El componente de correo electrónico de Adobe Sign para Salesforce es compatible con la aplicación web de Microsoft Outlook (OWA), Outlook 2016 y Outlook para Mac 2016.

Información general

Un administrador de Salesforce debe configurar primero el componente en el lado de Salesforce. A continuación, los usuarios finales solo tienen que habilitar el complemento de correo electrónico, autenticarse en Salesforce y hacer clic en un mensaje de correo electrónico.

El complemento Adobe Sign para Salesforce permite a un usuario hacer clic en cualquier mensaje de correo electrónico dentro de su cliente de correo y generar una lista de acuerdos relacionados según las direcciones de correo incluidas en el mensaje.

También permite enviar nuevos acuerdos o recordatorios, o incluso cancelar un acuerdo directamente desde el cliente de correo electrónico.

Habilitación del cliente de correo electrónico

Cada usuario debe habilitar el complemento Salesforce en su cliente de correo. Si se utilizan clientes de correo tanto de escritorio como basados en web, es necesario configurar cada uno de ellos en su entorno respectivo.

Habilite el complemento para clientes OWA (basados en web).

1. Inicie sesión en su cuenta de Outlook 365 y seleccione la opción Correo.

2. Haga clic en el icono de engranaje situado en la esquina superior derecha de la pantalla.

3. Seleccione la opción Administrar integraciones para cargar la página Complementos para Outlook.

Manage Integrations

 

4. En el cuadro de búsqueda de la parte superior izquierda, escriba Salesforce y haga clic en el icono de búsqueda.

5. A la derecha de la opción Salesforce Lightning para Outlook, haga clic en el botón para activar la integración.

  • Una vez hecho esto, debería ver Agregado correctamente debajo de la integración.
365 Plugin

 

6. Cierre la página Complementos.

7. Haga clic en cualquier mensaje de correo electrónico y, encima del cuerpo del mismo, verá un pequeño icono de Salesforce.

Outlook Email-marked

 

8. Haga clic en el icono de Salesforce para abrir el panel del complemento, donde aparece un botón Iniciar sesión en Salesforce.

OWA Authentication

 

9. Haga clic en el botón Iniciar sesión en Salesforce.

  • Aparecerá una autenticación emergente para solicitar sus credenciales de Salesforce.

10. Introduzca sus credenciales de autenticación de Salesforce y haga clic en Iniciar sesión.

OWA Credentials

 

11. La ventana emergente se convierte en una petición de confirmación. Haga clic en Confirmar para completar la integración.

OWA Confirmation

Terminada la configuración, puede abrir el panel Salesforce haciendo clic en el icono que aparece sobre el cuerpo de los mensajes de correo electrónico.

Habilitación del complemento de correo electrónico para clientes de escritorio de Outlook

1. Abra la aplicación Outlook de escritorio.

2. Haga clic en el icono Tienda para abrir la página Complementos para Outlook.

Add in store

 

3. En el cuadro de búsqueda de la parte superior izquierda, escriba Salesforce y haga clic en el icono de búsqueda.

4. A la derecha de la opción Salesforce Lightning para Outlook, haga clic en el botón para activar la integración.

  • Una vez hecho esto, debería ver Agregado correctamente debajo de la integración.
  • Un nuevo icono Ver se ha añadido a la cinta para el complemento Salesforce.
desktop Plugin

 

5. Cierre la página Complementos.

6. Haga clic en el icono Ver de Salesforce en la cinta de Outlook.

MS Desktop Log in button

 

7. Haga clic en el botón Iniciar sesión en Salesforce.

  • Aparece una ventana emergente que solicita sus credenciales.
MS Desk Credentials

8. Autentíquese en Salesforce.

  • La ventana emergente se convierte en una petición de confirmación.

9. Haga clic en Confirmar para completar la integración.

desktop Confirmation

Terminada la configuración, puede abrir el panel Salesforce haciendo clic en el icono Ver de Salesforce en la cinta de Outlook.

Gestión de acuerdos en la ventana del complemento

Con el complemento habilitado, puede hacer clic en cualquier correo electrónico y revisar los acuerdos relacionados con los participantes de la conversación.

Nota:

El complemento incluye acuerdos de todas las direcciones de correo electrónico identificadas en el mensaje. Esto incluye a todos los destinatarios del mensaje, incluidos aquellos en copia CC.

Al hacer clic en el icono de Salesforce (en la parte superior del cuerpo del mensaje o en la cinta de Outlook), se abre el panel del complemento y se muestran los acuerdos.

Outlook SFDC Panel-marked-rebranded

 

En la parte superior del panel se indica el número de acuerdos encontrados. P. ej., Acuerdos (6)

Hasta cinco acuerdos se muestran de forma predeterminada. Si hay más disponibles, bajo la lista aparece un vínculo Ver todo. Al hacer clic en Ver todo se habilita una ventana cuyo contenido se puede desplazar para revisar la lista completa de acuerdos.

View All Link-rebranded

La lista de acuerdos se organiza en función del estado de los mismos. El orden de clasificación es:

  • Envío previo / Borrador
  • Enviado para firmar / Enviado para aprobar / Esperando firma/aprobación del contrafirmante
  • Aprobado / Firmado
  • Cancelado / Rechazado / Caducado

Dentro de las secciones, los acuerdos se ordenan por su Fecha de envío, apareciendo arriba lo más recientes.

Al hacer clic en el nombre del acuerdo, se abre una nueva pestaña de Salesforce y se presenta el acuerdo completo.


Acciones disponibles

El panel del complemento no sirve solo para mostrar una lista de acuerdos. Su interfaz de menús le permite crear nuevos acuerdos e iniciar las tareas más comunes.

El botón Enviar nuevo acuerdo destaca bastante, pero justo a la derecha del nombre del acuerdo hay una flecha que abre el menú de lista con acciones adicionales.

En esta lista solo aparecen los elementos de menú aplicables a la situación. Por ejemplo, en un acuerdo con el estado Borrador solo se muestran las opciones Editar y Eliminar.

Precaución:

No aparecen preguntas como “¿Está seguro?”. Las acciones seleccionadas en el menú de lista se ejecutan inmediatamente.

Outlook Menu items-rebranded

Enviar nuevo acuerdo

Como cabría esperar, el botón Enviar nuevo acuerdo abre Salesforce en una nueva pestaña y da comienzo a un nuevo acuerdo.  La dirección del remitente del mensaje se importa automáticamente en la plantilla de acuerdo.

Configure el acuerdo como haría normalmente.

Opción de menú: Editar

Hacer clic en la opción Editar del menú de lista abre una nueva pestaña y abre el acuerdo en Salesforce.

Opción de menú: Eliminar

La opción Eliminar del menú de lista lleva a cabo dos tareas:

  • Cancela el acuerdo en Adobe Sign.
  • Elimina el registro del acuerdo de Salesforce.

Opción de menú: Firmar

La opción Firmar solo está disponible cuando es su turno para firmar el acuerdo.

Hacer clic en Firmar abre el acuerdo para que pueda revisarlo y aplicar su firma.

Opción de menú: Recordar

Hacer clic en Recordar en el menú de lista envía automáticamente un recordatorio al firmante actual.

Opción de menú: Cancelar

La opción Cancelar del menú de lista cancela la transacción en Adobe Sign y Salesforce.

A diferencia de Eliminar, el registro de Salesforce permanece en la lista de acuerdos de Salesforce con el estado “Cancelado”.

Opción de menú: Ver

La opción Ver abre una nueva ventana donde ver el estado actual del acuerdo.

Nota:

Todas las opciones de menú que no lo trasladan a una ventana de Salesforce informan de la correcta realización de la acción en la parte superior de la lista de acuerdos.

Outlook Action Confirmation-rebranded

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