Einrichten von Benutzern in Learning Manager

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Interne und externe Benutzer

In jedem LMS, einschließlich Learning Manager, ist die Verwaltung von Benutzern ein wichtiger Aspekt. Mit Learning Manager können Sie Benutzer als interne und externe Benutzer klassifizieren. Interne Benutzer sind Benutzer, die einer bestimmten Organisation oder Gruppe angehören. Im Allgemeinen sind Benutzer innerhalb eines Unternehmens interne Benutzer. Diese Benutzer verfügen über bestimmte Lernobjekte mit bestimmten Fristen, die von ihren Managern oder vom Administrator zugewiesen werden.

Im Gegensatz dazu sind externe Benutzer in der Regel temporäre Benutzer eines bestimmten Learning Manager-Kontos. Diese Benutzer können auf bestimmte Lernobjekte zugreifen, indem sie auf einen temporären externen Link klicken, den sie per E-Mail erhalten. Die externen Benutzerprofile haben in der Regel ein Ablaufdatum. Beispielsweise kann eine Organisation, die Zertifizierungen für Java durchführt, jeden Benutzer umfassen, der sich vorübergehend anmeldet, um relevante Kurse abzuschließen und dann die Zertifizierung zu versuchen. Schulungen und Kurse für externe Benutzer weisen in der Regel auch eine begrenzte Kapazität auf.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie interne und externe Benutzer in Learning Manager hinzufügen.

Einrichten externer Benutzer

Als Administrator möchten Sie Ihrem Learning Manager-Konto möglicherweise externe Benutzer wie z. B. Mitarbeiter von Partnerorganisationen hinzufügen. So fügen Sie externe Benutzer hinzu:

  1. Klicken Sie auf der Anmeldeseite Administrator im linken Navigationsbereich auf Benutzer.

  2. Klicken Sie auf der Seite Benutzer im linken Navigationsbereich auf Extern . Das System zeigt die Seite „Externe Benutzer“ mit einer Liste der externen Benutzer an (falls vorhanden).

  3. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Seite auf Hinzufügen.

  4. Im Popup-Dialogfeld Benutzer hinzufügen sind die folgenden Felder obligatorisch:

    • Profilname: Geben Sie den Namen für das externe Profil an, das Sie erstellen möchten.
    • Manager-E-Mail: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Managers für den externen Benutzer an.
    • Zugeordnete Lizenzen: Geben Sie die Anzahl der Teilnehmer an, die sich für den Kurs anmelden können.
    • Ablauf: Geben Sie das Ablaufdatum an, nach dem ein externer Benutzer den Kurs nicht mehr registrieren oder nutzen kann.

  5. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen.

  6. Legen Sie optional die folgenden Optionen fest, wenn Sie ein externes Profil erstellen:

    • Bild hinzufügen: Ziehen Sie das gewünschte Bild per Drag-and-Drop. Dieses Bild wird auf der Teilnehmerseite für Benutzer angezeigt.
    • Anmeldeanforderung: Geben Sie die Anzahl der Tage an, innerhalb derer sich der Benutzer anmelden muss. Wenn der externe Benutzer diese Anmeldefrist überschreitet, kann der Teilnehmer nicht auf das Lernobjekt zugreifen oder es nutzen.
    • Zulässige Domänen: Geben Sie die Domänen durch Kommas getrennt an. Nur die Benutzer mit den angegebenen Domänennamen können sich bei dem Konto registrieren.
    • E-Mail-Bestätigung erforderlich: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn eine Bestätigungs-E-Mail an Benutzer gesendet werden soll.

     

  7. Klicken Sie auf Speichern.

     

    Hinweis:

    Ein Popup-Dialogfeld mit der URL wird angezeigt. Sie können diese URL kopieren und an die externen Benutzer senden. Standardmäßig wird eine E-Mail mit dieser URL an den Benutzer gesendet.

  8. Wenn Sie externe Profile hinzufügen, werden diese auf der Seite Externe Benutzer (Administrator > Benutzer > Extern) angezeigt.  Für diese Benutzer werden zudem die Höchstzahl der Lizenzen, das Ablaufdatum und die Anmeldeanforderungen angezeigt.

  9. Um die Einstellungen eines externen Benutzers zu bearbeiten, können Sie jederzeit auf den Benutzernamen klicken. Das Dialogfeld Externe Registrierung bearbeiten wird angezeigt. Ändern Sie die Einstellungen und klicken Sie auf Speichern.

  10. Sie können jederzeit die Begrüßungs-E-Mail erneut senden oder die URL kopieren, indem Sie neben dem externen Profil auf die Symbole für E-Mail oder das Kopieren der URL klicken.

Anhalten des externen Benutzerprofils

Nachdem Sie Learning Manager eine externe Benutzergruppe hinzugefügt haben, können Sie auch den Registrierungsprozess für externe Benutzer anhalten. Wenn Sie ihn anhalten, ist der Registrierungsprozess für externe Benutzer gesperrt. Allerdings funktioniert dieser Vorgang nur dann, wenn sich die Benutzer noch nicht registriert und die Einladung akzeptiert haben. 

Um die externen Benutzergruppen anzuhalten, klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Seite auf Aktionen und wählen Sie Anhalten.

Fortsetzen des externen Benutzerprofils

Sie können zu jedem beliebigen Zeitpunkt die Sperre (Pause) wieder aufheben, indem Sie die Option „Fortsetzen“ wählen. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Seite auf Aktionen und wählen Sie Fortsetzen.

Status des externen Benutzers

In Learning Manager gelten die folgenden Status für externe Benutzer: 

  • Inaktiver Status – In diesem Status ist die Registrierung des externen Benutzers abgelaufen. Administratoren legen das Ablaufdatum für externe Benutzer fest und fügen sie über den Arbeitsablauf „Benutzer hinzufügen“ hinzu. 
  • Aktiver Status – In diesem Status können sich die externen Benutzer bei der Learning Manager-Anwendung registrieren und sich außerdem bei der Anwendung anmelden. 
  • Anhalten – In diesem Status ist der Registrierungsprozess für externe Benutzer gesperrt. Die vorhandenen Benutzer können sich weiterhin anzumelden. 

Einrichten interner Benutzer

Als Administrator möchten Sie möglicherweise Benutzer für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation einrichten. Diese Benutzer werden auch als interne Benutzer bezeichnet. Interne Benutzer können sich entweder durch Single Sign-on oder über Adobe ID bei der Anwendung anmelden. Diese Benutzer können dann gemäß ihren Anforderungen auf die Lernobjekte zugreifen und diese nutzen. Es gibt drei Möglichkeiten, interne Benutzer für eine Organisation einzurichten:

  • Hinzufügen von Benutzern in einem Massenvorgang mithilfe einer CSV-Datei
  • Hinzufügen von Benutzern durch Selbstregistrierung
  • Hinzufügen eines einzelnen internen Benutzers

 

Hinzufügen von Benutzern mithilfe einer CSV-Datei

Sie können diese Methode auswählen, um eine große Anzahl interner Benutzer hinzuzufügen. Wenn Sie zum ersten Mal Benutzer mithilfe einer CSV-Datei hinzufügen, müssen Sie die CSV-Dateninhalte den Anwendungsbezeichnungen zuordnen. Anschließend wird dieselbe Zuordnung verwendet, wenn Sie neue Benutzer hinzufügen oder die Benutzerdaten aktualisieren. So fügen Sie interne Benutzer in einem Massenvorgang hinzu:

  1. Klicken Sie auf der Administratorstartseite im linken Navigationsbereich auf Benutzer.

  2. Klicken Sie auf Hinzufügen > CSV hochladen.

  3. Klicken Sie im Popup-Dialogfeld auf Importieren. 

  4. Navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem Sie die CSV-Datei gespeichert haben. Klicken Sie auf Öffnen.

  5. Importieren Sie die CSV-Datei und ordnen Sie den Inhalt der CSV-Datei den Anwendungsbezeichnungen zu. Dieser Schritt gilt nur, wenn Sie die CSV-Datei zum ersten Mal hochladen.

  6. Klicken Sie auf Speichern, um die Zuordnung zu speichern.

     

  7. Klicken Sie auf Hinzufügen , um die CSV-Datei hochzuladen, die den Anwendungsdaten bereits zugeordnet ist.

Überlegungen zum Erstellen der CSV-Datei für den Upload:

Wenn Sie die CSV-Datei zum Hochladen interner Benutzer erstellen, müssen Sie beispielsweise für folgende Pflichtfelder Daten eingeben: Name des Mitarbeiters, E-Mail-Adresse des Mitarbeiters, Profil oder Bezeichnung des Mitarbeiters und Managerhierarchie.

Der Name und die E-Mail-Adresse der einzelnen Mitarbeiter können den Anwendungsdaten direkt zugeordnet werden. Beachten Sie, dass Sie eine E-Mail-Adresse angeben müssen, die in der CSV-Datei als Manager-E-Mail angegeben ist. Sie können entweder die Manager-ID beim Erstellen der CSV-Datei definieren oder beim Hochladen der CSV-Datei die E-Mail-ID angeben, die der Manager-ID entspricht.

Hinweis:

Bevor Sie eine ID als Manager-ID eines Mitarbeiters hinzufügen, stellen Sie sicher, dass der Manager der CSV-Datei als Mitarbeiter hinzugefügt wird.

Stellen Sie sicher, dass zwischen den Einträgen keine zusätzlichen Leerzeichen stehen, damit die CSV-Datei erfolgreich hochgeladen werden kann.

Hier sehen Sie ein Beispiel für eine CSV-Datei:

Hier können Sie eine Beispiel-CSV-Datei herunterladen: <Link zu ZIP-Datei angeben>.

Einrichten des Stammbenutzers

Automatisierter Massenimport von Benutzern.

Hinzufügen von Benutzern durch Selbstregistrierung

Neben dem Hinzufügen interner Benutzer im Massenvorgang können Sie auch Benutzer durch Selbstregistrierung hinzufügen. Über die Selbstregistrierung erhalten Mitarbeiter die Möglichkeit, sich als Teilnehmer bei Ihrem Learning Manager-Konto zu registrieren. Beim Erstellen eines Selbstregistrierungsprofils wird eine eindeutige URL generiert. Teilen Sie diese URL mit dem Mitarbeiter, damit er sich in Learning Manager registrieren kann.

  1. Klicken Sie auf der Administratorstartseite im linken Navigationsbereich auf Benutzer.

  2. Klicken Sie auf Hinzufügen > Selbstregistrierung.

  3. Geben Sie im Popup-Dialogfeld Benutzer hinzufügen im Feld Profilname den Namen des Mitarbeiters ein.

  4.  Geben Sie im Dialogfeld Name des Managers den Namen des Managers für den Mitarbeiter ein.

  5. Optional können Sie über das Feld Bild hinzufügen das Profilbild des Mitarbeiters hinzufügen.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

    Das System zeigt ein weiteres Popup-Dialogfeld mit der Meldung an, dass das Profil erfolgreich erstellt wurde. In diesem Dialogfeld wird außerdem eine eindeutige URL generiert.

  7. Teilen Sie diese URL mit dem Mitarbeiter, damit er sich selbst als Teilnehmer registrieren kann.

Hinzufügen einzelner Benutzer in Learning Manager

Das Hinzufügen einzelner Benutzer ist die dritte Methode, mit der Sie Ihrem Konto interne Benutzer hinzufügen können. Wenn Sie wenige Benutzer hinzufügen möchten, ist dieses Verfahren ideal. So fügen Sie einen einzelnen Benutzer hinzu:

  1. Klicken Sie auf der Administratorstartseite im linken Navigationsbereich auf Benutzer.

  2. Klicken Sie auf Hinzufügen > Einzelner Benutzer.

     

  3. Geben Sie im Popup-Menü „Benutzer hinzufügen“ die folgenden Details für Benutzer an:

    • Name: Geben Sie den Namen des Mitarbeiters oder internen Benutzers an. Dies ist ein Pflichtfeld.
    • E-Mail: Geben Sie die E-Mail-ID des Mitarbeiters an. Dies ist ein Pflichtfeld.
    • Profil: Geben Sie die Bezeichnung oder die Stellenbezeichnung des Mitarbeiters an.
    • Name des Managers: Geben Sie den Namen des Managers an. Der Manager muss der Datenbank bereits hinzugefügt sein, damit er hier angegeben werden kann.
    • DOJ: Geben Sie das Eintrittsdatum des Mitarbeiters an.
    • Standort: Geben Sie den Standort des Mitarbeiters an. Wenn Ihre Organisation beispielsweise an mehreren geografischen Standorten tätig ist, geben Sie den Standort an, an dem sich der Mitarbeiter befindet.

     

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

  5. Das System zeigt eine Meldung an, dass der Benutzer erfolgreich hinzugefügt wurde. Der Benutzer erhält einen Bestätigungslink unter der angegebenen E-Mail-ID. Der Benutzer kann auf diesen Link klicken, um sein Konto zu aktivieren und mit dem Zugriff auf Learning Manager zu beginnen.

Verwalten von Benutzergruppen in Learning Manager

Eine Benutzergruppe besteht aus einer Reihe von Benutzern, die einer definierten Kategorie angehören. Als Administrator können Sie Benutzergruppen verwenden, um Teilnehmer schnell basierend auf ihren Attributen auszuwählen. Darüber hinaus können Sie der Benutzergruppe schnell Logos oder Kataloge zuweisen und benutzerdefinierte Fortschrittsberichte erstellen. 

In Learning Manager gibt es zwei Arten von Benutzergruppen: benutzerdefiniert und automatisch erstellt. Wenn Sie Ihrem Konto Teilnehmer hinzufügen, werden einige Standardgruppen basierend auf den Rollen und Eigenschaften der Benutzer in Ihrem Konto automatisch erstellt. Dies sind die automatisch erstellten Gruppen. Beispiel: eine Gruppe mit allen Teilnehmern oder allen Autoren.

Hinweis:

Sie können den Namen und die Beschreibung automatisch erstellter Gruppen nicht bearbeiten.

Um die automatisch erstellten Benutzergruppen in Learning Manager anzuzeigen, klicken Sie im linken Bereich auf Automatisch erstellt. Die Anwendung zeigt eine Liste aller automatisch erstellten Benutzergruppen an, die für Ihr Konto verfügbar sind.

Sie können auch benutzerdefinierte Gruppen anhand einer ausgewählten Benutzerliste in Learning Manager erstellen. Bei benutzerdefinierten Gruppen können Sie einen Namen, eine Beschreibung und die Attribute für die Benutzergruppe angeben. Benutzerdefinierte Gruppen, die Sie in Learning Manager erstellen, sind von Natur aus dynamisch. Daher werden neue Benutzer mit ähnlichen Attributen diesen Benutzergruppen automatisch hinzugefügt. 

Erstellen benutzerdefinierter Benutzergruppen

  1. Klicken Sie auf der Learning Manager-Administratorstartseite auf Benutzer.

  2. Klicken Sie auf der Seite „Benutzerdefinierte Benutzergruppen“ in der rechten oberen Ecke auf Hinzufügen .

    Das System zeigt das Dialogfeld Benutzergruppe hinzufügen an.

  3. Geben Sie den Namen und die Beschreibung für Ihre Benutzergruppe an, beispielsweise die Gruppe „Dev-Users“, der Benutzer des Produktentwicklungsteams angehören.

  4. Fügen Sie der benutzerdefinierten Benutzergruppe Benutzer hinzu, indem Sie den Benutzernamen oder das Profil des jeweiligen Benutzers in das Feld Benutzer hinzufügen eingeben.

  5.  Um der benutzerdefinierten Gruppe weitere Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf Weitere Benutzer hinzufügen.

  6. Nachdem Sie alle Benutzer hinzugefügt haben, klicken Sie auf Speichern, um die benutzerdefinierte Benutzergruppe zu speichern.

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