Exportieren eines InCopy-Dokuments als Adobe PDF-Datei

Sie können InCopy-Dokumente direkt als Adobe PDF-Dateien exportieren. Das Exportieren ist in der Druckfahnen-, Textabschnitts- und Layoutansicht möglich. Beim Exportieren in der Layoutansicht entsteht ein PDF-Dokument mit intakten Layout- und Designelementen. Wenn Sie ein Dokument hingegen in der Druckfahnen- oder Textabschnittsansicht exportieren, spiegelt die PDF-Datei das reine Textlayout wider, das in der Druckfahnen- bzw. Textabschnittsansicht von InCopy angezeigt wird. Sie können die Druckfahnen- bzw. Textabschnittsansicht eines InCopy-Textabschnitts beispielsweise als PDF-Datei exportieren, um sie so Autoren, Editoren und anderen Personen im Rezensionszyklus zur Verfügung stellen zu können, auf deren Computer kein InCopy installiert ist. Das PDF-Dokument bietet dieselben Vorteile wie die Druckfahnen- und Textabschnittsansicht von InCopy, wie z. B. eine optimale Lesbarkeit des Textes und Anmerkungsfunktionen.

Hinweis:

Adobe PDF-Dateien, die aus Adobe InDesign®-Dokumenten erstellt wurden und Überdrucke oder Transparenzeffekte enthalten, sollten am besten mit Acrobat 6.0 und höher und aktivierter Option „Überdruckenvorschau“ angezeigt werden.

  1. Wählen Sie „Datei“ > „Exportieren“.
  2. Wählen Sie unter „Dateityp“ (Windows) bzw. „Format“ (Mac OS) die Option „Adobe PDF“. Geben Sie einen Dateinamen ein, wählen Sie einen Speicherort und klicken Sie auf „Speichern“.
  3. Wählen Sie aus dem Menü „Ansicht“ die Option „Druckfahne und Textabschnitt“ oder die Option „Layout“.
  4. Ändern Sie die Einstellungen wie gewünscht.

    Die angegebenen Einstellungen werden von der Anwendung gespeichert und anschließend auf jedes neue als PDF-Datei exportierte InCopy-Dokument angewendet, bis Sie die Einstellungen erneut ändern.

  5. Klicken Sie auf „Exportieren“.

Hinweis:

Beim Exportieren in PDF-Dateien behält InCopy Verknüpfungen von OPI-Kommentaren (Open Prepress Interface) für Bilder im InDesign-Dokument bei. Mithilfe von OPI-Verknüpfungen kann der InDesign-Benutzer zu Positionierungszwecken schnell anzeigbare Bildversionen mit niedriger Auflösung (Proxies) in das Dokument einbinden. Für die endgültige Ausgabe kann InDesign oder ein Druckvorstufenanbieter die Proxies automatisch durch Versionen mit hoher Auflösung ersetzen.

Allgemeine Adobe PDF-Optionen

Für das Exportieren eines Dokuments als PDF-Datei stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, die in der Druckfahnen-, Textabschnitts- und Layoutansicht identisch sind.

Kompatibilität

Legt die Kompatibilitätsebene der Adobe PDF-Datei fest. Bei Dokumenten, die an ein großes Publikum verteilt werden sollen, eignet sich das Format Acrobat 5 (PDF 1.4), um sicherzustellen, dass alle Benutzer die Dokumente anzeigen und drucken können. Wenn Sie mit Acrobat 8/9 (PDF 1.7) kompatible Dateien erstellen, sind die entstehenden PDF-Dateien unter Umständen nicht mit früheren Acrobat-Versionen kompatibel.

Schriften teilweise laden, wenn Anteil verwendeter Zeichen kleiner ist als

Legt die Schwelle für das Einbetten vollständiger Schriftarten abhängig von der Anzahl der verwendeten Zeichen der Schriftart im Dokument fest. Wenn der Anteil der im Dokument verwendeten Zeichen für eine bestimmte Schriftart überschritten wird, wird diese Schriftart vollständig eingebettet. Ansonsten wird die Schriftart teilweise geladen. Durch das Einbetten vollständiger Schriftarten nimmt die Größe der PDF-Datei zu. Wenn Sie jedoch sicherstellen möchten, dass alle Schriftarten vollständig eingebettet werden, geben Sie 0 (Null) ein.

Seiteninformationen einschließen

Schließt den Dokumentnamen, die Seitenzahl sowie Datum und Uhrzeit des Dateiexports ein.

PDF nach Export anzeigen

Öffnet die PDF-Datei in der neuesten Acrobat-Version, die derzeit auf dem Rechner installiert ist. Um präzise Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie sicherstellen, dass unter der Option „Kompatibilität“ die neueste installierte Acrobat-Version gewählt wurde.

Adobe PDF-Optionen für die Druckfahnen- und Textabschnittsansicht

Das Dialogfeld für den PDF-Export enthält spezielle Optionen für die Druckfahnen- und Textabschnittsansicht.

Textabschnitte

Exportiert einen einzelnen Textabschnitt oder mehrere Textabschnitte.

Schriftarten

Schließt Einstellungen für Schriftartfamilie und Schriftschnitt, Schriftgrad und Zeilenabstand für die Exportdatei ein. Diese Einstellungen haben keine Auswirkung auf die in den Voreinstellungen unter „Druckfahnen- und Textabschnittsanzeige“ gewählten Einstellungen für die Bildschirmansicht.

Textabschnittsinformationen einschließen

Mit dieser Option werden Titel, Autor und Beschreibung des Dokuments in der exportierten PDF-Datei angezeigt.

Absatzformate einschließen

Mit dieser Option werden Informationen zum Absatzformat aus der Info-Spalte der Druckfahnen- und Textabschnittsansicht in der exportierten PDF-Datei angezeigt.

Eingebundene Notizen einschließen

Exportiert alle (oder nur sichtbare) eingebundene Notizen, die im Dokument enthalten sind. Um die Notizfarben einzuschließen, die den am Projekt beteiligten Mitarbeitern zugewiesen wurden, wählen Sie „Hintergrund der Notizen farbig anzeigen“ aus.

Verfolgte Änderungen einschließen

Exportiert alle (oder nur die sichtbaren) verfolgten Änderungen, die im Dokument enthalten sind. Um die Bearbeitungsfarben einzuschließen, die den am Projekt beteiligten Mitarbeitern zugewiesen wurden, wählen Sie „Hintergrund der verfolgten Änderungen farbig anzeigen“ aus.

Genaue Zeilenenden einschließen

Mit dieser Option werden Zeilenenden so exportiert, wie sie im Textabschnitt angezeigt werden. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden die Textzeilen entsprechend der Breite und Ausrichtung des Textabschnittsfensters mit der größten Breite umbrochen.

Zeilennummer einschließen

Mit dieser Option werden die Zeilennummern exportiert, die in der Informationsspalte angezeigt werden. Diese Option ist nur verfügbar, wenn „Genaue Zeilenenden einschließen“ ausgewählt ist.

Seite füllen (mehrere Spalten verwenden)

Exportiert den Textabschnitt basierend auf der Anzahl und Breite der Spalten, die Sie angeben. Diese Option ist nur verfügbar, wenn „Genaue Zeilenenden einschließen“ ausgewählt ist.

Hinweis:

Wenn Sie eine kleine Spaltenbreite und einen großen Schriftgrad (im Abschnitt „Schriftarten“ dieses Abschnitts) auswählen, kann der Text in der exportierten Ausgabe überlappen.

Adobe PDF-Optionen für die Layoutansicht

Die folgenden Optionen stehen ausschließlich für den Export aus der Layoutansicht zur Verfügung:

Alle

Exportiert alle Seiten des aktuellen Dokuments oder Buches. Dies ist die Standardeinstellung.

Bereich

Legt den Seitenbereich fest, der aus dem aktuellen Dokument exportiert werden soll. Wenn Sie einen Seitenbereich exportieren möchten, geben Sie diesen mithilfe eines Bindestrichs an. Sollen mehrere Einzelseiten oder Seitenbereiche exportiert werden, trennen Sie die Seitennummern durch Kommata. Diese Option ist beim Buchexport nicht verfügbar.

Druckbögen

Exportiert Seiten gemeinsam, als wären sie miteinander verbunden oder auf demselben Blatt gedruckt.

Hinweis:

Aktivieren Sie „Druckbögen“ nicht, wenn die Ausgabe durch eine Druckerei oder einen anderen Druckdienstleister erfolgt, da die Seiten nicht ausgeschlossen werden können.

Notizen als Anmerkungen einschließen

Mit dieser Option werden alle Notizen als PDF-Anmerkungen exportiert.

Interaktive Elemente

Wählen Sie „Erscheinungsbild berücksichtigen“, um Elemente wie Schaltflächen und Standbilder von Filmen in die PDF-Datei einzuschließen.

Für schnelle Webansicht optimieren

Reduziert die Größe der PDF-Datei und optimiert die PDF-Datei für eine schnelle Anzeige in einem Webbrowser, indem die Datei für das seitenweise Herunterladen (Byte-Serving) neu strukturiert wird.

Seitenminiaturen einbetten

Mit dieser Option werden in der exportierten PDF-Datei Miniaturbilder erzeugt.

Erstellen sicherer PDF-Dokumente

Beim Exportieren einer Datei können Sie die Zugriffsmöglichkeiten auf die Adobe PDF-Datei beschränken. In der erstellten Datei sind daraufhin alle Werkzeuge und Menübefehle abgeblendet, auf die sich die Sicherheitsbeschränkungen erstrecken.

Sie können eine PDF-Datei sichern, so dass ein Benutzerkennwort zum Öffnen und ein Hauptkennwort zum Ändern von Sicherheitseinstellungen erforderlich sind. Wenn Sie für eine Datei Sicherheitsbeschränkungen festlegen, sollten Sie auch ein Hauptkennwort einrichten, da anderenfalls jeder Benutzer, der die Datei öffnet, die Beschränkungen aufheben könnte. Wird eine Datei mit einem Hauptkennwort geöffnet, sind die Sicherheitsbeschränkungen vorübergehend deaktiviert. Wurden für eine Datei beide Kennwörter eingerichtet, kann sie mit jedem dieser Kennwörter geöffnet werden.

Hinweis:

Die Kompatibilitätseinstellungen bestimmen die Verschlüsselungsstufe. Die Option „Acrobat 4 (PDF 1.3)“ verwendet eine niedrige Verschlüsselungsstufe (40-Bit RC4), die anderen Optionen hingegen eine hohe (128-Bit RC4 oder AES).

  1. Wählen Sie „Datei“ > „Exportieren“.
  2. Wählen Sie unter „Dateityp“ (Windows) bzw. „Format“ (Mac OS) die Option „Adobe PDF“. Legen Sie einen Namen und einen Speicherort für die Datei fest und klicken Sie auf „Speichern“.
  3. Klicken Sie auf „Sicherheitseinstellungen“.
  4. Geben Sie im Bereich „Kennwörter“ den gewünschten Kennwortschutz an:
    • Aktivieren Sie „Bei Dokumentöffnung“ und geben Sie unter „Kennwort zum Öffnen des Dokuments“ das zum Öffnen der PDF-Datei erforderliche Kennwort ein.

    • Aktivieren Sie „Bei Berechtigungs- und Kennwortänderung“ und geben Sie unter „Berechtigungskennwort“ das zum Festlegen oder Ändern von Sicherheitsoptionen in der PDF-Datei erforderliche Kennwort ein.

    Hinweis:

    Die Kennwörter in den beiden Textfeldern dürfen nicht identisch sein.

  5. Legen Sie im Bereich „Berechtigungen“ die zulässigen Benutzeraktionen fest:

    Kein Druck

    Benutzer können die Adobe PDF-Datei nicht drucken.

    Keine Dokumentänderung

    Benutzer können weder Formulare ausfüllen noch die Adobe PDF-Datei in anderer Weise ändern.

    Kein Kopieren oder Extrahieren des Inhalts, Zugriff deaktivieren

    Benutzer können weder Text noch Grafiken auswählen.

    Kein Bearbeiten von Kommentaren/Formularfeldern

    Benutzer können keine Notizen oder Formularfelder hinzufügen oder ändern, wenn sie die PDF-Datei in Adobe Acrobat oder einem anderen PDF-Editor öffnen.

  6. Klicken Sie auf „Speichern“ und dann auf „Exportieren“.

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