Configuration des conditions d’utilisation et des éléments de divulgation des informations de l’utilisateur

Le consentement explicite avec processus d’examen forcé exige que le destinataire ouvre le formulaire de divulgation des informations du client et confirme (aux étapes 1 à 3) qu’il accepte les conditions d’utilisation et la règle de divulgation des informations du client. L’étape 6 confirme le consentement à faire des affaires par voie électronique. Ces accords sont consignés dans un enregistrement distinct du rapport d’audit de l’accord.

Présentation

Les documents relatifs aux conditions d’utilisation et à la règle concernant la divulgation des informations du client font partie intégrante de l’expérience utilisateur lorsque vous utilisez un service comme Adobe Acrobat Sign. Ils aident à définir les relations d’affaires en termes de limites, de responsabilités, d’attentes et, dans le contexte des signatures électroniques, permettent aux parties d’accepter de mener leurs affaires par voie électronique.

Dans la plupart des cas, une acceptation implicite de ces documents suffit. À cette fin, Acrobat Sign rend les liens vers ces documents apparents lorsqu’un destinataire a accès à un accord lors du cycle de signature.

Cependant, certaines exigences de conformité requièrent une acceptation plus explicite de ces documents. Pour répondre à ce besoin, les paramètres Conditions d’utilisation et règle concernant la divulgation des informations du client permettent à un administrateur de compte d’exiger l’acceptation explicite de chaque type de document. Ces fonctionnalités sont disponibles pour les clients disposant des formules Indépendants et particuliers, Équipes, Entreprises et Grands comptes. De plus, les règles personnalisées concernant la divulgation des informations du client sont disponibles pour les clients disposant d’une formule de service Grands comptes.

Utilisation

Dans la plupart des cas, les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité d’Acrobat Sign sont présentées au destinataire avant qu’il puisse interagir avec l’accord. Il existe deux exceptions notables à cette règle :

• Les destinataires qui disposent d’un utilisateur actif dans le même compte que l’expéditeur.
• Les destinataires qui accèdent à l’accord lorsqu’ils sont connectés à Acrobat Sign.  

La règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur est présentée au destinataire en fonction de la configuration du compte.  

Le paramètre par défaut (consentement implicite) expose le lien vers la règle concernant la divulgation des informations du client au moment où le destinataire appose sa signature.  

L’activation du consentement explicite exige que le destinataire coche une case affirmant qu’il accepte les conditions d’utilisation et la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur.

L’activation de la consultation forcée exige que le destinataire ouvre chaque document individuellement, puis coche la case permettant d’accepter les conditions d’utilisation.

Consignation de l’acceptation dans le rapport d’audit

Lorsque le consentement explicite est activé, le rapport d’audit reflète la nature des actions du destinataire lorsqu’il accepte les conditions d’utilisation et la règle concernant la divulgation des informations du client :

Le paramètre Consentement implicite ne reflète pas une acceptation ouverte des Conditions d’utilisation et de la Règle concernant la divulgation des informations du client dans le rapport d’audit :

Options configurables

Pour accéder aux paramètres au niveau du compte, connectez-vous en tant qu’administrateur de compte Acrobat Sign et sélectionnez Paramètres de compte > Préférences de signature > Personnaliser les conditions d’utilisation et la règle concernant la divulgation des informations du client.

Toutes les commandes peuvent être également configurées au niveau du groupe. Rappelez-vous que :

• Tous les groupes héritent des paramètres de compte par défaut.
• Les configurations au niveau du groupe remplacent les paramètres au niveau du compte.
• Toutes les préférences de signature intégrées dans l’accord sont dérivées des paramètres du groupe à partir duquel l’accord est envoyé.

Les options disponibles pour cette fonctionnalité sont les suivantes :

• Définissez le moment où l’acceptation de la règle concernant la divulgation des informations du client et des conditions d’utilisation est affichée pour le destinataire.
  
• Définissez le processus d’acceptation en fonction du rôle du destinataire.

Option du processus par consentement :

Ajout d’une règle personnalisée concernant la divulgation des informations du client (formule de service Grands comptes uniquement)

Les clients disposant d’une formule de service Grands comptes ont la possibilité de fournir une règle personnalisée concernant la divulgation des informations du client. Cette option n’est pas intégrée à l’interface utilisateur pour le moment : si vous souhaitez bénéficier de cette fonctionnalité :

• Mettez votre règle à disposition via une URL publique.
• Contactez l’équipe de support et fournissez-lui l’URL.
  • Adobe doit réviser et approuver le contenu du document.
• Une fois le contenu approuvé, l’URL fournie est configurée dans votre compte et le lien redirige les utilisateurs vers votre page.
• Veuillez noter que les règles personnalisées concernant la divulgation des informations du client ne doivent inclure aucune configuration requise. Si la configuration requise doit être incluse, insérez un lien vers la configuration requise pour Adobe Acrobat Sign.