Adobe Sign zum Senden von Vereinbarungen mithilfe von Chatter- oder Salesforce1-Anwendungen konfigurieren

Sie können Vereinbarungen von der Startseite, dem Opportunity-, Account- oder Kontaktfeed über die Adobe Sign-Publisher-Aktion zur Signatur senden. Die Adobe Sign-Aktion wird sowohl in der mobilen Chatter-App als auch in der Salesforce1-App – sowie in den mobilen Versionen – verwendet. 

Adobe Sign für Chatter

Adobe Sign für Salesforce ist Chatter-kompatibel. So erhalten Sie in folgenden Situationen Chatter-Updates in Echtzeit:

  • Versenden, Anzeigen, Signieren, Ablehnen, Annullieren oder Nichtzustellung der Vereinbarung
  • Ablauf der Vereinbarung oder Senden von Erinnerungen
  • Erhalt einer Vereinbarung, die Sie unterzeichnen müssen

So bleiben Sie mit Chatter-Updates zu Vereinbarung, Konto, Vertrag und Opportunity auf dem Laufenden. Arbeiten Sie über das gesamte Unternehmen hinweg zusammen, um mehr Geschäfte abzuschließen.

Sie können Vereinbarungen auch direkt aus Chatter-Publisher-Aktionen heraus versenden.

Anweisungen für Chatter-Statusupdates einrichten

Nach der Installation von Adobe Sign für Salesforce können Sie konfigurieren, welche Chatter-Updates Sie Ihren Benutzern anzeigen lassen möchten.

1. Navigieren Sie zu Setup > Einrichten > Entwickeln > Benutzerdefinierte Einstellungen.

○ Wählen Sie Adobe Sign-Chatter-Einstellungen aus.

○ Klicken Sie auf Verwalten.

○ Klicken Sie auf Neu

○ Konfigurieren Sie die erforderlichen Einstellungen. Eine Liste der unten aufgeführten Einstellungen finden Sie unter Benutzerdefinierte Chatter-Einstellungen.

Sie sollten nur einen Satz von Chatter-Einstellungen für Ihr Unternehmen definieren. Sie können die Einstellungen auch benennen. 

2. Aktivieren Sie Salesforce, damit Unterzeichner in Ihrem Unternehmen persönliche Chatter-Nachrichten erhalten können, wenn ihnen ein Dokument zum Signieren vorliegt. Hierzu müssen Sie wie folgt eine neue Remotesite erstellen:

a. Navigieren Sie zu Setup > Verwalten > Sicherheitskontrollen > Remotesite-Einstellungen.

b. Klicken Sie auf Neue Remotesite.

c. Geben Sie einen eindeutigen alphanumerischen Remotesite-Namen ein.

► Er muss mit einem Buchstaben beginnen.

► Er darf Unterstriche enthalten, jedoch nicht auf einen Unterstrich enden.

► Unterstriche dürfen nicht direkt nebeneinander stehen.

► Der Name darf keine Leerzeichen enthalten.

d. Geben Sie eine Remotesite-URL an, indem Sie den ersten Teil Ihrer Webseiten-URL (z. B. https://abchostname.salesforce.com) mit der Salesforce-Organisationsdomäne kopieren. Diese URL kann zwischen verschiedenen Organisationen abweichen. Stellen Sie also sicher, dass Sie die richtige URL für Ihre Organisation eingeben.

Remote-URL konfigurieren

e. Klicken Sie auf Speichern.

 

3. Vergewissern Sie sich wie folgt, dass Chatter-Feeds für den Vereinbarungsdatensatz aktiviert sind:

a. Navigieren Sie zu Setup > Einrichten > Anpassen > Chatter > Feedverfolgung.

b. Klicken Sie auf Vereinbarung und klicken Sie auf Feedverfolgung aktivieren.

Feedverfolgung aktivieren

c. Klicken Sie auf Speichern.

Chatter sollte nun aktiviert sein, sodass Benutzer nun Chatter-Updates zur Verfolgung ihrer Vereinbarungen erhalten.

Aus Chatter senden

Sie können Vereinbarungen von der Startseite, dem Opportunity-, Account- oder Kontaktfeed über die Adobe Sign-Publisher-Aktion zur Signatur senden. In der mobilen App Salesforce1 oder der mobilen Browsererfahrung wird die gleiche Adobe Sign-Aktion verwendet. Da beim Senden aus Chatter dieselbe Adobe Sign-Aktion wie bei Salesforce verwendet wird, können Sie die Anleitung zur Salesforce1-Einrichtung im nächsten Abschnitt befolgen, um die Adobe Sign-Aktion wie folgt im Chatter-Feed einzurichten.

Senden aus Chatter

Benutzerdefinierte Chatter-Einstellungen

Navigieren Sie zu Setup > Einrichten > Entwickeln > Benutzerdefinierte Einstellungen.

Adobe Sign-Chatter-Einstellungen wird angezeigt, wenn Sie Adobe Sign für Chatter in Ihrer Organisation installiert haben. Diese Einstellungen bestimmen, wo Chatter-Updates gepostet werden und welche Ereignisse ein Chatter-Update auslösen. Sie sollten nur einen Satz von Chatter-Einstellungen für Ihr Unternehmen definieren. Sie können die Einstellungen auch benennen.

  • Adobe Sign-Chatter-Updates aktivieren: Aktivieren Sie diese Einstellung, um Chatter-Updates für Adobe Sign-Vereinbarungen zu aktivieren.
  • In Kundendatensatz posten: Hierdurch werden Chatter-Updates für Adobe Sign-Vereinbarungen im zugehörigen Kundendatensatz gepostet.
  • In Vereinbarungsdatensatz posten: Hierdurch werden Chatter-Updates für Adobe Sign-Vereinbarungen im Vereinbarungsdatensatz gepostet.
  • Bei Vertragsdatensatz posten: Hierdurch werden Chatter-Updates für Adobe Sign-Vereinbarungen im zugehörigen Vertragsdatensatz gepostet.
  • In Opportunity-Datensatz posten: Hierdurch werden Chatter-Updates für Adobe Sign-Vereinbarungen im zugehörigen Opportunity-Datensatz gepostet.
  • Bei Vereinbarungsstornierung posten: Hierdurch werden Chatter-Updates gepostet, wenn die Vereinbarung annulliert wird.
  • Bei Vereinbarungsablehnung posten: Hierdurch werden Chatter-Updates gepostet, wenn die Vereinbarung abgelehnt wird.
  • Bei Vereinbarungsablauf posten: Hierdurch werden Chatter-Updates gepostet, wenn die Vereinbarung abläuft.
  • Bei Vereinbarungssendung posten: Hierdurch werden Chatter-Updates gepostet, wenn die Vereinbarung versendet wird.
  • Bei sign. oder genehm. Vereinb. posten: Hierdurch werden Chatter-Updates gepostet, wenn die Vereinbarung signiert und genehmigt wird.
  • Bei Vereinbarungsanzeige posten: Hierdurch werden Chatter-Updates gepostet, wenn die Vereinbarung angezeigt wird.
  • Bei nicht zugest. Empf.-E-Mail posten: Hierdurch werden Chatter-Updates gepostet, wenn die E-Mail an den Empfänger nicht zugestellt werden kann.
  • Bei Erinnerung posten: Hierdurch werden Chatter-Updates gepostet, wenn Erinnerungen gesendet werden.
  • Benachr. zum Sign. von Vereinb. senden: Hierdurch werden private Chatter-Nachrichten an den Unterzeichner gesendet, wenn die Vereinbarung seine Signatur erfordert.

Adobe Sign für Salesforce1 Mobile

Bevor Sie Vereinbarungen mithilfe von Salesforce1 senden, müssen Sie die Option aktivieren und Adobe Sign als Publisher-Aktion in den globalen Publisher-Layouts und dem Layout für die Objekte (z. B. Leads, Accounts, Kontakte, Opportunities) hinzufügen.

So aktivieren Sie Salesforce1:

1. Navigieren Sie zu Setup > Verwalten> Mobile Administration > Salesforce1 > Salesforce1-Einstellungen.

a. Stellen Sie sicher, dass Salesforce1-Anwendung für mobile Browser aktivieren aktiviert ist.

b. Klicken Sie auf Speichern.

Salesforce1-Anwendung für mobile Browser aktivieren

Um die Adobe Sign-Publisher-Aktion der Startseite von Salesforce1 und dem Chatter-Feed hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Einrichten > Erstellen > Globale Aktionen > Publisher-Layouts.
  2. Klicken Sie für „Globales Layout“ auf die Aktion Bearbeiten.
  3. Ziehen Sie bei ausgewählter Option Schnellaktionen die Aktion Adobe Sign in den Abschnitt Schnellaktionen im Publisher des Layouts.
  4. Klicken Sie auf Speichern.
Publisher-Layouts

Um die Adobe Sign-Publisher-Aktion den Objekten Opportunity, Account oder Kontakt hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Einrichten > Anpassen > {Object} > Seitenlayout.
    1.    Hierbei steht {Object} für ein Konto, einen Kontakt oder eine Opportunity.
  2. Klicken Sie für „{Object}-Layout“ auf die Aktion Bearbeiten.
  3. Ziehen Sie bei ausgewählter Option Schnellaktion das Element Adobe Sign {Object}_Publisher_Action in den Abschnitt Schnellaktionen im Publisher.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Adobe Sign-Publisher-Aktion

Verwenden von Vereinbarungsvorlagen mit Publisher-Aktion „Senden“

Sie können Vereinbarungsvorlagen mit Publisher-Aktionen des Adobe Sign-Managers verwenden, um aus der mobilen Salesforce1-App bzw. aus der mobilen Browserversion heraus leistungsstarke End-to-End-Workflows zu ermöglichen.

  • In einer Vereinbarungsvorlage können Sie angeben, ob die Vorlage beim Senden aus Chatter heraus verfügbar sein soll. Passen Sie hierzu die Option Für Veröffentlichungsaktionen verfügbar an.
Vorlage für Publisher-Aktionen verfügbar machen
  • Sofern aktiviert, ist beim Senden aus der Adobe Sign Manager-Publisher-Aktion des angegebenen Masterobjekts (z. B. Lead, Konto, Kontakt, Opportunity, Vertrag) die Vereinbarungsvorlage verfügbar. Wenn mehr als eine Vereinbarungsvorlage für das entsprechende Objekt aktiviert ist, wird eine Dropdownliste angezeigt, in der der Absender eine Vorlage auswählen kann. 
Beispiel für Senden aus Chatter
  • Wenn das Masterobjekt in der Vereinbarungsvorlage leer ist, aber Sie es für Publisher-Aktionen verfügbar machen, kann es hierdurch angezeigt werden, wenn Absender die Adobe Sign-Aktion im Startseiten-Chatter-Feed oder den primären Aktionssatz der Salesforce1-Startseite verwenden.
  • Wenn Sie Automatisch senden für Ihre Vereinbarungsvorlage aktiviert haben, sendet Adobe Sign die Vereinbarung unmittelbar nach Betätigen der Schaltfläche „Senden“. 

Verwendung der Adobe Sign-Aktion „Senden“ aus Salesforce1

Wenn Sie die Adobe Sign-Publisher-Aktion aktiviert haben, können Sie über die Startseite oder das entsprechende Objekt (z. B. eine Opportunity) darauf zugreifen – direkt aus der mobilen Salesforce1-App für iOS und Android. Klicken Sie einfach auf die Auslassungspunkte (...) in Salesforce1 und dann auf das Symbol des Adobe Sign-Managers, um den neuen Vereinbarungsdatensatz anzuzeigen. 

Salesforce1-Hauptseite

Klicken Sie auf die Adobe eSign Manager-Aktion, um einen neuen Vereinbarungsdatensatz aufzurufen. 

Adobe eSign Manager auswählen

Wenn eine Vereinbarungsvorlage eingerichtet wurde, wird der neue Datensatz mit den entsprechenden Informationen aus der Vorlage vorausgefüllt. 

Adobe eSign Manager

Sie können aus Salesforce1 heraus auch persönliche Signaturen einholen, indem Sie im entsprechenden Vereinbarungsdatensatz auf die Schaltfläche „Hostsignatur“ klicken. So können Sie Ihr Gerät dem Unterzeichner überreichen, damit dieser das Dokument ausfüllen und signieren kann. Darüber hinaus können alle Chatter-Updates bezüglich der Vereinbarung in Salesforce1 verfolgt werden. 

Hostsignatur aus Salesforce1

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