Adobe Sign voor Salesforce: werken met batchovereenkomsten

Zo maakt u batchovereenkomsten:

1. Selecteer Adobe Sign in het startprogramma voor apps linksboven in het scherm.

2. Klik op het tabblad Batchovereenkomsten. Als het tabblad niet wordt weergegeven, gebruikt u het vervolgmenu voor het tabblad rechts in het scherm.

De pagina Batchovereenkomsten maken wordt weergegeven.

3. Selecteer in het vervolgmenu Overeenkomstsjabloon selecteren de overeenkomstsjablonen op basis waarvan u de batchovereenkomsten wilt maken. Het Type hoofdobject wordt ingevuld op basis van de geselecteerde sjabloon.

4. Voer in het vak Query voor records invoeren een query in om de lijst met records die worden gebruikt om een overeenkomstrecord te maken te beperken. Hieronder volgen enkele voorbeelden van query's:

Alle kansen selecteren

○ SELECT Id from Opportunity

Selecteer alle leads die zijn voortgekomen uit telefonische aanvragen van Acme corp:

○ SELECT Id from Lead where LeadSource = 'Phone Inquiry' and Email LIKE '%acme.com'

Selecteer alle contactpersonen in accounts van het type Prospect die sinds gisteren zijn gemaakt en die zich niet hebben afgemeld voor e-mails.

○ SELECT Id from Contact where Type =  'Prospect' and CreateDate > YESTERDAY and HasOptedOutOfEmail = false

Alle leads van een Dreamforce-campagne uit 2014 selecteren

○ SELECT Id from Lead where Campaign.Name = '2014 Dreamforce Campaign'

5. Klik op de knop Overeenkomsten maken. Er wordt een bericht weergegeven over de ingediende batch.

Als de overeenkomsten eenmaal zijn gemaakt en verzonden, kunt u deze bekijken in de lijstweergave met overeenkomstobjecten

• Klik op het tabblad Overeenkomsten
• Klik op de pijl-omlaag (▼) en selecteer ALLES in het menu

Alle overeenkomsten worden vermeld.

Met de kolomkoppen kunt u de overeenkomsten sorteren op status of naam

Batchovereenkomsten verzenden, bijwerken en beheren

In de lijstweergave met overeenkomstobjecten kunt u nu batchhandelingen uitvoeren (200 tegelijk in een willekeurige overeenkomstrecord). U kunt onder meer de volgende handelingen uitvoeren:

• Eigenaar wijzigen
• Overeenkomst annuleren
• Overeenkomst verwijderen
• Overeenkomst verzenden
• Herinnering verzenden
• Overeenkomst bijwerken

Als u v18 of eerder van het Adobe Sign voor Salesforce-pakket gebruikt, bestaat de eerste stap voor het beheren van overeenkomsten en masse uit het weergeven van de zojuist vermelde knopopties.  (In versie 19 zijn deze opties standaard geconfigureerd)

Dat doet u als volgt:

1. Ga naar Instellingen > Samenstellen > Maken > Objecten.
2. Klik op het label voor het object Agreement.

   3. Klik op de koppeling Zoeklay-outs boven aan de pagina om naar deze sectie te gaan.

   4. Klik op de koppeling Bewerken voor de Overeenkomstenlijstweergave.

   5. Selecteer de knoppen voor bijwerken in batch die u aan uw lijst met overeenkomsten wilt toevoegen en klik op Toevoegen om deze toe te voegen aan de sectie Geselecteerde knoppen.

   6. Klik op Opslaan.

Als u meerdere overeenkomsten wilt bewerken:

   1. Klik op het tabblad Overeenkomsten om de overeenkomstenlijst te openen.

   2. Klik op de pijl-omlaag (▼) en selecteer ALLES in het menu

   3. Selecteer elke overeenkomst waarvoor u een handeling wilt uitvoeren.  

○ Als u het vakje boven in het scherm naast Naam van overeenkomst inschakelt, worden alle records in de huidige weergave geselecteerd.

   4. Klik op de handeling die u wilt uitvoeren.

Nadat u op de koppeling voor de handeling hebt geklikt, wordt een overzicht van de handeling en de opgenomen overeenkomsten weergegeven.

  5. Klik op Verzenden om de bewerking uit te voeren

Nadat u op de knop hebt geklikt, wordt u mogelijk gevraagd of u zeker weet dat u deze handeling wilt uitvoeren.  Klik op OK als u de handeling wilt uitvoeren.

Na de handeling wordt een bericht weergegeven om te laten zien dat de handeling wordt verwerkt