Die Adobe Sign-Funktion „Gründe für die Unterschrift“ steht auf der Enterprise-Ebene des Diensts zur Verfügung.

Beschreibung

Die Funktion Gründe für die Unterschrift ermöglicht Unterzeichnern anzugeben, warum sie die Vereinbarung unterschreiben. Diese Art von Informationen sind für einige Arbeitsabläufe erforderlich (z. B. zur Einhaltung der Vorschrift „Title 21 CFR Part 11“), die Funktion ist jedoch auf Wunsch für alle Konten auf Enterprise-Ebene verfügbar.

Gründe können erforderlich oder optional sein.

Das Feld für den Grund kann auf elektronische oder digitale Unterschriftsfelder angewendet werden. Felder für Initialen sind nicht eingeschlossen.

Die Gründe können aus einer vom Adobe Sign-Administrator vordefinierten Liste ausgewählt werden oder in ein Freitextfeld eingegeben werden. 

Hinweis:

Die Funktion Gründe für die Unterschrift ist nur auf der Seite „Bio-Pharma-Einstellungen“ verfügbar, die vom Support oder Ihrem CSM aktiviert werden muss.


Und so funktioniert's

Wenn die Funktion Gründe für die Unterschrift aktiviert ist, werden Unterzeichner direkt nach dem Unterschreiben per Tastatureingabe, von Hand oder durch Hochladen des Unterschriftsbilds aufgefordert, einen Grund für die Unterschrift anzugeben. Die Unterschrift wird in einem neuen Fenster angezeigt, das eine der folgenden Möglichkeiten bietet:

  • Ein Freitextfeld, in das die Unterzeichner einen eigenen Grund eingeben können
custom_reason_capture
  • Eine Dropdownliste der zulässigen Gründe (wie in Adobe Sign definiert)
reason_pick-list

Hinweis:

Wenn beide Optionen aktiviert sind, enthält die Auswahlliste einen Zeileneintrag zur Angabe eines benutzerdefinierten Grunds (siehe oben).

 

Sobald der Grund angegeben wurde, klickt der Unterzeichner auf OK und der Vorgang zum Ausfüllen/Unterschreiben des Formulars wird wie gewohnt fortgesetzt.

Bei beiden Optionen wird ein Unterschriftsblock erzeugt, in dem die Unterschrift und rechts daneben der Grund angezeigt werden:

custom_reason_signatureblock
signer_signatureblock

 

Bei beiden Optionen wird der Grund in der CSV-Berichtsdatei für die Vereinbarung angezeigt:

custom_signatureexportdatalinkandcontent


Optionen zur Konfiguration

Es gibt vier auswählbare Optionen in Bezug auf die Erfassung des Grunds für die Unterschrift.

Die ersten beiden geben an, ob die Angabe eines Grunds im Unterschriftsvorgang möglich ist. Bei elektronischen und digitalen Unterschriften wird dies getrennt aktiviert:

  • Unterzeichnern erlauben, einen Grund für die Unterschrift bei E-Signatur-Arbeitsabläufen anzugeben: Wendet das Feld für den Grund auf elektronische Unterschriftsfelder an.
  • Unterzeichnern erlauben, einen Grund für die Unterschrift bei cloudbasierten digitalen Unterschrifts-Arbeitsabläufen anzugeben: Wendet das Feld für den Grund auf digitale Unterschriftsfelder an.

 

Wenn eine Unterschrift erlaubt ist, muss der Unterzeichner nicht unbedingt einen Grund angeben.

Wenn Sie jedoch die Angabe eines Grunds für die Unterschrift ermöglichen, müssen Sie entweder eine Liste mit Gründen definieren oder zulassen, dass ein benutzerdefinierter Grund eingegeben wird.

 

Die zweiten beiden Einstellungen ermöglichen die Steuerung der angewendeten Gründe:

  • Unterzeichner auffordern, einen Grund für die Unterschrift anzugeben: Wenn diese Option aktiviert ist, müssen alle Unterzeichner (externe und interne) einen Grund angeben.
  • Unterzeichnern erlauben, ihren eigenen Grund für die Unterschrift anzugeben: Ermöglicht Unterzeichnern, ihren eigenen Grund in ein Textfeld einzugeben.
    • Wenn keine vordefinierte Liste mit den Gründen erstellt wurde, muss diese Einstellung aktiviert werden, sofern Gründe für die Unterschrift erlaubt sind.
feature_options

 

Unterhalb der auswählbaren Optionen befindet sich die Liste der definierten Gründe.

Wenn benutzerdefinierte Gründe nicht zulässig sind, muss diese Liste mindestens einen Eintrag enthalten.

 

Um einen neuen Grund hinzuzufügen, klicken Sie auf das Pluszeichen. 

create_new_reason

 

Eine Überlagerung zeigt das Dialogfeld „Erstellen“ an und ermöglicht es Ihnen, den Grund zu konfigurieren. Es gibt drei Elemente für den Grund:

  • Titel des Grunds für die Unterschrift: Name des Datensatzes für den Grund. 
    • Wird angegeben, um das Sortieren von Gründen zu erleichtern, die in verschiedenen Sprachen angegeben sein können.
  • Beschreibung des Grunds für die Unterschrift: Dies ist der eigentliche Text, der in den Unterschrifts- und Prüfbericht eingefügt wird. 
    • Der Text für den Grund ist auf maximal 128 Zeichen begrenzt.
    • Der Unterzeichner sieht den vollständigen Text im Auswahlfenster.
  • Sprache: Nur Gründe, mit einem übereinstimmenden Sprachwert für die Umgebung des Unterzeichners werden als Optionen angezeigt. Wenn Sie Vereinbarungen unter Verwendung des französischen Gebietsschemas senden, können nur die entsprechend gekennzeichneten Gründe für die französische Sprache ausgewählt werden.
    • Wenn der Unterzeichner ein Gebietsschema verwendet, für das kein übereinstimmender vordefinierter Grund vorhanden ist, wird ein benutzerdefinierter Grund akzeptiert.

 

Sobald der Grund ordnungsgemäß konfiguriert ist, klicken Sie auf Speichern.

Der Grund ist für alle Unterzeichner sofort verfügbar.

configure_reason

 

Um einen Grund in der Liste zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie einmal auf den Grund, um ihn auszuwählen.

Die Optionen „Bearbeiten“ und „Löschen“ werden oben links im Abschnitt angezeigt:

edit_or_delete_areason


Aktivierung oder Deaktivierung

Diese Funktion kann auf Kontoebene vom Adobe Sign-Kontoadministrator aktiviert werden.

Einstellungen auf Gruppenebene sind zulässig und überschreiben die Werte auf Kontoebene. 

 

Um auf die Optionen zuzugreifen, navigieren Sie zu: Konto > Kontoeinstellungen > Bio-Pharma-Einstellungen

navigate_to_reasonsforsigningsettings


Zu berücksichtigende Punkte

  • Unterschriftsgründe können für digitale und elektronische Unterschriftsfelder verwendet werden.
    • Jeder Unterzeichner kann nur über ein digitales Unterschriftsfeld und über mehrere elektronische Unterschriftsfelder verfügen.
  • Unterschriftsgründe können nicht angewendet werden, wenn nur ein Stempel als Unterschrift verwendet wird.

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