Aanvullende informatie over webformulieren vindt u hier.
Handboek voor Adobe Acrobat Sign
Nieuwe functies
Aan de slag
- Snelstartgids voor beheerders
- Handleiding om snel aan de slag te gaan voor gebruikers
- Bibliotheek voor videotutorial
- Veelgestelde vragen
Beheerder
- Overzicht Admin Console
-
User Management
- Gebruikers toevoegen
- Op functies gerichte gebruikers maken
- Controleren op gebruikers met provisioningfouten
- Naam/e-mailadres wijzigen
- Groepslidmaatschap van een gebruiker bewerken
- Een gebruiker tot een beheerdersrol bevorderen
- Typen gebruikersidentiteiten en SSO
- Gebruikersidentiteit wisselen
- Gebruikers verifiëren met MS Azure
- Gebruikers verifiëren met Google Federation
- Productprofielen
- Aanmeldingservaring
-
Account-/groepsinstellingen
- Overzicht van instellingen
-
Algemene instellingen
- Nieuwe ervaring voor ontvangers
- Workflows voor zelfondertekening
- In bulk verzenden
- Webformulieren
- Power Automate-workflows
- Bibliotheekdocumenten
- Formuliergegevens bij overeenkomsten verzamelen
- Beperkte documentzichtbaarheid
- Een PDF-kopie van de ondertekende overeenkomst bijvoegen
- Een koppeling opnemen in de e-mail
- Een afbeelding opnemen in de e-mail
- Bestanden die bij een e-mail worden gevoegd, krijgen de naam
- Controlerapport bij documenten bijvoegen
- Meerdere documenten samenvoegen tot één document
- Afzonderlijke documenten downloaden
- Een ondertekend document uploaden
- De standaard tijdzone instellen
- Gebruikers in meerdere groepen (UMG)
- Machtigingen voor groepsbeheerder
- Ontvanger vervangen
- Controlerapport
- Voettekst van transactie
- Klant in de gezondheidszorg
- Account instellen
-
Voorkeuren handtekening
- Goed ingedeelde handtekeningen
- Aangepaste gebruiksvoorwaarden en openbaarmakingsbeleid
- Ontvangers door formuliervelden navigeren
- Overeenkomstworkflow opnieuw starten
- Weigeren te ondertekenen
- Ondertekenaars toestaan een schriftelijke handtekening af te drukken en te plaatsen
- Vereisen dat ondertekenaars een mobiel apparaat gebruiken om hun handtekening te maken
- Verzoeken om IP-adres van ondertekenaars
- Digitale handtekeningen
- Elektronische zegels
- Digitale identiteit
-
Rapportinstellingen
- Beveiligingsinstellingen
-
Verzendinstellingen
- Ontvangersnaam bij verzenden vereisen
- Naamwaarden voor bekende gebruikers vergrendelen
- Toegestane ontvangersrollen
- Elektronische getuigen toestaan
- Ontvangersgroepen
- CC's
- Toegang tot overeenkomst voor de ontvanger
- Velden afvlakken
- Overeenkomsten wijzigen
- Privéberichten
- Toegestane handtekeningtypes
- Herinneringen
- Overeenkomstbericht verzenden via
- Opties voor indentificatie van ondertekenaar
- Inhoudsbeveiliging
- Handtekeningvolgorde
- Liquid Mode
- Bio-Pharma-instellingen
- Notariële instellingen
- Betalingsintegratie
- SAML-instellingen
- Voorschriften voor gegevens
- Instellingen tijdstempel
- Extern archiveren
- Accounttalen
- E-mailinstellingen
- Migreren van echosign.com naar adobesign.com
- Configuratieopties voor ontvangers
-
Begeleiding voor regelgevingsvereisten
- Toegankelijkheid
- HIPAA
- AVG
- 21 CFR deel 11 en EudraLex bijlage 11
- Klanten in de gezondheidszorg
- IVES-ondersteuning
- Overeenkomsten archiveren
- Overwegingen voor EU/VK
- Uw domein claimen
- Koppelingen voor het melden van misbruik
Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren
-
Opties voor ontvangers
- Een e-mailherinnering annuleren
-
Opties op de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Overzicht van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Openen om de overeenkomst zonder velden te lezen
- Weigeren om een overeenkomst te ondertekenen
- Ondertekeningsbevoegdheid delegeren
- Een PDF van de overeenkomst downloaden
- Geschiedenis van de overeenkomst weergeven
- Berichten over de overeenkomst weergeven
- Een elektronische handtekening naar een geschreven handtekening converteren
- Een geschreven handtekening naar een elektronische handtekening converteren
- Door formuliervelden navigeren
- De gegevens uit de formuliervelden wissen
- Vergroting en navigatie van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- De taal wijzigen die wordt gebruikt in de tools en informatie van de overeenkomst
- Juridische kennisgevingen controleren
- Cookievoorkeuren voor Acrobat Sign aanpassen
- Overeenkomsten verzenden
-
Velden in documenten opnemen
-
In-app authoringomgeving
- Automatische velddetectie
- Velden slepen en neerzetten met de authoringomgeving
- Formuliervelden toewijzen aan ontvangers
- De rol Vooraf invullen
- Velden aanbrengen met een herbruikbare veldsjabloon
- Overdracht van velden naar een nieuwe bibliotheeksjabloon
- Bijgewerkte authoringomgeving bij het verzenden van overeenkomsten
- Formulieren met tekstlabels maken
- Formulieren maken met Acrobat (AcroForms)
- Velden
- Veelgestelde vragen over ontwerpen
-
In-app authoringomgeving
- Overeenkomsten ondertekenen
-
Overeenkomsten beheren
- Overzicht pagina Beheren
- Overeenkomsten delegeren
- Ontvangers vervangen
- Documentzichtbaarheid beperken
- Een overeenkomst annuleren
- Nieuwe herinneringen maken
- Herinneringen voor beoordeling
- Een herinnering annuleren
- Toegang verkrijgen tot Power Automate-flows
-
Meer handelingen...
- De werking van de zoekfunctie
- Een overeenkomst weergeven
- Een sjabloon maken op basis van een overeenkomst
- Overeenkomsten verbergen/zichtbaar maken
- Een ondertekend document uploaden
- Bestanden en velden van een verzonden overeenkomst wijzigen
- De verificatiemethode van een ontvanger bewerken
- Een vervaldatum toevoegen of wijzigen
- Een opmerking toevoegen aan een overeenkomst
- Een individuele overeenkomst delen
- Delen van een overeenkomst ongedaan maken
- Een individuele overeenkomst downloaden
- De afzonderlijke bestanden van een overeenkomst downloaden
- Het controlerapport van een overeenkomst downloaden
- De veldinhoud van een overeenkomst downloaden
- Controlerapport
- Rapportage en gegevensexports
Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten
- Webformulieren
-
Herbruikbare sjablonen
- US Government-formulieren in de Acrobat Sign-bibliotheek
- Een bibliotheeksjabloon maken
- De naam van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het type van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het machtigingsniveau van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Een gedeelde sjabloon kopiëren, bewerken en opslaan
- De verzamelde veldgegevens voor een bibliotheeksjabloon downloaden
- Eigendom van webformulieren en bibliotheeksjablonen overdragen
-
Power Automate-workflows
- Overzicht van de Power Automate-integratie en opgenomen rechten
- De Power Automate-integratie inschakelen
- Contextuele acties op de pagina Beheren
- Gebruik van Power Automate bijhouden
- Een nieuwe flow maken (voorbeelden)
- Triggers die worden gebruikt voor flows
- Flows van buiten Acrobat Sign importeren
- Flows beheren
- Flows bewerken
- Flows delen
- Flows in- of uitschakelen
- Flows verwijderen
-
Nuttige sjablonen
- Alleen beheerder
- Archivering van overeenkomst
- Archivering van webformulierovereenkomst
- Data-extractie van de overeenkomst
- Overeenkomstmeldingen
- Overeenkomst genereren
- Workflows op maat verzenden
- Gebruikers en overeenkomsten delen
Integreren met andere producten
- Acrobat Sign voor Salesforce
- Acrobat Sign voor Microsoft
- Overige integraties
- Door partners beheerde integraties
- Een integratiesleutel verkrijgen
Acrobat Sign Developer
- REST-API's
- Webhooks
Ondersteuning en probleemoplossing
Welkom bij Adobe Acrobat Sign!
Voordat u met Adobe Acrobat Sign aan de slag gaat, bespreken we een aantal basisbeginselen. Het doel van deze handleiding is u vertrouwd te maken met Acrobat Sign en de functionaliteit die voor u als gebruiker beschikbaar is.
Deze handleiding behandelt alle belangrijke processen in Acrobat Sign en maakt u vertrouwd met de gebruikersinterface. Het
Acrobat Sign Help-systeem biedt meer diepgaande informatie waar nodig. Als u een internetverbinding hebt, kunt u klikken op de koppelingen in de grijze vakken die met de tekst “Aanvullende informatie…” beginnen om de desbetreffende Help-onderwerpen weer te geven.
Waar van toepassing worden eigenschappen en functies vermeld die specifiek zijn voor het serviceniveau Business en/of Enterprise. In deze handleiding worden eigenschappen en functies beschreven die beschikbaar zijn op het hoogste niveau van de licentieovereenkomst, Acrobat Sign voor ondernemingen. Ga naar Mijn profiel om uw type licentie bepalen. Als u vragen hebt over de functies die beschikbaar zijn voor uw licentie, neemt u contact op met uw Client Success Manager of de ondersteuning van Adobe Acrobat Sign.
Acrobat Sign is een zeer aanpasbare toepassing met een breed scala aan functies die misschien niet allemaal relevant zijn voor de manier waarop u zaken doet. Het kan zijn dat uw account- of groepsbeheerder een aantal van de beschreven opties heeft uitgeschakeld. Als u iets nodig hebt en u kunt het niet vinden, neem dan contact op met uw groeps- of accountbeheerder. Onze service ondersteunt verschillende configuraties voor verschillende groepen. Het is dus mogelijk om een functie voor één groep uit te schakelen en voor een andere groep in te schakelen.
Na het doornemen van deze handleiding bent u vertrouwd met alle standaardverzendworkflows in Acrobat Sign en kunt u uw overeenkomsten beheren en rapporten genereren, zodat u steeds weet wat is voltooid en wat nog in behandeling is.
Uw account personaliseren
Wanneer u zich voor het eerst aanmeldt bij Acrobat Sign, is het verstandig uw persoonlijke gebruikersgegevens te controleren. Deze informatie wordt in diverse sjablonen gebruikt, dus het is van belang dat deze correct is.
- Plaats de muisaanwijzer op uw naam in de rechterbovenhoek om het menu te openen en klik op Mijn profiel
De profielpagina bevat de specifieke waarden die Acrobat Sign gebruikt voor het aanpassen van al uw transacties. Met name interessant zijn:
- Uw volledige naam: deze wordt gebruikt in e-mailcommunicaties en voor de standaard typografische versie van uw handtekening
- Uw functie: deze wordt automatisch ingevuld in alle velden Titel
- Uw bedrijfsnaam: deze wordt vermeld in e-mailcommunicaties, dit moet de volledige juridische bedrijfsnaam zijn
- Tijdzone: datum- en tijdstempels worden uitgevoerd in uw tijdzone, dit verbetert de duidelijkheid bij het uitvoeren van rapporten.
Als u gegevens wilt aanpassen, klikt u op de knop Profiel bewerken, brengt u de gewenste wijzigingen aan en klikt u op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.
Neem na het configureren van uw persoonlijke informatie even de tijd om de andere persoonlijke voorkeuren aan de linkerzijde van het scherm te bekijken. Deze opties zijn specifiek voor u als gebruiker en kunnen handig zijn voor het automatiseren van taken:
- Mijn Profiel - Uw persoonlijke identificatiegegevens.
- Toegangstokens - Als u ontwikkelaar bent, worden uw API-tokens hier gedefinieerd en weergegeven
- Twitter-integratie - Verstuur een tweet telkens wanneer een overeenkomst is voltooid
- Mijn e-mailvoetnoot - Voeg een aangepaste voetnoot (met onbewerkte tekst) onderaan uw e-mailsjablonen toe bij het verzenden van nieuwe overeenkomsten.
- Automatisch delegeren - Delegeer Acrobat Sign-overeenkomsten die u ter ondertekening zijn toegezonden, automatisch aan de genoemde partij. Vergelijkbaar met het doorstuurproces bij afwezigheid van de geadresseerde voor Acrobat Sign-overeenkomsten.
- Mijn meldingen - Configureer welke typen gebeurtenissen/waarschuwingen Acrobat Sign aan u moet melden en hoe u deze meldingen wilt ontvangen. U kunt e-mail in realtime ontvangen, of de gebeurtenis registreren en dagelijkse of wekelijkse rapportage configureren. (Gebeurtenissen zijn triggers wanneer iets gebeurt. Waarschuwingen worden geactiveerd wanneer een bepaalde hoeveelheid tijd verstrijkt en iets niet gebeurt).
- Gedeelde meldingen - Als het account van een andere gebruiker met u wordt gedeeld, kunt u opgeven welke gebeurtenissen en waarschuwingen van die gebruiker aan u moeten worden gemeld.
- Mijn handtekening - Upload een afbeelding van uw handtekening en initialen. PNG-bestanden werken het best.
- Taalvoorkeuren - Er zijn twee instellingen onder deze kop waarmee u rekening moet houden:
- Mijn Taalvoorkeur - Met deze instelling kunt u definiëren welke taal in de
Acrobat Sign-webtoepassing moet worden gebruikt. - Ondertekeningstaal - Deze instelling bepaalt de standaardtaal die wordt gebruikt voor e-mailmeldingen en de ondertekeningsinstructies voor de ontvanger.
- Mijn Taalvoorkeur - Met deze instelling kunt u definiëren welke taal in de
- Overige accounts bekijken - Als u de overeenkomsten op het account van een andere gebruiker wilt bekijken, kunt u dat hier aanvragen. Er wordt een lijst met alle bekeken accounts weergegeven. Dit is een 'alleen-lezen' perspectief.
- Mijn account delen - Als u uw account met iemand anders wilt delen, kunt u hier opgeven wie uw overeenkomsten mag bekijken. Degene die uw account deelt, mag het alleen bekijken, niet ondertekenen, annuleren of delegeren.
Overzicht van pagina's
Overeenkomsten verzenden
Het verzenden van documenten en het verzamelen van handtekeningen en goedkeuringen, daar gaat het om in Acrobat Sign. Elke klant heeft verschillende vereisten voor degenen die met het document moeten kunnen werken en de volgorde waarin dat gebeurt. De interface van de pagina Verzenden biedt dus een aantal workflowfuncties waarvan u op de hoogte moet zijn.
Ondertekeningsomgeving
Door het ondertekeningsproces te doorlopen, krijgt u inzicht in het eindresultaat van de instellingen die door de afzender zijn geconfigureerd.
Overeenkomsten beheren
Het beheren van uw overeenkomsten is een belangrijk onderdeel van het werken met Acrobat Sign. Gebruik de pagina Beheren om overeenkomsten bij te houden, te verwerken en aan te passen. Of het nu gaat om het annuleren van een overeenkomst of het vervangen van de ondertekenaar, met deze processen kunt u de voortgang van de transactie in het systeem beïnvloeden.
Rapporten (alleen voor de serviceniveaus voor bedrijven en ondernemingen)
Met de rapportfunctie kunt u controleren hoe uw account gebruikmaakt van Acrobat Sign. Maak uw eigen rapporten en breng uw proces voor documentondertekening volledig in beeld, terwijl u kijkt hoe het afzonderlijke groepen of gebruikers afgaat.
Voorvertoning en de ontwerpervaring
De Authoring-omgeving biedt de form-building-functionaliteit voor Acrobat Sign. U kunt handtekeningvelden plaatsen en daarnaast velden toevoegen die automatisch worden ingevuld, bijvoorbeeld met de datum of de handtekening van de ondertekenaar (indien bekend), of tekstvelden die inhoudsvalidatie en/of complexe berekeningen uitvoeren. Er zijn ook andere gangbare veldtypen beschikbaar, zoals vervolgkeuzelijsten, keuzerondjes en selectievakjes.
Bibliotheeksjablonen
Een bibliotheeksjabloon is een herbruikbaar object. Acrobat Sign ondersteunt twee typen bibliotheeksjablonen: documentsjablonen en formulierveldsjablonen.
- Documentsjablonen - Een documentsjabloon is een herbruikbaar document. U kunt documentsjablonen met andere gebruikers in uw account delen, zodat meerdere gebruikers hetzelfde document kunnen verzenden zonder wijzigingen te hoeven aanbrengen.
- Formulierveldsjablonen - Een formulierveldsjabloon is een herbruikbare veldlaag die op elk document kan worden toegepast. U kunt formulierveldsjablonen ook met andere gebruikers in uw account delen. Formulierveldsjablonen zijn ideaal in de volgende situaties:
- U hebt één veldlay-out die voor meerdere documenten werkt.
- U hebt een document dat op verschillende manieren kan worden verzonden.
- U wilt de inhoud van het document reviseren, maar de velden blijven op dezelfde plaats staan.
In plaats van een nieuw bibliotheekdocument te maken telkens wanneer een document wordt bijgewerkt, kunt u dezelfde formulierveldlaag toepassen. Formulierveldsjablonen kunnen worden bewerkt, zodat u gemakkelijk wijzigingen in de rangschikking van velden of veldeigenschappen kunt aanbrengen. Bij het maken van een sjabloon zijn wederom alle gereedschappen in de ontwerpomgeving beschikbaar.
U kunt de taak voor het maken en onderhouden van sjablonen het beste aan één gebruiker (de documentbeheerder) toewijzen. Door aanmeldingsgegevens voor de documentbeheerder te maken, voorkomt u verwarring over welke sjablonen moeten worden gebruikt en beschikt u over versiebeheer voor uw herbruikbare documenten.
Het verdient aanbeveling een distributielijst of functioneel e-mailadres te gebruiken voor de aanmeldingsgegevens voor de documentbeheerder. Hierdoor kunt u de toegang tot deze aanmeldingsgegevens beheren terwijl u de mogelijkheid biedt om de verantwoordelijkheid te delen als dit nodig is.
Meer informatie over het gebruik van de authoringtools om sjablonen te maken vindt u hier. |
Alternatieve workflows voor handtekeningen
Er is een aantal workflows dat u kunt gebruiken om documenten ter ondertekening te verzenden, handtekeningen te verzamelen en een ondertekend document te verzenden, waaronder de volgende:
- Verzenden met “Invullen & ondertekenen”
- Verzenden met In bulk verzenden
- Webformulieren gebruiken om handtekeningen te verzamelen
In de volgende gedeelten worden al deze processen nader beschreven.
Aanvullende informatie over webformulieren vindt u hier. |
Mobiele apparaten
Het ondertekenen is een van de belangrijkste functies van Acrobat Sign. Iedereen kan ondertekenen via een e-mailkoppeling, of het nu in een webbrowser op de computer of via een mobiel apparaat is. Als u een Acrobat Sign-account hebt, kunt u ook ondertekenen met behulp van de iOS- of Android-app Acrobat Sign Manager. U kunt ondertekeningsproces ook starten via de pagina Beheren. Ondertekening is ook ingebouwd in het proces “Invullen en ondertekenen”.
Meer informatie over de functionaliteit van de mobiele app vindt u hier. |
Acrobat Sign ondersteunt de nieuwste webbrowsers op smartphones en tablets met het besturingssysteem iOS of Android.