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Vorlagenbibliotheken ermöglichen Benutzern, wiederverwendbare, interaktive Dokumente zu erstellen. Bei diesen Dokumenten kann es sich um einfache Formen wie ein einzelnes Signaturfeld (z. B. eine Vertraulichkeitsvereinbarung) oder um hoch komplexe Formulare handeln (z. B. Steuer-/Onboarding-Dokumente).

Überall dort, wo du dieselbe Datei zur Festlegung einer Vereinbarung verwendest, kannst du eine Vorlage erstellen, welche die Bereitstellung des Dokuments an den Unterzeichner beschleunigt, die Konsistenz in der endgültigen signierten Vereinbarung gewährleistet und auf passive Weise sicherstellt, dass dein Team immer mit der aktuellen Version des Dokuments arbeitet.

Vorlagen können auf zwei Arten definiert werden: Formularfeld-Ebenen und Dokumente.

  • Formularfeld-Ebenen sind nur die Felder, die auf die hochgeladene Datei angewendet werden. Die ideale Wahl für Unternehmen, die Vereinbarungen mit benutzerdefiniertem Inhalt, aber standardisiertem Format, dynamisch erstellen. Laden Sie die Datei einfach hoch und wenden Sie die Feldebene an, um alle Felder mit ein paar Klicks zu platzieren.
  • Dokumente beinhalten die Stammdatendatei zusätzlich zu den Feldern. Dokumente mit Standardformulierungen, in denen keine dynamischen Inhalte vorkommen, sind hierfür am besten geeignet, z. B. Steuerformulare, Bewerbungen und Vertraulichkeitsvereinbarungen.
Hinweis:

Der Benutzer, der die Vorlage erstellt, ist der Eigentümer des Objekts.

Nur der Eigentümer kann die Vorlage bearbeiten oder die Berechtigungsebene anpassen, es sei denn, die Vorlage wird für seine Gruppe oder Organisation freigegeben.

  • Wenn die Vorlage für die Organisation freigegeben wurde, können Administratoren auf Kontoebene die Vorlage im Abschnitt Freigegebene Bibliotheken ihres Administratormenüs bearbeiten.
  • Wenn die Vorlage für die Gruppe freigegeben ist, können die Administratoren dieser Gruppe die Vorlage im Abschnitt Freigegebene Bibliotheken ihres Administratormenüs bearbeiten.
    • Administratoren auf Kontoebene haben ebenfalls Zugriff auf alle Dokumente, die für Gruppen freigegeben sind.

Administratoren auf Kontoebene und Administratoren der Gruppe, der der ursprüngliche Ersteller angehört, können das Eigentum an einer Vorlage an einen anderen Benutzer übertragen.

Erstellen einer Bibliotheksvorlage

  1. Um eine Bibliotheksvorlage zu erstellen, navigiere zur Registerkarte Start und wähle dann Wiederverwendbare Vorlage erstellen aus.

    Die Startseite mit hervorgehobener Kachel „Wiederverwendbare Vorlage erstellen“.

  2. Die Konfigurationsseite Bibliotheksvorlage erstellen wird geladen.

    Gib den Namen der Vorlage in das Feld Vorlagenname ein.

    Wenn du nicht explizit einen Namen für die Vorlage eingibst, erhält das Feld den Namen des ersten zugefügten Dokuments.

  3. Verschiebe deine Dateien per Drag-and-Drop in den Bereich Dateien oder klicke auf den Link Dateien hinzufügen in der oberen rechten Ecke des Felds Dateien, um dein System zu durchsuchen.

    Auf Wunsch können mehrere Dateien beigefügt werden, um eine größere Vorlage zu erstellen.

  4. Konfiguriere den Vorlagentyp:

    • Wiederverwendbares Dokument: Diese Option speichert das gesamte Dokument, den Inhalt und die Formularfelder.
    • Wiederverwendbare Formularfeldebene: Diese Option speichert lediglich die Formularfeldebene, die für ein anderes Dokument verwendet werden soll (anderer Inhalt mit demselben Layout).
    • Beides: Es stehen beide Vorlagen zur Verfügung.
    Hinweis:

    Du kannst den Vorlagentyp jederzeit ändern, indem du die Vorlageneigenschaften bearbeitest.

  5. Konfiguriere, wer diese Vorlage verwenden kann.

    Diese Einstellung bietet basierend auf der hochladenden Person Zugriff auf die Vorlage:

    • Nur ich: Mit dieser Option ist die Vorlage nur für die hochladende Person verfügbar.
    • Ausgewählte Gruppen (nur Enterprise) – Bei Enterprise-Konten kann eine Vorlage mit mehreren Gruppen verknüpft werden. Wenn die Option nicht verfügbar ist, wende dich an deine Administratorin bzw. deinen Administrator, um die Aktivierung der Option anzufordern.
    • Alle Benutzenden in meiner Gruppe: Die Vorlage auf Gruppenebene freizugeben, erstellt eine logische Verknüpfung zwischen der Vorlage und der Gruppe, zu der die hochladende Person aktuell gehört. Alle Mitglieder der Gruppe haben Zugriff auf die Vorlage.
      • Die Benutzenden, die die Vorlage hochgeladen haben, in eine andere Gruppe zu verschieben, hebt diese Verbindung zwischen Vorlage und Gruppe nicht auf.
      • Admins auf Kontoebene und Gruppenebene aus der Gruppe der benutzenden Person können die Vorlage im Menü Freigegebene Bibliotheken bearbeiten.
      • Wenn du die Gruppenbeziehung der Vorlage änderst, kann von der vorherigen Gruppe nicht mehr auf die Vorlage zugegriffen werden. Dies hat jedoch keine Auswirkungen auf Vereinbarungen, die bereits mit der Vorlage gesendet wurden.
      • Bei Konten, in denen Benutzende in mehreren Gruppen aktiviert ist, wird ein Dropdown-Feld zur Auswahl der Gruppe angezeigt, mit der die Vorlage beim Senden verknüpft werden soll.
    • Alle Benutzenden in meiner Firma: Alle Benutzenden im Konto haben Zugriff auf diese Vorlage und können sie verwenden.
    Hinweis:

    Die verantwortliche Person für eine Vorlage kann die Vorlage immer löschen.

    Nur der Eigentümer der Vorlage und Gruppen-/Kontoadministratoren können Vorlagen bearbeiten.

    Andere Benutzer können die Vorlage bearbeiten, nachdem sie auf einen Vertrag angewendet wurde, indem sie während des Sendevorgangs Vorschau und Signatur hinzufügen wählen.  Damit werden die Eigenschaften der Vorschau für den jeweiligen Vertrag geändert, die ursprüngliche Vorlage jedoch nicht.

  6. Wähle Vorschau und Signatur hinzufügen, um die Vorlage in die Authoring-Umgebung zu senden.

    Die Seite „Erstellen einer Bibliotheksvorlage“ mit den erweiterten Vorlageneigenschaften.

  7. Die Drag-&-Drop-Entwicklungsumgebung wird geöffnet. Ziehe Felder aus der rechten Navigationsleiste an die gewünschten Stellen im Dokument.

    Hinweis:

    Die platzierten Felder werden standardmäßig dem ersten Empfänger zugewiesen. Du kannst ändern, wem die platzierten Felder zugewiesen werden, indem du die Dropdown-Liste Empfänger aufrufen und den ausgewählten Empfänger änderst.

    Die Authoring-Umgebung zur Vorlagenerstellung mit dem hervorgehobenen und im Formular platzierten Signaturfeld.

  8. Speichere die Vorlage nach Fertigstellung

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