Workflow-Management von Dateien – Grundlagen

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Mit LiveEdit Workflow-Zusatzmodulen für Adobe InCopy können Redakteure in InCopy Texte verfassen, während Grafikdesigner in Adobe InDesign das dazugehörige Layout entwerfen. Dieser Workflow umfasst Container-Dateien (Aufgaben), in denen zusammengehörende Inhalte gruppiert werden, sowie Werkzeuge zum Sperren von Dateien und zum Benachrichtigen. Mit diesen Werkzeugen können Dateien in InCopy und InDesign über ein gemeinsam verwendetes Netzwerk oder in per E-Mail übertragenen komprimierten Paketen zur Verfügung gestellt und aktualisiert werden.

Beim Workflow mit einem gemeinsam verwendeten Netzwerk exportieren InDesign-Benutzer Text und Grafiken in ein freigegebenes Verzeichnis im Dateisystem. Hier sind die Dateien dann für InCopy-Benutzer abrufbereit, die weitere Bearbeitungen vornehmen. Ausgewählte Textrahmen und Grafikrahmen werden entweder in die Aufgabe kopiert oder als separate InCopy-Dateien exportiert, wo sie Teil des verwalteten Prozesses und mit dem InDesign-Dokument verknüpft werden. Diese gemeinsam genutzten Dateien werden als verwaltete Dateien bezeichnet. Wenn Benutzer an der Aufgabendatei oder an der InDesign-Datei auf einem lokalen Server arbeiten, werden alle Benutzer, die am Workflow des entsprechenden Dokuments beteiligt sind, über Änderungen am Layout oder Inhalt informiert.

Mehrere Benutzer von InCopy oder InDesign können dieselben Inhalte gleichzeitig öffnen und mehrere Benutzer von InCopy können dieselbe Aufgabendatei gleichzeitig öffnen. Es kann aber jeweils nur ein Benutzer die InCopy-Datei zum Bearbeiten auschecken. Die anderen Benutzer können nur eine schreibgeschützte Kopie der Datei anzeigen. Der Benutzer, der die verwaltete InCopy-Datei ausgecheckt hat, kann andere Benutzer über seine Änderungen informieren, indem er die Datei auf dem gemeinsam genutzten Server speichert oder sie an den InDesign-Benutzer zurücksendet. Die anderen Benutzer können jedoch erst dann Änderungen an der Datei vornehmen, wenn die Datei wieder eingecheckt wurde. Dank dieses Systems zum Aus- und Einchecken können mehrere Benutzer auf dieselbe Datei zugreifen, aber nicht die Arbeit der anderen Benutzer überschreiben.

Weitere Informationen finden Sie im InCopy LiveEdit Workflow-Handbuch (PDF) unter www.adobe.com/go/learn_liveedit_de.

Arbeiten mit Inhalt in InCopy

Inhalt ist entweder Text in einem oder mehreren Rahmen oder eine importierte Grafik. Es gibt fünf Grundaufgaben beim Arbeiten mit Inhalt in InCopy: Öffnen einer Aufgabendatei, Öffnen eines Aufgabenpakets, Öffnen einer verknüpften InCopy-Datei, Öffnen einer InDesign-Datei mit verknüpften InCopy-Dateien oder Ausschließliches Erstellen von Inhalt mit InCopy.

Öffnen von mit InDesign erstellten Aufgabendateien

InDesign-Benutzer können eine Aufgabendatei erstellen und Inhalte für die gemeinsame Verwendung zuweisen. Auf diese Weise lassen sich in InDesign miteinander in Beziehung stehende Komponenten (Überschrift, Körper, Grafiken, Bildunterschriften usw.) verknüpfen und diese Komponenten dann verschiedenen InCopy-Benutzern zum Schreiben und Editieren zuweisen. InCopy-Benutzer öffnen die Aufgabendatei und arbeiten nur an den ihnen zugewiesenen Komponenten. In der Layoutansicht kann in Echtzeit angezeigt werden, wie die bearbeitete Kopie mit dem InDesign-Layout zusammenhängt, ohne dass hierfür das gesamte InDesign-Dokument geöffnet werden muss. Wenn sich das Layout ändert, muss der InDesign-Benutzer Aufgaben aktualisieren, damit die InCopy-Benutzer über die Änderungen informiert werden. Sie können Aufgabendateien auf einem Server oder über Aufgabenpakete freigeben.

Öffnen von Aufgabenpaketen

Der Aufgabenpaket-Workflow ist besonders sinnvoll, wenn Designer und Redakteure an demselben Projekt arbeiten, aber keinen Zugriff auf einen lokalen Server haben. In diesem Fall kann der InDesign-Benutzer ein oder mehrere Pakete erstellen und die komprimierten Dateien per E-Mail an die zugewiesenen InCopy-Benutzer senden. InCopy-Benutzer können die Aufgabenpakete öffnen, den Inhalt bearbeiten und die Pakete an den InDesign-Benutzer zurücksenden, der dann damit das Dokument aktualisieren kann.

Öffnen von aus InDesign exportierten, verknüpften InCopy-Dateien

In bestimmten Workflows kann es erforderlich sein, InDesign-Text und -Grafiken statt im Rahmen einer Aufgabendatei als separate Dateien zu exportieren. Das Exportieren separater Dateien ist dann sinnvoll, wenn Sie mit nicht miteinander in Beziehung stehenden Grafiken oder Textkörpern arbeiten. InCopy-Benutzer können den Inhalt jedoch nicht im Gesamtlayout sehen.

Öffnen von InDesign-Dokumenten mit verknüpften InCopy-Dateien

Damit alle Seitenobjekte im Kontext des gesamten Layouts zu sehen sind, können InCopy-Benutzer das InDesign-Dokument in InCopy öffnen und bearbeiten. Diese Vorgehensweise kann praktisch sein, wenn Sie zum Bearbeiten und Einpassen von Text das Gesamtlayout sehen müssen oder viele Textabschnitte des Dokuments bearbeiten möchten. Nachdem der InCopy-Benutzer die Textabschnitte bearbeitet hat, kann der InDesign-Benutzer die Verknüpfungen zu den bearbeiteten Dateien aktualisieren. Wenn der InDesign-Benutzer Änderungen am Layout vornimmt, wird der InCopy-Benutzer informiert, sobald das InDesign-Dokument gespeichert wurde.

Vollständiges Erstellen von Inhalt in InCopy

Sie können Inhalt in InCopy erstellen, der nicht mit einer InDesign-Datei verbunden ist. Durch Eingeben von Text, Zuweisen von Schriftarten und Formaten und Importieren von Grafiken aus anderen Anwendungen (wie z. B. Adobe Illustrator und Adobe Photoshop) können Sie den Text in diesen eigenständigen Dokumenten aufwerten. Sie können auch Tags für die spätere XML-Verwendung zuweisen. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich bei redaktionellen Workflows, in denen der Inhalt vor dem Design feststeht. Darüber hinaus können Sie den Textbereich, das Seitenformat und die Ausrichtung für eigenständige InCopy-Dokumente einrichten und ändern. Wenn der Textabschnitt später jedoch mit einem InDesign-Dokument verknüpft wird, werden die in InCopy gewählten Einstellungen von den Einstellungen in InDesign außer Kraft gesetzt.

Verwaltete Dateien

Um eine Datei verwalten zu können, muss sie einer Aufgabendatei hinzugefügt, von InDesign als InCopy-Inhalt exportiert oder als InCopy-Inhalt in InDesign platziert werden. Verwaltete Dateien geben Aufschluss über den Status und Eigentümer eines Textabschnitts. Mit verwalteten Dateien können Sie:

• Textabschnitte sperren und entsperren, um die Integrität der Datei zu bewahren.

• InCopy-Benutzer benachrichtigen, wenn das zugehörige InDesign-Layout veraltet ist.

• Den Benutzer identifizieren, der an der Datei arbeitet.

• Benutzer benachrichtigen, wenn eine InCopy-Inhaltsdatei veraltet ist, von einer anderen Person verwendet wird oder zur Bearbeitung verfügbar ist. Die Benachrichtigung kann in Form von Meldungen, Rahmensymbolen, Statussymbolen im Verknüpfungenbedienfeld und Statussymbolen im Aufgabenbedienfeld erfolgen.

Schreibgeschützte Dateien

Sobald eine Inhaltsdatei verwaltet wird, ist sie schreibgeschützt, d. h., außer der Person, die die Datei ausgecheckt hat, haben alle Benutzer im Workflow nur Lesezugriff. Das System legt eine Sperrdatei (*.idlk) an, sobald ein Benutzer eine Inhaltsdatei auscheckt, wobei diesem Benutzer die alleinigen Bearbeitungsrechte zugeteilt werden. Schreibgeschützte Dateien haben folgende Eigenschaften:

• Ein InCopy-Benutzer kann den Text nicht manuell formatieren. Wenn dem Text jedoch Zeichen- oder Absatzformate zugewiesen wurden, kann ein InDesign-Benutzer die Definition der Formate ändern und somit die Formatierung des Texts ändern. Diese Änderungen werden auch auf Dateien, die von einer anderen Person ausgecheckt sind, angewendet. Die Änderungen an der Formatdefinition werden im Text reflektiert, sobald der InDesign-Benutzer die Datei aktualisiert.

• Im Allgemeinen sind Benutzer von InCopy oder InDesign nicht in der Lage, Objekte wie Text oder zugewiesene Formate in gesperrten InCopy-Inhalten zu ändern. Einige Objekte, wie beispielsweise Zeichen- und Absatzformate, werden jedoch nur vom Inhalt benutzt. Sie können z. B. nicht ändern, wie ein Zeichenformat auf Objekte in einem gesperrten Inhalt angewendet wird, Sie können aber das Zeichenformat selbst und somit das Erscheinungsbild des Textes abwandeln.

• Benutzer von InDesign können die Ränder und Spalten des Textinhalts sowie die Form, Position und Anzahl der von dem Textabschnitt belegten Textrahmen ändern.

• InDesign-Benutzer können die Geometrie und Formatierung eines Grafikrahmens ändern, ohne die Grafik auszuchecken. InCopy-Benutzer sind nicht in der Lage, einen Grafikrahmen oder die Formatierung des Rahmens zu ändern. Benutzer sowohl von InDesign als auch von InCopy müssen jedoch den Grafikrahmen auschecken, um die eigentliche Grafik zu bearbeiten (beispielsweise zu drehen oder zu skalieren).

Richtlinien für die Arbeit mit verwalteten Dateien

Gehen Sie folgendermaßen vor, um sicherzustellen, dass Sie immer mit den aktuellsten Inhalten arbeiten und nicht die Arbeit anderer Benutzer überschreiben:

• Speichern Sie Aufgabendateien auf einem Server, auf den alle Teammitglieder zugreifen können. Wenn Teammitglieder keinen Zugriff auf einen Server haben, können Sie Aufgabenpakete erstellen und versenden.

• Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, wird ein spezieller Ordner für die Aufgabendatei und den Inhalt angelegt. Mit diesen Aufgabenordnern können Sie die Aufgaben- und Inhaltsdateien verwalten. Dies vereinfacht die Verwaltung gemeinsam genutzter Dateien über die gesamte Arbeitsgruppe hinweg und gewährleistet, dass alle Benutzer die richtigen Dateien öffnen.

• Öffnen Sie in InCopy die Aufgabendatei (statt eines einzelnen InCopy-Textabschnitts). Sie können dann die Texteinpassungs- und Layoutinformationen in der Druckfahnen- und Layoutansicht sehen. Wenn Sie Inhalt exportieren, ohne Aufgabendateien zu verwenden, können Sie Texteinpassungs- und Layoutinformationen nur durch Öffnen der InDesign-Datei anzeigen.

• Öffnen Sie direkt nach dem Öffnen einer Aufgabendatei ein InDesign-Dokument oder checken Sie Inhalt in InDesign oder InCopy aus. Blenden Sie hierbei Rahmenkanten ein („Ansicht“ > „Extras“ > „Rahmenkanten einblenden“), damit Sie die Rahmensymbole sehen können, wenn sie angezeigt werden.

• Wenn Sie Dateien in InDesign aus dem Workflow entfernen müssen (beispielsweise wegen eines Liefertermins), können Sie die Verknüpfung mit ihnen aufheben oder ein Aufgabenpaket stornieren.

Beispiele zum Workflow-Management von Dateien

Wenn Sie für die Zusammenarbeit von InCopy und InDesign ein Workflow-Management einrichten, können Redakteure Dokumente verfassen, umschreiben, erweitern und redigieren, während Grafikdesigner das Layout entwerfen. Typische Workflows beinhalten das Verwalten von Dateien auf einem lokalen Server, die Weitergabe von Dateien in E-Mail-Paketen sowie Kombinationen beider Methoden.

Bei diesen Workflows wird davon ausgegangen, dass Sie über eine grundlegende InDesign-Vorlage mit Layoutgeometrie, Formaten und Platzhaltertext verfügen. Zur Layoutgeometrie gehören Seitenabmessungen sowie Text- und Grafikrahmen. Anhand dieser Angaben kann InCopy Texteinpassungsinformationen korrekt anzeigen.

Workflow mit einem lokalen Server

1. Erstellen Sie Aufgaben in InDesign und fügen Sie Inhalt hinzu.

Hierbei werden exportierte Text- und Grafikrahmen in den Verwaltungsprozess aufgenommen und können dadurch von InCopy-Benutzern bearbeitet werden.

2. Geben Sie die Aufgabendateien für InCopy-Benutzer frei.

Speichern Sie die Dateien auf einem Server, auf den alle Workflow-Benutzer Zugriff haben.

3. Öffnen Sie die Aufgabendatei in InCopy und checken Sie zum Bearbeiten einen Textabschnitt oder eine Grafik aus.

In InCopy werden die Dateien mit Ihnen zugewiesenem Inhalt im Aufgabenbedienfeld angezeigt. Wenn Sie die Datei auf einem lokalen Server speichern, werden die Änderungen im Dateisystem gespeichert, wodurch jeder, der mit diesem Dokument (InDesign-Layout oder eine andere verwaltete Inhaltsdatei im Dokument) arbeitet, über diese Änderungen informiert wird. Diese Benutzer können dann den Inhalt aktualisieren und sich die neuesten Änderungen ansehen. Der Inhalt bleibt ausgecheckt, bis Sie ihn wieder einchecken.

4. Bearbeiten Sie das Layout in InDesign.

Auch während die Inhaltsdateien in InCopy bearbeitet werden, können InDesign-Benutzer das Dokumentlayout bearbeiten; das Dokument muss hierzu nicht ausgecheckt werden. Wenn der InCopy-Benutzer den ausgecheckten Inhalt speichert, kann der InDesign-Benutzer den Inhalt innerhalb des Layouts aktualisieren, um die neuesten Änderungen zu sehen.

5. Setzen Sie die Arbeit in InCopy fort.

Wenn Sie Ihre Bearbeitungen abgeschlossen haben, checken Sie den Inhalt ein. Anschließend können andere Benutzer den Inhalt auschecken und bearbeiten. Wenn gleichzeitig ein anderer Benutzer das Layout in InDesign bearbeitet, können Sie während der Arbeit eine Aktualisierung durchführen und die Layoutgeometrie anzeigen.

6. Vergewissern Sie sich in InDesign, dass der gesamte Inhalt eingecheckt ist.

Dank des verwalteten Workflows wissen Sie immer, wer Dateien ausgecheckt hat. Nach dem Einchecken der Inhaltsdateien sind InDesign-Benutzer in der Lage, die Dateien auszuchecken und das Layout nach Bedarf fertig zu stellen.

Workflow für E-Mail-Pakete

1. Erstellen Sie in InDesign Aufgabenpakete und versenden Sie diese.

Erstellen Sie Aufgabenpakete und weisen Sie den entsprechenden InCopy-Benutzern Inhalte zu. Senden Sie die Pakete anschließend an die InCopy-Benutzer. Die Paketdateien werden automatisch ausgecheckt, um Bearbeitungskonflikte zu vermeiden.

2. Öffnen Sie das Aufgabenpaket in InCopy und checken Sie zum Bearbeiten einen Textabschnitt oder eine Grafik aus.

Wenn Sie ein Aufgabenpaket per E-Mail erhalten, doppelklicken Sie darauf, um es in InCopy zu öffnen. An der Datei vorgenommene Änderungen werden nur lokal gespeichert. Andere Benutzer werden über von Ihnen vorgenommene Änderungen nicht benachrichtigt.

3. Bearbeiten Sie das Layout in InDesign.

Auch wenn die Inhaltsdateien verpackt sind, können InDesign-Benutzer das Dokumentlayout bearbeiten; das Dokument muss hierzu nicht ausgecheckt werden. Wenn Sie das Layout oder Aufgaben aktualisieren müssen, können Sie ein aktualisiertes Paket an die InCopy-Benutzer senden.

4. Senden Sie anschließend das bearbeitete Paket in InCopy zurück.

Wenn Sie Ihre Bearbeitungen abgeschlossen haben, checken Sie den Inhalt ein und senden Sie das bearbeitete Paket zurück. Andere Benutzer sind dann in der Lage, den Inhalt auszuchecken, die neuesten Änderungen zu sehen und die Datei zu bearbeiten.

5. Vergewissern Sie sich in InDesign, dass der gesamte Inhalt eingecheckt ist.

Dank des verwalteten Workflows wissen Sie immer, wer Dateien ausgecheckt hat. Nachdem Aufgabenpakete zurückgesendet wurden, werden die Textabschnitte in den Aufgabenpaketen eingecheckt. InDesign-Benutzer können die Dateien dann wieder auschecken, um das Layout nach Bedarf fertig zu stellen.

Eingeben der Benutzeridentifikation

Alle Benutzer des Workflows müssen einen Benutzernamen haben. Über diese Identifikation ist ersichtlich, wer eine bestimmte Datei ausgecheckt hat. Darüber hinaus werden diese Informationen anderen Benutzern zur Verfügung gestellt. Die Benutzeridentifikation ist auch zum Auschecken einer Datei zur Bearbeitung erforderlich.

Wenn Sie bereits einen Benutzernamen angegeben haben und diesen ändern möchten, müssen Sie zunächst alle ausgecheckten Inhalte wieder einchecken. Wenn Sie die Benutzeridentifikation während eines Bearbeitungsdurchgangs ändern, können Sie die von Ihnen ausgecheckten Inhalte nicht mehr weiter bearbeiten, weil der Inhalt von Ihnen unter einem anderen Namen ausgecheckt werden würde.

Die Benutzeridentifikation ist anwendungsspezifisch. Jeder Benutzer kann nur jeweils eine Benutzeridentifikation pro Anwendung haben.

Wenn Sie vergessen, einen Benutzernamen einzugeben, werden Sie beim ersten Versuch, eine Workflow-Aktion durchzuführen, zur Eingabe eines Namens aufgefordert.

Workflow-Symbole

Symbole können auf Text- und Grafikrahmen, im Aufgabenbedienfeld und in der Textabschnittsleiste (nur InCopy) angezeigt werden. Symbole für den Bearbeitungsstatus erscheinen im Verknüpfungen- und Aufgabenbedienfeld neben der verwalteten Datei und informieren Sie über den Status des Inhalts. Symbole werden auf Rahmen angezeigt, die einen verknüpften InCopy-Textabschnitt enthalten (in der Layout-Ansicht von InDesign und InCopy). Diese Symbole geben ebenfalls Aufschluss über den Status des Inhalts und können zur Unterscheidung zwischen verwalteten und nicht verwalteten Inhalten verwendet werden. Die zugehörige QuickInfo gibt den Bearbeitungsstatus und Eigentümer an. Wenn die Rahmensymbole angezeigt werden sollen, müssen Rahmenkanten in InDesign und InCopy eingeblendet werden („Ansicht“ > „Extras“ > „Rahmenkanten einblenden“).