Mit einem einzigen Formular kannst du flexible Empfangsabläufe mit genauer Zuordnung der Unterschriftsfelder unterstützen.
Dank der vordefinierten Platzierung von Unterschriften kannst du eine wiederverwendbare Workflow-Vorlage erstellen, die optionale Empfangspfade unterstützt.
Wenn dies aktiviert ist:
- Optionale Empfangende können übersprungen werden, ohne die Formularlogik zu beeinträchtigen.
- Die Sendeerfahrung erlaubt kein Authoring während des Workflows mehr, wodurch die Genauigkeit der Felder gewährleistet bleibt.
Diese Einstellung erzwingt, dass die Indexpositionen für Unterzeichnende wie im Workflow Designer festgelegt bleiben. Wenn eine optionale empfangende Partei beim Senden weggelassen wird, werden Felder, die mit dieser empfangenden Partei verbunden sind, übersprungen.
Konfiguration
Verfügbarkeit:
- Acrobat Standard und Acrobat Pro: Nicht konfigurierbar
- Acrobat Sign Solutions: Unterstützt
- Acrobat Sign für Behörden: Unterstützt
Konfigurationsumfang:
Admins können diese Funktion auf Konto- und Gruppenebene aktivieren.
Diese Funktion kann über das Admin-Konfigurationsmenü aufgerufen werden, und zwar über Sendeeinstellungen > Optionen für selbstdefinierte Workflows.
Alle Kundinnen und Kunden, die selbstdefinierte Workflows verwenden, werden dringend dazu aufgefordert, die vorgabendefinierte Signaturplatzierung zu aktivieren, um die Anzahl der zu verwaltenden Vorlagen zu reduzieren.
Erläuterung der Beziehung zwischen empfangenden Parteien und Feldern
Allen Empfangenden einer Vereinbarung wird eine „Unterzeichnendenindexnummer“ zugewiesen, durch die bestimmt wird, welche Felder sie ausfüllen oder signieren können. Jedes Feld verfügt außerdem über einen entsprechenden Index, durch den es mit einer bestimmten Unterzeichnerin bzw. einem bestimmten Unterzeichner verknüpft wird. Beispiel: Unterzeichnerin bzw. Unterzeichner 1 kann auf alle Felder zugreifen, die für Unterzeichnerin bzw. Unterzeichner 1 gekennzeichnet sind.
Diese Indexnummern basieren auf der Position der einzelnen Empfangenden auf der Seite Senden (die erste Empfangspartei ist Index 1, die zweite ist Index 2 usw.). Wenn Signierreihenfolge muss eingehalten werden aktiviert ist, können diese Indizes zur besseren Übersicht einfach angezeigt werden.
Wenn du diese Beziehung verstehst, kannst du gewährleisten, dass die Empfangenden nur mit den für sie vorgesehenen Feldern interagieren, wodurch der Signiervorgang reibungsloser und besser organisiert abläuft.
Jedes Feld ohne Unterzeichnendenindex steht allen Empfangenden zur Verfügung, die es ausfüllen möchten (bis es ausgefüllt ist; dann wird es wie die anderen ausgefüllten Felder gesperrt).
Wenn du im Workflow Designer eine Abfolge der Empfangenden erstellst, werden Unterzeichnendenindizes von oben nach unten und von links nach rechts zugewiesen.
Wenn also oben sowohl die Unterzeichnerin oder der Unterzeichner als auch die die zweite Unterzeichnerin oder der zweite Unterzeichner angezeigt werden:
- Die unterzeichnende Person, die sich am linken Rand befindet, wird Unterzeichnerin bzw. Unterzeichner 1.
- Die als Zweites unterzeichnende Person auf der rechten Seite wird Unterzeichnerin bzw. Unterzeichner 2.
Sie können zwar parallel signieren, doch durch diese Indizes interagiert jede empfangende Partei nur mit den für sie vorgesehenen Feldern (Signer1-Felder für die unterzeichnende Person, Signer2-Felder für die als Zweites unterzeichnende Person).
Die Vertriebsmitarbeiterin bzw. der Vertriebsmitarbeiter („Sales Rep“) signiert als Drittes, nachdem die Unterzeichnerin bzw. der Unterzeichner und die zweite Unterzeichnerin bzw. der zweite Unterzeichner fertig sind.
Die Genehmigung einer Führungskraft („Exec Approval“) wird als Viertes angefordert, nachdem die Person aus dem Vertrieb die Vereinbarung signiert hat.
Die Bezeichnungen der empfangenden Parteien („Signer“, „Co Signer“, „Sales Rep“ usw.) wirken sich nicht darauf aus, welche Felder zugewiesen werden. Dies sind von den Admins definierte Namen, die Benutzenden dabei helfen, die Workflow-Vorlage schnell zu verstehen.
Mit dem oben entworfenen Empfangsworkflow wird eine selbstdefinierte Erstellen-Seite mit einem Empfangsabschnitt erstellt, der wie unten gezeigt aussieht.
(Auf der selbstdefinierten Erstellen-Seite ist die Reihenfolge deutlicher, obwohl die Indexnummern nicht angezeigt werden.)
Beim Erstellen eines Formulars wird jedes Feld einem bestimmten Signaturindex zugewiesen, indem zuerst eine teilnehmende Person ausgewählt und dann die Felder für diese teilnehmende Person platziert werden.
Jede teilnehmende Person ist zur besseren Übersichtlichkeit farbcodiert, sodass leicht zu erkennen ist, welche Felder zu wem gehören.
