Um eine Bibliotheksvorlage zu erstellen, klicken Sie auf die Registerkarte Start und wählen Sie dann Wiederverwendbare Vorlage erstellen aus.
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Übersicht
Vorlagenbibliotheken ermöglichen Benutzern, wiederverwendbare, interaktive Dokumente zu erstellen. Bei diesen Dokumenten kann es sich um einfache Formen wie ein einzelnes Signaturfeld (z. B. eine Vertraulichkeitsvereinbarung) oder um hoch komplexe Formulare handeln (z. B. Steuer-/Onboarding-Dokumente).
Überall dort, wo Sie dieselbe Datei zur Festlegung einer Vereinbarung verwenden, können Sie eine Vorlage erstellen, welche die Bereitstellung des Dokuments an den Unterzeichner beschleunigt, die Konsistenz in der endgültigen signierten Vereinbarung gewährleistet und auf passive Weise sicherstellt, dass Ihr Team immer mit der aktuellen Version des Dokuments arbeitet.
Vorlagen können auf zwei Arten definiert werden: Formularfeld-Ebenen und Dokumente.
- Formularfeld-Ebenen sind nur die Felder, die auf die hochgeladene Datei angewendet werden. Die ideale Wahl für Unternehmen, die Vereinbarungen mit benutzerdefiniertem Inhalt, aber standardisiertem Format, dynamisch erstellen. Laden Sie die Datei einfach hoch und wenden Sie die Feldebene an, um alle Felder mit ein paar Klicks zu platzieren.
- Dokumente beinhalten die Stammdatendatei zusätzlich zu den Feldern. Dokumente mit Standardformulierungen, in denen keine dynamischen Inhalte vorkommen, sind hierfür am besten geeignet, z. B. Steuerformulare, Bewerbungen und Vertraulichkeitsvereinbarungen.
Hinweis:
Der Benutzer, der die Vorlage erstellt, ist der Eigentümer des Objekts.
Nur der Eigentümer kann die Vorlage bearbeiten oder die Berechtigungsebene anpassen, es sei denn, die Vorlage wird für seine Gruppe oder Organisation freigegeben.
- Wenn die Vorlage für die Organisation freigegeben wurde, können Administratoren auf Kontoebene die Vorlage im Abschnitt Freigegebene Bibliotheken ihres Administratormenüs bearbeiten.
- Wenn die Vorlage für die Gruppe freigegeben ist, können die Administratoren dieser Gruppe die Vorlage im Abschnitt Freigegebene Bibliotheken ihres Administratormenüs bearbeiten.
- Administratoren auf Kontoebene haben ebenfalls Zugriff auf alle Dokumente, die für Gruppen freigegeben sind.
Administratoren auf Kontoebene und Administratoren der Gruppe, der der ursprüngliche Ersteller angehört, können das Eigentum an einer Vorlage an einen anderen Benutzer übertragen.
Bibliotheksvorlage erstellen
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Die Konfigurationsseite Bibliotheksvorlage erstellen wird geladen.
Geben Sie den Namen der Vorlage in das Feld Vorlagenname ein.
Wenn Sie nicht explizit einen Namen für die Vorlage eingeben, erhält das Feld den Namen des ersten zugefügten Dokuments.
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Verschieben Sie Ihre Dateien per Drag & Drop in den Bereich Dateien oder klicken Sie auf den Link Dateien hinzufügen in der oberen rechten Ecke des Felds Dateien, um Ihr System zu durchsuchen.
Auf Wunsch können mehrere Dateien beigefügt werden, um eine größere Vorlage zu erstellen.
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Konfigurieren Sie den Vorlagentyp:
- Wiederverwendbares Dokument: Diese Option speichert das gesamte Dokument, den Inhalt und die Formularfelder.
- Wiederverwendbare Formularfeldebene: Diese Option speichert lediglich die Formularfeldebene, die für ein anderes Dokument verwendet werden soll (anderer Inhalt mit demselben Layout).
- Beides: Es stehen beide Vorlagen zur Verfügung.
Hinweis:Sie können den Vorlagentyp jederzeit ändern, indem Sie die Vorlageneigenschaften bearbeiten.
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Konfigurieren Sie Wer kann diese Vorlage verwenden?
Diese Einstellung bietet basierend auf dem hochladenden Benutzer Zugriff auf die Vorlage:
- Nur ich: Mit dieser Option ist die Vorlage nur für den hochladenden Benutzer verfügbar..
- Alle Benutzer in meiner Gruppe: Die Vorlage auf Gruppenebene freizugeben erstellt eine logische Verknüpfung zwischen der Vorlage und der Gruppe, zu der der hochladende Benutzer aktuell gehört. Alle Mitglieder der Gruppe haben Zugriff auf die Vorlage..
- Durch Verschieben des Benutzers, der die Vorlage hochgeladen hat, in eine andere Gruppe wird die Verbindung zwischen Vorlage und Gruppe nicht aufgehoben.
- Administratoren auf Kontoebene und Gruppenebene aus der Gruppe des Benutzers können die Vorlage im Menü Freigegebene Bibliotheken bearbeiten.
- Für Konten, bei denen die Benutzer in mehreren Gruppen aktiviert sind, wird ein Dropdown-Feld zur Auswahl der Gruppe angezeigt, mit der die Vorlage verknüpft werden soll.
- Alle Benutzer in meiner Firma: Jeder Benutzer im Konto hat Zugriff auf diese Vorlage und kann sie verwenden.
- Ein Administrator auf Kontoebene kann die Vorlage im Menü Freigegebene Bibliotheken bearbeiten
Hinweis:Der Eigentümer einer Vorlage kann die Vorlage immer löschen.
Nur der Eigentümer der Vorlage und Gruppen-/Kontoadministratoren können Vorlagen bearbeiten.
Andere Benutzer können die Vorlage bearbeiten, nachdem sie auf einen Vertrag angewendet wurde, indem sie während des Sendevorgangs Vorschau und Signatur hinzufügen wählen. Damit werden die Eigenschaften der Vorschau für den jeweiligen Vertrag geändert, die ursprüngliche Vorlage jedoch nicht.
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Klicken Sie auf Vorschau und Signatur hinzufügen, um die Vorlage in die Authoring-Umgebung zu senden.
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Die Drag-&-Drop-Entwicklungsumgebung wird geöffnet. Ziehen Sie Felder aus der rechten Navigationsleiste an die gewünschten Stellen im Dokument.
Hinweis:Die platzierten Felder werden standardmäßig dem ersten Empfänger zugewiesen. Sie können ändern, wem die platzierten Felder zugewiesen werden, indem Sie die Dropdown-Liste Empfänger aufrufen und den ausgewählten Empfänger ändern.
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Klicken Sie, nachdem Sie die gewünschten Felder hinzugefügt haben, auf Speichern.
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