PDF-Indexe erstellen

Du kannst die Suche in umfangreichen PDFs beschleunigen, indem du einen Index der im Dokument enthaltenen Wörter einbettest. Acrobat kann den Index viel schneller durchsuchen als das Dokument. Der eingebettete Index ist in verteilten und gemeinsam genutzten Kopien des PDF-Dokuments enthalten. PDFs mit eingebettetem Index werden genauso durchsucht wie solche ohne eingebetteten Index. Es sind keine gesonderten Schritte erforderlich.

Index zu einem PDF-Dokument hinzufügen

Eingebetteten Index im PDF-Dokument aktualisieren oder entfernen

Grundlagen zur Funktion „Catalog“ (Acrobat Pro)

Du kannst eine bestimmte Gruppe von PDF-Dateien als Katalog einrichten und einen einheitlichen Index dieser Dokumentgruppe erstellen. Die Suche in katalogisierten PDF-Dateien ist erheblich schneller.

Beim Verteilen der Gruppe auf einer CD kannst du der PDF-Gruppe den Index hinzufügen.

Du kannst Dokumente mit lateinischen, chinesischen, japanischen oder koreanischen Zeichen katalogisieren. Zu den Elementen, die katalogisiert werden könne, zählen der Dokumenttext, Kommentare, Lesezeichen, Formularfelder, Tags, Objekt- und Dokument-Metadaten, Anlagen, Dokumentinformationen, digitale Unterschriften, Bild-Metadaten im XIF-Format (Extended Image File) sowie benutzerdefinierte Dokumenteigenschaften.

PDF-Dokumente für die Indizierung vorbereiten (Acrobat Pro)

Erstelle zunächst einen Ordner mit den zu indizierenden PDF-Dateien. Die PDF-Dokumente müssen in Bezug auf Inhalt und elektronische Funktionen wie Verknüpfungen, Lesezeichen und Formularfelder vollständig sein. Wenn die zu indizierenden Dokumente gescannte Dokumente enthalten, stelle sicher, dass der Text durchsucht werden kann. Speichere große Dokumente in kleinen Dateien von Kapitelgröße zur besseren Suchleistung. Du kannst zudem den Dokumenteigenschaften einer Datei Informationen hinzufügen, um die Durchsuchbarkeit zu verbessern.

Bevor du eine Gruppe von Dokumenten indizierst, musst du unbedingt die Dokumentenstruktur auf dem Laufwerk oder dem Netzwerkserver-Datenträger einrichten und dich vergewissern, dass die Dateinamen plattformübergreifenden Konventionen entsprechen. Dateinamen werden eventuell abgeschnitten und können so bei einer plattformübergreifenden Suche schwer gefunden werden. Dies kann folgendermaßen vermieden werden:

• Benenne Dateien, Ordner und Indexe nach den MS-DOS-Dateibenennungskonventionen (höchstens acht Zeichen gefolgt von einer Dateinamenserweiterung mit drei Zeichen). Dies ist besonders wichtig, wenn du die Dokumentgruppe und den Index auf einer gemäß der Norm ISO 9660 formatierten CD-ROM ausgibst.

• Entferne alle Zeichen mit Akzent oder nicht im lateinischen Alphabet enthaltene Zeichen aus den Datei- und Ordnernamen. (Die von der Funktion „Catalog“ verwendete Schrift unterstützt die Zeichencodes 133 bis 159 nicht.)

• Verwende keine tief verschachtelten Ordner oder Pfadnamen mit mehr als 256 Zeichen, wenn die Indexe nur von Mac OS-Benutzer*innen durchsucht werden.

• Wenn du die Mac OS-Version mit einem OS/2 LAN-Server verwendest, konfigurierst du entweder IBM® LAN Server Macintosh (LSM), um die MS-DOS-Dateibenennungskonventionen vorzuschreiben, oder indiziere nur FAT-Laufwerke. (HPFS [High Performance File System]-Laufwerke enthalten möglicherweise lange Dateinamen, die nicht gelesen werden können.)

  Enthält die Dokumentstruktur Unterordner, die nicht indiziert werden sollen, kannst du diese während der Indizierung ausschließen.

Metadaten zu Dokumenteigenschaften hinzufügen (Acrobat Pro)

Du kannst den Dokumenteigenschaften Informationen hinzufügen, um das Durchsuchen von PDF-Dateien zu vereinfachen. Diese werden als Metadaten bezeichnet. (Die Eigenschaften der aktuell geöffneten PDF-Datei kannst du über Datei > Eigenschaften auf der Registerkarte Beschreibung einsehen.)

Beachte beim Hinzufügen von Daten für die Dokumenteigenschaften folgende Empfehlungen:

• Verwende im Feld „Titel“ einen eindeutig beschreibenden Titel. Der Dateiname des Dokuments muss im Fenster Ergebnisse angezeigt werden.

• Verwende für ähnliche Informationen stets die gleiche Option (bzw. das gleiche Feld). Füge wichtige Begriffe nicht in einigen Dokumenten der Option Thema und in anderen Dokumenten der Option Stichwörter hinzu.

• Verwende immer denselben Begriff für dieselbe Information. Gib zum Beispiel nicht für einige Dokumente Biologie und für andere Dokumente der gleichen Kategorie Naturwissenschaften ein.

• Verwende das Feld Verfasser*in, um die verantwortliche Abteilung anzugeben. Als Verfasser*in einer Personalakte könntest du beispielsweise die Personalabteilung angeben.

• Wenn du Kennnummern für Dokumente verwendest, füge diese als Stichwörter hinzu. Durch Eingabe von z. B. Dok.-Nr. = m234 unter der Option „Stichwörter“ wird ein bestimmtes Dokument einer Serie von zahlreichen Dokumenten zu einem bestimmten Thema gekennzeichnet.

• Verwende eine der Optionen Thema oder Stichwörter oder beide Optionen zusammen, um Dokumente nach Kategorien zu unterteilen. Du kannst für ein bestimmtes Dokument unter „Thema“ zum Beispiel Geschäftsbericht und unter „Stichwörter“ monatlich oder wöchentlich angeben.

  Wenn du bereits über umfassende Erfahrung mit dem Adobe PDF-Format verfügst, kannst du benutzerdefinierte Datenfelder, wie z. B. Dokumenttyp, Dokumentennummer und Dokumentkennung definieren, wenn du den Index erstellst. Dieses Verfahren wird nur erfahrenen Benutzenden empfohlen; es wird in der vollständigen Hilfe von Acrobat nicht erläutert.

Index für eine Sammlung erstellen (Acrobat Pro)

Beim Erstellen eines neuen Index werden eine neue PDX-Datei und ein neuer Ordner erstellt, der mindestens eine IDX-Datei enthält. Die IDX-Dateien enthalten die Indexeinträge. All diese Dateien müssen den Benutzenden zur Verfügung stehen, die den Index durchsuchen.

Dialogfeld mit Indizierungsoptionen

Aktiviere diese Option, wenn im Index keine Zahlen enthalten sein sollen, die im Text des Dokuments auftauchen. Du kannst die Größe eines Index beträchtlich verringern, indem du Zahlen aus dem Index ausschließt. Dadurch werden Suchvorgänge schneller ausgeführt.

Wähle diese Option aus, wenn PDF-Dateien, die vor Version Acrobat 2.0 der Anwendung erstellt wurden, zu der Gruppe gehören. Bei diesen Versionen wurden nicht automatisch ID-Nummern hinzugefügt. ID-Nummern sind erforderlich, wenn lange Dateinamen von Mac OS bei der Konvertierung in MS DOS-Dateinamen verkürzt werden. Bei Acrobat 2.0 und höher werden automatisch ID-Nummern hinzugefügt.

Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, wird beim Durchsuchen von Dokumenten, die sich seit der letzten Indexgenerierung geändert haben, eine Meldung angezeigt.

Verwende diese Option, um vorhandene benutzerdefinierte Dokumenteigenschaften in den Index einzubeziehen. Es werden nur die benutzerdefinierten Eigenschaften indiziert, die sich bereits in den zu indizierenden PDF-Dokumenten befinden. Gib die Eigenschaft ein, triff im Menü „Typ“ eine Auswahl und klicke auf „Hinzufügen“. Diese Eigenschaften werden beim Durchsuchen des generierten Index als Suchoption im Fenster PDF durchsuchen in den Popup-Menüs für zusätzliche Kriterien angezeigt. Wenn du beispielsweise die benutzerdefinierte Eigenschaft Dokumentname eingibst und im Menü „Typ“ die Option „Zeichenfolge“ auswählst, kann der Index innerhalb der benutzerdefinierten Eigenschaft durch Auswahl von Dokumentname aus dem Menü Folgende Zusatzkriterien verwenden durchsucht werden.

Verwende diese Option zum Einbeziehen benutzerdefinierter XMP-Felder. Die benutzerdefinierten XMP-Felder werden indiziert und in den Popup-Menüs für zusätzliche Kriterien angezeigt. Sie können in den ausgewählten Indexen durchsucht werden.

Verwende diese Option zum Ausschließen bestimmter Wörter (maximal 500) aus den Ergebnissen der Indexsuche. Gib das entsprechende Wort ein, klicke auf „Hinzufügen“ und wiederhole den Schritt für weitere Wörter. Wenn du Wörter ausschließt, kann die Indexgröße um 10 % bis 15 % reduziert werden. Ein Stoppwort kann bis zu 128 Zeichen umfassen; die Groß-/Kleinschreibung wird beachtet.

Verwende diese Option, um bestimmte Tag-Knoten der untersten Ebene in Dokumenten durchsuchen zu können, die eine mit Tags versehene logische Struktur aufweisen.

Readme-Katalogdateien (Acrobat Pro)

Es wird empfohlen, eine separate Readme-Datei zu erstellen und im selben Ordner wie den Index zu speichern. Diese Datei kann folgende Informationen enthalten:

• Art der indizierten Dokumente.

• Die unterstützten Suchoptionen.

• Ansprechpartner oder Telefonnummer bei Fragen.

• Eine Liste der Zahlen oder Wörter, die aus dem Index ausgeschlossen wurden.

• Eine Liste der Ordner, die Dokumente enthalten, die in einen LAN-basierten Index aufgenommen wurden, oder eine Liste der Dokumente, die in einen CD-ROM-basierten Index aufgenommen wurden. Du kannst auch eine kurze Inhaltsbeschreibung der einzelnen Ordner oder Dokumente hinzufügen.

• Liste der Werte der einzelnen Dokumente, wenn du für das Dokumentinformationsfeld Werte zuweist.

  Wenn ein Katalog sehr viele Dokumente umfasst, solltest du gegebenenfalls eine Tabelle mit Werten hinzufügen, die den einzelnen Dokumenten zugewiesen sind. Diese Tabelle kann sich in der Liesmich-Datei oder in einem separaten Dokument befinden. Du kannst bei der Erstellung des Index die Tabelle verwenden, um die Konsistenz zu wahren.

Index überarbeiten (Acrobat Pro)

Du kannst einen vorhandenen Index aktualisieren, erneut generieren oder leeren.

Catalog-Voreinstellungen (Acrobat Pro)

Du kannst für die Indizierung Voreinstellungen festlegen, die global für alle nachfolgend erstellten Indexe gelten. Du kannst einige dieser Voreinstellungen für einzelne Indexe außer Kraft setzen, indem du bei der Indexerstellung neue Optionen auswählst.

Wähle im Dialogfeld Voreinstellungen unter Kategorien den Eintrag Katalog aus. Viele der Optionen stimmen mit denen im Abschnitt zur Indexerstellung beschriebenen Optionen überein.

Geplante Indexaktualisierungen (Acrobat Pro)

Mithilfe der Funktion „Catalog“ und einer BPDX-Datei (Batch-PDX von Catalog) kannst du planen, wann und wie oft ein Index automatisch generiert, neu erstellt, aktualisiert und geleert werden soll. Bei einer BPDX-Datei handelt es sich um eine Textdatei mit einer Liste plattformabhängiger Katalog-Indexdateipfade und -Flags. Zum Anzeigen der BPDX-Datei in Acrobat verwende eine Planungsanwendung wie Windows Scheduler. Acrobat erstellt den Index anschließend entsprechend den Flags in der BPDX-Datei neu.

Verschieben von Sammlungen und deren Indizes (Acrobat Pro)

Du kannst eine indizierte Dokumentgruppe auf einem lokalen Festplattenlaufwerk zusammenstellen und testen. Anschließend kannst du die fertige Dokumentgruppe auf einen Netzwerkserver oder einen anderen Datenträger verschieben. Eine Indexdefinition enthält relative Pfadangaben zwischen der Indexdefinitionsdatei (PDX) und den Ordnern mit den indizierten Dokumenten. Wenn diese relativen Pfade unverändert bleiben, ist es nicht erforderlich, dass du den Index nach dem Verschieben der indizierten Dokumentgruppe erneut generierst. Wenn sich die PDX-Datei und die Ordner mit den indizierten Dokumenten im selben Ordner befinden, kannst du den relativen Pfad beibehalten, indem du einfach diesen Ordner verschiebst.

Wenn sich der relative Pfad allerdings ändert, musst du einen neuen Index generieren, wenn du die indizierte Dokumentgruppe verschiebst. Du kannst jedoch weiterhin die ursprüngliche PDX-Datei verwenden. Verschiebe hierzu zunächst die indizierten Dokumente. Kopiere dann die PDX-Datei in den Ordner, in dem du den neuen Index erstellen möchtest, und bearbeite entsprechend die Listen für „Einzuschließende Ordner“ und „Auszuschließende Unterordner“.

Wenn sich der Index auf einem anderen Laufwerk oder Serverdatenträger befindet als die Dokumentgruppe, auf die sich der Index bezieht, kann der Index nach Verschieben der Gruppe oder des Index nicht mehr verwendet werden. Wenn du beabsichtigst, eine Dokumentgruppe entweder zu einem anderen Speicherort im Netzwerk oder auf eine CD zu verschieben, erstelle und generiere den Index am gleichen Ort wie die Dokumentgruppe.