Configureer Salesforce zodanig dat het wordt gesynchroniseerd met Adobe Sign en match de Adobe-groepen met Salesforce-profielen.
Groepstoewijzingen beheren
Adobe Sign voor Salesforce ondersteunt de mogelijkheid om gebruikers in specifieke Salesforce-profielen te synchroniseren met Adobe Sign-groepen. Groepen worden vaak door bedrijven gebruikt om gebruikers in het Adobe Sign-account in te delen in verschillende categorieën (bijvoorbeeld Sales VS, Sales Europa, Sales Azië en Stille Oceaan). Met verschillende groepen kunt u verschillende instellingen in Adobe Sign maken of rapporten afzonderlijk per groep genereren. Als u niet over meerdere groepen beschikt, behoren al uw gebruikers tot de standaardgroep.
In Salesforce kunt u toewijzingen tussen Salesforce-profielen en groepen instellen via de pagina Groepstoewijzingen. U kunt nieuwe groepen ook rechtstreeks in Salesforce maken.
Gebruikers naar verschillende Adobe Sign-groepen verplaatsen
U kunt meerdere Salesforce-profielen aan één Adobe Sign-groep toewijzen. Als u groepstoewijzingen wilt instellen en gebruikers naar hun respectieve groepen wilt verplaatsen, doet u het volgende:
- Maak een of meer toewijzingen tussen een Salesforce-profiel en een Adobe Sign-groep.
- Schakel de optie Selectie synchroniseren in voor elke toewijzingsrij die u wilt synchroniseren.
3. Klik op de knop Opslaan om de toewijzingen op te slaan. Of klik op Annuleren om de wijzigingen te verwijderen.
4. Als u gebruikers naar hun respectieve groepen wilt verplaatsen, klikt u op de knop Gebruikers synchroniseren.
Voordat u de synchronisatie bevestigt, krijgt u een voorvertoning te zien van de gebruikers die worden verplaatst.
5. Na de synchronisatie ziet u een bevestigingsbericht waarin wordt gemeld welke gebruikers zijn verplaatst.
Salesforce-gebruikers in deze profielen, die geen Adobe Sign-gebruikers zijn, worden niet beïnvloed door deze synchronisatie. Nieuwe gebruikers die met Adobe Sign voor Salesforce worden gemaakt, worden bovendien automatisch in de juiste groepstoewijzing geplaatst op basis van de opgeslagen toewijzingen die voor “Selectie synchroniseren” zijn ingeschakeld.
Gebruikers automatisch synchroniseren wanneer het Salesforce-profiel verandert
U kunt desgewenst een optie inschakelen om te zorgen dat gebruikers automatisch worden gesynchroniseerd wanneer ze een ander Salesforce-profiel krijgen. Als u dit doet, wordt de functie ingeschakeld waardoor gebruikers automatisch worden verplaatst wanneer hun profiel verandert (bijvoorbeeld van het Marketing-profiel in het Sales-profiel). De synchronisatie zorgt dat de gebruiker naar de juiste Adobe Sign-groep wordt verplaatst op basis van de toewijzingen die op de pagina Groepstoewijzingen zijn opgeslagen
- Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen
- Klik op de actie Beheren voor Adobe Sign-instellingen.
- Klik bovenaan de pagina Adobe Sign-instellingen op de knop Edit.
- Zoek de optie Groeptoewijzingen autom. synchroniseren, schakel deze optie in en klik op Opslaan.
Gebruikers handmatig synchroniseren
Als de optie Groeptoewijzingen autom. synchroniseren niet ingeschakeld is en u een gebruikersgroep handmatig wilt synchroniseren vanuit de gebruikersrecord, voegt u een koppeling aan de paginalay-out voor gebruikers toe. Hierdoor kunt u de synchronisatie handmatig dwingen één gebruiker naar de juiste Adobe Sign-groep te verplaatsen op basis van de toewijzingen die op de pagina Groepstoewijzingen zijn opgeslagen en geselecteerd.
Als u deze koppeling wilt toevoegen aan de paginalay-out voor gebruikers, doet u het volgende:
1. Navigeer naar Setup > Platformtools > Objecten en velden > Objectbeheer
2. Klik op de koppeling Gebruiker in de lijst met objecten links in het venster
3. Selecteer Paginalay-outs voor gebruikers in de lijst links in het scherm
4. Klik op de koppeling Lay-out voor gebruiker bij Naam paginalay-out
5. Zorg dat Aangepaste koppelingen gemarkeerd is en sleep het object Document Cloud-gebruiker synchroniseren van boven aan de pagina naar de sectie Aangepaste koppelingen op de pagina.
6. Klik op de knop Opslaan boven aan de pagina.
