Le composant de message électronique Adobe Sign pour Salesforce est compatible avec Microsoft Outlook Web App (OWA), Outlook 2016, Outlook pour Mac 2016, ainsi que les comptes Gmail pour les entreprises utilisant le navigateur Chrome.

Présentation

Un administrateur Salesforce doit d’abord configurer le composant côté Salesforce. Lorsque cela est fait, il suffit aux utilisateurs finaux d’activer le complément de messagerie électronique, de s’authentifier auprès de Salesforce, puis de cliquer sur un courrier électronique.

Le complément Adobe Sign pour Salesforce permet aux utilisateurs de cliquer sur n’importe quel courrier électronique dans leur client de messagerie et de générer une liste des accords connexes basée sur les adresses électroniques associées au courrier électronique sélectionné.

Les utilisateurs ont également la possibilité d’envoyer de nouveaux accords, d’envoyer des rappels, voire d’annuler un accord directement à partir de leur client de messagerie.


Activation du client de messagerie pour Outlook

Chaque utilisateur doit activer le complément Salesforce dans son client de messagerie. Si le client de messagerie de bureau et le client de messagerie Web sont tous deux utilisés, le complément doit être activé dans chaque environnement.

1. Connectez-vous à votre compte Outlook 365 et sélectionnez l’option Courrier.

2. Cliquez sur l’icône d’engrenage dans l’angle supérieur droit de l’écran.

3. Sélectionnez l’option Gestion des intégrations pour charger la page Compléments pour Outlook.

Manage Integrations

 

4. Dans la zone de recherche en haut à gauche, saisissez Salesforce, puis cliquez sur l’icône de recherche.

5. À droite de l’option Salesforce Lightning for Outlook, cliquez sur le bouton pour activer l’intégration.

  • Une fois cette opération effectuée, la mention Ajout réussi s’affiche en dessous de l’intégration.
365 Plugin

 

6. Fermez la page Compléments.

7. Cliquez sur n’importe quel message ; une petite icône Salesforce s’affiche dans la partie supérieure du corps du message.

Outlook Email-marked

 

8. Cliquez sur l’icône Salesforce pour ouvrir le panneau du complément et exposer le bouton Se connecter à Salesforce.

OWA Authentication

 

9. Cliquez sur le bouton Se connecter à Salesforce.

  • Une fenêtre contextuelle d’authentification s’affiche et vous demande vos informations d’identification Salesforce.

10. Saisissez vos informations d’authentification Salesforce et cliquez sur Se connecter.

OWA Credentials

 

11. La fenêtre contextuelle est actualisée en fenêtre de confirmation. Cliquez sur Confirmer pour terminer l’intégration.

OWA Confirmation

Une fois l’intégration terminée, vous pouvez ouvrir le panneau Salesforce en cliquant sur l’icône Salesforce en haut du corps du message.

1. Ouvrez l’application de bureau Outlook.

2. Cliquez sur l’icône Store pour lancer la page Compléments pour Outlook.

Add in store

 

3. Dans la zone de recherche en haut à gauche, saisissez Salesforce, puis cliquez sur l’icône de recherche.

4. À droite de l’option Salesforce Lightning for Outlook, cliquez sur le bouton pour activer l’intégration.

  • Une fois cette opération effectuée, la mention Ajout réussi s’affiche en dessous de l’intégration.
  • Une nouvelle icône Afficher est ajoutée à votre ruban pour le complément Salesforce.
desktop Plugin

 

5. Fermez la page Compléments.

6. Cliquez sur l’icône Afficher de Salesforce dans le ruban Outlook.

MS Desktop Log in button

 

7. Cliquez sur le bouton Se connecter à Salesforce.

  • Une fenêtre contextuelle de connexion à Salesforce s’affiche.
MS Desk Credentials

8. Authentifiez-vous auprès de Salesforce.

  • La fenêtre contextuelle est actualisée afin de demander une confirmation.

9. Cliquez sur Confirmer pour terminer l’intégration.

desktop Confirmation

Une fois l’intégration terminée, vous pouvez ouvrir le panneau Salesforce en cliquant sur l’icône Afficher de Salesforce dans le ruban Outlook.


Gestion des accords dans la fenêtre du complément Outlook

Une fois le complément activé, vous pouvez cliquer sur n’importe quel message et examiner les accords associés aux participants du fil de courrier électronique.

Remarque :

Le complément inclut les accords associés à toutes les adresses électroniques identifiées dans le courrier électronique, c’est-à-dire tous les destinataires auxquels le courrier électronique a été envoyé ou qui ont été mis en copie.

Cliquez sur l’icône Salesforce (en haut du corps du courrier électronique ou dans le ruban Outlook) pour ouvrir le panneau du complément et exposer les accords.

Panneau Outlook SFDC

 

Le nombre d’accords trouvés s’affiche en haut du panneau. Par ex. Accords (6)

Jusqu’à cinq accords s’affichent par défaut. Si d’autres sont disponibles, un lien Afficher tout apparaît au bas de la liste.  Cliquez sur le lien Afficher tout pour afficher une fenêtre de défilement permettant d’examiner la liste complète des accords.

Lien Afficher tout

La liste des accords est triée en fonction de l’état des accords. L’ordre de tri est le suivant :

  • Envoi préalable / Version préliminaire
  • Emis pour signature / Emis pour approbation / En attente d’un contre-signataire / Approbation
  • Approuvé / Signé
  • Annulé / Refusé / Expiré

Dans les différentes sections, les accords sont triés en fonction de la Date d’envoi, le plus récent apparaissant en premier.

Cliquez sur le nom de l’accord pour ouvrir un nouvel onglet dans Salesforce et afficher l’accord complet.


Actions disponibles

Le panneau du complément ne sert pas uniquement à afficher la liste des accords. L’interface à menus vous permet de créer de nouveaux accords et d’initier les tâches les plus courantes.

Le bouton Envoyer un nouvel accord est parfaitement visible mais juste à droite du nom de l’accord se trouve une flèche qui ouvre la liste de menus pour d’autres actions.

Seuls les éléments de menu accessibles sont disponibles dans la liste de menus. Par exemple, un accord à l’état Version préliminaire propose uniquement les options Modifier et Supprimer.

Attention :

Il n’y a pas de demande de confirmation (« Voulez-vous vraiment ? »). Les actions sélectionnées dans la liste de menus sont exécutées immédiatement.

Éléments du menu Outlook

Envoyer un nouvel accord

Comme vous pouviez vous y attendre, le bouton Envoyer un nouvel accord ouvre Salesforce dans un nouvel onglet et initie un nouvel accord.  L’adresse de l’expéditeur du courrier électronique est importée automatiquement dans le modèle d’accord.

Configurez l’accord comme vous le faites habituellement.

Option de menu : Modifier

L’option Modifier de la liste de menus lance un nouvel onglet et ouvre l’accord dans Salesforce.

Option de menu : Supprimer

L’option Supprimer de la liste de menus effectue deux tâches :

  • Elle annule l’accord dans Adobe Sign.
  • Elle supprime l’enregistrement de l’accord de Salesforce.

Option de menu : Signer

L’option Signer est uniquement disponible lorsque c’est à votre tour de signer l’accord.

Cliquez sur Signer pour ouvrir l’accord afin de l’examiner et d’apposer votre signature.

Option de menu : Rappeler

L’option Rappeler de la liste de menus envoie immédiatement un rappel au signataire actif.

Option de menu : Annuler

L’option Annuler de la liste de menus annule la transaction dans Adobe Sign et Salesforce.

Contrairement à l’option Supprimer, cette option conserve l’enregistrement Salesforce dans la liste d’accords Salesforce avec un état « Annulé ».

Option de menu : Afficher

L’option Afficher ouvre une nouvelle fenêtre pour afficher l’état actuel de l’accord.

Remarque :

Toutes les options de menu qui ne vous redirigent pas vers une fenêtre Salesforce indiquent la réussite de l’action effectuée en haut de la liste d’accords.

Confirmation de l’action Outlook


Activation du client de messagerie pour Gmail

L’extension Salesforce peut uniquement être ajoutée au navigateur Chrome. Par conséquent, son fonctionnement implique l’utilisation de Chrome.

  1. Ouvrez le navigateur Chrome, puis accédez à : https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha

    • La page de l’extension s’ouvre alors.
  2. Cliquez sur le bouton AJOUTER À CHROME en haut à droite de la fenêtre.

    • Une fenêtre contextuelle s’affiche pour confirmer l’ajout.
    click_add_to_chrome
  3. Cliquez sur Ajouter l’extension.

    • La fenêtre contextuelle est actualisée afin de confirmer que l’extension a été installée.
    add_extension
    extension_verification
  4. Dans le navigateur Chrome, ouvrez votre compte utilisateur Gmail.

    • Sur le côté droit, vous pouvez voir le panneau de l’application. En haut de l’écran se trouve une flèche qui vous permet de réduire ou d’exposer le panneau de l’application.
  5. Cliquez sur le bouton Se connecter à Salesforce.

    • Une fenêtre contextuelle s’affiche, vous demandant de vous authentifier auprès de Salesforce. 
    installed_app
  6. Connectez-vous à l’aide de vos informations d’identification Salesforce.

    • La fenêtre d’authentification est actualisée afin de vérifier que vous souhaitez autoriser Salesforce à accéder à Gmail.
    Authentication
  7. Cliquez sur Continuer.

    • Le panneau est actualisé, et vous êtes invité à sélectionner un utilisateur Gmail auquel lier Salesforce.
    give_access
  8. Sélectionnez un utilisateur (la plupart du temps, l’utilisateur indiqué est correct).

    • Si vous choisissez Utiliser un autre compte, vous êtes invité à vous authentifier auprès du nouveau compte Gmail avant de pouvoir continuer.
    • L’utilisateur Gmail que vous sélectionnez est associé logiquement à l’utilisateur Salesforce avec lequel vous vous êtes authentifié précédemment.
    • La fenêtre contextuelle est actualisée en une autre fenêtre de vérification qui présente le type d’accès que vous accordez à Salesforce.  
    pick_a_user
  9. Cliquez sur Autoriser.

    • Le panneau est actualisé en panneau de vérification vous permettant de confirmer que vous souhaitez lier le compte Gmail au compte Salesforce.  
    grant_access_to_salesforce
  10. Cliquez sur Lier le compte.

    • La fenêtre contextuelle est actualisée afin de confirmer la liaison des comptes.
    link_account
  11. Cliquez sur Accéder à Salesforce. La fenêtre contextuelle disparaît et vous revenez dans Gmail.

    verification_of_linkedaccount

    Le panneau Salesforce à droite affiche maintenant le bouton Envoyer un nouvel accord ainsi que la liste des accords associés à chaque courrier électronique que vous sélectionnez. 


Gestion des accords dans la fenêtre Chrome

Une fois le complément activé, vous pouvez cliquer sur n’importe quel message et examiner les accords associés aux participants du fil de courrier électronique.

Remarque :

Le composant Adobe Sign inclut les accords associés à toutes les adresses électroniques identifiées dans le courrier électronique, c’est-à-dire tous les destinataires auxquels le courrier électronique a été envoyé ou qui ont été mis en copie.

Cliquez sur la flèche située en haut à droite de la fenêtre pour ouvrir le panneau du complément et exposer les accords.

Application activée

Le nombre d’accords trouvés (en fonction des adresses électroniques jointes au courrier électronique) s’affiche en haut du panneau. Par ex. Accords (7)

Jusqu’à cinq accords s’affichent par défaut. Si d’autres sont disponibles, un lien Afficher tout s’affiche au bas de la liste.  Cliquez sur le lien Afficher tout pour afficher une fenêtre de défilement permettant d’examiner la liste complète des accords.

Paire répertoriée

La liste des accords est triée en fonction de l’état des accords. L’ordre de tri est le suivant :

  • Envoi préalable / Version préliminaire
  • Emis pour signature / Emis pour approbation / En attente d’un contre-signataire / Approbation
  • Approuvé / Signé
  • Annulé / Refusé / Expiré

Dans les différentes sections, les accords sont triés en fonction de la Date d’envoi, le plus récent apparaissant en premier.

Cliquez sur le nom de l’accord pour ouvrir un nouvel onglet dans Salesforce et afficher l’accord complet.


Actions disponibles

Le panneau du complément ne sert pas uniquement à afficher la liste des accords. L’interface à menus vous permet de créer de nouveaux accords et d’initier les tâches les plus courantes.

Le bouton Envoyer un nouvel accord est parfaitement visible. Juste à droite du nom de l’accord se trouve une flèche qui ouvre la liste de menus pour d’autres actions.

Liste complète des menus

Attention :

Il n’y a pas de demande de confirmation (« Voulez-vous vraiment ? »). Les actions sélectionnées dans la liste de menus sont exécutées immédiatement.

Seuls les éléments de menu accessibles sont disponibles dans la liste de menus. Par exemple, un accord à l’état Version préliminaire propose uniquement les options Modifier et Supprimer.

Options de menu limitées

Envoyer un nouvel accord

Le bouton Envoyer un nouvel accord ouvre Salesforce dans un nouvel onglet et initie un nouvel accord.  L’adresse de l’expéditeur du courrier électronique est importée automatiquement dans le modèle d’accord.

Configurez et envoyez l’accord comme vous le faites habituellement.

Option de menu : Modifier

L’option Modifier de la liste de menus affiche un nouvel onglet et ouvre l’accord dans Salesforce.

Option de menu : Supprimer

L’option Supprimer de la liste de menus effectue deux tâches :

  • Elle annule l’accord dans Adobe Sign.
  • Elle supprime l’enregistrement de l’accord de Salesforce.

Option de menu : Signer

L’option Signer est uniquement disponible lorsque c’est à votre tour de signer l’accord.

Cliquez sur Signer pour ouvrir l’accord afin de l’examiner et d’apposer votre signature.

Option de menu : Rappeler

L’option Rappeler de la liste de menus envoie immédiatement un rappel au signataire actif.

Option de menu : Annuler

L’option Annuler de la liste de menus annule la transaction dans Adobe Sign et Salesforce.

Contrairement à l’option Supprimer, cette option conserve l’enregistrement Salesforce dans la liste d’accords Salesforce avec un état « Annulé ».

Option de menu : Afficher

L’option Afficher ouvre une nouvelle fenêtre pour afficher l’état actuel de l’accord.

 

Toutes les options de menu qui ne vous redirigent pas vers une fenêtre Salesforce indiquent la réussite de l’action effectuée en haut de la liste d’accords.

Message de réussite (menu)