La función “Motivo para firmar” de Adobe Sign está disponible en el nivel de servicio Enterprise.

Descripción de la función

La función Motivo para firmar permite al firmante indicar la razón por la que firma el acuerdo. Este tipo de información es necesario en algunos procesos laborales (p. ej., la sección 11 del título 21 del CFR), pero está disponible para todas las cuentas Enterprise que deseen implementarlo.

Los motivos pueden ser obligatorios u opcionales.

El campo Motivo puede aplicarse a los campos de firma electrónica o digital. No se incluyen los campos iniciales.

Los motivos se pueden seleccionar en una lista predefinida creada por el administrador de Adobe Sign, o se pueden introducir en un campo de texto libre. 

Nota:

La función Motivo para firmar solo está disponible en la página Configuración de biofarmacéutica, que debe activar el equipo de soporte o su administrador de servicio al cliente.


Cómo se usa

Cuando Motivo para firmar está activado, se pide al firmante que indique una razón para aplicar su firma inmediatamente después de que haya escrito, dibujado o cargado la imagen de su firma. La firma se muestra en un nuevo panel junto a uno de estos dos elementos:

  • Un campo de texto abierto que puede aceptar un motivo personalizado del firmante
custom_reason_capture
  • Una lista desplegable de motivos aceptables (definida en Adobe Sign)
reason_pick-list

Nota:

Si ambas opciones están activadas, la lista de selección tendrá un elemento de línea para permitir la introducción de un motivo personalizado (como se ha indicado arriba)

 

Una vez que se proporciona el motivo, el firmante hace clic en Aceptar y el proceso de rellenado/firma del formulario continúa con normalidad.

Ambas opciones producen un bloque de firma que muestra la firma y, a la derecha, el motivo:

custom_reason_signatureblock
signer_signatureblock

 

Ambas opciones indican el motivo en el informe del acuerdo en formato CSV:

custom_signatureexportdatalinkandcontent


Opciones de configuración

Existen cuatro opciones seleccionables para la captura del motivo de la firma.

Las dos primeras indican si se debe permitir la introducción de un motivo en el proceso de firma. Las firmas electrónicas y digitales se activan de forma individual:

  • Permitir a los firmantes que proporcionen un motivo de firma para los flujos de trabajo de firma electrónica: aplica el campo de motivo a los campos de firma electrónica
  • Permitir a los firmantes que proporcionen un motivo de firma para los flujos de trabajo basados en la nube de firma digital: aplica el campo de motivo a los campos de firma digital

 

Permitir una firma no requiere que el firmante indique un motivo.

Sin embargo, si activa la introducción de un motivo para la firma, debe definir una lista de motivos o permitir la introducción de motivos personalizados.

 

Las siguientes dos configuraciones permiten controlar los motivos aplicados:

  • Solicitar a los firmantes que proporcionen un motivo de firma: cuando esta opción está activada, todos los firmantes (internos y externos) deben proporcionar un motivo
  • Permitir a los firmantes proporcionar su motivo de firma personalizado: permite que el firmante introduzca su propio motivo en un campo de texto
    • Si no se establece una lista predefinida de motivos, este ajuste debe estar activado cuando se activan los motivos de firma
feature_options

 

Debajo de las opciones seleccionables está la lista de motivos definidos.

Si no se permiten motivos personalizados, esta lista debe tener al menos una entrada.

 

Para agregar un nuevo motivo, haga clic en el icono del signo más (+) 

create_new_reason

 

Una superposición muestra el cuadro de diálogo Crear, donde puede configurar el motivo.  Un motivo consta de tres elementos:

  • Nombre del motivo para la firma: el nombre del registro de motivo. 
    • Se proporciona para facilitar la ordenación de motivos, que pueden estar en varios idiomas
  • Texto del motivo para la firma: el texto que se inserta en la firma y en el informe de auditoría. 
    • El texto del motivo está limitado a 128 caracteres o menos
    • El firmante verá el texto completo en la ventana de selección
  • Idioma: solo se presentarán como opciones los motivos cuyo valor Idioma coincida con el entorno del firmante.  Si envía acuerdos empleando la configuración regional Francés, solo se podrán seleccionar los motivos marcados para el idioma francés
    • Si la configuración regional del firmante no coincide con ninguno de los motivos predefinidos, se aceptará un motivo predeterminado

 

Una vez que el motivo se haya configurado correctamente, haga clic en Guardar.

Está disponible inmediatamente para todos los firmantes.

configure_reason

 

Para editar o eliminar un motivo de la lista, haga clic en el motivo para seleccionarlo.

Las opciones Editar y Eliminar aparecen en la parte superior izquierda de la sección:

edit_or_delete_areason


Cómo activar o desactivar esta función

La función FUNCIÓN la puede activar en el nivel de cuenta el administrador de cuentas de Adobe Sign.

El nivel de grupo se puede configurar y sustituirá los valores del nivel de cuenta. 

 

Para acceder a las opciones, vaya a: Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de biofarmacéutica

navigate_to_reasonsforsigningsettings


Cosas a tener en cuenta...

  • Los motivos de firma funcionan con los campos de firma digitales y electrónicos
    • Cada firmante puede tener un único campo de firma digital y varios campos de firma electrónica
  • Los motivos de firma no se aplican cuando solo se utiliza un sello como firma

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