Ausfüllen und Signieren von PDF-Formularen

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Übersicht

Du kannst deine Dokumente ganz einfach mit dem Acrobat Werkzeug Fill & Sign ausfüllen, signieren und freigeben. Die folgenden Themen enthalten Informationen zu:

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Das Ausfüllen und Signieren von Dokumenten ist jetzt ganz einfach.

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Arten von PDF-Formularen

  • Interaktive Formulare: Sie enthalten Felder, die du auswählen und ausfüllen kannst. Siehe die Anleitung zum Ausfüllen von interaktiven Formularen.
  • Einfache Formulare: Diese haben keine interaktiven Felder. Es kann sich um ein Papierformular oder eine PDF-Datei handeln, das oder die nicht für das Ausfüllen optimiert wurde. Das Werkzeug „Fill & Sign“ erkennt automatisch Formularfelder wie Textfelder, Kombinationsfelder, Kontrollkästchen und Optionsfelder. Bei Bedarf kannst du mit dem Werkzeug „Fill & Sign“ auch manuell Text und andere Symbole überall auf dem Formular hinzufügen.

Du kannst die Formulare ausfüllen, indem du Informationen eingibst und Signaturen hinzufügst. Mit Acrobat kannst du deine ausgefüllten Formulare auch an andere senden und sicher im Adobe Cloud-Speicherplatz speichern.

Ausfüllen und Signieren von PDF-Formularen

Um PDF-Formulare auszufüllen und zu signieren, öffne das Formular in Acrobat und wähle dann E-Signatur in der globalen Leiste. Alternativ kannst du Alle Werkzeuge > Ausfüllen und Signieren wählen.

Im linken Bereich werden die Werkzeuge „Ausfüllen und Signieren“ angezeigt. Du kannst jetzt die Formularfelder ausfüllen und das Formular mit den Signaturwerkzeugen signieren, wie in den folgenden Themen beschrieben.

So werden Textfelder ausgefüllt:

  1. Wähle im linken Bedienfeld „Formularfelder ausfüllen“  aus, und wähle dann das Feld aus, dem du Text hinzufügen möchtest.
    Es wird ein Textfeld mit einer Symbolleiste angezeigt.

  2. Wähle das Textfeld erneut und gib den Text ein.

  3. Um das Textfeld neu zu positionieren und am Textfeld auszurichten, wähle das Textfeld aus und bewege den Cursor darüber. Sobald ein Pluszeichen mit Pfeilen angezeigt wird, verschiebe das Textfeld an die gewünschte Position.

  4. Um den Text zu bearbeiten, markiere das Textfeld. Wenn der Cursor und die Tastatur angezeigt werden, bearbeite den Text und klicke dann auf eine andere Stelle, um ihn zu speichern.

  5. Um die Textgröße zu ändern, wähle je nach Bedarf das kleine A oder das große A.

    fill-text-field

    Hinweis:

    Passe die Größe der ersten platzierten Anmerkung so an, dass sie in das Kontrollkästchen oder das Optionsfeld im Dokument passt, und die nächsten von dir hinzugefügten Anmerkungen weisen dieselbe Größe auf und passen in den Rest der Felder/Kreisfelder.

  6. Um die Textfarbe zu ändern, wähle die Farbe aus der Schnellwerkzeugleiste und wähle eine gewünschte Farbe aus der Farbpalette aus.

    Die Standardfarbe für Signaturen ist Schwarz. Um die Farbe von Signaturen zu ändern, musst du die Option Signaturen schwarz lassen deaktivieren. 

    text-color

  7. Um den Textstil von normal auf unterteilt zu ändern, wähle im Textfeldmenü das Auslassungspunktesymbol ( ) > Zeichenabstand.

    Wähle einen Zeichenabstand für unterteilten Text.

    Der Textstil wird von normal auf unterteilt geändert. Um den Abstand zu vergrößern oder zu verkleinern, kannst du das blaue Pfeilsymbol auswählen und dann wie gewünscht ziehen.

    Gleichmäßige Abstände zwischen den Zeichen im Text.

    Hinweis: Unterteilter Text ist ein Textstil, bei dem jeder Textbuchstabe mit Hilfe einer Sequenz von Kästchen gleichmäßig verteilt wird. 

  8. Wähle anschließend den nächsten Feldbereich aus und gib deinen Text in das Textfeld ein. Verwende die Formatierungsoptionen wie gewünscht.

    Wiederhole diesen Schritt, um alle erforderlichen Felder im Formular auszufüllen.

So werden Optionsfelder ausgefüllt:

  1. Halte den Cursor über das Optionsfeld.

    Es wird automatisch das Standard-Häkchen oder das ausgewählte Optionsfeldsymbol angezeigt.

    ausfüllen-kontrollkästchen

  2. Wähle das Optionsfeld aus, um das Symbol einzugeben.

  3. Um das Symbol zu ändern, wähle erneut das Feld aus und tippe dann im Menü auf das Auslassungspunktesymbol ( ). Wähle dann ein anderes Symbol aus.

    Das Feld wird mit dem ausgewählten Symbol markiert.

    optionsfeld-symbol-ändern

So werden Signaturen und Initialen hinzugefügt:

  1. Erstelle deine Signatur und Initialen, falls dies noch nicht geschehen ist. Führe hierzu die folgenden Schritte aus:

    1. Wähle in der Symbolleiste für Schnellaktionen die Option Signatur oder Initialen hinzufügen   aus.
    2. Um eine Signatur hinzuzufügen, wähle Signatur hinzufügen. Gib im angezeigten Dialogfeld deine Signatur ein oder zeichne sie und wähle dann Fertig.
    3. Um deine Initialen hinzuzufügen, wähle Initialen hinzufügen. Gib im angezeigten Dialogfeld deine Initialen ein oder zeichne sie und wähle dann Fertig.

    Hinweis: Es kann auch ein Bild als Signatur oder Initialen hinzugefügt werden. Um ein vorhandenes Bild hinzuzufügen, tippe im oberen Menü auf das Bildsymbol. Um ein neues Bild aufzunehmen, das als Signatur hinzugefügt werden soll, tippe auf das Kamerasymbol und fahre mit dem Workflow fort.

  2. So wird eine Signatur hinzugefügt:

    1. Wähle in der Symbolleiste für Schnellaktionen die Option „Signatur oder Initialen hinzufügen“  aus. Wähle Signatur hinzufügen aus. 
    2. Die Signatur wird im Feld angezeigt.
      Hinweis: Nach dem Hinzufügen einer Signatur oder von Initialen zu einem Formular und dem Speichern ist keine Bearbeitung mehr möglich.
    3. Um die Position deiner Signatur anzupassen, bewege den Cursor über die Signatur, bis ein Pluszeichen angezeigt wird, und klicke dann auf die Signatur und verschiebe sie wie gewünscht. 
    4. Um die Größe deiner Signatur anzupassen, bewege den Mauszeiger über den blauen Kreis in der Ecke. Halte die Maustaste gedrückt und ziehe den Kreis wie gewünscht.
    Signatur hinzufügen

    signatur-größe-anpassen

    Vorsicht:

    Nach dem Hinzufügen einer Signatur oder von Initialen zu einem Formular und der entsprechenden Speicherung ist keine Bearbeitung mehr möglich.

  3. So werden Initialen hinzugefügt:

    1. Wähle in der Symbolleiste für Schnellaktionen die Option „Signatur oder Initialen hinzufügen“  aus. Wähle Initialen hinzufügen aus. Die Initialen werden im Feld angezeigt.
    2. Um die Position deiner Signatur anzupassen, bewege den Mauszeiger über die Signatur, bis ein Pluszeichen angezeigt wird, und klicke dann auf die Signatur und verschiebe sie wie gewünscht. 
    3. Um die Größe deiner Signatur anzupassen, bewege den Mauszeiger über den blauen Kreis in der Ecke. Halte die Maustaste gedrückt und ziehe den Kreis wie gewünscht.
    Hinweis:

    Wenn du für deine Signatur oder Initialen ein Bild verwenden möchtest:

    • Setze deine Signatur mit schwarzer Tinte auf ein sauberes, leeres Blatt weißes Papier. Die Signatur sollte sich mittig auf dem Papier befinden, damit du beim Scannen oder Fotografieren nicht die Papierränder aufzeichnest.
    • Fotografiere oder scanne die Signatur. Stelle beim Aufnehmen eines Bildes deiner Signatur sicher, dass die Seite gut ausgeleuchtet ist und keine Schatten auf die Signatur fallen.
    • Übertrage das Foto bzw. das Scanbild auf deinen Computer. Acrobat/Reader akzeptiert JPG-, JPEG-, PNG-, GIF-, TIFF-, TIF- und BMP-Dateien. Das Bild muss nicht beschnitten werden. Acrobat/Reader importiert die Signatur nur dann, wenn das Foto oder der Scan einigermaßen sauber ist.

Formulare freigeben

Nachdem du das Formular ausgefüllt und gespeichert hast, kannst du folgende Aktionen ausführen:

So gibst du das Formular zum Anzeigen oder Kommentieren für andere frei:

  1. Wähle Freigeben in der oberen rechten Ecke.

  2. Um das Dokument für bestimmte Personen freizugeben, gib den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, für die du das Formular freigeben möchtest. Das Dialogfeld Personen einladen wird geöffnet. 

    • Füge weitere Namen von Personen hinzu, für die du das Dokument freigeben möchtest.
    • Ändere die Nachricht bei Bedarf.
    • Um das Formular schreibgeschützt zu machen, deaktiviere die Umschaltfläche Benutzende können diese Datei kommentieren.
    • Um einen Abgabetermin für die Überprüfung hinzuzufügen, wähle Termin hinzufügen und gib ein Datum ein.
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  3. Wähle Einladen
    aus

    Ein Link wird an alle Personen gesendet, die du dem Formular hinzugefügt hast.

So gibst du eine zertifizierte Kopie der PDF frei:

  1. Wähle in der globalen Leiste links oben E-Signatur aus.

  2. Wähle im Bedienfeld „E-Signatur“ auf der linken Seite die Option Zertifizierte Kopie speichern.

    Es wird eine zertifizierte Kopie des Formulars erstellt und ein Zertifikatsbanner angezeigt.

  3. Wähle in der Anmeldeaufforderung im linken Bedienfeld Weiter. 

    Du wirst aufgefordert, dich erneut bei deinem Konto anzumelden, um deine signierten Verträge zu schützen.

    Wähle im Dialogfeld „Geschützte Daten“ die Option „Weiter“.

  4. Wähle im nächsten Dialogfeld Weiter und gib dann deine Kontoanmeldeinformationen ein, um dich anzumelden.

    Wähle „Weiter“ im Dialogfeld „Anmelden“.

  5. Wenn du dich erneut anmeldest, werden in der zertifizierten Kopie die Dateiinformationen und Freigabeoptionen angezeigt. Wähle die gewünschte Freigabeoption aus, um das Formular freizugeben. 

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So gibst du einen Link zum Formular frei:

  1. Klicke oben rechts auf Freigeben. 

  2. Um das Formular über einen Link freizugeben, wähle Link zur Freigabe erstellen  . Das Formular wird in den Adobe Cloud-Speicher hochgeladen, und es wird ein freizugebender Link generiert und in deine Zwischenablage kopiert. Du kannst den Link an einer beliebigen Stelle einfügen, von wo aus du das Formular freigeben möchtest.

    Ein PDF-Formular wird in Acrobat geöffnet und die Optionen zum Freigeben werden angezeigt.

Du kannst die Freigabeeinstellungen ändern. Wähle die Option Link-Einstellung im Dialogfeld Freigeben aus. Um das Formular schreibgeschützt zu machen, deaktiviere den Schalter Benutzende können kommentieren und wähle Anwenden. 

Das Dialogfeld „Freigeben“ wird angezeigt. Die Link-Einstellung ist hervorgehoben.

So gibst du Formulare über eine Website oder ein Online-Portal frei

Wähle im Signier-Panel Weitere Optionen und dann Webformular erstellen. Befolge den Arbeitsablauf, um das Formular auf deiner Website hinzuzufügen und Links freizugeben, um Daten online zu erfassen. 

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Zertifizierte Kopie der PDF-Datei speichern

  1. Wähle in der globalen Leiste links oben E-Signatur aus.

  2. Wähle im Bedienfeld „E-Signatur“ auf der linken Seite die Option Zertifizierte Kopie speichern.

    Es wird eine zertifizierte Kopie des Formulars erstellt und ein Zertifikatsbanner angezeigt.

  3. Wähle im rechten Fenster Dateiinformationen die Option Lokale Kopie speichern. 

  4. Wähle im Dialogfeld „Kopie speichern“ einen Ordner aus. Benenne im Dialogfeld Speichern unter die Datei und wähle Speichern. 

Kreuz oder Häkchen in einem Formular einfügen

  1. Öffne das PDF-Dokument, in das du ein Kreuz oder Häkchen einfügen möchtest. 

  2. Wähle in der globalen Leiste links oben E-Signatur aus.

  3. Wähle im Bedienfeld E-Signatur unter SELBST AUSFÜLLEN UND SIGNIEREN die gewünschte Option aus:

    • Kreuz hinzufügen  
    • Häkchen setzen  

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