Guide d'utilisation Annuler

Guide de prise en main d’Adobe Acrobat Sign

 

Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout d’un utilisateur
    2. Ajout d’utilisateurs en masse
    3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
    4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
    5. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
      1. Comptes techniques - Pilotés par API
      2. Comptes de service - Pilotés manuellement
    6. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    7. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    8. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    9. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    10. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    11. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    12. Changement d’identité d’utilisateur
    13. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    14. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    15. Profils de produit
    16. Expérience de connexion
  3. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Workflows de signature automatique
      3. Envoi en masse
      4. Formulaires web
      5. Workflows d’envoi personnalisés
      6. Workflows Power Automate
      7. Documents de bibliothèque
      8. Collecte des données de formulaire avec les accords
      9. Visibilité limitée de documents
      10. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
      11. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      12. Insertion d’une image dans l’e-mail
      13. Fichiers joints à un e-mail nommés
      14. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      15. Fusion de plusieurs documents en un seul
      16. Chargement d’un document signé
      17. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      18. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      19. Autorisation de signature
      20. Autorisation d’envoi
      21. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      22. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      23. Définition d’un format de date par défaut
      24. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      25. Autorisations d’administrateur de groupe
      26. Remplacement du destinataire
      27. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      28. Dans les messages et les conseils sur les produits
      29. PDF accessibles
      30. Nouvelle expérience de création
      31. Client du secteur de la santé
    3. Configuration du compte
      1. Ajout d’un logo
      2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
      3. Ajout du nom de l’entreprise
      4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Refus de signer
      8. Autorisation des processus avec tampons
      9. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      10. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      11. Affichage des messages lors de la signature électronique
      12. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      13. Adresse IP des signataires requise
      14. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
      5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
      1. Passerelle d’identités numériques
      2. Politique de vérification d’identité
    8. Paramètres de rapport
      1. Nouvelle expérience de rapport
      2. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      4. Rôles autorisés du destinataire
      5. Groupes de destinataires
      6. Champs requis
      7. Ajout de documents en pièces jointes
      8. Aplatissement du champ
      9. Modification des accords
      10. Nom de l’accord
      11. Langues
      12. Messages privés
      13. Types de signature autorisés
      14. Rappels
      15. Protection par mot de passe des documents signés
      16. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Mot de passe à usage unique par e-mail
        4. Authentification Acrobat Sign
        5. Authentification téléphonique
        6. Signature numérique dans le cloud
        7. Authentification fondée sur les connaissances
        8. Pièce d’identité officielle
        9. Rapports d’identité des signataires
      17. Protection du contenu
      18. Activation des transactions Notarize
      19. Expiration du document
      20. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      21. Ordre de signature
      22. Liquid Mode
      23. Commandes de workflow personnalisé
      24. Options de chargement pour la page de signature électronique
      25. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
    11. Modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Activer les notifications sans lien
      6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  4. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Biffure d’un utilisateur
      3. Biffure des accords d’un utilisateur    
    4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    5. Clients du secteur de la santé
    6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    7. Accords « placés dans le coffre »
    8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  5. Téléchargement d’accords en masse
  6. Dépôt de votre domaine
  7. Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Options du destinataire
    1. Annulation d’un rappel par e-mail
    2. Options de la page de signature électronique
      1. Vue d’ensemble de la page de signature électronique
      2. Ouverture d’un accord pour le lire sans champs
      3. Refus de signer un accord
      4. Délégation de l’autorité de signature
      5. Redémarrage de l’accord
      6. Téléchargement d’un PDF de l’accord
      7. Affichage de l’historique de l’accord
      8. Affichage des messages de l’accord
      9. Conversion d’une signature électronique en signature manuscrite
      10. Conversion d’une signature manuscrite en signature électronique 
      11. Navigation dans les champs de formulaire
      12. Effacement des données des champs de formulaire
      13. Agrandissement de la page de signature électronique et navigation dans la page
      14. Modification de la langue utilisée dans les outils et informations de l’accord
      15. Consultation des informations juridiques
      16. Réglage des préférences d’Acrobat Sign en matière de cookies
  2. Envoi les accords
    1. Présentation de la page Envoyer
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Ordre de signature des destinataires
    6. Envoi en masse
      1. Vue d’ensemble de la fonction Envoi en masse
      2. Envoi en masse - destinataires manuels
      3. Envoi en masse - chargement CSV
      4. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      5. Ajout de rappels à l’Envoi en masse
      6. Rapports pour l’Envoi en masse
  3. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectation des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Images intégrées
        3. Tampons
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations des champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés
    5. FAQ sur la création
  4. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
  5. Gérer les accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Accords de délégation
    3. Remplacement des destinataires
    4. Limitation de la visibilité des documents
    5. Annulation d’un accord
    6. Création de nouveaux rappels
    7. Vérification des rappels
    8. Annulation d’un rappel
    9. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
  6. Rapport d’audit
  7. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données
      1. Création d’une exportation de données
      2. Modification d’une exportation de données
      3. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      4. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  4. Workflows Power Automate
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    4. Création d’un flux (exemples)
    5. Déclencheurs utilisés pour les flux
    6. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    7. Gestion des flux
    8. Modification des flux
    9. Partage des flux
    10. Désactivation ou activation des flux
    11. Suppression des flux
    12. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  5. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  6. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2.  Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
  4. Autres intégrations
    1.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4.  Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Obtention d’une clé d’intégration

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API
  2. Webhooks
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API

Assistance et dépannage

  1. Ressources pour le Service clientèle 
  2. Ressources pour le succès client de grands comptes 

Bienvenue dans Adobe Acrobat Sign.

Avant de commencer à utiliser Adobe Acrobat Sign, passez en revue les bases abordées dans ce document. L’objectif de ce guide est de vous familiariser avec Acrobat Sign et les fonctionnalités à votre disposition en tant qu’utilisateur.

Ce guide traite de tous les processus importants d’Acrobat Sign et présente son interface utilisateur. Si nécessaire,
vous trouverez dans l’Aide d’Acrobat Sign des informations plus détaillées. Si vous êtes connecté à Internet, cliquez sur les liens situés dans les encadrés gris qui commencent par le texte « Obtenez des informations supplémentaires… » afin d’accéder aux rubriques d’aide correspondantes. 

Remarque :

Le cas échéant, les caractéristiques et fonctions spécifiques aux niveaux de service de l’entreprise sont indiquées. Ce guide présente les caractéristiques et fonctions disponibles pour le plus haut niveau de contrat de licence, à savoir Acrobat Sign pour Grands comptes. Pour déterminer votre type de licence, rendez-vous sur la page Mon profil. Si vous avez des questions sur les fonctionnalités auxquelles vous donne droit votre licence, contactez votre responsable du succès client ou l’assistance Adobe Acrobat Sign.

Acrobat Sign est une application hautement personnalisable offrant un large éventail de fonctionnalités, qui peuvent s’appliquer ou non à vos pratiques commerciales. L’administrateur de votre compte ou de votre groupe peut avoir désactivé certaines des options présentées. Si vous avez besoin d’une fonctionnalité à laquelle vous n’avez pas accès, contactez l’administrateur de votre groupe ou de votre compte. Notre service prend en charge différentes configurations pour différents groupes. Ainsi, même s’il convient de désactiver une fonctionnalité pour un groupe, il est possible de l’activer pour un autre.

 

D’ici la fin de ce guide, tous les workflows d’envoi standard d’Acrobat Sign vous seront familiers. Vous saurez également comment gérer vos accords et générer des rapports afin de rester informé des accords terminés et de ceux toujours en cours.

Personnalisation de votre compte

Lors de votre première connexion à Acrobat Sign, prenez quelques instants pour passer en revue vos informations personnelles. Celles-ci sont utilisées dans plusieurs modèles. Il est donc primordial qu’elles soient exactes.

  • Pour ouvrir le menu, placez le curseur de la souris dans l’angle supérieur droit de l’écran, puis cliquez sur Mon profil.

La page de profil contient les valeurs spécifiques utilisées par Acrobat Sign lors de la personnalisation de vos transactions. Voici les plus importantes :

  • Votre nom complet : utilisé dans les communications électroniques et dans votre signature par défaut.
  • Votre fonction : le cas échéant, renseigne automatiquement le champ Fonction.
  • Nom de votre entreprise : utilisé dans les communications électroniques, il doit s’agir de la dénomination sociale complète de votre entreprise.
  • Fuseau horaire – Heure/Date : pour plus de clarté lors de l’exécution de rapports, des tampons seront diffusés dans votre fuseau horaire.

Pour modifier ces valeurs, cliquez sur le bouton Modifier le profil, apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.

Modification de Mon profil

Après avoir configuré vos informations personnelles, jetez un œil aux autres préférences personnelles répertoriées à gauche de l’écran.   Ces options, qui vous sont propres en tant qu’utilisateur, peuvent s’avérer une automatisation utile :

  • Mon profil : vos informations d’identification personnelles.
  • Jetons d’accès : si vous êtes développeur, vos jetons d’API sont définis et répertoriés à cet endroit.
  • Intégration Twitter : envoyez un tweet quand un accord est terminé.
  • Mon texte de fin d’e-mail : ajoutez un pied de page personnalisé (texte brut) en bas de vos modèles de courrier électronique lors de l’envoi de nouveaux accords.
  • Délégation automatique : déléguez automatiquement à la partie désignée les accords Acrobat Sign qui vous sont envoyés pour signature. Similaire à un processus de transfert « Absence du bureau » pour les accords Acrobat Sign.
  • Mes notifications : configurez les types d’événements/alertes pour lesquels vous souhaitez être notifié par Acrobat Sign, ainsi que la manière dont vous souhaitez être averti. Vous pouvez recevoir un e-mail en temps réel ou consigner l’événement et configurer des rapports tous les jours ou toutes les semaines. (Les événements se déclenchent lorsque quelque chose se produit. Les alertes se déclenchent lorsque rien ne se produit pendant le délai échu.)
  • Notifications partagées : si le compte d’un autre utilisateur est partagé avec vous, vous pouvez personnaliser les événements et alertes pour lesquels vous souhaitez être informé.
  • Ma signature : chargez une image de votre signature et de votre paraphe. Les fichiers PNG permettent d’obtenir de meilleurs résultats.
  • Préférences de langue : deux paramètres sont disponibles sous cet en-tête :
    • Ma préférence de langue : ce paramètre définit la langue que vous allez utiliser dans l’application web
      Acrobat Sign. 
    • Langue de signature : ce paramètre définit la langue utilisée par défaut pour les notifications par courrier électronique et le processus de signature guidé du destinataire.
  • Afficher les autres comptes : si vous avez besoin de consulter les accords dans le compte d’un autre utilisateur, vous pouvez en faire la demande à cet endroit. Une liste répertorie alors tous les comptes consultés. Ce paramètre est en lecture seule.
  • Partager mon compte : si vous avez besoin de partager votre compte avec une autre personne, désignez qui peut consulter vos accords à cet endroit. Ces utilisateurs pourront uniquement consulter vos accords. Ils ne peuvent pas les signer, les annuler ni les déléguer.

Aperçu page par page

La Page d’accueil est la première page à laquelle la plupart des utilisateurs se connectent. (L’administrateur de votre compte peut également configurer la page Envoyer comme page d’entrée.)

Page d’accueil

La page d’accueil se compose des sections ci-après, qui vous offrent un aperçu et un accès rapides à la plupart des fonctionnalités d’Acrobat Sign :

  • En cours : compteur des accords que vous avez créés et qui sont encore en cours.
    • Cliquez sur le compteur pour ouvrir la page Gérer avec un filtre sélectionnant uniquement les accords en cours.
    • Le compteur En cours n’inclut pas les accords En attente :
  • En attente : compteur qui recense tous les accords attendant actuellement une action de votre part.
    • Cliquez sur le compteur pour ouvrir la page Gérer avec un filtre sélectionnant uniquement les accords en attente d’une intervention de votre part.
  • Événements et alertes : cliquez sur le compteur pour ouvrir la page Notifications dans l’onglet des événements.
  • Demander des signatures : lien rapide vers la page Envoyer qui permet aussi de démarrer le processus en joignant un document de bibliothèque ou en lançant un workflow personnalisé (si votre compte le permet).
  • Démarrer depuis la bibliothèque : vous permet de sélectionner un modèle de bibliothèque ou un workflow pour démarrer un nouvel accord.
  • Autres actions : liste d’autres actions courantes.
    • Remplir et signer un document : option utilisée lorsque vous devez signer un document, puis l’envoyer à une autre partie. Par exemple, des formulaires d’impôt ou des autorisations de sortie.
    • Publier un formulaire web : les formulaires web sont des documents/formulaires auxquels les clients peuvent accéder pour générer un document signé en suivant un lien ou que vous pouvez intégrer à votre site web. Par exemple, une demande d’adhésion ou un formulaire d’inscription sur votre site web.
    • Envoyer en masse : processus permettant d’envoyer un document pour signature individuelle à des centaines de personnes. Chaque personne reçoit son propre accord requérant uniquement sa signature. Par exemple, les accords relatifs au code de conduite annuel.
    • Créer un modèle réutilisable : cette option permet de créer un modèle de document ou de champs pour une utilisation répétée. Les modèles peuvent être enregistrés pour votre usage personnel ou celui du groupe, ou pour l’ensemble du compte.
    • Gérer et suivre tous les accords : vous dirige vers la page Gérer.
    • Améliorer votre compte : le bouton Améliorer votre compte ouvre une petite boîte de dialogue dont le contenu varie en fonction du niveau d’autorisation de l’utilisateur :
      • Les utilisateurs sont amenés à la page Ma signature pour créer leur signature.
      • Les administrateurs de groupe sont amenés à la page de configuration du compte pour charger un logo pour leur groupe.
      • Les administrateurs de compte sont amenés à la page de configuration du compte pour configurer le nom de la société, le nom d’hôte et le logo.
    • Obtenir de l’aide : les utilisateurs peuvent accéder au contenu d’aide en libre-service en cliquant sur le point d’interrogation situé dans l’angle supérieur droit des fenêtres d’Acrobat Sign.  Le fait de cliquer sur le point d’interrogation affiche un sous-menu indiquant les options suivantes :
      • Guide de l’utilisateur : ouvre un nouvel onglet pour accéder au guide de l’utilisateur Adobe Acrobat Sign.
      • Tutoriels : ouvre un nouvel onglet pour accéder aux tutoriels vidéo d’Adobe Acrobat Sign.
      • Contacter l’assistance : ouvre le portail d’assistance permettant de contacter un assistant par e-mail, chat et téléphone.
        • Les options d’assistance varient en fonction du niveau de service du compte client.
        • Les demandes de modification des paramètres ou d’un compte ou de recherche sur une transaction donnée (ou dans tout autre contenu utilisateur) doivent être effectuées par un administrateur du compte Acrobat Sign.
      • Notes de mise à jour : lien vers les notes de mise à jour.
Menu Obtenir de l’aide

La page Envoyer permet de configurer et d’envoyer de nouveaux accords ad hoc. Elle contient cinq sections fonctionnelles à configurer :

  1. Envoyer à partir de groupe (comptes avec fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes activée uniquement) : le sélecteur de groupe définit les options configurables et les modèles disponibles pour l’accord. Configurez d’abord cette option, car la réinitialisation du groupe actualise la page et supprime toutes les configurations précédentes.
  2. Destinataires : les destinataires sont les personnes qui doivent interagir avec votre accord. Il existe plusieurs types de « destinataires ». Les options disponibles sont définies par l’administrateur de votre compte.
  3. Message : nom de l’accord et message que vous souhaitez transmettre aux destinataires.
  4. Options : ces options permettent de contrôler l’accord.
  5. Fichiers : sélectionnez à cet endroit les documents à envoyer pour signature.
Page Envoyer

Si vous avez participé à un accord Acrobat Sign en tant qu’expéditeur, destinataire ou même partie mise en copie carbone, il est disponible sur votre page Gérer.  Cette page est un portail d’accès à tous les accords liés à votre compte d’utilisateur ; elle est conçue en vue d’atteindre deux objectifs : trouver l’accord que vous souhaitez consulter et effectuer des tâches de gestion pour cet accord.

Le corps principal de la page est la liste de vos accords, filtrée par état dans le volet de gauche (En cours, En attente, Terminé, Annulé, Expiré et Brouillon). Les filtres de modèle sont également disponibles juste en dessous des filtres d’accord (Modèles, Formulaires web et Envoi en masse).

Les filtres de saisie de texte en haut de la page peuvent vous aider à retrouver les documents individuels en recherchant l’e-mail, le nom de l’accord, le nom d’un destinataire (si connu par le système), la date, les notes, etc.)

Page Gérer

Des rapports réguliers peuvent vous aider à évaluer rapidement la progression de vos documents et ce qui requiert votre attention. Les rapports peuvent être personnalisés de manière à se déclencher n’importe quel jour à n’importe quelle heure, afin de limiter la portée de tous les accords à certains documents désignés.

Interface de la page Rapports

Cadrans de rapports obtenus

Envoi d’accords

Acrobat Sign permet l’envoi de documents et la collecte de signatures et d’approbations. Chaque client a ses propres exigences en ce qui concerne les personnes qui doivent interagir avec le document et l’ordre dans lequel elles doivent le faire. Découvrez les nombreuses fonctionnalités de flux de travail disponibles dans la page Envoyer. 

Page Envoyer

Si l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG) est activée dans le compte que vous utilisez, sélectionnez le groupe auquel vous souhaitez envoyer le formulaire d’accord avant de configurer l’accord.

  • La définition de la valeur Groupe charge les propriétés et les modèles associés au groupe que vous pouvez choisir.
  • Lors de la modification du groupe, vous remarquerez que la page est actualisée. Tout contenu saisi sera effacé lors de cette actualisation.

Si le menu déroulant Envoyer à partir de ne figure pas en haut de la page, la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes n’est donc pas activée.

Sélecteur de groupe

Définissez les destinataires et l’ordre dans lequel ils peuvent interagir avec le document.

  • La configuration d’accords avec plusieurs signataires suit le même processus que la configuration pour un seul signataire, à ceci près que le nombre de destinataires est plus important. Ajoutez-les et configurez-les selon vos besoins.
  • Il est permis d’ajouter plusieurs fois une même adresse e-mail dans l’accord (par exemple, si une personne effectue des actions à différentes étapes du processus).

Le bouton bascule situé en haut de la section Destinataires vous permet de sélectionner l’ordre de signature de base :

  • Si l’option Remplir dans l’ordre est activée (comme illustré ci-dessus), le processus de signature d’une étape de signature à la suivante est séquentiel ; les destinataires sont numérotés pour indiquer l’ordre exact de participation.
    • Les flux de signature hybrides commencent comme flux de travail séquentiel (Remplir dans l’ordre).
  • Si l’option Remplir dans n’importe quel ordre est activée, plusieurs signatures peuvent être apposées en parallèle et les destinataires ne sont pas numérotés, ce qui signifie qu’il n’existe aucun ordre de participation spécifique.

Deux liens figurent à droite du bouton bascule de l’ordre de signature :

  • M’ajouter : cliquez sur ce lien pour vous ajouter en tant que prochain destinataire dans l’ordre de participation.
  • Ajouter un groupe de destinataires : cliquez sur ce lien pour créer un groupe de destinataires dans lequel une personne doit participer au nom de l’ensemble du groupe. Par exemple, créez un groupe pour l’équipe des RH, dans lequel une seule personne de l’équipe doit signer l’accord.
Remarque :

Pour modifier l’ordre des destinataires, cliquez sur leur nom et faites-les glisser à l’emplacement voulu ou renumérotez-les directement.

 

Chaque destinataire est associé à cinq éléments :

A. Ordre de participation : si l’option Remplir dans l’ordre est activée, l’ordre de participation indique clairement à quel moment chaque destinataire doit interagir avec l’accord.

B. Rôle : comment le destinataire est-il le mieux caractérisé ?

C. Adresse électronique : adresse électronique d’identification du destinataire utilisée pour la communication électronique avec ce dernier, y compris pour lui demander une signature.

D. Méthodes d’authentification : comment le destinataire doit-il être authentifié ? Voulez-vous utiliser l’authentification en deux étapes ?

E. Message privé (facultatif) : l’expéditeur peut saisir des instructions individuelles pour chaque destinataire, qui s’afficheront lorsque le destinataire consulte l’accord.

 

Cliquez sur le lien Afficher Cc situé sous la liste des destinataires pour ajouter les adresses électroniques des personnes qui doivent consulter l’accord en copie carbone (Cc), sans qu’elles ne disposent des droits nécessaires pour le signer ou l’approuver. 

Un flux de travail « hybride » est une instance de l’ordre de participation séquentiel dans laquelle, pour une ou plusieurs étapes, deux destinataires ou plus ont accès au document simultanément. Tous les signataires/approbateurs de l’étape « parallèle » doivent remplir leur partie avant que le processus séquentiel ne puisse passer à l’étape suivante.

Les groupes de destinataires sont utiles lorsque vous nécessitez la validation d’une équipe ou d’une organisation, mais pas d’un individu spécifique au sein de ce groupe. Tous les membres du groupe sont autorisés à signer ou à approuver l’accord au nom de l’ensemble du groupe. 

La section Message comprend deux champs qui peuvent considérablement augmenter vos chances de réussite.

Dans le champ Nom de l’accord, entrez une chaîne qui identifiera l’accord. Cette chaîne renseignera la ligne d’objet du courrier électronique aux destinataires (surlignée en jaune ci-dessous) et servira également de valeur de nom sur la page Gérer. L’attribution d’un nom unique et évocateur à l’accord permettra à vos destinataires d’identifier plus facilement votre courrier électronique et de simplifier toute éventuelle recherche de l’accord de votre part.

Remarque :

Si aucun nom n’est attribué à l’accord avant que le document ne soit joint, le nom du premier fichier joint est utilisé comme nom de l’accord. Cette valeur peut être modifiée tant que l’accord n’a pas été envoyé.

 

Le champ Message de l’accord est un champ de texte brut dans lequel vous pouvez saisir des instructions ou des commentaires nécessaires (surlignés en vert ci-dessous). Ce message apparaît dans le courrier électronique Veuillez signer envoyé à tous les destinataires (contrairement au message privé, qui ne s’affiche que pour le destinataire pour lequel il est configuré).

E-mail de vérification et signature avec le nom et le message

Modèles de message

Les clients de niveau Grands comptes ont accès aux modèles de messages configurés par votre administrateur. Ces modèles de messages sont directement liés à la fonctionnalité Langue du destinataire de la section Options. Par conséquent, si vous sélectionnez « Espagnol » dans le menu déroulant des langues, tous vos modèles en espagnol s’affichent.  

Remarque :

Si vous sélectionnez une langue à laquelle aucun modèle n’est associé, l’option Modèle de message n’apparaît pas sur la page Envoyer.

La section Options vous permet de mieux contrôler l’accord après son envoi :

  • Protection par mot de passe : exigez des destinataires qu’ils saisissent un mot de passe pour ouvrir et afficher le fichier PDF signé. Ce mot de passe est défini par l’expéditeur et doit être communiqué hors bande. Acrobat Sign n’enregistre pas ce mot de passe. Ne l’oubliez pas !
  • Échéance : spécifiez le nombre de jours après lequel l’accord sera arrivé à expiration et ne pourra plus être rempli.
  • Définir un rappel : définissez la fréquence (quotidienne ou hebdomadaire) des rappels à envoyer tant que l’accord n’est pas rempli. Seuls les destinataires actuels en seront notifiés.
  • Langue du destinataire : sélectionnez la langue à utiliser dans les courriers électroniques envoyés aux destinataires et durant le processus de signature.
    • Ce paramètre permet également de définir les modèles de messages visibles si votre compte est configuré pour les utiliser.

Dans la section Fichiers, vous pouvez joindre les documents à la transaction.

Pour le processus de signature, Acrobat Sign combine tous les documents en un seul accord au format PDF, en fonction de l’ordre dans lequel les documents sont répertoriés. Les documents peuvent être réorganisés par un simple glisser-déplacer.

Vous pouvez joindre des fichiers en les sélectionnant dans la bibliothèque Acrobat Sign ou dans Google Docs, Box.net, Dropbox ou OneDrive, en les chargeant depuis votre système local à l’aide de la recherche de fichiers ou par glisser-déposer dans la zone Fichiers.

Types de fichiers acceptés : Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Fichiers

Aperçu et ajout de champs de signature

La case à cocher Prévisualiser et ajouter des champs de signature est située juste en dessous de la liste Fichiers. Cette option permet d’ouvrir les documents que vous avez chargés et d’y placer des champs de formulaire, au besoin. 

Vous devriez au moins placer les champs de signature, mais vous pouvez aussi utiliser de nombreux autres champs pour créer des formulaires complexes.

Remarque :

Si aucun champ de signature n’est placé, Acrobat Sign ajoute automatiquement une nouvelle page afin que les signatures soient apposées à la fin du document.

L’envoi d’un document à un seul destinataire est l’un des flux de travail les plus courants. Il s’agit également d’une excellente manière de découvrir le processus de base. Voici ce dont vous avez besoin :

  • L’adresse électronique du destinataire
    • Elle doit être différente de celle que vous utilisez pour vous connecter (vous ne pouvez pas vous envoyer l’accord).
  • Un document ou un fichier que vous souhaitez faire signer
Demander des signatures

Envoi à plusieurs destinataires

Les mêmes étapes s’appliquent à l’envoi d’un accord à plusieurs destinataires, à deux différences près :

  • Vous devez ajouter chaque destinataire sur sa propre ligne dans la section Destinataires, dans l’ordre de signature souhaité.
  • Lorsque vous placez un champ, vous devez indiquer quel destinataire doit y avoir accès en double-cliquant sur le champ et en définissant la valeur Destinataire.

Environnement de signature

Exercez-vous au processus de signature afin de comprendre le résultat final des configurations effectuées par l’expéditeur.

1. Le destinataire reçoit un courrier électronique dans sa boîte de réception.

○ La ligne d’objet commence par Signature requise sur {nom du document}.

2. L’accord s’ouvre en cliquant sur le bouton Vérifier et signer.

E-mail de vérification et signature

3. L’accord s’ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur.

Les autres options ci-après sont disponibles sur la page :

A. Options : cette liste comprend les options disponibles pour le destinataire en fonction de son rôle.

○ Lire l’accord : ouvre l’accord en lecture seule.

○ Déléguer la signature à un autre : cette option permet au destinataire de déléguer son autorité à une autre personne, tel un collègue ou un responsable.

○ Refuser de signer : cette action met fin à l’accord.

○ Imprimer, signer et télécharger : permet au signataire de convertir le workflow d’une signature électronique en signature physique. Le signataire télécharge ensuite le document signé.

○ Effacer les données du document : cette option efface le contenu des champs.

Affichage de l’historique : ouvre le rapport d’audit actuel pour consultation. 

Télécharger le PDF : télécharge la version actuelle de l’accord au format PDF.

B. Message : l’icône en forme de bulle permet d’afficher à nouveau les messages.

C. Compteur de champs requis : ce compteur indique le nombre de champs obligatoires sur le document qui n’ont pas encore été remplis. S’il clique sur ce champ, le signataire a accès aux champs obligatoires (non facultatifs) qu’il doit remplir.

D. Passage au champ suivant : cette flèche jaune permet de trouver les champs suivants si vous passez en revue un document volumineux. Tous les champs sont pris en compte, et pas seulement les champs obligatoires.

Options de signature

Ce document comprend un seul champ de signature, qui est obligatoire (comme indiqué par l’astérisque rouge). Cette option permet de parcourir les documents comportant plusieurs champs remplissables.

 

4. Pour apposer une signature, double-cliquez sur le champ pour ouvrir le panneau des signatures.

5. Entrez votre nom dans le champ situé en haut du panneau des signatures.

Vous pouvez apposer votre signature de quatre manières :

○ Entrer la signature dans la police définie (par défaut) : Acrobat Sign applique une police manuscrite au nom saisi.

○ Tracé à la main : à l’aide d’une souris, d’un stylet ou de tout autre dispositif de pointage, tracez votre signature à la main. Sur une tablette, l’utilisation de votre doigt permet d’obtenir d’excellents résultats.

○ Image : si vous possédez une image de votre signature, vous pouvez la charger.

Mobile  : l’option Mobile vous permet d’afficher le panneau de signature de votre ordinateur de bureau sur un appareil mobile pour y apposer plus simplement votre signature physiquement.

Panneau Signature

6. Cliquez sur Appliquer pour apposer votre signature dans le champ de signature et revenir au document.

7. Une fois tous les champs obligatoires remplis, cliquez sur le bouton Cliquer pour signer en évidence en bas de la fenêtre.

Pour en savoir plus sur la signature des accords, cliquez ici.

Remarque :

En bas de la page Acrobat Sign, une barre d’outils comprend des outils permettant de parcourir l’accord, d’effectuer un zoom avant ou arrière et de télécharger le document. Vous pouvez la masquer en cliquant sur la croix (X) située dans l’angle inférieur droit de l’écran. Pour afficher temporairement la barre d’outils masquée, placez votre curseur en bas de la fenêtre. 

Pour en savoir plus sur l’utilisation des commandes de zoom, cliquez ici.

Gestion des accords

La gestion des accords est un aspect important de l’utilisation d’Acrobat Sign. Utilisez la page Gérer pour suivre, traiter et personnaliser vos accords. Qu’il s’agisse d’annuler un accord ou de remplacer un signataire, ces processus vous permettent d’influencer la progression de la transaction dans le système.

La page Gérer intègre de nombreuses fonctionnalités à explorer. Pour plus de simplicité, elles peuvent être divisées en trois catégories :

A. Filtres

B. Listes d’accords

C. Outils d’accords

Sections de la page Gérer

Filtres d’accords

Les différents « dossiers » d’état sur la page classique ont été regroupés en une série de filtres plus pragmatiques qui renvoient les accords d’un type d’état donné.  Les filtres des accords dans la partie supérieure renvoient des accords en fonction de l’état actuel de l’accord.

Il existe deux états « actifs ». Chacun d’eux indique le volume du contenu entre parenthèses après le nom de l’état :

  • En cours (N) : les accords renvoyés dont l’état est En cours attendent l’action d’un participant. Les accords en attente de l’action de l’utilisateur connecté ne sont pas renvoyés.
  • En attente de votre intervention (M) : les accords en attente d’une action de l’utilisateur connecté sont capturés par le filtre En attente de votre intervention.  

 

Il existe trois états « terminaux » :

  • Terminé : accords entièrement et correctement traités.
  • Annulé : accords abandonnés pour une raison quelconque. Cela inclut : 
    • Accords annulés par l’expéditeur
    • Accords refusés par un participant
    • Accords résiliés en raison d’un échec répété d’authentification
    • Accords devenus non viables en raison d’une erreur système
  • Expiré : accords qui atteignent une date d’expiration et sont automatiquement clos.

 

Il existe un statut Version préliminaire regroupant tous les accords partiellement créés.

 

La partie inférieure de la page est dédiée aux objets « parents » du modèle.  Les accords « enfants » créés à partir de ces modèles sont filtrés ci-dessus à l’aide des filtres d’état des accords.

Les objets parents ne sont pas des accords à proprement parler ; ils servent à générer de gros volumes d’accords individuels. Ces objets parents incluent ce qui suit :

  • Modèles (bibliothèque) : tous les modèles de document et de champ disponibles dans votre bibliothèque de documents.
  • Formulaires web : auparavant désignés comme des widgets, les formulaires web sont des modèles d’accords qui peuvent être envoyés sous forme de liens ou être incorporés dans des pages web.  Les formulaires web sont amorcés par le signataire, ce qui génère un accord enfant pour chaque participant qui en remplit un.
  • Envoyer en masse : les modèles Envoyer en masse sont conçus pour produire un volume élevé d’accords individuels qui sont envoyés et signés comme un accord « ordinaire ».
Remarque :

Les utilisateurs ayant un contenu partagé par d’autres utilisateurs peuvent filtrer ce contenu en cliquant sur la flèche vers le bas en regard de Vos accords.

Le menu contextuel affiche une liste de tous les utilisateurs (et groupes lorsque le partage avancé est activé) ayant partagé un contenu avec vous.  Sélectionnez l’utilisateur et votre page Gérer se rafraîchit pour afficher le contenu de l’utilisateur sélectionné.

Listes d’accords

Le corps de la page répertorie les accords auxquels vous êtes associé. Chaque accord associé à votre adresse électronique apparaît quelque part dans la liste : les accords dont vous êtes à l’origine, les accords qui vous ont été envoyés pour signature/approbation et les accords pour lesquels vous avez été mis en copie carbone.

La liste d’accords est toujours filtrée selon le statut de document sélectionné à gauche.

Cliquez sur les en-têtes situés en haut des listes pour trier le contenu de chaque section. Cliquez à nouveau dessus pour inverser l’ordre de tri.

Les enregistrements individuels comprennent les informations suivantes :

Liste d’accords

  • Destinataire : la valeur de nom reflète le nom ou l’adresse électronique du premier destinataire qui n’est pas l’expéditeur.
    • Une adresse e-mail est utilisée si le destinataire n’a jamais signé de documents par le biais du système Acrobat Sign.
    • Une fois une valeur de nom saisie lors du processus de signature, l’adresse électronique est remplacée par le nom.
  • Société : si le premier destinataire a saisi un nom d’entreprise (par le biais d’un champ de signature ou en se connectant et en mettant à jour son profil), la valeur de nom de cette entreprise est renseignée.
    • Si vous n’intégrez pas les champs Nom de l’entreprise à vos accords, cette colonne reste majoritairement vide.
  • Titre du document : nom de votre accord.
  • Statut : lorsque le filtre En cours est sélectionné, la deuxième colonne est Statut et celui-ci doit toujours être Émis pour signature (ou Approbation, Acceptation, etc.).
  • Action : lorsque vous affichez le filtre En attente de votre intervention, la deuxième colonne indique l’action en attente (ainsi qu’un lien pour ouvrir l’accord).
  • Expéditeur : lorsque vous affichez les trois derniers statuts (Terminé, Annulé et Expiré), la deuxième colonne indique l’expéditeur d’origine de l’accord.
  • Modifié : cette date indique la date de Dernière modification, c’est-à-dire la dernière fois que l’accord a été mis à jour en tant qu’événement d’envoi ou événement de signature/approbation.

Dans le panneau Outils d’accords, vous avez accès à des commandes permettant de mieux gérer ou comprendre vos accords.

Outils d’accords

La barre de Recherche et le bouton Filtres qui l’accompagne permettent de définir des critères de recherche précis afin de trouver des accords dans un nombre de transactions qui peut rapidement devenir écrasant.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la recherche, cliquez ici >

Filtres de recherche

Filtrage des données renvoyées

Quatre filtres peuvent être utilisés individuellement ou ensemble et sont disponibles pour vous aider à réduire l’ensemble des données à une liste gérable d’enregistrements.

Filtrage par date de modification

La valeur Date de modification filtre l’horodatage le plus récent lorsqu’une action utilisateur met à jour l’accord. La valeur Date de modification est verrouillée une fois que l’accord atteint un état final (Terminé/Annulé/Expiré).

L’icône de filtre Date de modification ouvre les options permettant de réduire davantage l’ensemble de données en sélectionnant une période :

  • Toutes les dates
  • Les dernières 24 heures
  • Les sept derniers jours
  • 30 derniers jours
  • 12 derniers mois
  • Période personnalisée

Filtrage par valeurs de champ

Lorsque vous utilisez la zone de saisie Rechercher (à droite du bouton Filtres), vous pouvez appliquer un filtre à des champs individuels qui peuvent contenir des données très spécifiques ou uniques.

Les options de champ pouvant être recherchées sont les suivantes :

  • Tous les champs : valeur par défaut. Cette option recherche dans toutes les options de champ la chaîne exacte dans le champ Rechercher et renvoie le plus grand ensemble d’enregistrements.
  • Titre : limite l’ensemble de données renvoyé aux enregistrements contenant la chaîne recherchée dans le titre de l’objet (par exemple, nom de l’accord).
  • Note : limite l’ensemble de données aux enregistrements qui contiennent la chaîne recherchée dans les notes personnelles de l’utilisateur qui effectue la recherche.
  • Message : limite l’ensemble de données aux enregistrements qui contiennent la chaîne recherchée dans le champ Message ou Message privé de l’accord.
  • Noms des fichiers d’origine : analyse le nom du fichier du document d’origine téléchargé et renvoie uniquement les enregistrements qui correspondent.
  • E-mail : correspond à l’adresse e-mail d’un destinataire.
    • Ce filtre ne prend pas en compte les champs Texte définis avec une validation d’adresse e-mail.  
  • Nom complet : correspond à la valeur Nom fournie par un destinataire lors de l’application d’une signature. Si un seul nom est fourni, tous les enregistrements qui correspondent à cette valeur sont renvoyés.
    • Les valeurs Nom dépendent de ce que le destinataire saisit et peuvent ne pas correspondre aux valeurs de signature ou aux noms de profil précédents (si le destinataire possède un compte d’utilisateur Acrobat Sign).
  • Fonction : correspond aux valeurs placées dans le champ Titre.
  • Nom de l’entreprise : correspond aux valeurs placées dans le champ Société.
  • Nom du groupe de destinataires : correspond au nom du groupe de destinataires (saisi par l’expéditeur).
  • Contenu du champ de texte : correspond à la valeur exacte de n’importe quel champ de saisie Texte. Cela inclut les valeurs par défaut et les mots individuels trouvés dans de plus grands blocs de texte.

Filtrage par groupe

Les comptes pour lesquels l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée ont accès à un filtre Groupe qui limite l’ensemble de données renvoyé aux seuls accords envoyés à partir de ce groupe.

Filtrage du contenu masqué

Une option supplémentaire permettant de Rechercher dans le contenu masqué est disponible.

Lorsque l’option Rechercher dans le contenu masqué est sélectionnée, seul le contenu masqué est inclus dans le jeu de données renvoyé.

Remarque :

Lorsqu’un filtre est sélectionné, une balise s’affiche à côté de l’icône de filtre.  Une fois l’ensemble de données renvoyé, vous pouvez cliquer sur n’importe quel filtre pour le supprimer.

Rapports (niveaux de service Entreprises et Grands comptes uniquement)

La fonctionnalité Rapports permet de vérifier de quelle façon votre compte utilise Acrobat Sign. Créez vos propres rapports et obtenez une visibilité complète sur le processus de signature de vos documents, tout en vérifiant les actions de groupes ou d’utilisateurs individuels.

Pour créer un rapport, accédez à la page Rapports en cliquant sur l’onglet Rapports, puis cliquez sur le lien Créer un rapport.

 

La page Créer un rapport s’affiche :

Créer un rapport

Pour en savoir plus sur la création des rapports, cliquez ici.


Paramètres des rapports

Lorsque vous configurez un rapport, plusieurs paramètres peuvent être définis pour personnaliser les résultats. Tous les paramètres décrits ci-dessous sont disponibles. 

Date de création

La date de création est l’intervalle de temps que doit couvrir le rapport. Vous pouvez sélectionner l’un des quatre intervalles de temps prédéfinis (cette semaine, la semaine dernière, ce mois-ci, le mois dernier) ou saisir une plage de dates personnalisée.

Utilisateurs et groupes

Ce paramètre vous permet d’exécuter le rapport pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs ou groupes, ou exécuter le rapport pour tous les utilisateurs du compte.

Documents et flux de travail

Cette option permet de sélectionner des documents spécifiques à inclure dans le rapport. Les documents répertoriés dans ce champ sont les documents de bibliothèque utilisés dans l’ensemble du compte. Les documents individuels et ponctuels ne sont pas répertoriés dans ce champ. 

Nom du document

Ce paramètre permet d’inclure ou d’exclure des documents qui contiennent ou ne contiennent pas une variable donnée. Vous pouvez choisir d’inclure ou non la chaîne saisie.

Envoyer en masse

Activez ce paramètre pour inclure les accords Envoyer en masse dans le rapport généré.

Envoyer en masse

Objectifs de performance

Définissez des seuils de performance dans la vue Objectifs de performance. Les jauges qui reflètent les performances figurent dans le rapport généré.

Tester

Par défaut, ce paramètre est désactivé pour les rapports. Cliquez sur le lien des paramètres du rapport pour l’activer.

Les tests permettent de suivre l’évolution de la progression et des taux de signature des accords. 

Diagramme des accords par

Chaque option activée (par Date, Expéditeur, Groupe, Formulaire, Flux de travail et Type de signature) offre un type de graphique différent sur le rapport.

Etc.

Les paramètres de cette section permettent de modifier les graphiques du rapport généré. Modifiez ici les paramètres par défaut pour accélérer éventuellement le processus de création des rapports.

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Exécuter le rapport, le rapport est généré en fonction des paramètres définis. Vous pouvez traiter ce rapport de différentes façons.

Mettre à jour le rapport avec les données actuelles

Cliquez sur ce lien pour actualiser la page. Le nouveau rapport comprend les transactions et les activités récentes.

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Aperçu et expérience de création

L’environnement de création fournit la fonctionnalité de création de formulaires pour Acrobat Sign. En plus de placer des champs de formulaire, vous pouvez inclure des champs dont le contenu est renseigné automatiquement, par exemple les valeurs de date ou de signature du signataire (si elles sont connues) ou des champs de texte qui procèdent à la validation de leur contenu et/ou à des calculs complexes. D’autres types de champs courants sont disponibles, notamment des zones déroulantes, des cases d’option et des cases à cocher.

Procédez comme suit pour accéder à l’environnement de création :

  • Envoyez un nouveau document et activez l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature sur la page Envoyer.

 

  • Modifiez le brouillon d’un document sur la page Gérer.
Publication d’un brouillon d’accord

 

  • Création d’un nouveau modèle ou formulaire web à partir de la Page d’accueil
Création de formulaires web et de modèles

 

 

  • Modification d’un document de bibliothèque ou d’un formulaire web existant à partir de la page Gérer

○ Vous pouvez modifier uniquement les modèles que vous avez chargés. Sur l’image ci-dessous, vous pouvez constater que le second modèle a été partagé par un autre utilisateur et n’est donc pas modifiable.

 

Modifier le modèle

Une fois l’environnement de création lancé, prenez quelques instants pour identifier les cinq zones principales :

A. Modèle de champs de formulaire : cette option s’affiche seulement si vous avez créé au moins un modèle de bibliothèque de champs de formulaire.

B. Disposition et alignement des champs : cette zone contient la barre des outils de taille et d’alignement des champs de formulaire.

C. Sélection d’un destinataire (rôle) : ce menu déroulant répertorie les destinataires de l’accord.

D. Onglets de champs de formulaire : sélectionnez dans ces onglets des champs à ajouter à votre document.

E. Précédent/Réinitialiser/Enregistrer le modèle/Progression de l’enregistrement :

►Précédent : le bouton Précédent permet à l’utilisateur de revenir à la page Envoyer pour modifier le nom et le message de l’accord, les adresses électroniques des destinataires et les fichiers joints à l’accord.

Réinitialiser : supprime toutes les modifications apportées au modèle depuis son chargement ou son dernier enregistrement.

Enregistrer comme modèle : lorsque cette case est cochée, le modèle est enregistré en tant qu’objet de bibliothèque distinct une fois l’accord envoyé.  Lorsque vous cliquez sur Envoyer, l’utilisateur est invité à indiquer un nom pour le nouveau modèle.

Progression de l’enregistrement : cliquez sur ce lien pour enregistrer l’état actuel du modèle
.

Environnement de création

Modèle de champs de formulaire

Si vous avez créé un modèle de champs de formulaire pour votre document, vous pouvez le sélectionner et l’appliquer à l’aide de cet ensemble d’outils.

La liste déroulante répertorie les modèles de champs de formulaire disponibles. Vous pouvez également choisir la page à laquelle commencer à appliquer le modèle. Il est possible d’appliquer plusieurs modèles.

Modèles de champ

Obtenez des informations supplémentaires sur l’utilisation des modèles de champs de formulaire dans l’Aide d’Acrobat Sign en cliquant ici.

Disposition et alignement des champs

Cette option de menu affiche les outils permettant d’aligner et de redimensionner les champs liés les uns aux autres. Pour ajuster plusieurs champs en tant que groupe, cliquez dessus en maintenant la touche Ctrl enfoncée ou sélectionnez une zone à l’aide de la souris en maintenant la touche Maj enfoncée.

Les six icônes situées à gauche permettent d’aligner les champs en haut, sur la ligne médiane horizontale, en bas, à gauche, sur la ligne médiane verticale et à droite (comme illustré de gauche à droite). 

Les trois icônes suivantes permettent de définir la même largeur, hauteur ou les deux pour tous les champs. 

L’alignement et le dimensionnement dépendent du premier champ sélectionné.

Sélection d’un destinataire (rôle)

L’élément le plus important de la création de formulaires est sans doute l’association des destinataires aux champs qu’ils doivent renseigner. Si vous commencez par sélectionner un destinataire dans la liste Destinataires, tout champ que vous placez ensuite sur le formulaire lui sera automatiquement associé. Si vous modifiez le destinataire, tout nouveau champ placé sera alors associé à ce dernier.

Remarque :

Lorsqu’un destinataire spécifique est sélectionné, les champs qui lui sont associés sont surlignés dans le document, afin que vous puissiez facilement les identifier.

 

Une fois qu’un champ est placé sur un document, vous pouvez modifier le destinataire auquel il est associé en double-cliquant sur le champ pour ouvrir le menu correspondant, puis en sélectionnant une nouvelle option dans le menu déroulant Destinataire.

Pour en savoir plus sur les rôles des participants, cliquez ici.

Pour en savoir plus sur le rôle de pré-remplissage, cliquez ici.

Menus des champs de formulaire

Tous les champs disponibles dans Acrobat Sign apparaissent dans les menus situés dans le rail de droite de la fenêtre. Ces champs sont classés par utilisation et par type ; la plupart peuvent être ajustés à la hauteur et à la largeur exigées par votre formulaire.

Vous trouverez des informations détaillées sur les types de champs de formulaire dans l’article Types de champs.

Enregistrer comme modèle

Une fois les nouveaux champs de formulaire ajoutés à votre accord, vous pouvez enregistrer une copie de l’accord dans votre bibliothèque avant de l’envoyer pour signature.

Cliquez sur la case à cocher Enregistrer comme modèle située en bas à droite de la fenêtre de création avant de cliquer sur le bouton Envoyer pour ajouter l’accord modifié à votre bibliothèque.

Enregistrer comme modèle

 

Le document sera d’abord enregistré dans votre bibliothèque.

 

Il sera ensuite envoyé pour signature.

Zoom, réinitialisation et enregistrement/envoi

Les options restantes vous permettent d’effectuer un zoom avant et arrière sur votre document, de réinitialiser ou de supprimer tous les champs que vous avez placés ou d’enregistrer/envoyer le document dans son état actuel.

L’option Enregistrer comme modèle enregistre le formulaire en tant que nouveau modèle de bibliothèque une fois l’accord envoyé. Une fois que l’expéditeur sélectionne le bouton Envoyer, l’option permettant de nommer le modèle lui est proposée.

Il est recommandé d’enregistrer régulièrement la progression. Cependant, si vous naviguez en dehors de l’environnement de création, le document est enregistré automatiquement. Vous pouvez y accéder ultérieurement à partir de la page Gérer de la section Brouillon.

Outils de création d’envoi et d’enregistrement

Modèles de bibliothèque

Un modèle de bibliothèque est un objet réutilisable. Acrobat Sign prend en charge deux types de modèles de bibliothèque : les modèles de document et les modèles de champ de formulaire.

  • Modèles de document : un modèle de document est un document réutilisable. Les modèles de document peuvent être partagés avec d’autres utilisateurs dans votre compte, ce qui permet à plusieurs utilisateurs d’envoyer le même document sans avoir à le modifier.
  • Modèles de champs de formulaire : un modèle de champs de formulaire est un calque de champs réutilisable qui peut être appliqué à n’importe quel document. Les modèles de champs de formulaire peuvent également être partagés avec d’autres utilisateurs dans votre compte. Ils conviennent particulièrement aux situations suivantes :
    • Vous possédez une disposition de champs qui fonctionne pour plusieurs documents.
    • Vous possédez un document qui peut être envoyé de plusieurs manières différentes.
    • Vous devez passer en revue le contenu d’un document, mais les champs restent au même endroit.

Plutôt que de créer un nouveau document de bibliothèque à chaque fois qu’un document est mis à jour, il est possible d’appliquer le même calque de champs de formulaire. Vous pouvez modifier les modèles de champs de formulaire afin de faciliter les changements de disposition ou des propriétés de champs. Rappelons que tous les outils de l’environnement de création sont disponibles lors de la création d’un modèle de champs de formulaire.

 

Il est recommandé qu’un seul utilisateur (administrateur des documents) soit responsable de la création et de la gestion des modèles. Créez un compte utilisateur pour l’administrateur des documents afin d’éliminer la confusion liée aux modèles à utiliser et de contrôler les versions de vos documents réutilisables.

Nous recommandons pour ce faire d’utiliser une liste de distribution ou une adresse électronique fonctionnelle. Vous pouvez ainsi contrôler l’accès à ce compte, tout en ayant la possibilité de partager la responsabilité.

Pour en savoir plus sur l’utilisation des outils de création de modèles, cliquez ici.

1. Cliquez sur l’onglet Accueil. Cliquez ensuite sur Créer un modèle réutilisable.

Création d’un modèle de document

 

La page Créer un modèle de bibliothèque s’affiche.

 

2. Dans le champ Nom du modèle, nommez votre modèle. Ce nom peut être modifié ultérieurement si nécessaire.

3. Cliquez sur le bouton Parcourir pour accéder au fichier sur votre système local à utiliser pour créer votre modèle réutilisable. Si vous créez un document réutilisable, ce fichier et son contenu sont utilisés. Si vous créez un calque de champs de formulaire réutilisable, le contenu du fichier n’est pas inclus dans le modèle.

4. Sélectionnez l’option de modèle appropriée, à savoir Créer comme document réutilisable, Créer comme calque de champs de formulaire réutilisable ou les deux.

 

5. Sélectionnez l’option d’autorisations appropriée pour le partage du modèle.

Remarque :

Les autorisations de groupe peuvent être accordées uniquement au groupe dont vous faites actuellement partie. Vous ne pouvez pas accorder d’autorisations à d’autres groupes.

 

6. Cliquez sur le bouton Prévisualiser ou ajouter des champs. L’environnement de création s’affiche. 

Placement des champs

 

 

7. Placez les champs obligatoires destinés aux participants en les faisant glisser à partir des onglets de champs de formulaire vers le document.

8. Ensuite, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le modèle s’affiche désormais sous la section Modèles de la page Gérer. Si vous avez partagé le modèle avec des utilisateurs dans votre groupe ou dans votre organisation en leur accordant l’autorisation nécessaire, il apparaît également dans la section Modèles de leur page Gérer, ils peuvent alors l’utiliser aussi souvent qu’ils le souhaitent. 

 

Modèles de bibliothèque

Remarque :

Seul l’utilisateur qui a créé le modèle de bibliothèque peut le modifier ou le supprimer (à moins que le partage avancé ne soit activé).

Autres workflows pour les signatures

De nombreux flux de travail peuvent être utilisés pour envoyer des documents pour signature, collecter des signatures et envoyer un document signé, notamment :

  • Envoi à l’aide de « Remplir et signer »
  • Envoi à l’aide de l’option Envoyer en masse
  • Utilisation de formulaires web pour collecter les signatures 

Les sections suivantes abordent chacun de ces processus en détail.

Pour en savoir plus sur l’envoi des accords, cliquez ici.

En fonction des exigences de votre entreprise, il est possible que plusieurs destinataires doivent intervenir sur un accord. Par exemple, deux personnes doivent signer un accord, tandis qu’une autre doit l’approuver ou le déléguer à un signataire supplémentaire. Lors de l’envoi d’un accord à plusieurs destinataires, vous disposez d’options supplémentaires en ce qui concerne la manière dont l’accord doit être acheminé : dans l’ordre spécifié, en parallèle ou dans un ordre d’acheminement hybride. 

Pour en savoir plus sur l’envoi d’un accord à plusieurs signataires, cliquez ici.

Ce processus porte bien son nom. Il est utilisé dans les situations où vous êtes la seule personne à signer un document et à l’envoyer à une ou à plusieurs personnes. Par exemple, il se peut que vous deviez envoyer un formulaire fiscal signé ou un accord de non-divulgation, ou les deux, à une ou à plusieurs personnes. Vous pouvez vous envoyer le document signé, à condition de ne pas utiliser la même adresse électronique que celle dont vous vous servez pour vous connecter, puisqu’une copie du document signé est enregistrée, à laquelle vous pouvez accéder par le biais de l’onglet Gérer. Notez que la fonction « Remplir et signer » est disponible uniquement sur la Page d’accueil.

Pour en savoir plus sur l’utilisation de la fonctionnalité Remplir et signer, cliquez ici.

1. Cliquez sur Remplir et signer un document  sur la page Accueil.

Remplir et signer depuis la page d’accueil

 

3. Saisissez le Nom de l’accord.

4. Faites glissez et déposez le fichier que vous souhaitez signer ou cliquez sur le lien Ajouter des fichiers, puis recherchez et joignez le document à partir de votre système local ou lecteur réseau.

5. Cliquez sur Suivant.

Ajout de fichiers

6. La page Remplir et signer se charge.

                Placez le contenu (texte, vérifications, signatures) nécessaire.

7. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Terminé.

8. La page de post-signature s’affiche avec les options permettant d’envoyer le document, de télécharger une copie, d’afficher le document sur la page Gérer ou de signer un autre document.

Post-signature

Ce processus Envoyer en masse permet d’envoyer un document à des centaines de personnes simultanément. Chaque signataire signe sa propre copie du document, puis ces accords individuels vous sont renvoyés. Ce processus peut être utilisé pour collecter des accords de non-divulgation, des documents de RH ou des autorisations de sortie. Le lien permettant d’accéder à Envoyer en masse est disponible sur la page Accueil.

Les destinataires de l’opération Envoyer en masse peuvent être saisis en ajoutant les adresses e-mail au champ « À : » ou en chargeant un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) contenant les informations sur les destinataires. Le processus CSV vous permet de pré-remplir les données pour chaque signataire, ce qui vous donne l’opportunité de personnaliser les informations de champs pour chaque personne. Par exemple, vous pouvez personnaliser le message dans les courriers électroniques « Veuillez signer… » envoyés à chaque signataire.

Pour en savoir plus sur l’utilisation de la fonctionnalité Envoi en masse, cliquez ici.

Les formulaires web sont des documents hébergés qui peuvent être signés par toute personne y ayant accès. Ils conviennent particulièrement aux feuilles d’inscription, aux dérogations ou à tout autre document que de nombreuses personnes doivent consulter et signer en ligne.

Ils peuvent être générés sous deux formes : code JavaScript ou URL. L’option JavaScript fournit le code nécessaire pour intégrer le formulaire web dans votre site web. L’option URL fournit une adresse web hébergée par Acrobat Sign que les expéditeurs peuvent utiliser pour faire signer le document. Le lien permettant d’accéder à Créer des formulaires web est disponible sur la page Accueil.

Bien que l’expérience de signature de formulaire web soit la même qu’une transaction régulière via Acrobat Sign, les formulaires web ne peuvent être signés que par un signataire et contre-signés par la ou les personnes que vous désignez. 

Appareils mobiles

La signature est l’une des principales fonctions d’Acrobat Sign. N’importe qui peut signer un document en ouvrant un lien figurant dans un e-mail à l’aide d’un navigateur web sur son ordinateur ou appareil mobile. Si vous possédez un compte Acrobat Sign, vous pouvez également vous connecter à l’aide de l’application native « Gestionnaire Acrobat Sign » pour iOS ou Android. Vous pouvez également lancer un processus de signature à partir de la page Gérer. La signature est aussi intégrée au processus « Remplir et signer ».

Pour en savoir plus sur la fonctionnalité de l’application mobile, cliquez ici.

Acrobat Sign prend en charge les navigateurs web les plus récents sur les smartphones et les tablettes qui exécutent les systèmes d’exploitation iOS ou Android.

Utilisez le tableau de bord intuitif dans le Gestionnaire Acrobat Sign pour accéder à vos documents sur votre appareil mobile pour l’envoi et la signature d’accords. Le nouveau tableau de bord fonctionne bien avec iOS 9 et l’iPad Pro. Le processus Envoyer amélioré simplifie l’envoi de documents pour signature. 

Cliquez ici pour télécharger l’application.

Le Gestionnaire Acrobat Sign pour Android est traduit en 19 langues, tout comme Acrobat Mobile.

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