Signierreihenfolge der Empfänger einrichten

Die Unterzeichner empfangen und signieren das Dokument in derselben Reihenfolge, in der ihre E-Mail-Adressen in das Feld „An:“ eingegeben wurden. Nachdem der letzte Unterzeichner den Signaturprozess abgeschlossen hat, erhalten alle Beteiligten eine E-Mail mit der Nachricht „... wurde signiert und archiviert“, an die die unterzeichneten PDF-Dateien angehängt sind.

Arbeitsablauf für die parallele Signatur

Klicken Sie auf In beliebiger Reihenfolge ausfüllen, um einen parallelen Arbeitsablauf zu starten.

Alle Empfänger erhalten das Dokument gleichzeitig und können es in beliebiger Reihenfolge signieren. Nachdem der letzte Unterzeichner den Signaturprozess abgeschlossen hat, erhalten alle Beteiligten eine E-Mail mit der Nachricht „... wurde signiert und archiviert“, an die die unterzeichneten PDF-Dateien angehängt sind.

Hybrid-Arbeitsablauf

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Ein Hybrid-Arbeitsablauf ist eine Instanz der Signierreihenfolge, entsprechend derer in einem oder mehreren Schritten zwei oder mehr Teilnehmer gleichzeitig Zugriff auf das Dokument erhalten. Alle Unterzeichner/Genehmiger dieses Schritts müssen zuerst ihren Aufgaben nachkommen, bevor der nächste Schritt beginnt.

Das obige Bild zeigt einen aus drei Schritten bestehenden Signaturzyklus:

• Schritt 1 ist fclarke@gmail.com. Wenn die Vereinbarung zur Unterzeichnung versendet wird, wird nur fclarke benachrichtigt. Nachdem fclarke das Dokument signiert hat, folgt der nächste Schritt.
• Bei Schritt 2 handelt es sich um den hybriden Schritt. Wie du siehst, haben alle drei Empfänger dieselbe Nummer (2). Das bedeutet, dass Adobe Acrobat Sign alle Empfänger gleichzeitig benachrichtigt.  Diese können ihre Signaturen in beliebiger Reihenfolge anwenden. Bevor jedoch der nächste Schritt im Signaturzyklus beginnen kann, müssen alle Empfänger die Signatur abgeschlossen haben.
• Schritt 3 betrifft wiederum nur einen Empfänger, dieses Mal jedoch einen Genehmiger (statt der Füllerspitze wird ein Häkchen angezeigt). Sobald der Empfänger aus Schritt 3 den Vertrag genehmigt hat, ist der Prozess abgeschlossen. Der Vertrag gilt nun als vollständig verarbeitet und alle Beteiligten erhalten eine Kopie des Vertrags im PDF-Format.

Um eine Hybrid-Gruppe zu erstellen, gib die E-Mail-Adressen der jeweiligen Parteien wie für einzelne Empfänger ein. Klicke dann auf das Feld mit der E-Mail-Adresse eines Empfängers und ziehe es auf ein anderes Feld in der Hybrid-Gruppe. Am Bildschirm wird die Meldung angezeigt, dass du nun eine Hybrid-Gruppe erstellst. Wenn du bei der Nummerierung der Empfänger manuell denselben Wert festlegen, wird ebenfalls eine Hybrid-Gruppe erstellt.

Empfängergruppen

Empfängergruppen sind dann hilfreich, wenn Sie die Zustimmung eines Teams bzw. einer Firma benötigen, nicht jedoch die einer bestimmten Person in dieser Gruppe. Jedes Mitglied der Gruppe ist berechtigt, Dokumente im Namen der gesamten Gruppe zu signieren bzw. zu genehmigen. 

Das obige Beispielbild zeigt einen aus drei Schritten bestehenden Signaturzyklus:

• Die Person aus Schritt 1 (MaxMustermann) ist ein Unterzeichner. Dieser wird unmittelbar nach Senden des Vertrags darüber benachrichtigt, dass seine Signatur erforderlich ist.  Nach der Signatur durch MaxMustermann wird Schritt 2 des Vertrags eingeleitet.
• Schritt 2 betrifft eine aus Genehmigern bestehende Empfängergruppe mit der Bezeichnung „Personalabteilung“. Die Gruppe umfasst vier Personen mit jeweils unterschiedlichen Überprüfungsprozessen (nur als Beispiel). Sobald einer der identifizierten Empfänger seine Genehmigung erteilt hat, wechselt der Vertrag in den dritten Schritt.
• Schritt 3 bezieht sich auf einen einzelnen Unterzeichner. Nach dieser letzten Signatur ist der Vertrag vollständig verarbeitet; alle Beteiligten werden benachrichtigt und erhalten eine Kopie des Vertrags im PDF-Format.

Um eine Empfängergruppe zu erstellen, klicken Sie oben rechts im Empfängerfeld auf den Link „Empfängergruppe hinzufügen“. So erstellen Sie den Container, in dem Sie darauf den Gruppennamen und die möglichen Empfänger eingeben müssen.

Alle Mitglieder der Empfängergruppe erhalten eine abschließende Kopie des signierten Vertrags im PDF-Format – selbst wenn sie nicht direkt beteiligt waren.

Optionen für die Signaturreihenfolge konfigurieren

Ein Kontoadministrator kann die standardmäßige Signierreihenfolge einstellen oder diese Option für den Absender entfernen.

Navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Signierreihenfolge oder Empfängergruppen.