Programar un informe o exportación de datos

Información general

Los clientes que utilicen el nuevo entorno de informes podrán configurar los informes o exportaciones para actualizarlos con regularidad y, a continuación, enviarse por correo electrónico el contenido actualizado a sí mismos y una lista opcional de otros usuarios.

La programación se podrá configurar para que se ejecute de manera diaria, semanal o mensual. Además, la opción Enviar ahora activará una actualización y una entrega inmediatas del informe o exportación a una lista ad hoc de destinatarios.

El usuario que define la programación podrá incluir a cualquier persona dentro de su cuenta de Acrobat Sign. Los usuarios incluidos recibirán un correo electrónico de Acrobat Sign con un enlace para Abrir un informe o Descargar una exportación de datos. El destinatario deberá autenticarse en su cuenta de Acrobat Sign antes de recibir los datos.

Opciones de Programar informe y Enviar ahora

Precaución:

La programación de los informes se generará con la autoridad del propietario, lo que significa que los usuarios de las cuenta podrán crear un informe que incluya todos los datos de la cuenta y, a continuación, compartir dicho informe con usuarios que no sean administradores.

Todos los usuarios podrán crear programaciones para sus informes y exportaciones con las siguientes limitaciones:

  • Solo se podrá definir una programación para cada informe o exportación.
  • Los informes de acuerdos solo admiten los últimos 60 meses de datos.

Para crear una nueva programación:

  1. Deberá seleccionar los puntos suspensivos para abrir el menú de acciones o pasar el ratón sobre el registro del acuerdo y seleccionar el icono Programación para abrir la interfaz.

    Crear una nueva programación

  2. Configure la programación:

    • Frecuencia de la programación: Dependiendo de la iteración de frecuencia que seleccione, podrá haber opciones adicionales:
      • Diario: El informe o la exportación se ejecutará al mismo tiempo que se creó el informe. Cada día.
      • Semanal: Cuando se seleccione, se presentará la opción para el día de la semana. El informe se ejecutará el día seleccionado a la misma hora en que se creó.
      • Mensual: Cuando se selecciona, se presentará la opción para seleccionar el día del mes. El informe se ejecutará al mismo tiempo que se creó la programación en el día de calendario seleccionado.
    • ¿A quién quiere enviarlo? - La lista de destinatarios del informe/exportación.
      • Seleccionar +Agregarme para agregarse a la lista.
      • Escriba la dirección de correo electrónico de cualquier otro usuario de su cuenta de Acrobat Sign.
        • Si se intenta agregar una dirección de correo electrónico que no está en la cuenta, se muestra un error.
    • Incluir un mensaje - Proporcionar un mensaje opcional que se incluya en el correo electrónico a todos los destinatarios.

    Haga clic en Guardar cuando haya finalizado.

    Interfaz de programación

    Cuando el programa esté en su lugar, el icono Programación adoptará un color azul y será visible de forma persistente en la lista de informes o exportaciones.

    Iconos del informe programado

    Cuando se ejecute la programación, se enviará una plantilla de correo electrónico sencilla a todos los destinatarios con un enlace para Descargar los datos exportados o Abrir el gráfico de un informe.

    El destinatario deberá autenticarse en su cuenta de Acrobat Sign para recibir el contenido.

     

    Ejemplo de correo electrónico de un informe programado

Solo el creador original de una programación puede editarla. Esto incluye la adición y eliminación de usuarios.

Para editar una programación existente, seleccione el icono azul del informe o exportación o seleccione los puntos suspensivos para abrir el menú Acciones y seleccione Editar programación.

Editar una programación de informes

La interfaz de programación se abre y permite editar todos los elementos.

Guarde la configuración cuando haya terminado.

Editar la programación y guardar

Solo el creador original de una programación podrá eliminarla.

Para eliminar una programación, deberá seleccionar el icono azul del informe o exportación o seleccionar los puntos suspensivos para abrir el menú Acciones y seleccionar Editar programación.

Editar una programación de informes

La interfaz de programación se abrirá. El botón Eliminar se encuentra en la esquina inferior izquierda del panel.

Programar informe

Al seleccionar Eliminar, deberá asegurarse de que realmente desea eliminar la programación.

Seleccione Eliminar para completar la eliminación.

Programar informe

Enviar ahora es una solicitud ad hoc para actualizar el informe o exportación y enviarlo a una lista de destinatarios definidos que podrán o no formar parte del informe programado (si es que existe).

Se podrá acceder a la opción Enviar ahora seleccionando los puntos suspensivos para abrir el menú Acciones y haciendo clic en Enviar ahora.

Deberá seleccionar la opción Enviar ahora en el menú

Al seleccionar Enviar ahora, se abrirá la ventana de configuración.

Deberá configurar las opciones de Enviar ahora:

  • ¿A quién quiere enviarlo? - La lista de destinatarios del informe/exportación.
    • Seleccionar +Agregarme para agregarse a la lista.
    • Escriba la dirección de correo electrónico de cualquier otro usuario de su cuenta de Acrobat Sign.
      • Si se intenta agregar una dirección de correo electrónico que no está en la cuenta, se muestra un error.
  • Incluir un mensaje - Proporcionar un mensaje opcional que se incluya en el correo electrónico a todos los destinatarios.

Deberá seleccionar Enviar cuando se haya completado.

Configuración del Enviar ahora

Cuestiones importantes

  • Solo se podrá configurar una programación por informe o exportación.
  • Las programaciones de informes o exportaciones solo podrán crearse, editarse y cancelarse desde el origen.
  • Los informes o exportaciones se generarán con la autoridad del usuario que crea el informe o exportación. Los administradores de las cuentas que compartan un informe con usuarios que no sean administradores mostrarán los datos de administración de la cuenta.
  • Los informes y exportaciones se pueden programar diaria, semanalmente o mensualmente. El tiempo de ejecución se ejecuta al mismo tiempo que se guardó la programación.
  • Los informes o exportaciones programados estarán limitados a 100 correos electrónicos de notificación al día para un usuario.
  • Solo los usuarios de la misma cuenta de Acrobat Sign se pueden incluir en la distribución de correo electrónico de la programación.
  • Solo los usuarios de la lista de notificaciones por correo electrónico podrán ver el informe o el contenido de exportación.
  • Al acceder al vínculo del correo electrónico, el usuario deberá autenticarse en el sistema de Acrobat Sign.
  • Los enlaces enviados por correo electrónico se desactivarán pasados siete días desde el momento en que se envía el correo electrónico.

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