Handboek Annuleren

Handleiding Aan de slag voor Adobe Acrobat Sign

 

Handboek voor Adobe Acrobat Sign

Nieuwe functies

Aan de slag

Beheerder

Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren

Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten

Integreren met andere producten

Acrobat Sign Developer

Ondersteuning en probleemoplossing

Welkom bij Adobe Acrobat Sign!

Voordat u met Adobe Acrobat Sign aan de slag gaat, bespreken we een aantal basisbeginselen. Het doel van deze handleiding is u vertrouwd te maken met Acrobat Sign en de functionaliteit die voor u als gebruiker beschikbaar is.

Deze handleiding behandelt alle belangrijke processen in Acrobat Sign en maakt u vertrouwd met de gebruikersinterface. Het
Acrobat Sign Help-systeem biedt meer diepgaande informatie waar nodig. Als u een internetverbinding hebt, kunt u klikken op de koppelingen in de grijze vakken die met de tekst “Aanvullende informatie…” beginnen om de desbetreffende Help-onderwerpen weer te geven. 

Opmerking:

Waar van toepassing worden eigenschappen en functies vermeld die specifiek zijn voor het serviceniveau Business en/of Enterprise. In deze handleiding worden eigenschappen en functies beschreven die beschikbaar zijn op het hoogste niveau van de licentieovereenkomst, Acrobat Sign voor ondernemingen. Ga naar Mijn profiel om uw type licentie bepalen. Als u vragen hebt over de functies die beschikbaar zijn voor uw licentie, neemt u contact op met uw Client Success Manager of de ondersteuning van Adobe Acrobat Sign.

Acrobat Sign is een zeer aanpasbare toepassing met een breed scala aan functies die misschien niet allemaal relevant zijn voor de manier waarop u zaken doet. Het kan zijn dat uw account- of groepsbeheerder een aantal van de beschreven opties heeft uitgeschakeld. Als u iets nodig hebt en u kunt het niet vinden, neem dan contact op met uw groeps- of accountbeheerder. Onze service ondersteunt verschillende configuraties voor verschillende groepen. Het is dus mogelijk om een functie voor één groep uit te schakelen en voor een andere groep in te schakelen.

 

Na het doornemen van deze handleiding bent u vertrouwd met alle standaardverzendworkflows in Acrobat Sign en kunt u uw overeenkomsten beheren en rapporten genereren, zodat u steeds weet wat is voltooid en wat nog in behandeling is.

Uw account personaliseren

Wanneer u zich voor het eerst aanmeldt bij Acrobat Sign, is het verstandig uw persoonlijke gebruikersgegevens te controleren. Deze informatie wordt in diverse sjablonen gebruikt, dus het is van belang dat deze correct is.

  • Plaats de muisaanwijzer op uw naam in de rechterbovenhoek om het menu te openen en klik op Mijn profiel

De profielpagina bevat de specifieke waarden die Acrobat Sign gebruikt voor het aanpassen van al uw transacties. Met name interessant zijn:

  • Uw volledige naam: deze wordt gebruikt in e-mailcommunicaties en voor de standaard typografische versie van uw handtekening
  • Uw functie: deze wordt automatisch ingevuld in alle velden Titel
  • Uw bedrijfsnaam: deze wordt vermeld in e-mailcommunicaties, dit moet de volledige juridische bedrijfsnaam zijn
  • Tijdzone: datum- en tijdstempels worden uitgevoerd in uw tijdzone, dit verbetert de duidelijkheid bij het uitvoeren van rapporten.

Als u gegevens wilt aanpassen, klikt u op de knop Profiel bewerken, brengt u de gewenste wijzigingen aan en klikt u op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.

Mijn Profiel bewerken

Neem na het configureren van uw persoonlijke informatie even de tijd om de andere persoonlijke voorkeuren aan de linkerzijde van het scherm te bekijken.  Deze opties zijn specifiek voor u als gebruiker en kunnen handig zijn voor het automatiseren van taken:

  • Mijn Profiel - Uw persoonlijke identificatiegegevens.
  • Toegangstokens - Als u ontwikkelaar bent, worden uw API-tokens hier gedefinieerd en weergegeven
  • Twitter-integratie - Verstuur een tweet telkens wanneer een overeenkomst is voltooid
  • Mijn e-mailvoetnoot - Voeg een aangepaste voetnoot (met onbewerkte tekst) onderaan uw e-mailsjablonen toe bij het verzenden van nieuwe overeenkomsten.
  • Automatisch delegeren - Delegeer Acrobat Sign-overeenkomsten die u ter ondertekening zijn toegezonden, automatisch aan de genoemde partij. Vergelijkbaar met het doorstuurproces bij afwezigheid van de geadresseerde voor Acrobat Sign-overeenkomsten.
  • Mijn meldingen - Configureer welke typen gebeurtenissen/waarschuwingen Acrobat Sign aan u moet melden en hoe u deze meldingen wilt ontvangen. U kunt e-mail in realtime ontvangen, of de gebeurtenis registreren en dagelijkse of wekelijkse rapportage configureren. (Gebeurtenissen zijn triggers wanneer iets gebeurt. Waarschuwingen worden geactiveerd wanneer een bepaalde hoeveelheid tijd verstrijkt en iets niet gebeurt).
  • Gedeelde meldingen - Als het account van een andere gebruiker met u wordt gedeeld, kunt u opgeven welke gebeurtenissen en waarschuwingen van die gebruiker aan u moeten worden gemeld.
  • Mijn handtekening - Upload een afbeelding van uw handtekening en initialen. PNG-bestanden werken het best.
  • Taalvoorkeuren - Er zijn twee instellingen onder deze kop waarmee u rekening moet houden:
    • Mijn Taalvoorkeur - Met deze instelling kunt u definiëren welke taal in de
      Acrobat Sign-webtoepassing moet worden gebruikt.
    • Ondertekeningstaal - Deze instelling bepaalt de standaardtaal die wordt gebruikt voor e-mailmeldingen en de ondertekeningsinstructies voor de ontvanger.
  • Overige accounts bekijken - Als u de overeenkomsten op het account van een andere gebruiker wilt bekijken, kunt u dat hier aanvragen. Er wordt een lijst met alle bekeken accounts weergegeven. Dit is een 'alleen-lezen' perspectief.
  • Mijn account delen - Als u uw account met iemand anders wilt delen, kunt u hier opgeven wie uw overeenkomsten mag bekijken. Degene die uw account deelt, mag het alleen bekijken, niet ondertekenen, annuleren of delegeren.

Overzicht van pagina's

Overeenkomsten verzenden

Het verzenden van documenten en het verzamelen van handtekeningen en goedkeuringen, daar gaat het om in Acrobat Sign. Elke klant heeft verschillende vereisten voor degenen die met het document moeten kunnen werken en de volgorde waarin dat gebeurt. De interface van de pagina Verzenden biedt dus een aantal workflowfuncties waarvan u op de hoogte moet zijn. 

Pagina Verzenden

Ondertekeningsomgeving

Door het ondertekeningsproces te doorlopen, krijgt u inzicht in het eindresultaat van de instellingen die door de afzender zijn geconfigureerd.

Overeenkomsten beheren

Het beheren van uw overeenkomsten is een belangrijk onderdeel van het werken met Acrobat Sign. Gebruik de pagina Beheren om overeenkomsten bij te houden, te verwerken en aan te passen. Of het nu gaat om het annuleren van een overeenkomst of het vervangen van de ondertekenaar, met deze processen kunt u de voortgang van de transactie in het systeem beïnvloeden.

Rapporten (alleen voor de serviceniveaus voor bedrijven en ondernemingen)

Met de rapportfunctie kunt u controleren hoe uw account gebruikmaakt van Acrobat Sign. Maak uw eigen rapporten en breng uw proces voor documentondertekening volledig in beeld, terwijl u kijkt hoe het afzonderlijke groepen of gebruikers afgaat.

Voorvertoning en de ontwerpervaring

De Authoring-omgeving biedt de form-building-functionaliteit voor Acrobat Sign. U kunt handtekeningvelden plaatsen en daarnaast velden toevoegen die automatisch worden ingevuld, bijvoorbeeld met de datum of de handtekening van de ondertekenaar (indien bekend), of tekstvelden die inhoudsvalidatie en/of complexe berekeningen uitvoeren. Er zijn ook andere gangbare veldtypen beschikbaar, zoals vervolgkeuzelijsten, keuzerondjes en selectievakjes.

Bibliotheeksjablonen

Een bibliotheeksjabloon is een herbruikbaar object. Acrobat Sign ondersteunt twee typen bibliotheeksjablonen: documentsjablonen en formulierveldsjablonen.

  • Documentsjablonen - Een documentsjabloon is een herbruikbaar document. U kunt documentsjablonen met andere gebruikers in uw account delen, zodat meerdere gebruikers hetzelfde document kunnen verzenden zonder wijzigingen te hoeven aanbrengen.
  • Formulierveldsjablonen - Een formulierveldsjabloon is een herbruikbare veldlaag die op elk document kan worden toegepast. U kunt formulierveldsjablonen ook met andere gebruikers in uw account delen. Formulierveldsjablonen zijn ideaal in de volgende situaties:
    • U hebt één veldlay-out die voor meerdere documenten werkt.
    • U hebt een document dat op verschillende manieren kan worden verzonden.
    • U wilt de inhoud van het document reviseren, maar de velden blijven op dezelfde plaats staan.

In plaats van een nieuw bibliotheekdocument te maken telkens wanneer een document wordt bijgewerkt, kunt u dezelfde formulierveldlaag toepassen. Formulierveldsjablonen kunnen worden bewerkt, zodat u gemakkelijk wijzigingen in de rangschikking van velden of veldeigenschappen kunt aanbrengen. Bij het maken van een sjabloon zijn wederom alle gereedschappen in de ontwerpomgeving beschikbaar.

 

U kunt de taak voor het maken en onderhouden van sjablonen het beste aan één gebruiker (de documentbeheerder) toewijzen. Door aanmeldingsgegevens voor de documentbeheerder te maken, voorkomt u verwarring over welke sjablonen moeten worden gebruikt en beschikt u over versiebeheer voor uw herbruikbare documenten.

Het verdient aanbeveling een distributielijst of functioneel e-mailadres te gebruiken voor de aanmeldingsgegevens voor de documentbeheerder. Hierdoor kunt u de toegang tot deze aanmeldingsgegevens beheren terwijl u de mogelijkheid biedt om de verantwoordelijkheid te delen als dit nodig is.

Meer informatie over het gebruik van de authoringtools om sjablonen te maken vindt u hier.

Alternatieve workflows voor handtekeningen

Er is een aantal workflows dat u kunt gebruiken om documenten ter ondertekening te verzenden, handtekeningen te verzamelen en een ondertekend document te verzenden, waaronder de volgende:

  • Verzenden met “Invullen & ondertekenen”
  • Verzenden met In bulk verzenden
  • Webformulieren gebruiken om handtekeningen te verzamelen 

In de volgende gedeelten worden al deze processen nader beschreven.

Aanvullende informatie over webformulieren vindt u hier.

Mobiele apparaten

Het ondertekenen is een van de belangrijkste functies van Acrobat Sign. Iedereen kan ondertekenen via een e-mailkoppeling, of het nu in een webbrowser op de computer of via een mobiel apparaat is. Als u een Acrobat Sign-account hebt, kunt u ook ondertekenen met behulp van de iOS- of Android-app Acrobat Sign Manager. U kunt ondertekeningsproces ook starten via de pagina Beheren. Ondertekening is ook ingebouwd in het proces “Invullen en ondertekenen”.

Meer informatie over de functionaliteit van de mobiele app vindt u hier.

Acrobat Sign ondersteunt de nieuwste webbrowsers op smartphones en tablets met het besturingssysteem iOS of Android.

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?