Adobe Sign voor Salesforce CPQ-connector: Installatiehandleiding

Zoeken

Laatst bijgewerkt op 3 jan. 2023 | Ook van toepassing op Adobe Acrobat Sign

Overzicht

De Adobe Sign voor Salesforce CPQ-connector voegt een knop toe aan uw Salesforce CPQ-app. Hiermee kunt u een overeenkomst met een automatische offertebijlage genereren en documenten voor elektronische ondertekening rechtstreeks vanuit uw Salesforce-app verzenden.

Adobe Sign voor Salesforce CPQ-connector: De installatiehandleiding biedt instructies voor het volgende:

De Adobe Sign voor Salesforce: CPQ-connector installeren
Quote-objecten configureren voor het verzenden van overeenkomsten
CPQ configureren om de actie Adobe Sign genereren beschikbaar te maken
Standaardsjablonen maken
Een overeenkomst met een automatische offertebijlage genereren en verzenden
Andere sjablonen configureren

Voorwaarden

De volgende voorwaarden zijn van toepassing:

Adobe Sign voor Salesforce V24.0 of hoger moet zijn geïnstalleerd.
Salesforce CPQ Summer '22 V238.3 of hoger moet zijn geïnstalleerd.

Opmerking: Salesforce CPQ v 234.4.1 en hoger bevatten een upgrade die geavanceerde functies voor het genereren van overeenkomsten ondersteunt met behulp van runtimevariabelen.

De Adobe Sign voor Salesforce: CPQ-connector installeren

Ga naar het Onderdeelpakket voor Adobe Sign voor Salesforce CPQ-connector in de Salesforce AppExchange.
Selecteer Nu downloaden.
Meld u aan bij uw Salesforce-account via een van de volgende aanmeldingsopties, indien van toepassing:
- Als u al een Salesforce-account hebt, selecteert u Aanmelden en voert u desgevraagd uw referenties in.
- Als u geen account hebt, selecteert u Doorgaan als gast. U wordt gevraagd een Salesforce-account te maken en u vervolgens aan te melden met de nieuwe aanmeldingsgegevens.
Selecteer een van de volgende opties in het dialoogvenster waarin u wordt gevraagd de installatieomgeving te selecteren:
- Installeren in productieomgeving
- Installeren in Sandbox
Voer de volgende stappen uit in het dialoogvenster Installatiedetails bevestigen dat verschijnt:
- Controleer de installatiegegevens.
- Schakel het selectievakje Voorwaarden en bepalingen in ter aanduiding dat u de voorwaarden en bepalingen hebt gelezen en ermee akkoord gaat.
- Selecteer Bevestigen en installeren.
Wanneer u wordt gevraagd om u aan te melden bij uw Salesforce-organisatie, voert u uw aanmeldingsgegevens in en selecteert u vervolgens Aanmelden.
Selecteer op de weergegeven pagina de optie Installeren voor alle gebruikers en selecteer vervolgens Installeren.

Als het bericht verschijnt dat het even duurt om de app te installeren, selecteert u Gereed om door te gaan. U ontvangt een bevestigingsmail zodra de installatie is voltooid.

Quote-objecten configureren voor het verzenden van overeenkomsten

Het koppelen van de offerte aan overeenkomsten die worden verzonden met behulp van de offerte, kan nuttig zijn om op de hoogte te blijven van de offertes die worden verwerkt, evenals de geschiedenis van de offertes op een account.

CPQ configureren om de actie Adobe Sign genereren beschikbaar te maken

Nadat u Adobe Sign voor Salesforce CPQ versie 1.4 of hoger hebt geïnstalleerd, moet u de knop 'Adobe Sign genereren' toevoegen zodat u een offerte kunt genereren en deze automatisch aan een overeenkomst kunt toevoegen. Dat doet u als volgt:

Ga naar Instellingen > Objecten en velden > Objectbeheer.
Selecteer in de linkerkolom Offerte.
Selecteer in het linkerdeelvenster Paginalay-outs.
Selecteer onder Naam van paginalay-out de optie Offertelay-out.
Selecteer in het vak objecttype bovenaan Knoppen.
Sleep het object Adobe Sign genereren naar het gedeelte Offertedetails.
Selecteer Opslaan.

Dit configureert de plug-in.

Zodra de installatie is voltooid, gaat u naar Instellingen > Platformtools > Apps > Geïnstalleerde pakketten.
Voor het pakket Salesforce CPQ selecteert u Configureren.
Selecteer het tabblad Plug-ins.
Voer in het veld Plug-in voor elektronische handtekening de waarde ASSFCPQ.AdobeSignElectronicSignaturePlugin in
Selecteer Opslaan.

Standaardsjablonen maken

Om automatisch een offerte aan een verzendklare overeenkomst toe te voegen moet u een standaardsjabloon voor de overeenkomst en de offerte maken.

Volg de onderstaande stappen om een basissjabloon te maken om een offerte bij te voegen: De onderstaande configuratiestappen bevatten instructies voor het maken van een basisovereenkomstsjabloon waarin u een offerte kunt bijvoegen.

Meer informatie over overeenkomstsjablonen vindt u in de sectie Sjablonen.

Opmerking:

Bij gebruik van de optie Genereren met Adobe Sign moet de overeenkomstsjabloon worden ingesteld met alleen de variabele overeenkomstsjabloon.

Het instellen van een overeenkomstsjabloon met behulp van runtimevariabelen zorgt voor meer efficiëntie bij het maken van overeenkomsten. Bij het maken van overeenkomsten worden automatisch de gegenereerde offertedocument-PDF aan de overeenkomst toegevoegd. Daardoor kunnen gebruikers naast het offertedocument ook Adobe Sign-bibliotheekdocumenten in hun overeenkomstsjablonen gebruiken.

Ga naar het startprogramma voor apps en open Adobe Acrobat Sign voor Salesforce.
Open het tabblad Overeenkomstsjablonen en selecteer Nieuw.
Wijs een naam toe aan de sjabloon en selecteer Opslaan.
Voer de volgende stappen uit op de gegevenspagina van de overeenkomstsjabloon die wordt geopend:
1. Geef een standaard overeenkomstnaam op.
2. Definieer het Salesforce-object als het Offertedocument.
3. Selecteer Gegevens toewijzen aan overeenkomstvelden. In het dialoogvenster dat verschijnt:
  
  Selecteer in het veld Brontype de optie Offertekans (referentie).
  
  Selecteer in het veld Doelovereenkomst Kans (referentie) uit de opties.
  
  Selecteer Opslaan.
De pagina Sjabloondetails weerspiegelt de toegewezen gegevensvelden, zoals hieronder weergegeven.
Op het tabblad Bijlage:
1. Als u aan elke offerte een document wilt toevoegen, selecteert u Bestanden uploaden of sleept u het bestand naar het veld Uploaden.
2. Selecteer Documentbron kiezen om de offerte bij te voegen.
3. In het dialoogvenster Documentbron kiezen dat wordt geopend:
  
  Selecteer de optie Runtimevariabele.
  
  Wijs in het veld Een runtimevariabelenaam toevoegen de variabelenaam toe als QuoteDocument.
  
  Selecteer Toevoegen wanneer u klaar bent.
De bijgevoegde offerte verschijnt zoals hieronder weergegeven:
Ga nar het tabblad Ontvangers en selecteer X in de rechterhoek om de standaardontvangersrecord te verwijderen. Selecteer vervolgens Ontvanger toevoegen vanuit object of runtimevariabele.
In het dialoogvenster Ontvanger toevoegen dat wordt geopend:
1. Selecteer object of runtimevariabele: LookUp gebaseerd op hoofdobjectveld.
2. Selecteer Contact als type ontvanger.
3. Onder het veld Bronveld formulier hoofdobject selecteert u Primaire contact-ID.
4. Selecteer Opslaan.
De resulterende ontvanger wordt weergegeven zoals hieronder:
Selecteer het tabblad Regels en selecteer vervolgens de optie Instellen als standaardsjabloon voor alle overeenkomsten.

U kunt naar wens andere elementen van de sjabloon configureren zoals het overeenkomstbericht, herinneringen of medeondertekenaars.
Zorg dat de sjabloon is omgeschakeld naar Actief en selecteer vervolgens Opslaan.

Selecteer Salesforce-CPQ in het startprogramma om de app te openen.
Ga naar het hoofdmenu en selecteer Offertesjablonen > Nieuw.
Voer de volgende stappen uit op de pagina Nieuwe offertesjabloon die wordt geopend:
- Geef een sjabloonnaam op.
- Schakel het selectievakje Standaard in.
- Selecteer de implementatiestatus als Geïmplementeerd.
- Selecteer onder Overeenkomstsjabloon de hierboven gemaakte Overeenkomstsjabloon.
Selecteer Opslaan.

Een overeenkomst met een automatische offertebijlage genereren en verzenden

Zodra de installatie is voltooid en alle configuraties op hun plaats zijn, wordt de gegenereerde Offerte automatisch aan een overeenkomst gekoppeld. De ontvanger van de overeenkomst is de contactpersoon voor facturering op de CPQ-offerte.

Zie Adobe Sign-sjablonen om de voordelen van Adobe Acrobat Sign en CPQ-integratie te verkennen en te benutten.

Volg de onderstaande stappen om een overeenkomst met een automatische offertebijlage te genereren:

Ga naar het startprogramma van de app op de Salesforce Lightning-pagina en open Salesforce-CPQ.
Selecteer Offertes > Nieuwe offerte in het hoofdmenu.

Verstrek de volgende informatie op de pagina Nieuwe offertedetails die wordt geopend:
- Definieer de relatie van de offerte met het Salesforce-account of de kans.
- Geef andere details op: betalingsvoorwaarden, leveringsmethode, korting en factuur-/verzendinformatie.
- Selecteer Opslaan.
Selecteer in de rechterbovenhoek de vervolgkeuzelijst Meer acties (▼) > Regels bewerken.

Hierdoor wordt de pagina Offerte bewerken geopend zonder regelitems.
Selecteer Producten toevoegen om de productlijst te openen.
Selecteer in de lijst de producten die u in de offerte wilt opnemen en klik vervolgens op Selecteren.

De pagina Offerte bewerken wordt weer geladen. Dit keer ziet u de regelitems die u hebt geselecteerd.

Op deze pagina kunt u elk regelitem bewerken om de velden voor hoeveelheid of extra korting te wijzigen.
Nadat u de regelitems hebt geverifieerd, selecteert u Opslaan.
Selecteer in de rechterbovenhoek de vervolgkeuzelijst ▼ > Document opnemen.
Op de pagina Extra document toevoegen die wordt geopend, selecteert u Bestand kiezen. Selecteer het document dat u wilt opnemen. Als u klaar bent, selecteert u Opslaan.
Selecteer in de rechterbovenhoek de vervolgkeuzelijst ▼ > Document genereren.
Op de pagina Document genereren die wordt geopend, selecteert u het bestand onder Beschikbare inhoud. Selecteer vervolgens de pijl Toevoegen om het bestand naar de sectie Opgenomen content te verplaatsen.

Het bestand verschijnt onder de sectie Opgenomen content.
Selecteer Verzenden naar Adobe Sign in het hoofdmenu.

De gegevenspagina van het offertedocument wordt geopend.
Ga op de pagina Offertedocument die wordt geopend naar het tabblad Verwant > Overeenkomst. Selecteer de naam van de overeenkomst en controleer het volgende:
- De overeenkomst heeft de status Concept.
- Ontvangers (met primaire contactpersoon), account en verkoopkans zijn toegevoegd.
- De overeenkomstnaam is de opgegeven sjabloonnaam.
- De sectie Bestanden toont het offertedocument samen met het bijgevoegde document.
Nadat u alle details hebt bevestigd, selecteert u Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen. Selecteer Volgende.
Voeg in de voorbeeldmodus handtekeningvelden toe, zoals vereist voor alle ondertekenaars en controleer de details. Als u klaar bent, selecteert u Verzenden.

Zodra de overeenkomst is verzonden, ziet u een bericht zoals hieronder weergegeven. Selecteer OK om het scherm te sluiten.

Op de Salesforce CPQ-pagina verandert de overeenkomststatus in: Uit voor ondertekening, zoals hieronder weergegeven.

Start CPQ via het startprogramma voor apps.
Voor het maken van een nieuwe offertesjabloon selecteert u het tabblad Offertesjablonen.

De Offertesjabloon definieert de algehele lay-out en stijl van de offertepagina: paginagrootte, marges, lettergrootte, groep en kleur, en meer.
Selecteer het tabblad Offertes en maak een nieuwe offerte met de volgende details:
- Definieer de relatie van de offerte met het Salesforce-account of de kans.
- Geef andere details op: betalingsvoorwaarden, leveringsmethode, korting en factuur-/verzendinformatie.
- Selecteer Opslaan.
Selecteer in de rechterbovenhoek de vervolgkeuzelijst Meer acties (▼) > Regels bewerken.

Hierdoor wordt de pagina Offerte bewerken geopend zonder regelitems.
Selecteer Producten toevoegen om de productlijst te openen.
Selecteer in de lijst de producten die u in de offerte wilt opnemen en klik vervolgens op Selecteren.

De pagina Offerte bewerken wordt weer geladen. Dit keer ziet u de regelitems die u hebt geselecteerd.

Op deze pagina kunt u elk regelitem bewerken om de velden voor hoeveelheid of extra korting te wijzigen.
Selecteer Opslaan.
Een of meer aanvullende documenten aan de offerte toevoegen:
1. Selecteer in de rechterbovenhoek de vervolgkeuzelijst Meer acties (▼) > Document opnemen.
2. Selecteer Bestand kiezen en blader op uw lokale systeem naar het bestand dat u wilt opnemen.
3. Nadat u het bestand hebt toegevoegd, selecteert u Opslaan.
Selecteer in de rechterbovenhoek de vervolgkeuzelijst Meer acties (▼) > Document genereren.
De offerte wordt gegenereerd als een document en de pagina geeft de offerte en andere opgenomen documenten weer. U kunt nu de beschikbare bestanden toevoegen en opnieuw ordenen. Als u klaar bent, selecteert u Verzenden naar Adobe Sign.

Dit voegt automatisch de offerte en Opgenomen contentbestanden toe aan de overeenkomst. De contactpersoon voor facturering in de CPQ-offerterecord wordt geïmporteerd als de Ontvanger op de overeenkomst.

Wanneer de overeenkomst is gemaakt, kunt u deze gekoppeld zien aan het Salesforce-account en de kans (via de offerteconfiguratie) in de status Concept (ervan uitgaande dat u het overeenkomstobject hebt toegevoegd aan de paginalay-outs Account en Kans).

Opmerking:

Als u de overeenkomstsjabloon zoekt, kunt u deze sjabloon configureren voor automatisch verzenden en wordt de offerte verzonden zodra deze is gegenereerd.
De overeenkomst wijzigen en verzenden:
1. Selecteer de koppeling Overeenkomstom deze te openen.
2. Bekijk de lijst met ontvangers en de bijgevoegde bestanden en bewerk deze zo nodig.
3. Selecteer Verzenden.
Zodra de overeenkomst is verzonden, ziet u een succesbericht zoals hieronder weergegeven.

Adobe Acrobat Sign-sjablonen

Acrobat Sign-sjablonen bieden uitgebreide mogelijkheden om de configuratie van de overeenkomstprocessen te automatiseren, evenals het invullen van gegevens van en naar overeenkomstformulieren.

Voor meer informatie gaat u naar de Handleiding voor veldtoewijzing en sjablonen.

Hieronder ziet u een voorbeeldconfiguratie met een paar opties die speciaal goed werken met Salesforce CPQ.

Overeenkomstvelden vooraf invullen met veldwaarden voor offertes

U kunt een overeenkomst personaliseren door waarden uit het offertedocument toe te voegen. Dat doet u als volgt:

Vanuit het startprogramma voor apps opent u Adobe Acrobat Sign voor Salesforce.
Ga naar het hoofdmenu en selecteer Overeenkomstsjablonen > Nieuw.
Stel het Hoofdobjecttype in op SBQQ__QuoteDocument__c
Hiermee kunnen veldwaarden uit het offertedocument worden toegewezen aan de overeenkomst. Hiermee wordt de naam van het offertedocument toegewezen aan de overeenkomstnaam.
Selecteer Opslaan.
Op het tabblad Verwant gaat u naar de sectie Gegevens toewijzen aan overeenkomstvelden. Selecteer Nieuw.
Dit opent de pagina Een nieuwe veldtoewijzing toevoegen.
Selecteer in de keuzelijst Toewijzingsmethode de optie Hoofdobjectveld.
Selecteer Volgende.
De veldwaarde en het doelveld opgeven:
1. In de keuzelijst Bronveld formulier hoofdobject kiest u een optie die u wilt gebruiken als bron van de veldwaarde die u in het veld Overeenkomst wilt importeren. Selecteer in dit voorbeeld Documentnaam (tekenreeks).
2. Het Doelovereenkomstveld is het veld waarin u de waarde wilt invoegen. Gebruik in dit voorbeeld Overeenkomstnaam (tekenreeks).
3. Selecteer Opslaan.
Als u toewijzingen aan de sjabloon toevoegt, wordt er een lijst gemaakt op het tabblad Gerelateerd van de sjabloon.
Als u een record wilt verwijderen of bewerken, opent u het vervolgkeuzemenu en selecteert u Verwijderen of Bewerken.

Bestandsbijlagen toevoegen

U kunt een offertedocument aan overeenkomsten toevoegen door een proces te volgen dat vergelijkbaar is met het toevoegen van een bestandsbijlage aan een overeenkomst. Wanneer u een overeenkomst maakt en een bestandsbijlage toevoegt, voegt deze automatisch de gegenereerde QuoteDocument-PDF aan de overeenkomst toe.

Volg onderstaande stappen om een offertedocument toe te voegen aan een overeenkomst:

Open de Overeenkomstsjabloon en selecteer het tabblad Gerelateerd.
Selecteer Bestandsbijlagen toevoegen.
Selecteer Nieuw.
Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt, de optie Runtimevariabele in het veld Type bestandsbijlage en selecteer vervolgens Volgende.

Opmerking: u kunt ook bestanden bijvoegen vanuit de Adobe Sign (EchoSign)-bibliotheek, vanuit de Salesforce-inhoud, vanuit de bibliotheek of het hoofdobject.
In het dialoogvenster dat wordt geopend vult u het veld voor de variabelenaam in met de naam van het offertedocument en selecteer vervolgens Opslaan.

Opmerking: een variabelenaam is vereist omdat er een runtimevariabele is geselecteerd voor het type bijlage. Als u een bibliotheek selecteert als het Bijlagetype, wordt er een lijst met beschikbare documenten in die bibliotheek weergegeven.

Net als de Veldtoewijzingen is een lijst met bijgevoegde bestanden voor de sjabloon gebaseerd op het tabblad Gerelateerd van de sjabloon.

Ontvangers toevoegen

U kunt ontvangers aan de Overeenkomstsjabloon toevoegen om een handtekeningflow te definiëren op basis van uw interne methoden. U kunt de overeenkomst eenvoudig naar de klant/ondertekenaar sturen, of interne goedkeuringsstappen en tegenhandtekeningen opnemen. Wanneer een PDF van het offertedocument aan een overeenkomst wordt toegevoegd, wordt automatisch de primaire contactpersoon opgehaald voor wie het offertedocument is gegenereerd.

Volg de onderstaande stappen om de primaire contactpersoon aan de offerte toe te voegen als ondertekenaar met behulp van een runtimevariabele:

Open de Overeenkomstsjabloon en selecteer het tabblad Gerelateerd.
Selecteer Ontvangers toevoegen.
Selecteer Nieuw.
Geef in het dialoogvenster dat wordt geopend, de volgende details op:
- Selecteer in het veld Bron van ontvanger Runtimevariabele.
- Zorg ervoor dat het Type ontvanger de Contactpersoon
  is.
- De Rol van de Ontvanger bepaalt of de contactpersoon een handtekening zal zetten. Selecteer Goedkeuren of Delegeren.
- Verificatie van de ondertekenaar bepaalt of de ontvanger een twee-factor verificatiemethode moet gebruiken.
  
  E-mail - Geen twee-factor, e-mail is de enige validatie van de identiteit van de ontvanger.
  
  Wachtwoord - Hiermee wordt een wachtwoord toegepast op de ondertekening van het document, waardoor het wachtwoord moet worden ingevoerd voordat het document kan worden bekeken.
  
  KBA - Op kennis gebaseerde verificatie kan alleen worden gebruikt in de Verenigde Staten en gebruikt het burgerservicenummer van de ontvanger om verschillende vragen te stellen die moeten worden beantwoord voordat het document kan worden bekeken.
  
  Social - Sociale verificatie vereist dat de ondertekenaar zich verifieert bij een andere sociale applicatie (LinkedIn, Facebook, enz.) voordat het document wordt gepresenteerd.
  
  Telefoon - Er wordt een sms-bericht verzonden naar de telefoon van de ontvanger, die vervolgens het opgegeven zescijferige nummer moet invoeren om het document weer te geven.
- Bericht aan ontvanger stuurt een privébericht aan de ontvanger op het moment dat deze het document opent om te ondertekenen.
- Index is de tekenopdracht voor de ontvanger.
- Als u klaar bent, selecteert u Volgende.
Voer in het dialoogvenster dat wordt geopend voor het veld Variabelenaam de tekst voor PrimaryContact in en selecteer vervolgens Opslaan.

De lijst met ontvangers verschijnt op het tabblad Gerelateerd van de overeenkomstsjabloon, zoals hieronder weergegeven.

Uw offertesjabloon koppelen aan uw overeenkomstsjabloon

U kunt uw Overeenkomstsjabloon koppelen aan uw Offertesjabloon om de overeenkomst te automatiseren wanneer u de offerte genereert.

Opmerking: wanneer u de optie Genereren met Adobe Sign gebruikt, moet de overeenkomstsjabloon worden ingesteld met alleen de variabele overeenkomstsjabloon.

De objecten koppelen:

Zorg dat het veld Overeenkomstsjabloon is toegevoegd aan de paginalay-out van uw offertesjabloon. Bekijk hoe u de overeenkomstsjabloon aan de offertesjabloon kunt toevoegen in de sectie Offerte-objecten configureren voor het verzenden van overeenkomsten.
Open Salesforce CPQ vanuit het startprogramma voor apps.
Selecteer het tabblad Offertesjablonen.
Bewerk de offertesjabloon die u aan de overeenkomstsjabloon wilt koppelen.
Selecteer in het veld Overeenkomstsjabloon de juiste overeenkomstsjabloon.
Selecteer Opslaan.