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Última actualización el
30 nov. 2023
Información general
Los grupos de destinatarios reutilizables permiten a los usuarios crear grupos de destinatarios persistentes que se pueden utilizar al redactar un acuerdo en la página Enviar o al diseñar un flujo de trabajo de envío personalizado en el Diseñador de flujos de trabajo personalizados.
Estos grupos de destinatarios pueden crearse utilizando hasta 100 direcciones de correo electrónico de destinatarios y almacenarse como un grupo de destinatarios privado o crearse para su administración (propiedad) en el nivel de grupo o de cuenta (en función del nivel de autoridad del creador).
Nota:
Los grupos de destinatarios deben estar activados antes de que la opción para utilizarlos aparezca en la página Enviar.
Utilización
Los grupos de destinatarios reutilizables se pueden crear y compartir en función del nivel de autoridad del usuario en el entorno de Acrobat Sign:
- Los usuarios que no sean administradores solo pueden crear grupos de destinatarios privados (administrados por el usuario) que solo ellos pueden usar.
- Los administradores de nivel de grupo pueden crear grupos de destinatarios privados y grupos de destinatarios que pueden gestionar grupos individuales bajo su autoridad.
- Los administradores de nivel de cuenta pueden crear grupos de destinatarios privados, grupos de destinatarios administrados por grupos individuales y de destinatarios administrados por cuenta, lo que los pone a disposición de todos los grupos.
Nota:
Los grupos de destinatarios administrados por grupos solo se pueden relacionar con un grupo. La relación es estrictamente individual.
Los grupos de destinatarios administrados por cuentas siempre incluyen todos los grupos. No hay ningún método para excluir uno o más grupos.
Una vez creado y guardado un grupo de destinatarios, queda disponible para su uso al redactar un acuerdo y al diseñar (o editar) un flujo de trabajo de envío personalizado.
Debido a los conflictos de permisos entre el grupo de destinatarios y la plantilla de flujo de trabajo, hay algunas limitaciones que debe recordar:
- Un flujo de trabajo personalizado accesible para toda una cuenta solo puede utilizar grupos de destinatarios administrados por cuenta
- Un flujo de trabajo personalizado al que tenga acceso todo un grupo puede utilizar grupos de destinatarios administrados por grupos y cuentas
- Un flujo de trabajo personalizado al que tenga acceso un usuario individual puede utilizar grupos de destinatarios administrados por usuarios, grupos y cuentas
Añada grupos de destinatarios reutilizables a sus acuerdos:
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Seleccione el vínculo Añadir grupo de destinatarios en la esquina superior derecha de la lista de destinatarios.
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En el campo Introduzca el nombre del grupo del grupo de destinatarios, empieza a escribir el nombre del grupo de destinatarios que deseas incluir.
La libreta de direcciones presentará todos los grupos existentes que coincidan con lo que se ha escrito. Ten en cuenta que los grupos de destinatarios reutilizables tienen ámbitos de permisos que conceden acceso a un usuario (o lo deniegan). Si no ves el grupo que esperas, comprueba que el usuario está incluido en el ámbito del grupo de destinatarios.
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Seleccione el grupo en la lista de la libreta de direcciones.
Si no existe un grupo de destinatarios reutilizable adecuado, se puede utilizar un nombre de grupo único y se pueden agregar manualmente los destinatarios miembros.
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Una vez seleccionado un grupo de destinatarios reutilizable, se inserta la lista de destinatarios miembros, cada uno de los cuales permite la configuración individual del método de autenticación.
Nota:Los miembros de un grupo de destinatarios reutilizable no pueden modificar sus nombres de destinatario o direcciones de correo electrónico cuando se insertan como destinatarios. Solo se puede editar el método de autenticación.
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Abra el flujo de trabajo.
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Vaya a la sección Destinatarios.
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Seleccione el destinatario para abrir la configuración de destinatarios.
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Seleccione el botón Añadir grupo de destinatarios y elija el grupo de destinatarios que desea aplicar.
Nota:Si el grupo de destinatarios que pretende utilizar no está disponible, marque Usuarios que pueden utilizar este flujo de trabajo en la sección Información de flujo de trabajo de la plantilla de flujo de trabajo.
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Seleccione el botón Añadir para insertar el grupo de destinatarios.
Una vez añadido, el panel de configuración de destinatarios se actualiza para mostrar el nombre del grupo de destinatarios instalado.
Para quitar el grupo de destinatarios instalado, seleccione el icono de eliminación situado a la derecha del nombre del grupo de destinatarios.
Configuración
Disponibilidad:
Grupos de destinatarios reutilizables están disponibles solamente para el plan de licencia de Acrobat Sign Solutions.
Ámbito de configuración:
La función está activada de forma predeterminada para todos los usuarios de las cuentas con licencia de Acrobat Sign Solutions.
Para acceder a esta función, selecciona el icono de tu avatar en la esquina superior derecha de la ventana y selecciona la opción Configuración de perfil en el menú y seleccionando la pestaña Libreta de direcciones en el panel izquierdo de opciones.
Crear un nuevo grupo de destinatarios reutilizable
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Vaya a la Libreta de direcciones en su sección Perfil.
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Seleccione el botón Agregar grupo de destinatarios.
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Configure el grupo destinatario con lo siguiente:
- Nombre del grupo de destinatarios: el nombre que se muestra y se puede buscar al seleccionar un grupo de destinatarios en el diseñador de flujos de trabajo personalizados.
- Quién es el propietario de este grupo: el objeto propietario del grupo de destinatarios una vez guardado. Las opciones disponibles dependen del nivel de autoridad del usuario que crea el grupo.
- Los usuarios que no sean administradores solo verán la opción Solo usted.
- Los administradores de nivel de grupo ven la opción Solo usted y una lista de los grupos en los que tienen autoridad de administración.
- Los administradores de nivel de cuenta ven la opción Solo usted, la opción Toda la organización y una lista de todos los grupos de la cuenta.
Nota:El propietario del grupo no se puede cambiar una vez guardado el grupo.
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Una vez guardado el grupo de destinatarios, se muestra la página de pertenencia al grupo, lo que indica que aún no hay miembros del grupo.
Para añadir miembros al grupo, seleccione el botón Agregar miembro e introduzca las direcciones de correo electrónico que deben incluirse en el grupo de destinatarios.
Nota:Los miembros agregados al grupo de destinatarios no tienen que ser usuarios de su cuenta o destinatarios de su libreta de direcciones. Cualquier correo electrónico es válido.
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Cuando se agregan todos los destinatarios, la página del grupo de destinatarios muestra lo siguiente:
- El nombre del grupo de destinatarios
- El propietario del grupo de destinatarios
- La fecha de la última modificación
- La lista de miembros del grupo
Los usuarios individuales se pueden eliminar seleccionando los puntos suspensivos a la derecha del nombre del destinatario.
Búsqueda de grupos de destinatarios reutilizables
La función de búsqueda para destinatarios permite buscar el nombre de un grupo de destinatarios o el correo electrónico de un destinatario miembro.
Una vez introducido un valor en la barra de búsqueda, se devuelven los resultados. De forma predeterminada, se devuelven Todos los resultados, pero puede filtrarlos por el nombre del grupo o el correo electrónico del usuario, dependiendo de lo que busque.
Nota:
La cadena de búsqueda solo coincide con el primer carácter. No se devuelven las coincidencias encontradas en el centro de la cadena. Por ejemplo, no puede buscar el dominio de correo electrónico (caseyjones.dom) y obtener resultados.
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Vaya a Libreta de direcciones > Grupos de destinatarios
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En el campo de búsqueda, escriba la primera parte del nombre del grupo que busca y seleccione Intro.
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Se devuelve una lista de grupos de destinatarios que coinciden con el valor introducido Nombre del grupo:
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Seleccione el botón Nombre del grupo.
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Seleccione el grupo y se abre automáticamente para permitir la edición de los grupos y miembros.
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Vaya a Libreta de direcciones > Grupos de destinatarios
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En el campo de búsqueda, escribe la dirección de correo electrónico del miembro individual que estás buscando y selecciona Intro.
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Seleccione el botón Miembro individual.
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Se devuelven las cadenas de búsqueda coincidentes de una lista de grupos de destinatarios que contienen uno o varios de los Miembros individuales:
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Seleccione el grupo y se abre automáticamente para permitir la edición de los grupos y miembros.
El nombre del grupo de destinatarios se puede cambiar seleccionando los puntos suspensivos junto al botón Agregar miembro y seleccionar la opción Editar configuración.
Edite el nombre y seleccione Guardar.
El grupo de destinatarios se puede eliminar seleccionando los puntos suspensivos junto al botón Agregar miembro y seleccionar la opción Eliminar grupo de destinatarios.
Cuando se le solicite, seleccione Eliminar.
