Adobe Acrobat Sign para ServiceNow: Guía de instalación y configuración (versión 2.2)

Información general

La aplicación Adobe Acrobat Sign para ServiceNow permite enviar documentos para su firma mediante la funcionalidad nativa de la plataforma ServiceNow. La integración de Acrobat Sign con ServiceNow le proporciona acceso a las siguientes funciones y funcionalidades:

  • Envíe documentos para su firma a varios destinatarios. 
  • Realice un seguimiento del proceso de firma a lo largo de su ciclo de vida e identifique a los firmantes esperados en cada fase.
  • Recupere el documento firmado con un documento de seguimiento de auditoría incrustado o independiente.
  • Recupere los datos de formulario introducidos en el documento antes o durante el proceso de firma.
  • Cree borradores del proceso de firma para una revisión inicial y un envío posterior. Cualquier modificación de los firmantes antes del envío se sincroniza con ServiceNow.
  • Genere y envíe notificaciones por correo electrónico a particulares durante el proceso de firma.
  • Obtenga los documentos para firmar de los archivos locales en ServiceNow o de una fuente externa.
  • Utilice plantillas de documento con campos que se pueden rellenar utilizando datos de registros de ServiceNow antes del envío. Permite utilizar una única plantilla para generar documentos específicos del usuario basados en un registro de asunto seleccionado, como un incidente o una solicitud de servicio.
  • Utilice las plantillas de biblioteca de su cuenta de Acrobat Sign, que están sincronizadas con ServiceNow y están disponibles para su selección durante el proceso de envío.

Adobe Acrobat Sign para ServiceNow: Guía de instalación y personalización proporciona instrucciones sobre cómo hacer lo siguiente:

Una vez instalado y configurado Acrobat Sign para la aplicación ServiceNow, puede utilizarlo para enviar, firmar, realizar el seguimiento y administrar acuerdos. Consulte Adobe Acrobat Sign para ServiceNow: Guía del usuario.

Instalar la aplicación Acrobat Sign para ServiceNow

Debe ser administrador de Adobe Acrobat Sign y administrador del sistema de ServiceNow (admin) para poder instalar la aplicación en ServiceNow.  

  1. Vaya a la página Tienda de ServiceNow y busque Adobe Acrobat Sign.  

    servicenow-tienda-búsqueda

  2. En los resultados de la búsqueda, seleccione Adobe Acrobat Sign y luego seleccione Obtener.

    Nota:

    Desactive cualquier bloqueador de elementos emergentes durante la instalación de la aplicación.

    obtener-aplicación-sign

  3. Si se le solicita, inicie sesión con sus credenciales de administrador de ServiceNow y siga los pasos para la instalación.

  4. Para verificar la instalación, en el menú superior de la instancia de ServiceNow, seleccione Todo > Aplicaciones del sistema > Aplicaciones de Mi empresa y luego seleccione la pestaña Instalado . Se muestra el listado de la última versión de Adobe Acrobat Sign.

    aplicaciones-instaladas

    Nota:

    El complemento Adobe Acrobat Sign para ServiceNow está configurado para funcionar con los siguientes dominios:

    • service-now.com
    • servicenowservices.com

    servicenowservices.com es para clientes de nube gubernamental y requiere una configuración adicional de las propiedades del sistema. Si su dominio está en el dominio servicenowservices.com, debe crear o establecer la propiedad del sistema x_adosy_as.oauth_redirect_host con el subdominio completo de su instancia (por ejemplo, mydomain.servicenowservices.com).

    El menú “Autoservicio” muestra la nueva opción de Adobe Acrobat Sign con los dos módulos siguientes:

    • Mis documentos firmados: contiene una lista de acuerdos en estado completado en los que el usuario que ha iniciado sesión es el solicitante o un firmante.
    • Para firmar: contiene una lista de acuerdos pendientes de firma por el usuario que ha iniciado sesión. Los acuerdos están en estado “Enviado para firmar” o “Enviado para aprobar”.

    Nota: El menú de autoservicio solo es visible para los usuarios con la función de firmante (x_adosy_as.adobe_sign_signer).  

    menu-acrobat-sign

    El menú Todas las aplicaciones incluye una opción de Adobe Acrobat Sign que contiene los siguientes módulos:

    • Enviar para firmar: abre un productor de registros desde el que crear y enviar un acuerdo.
    • Mis acuerdos: una lista de todos los acuerdos en los que el usuario que ha iniciado sesión es un solicitante o un firmante.
    • Mis firmas: detalles de los registros en los que el usuario que ha iniciado sesión es un participante (firmante) de un acuerdo.

    Operativo

    • Acuerdos: detalles del back-end del proceso de firma. Incluye los eventos JSON, así como todos los de Adobe Acrobat Sign que se reciben y sobre los que se actúa.
    • Documentos de origen: representa un documento que se puede añadir a un acuerdo. Puede ser local o de la biblioteca
    • Participantes: los firmantes y detalles de su proceso de firma.
    • Eventos: detalles back-end que se envían y reciben por cada evento de Adobe Acrobat Sign.
    • Datos de formulario: tabla con los datos de formulario devueltos una vez firmado un acuerdo. Se puede utilizar para la creación de informes sobre documentos y sus datos de campos.

    Administración

    • Conectarse a Acrobat Sign: pantalla de conexión donde se vincula una cuenta válida de Adobe Acrobat Sign con ServiceNow.
    • Grupos de Acrobat Sign: contiene la lista de nombres e ID de grupos de Acrobat Sign.
    • Usuarios de Acrobat Sign: contiene los detalles de los usuarios de Acrobat Sign.
    • Sellos electrónicos:
    • Plantillas de documento: documentos con plantillas que se pueden añadir a un acuerdo. Puede ser local o de la biblioteca.
    • Campos de documento: detalles de los campos de formulario incrustados en el documento de la plantilla.
    • Reglas de combinación: asocia una plantilla de documento con un determinado tipo de registro de asunto en ServiceNow.
    • Campos de combinación: registros que vinculan un campo del registro Asunto a un campo contenido en la plantilla de documento correspondiente.
    • Propiedades: configuración predeterminada de Adobe Acrobat Sign para el URI de redireccionamiento posterior a la firma, notificaciones y seguimiento de auditoría.

    Ayuda y asistencia técnica: vínculos a la ayuda de Adobe Acrobat Sign.

    Nota:
    • Los módulos “Enviar para firmar”, “Mis acuerdos” y “Mis firmas” son visibles para los usuarios con la función de remitente (x_adosy_as.adobe_sign_sender). 
    • Los menús “Operativo” y “Administración” solo son visibles para los usuarios con la función de administrador (x_adosy_as.adobe_sign_admin) o de responsable (x_adosy_as.adobe_sign_manager).

    Widgets del portal de servicios

    Si desea añadir Adobe Acrobat Sign a su portal de servicios, puede ver una demostración en la URL /adobe_sign.

    Este portal está restringido a las funciones de “x_adosy_as.adobe_sign_sender” y “x_adosy_as.adobe_sign_signer”.

    Para añadir esta funcionalidad a su propio portal, duplique los widgets y modifique las funciones que desee.

    • Lista de elementos del panel de Adobe Acrobat: la lista de elementos que utiliza el widget de encabezado de la lista de acuerdos.
    • Enviar para firmar de Adobe Acrobat Sign: un widget para crear un nuevo acuerdo a partir de una plantilla o un archivo.
    • Lista de acuerdos de Adobe Acrobat Sign: un widget para ver la lista de acuerdos.

    Páginas del portal de servicios

    • Adobe Acrobat Sign: esta página contiene el widget emergente de Adobe Sign y se puede utilizar desde registros de ServiceNow para generar nuevos acuerdos sobre la marcha.
    • Página de inicio de Adobe Acrobat Sign: esta es la página de inicio del portal de servicios de demostración incluido con la aplicación.

    La aplicación incluye cuatro funciones:

    • Firmante (x_adosy_as.adobe_sign_signer)
      • Los usuarios de ServiceNow con la función “x_adosy_as.adobe_sign_signer” tienen acceso a los módulos de autoservicio de Adobe Acrobat Sign.  
      • También se les da acceso al widget Portal de servicios del usuario 
      • Esta función debe agregarse a cualquier usuario o grupo que deba firmar documentos o acuerdos
    • Remitente (x_adosy_as.adobe_sign_sender)
      • Los usuarios de ServiceNow con la función “x_adosy_as.adobe_sign_sender” obtienen acceso a la función de la aplicación.
      • Esta función debe agregarse a todos los usuarios o grupos que necesiten poder realizar un seguimiento de los documentos o acuerdos que hayan solicitado o que deban firmar
    • Responsable (x_adosy_as.adobe_sign_manager)
      • Los usuarios de ServiceNow con la función “x_adosy_as.adobe_sign_manager” tienen acceso de nivel de administrador a las funciones de Acrobat Sign.
      • El responsable puede administrar los acuerdos creados por todos los remitentes
      • Esta función concede permiso para cancelar acuerdos creados por otros usuarios
    • Administrador (x_adosy_as.adobe_sign_admin)
      • Los usuarios de ServiceNow con la función “x_adosy_as.adobe_sign_admin” tienen acceso completo a todas las funciones.

    De forma predeterminada, la aplicación incluye una función que debe asignarse a los usuarios que pueden firmar los documentos. Para dar acceso a todos los usuarios a la firma de documentos, debe actualizar la configuración.

    Precaución:

    Los cambios que realice en los archivos de la aplicación evitarán que se apliquen actualizaciones futuras.

    Registre los cambios realizados en un conjunto de actualizaciones para poder volver a aplicarlos después de actualizar la aplicación.

    Pruebe siempre cualquier personalización en un entorno de prueba dedicado antes de aplicarla a la producción.

Conectarse a Acrobat Sign

La aplicación Adobe Acrobat Sign para ServiceNow está diseñada para funcionar con cuentas comerciales y gubernamentales (FedRAMP). Si no está seguro de la cuenta que tiene, siga las instrucciones para clientes comerciales en la nube.

Para clientes de la nube comercial:

Una vez instalada la aplicación Adobe Acrobat Sign en ServiceNow, los administradores de grupo o cuenta de Adobe Acrobat Sign deben conectar ServiceNow a la nube comercial de Adobe Acrobat Sign siguiendo los pasos que se indican a continuación:

  1. Vaya a Adobe Acrobat Sign > Administración > Conectarse a Adobe Acrobat Sign.

  2. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione Conectar.

    conecar-sign-1

  3. Inicie sesión en su cuenta Acrobat Sign con sus credenciales de administrador. 

    conectar-sign-2

  4. En el cuadro de diálogo de permisos que aparece, seleccione Permitir acceso para conceder los permisos y establecer la conexión. 

    conectar-sign-3

    Nota:

    La autenticación se realiza en una ventana emergente.  Si no aparece el panel de autenticación, compruebe que el bloqueador de elementos emergentes está desactivado.

    Una vez completada la conexión, verá un mensaje de confirmación con la cuenta de Acrobat Sign conectada y la cuenta de ServiceNow a la que está asociada.

    Acrobat Sign conectado a Commercial Cloud

Para clientes de la nube gubernamental:

Una vez instalada la aplicación Adobe Acrobat Sign en ServiceNow, un usuario administrador de grupo o cuenta de la nube gubernamental de Adobe Acrobat Sign puede conectar ServiceNow a la nube gubernamental de Adobe Acrobat Sign.

  1. En el panel izquierdo, seleccione Adobe Acrobat Sign > Administración > Propiedades.

    Habilite fedramp en Sign para ServiceNow.

  2. En la página de propiedades de la aplicación que se abre:

    1. Habilite el conmutador Usar nube gubernamental de Adobe Acrobat Sign.
    2. Busque la propiedad llamada Sugerencia de inicio de sesión de conexión y establezca el valor en la dirección de correo electrónico que utilizará para iniciar sesión en la nube gubernamental de Adobe Acrobat Sign.
    3. Seleccione Guardar.
  3. Vaya a Adobe Acrobat Sign > Administración > Conectarse a Acrobat Sign.

  4. En la página que aparece, seleccione Conectar.

    fedramp-2

  5. Si se le solicita, inicie sesión en su cuenta de nube gubernamental de Adobe Acrobat Sign.

    Una vez establecida la conexión, la aplicación vuelve a redirigir a ServiceNow y actualiza automáticamente el estado de la conexión.

    fedramp-3

Configurar la aplicación Acrobat Sign para ServiceNow

Establecer propiedades de la aplicación

Para acceder a las propiedades de la aplicación y establecerlas, vaya a Adobe Acrobat Sign > Administración > Propiedades.

Muestra la siguiente configuración predeterminada:

  • Nombre de host [x_adosy_as.redirect_host]Si tiene una URL de instancia personalizada, especifique el host completo que se utilizará en el URI de redireccionamiento para las devoluciones de llamada de OAuth y API (por ejemplo, webhooks).
    De forma predeterminada, este valor está vacío y el host es el valor de la propiedad del sistema “glide.servlet.uri”.
    Solo se aplica a la redirección de instancias de ServiceNow. Si desea redirigir al firmante posterior a la firma a un host diferente, proporcione ese host en la propiedad URI de redireccionamiento del firmante (post_sign_uri).
  • URL posterior a la firma predeterminada [x_adosy_as.post_sign_uri]: El lugar predeterminado para redirigir a un usuario después de que haya firmado un documento en Acrobat Sign. Se utiliza cuando no se especifica el URI posterior a la firma durante la creación del acuerdo. Este URI es relativo al nombre de instancia especificado, pero se puede reemplazar incluyendo un protocolo (como https://www.adobe.com/), que permite que la redirección después de la firma vaya a otro lugar que no sea esta instancia de ServiceNow. El sys_id del acuerdo creado se puede insertar usando "{sys_id}" en la URL. El valor predeterminado es "/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on", que llevará al usuario a una lista de acuerdos completados.
  • Retraso de redirección del firmante [x_adosy_as.post_sign_delay]El retraso (en segundos) que transcurre antes de que se redirija a un usuario después de que haya firmado un documento en Acrobat Sign. El valor predeterminado es 3.
  • Defensa de clickjacking [x_adosy_as.clickjacking_domains]proporcione una lista separada por comas de las URL del dominio principal en la que los documentos enviados para firmar se pueden incluir en un iframe, por ejemplo, service-now.com.
    Esto es necesario para los clientes de la nube gubernamental. Si deja este campo en blanco, Acrobat Sign puede mostrar páginas en blanco cuando se muestran dentro de un marco.
  • Permitir correos electrónicos de Acrobat Sign [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]controlar si Acrobat Sign envía correos electrónicos de notificación durante el proceso de firma. El valor predeterminado es false.
  • Borrador del acuerdo emergente [x_adosy_as.popout_draft]de forma predeterminada, al hacer clic en el botón Revisar detalles de un acuerdo, se abrirá el borrador en Acrobat Sign en la misma ventana del navegador.
    Establezca esta opción en true para abrir una nueva ventana en su lugar. El valor predeterminado es false.
  • Incluir auditoría [x_adosy_as.include_audit]: controlar el seguimiento de auditoría que se incluye en los documentos firmados. El valor predeterminado es true.
  • Usar nube gubernamental de Adobe Acrobat Sign [x_adosy_as.fedramp]los clientes de la nube gubernamental de Adobe deben habilitar esta propiedad para que Acrobat Sign para ServiceNow utilice los servicios de la nube gubernamental de Acrobat Sign. El valor predeterminado es false.
  • Sugerencia de inicio de sesión de conexión [x_adosy_as.login_hint]el valor login_hint utilizado al conectarse por primera vez a la nube gubernamental de Adobe Acrobat Sign Government Cloud. Esto rellenará automáticamente la página “Conectarse a Acrobat Sign” y suele ser el correo electrónico del usuario administrador de la cuenta. El valor predeterminado es empty.
  • Campos de formato de actividad de acuerdo [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]: establece qué campos deben mostrarse en el formato de actividad que se muestra en el registro del acuerdo.
    El valor predeterminado es "name, state, status,agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag".
  • Consulta “Mis acuerdos” [x_adosy_as.my_agreements_query]la consulta que se utiliza al mostrar mis acuerdos en lugares como el portal. El valor predeterminado es "requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe", que devuelve acuerdos en los que el usuario es el solicitante o un firmante.
  • Extensión de archivo multiparte [x_adosy_as.multipart_extension]: la extensión de nombre de archivo que se va a utilizar para los archivos adjuntos temporales multiparte. El valor predeterminado (recomendado) es “mpfd”.
  • Registro de aplicaciones [x_adosy_as.logging.verbosity]controlar el registro del sistema. El valor predeterminado es “info”.
  • Depurar conexión [x_adosy_as.connect_debug]: mostrar alertas de diagnóstico durante la conexión a Acrobat Sign. El valor predeterminado es false.

La propiedad URL de redireccionamiento predeterminada se aplica a cualquier acuerdo en el que no se haya establecido el valor del campo “URI posterior a la firma”.

Nota:

No se admiten los caracteres especiales sin codificar en las URL de redirección. Por lo tanto, si la “URL de publ. de firma predeterminada” de la propiedad de la aplicación incluye un símbolo de intercalación (^), se debe codificar como %5E.

Por ejemplo,  /x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^state=Complete^ORDERBYDESCsys_created_on debe cambiarse a:

 /x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on 

Las propiedades restantes gestionan si Acrobat Sign envía notificaciones durante el proceso de firma (predeterminado = no) y si el seguimiento de auditoría se incluye con los documentos firmados (predeterminado = sí).

Configurar componentes personalizados

La aplicación Adobe Acrobat Sign contiene componentes personalizados que se pueden configurar según sus necesidades. Consulte la lista de componentes a continuación para ver cómo modificar cada uno.

“Firmar con Adobe Acrobat” es un botón de acción de interfaz de usuario en la tabla Tarea [task]. Solo es accesible para los usuarios con la función de remitente (x_adosy_as.adobe_sign_sender). Permite a los remitentes añadir documentos y firmantes a un acuerdo y enviar el documento adjunto a Adobe Acrobat Sign para su firma.

iu-acción-1

Los administradores del sistema pueden añadir la acción “Firmar con Adobe Acrobat” a otras tablas de la siguiente manera:

  1. Abra la acción existente “Firmar con Adobe Acrobat” de una de las dos formas siguientes: 
    • En cualquier formulario extendido desde Tarea (como Incidente), haga clic con el botón derecho > Configurar acciones de IU.
    • Vaya a Definición del sistema > Acciones de UI y busque Firmar con Adobe Acrobat.
  2. Cambie el nombre de la tabla según sea necesario.
  3. Haga clic con el botón derecho en la barra de acción de arriba y seleccione Insertar y permanecer para crear una copia del registro existente con la nueva tabla.

La lista relacionada de “Adobe Acrobat Sign” muestra los acuerdos relacionados con el registro en el que se ha configurado la lista. Solo los usuarios con la función de usuario (x_adosy_as.adobe_sign_user), es decir, aquellos que son solicitantes o firmantes del acuerdo, pueden ver los acuerdos en la lista relacionada.

Los administradores del sistema o usuarios con la función “personalize_form” (personalizar formulario) pueden configurar el formulario y el diseño de lista relacionado.

Añadir la lista relacionada con los formularios:

  1. En el formulario correspondiente, haga clic con el botón derecho y vaya a Configurar > Listas relacionadas.
  2. Desde la lista Disponible , seleccione Adobe Acrobat Sign
  3. Seleccione la flecha derecha para agregarla a la lista seleccionada.
  4. Seleccione Guardar.

Volverá al formulario que estaba configurando y la lista relacionada de “Adobe Acrobat Sign” estará visible en la parte inferior del formulario.

related-list-3

Configurar componentes del portal de servicios

La aplicación Acrobat Sign para ServiceNow incluye los siguientes elementos de portal de servicios que se pueden utilizar o copiar con sus propios portales de servicios.

El portal de servicios de Adobe Acrobat Sign incluido con la aplicación no está diseñado para utilizarse ni ampliarse. Solo admite la interfaz de Enviar para firmar.

Se puede acceder al portal en /adobe_sign.

Hay dos páginas del portal de servicios incluidas con la aplicación:

  • Adobe Acrobat Sign (x_adosy_as_send)
  • Página de inicio de Adobe Acrobat Sign (x_adosy_as_home)

La página Adobe Acrobat Sign (x_adosy_as_send) se utiliza exclusivamente para Enviar para firmar y no debe modificarse.

La Página principal de Adobe Sign (x_adosy_as_home) se especifica como la página principal del portal de servicios y se ha diseñado como un ejemplo de presentación de los widgets incluidos.

Puede utilizar los widgets incluidos con la aplicación según sus necesidades. Para poder realizar un seguimiento de los cambios del widget y obtener actualizaciones de la aplicación, debe realizar los cambios solo en un clon del widget.

  • Enviar para firmar de Adobe Acrobat Sign: se utiliza para crear un acuerdo a partir de plantillas o archivos cargados. Se accede a esta función a través del elemento del menú Enviar para firmar y la acción de IU Firmar con Adobe Acrobat y está disponible para los usuarios con la función de Remitente.

Opciones de widget: el widget se ha diseñado para personalizarse según sea necesario mediante las opciones de instancia de widget o los parámetros de URL. Utilice las plantillas de documento y las reglas de combinación para rellenar automáticamente los datos del formulario. Puede definir las opciones booleanas en “true” o “1” al utilizar parámetros de URL.

Nombre

Tipo

Descripción

subject_table

Cadena

El nombre de la tabla a la que pertenece el acuerdo.

subject_id

Cadena

El sys_id del registro al que pertenece el acuerdo.

agreement_name

Cadena

El nombre del nuevo acuerdo.

Archivos adjuntos

Cadena

Una lista de sys_ids adjuntos que se utilizarán en el acuerdo.

plantillas

Cadena

Una lista de sys_ids de plantilla de documento que se utilizarán en el acuerdo.

Firmantes

Cadena

Una lista de usuarios o direcciones de correo electrónico que se añadirán como firmantes.

ccs

Cadena

Una lista de usuarios o direcciones de correo electrónico que se añadirán como entradas de CC.

password_protect

Booleano

Solicite al usuario que establezca una contraseña para proteger el acuerdo. El usuario deberá establecer una contraseña aunque hide_options o lock_options sean true.

send_emails

Booleano

Hacer que Adobe envíe notificaciones por correo electrónico durante el proceso de firma.

submit_as_draft

Booleano

Cree un borrador de acuerdo en lugar de enviarlo inmediatamente para su firma.

copy_to_subject

Booleano

Copie el archivo del acuerdo firmado en el registro de asunto. Se deben proporcionar unos subject_table y subject_id válidos.

post_sign_uri

Cadena

Proporcione una redirección personalizada a los firmantes cuando terminen de firmar. La redirección predeterminada enviará al usuario al registro del acuerdo.

hide_options

Cadena

Una lista separada por comas de opciones que ocultar (password_protect, send_emails, submit_as_draft, copy_to_subject). Establezca true para ocultar todas las opciones al usuario.

lock_options

Cadena

Una lista separada por comas de opciones para hacer de solo lectura (password_protect, send_emails, submit_as_draft, copy_to_subject). Establezca true para evitar que el usuario cambie todas las opciones.

hide_subject

Booleano

Evite que se seleccionen archivos adjuntos en el asunto.

skip_documents

Booleano

Omita el panel de documentos inicial. Esto solo se aplicará cuando los archivos adjuntos o las plantillas se hayan preseleccionado.

  • Lista de elementos del panel de Adobe Acrobat: se puede utilizar para añadir una lista de acuerdos actuales que deben firmarse al portal de servicios del cliente o del empleado. Esta lista se utiliza en la función Tareas pendientes de la página principal de Adobe Sign.
    Para acceder a los registros que se muestran en esta lista, vaya a Autoservicio > Adobe Acrobat Sign > Para firmar.
  • Encabezado de Adobe Acrobat Sign: se utiliza en la página de inicio de Adobe Sign para mostrar la función Tareas pendientes.
widget

Crear plantillas de documento

Una plantilla de documento define una plantilla que se puede seleccionar para su inclusión en un acuerdo.  Se puede utilizar una plantilla para ofrecer un documento estándar que puede reutilizarse para muchos acuerdos individuales. El registro “Documento de origen” hace referencia a una plantilla para que las funciones de dicha plantilla estén disponibles para el acuerdo asociado.

La plantilla puede ser local en la instancia de ServiceNow o una plantilla de biblioteca cuyos detalles se han sincronizado desde la cuenta de Adobe Acrobat Sign vinculada.

Sincronizar plantillas de biblioteca

Una vez instalada y configurada la aplicación, los administradores pueden sincronizar las plantillas de biblioteca. Una plantilla de biblioteca de Adobe Acrobat Sign se define dentro de la cuenta de Acrobat Sign y sus detalles se sincronizan con ServiceNow.  El documento que define una plantilla de biblioteca también se almacena en la cuenta de Acrobat Sign vinculada, por lo que no es necesario cargarlo para enviarlo.

Para sincronizar las plantillas de biblioteca con ServiceNow, haga lo siguiente:

  1. Vaya a Adobe Acrobat Sign > Administración > Plantillas de documento.
  2. Seleccione Actualizar biblioteca.

De este modo, se actualiza la lista con plantillas de biblioteca desde la cuenta de Acrobat Sign vinculada.

refresh-library

Crear plantillas locales

El documento que define una plantilla local se guarda como un registro adjunto en ServiceNow y debería cargarse en Acrobat Sign como parte del proceso de envío.

El documento de una plantilla puede contener o no campos de formulario que deben rellenarse previamente utilizando datos del registro de asunto de un acuerdo. Debe utilizar una plantilla si un documento contiene estos campos de formulario.

  1. Vaya a Acrobat Sign > Administración > Plantillas de documento.
  2. Seleccione Nuevo. 
  3. En la página Nuevo registro de la plantilla:
    1. Asigne un nombre a la plantilla.
    2. Defina el tipo como local.
    3. Haga clic con el botón derecho y seleccione Guardar.
  4. Para asociar un documento a la plantilla, seleccione y arrastre el archivo al registro de plantilla o elija el icono de clip en el encabezado y seleccione el archivo. Una vez añadido el archivo, seleccione el icono X para salir del cuadro de diálogo.

El documento se adjunta a la plantilla de documento y se hace referencia a él en el campo “Documento”.

create-template-without-field-1

create-template-without-field-2

create-template-without-field-3

Debe seguir los mismos pasos que se describen para crear plantillas sin campos. Sin embargo, una vez que el documento esté asociado, debe completar los siguientes pasos de configuración adicionales según sea necesario: 

  • Verifique que el campo “Rellenable” esté establecido en true. 

Se comprueba automáticamente cuando un documento que contiene campos rellenables está asociado a la plantilla.

  • Crear registros de campos de documento.

Debe crear registros de campos de documento para una plantilla de documento principal y definir los detalles de los campos de formulario incrustados en el documento de la plantilla.

Para ello, guarde el registro de plantilla de documento y, a continuación, seleccione Actualizar campos.

La lista relacionada “Campos de documento” se rellena con los registros correspondientes a los campos de formulario rellenables del documento adjunto.

create-template-with-fields

  • Configurar reglas de combinación

Una regla de combinación asocia una plantilla de documento con un determinado tipo de registro de asunto en ServiceNow.

Una sola plantilla de documento puede tener varias reglas de combinación vinculadas (una para cada tipo de registro de asunto que se utilizó para rellenar previamente los campos de la plantilla).

Por ejemplo, una plantilla se puede rellenar utilizando datos de un incidente, una solicitud de servicio o un registro de solicitud de cambio (en cuyo caso la plantilla tendría tres reglas de combinación, una para cada tabla de asunto).

Para configurar una regla de combinación:

  1. Desplácese por la lista relacionada de la regla de combinación.
  2. Seleccione Nuevo.
  3. Seleccione una Tabla, por ejemplo, Incidente.
  4. Haga clic con el botón derecho y seleccione guardar.
merge-rule

  • Configurar campos de combinación

Un registro de campos de combinación vincula un campo del registro de sujeto a un campo contenido en la plantilla de documento correspondiente.  Los campos de combinación deben crearse manualmente al configurar la regla de combinación.

Para crear registros de campos de combinación:

  1. Vaya a Adobe Acrobat Sign > Administración > Reglas de combinación.
  2. En el registro de regla de combinación, seleccione Actualizar campos.
    Rellena la lista incrustada “Campos de combinación” con los campos de documento.  
  3. Para vincular los campos de documento relevantes a sus campos de registro correspondientes, seleccione el vínculo al Campo de registro  correspondiente del Campo de documento que desea asignar (por ejemplo, nombre).
  4. Seleccione el Campo de registro correspondiente (como Llamador) en el menú desplegable. 
  5. Seleccione Actualizar.

Le redirige de nuevo al registro de Regla de combinaciónLa lista relacionada de campos de combinación ahora contiene el valor del campo de registro seleccionado en el paso anterior.

Para ordenarla mejor, elimine (y confirme) los campos de combinación restantes que no se van a asignar, de modo que la lista de campos de combinación incrustados solo contenga los valores que se están asignando.

merge-fields-1

Crear un elemento de catálogo de servicios

Acrobat Sign para ServiceNow le permite crear nuevos acuerdos a los que los usuarios pueden acceder a través del catálogo de servicios mediante la creación de un productor de registros. Puede configurar el productor de registros para recopilar los datos que desee combinar en el documento y crear y enviar automáticamente el acuerdo al usuario. 

Usuarios con catalog_admin o admin pueden crear un elemento de catálogo. En los pasos siguientes se explica cómo crear un elemento de catálogo denominado Productor de registros. Puede replicar los pasos para crear otros elementos de catálogo.

Nota: Asegúrese de que la aplicación Adobe Acrobat Sign no esté seleccionada al configurar la instancia.

El proceso de creación de cada productor de registros puede diferir en función de los requisitos específicos de los campos de documento, plantilla, variable, etc.; sin embargo, se aplican los mismos principios.  El ejemplo de esta guía muestra cómo crear un acuerdo de permiso de estacionamiento. 

Para crear un productor de registros:

  1. Vaya a Catálogo de servicios > Definición de catálogo > Productores de registros y luego seleccione Nuevo.

  2. En la nueva página del productor de registros que se abre, haga lo siguiente:

    1. Asigne al registro un nombre.
    2. Establezca el nombre de la tabla como “Acuerdo” [x_adosy_as_agreement].
    3. Escriba una breve descripción.
    4. Defina el campo “Redirigir a” y seleccione Registro de tarea generado.
    Generar un registro de tarea

  3. Seleccione la pestaña Accesibilidad y defina los campos Catálogos Categoría y Disponibilidad según necesario. A continuación, haga clic con el botón derecho en la barra de encabezado y seleccione Guardar.

    Puede definir estos campos mediante las listas relacionadas “Categorías” y “Catálogos”. 

    Pestaña “Accesibilidad”

  4. Utilizando la lista relacionada de variables, añada variables según sea necesario para coincidir con los campos de documento.

    En este ejemplo, se agregan los campos de nombre, empleado y responsable.

    Pestaña “Variables”

    Nota:

    El valor predeterminado para la variable de pregunta “Nombre de permiso” es: ‘javascript:'Parking Permit for ' + gs.getUserDisplayName()’

  5. Configure el script del productor de registros que tomará las variables y creará el acuerdo para enviar para firmar. En el campo “Script”:

    1. Copie y pegue el siguiente script, que lee las variables del elemento de catálogo.
    2. Actualice las definiciones de variable para recopilar información del productor.
    3. Actualice la plantilla de documento sys_id que está utilizando.
    4. Actualice post_sign_uri si desea que el usuario se desplace a otro lugar después de firmar.

     

    // Ejemplo de productor de registros de Adobe Acrobat Sign para una plantilla de permiso de estacionamiento

    (function() {

      // Recopilar la información que necesitamos de las variables rellenadas por el usuario

      var employee_id    = producer.employee + '';

      var employee_name  = producer.employee.getDisplayValue() + '';

      var manager_id     = producer.manager + '';

      var manager_name   = producer.manager.getDisplayValue() + '';

      var agreement_name = "Parking permit for " + employee_name;

      // sys_id codificado de la plantilla de documento que se está utilizando

      var document_template = '5a2e0131db4c7c10c39151fcd39619af'; // Permiso de estacionamiento

      // Configurar los datos para combinarlos con la plantilla de documento anterior.

      // Cada propiedad es el nombre de un campo de documento al que queremos asignar.

      var merge_data = {

        name : agreement_name,

        employeename : employee_name,

        managername  : manager_name,

      };

      // Configurar el nuevo acuerdo

      var agreement = new x_adosy_as.Agreement(current);

     

      // Añadir los documentos que queramos que se firmen

      agreement.addDocument(document_template, merge_data);

      // Añadir los firmantes

      agreement.addSigner(employee_id);

      agreement.addSigner(manager_id);

      // Definir el nombre del acuerdo

      current.name = agreement_name;

      // Establecer la URL a la que se redirigirá a los firmantes después de firmar

      current.post_sign_uri = '/x_adosy_as_agreement.do?sys_id=' + current.sys_id;

      // Establecer el estado en 'Ready' para enviar inmediatamente para firmar

      current.state = 'Ready';

    })();

Crear un acuerdo desde una actividad de flujo de trabajo

Para agregar documentos para su firma a elementos de catálogo existentes, puede agregar una tarea al flujo de trabajo que genere el acuerdo y una tarea de catálogo que lo asigne a un usuario para su firma.

En el ejemplo siguiente se muestra cómo puede utilizar la aplicación Acrobat Sign; sin embargo, los detalles específicos de los pasos de configuración pueden variar según los requisitos de su proceso.

Para crear un acuerdo a partir de una actividad de flujo de trabajo, debe configurar los siguientes componentes: 

  • Tarea de catálogo: crea el acuerdo, lo envía para su firma y asigna una tarea al firmante.
  • Acción de script: responde al evento desencadenado cuando se firma el acuerdo y, a continuación, cierra la tarea, lo que proporciona el bucle de comentarios y permite que el flujo de trabajo continúe. 

Para crear una tarea de catálogo:

  1. En Editor de flujos de trabajo, seleccione la pestaña Principal.
  2. Vaya a Actividades principales > Tareas y arrastre la actividad de Tarea de catálogo en el lugar adecuado de su flujo de trabajo.
  3. Asigne un nombre a la tarea y establezca su prioridad.
  4. Establezca Esperar a la finalización en true.
  5. En la sección de script, defina el indicador Avanzado a true y, a continuación, en el campo Script avanzado, escriba el código. A continuación se proporciona un código de ejemplo.
  6. Seleccione  Actualizar.
Cree un acuerdo desde una actividad de flujo de trabajo.

// Ejemplo de creación de actividad de flujo de trabajo de tarea

(function () {

  // El usuario que debe firmar el acuerdo

  var signer_id = current.request.requested_for + '';

  var signer_name = current.request.requested_for.getDisplayValue() + '';

  // El nombre del acuerdo

  var agreement_name = current.short_description + ' for ' + signer_name;

  // sys_id codificado de la plantilla de documento de Adobe Sign para esta acción

  // Esta debería ser realmente una variable de flujo de trabajo para dirigir los datos.

  var document_template = '2a9b1f57db508810257e73278c9619dc'; // Mi plantilla

  // establecer el GUID sin llamar a newRecord(), necesario para el asunto del acuerdo

  task.setNewGuid(gs.generateGUID(task.getTableName()));

  // Configurar la tarea

  task.short_description = current.short_description;

  task.assigned_to = signer_id;

  task.description = 'Agreement: ' + '\'' + agreement_name + '\'' +

    ' se ha enviado para su firma.\n' +

    'Para firmar:\n' +

    '- Vaya a: \'Self-Service > Adobe Sign > For Signature\', or\n' +

    '- Haga clic en el vínculo del acuerdo en \'Adobe Acrobat Sign\' '+

    'lista relacionada (abajo).';

  // Opciones del acuerdo (campos en el registro del acuerdo)

  var options = {

    submit_as_draft: true // revise el acuerdo en Adobe antes de enviarlo

  };

  // Crear un objeto para facilitar el proceso de firma

  var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

  // Crear el acuerdo y proporcionar el registro de tareas como asunto

  adobe.createAgreement(agreement_name, task, options);

  // Añadir la plantilla del documento.

  adobe.addDocument(document_template);

  // Añadir los firmantes. Pueden ser sys_ids o direcciones de correo electrónico de usuarios.

  adobe.addSigner(signer_id);

  // Enviar el acuerdo a Adobe.

  adobe.submitAgreement();

})();

Ahora puede configurar una acción de script para establecer automáticamente la tarea de catálogo en el estado “Cerrado completado” cuando se haya completado el acuerdo. Debe configurar la acción de script para que se active mediante el evento x_adosy_as.agreement.complete en la tabla del acuerdo.

Para crear una nueva acción de script:

  1. Vaya a Directiva del sistema > Eventos > Acciones de script y haga clic en Nuevo.
  2. En la nueva página de acción de script:
    1. Asigne un nombre a la acción de script.
    2. Establezca el nombre del evento a x_adosy_as.agreement.complete.
    3. Seleccione la casilla de verificación Activar. 
    4. En el campo Script, copie y pegue el script de Acción de script: código de ejemplo a continuación.
  3. Haga clic con el botón derecho en la barra de encabezado y seleccione Guardar.
worflow-activity-script-action

Acción de script: código de ejemplo

// Acción de script para establecer el estado de la tarea de catálogo en Cerrado completado

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Cerrado completado

  catalog_task.update();

})();

Usar Acrobat Sign con administración de contratos

Puede utilizar Acrobat Sign con registros distintos de los registros basados en tareas, como se describe anteriormente en Componentes personalizados. En las instrucciones siguientes se muestra cómo utilizar Acrobat Sign para la gestión de contratos. Los detalles específicos de los pasos de configuración pueden variar según los requisitos del proceso.

Para utilizar Acrobat Sign para la gestión de contratos, debe configurar los dos componentes siguientes:

  • Acción de IU: crea el acuerdo y lo somete a firma.  Una vez firmado el acuerdo, se activa un evento. 
  • Acción de script: responde al evento y proporciona un bucle de comentarios, haciendo avanzar el proceso y actualizando el contrato. 

Nota: Solo los usuarios con las funciones ‘ui_action_admin’ o ‘admin’ pueden definir acciones de IU. Los usuarios con la función ‘admin’ solo pueden definir una acción de script.

Crear acción de interfaz de usuario

Para crear una acción de IU en el formulario de contrato [ast_contract]:

  1. Vaya a Definición del sistema > Acciones de IU y luego seleccione Nuevo.

    Como alternativa, en el formulario de contrato [ast_contract], haga clic con el botón derecho y seleccione Configurar > Acciones de IU > Nuevo.

  2. En la página de nuevo registro de acción de IU, introduzca los siguientes detalles:

    1. Asegúrese de que la tabla sea ‘Contract [ast_contract]’. 
    2. En el campo Nombre, escriba un nombre para el registro.
    3. En el menú desplegable Tabla, seleccione una tabla.
    4. Añada un orden.
    5. Seleccione la casilla de verificación Activo.
    6. Seleccione la casilla de verificación Mostrar inserción.
    7. Seleccione la casilla de verificación Mostrar actualización.
    8. Seleccione la casilla de verificación Botón de formulario.
    9. Una vez hecho esto, haga clic con el botón derecho en la barra superior y luego seleccione Guardar

    Guarda el formulario y lo vuelve a cargar.

    ui-action-new-record

  3. En el campo Condición, introduzca su condición para mostrar la acción de IU. 

    El ejemplo actual selecciona la condición como: ‘current.state == 'draft' andand current.substate == 'under_review' andand !current.approver.nil()’.  

    Condición

  4. En el campo Script, introduzca un código (consulte el código de ejemplo siguiente) para crear un registro de acuerdo, establecer determinados valores de campo y enviarlo a Adobe Acrobat Sign. 

    El código que proporcione puede variar en función de sus requisitos específicos, pero se aplica el principio general.

    Nota:

    El sys_id codificado de la plantilla de documento hace referencia a la plantilla que utilizamos en nuestro ejemplo. 

    La suya será la plantilla que cree (consulte Crear plantillas locales para obtener más información sobre cómo crear una plantilla).

    // Ejemplo de acción de IU para crear un nuevo acuerdo de Adobe Acrobat Sign

    (function() {

      // El nombre del acuerdo

      var agreement_name = 'Contract: ' + current.short_description;

      // sys_id codificado de la plantilla de documento para esta acción

      var document_template = '6d0cdc26db708c50257e73278c9619c4'; // Contrato

      // Crear un objeto para facilitar el proceso de firma

      var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

      // Crear el acuerdo y proporcionar el registro actual como asunto

      adobe.createAgreement(agreement_name, current);

      // Añadir la plantilla del documento. También podría ser un sys_id adjunto.

      adobe.addDocument(document_template);

      // Añadir los firmantes. Pueden ser sys_ids o direcciones de correo electrónico de usuarios.

      adobe.addSigner(current.approver);

      // Enviar el acuerdo a Adobe.

      adobe.submitAgreement();

      // Redirigir al usuario a este registro.

      action.setRedirectURL(current);

    })();

Crear acción de script

Podemos activar las acciones de script solo por eventosLa acción de script está configurada para activarse mediante uno de los eventos de la tabla de acuerdos que se incluye con Adobe Acrobat Sign: x_adosy_as.agreement.complete

Para crear una nueva acción de script:

  1. Vaya a Directiva del sistema > Eventos > Acciones de script.

  2. Seleccione Nuevo.

  3. En la página de nuevo registro de acción de script

    1. Indique un nombre para el script.
    2. Seleccione el nombre del evento que activa la acción de script.
    3. Seleccione la casilla de verificación Activar.
    4. Escriba el código. Consulte el código de ejemplo siguiente.
    Asigne un nombre a la acción de script

    (function () { 
       
      var contract = current.subject_id.getRefRecord(); 
      
      if (!contract.isValidRecord() || contract.getTableName() != 'ast_contract') { 
        return; 
      } 
      
      contract.state = 'active'; 
      contract.update(); 
    })();

    En este código, obtenemos el contrato del campo subject_id del acuerdo actual y comprobamos que es un registro válido en la tabla de contratos. Si es así, cambiamos el estado a activo y actualizamos.

  4. Seleccione Enviar.

Utilizar API de scripts

Puede ampliar fácilmente la aplicación Adobe Acrobat Sign para que funcione con cualquiera de sus procesos mediante las API internas. Se puede acceder a la API a través del espacio de nombres x_adosy_as.

AdobeSign()

Crea una instancia de Adobe Sign.

Ejemplo:

// Crear una nueva instancia de Adobe Sign

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

 #addCcUser(String user_id)

Añada una entrada de CC al acuerdo actual para compartirlo con usuarios no participantes. Los usuarios no registrados como usuarios de ServiceNow se pueden agregar proporcionando una dirección de correo electrónico.

Parámetros:

Nombre

Tipo

Estado

Descripción

user_id

Cadena

Obligatoria

El sys_id o una dirección de correo electrónico de un usuario.

Devoluciones:

Tipo

Descripción

void

El método no devuelve un valor

Ejemplo:

// Añadir un usuario de CC al acuerdo

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addCcUser(current.requested_by);

adobe.addCcUser('abel.tuter@example.com');

#addDocument(String doc_selector, Object merge_data)

Añada un documento o una plantilla al acuerdo actual.

Parámetros:

Nombre

Tipo

Estado

Descripción

doc_selector

Cadena

Obligatoria

El nombre de una plantilla o el sys_id de una plantilla o archivo adjunto.

merge_data

Objeto

Opcional

Objeto clave-valor de nombres de campo de documento a valores de campo de documento.

Devoluciones:

Tipo

Descripción

Cadena

Si se ejecuta correctamente, el sys_id del registro del documento de origen creado.

Ejemplo:

// Crear un acuerdo con una plantilla

var template_id = '2a9b1f57db508810257e73278c9619dc';

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');
 adobe.addDocument(template_id);

#addElectronicSeal(String seal_id)

Añada un sello electrónico al acuerdo actual.

Parámetros:

Nombre

Tipo

Estado

Descripción

seal_id

Cadena

Obligatoria

El sys_id, nombre o ID de sello de un sello electrónico que se va a agregar.

Devoluciones:

Tipo

Descripción

String|Boolean

El sys_id del nuevo registro de participante, o false si no se encontró el sello.

Ejemplo:

// Añadir un sello electrónico al acuerdo

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addElectronicSeal('<SEAL>');

 #addParticipant(String user_id, String participant_role)

Un método alternativo para addSigner() permite añadir participantes a un acuerdo con una función especificada. Los participantes no registrados como usuarios de ServiceNow se pueden agregar proporcionando una dirección de correo electrónico.

Nota: Este método solo se debe utilizar con registros de acuerdo existentes que se guarden en la base de datos.

Parámetros:

Nombre

Tipo

Estado

Descripción

user_id

Cadena

Obligatoria

El sys_id o una dirección de correo electrónico de un usuario.

función

Cadena

Opcional

La función del participante en el acuerdo. El valor predeterminado es SIGNER. Otros valores son APPROVER, ACCEPTOR, CERTIFIED_RECIPIENT y FORM_FILLER.

Devoluciones:

Tipo

Descripción

String|Boolean

El sys_id del nuevo registro de participante o false si el registro de usuario no se encontró o no tenía una dirección de correo electrónico.

Ejemplo:

// Añadir un participante al acuerdo

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addParticipant('abel.tuter@example.com', 'APPROVER');

#addSigner(String user_id)

Añada un firmante al acuerdo actual. Los firmantes no registrados como usuarios de ServiceNow pueden agregarse proporcionando una dirección de correo electrónico.

Parámetros:

Nombre

Tipo

Estado

Descripción

user_id

Cadena

Obligatoria

El sys_id o una dirección de correo electrónico de un usuario.

Devoluciones:

Tipo

Descripción

void

El método no devuelve un valor.

Ejemplo:

// Añadir un participante al acuerdo

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addSigner('abel.tuter@example.com');

#copySignedDocumentToRecord(GlideRecord record)

Copie el documento firmado de un acuerdo en otro registro.

Parámetros:

Nombre

Tipo

Estado

Descripción

registro

GlideRecord

Obligatoria

El registro de destino en el que se va a copiar el documento firmado.

Devoluciones: 

Tipo

Descripción

String|Boolean

El sys_id del nuevo archivo adjunto o false si la operación ha fallado.

Ejemplo:

// Obtener el registro de destino

var target = new GlideRecord('...');

// Copiar el documento firmado del acuerdo en el destino
var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);

adobe.copySignedDocumentToRecord(target);

#copySignedDocumentToSubject()

Copie el documento firmado de un acuerdo en su registro de asunto.

Devoluciones:

Tipo

Descripción

String|Boolean

El sys_id del nuevo archivo adjunto o false si la operación ha fallado.

Ejemplo:

// Copiar el documento firmado del acuerdo en el registro de asunto
var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);

adobe.copySignedDocumentToSubject();

#createAgreement(String name, GlideRecord subject, Object option

Crea un acuerdo. Los scripts que necesitan configurar un nuevo acuerdo pueden utilizarlo.

Parámetros:

Nombre

Tipo

Estado

Descripción

nombre

Cadena

Obligatoria

El nombre del acuerdo.

asunto

GlideRecord

Opcional

El registro del asunto, por ejemplo, un contrato o una solicitud

opciones

Objeto

Opcional

Un objeto clave-valor de nombres de campo de registro de acuerdo a valores.

Devoluciones:

Tipo

Descripción

String|null

El sys_id del nuevo acuerdo o null.

Ejemplo:

// Crear un nuevo borrador de acuerdo

var options = {

  submit_as_draft: true

};

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement("My Agreement", current, options);

#getAgreement()

Obtenga la instancia del acuerdo que se encuentra actualmente en el ámbito.

Devoluciones:

Tipo

Descripción

Agreement|null

La instancia del acuerdo o null.

Ejemplo:

// Obtener la instancia del acuerdo

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();
 adobe.createAgreement("My Agreement", current, options);
 var agreement = adobe.getAgreement();

#getAgreementRecord()

Devolver el registro del acuerdo actual.

Devoluciones:

Tipo

Descripción

GlideRecord|null

El registro del acuerdo actual, o null.

Ejemplo:

// Obtener el registro del acuerdo

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();
 adobe.createAgreement("My Agreement", current, options);
 var agreement = adobe.getAgreementRecord();

#saveAgreement(String state)

Guardar el registro del acuerdo actual. El estado del acuerdo se puede transferir opcionalmente. Esto no activará un envío a Adobe Acrobat Sign a menos que el parámetro de estado esté establecido en “Ready”.

Parámetros:

Nombre

Tipo

Estado

Descripción

estado

Cadena

Opcional

El estado del acuerdo.

Devoluciones:

Tipo

Descripción

Cadena

El sys_id del registro del acuerdo guardado o null.

Ejemplo:

// Crear un acuerdo

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addSigner('abel.tuter@example.com');

adobe.saveAgreement();

#setAgreementRecord(String|GlideRecord agreement)

Establece el contexto del acuerdo en el registro proporcionado.

Parámetros:

Nombre

Tipo

Estado

Descripción

acuerdo

GlideRecord|String

Obligatoria

El registro del acuerdo.

Devoluciones: 

Tipo

Descripción

void

El método no devuelve un valor.

Ejemplo:

// Trabajar en un acuerdo

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);

#setSubject(GlideRecord subject

Establecer el registro de asunto del acuerdo.

Parámetros:

Nombre

Tipo

Estado

Descripción

asunto

GlideRecord

Obligatoria

El registro del asunto.

Devoluciones:

Tipo

Descripción

void

El método no devuelve un valor.

Ejemplo:

// Obtener un registro del asunto
var subject = new GlideRecord('...')

// Actualizar el asunto de un acuerdo

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);
 adobe.setSubject(subject);
 adobe.saveAgreement();

#submitAgreement()

Guardar el acuerdo actual y enviarlo a Adobe Acrobat Sign configurando el estado en "Ready".

Devoluciones:

Tipo

Descripción

Cadena

El sys_id del registro del acuerdo guardado o null.

Ejemplo:

// Enviar un acuerdo

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);
 adobe.submitAgreement();

.canSend()

Determina si el usuario actual puede utilizar la acción de IU “Firmar con Adobe Acrobat”. Se permite el envío cuando la instancia no es FedRAMP o si el usuario actual tiene la función de remitente.

Devoluciones:

Tipo

Descripción

Booleano

True si el usuario puede enviar.

Ejemplo:

// Comprobar si el usuario actual puede enviar para firmar

if(AdobeSign.canSend()) {

  gs.addInfoMessage('Este usuario puede utilizar el proceso de firma.');

} else {

  gs.addErrorMessage('Este usuario no tiene permiso para utilizar el proceso de firma.');

}

.getAgreements(String subject_table, String subject_id)

Obtener una instancia de acuerdos de GlideRecord relacionados con el asunto.

Parámetros:

Nombre

Tipo

Estado

Descripción

subject_table

String|GlideRecord

Obligatoria

El nombre de la tabla de asunto o el propio registro de asunto.

subject_id

Cadena

Opcional

El sys_id del asunto cuando también se pasa el nombre de la tabla.

Devoluciones:

Tipo

Descripción

GlideRecord

Una instancia de acuerdos de GlideRecord relacionados con el asunto.

Ejemplo:

// Obtener acuerdos mediante el nombre de la tabla y sys_id

var agreement = x_adosy_as.AdobeSign.getAgreements('sc_req_item', '<sys_id>');

while (agreement.next()) {

  gs.addInfoMessage(agreement.getDisplayValue());

}

// Obtener acuerdos mediante un GlideRecord

var req_item = new GlideRecord('sc_req_item');

req_item.get('<sys_id>');

var agreement = x_adosy_as.AdobeSign.getAgreements(req_item);

while (agreement.next()) {

  gs.addInfoMessage(agreement.getDisplayValue());

}

.getMyAgreements(String query)

Obtener una instancia de acuerdos de GlideRecord que pertenecen al usuario. Este método se basa en la propiedad x_adosy_as.my_agreements_query para la consulta inicial. Se pueden agregar filtros de consulta adicionales con el parámetro de consulta.

Parámetros:

Nombre

Tipo

Estado

Descripción

consulta

Cadena

Opcional

Consulta codificada opcional para restringir aún más la lista de acuerdos.

         

Devoluciones:

Tipo

Descripción

GlideRecord

Acuerdos pertenecientes al usuario.

Ejemplo:

// Obtener acuerdos completados para el usuario actual
 var query = 'state=Complete^ORDERBYsys_created_on';

var agreement = x_adosy_as.AdobeSign.getMyAgreements(query);

while (agreement.next()) {

  gs.addInfoMessage(agreement.getDisplayValue());

}

.isFedRamp()

Determine si el sistema está conectado a Adobe FedRAMP (nube gubernamental).

Devoluciones:

Tipo

Descripción

Booleano

True si la propiedad x_adosy_as.fedramp está establecida en “true”.

Ejemplo:

// Comprobar si se utiliza una conexión FedRAMP

if(x_adosy_as.AdobeSign.isFedRamp()) {

  gs.addInfoMessage('Acrobat Sign utiliza una conexión a la nube gubernamental'.);

} else {

  gs.addErrorMessage('Acrobat Sign no utiliza una conexión a la nube gubernamental'.);

}

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