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Dernière mise à jour le
13 mars 2024
Comment télécharger les données de champ saisies par les destinataires des accords à partir de la page Gérer
Présentation
Les accords qui collectent des données de champ auprès des destinataires peuvent exporter ces données au format .csv à l’aide d’une action sur la page Gérer.
Les modèles de bibliothèque et formulaires web (collectivement appelés modèles) sont des modèles (parents) qui génèrent des accords individuels (enfants). À ce titre, ils collectent les données de champ pour chaque accord généré à partir du modèle.
L’accès aux données de champ est limité au propriétaire de l’accord et au propriétaire du modèle (qu’ils soient ou non le même utilisateur).
Remarque :
télécharger ainsi des données de champ est une solution tactique.
Des rapports plus complets peuvent être générés depuis l’onglet Rapports.
Exportation des données d’un accord
Tous les accords qui ont collecté le contenu de champs de données proposent une option permettant de télécharger les données de champ.
Quelques règles s’appliquent à cette opération :
- L’accord doit comporter des champs de données ajoutés par un destinataire. Les champs Signature et Informations sur le signataire ne sont pas pris en compte.
- S’il n’existe aucun champ de données ou si aucun champ n’a encore été renseigné, l’option de téléchargement n’est pas visible
- Un accord peut afficher l’option de téléchargement quel que soit son statut.
- Les accords Partagés avec l’administrateur de groupe ou de compte (individuellement ou par partage utilisateur/groupe) permettent d’accéder à l’option de téléchargement.
- Le partage d’accès à un utilisateur non administrateur ou à un administrateur qui n’a pas d’autorité sur le propriétaire de l’accord n’affichera pas l’option de téléchargement.
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Accédez à la page Gérer.
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Sélectionnez l’accord.
- Le rail de droite s’ouvre pour afficher les actions.
-
Sélectionnez l’action Télécharger les données du champ de formulaire :
Le fichier csv de sortie contient un enregistrement de ligne par destinataire :
- Données de l’accord :
- Terminé : horodatage du moment où l’accord a été terminé.
- AgreementID : numéro d’identification unique de l’accord.
- Données du destinataire :
- E-mail : adresse électronique du destinataire en titre.
- Rôle : rôle du destinataire.
- Prénom : prénom (renseigné si connu).
- Nom : nom de famille (renseigné si connu).
- Titre : titre associé au destinataire (renseigné soit par la valeur du champ, soit par un compte actif).
- Entreprise : entreprise du destinataire (renseignée via la valeur du champ ou le compte actif).
- E-mail : adresse électronique du destinataire en titre.
- Données de champ personnalisées : tous les champs de données que les auteurs d’accord ajoutent au document sont répertoriés dans la section après les données du destinataire.
Exportation des données d’un modèle de bibliothèque/d’un formulaire web
Les modèles ont leurs propres règles :
- Les modèles affichent toujours l’option de téléchargement de données, même si aucun champ de données ne leur est appliqué.
- Les modèles Partagés ne permettent pas d’accéder à l’option de téléchargement sur la page Gérer.
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Accédez à la page Gérer.
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Sélectionnez Modèles (ou Formulaires web).
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Sélectionnez le modèle.
- Le rail de droite s’ouvre pour afficher les actions.
-
Sélectionnez l’action Télécharger les données du champ de formulaire :
Le fichier csv de sortie contient :
- Données de l’accord :
- Nom de l’accord : le nom sous lequel l’accord a été envoyé (potentiellement différent du nom du modèle).
- Terminé : horodatage du moment où l’accord a été terminé.
- AgreementID : numéro d’identification unique de l’accord.
- Nom de l’accord : le nom sous lequel l’accord a été envoyé (potentiellement différent du nom du modèle).
- Données du destinataire :
- E-mail : adresse électronique du destinataire en titre.
- Rôle : rôle du destinataire.
- Prénom : prénom (renseigné si connu).
- Nom : nom de famille (renseigné si connu).
- Titre : titre associé au destinataire (renseigné soit par la valeur du champ, soit par un compte actif).
- Entreprise : entreprise du destinataire (renseignée via la valeur du champ ou le compte actif).
- E-mail : adresse électronique du destinataire en titre.
- (Facultatif) Données de champ personnalisées : tous les champs de données que les auteurs de modèles ajoutent au document sont répertoriés dans la section après les données du destinataire.
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