se introduce ningún nombre del acuerdo antes de que se adjunte un documento, el nombre del acuerdo adoptará el nombre de archivo del primer adjunto. Este valor se puede editar hasta el envío del acuerdo.

 

El Mensaje del acuerdo es un campo de texto sin formato donde puede introducir cualquier instrucción o comentario necesario (resaltado abajo en verde). Este mensaje aparece en el correo electrónico de Petición de firma enviado a todos los destinatarios (a diferencia del mensaje privado que solo aparece para el destinatario para el que está configurado).

email pair-rebranded

Plantillas de mensaje

Los clientes de nivel empresarial tendrán acceso a las plantillas de mensaje que configura su administrador. Las plantillas de mensaje se adjuntan directamente a la función Idioma del destinatario en las secciones Opciones, por lo que si se selecciona "español" en el menú desplegable de idioma, todas las plantillas español pasarán a estar disponibles.  

Send - MEssage Templates

Nota:

Si ha seleccionado un idioma que no tiene ninguna plantilla adjunta, la opción plantilla de mensaje no será visible en la página de envío.

La sección Opciones le permite tener un mejor control del acuerdo después de enviarlo:

  • Proteger con contraseña: establezca que los destinatarios deban introducir una contraseña para poder abrir y visualizar el archivo PDF firmado.  Esta contraseña la define el remitente y se debe comunicar al destinatario. Adobe Sign no guarda esta contraseña, de modo que ¡no la olvide!
  • Fecha límite de finalización: especifique el número de días tras los que caducará el acuerdo y ya no se podrá completar.
  • Establecer recordatorio: Establece la frecuencia (diaria o semanal) de los recordatorios que se van a enviar hasta que se complete el acuerdo. Solo se notificará a los destinatarios actuales.
  • Idioma de los destinatarios: seleccione el idioma que desee usar en los correos electrónicos que se envíen a los destinatarios y durante la experiencia de firma..
    • Este ajuste también define las plantillas de mensaje visibles si su cuenta está configurada para utilizarlas.
Send page Options

En la sección Archivos es donde ajunta los documentos a la transacción.

Para el proceso de firma, Adobe Sign combina todos los documentos en un solo acuerdo en PDF creado según el orden de enumeración de los documentos. Los documentos se pueden reordenar haciendo clic en ellos y arrastrándolos a una nueva ubicación de la lista.

Los archivos se pueden adjuntar de la biblioteca de Adobe Sign, Google Docs, Box.net, Dropbox, OneDrive, subir desde el sistema local con la tecnología de búsqueda de archivo, o bien se puede arrastrar y soltar un archivo en cualquier lugar de la página Enviar.

Los tipos de archivo permitidos son: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Archivos


Campos Vista previa y Agregar firma

Justo debajo de la lista de archivos verá la casilla de verificación Campos Vista previa y Agregar firma.  Esta opción le permite abrir los documentos que ha cargado y colocar en ellos los campos de formulario necesarios.

Debe colocar al menos los campos de firma, aunque puede utilizar muchos otros campos y crear formularios complejos si así lo desea.

Nota:

Si no se encuentra ningún campo de firma, Adobe Sign añadirá automáticamente otra página para ubicar las firmas al final del documento.

El envío de un documento a un solo destinatario es uno de los flujos de trabajo de acuerdos más habituales y una buena manera de conocer el proceso básico. Todo lo que necesita es:

  • La dirección de correo electrónico del destinatario
    • Esta dirección de correo electrónico debe ser diferente a la que utilizó para iniciar sesión (no puede enviárselo a sí mismo)
  • Un documento o un archivo que quiera tener firmado
Enviar para firmar


Enviar a varios destinatarios

Enviar un acuerdo a varios destinatarios sigue exactamente los mismos pasos con dos diferencias importantes:

  • Debe incluir cada destinatario en su propia línea en la sección destinatarios y en el orden en que le gustaría que firmaran
  • Al colocar los campos, tiene que establecer qué destinatario puede acceder a ese campo haciendo doble clic sobre cada uno de ellos y configurar el valor del destinatario

Entorno de firma

Ver el proceso de firma es útil a la hora de entender el resultado final de las configuraciones realizadas por el remitente.

1. Llega un mensaje de correo electrónico a la bandeja de entrada del destinatario.

○La línea de asunto comenzará con Petición de firma {Nombre del documento}

2. El acuerdo se abrirá al hacer clic en el enlace que dice Haga clic aquí para consultar y firmar {Nombre del documento}

email Example-rebranded

 

3. El acuerdo se abre en una ventana del navegador y el mensaje se muestra durante un breve periodo de tiempo. Si ha configurado un mensaje personal para el destinatario, eso también se mostrará cuando la página se abra.

 

Entre otras opciones de la página se incluyen:

A. Opciones: Esta lista incluye las opciones que tiene el destinatario según cuál sea su función

○ No quiero firmar/aprobar: Esta acción finaliza el acuerdo

○ Otra persona debe firmar/aprobar: Esta opción permite que el destinatario delegue su autoridad en otra persona. Por ejemplo: un compañero de trabajo o un administrador

○ Borrar datos de documento: Esta opción borrará el contenido de todos los campos

B.Mensaje: El icono de burbuja de texto mostrará de nuevo los mensajes

C. Contador de campos: Este contador muestra el número de campos necesarios en el documento que aún no se han completado. Cuando haya clic en este campo, el firmante llegará a los campos obligatorios (no opcionales) que tenga disponibles

D. Pestaña siguiente campo: Esta flecha amarilla puede ayudarle a encontrar los campos siguientes si se desplaza a través de un documento grande.  Esta pestaña pasará por todos los campos, no solo los obligatorios.

Signing page-unbranded

Este documento tiene solo un campo de firma, y es obligatorio (tal y como indica el asterisco rojo). Para los documentos con los varios campos rellenables, puede desplazarse a través de ellos.

 

4. Para firmar, haga doble clic en el campo para abrir el panel de firma

5. Escriba su nombre en el campo superior del panel de firma

Puede finalizar la firma de tres maneras diferentes:

○ Tipo de fuente (valor predeterminado): Adobe Sign aplicará una fuente del estilo de un script al nombre que escriba

○Dibujada físicamente: Con un ratón, lápiz táctil, o cualquier otro dispositivo señalador, dibuje físicamente su firma. En el caso de las tabletas, puede utilizar un dedo y obtendrá resultados excelentes

○ Imagen: Si tiene una imagen de sello de su firma, puede cargarla

Signeture Panel

6. Haga clic en Aplicar para colocar su firma en el campo de firma y regresar al documento.

7. Una vez que se complete todos los campos obligatorios, seleccione el botón Haga clic para firmar en la parte inferior de la ventana (es muy difícil no verlo)

Click to sign button
Puede obtener más información sobre cómo firmar acuerdos en la sección de ayuda de Adobe Sign si hace clic aquí.

Nota:

En la parte inferior de la página Adobe Sign se encuentra una barra de herramientas que contiene herramientas para desplazarse por el acuerdo, acercar o alejar y descargar el documento. Puede ocultar esta barra de herramientas haciendo clic en la X de la esquina inferior derecha. Para volver a mostrar temporalmente la barra de herramientas oculta, sitúe el cursor en la parte inferior de la ventana, y los controles volverán a aparecer. 

Zoom Section

Obtenga más información sobre cómo utilizar los controles de zoom en la sección de ayuda de Adobe Sign aquí.

Administración de acuerdos

La gestión de sus acuerdos es una parte importante del trabajo con Adobe Sign. Utilice la página Gestionar para realizar el seguimiento, procesar y personalizar de acuerdos. Ya sea cancelar un acuerdo o sustituir al firmante, estos procesos le permiten influir en el progreso de la transacción en el sistema.

La página Gestionar dispone de muchas funciones integradas a explorar. Lo más sencillo es dividirla en tres áreas funcionales:

A. Filtros

B. Lista de acuerdos

C. Herramientas de acuerdos

Página Gestionar


Filtros de acuerdos

A lo largo de parte superior y del lado izquierdo de la página hay diversas herramientas de filtros que ayudan a detectar acuerdos específicos filtrando las listas de acuerdos:

  • Filtrar por texto escrito: El cuadro de texto situado en la parte superior de la página permite buscar un correo electrónico, nombre, fecha, nota, etc. El filtro de fechas ubicado a la derecha restringe el conjunto de datos devuelto basándose en la fecha de la última modificación del acuerdo.
  • Filtrar por estado del documento: Al lado izquierdo de la página aparecen filtros para limitar la lista de acuerdos según su estado actual.
  • Filtrar por plantilla: Para los usuarios que crean y administran plantillas, hay filtros adicionales en la sección filtros del acuerdo que devuelven tipos específicos para la plantilla (formularios web, plantilla de biblioteca o Mega Sign)


Listas de acuerdos

El cuerpo de texto de la página contiene las listas de acuerdos a los que está relacionado.  Cada acuerdo que implique su dirección de correo electrónico se reflejará en algún lugar de la lista. Esto incluye no solo los acuerdos que usted ha iniciado, sino también los que ha recibido para su firma/aprobación y aquellos que recibe por estar en copia.

La lista de acuerdos se filtrará siempre por la selección de estado de documento a la izquierda.

 

Los encabezados en la parte superior de las listas ordenan el contenido de cada sección si hace clic en ellos. Vuelva a hacer clic en un mismo elemento para invertir el orden.

 

Cada registro individual contiene la siguiente información:

Lista de acuerdos
  • Destinatario: Este valor refleja el nombre o la dirección de correo electrónico del primer destinatario que no sea el remitente.
    • Se utiliza una dirección de correo electrónico si el destinatario nunca ha firmado un documento mediante el sistema Adobe Sign.
    • Una vez introducido un valor de nombre durante el proceso de firma, el correo electrónico se sustituye por el nombre.
  • Empresa: Si el primer destinatario ha introducido un nombre de empresa, ya sea mediante un campo de firma o iniciando sesión y actualizando su perfil, aquí se refleja ese valor de nombre de la empresa.
    • Si no incluye campos de Nombre de empresa en sus acuerdos, esta columna permanece prácticamente vacía.
  • Título de documento: este es el nombre del acuerdo.
  • Estado: Cuando se ha seleccionado el filtro En curso, la segunda columna es el Estado, que debería ser siempre Enviado para su firma (o para la aprobación, la aceptación, etc.)
  • Acción: Al visualizar el filtro Esperándole a usted, la segunda columna indica la acción que está pendiente (incluido un enlace para abrir ese acuerdo)
  • Emisor: Al visualizar los tres estados finales (completado, cancelado y caducado) la segunda columna indica el emisor original del acuerdo
  • Modificado: Muestra la fecha de la última modificación, es decir, la última vez que el documento se actualizó, por ejemplo, mediante un evento de envío o de firma/aprobación.

El panel Herramientas del acuerdo le da acceso a algunos controles que permiten gestionar o comprender mejor los acuerdos.

  • Fecha de caducidad: Muestra la fecha en la que el acuerdo se cancelará automáticamente si se ha configurado. Hacer clic en el icono de lápiz le permite definir o editar este valor.
  • Ver: Abre el acuerdo para su visualización.
  • Modificar el acuerdo: Permite reemplazar los documentos adjuntos del acuerdo o editar los campos del documento. Solo se permite antes de que el primer destinatario realice su acción.
  • Recordatorio: Los recordatorios pueden crearse o eliminarse después de que el acuerdo se envíe con este enlace. Además, puede enviar un recordatorio en tiempo real o en una fecha específica.
  • Compartir: Al compartir un documento mediante esta función, se le pide que introduzca una dirección de correo electrónico y un mensaje. A continuación, se envía a dicha dirección una copia del acuerdo en su estado actual y se añade el documento a la pestaña Gestionar de la dirección de correo electrónico designada.
  • Cancelar: Anula el acuerdo.
  • Descargar archivo PDF: Descarga una copia del acuerdo en su estado actual
  • Descargar archivos individuales: Permite la descarga de archivos individuales si el programa original se creó con varios archivos.
  • Descargar Informe de auditoría: Este vínculo genera un informe PDF extendido del historial del acuerdo que incluye parámetros más profundos, como la dirección IP de cada evento.
  • Notas: puede agregar una nota personal a cualquier acuerdo. Esta nota es solo para usted y no se comparte con ningún otro usuario ni con los firmantes.. Las notas se pueden buscar en los filtros de texto.
  • Reemplazar firmante: Permite reemplazar el destinatario actual
  • Editar la autenticación: Permite cambiar el método de autenticación actual para un destinatario. Puede utilizarse para restablecer una contraseña de autenticación si la ha olvidado.
  • Historial: Esta pestaña es una lista inclusiva de todos los eventos registrados del acuerdo, desde el evento de envío hasta el último evento de firma.
Herramientas del acuerdo

Informes (solo niveles de servicio Business y Enterprise)

La función de informe le permite comprobar de qué forma su cuenta utiliza Adobe Sign. Cree sus propios informes y vea todo el proceso de firma de documentos, al mismo tiempo que ve cómo lo están haciendo grupos o usuarios concretos.

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Para crear un informe, vaya a la página de informes. Para ello, haga clic en la pestaña Informes y, a continuación, haga clic en el vínculo Crear un informe nuevo.

reports_-_createnew-unbranded

 

La página Crear y Nuevo informe muestra:

reports_-_whole_page
Puede encontrar información adicional sobre la creación de informes en la ayuda de Adobe Sign al hacer clic aquí.


Parámetros del informe

Al configurar un informe, se pueden definir varios parámetros para personalizar los resultados. Todos los parámetros que se describen a continuación están disponibles. 

Fecha de creación

La fecha de creación es el intervalo de tiempo que desea que abarque el informe. Puede seleccionar uno de los cuatro intervalos de tiempo predeterminados (esta semana, la semana pasada, este mes, el mes pasado) o puede introducir un intervalo de fecha personalizado.

Reports - Creation date

Usuarios y grupos

Este parámetro le permite ejecutar el informe en usuarios o grupos concretos. En ambos casos se puede escoger un usuario o más, o puede ejecutar el informe en todos los usuarios de la cuenta.

Reports - Users and Groups

Documentos y flujos de trabajo

Con esta opción se pueden elegir documentos concretos para incluir en el informe. Los documentos incluidos en este campo son documentos de biblioteca usados en toda la cuenta. Los documentos individuales y únicos no se muestran aquí. 

Reports - Document and Workflows

Nombre del documento

Este parámetro se utiliza para incluir o excluir los documentos que contengan o no una variable determinada. Puede elegir si desea incluir o no incluir la cadena introducida.

Reports - Document Name

Mega Sign

Al activar este parámetro, se incluyen los acuerdos de Mega Sign en el informe resultante.

Reports - Mega Sign

Objetivos de rendimiento

Puede definir los umbrales para el rendimiento utilizando la vista Objetivos de rendimiento. Los indicadores que reflejan el rendimiento se muestran en el informe resultante.

Reports - Performance Goals

Comparativa de mercado

De forma predeterminada, el parámetro de comparativa de mercado está desactivado en los informes. Haga clic en el vínculo de configuración del informe para activarlo.

La comparativa de mercado proporciona un método ampliado para hacer el seguimiento del progreso de los acuerdos y de la velocidad de firma. 

Reports - Benchmrking

Crear gráfico de acuerdos por

Cada opción habilitada (por fecha, remitente, grupo, formulario, flujo de trabajo y tipo de firma) proporciona un tipo de gráfico diferente en el informe.

Reports - Graphs

Etc.

Los parámetros de esta sección sirven para modificar los gráficos del informe resultante. El cambio de estas funciones de los parámetros predeterminados puede acelerar el proceso del informe.

Reports - Et Cetera

Cuando haga clic en el botón Ejecutar informe, se generará el informe basándose en los parámetros. Puede realizar diferentes acciones con el informe.

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Actualizar informe con los datos actuales

Hacer clic en este vínculo es como restaurar la página. El nuevo informe incluirá las transacciones y la actividad recientes.

reports_-_resultheaderupdate

Guardar informe

Guardar el informe le permite volver a ejecutarlo en el futuro.

reports_-_resultheadersave

Compartir informe

El uso compartido permite enviar los resultados del informe a otra persona. Solo tiene que introducir su dirección de correo electrónico y un mensaje.

reports_-_resultheadershare

Programar informe

Al programar el informe, este se ejecuta con los mismos parámetros y la frecuencia definida.

reports_-_resultheaderschedule

Exportar datos del informe

Al hacer clic en este vínculo se le solicitará que abra o guarde un archivo .CSV. Los archivos CSV se pueden abrir en Excel y toda la información de transacción de los acuerdos que contiene el informe se clasificará en las diferentes columnas.

reports_-_resultheaderexport

Versión optimizada para imprimirse

Al hacer clic en este vínculo, se abrirá una versión del informe optimizada para imprimirse.

reports_-_resultheaderprint

Experiencia de creación y previsualización

El entorno de Creación proporciona la funcionalidad de creación de formularios para Adobe Sign. Más allá de colocar campos de firma, puede incluir los campos que rellenan el contenido automáticamente, como la fecha o los valores de firma de los firmantes (si se conocen), o campos de texto que realizan la validación del contenido y/o los cálculos complejos. Los otros tipos de campos comunes, como cuadros, botones de opción y casillas de verificación, también están disponibles en el menú desplegable

El acceso al entorno de creación se realiza al:

  • Enviar un documento nuevo y activar los Campos Vista previa y Agregar firma en la página de Envío
NExt Button for Authoring

 

  • Editar un documento borrador en la página Gestionar
Manage Edit Draft link

 

 

  • Crear una nueva plantilla o formulario web desde la página principal

 

Crear formularios web y plantillas

 

 

  • Editar un documento existente en la biblioteca de la página Gestionar

○ Solo puede editar plantillas que ha cargado. En la siguiente imagen se puede ver que la segunda plantilla ha sido compartida por otro usuario, y, por lo tanto, no se puede editar.

 

Manage Edit Templaate link

Una vez que se inicie el entorno de Creación, dedique unos instantes para identificar las cinco áreas claves:

A. Plantilla de campo de formulario: Esta opción aparece solamente si creó por lo menos una plantilla de biblioteca de campos de formulario.

B. Diseño y alineación de campo: Se muestra la barra de herramientas de alineación/tamaño de campo de formulario

C. Seleccionar destinatario (función): Los destinatarios del acuerdo se muestran en listas desplegables.

D. Pestañas de campo de formulario: Puede seleccionar campos desde estas pestañas para añadir al documento

E.Aumentar y restablecer: Puede utilizar estas herramientas para acercar o alejar la vista del documento y restablecer todos los campos al estado original si la Creación se abrió por primera vez

V3 Zoom

Plantilla de campo de formulario

Si ha creado una plantilla de campo de formulario para el documento, puede seleccionar y aplicar esa plantilla mediante este conjunto de herramientas.

Se muestran listas desplegables de las plantillas de campo de formulario que están disponibles, y se pueden elegir en qué página comenzar la plantilla.  Se pueden aplicar varias plantillas.

V3 Field Templates
Puede encontrar información adicional sobre el uso de las plantillas de campo de formulario en la ayuda de Adobe Sign si hace clic aquí.

Diseño y alineación del campo

Esta opción de menú muestra las herramientas para alinear y cambiar el tamaño de los campos relativos entre sí. Puede pulsar la tecla Ctrl y hacer clic en varios campos, o mantener pulsada la tecla Mayús y seleccionar un área con el ratón para ajustarlos como un grupo.

Los seis iconos situados a la izquierda alinearán los campos, de izquierda a derecha: en la parte superior, en una línea horizontal en el centro, en la parte inferior, a la izquierda, en una línea vertical en el centro y a la derecha. 

Los tres iconos siguientes ajustarán todos los campos con el mismo ancho, la misma altura o ambos. 

La alineación y el tamaño se basan en el primer campo que seleccione.

V3 Align tools

Seleccionar destinatario (función)

Posiblemente, el elemento más importante en lo que respecta a la creación de formularios es asociar varios destinatarios a los campos que deben rellenar. Al seleccionar al destinatario en la lista Destinatarios primero, cualquier campo posterior que se coloque en el formulario se relacionará automáticamente con el destinatario. Al cambiar el destinatario, cualquier nuevo campo se relacionará con el nuevo destinatario.

Authoring Roles

Nota:

Cuando seleccione un destinatario concreto, los campos que se le han asignado se resaltarán en el documento, lo que proporcionará un buen indicador visual con respecto a qué campos están relacionados con el destinatario seleccionado.

 

Una vez que un campo se encuentra en un documento, puede personalizar el destinatario al que está asignado el campo si hace doble clic en él para abrir su menú y, a continuación, cambia la lista desplegable de destinatarios.

Signer role in field menu

Puede obtener más información sobre cómo las funciones de los participantes en la sección de ayuda de Adobe Sign si hace clic aquí.

Puede obtener más información sobre cómo las funciones de prerrellenado en la sección de ayuda de Adobe Sign si hace clic aquí.

Menús de campo de formulario

Todo los campos disponibles en Adobe Sign se encuentran en los menús de la barra de la derecha de la ventana. Estos campos están clasificados por su uso y tipo, y se puede cambiar la altura y anchura exigidas para su formulario a la mayoría de ellos.

Puede obtener más información sobre los tipos de campos de formulario en la sección de ayuda de Adobe Sign si hace clic aquí.


Campos de firma

  • Firma: Un campo que los firmantes utilizan para firmar el acuerdo. Se requiere al menos un campo obligatorio de firma sin condiciones para cada firmante de un documento.
  • Firma digital: Un campo que utilizan los firmantes para colocar su firma digital. Debe estar activado en los ajustes de la cuenta antes de que aparezca como opción.
  • Iniciales: Un campo que utilizan los firmantes para poner sus iniciales en un acuerdo. Estas no eliminan la necesidad de un campo de firma. Los campos Iniciales son obligatorios de forma predeterminada, pero se pueden editar para que sean opcionales
  • Bloque de firma: Una colección de campos necesarios para el firmante. Si su cuenta ha sido configurada para exigir que el puesto de trabajo y la empresa del firmante, los campos se añadirán a los bloques de firma. Como mínimo, el Bloque de firma incluirá los campos de firma y de correo electrónico.
Signature Fields

Campos de información del firmante

Aunque se llaman campos Información del firmante, estos campos se pueden asignar a cualquier participante, incluidos aprobadores.  Estos campos se utilizan para reflejar la información relacionada con el destinatario con el que se asignan, no para recabar información adicional más allá de cómo identifican al destinatario.

  • Posición: Un campo obligatorio para que el firmante o el aprobador indique su posición. Si el firmante o el aprobador es un usuario registrado en Adobe Sign, este campo se rellena automáticamente con la información del perfil de esa persona.
  • Empresa: Un campo obligatorio para que el firmante o el aprobador indique su empresa. Si el firmante o el aprobador es un usuario registrado de Adobe Sign, este campo se rellena automáticamente con la información que esa persona tenga en Mi perfil.
  • Nombre del firmante: Un campo de solo lectura que se rellena automáticamente con el nombre que el firmante o el aprobador introduce al firmar. Si el firmante o el aprobador es un usuario registrado de Adobe Sign, este campo se rellena automáticamente con la información que esa persona tenga en Mi perfil.
  • Correo electrónico: Un campo de solo lectura que se rellena automáticamente con la dirección de correo electrónico del destinatario al que se ha enviado el acuerdo.
  • Fecha: Un campo de solo lectura que se rellena automáticamente con la fecha en la que se accede al acuerdo y firma o se aprueba. Esto no debe utilizarse para fechas personalizadas o introducidas.
SignerInfo fields

Campos de datos

  • Campo de texto: Un campo de texto, sin formato y en blanco que puede utilizarse para recoger datos con un formato específico. En las cuentas de nivel Business y Enterprise de Adobe Sign, los campos de texto también se pueden usar como componentes en cálculos de campos y crear campos condicionales de lógica.
Puede obtener más información sobre cómo personalizar la apariencia de campos de texto en la sección de ayuda de Adobe Sign si hace clic aquí.
  • Desplegable: Un objeto utilizado para crear una lista para seleccionar opciones para que el destinatario elija. Cada desplegable debe tener por lo menos una opción disponible, y las opciones y los valores de exportación no pueden estar en blanco.
  • Casilla de verificación: Un objeto que el firmante puede cambiar de activado a desactivado y viceversa. Estos se utilizan en los casos de “Comprobar que todo se aplica”.
  • Botón de opción: Un objeto que debe ubicarse como un grupo. El firmante solo puede elegir una opción del grupo. Estos se utilizan en los casos de “Seleccionar únicamente una opción”.
Data Fields

Más campos (solo para los niveles de Business y Enterprise)

  • Archivo adjunto: Un campo utilizado para recoger archivos de los destinatarios. Se puede utilizar para recoger documentos como, por ejemplo, currículums e imágenes de identificación, como las de pasaporte.
  • Hipervínculo: Un objeto transparente que puede situar sobre el texto que desea vincular a una dirección URL o a otra página de un acuerdo. También puede ser un enlace de un acuerdo a un sitio web externo.
More Fields

Sellos (solo para niveles de servicio Business y Enterprise)

  • Sello de participación: Un sello que se aplica después de que el acuerdo haya sido firmado por el destinatario asignado. El sello incluye el nombre, la hora de firma y la dirección de correo electrónico del destinatario.
  • N.º de transacción: Un sello que se aplica al final del PDF firmado. Este número se utiliza como referencia del acuerdo.
stamp fields

Guardar en la Biblioteca de documentos

Una vez añadidos los nuevos campos de formulario a su acuerdo, puede guardar una copia en su biblioteca antes de enviar el acuerdo para su firma.

Haga clic en la casilla Guardar en la biblioteca de documentos en la parte inferior derecha de la ventana de creación antes de hacer clic en el botón Enviar para añadir el acuerdo modificado a la biblioteca.

Auth - Save Template

 

En primer lugar, el documento se guardará en la biblioteca.

Auth - Save name

 

Después, su acuerdo se enviará para su firma.

post_-_send

Aumentar, Restablecer y Guardar/Enviar

Las opciones restantes le permiten acercar y alejar el documento, restablecer o eliminar todos los campos que ha colocado o guardar/enviar el documento en su estado actual. El botón Guardar solo aparecerá si va a crear un documento de biblioteca. De lo contrario, verá el botón Enviar.

Le recomendamos que guarde un documento de la biblioteca a menudo. Sin embargo, si sale del entorno de creación, el documento se guardará automáticamente. Puede acceder a él más tarde desde la página Gestionar.

auth - zoom

Plantillas de biblioteca

Una plantilla de biblioteca es un objeto reutilizable. Adobe Sign admite dos tipos de plantillas de biblioteca: las plantillas de documentos y las plantillas de campos de formulario.

  • Plantillas de documento: una plantilla de documento es un documento reutilizable. Las plantillas de documento se pueden compartir con otros usuarios de la cuenta, lo que permite que varios usuarios puedan enviar el mismo documento sin necesidad de hacer cambios.
  • Plantillas de campos de formularios: una plantilla de campos de formulario es una capa de campo reutilizable que se puede aplicar a cualquier documento. Las plantillas de campos de formulario también se pueden compartir con otros usuarios de la cuenta. Estas plantillas son ideales en las siguientes situaciones:
    • Tiene un diseño de campo que funciona con varios documentos.
    • Tiene un documento que se puede enviar de diferentes formas.
    • Tiene que revisar el contenido del documento, pero los campos se quedan en el mismo lugar.

En lugar de crear un documento de biblioteca cada vez que se actualiza un documento, se puede aplicar la misma capa de campo de formulario. Las plantillas de campos de formulario se pueden editar para facilitar los cambios en la disposición o las propiedades de los campos. Una vez más, todas las herramientas del entorno de autoría están disponibles al crear una plantilla de campos de formulario.

 

Se recomienda que un usuario único (administrador del documento) sea el responsable de crear y gestionar plantillas. Al crear un inicio de sesión de usuario del Administrador de documentos, se elimina la confusión sobre qué plantillas utilizar y proporciona un control de versiones para sus documentos reutilizables.

Le recomendamos que utilice una lista de distribución o un correo electrónico funcional para el inicio de sesión del usuario administrador del documento. De esta forma puede controlar el acceso a este inicio de sesión del administrador del documento y, al mismo tiempo, puede compartir la responsabilidad según sea necesario.

Puede obtener más información sobre el uso de las herramientas de edición para crear plantillas en la sección de ayuda de Adobe Sign si hace clic aquí.

1. Haga clic en la pestaña Inicio. A continuación, haga clic en Crear plantillas de documento

Crear plantilla

 

Se muestra la página Crear una plantilla de biblioteca.

create_template

 

2. En el campo Nombre de plantilla, escriba un nombre para la plantilla. Esto se puede cambiar en otro momento si lo necesita.

3. Haga clic en el botón Examinar para ir al archivo de su sistema local que se va a utilizar para crear la plantilla reutilizable. Si va a crear un documento reutilizable, se utilizará este archivo y su contenido. Si va a crear una capa de campo de formulario reutilizable, el contenido del archivo no se incluirá en la plantilla.

4. Seleccione la opción de plantilla adecuada, ya sea Crear como documento reutilizable, Crear como capa de campo de formulario reutilizable, o ambas.

 

5. Seleccione la opción de permisos adecuados para compartir la plantilla.

Nota:

Solo puede conceder permisos de grupo al grupo en el que se encuentra, pero no a otros grupos.

 

6. Haga clic en el botón Previsualizar o agregar campos. Se muestra la Experiencia de creación

authoring_-_placesignature1

 

7. Coloque los campos necesarios para los participantes arrastrándolos de las pestañas de los campos de formulario y soltándolos en el documento

8. Cuando haya terminado de agregar campos, haga clic en el botón Guardar

Ahora la plantilla se mostrará en la sección Plantillas de biblioteca de la página de administración. Si ha compartido la plantilla con los usuarios de su grupo u organización otorgándoles permiso, ahora la plantilla también se mostrará en la sección Plantillas de biblioteca de las páginas de administración de estos usuarios, que podrán usarla para enviarla tantas veces como quieran. 

send_from_manage-unbranded

Nota:

Solo el usuario que haya creado la plantilla de biblioteca puede editarla o eliminarla. 

Flujos de trabajo alternativos para las firmas

Hay varios flujos de trabajo que puede usar para enviar documentos para su firma, recopilar firmas y enviar un documento firmado, incluidos los siguientes:

  • Enviar con “Rellenar y firmar”
  • Enviar con Mega Sign 
  • Usar formularios web para Recopilar firmas 

En las secciones siguientes se describen cada uno de estos procesos con mayor detalle.

Puede obtener más información sobre el envío de acuerdos en la sección de ayuda de Adobe Sign si hace clic aquí.

En función de sus necesidades comerciales, es posible que varios destinatarios tengan que actuar en un acuerdo. Por ejemplo, es posible que necesite dos personas para firmar un acuerdo y a otra para aprobarlo o delegarlo a un firmante adicional. Si lo envía a varios destinatarios, también tiene opciones adicionales para el modo en que el acuerdo se debe enrutar: De forma secuencial, en paralelo o con el enrutamiento híbrido. 

Puede obtener más información sobre el envío de un acuerdo a los firmantes múltiples en la sección de ayuda de Adobe Sign si hace clic aquí.

Este proceso es exactamente como se ha indicado. Esto se utiliza para situaciones en las que solo usted debe firmar un documento y enviarlo a una o varias personas. Por ejemplo, es posible que tenga que enviar un formulario W-9 o un acuerdo de confidencialidad firmado a una o varias personas. Puede enviarse el documento firmado a sí mismo siempre y cuando no utilice la misma dirección de correo electrónico que usa para iniciar sesión. Esto es porque se guarda una copia del documento firmado y se puede acceder a ella en la pestaña Gestionar. Observe que la función “Rellenar y firmar” solo se encuentra en la página de inicio.

Puede obtener más información sobre el uso de “Rellenar y firmar” en la sección de ayuda de Adobe Sign si hace clic aquí.

1. Haga clic en Rellenar y firmar en la página Inicio

Rellenar y firmar

 

3. Introduzca un Nombre de acuerdo

4. Arrastre y suelte el archivo que desea firmar o haga clic en el enlace Añadir archivos, y busque/adjunte el documento desde su sistema local o unidad de red

5. Haga clic en Siguiente.

agregar archivos

6. Se carga la página Rellenar y firmar.

                Coloque el contenido (texto, verificaciones, firmas) según sea necesario.

7. Cuando haya terminado, haga clic en Hecho

8. Aparecerá la página tras la firma con opciones para enviar el documento, descargar una copia, consultar el documento en la página Gestionar o firmar otro documento

Tras la firma

El proceso de Mega Sign le permite enviar un documento a cientos de personas a la vez. Cada firmante firma su propia copia del documento, y estos acuerdos individuales regresan a usted. Este proceso se puede utilizar para recopilar acuerdos de confidencialidad, documentos de RR. HH. u hojas de permiso. El enlace a Mega Sign se encuentra en la página Inicio.

Los destinatarios de Mega Sign pueden introducirse si se añaden sus direcciones de correo electrónico en el campo “Para:” o si se carga un archivo con Valores separados por comas (.CSV) con la información del destinatario incluida. El proceso .CSV le permite llenar los datos para cada firmante, por lo que le ofrecerá la posibilidad de modificar la información de campo para cada persona. Por ejemplo, puede personalizar el mensaje de los correos electrónicos de “Petición de firma” enviados a cada firmante.

Puede encontrar información adicional sobre el uso de Mega Sign en la sección de ayuda de Adobe Sign si hace clic aquí.

Los formularios web son documentos alojados que cualquier persona puede firmar si tiene acceso a los mismos. Son ideales para hojas de suscripción, las exenciones o cualquier documento que necesite que accedan y firmen en línea varias personas.

Los formularios web se pueden generar de dos formas diferentes, como Javascript o URL. La opción de Javascript proporciona el código necesario para integrar formularios web en su sitio web. La opción de URL proporciona una dirección web alojada por Adobe Sign que los remitentes pueden utilizar para obtener el documento firmado. El enlace para crear formularios web se encuentra en la página Inicio.

Aunque que la experiencia de firma de formularios web es la misma que la transacción normal a través de Adobe Sign, los formularios web solo puede firmarlos un firmante y refrendados por quien usted designe. 

Dispositivos móviles

La firma es una de las principales funciones de Adobe Sign. Cualquier persona puede firmar mediante un enlace de correo electrónico en un navegador web desde su ordenador o su dispositivo móvil. Si tiene una cuenta de Adobe Sign, puede firmar si utiliza la aplicación nativa “Administrador de Adobe Sign” de iOS o Android. También es posible iniciar la firma desde la página Gestionar. La firma se integra en el proceso de “Rellenar y firmar”.

Puede obtener más información sobre cómo firmar documentos con una aplicación en la sección de ayuda de Adobe Sign si hace clic aquí

Adobe Sign es compatible con los navegadores web más recientes en smartphones y tablets que ejecuten los sistemas operativos iOS o Android.

Utilice el panel de control intuitivo en el Administrador de Adobe Sign para acceder a sus documentos desde su dispositivo móvil y así enviar y firmar acuerdos. El nuevo panel de control funciona mejor con iOS 9 y iPad Pro. La experiencia mejorada Enviar simplifica la forma en la que envía documentos para firmar. 

Descargue la aplicación aquí.

El administrador de Adobe Sign para Android está localizado en 19 idiomas para que coincida con la app de Acrobat Mobile.

Descargue la aplicación aquí.

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