Adobe Sign voor Salesforce - Gebruikshandleiding e-mailcomponent

De e-mailcomponent van Adobe Sign voor Salesforce is compatibel met Microsoft Outlook Web App (OWA), Outlook 2016, Outlook voor Mac 2016 en Gmail voor bedrijven-accounts met de Chrome-browser.

Overzicht

Een Salesforce-beheerder moet de component eerst in Salesforce configureren. Vervolgens hoeven eindgebruikers alleen de e-mailinvoegtoepassing in te schakelen, zich bij Salesforce te verifiëren en op een e-mail te klikken.

De invoegtoepassing Adobe Sign voor Salesforce biedt gebruikers de mogelijkheid op een e-mail in de e-mailclient te klikken en een lijst met gerelateerde overeenkomsten te produceren op basis van de e-mailadressen die betrokken zijn bij de geselecteerde e-mail.

Gebruikers kunnen ook nieuwe overeenkomsten verzenden, herinneringen verzenden of zelfs een overeenkomst rechtstreeks vanuit de e-mailclient annuleren.


De e-mailclient inschakelen voor Outlook

1. Meld u aan bij uw 365 Outlook-account en selecteer de optie E-mail

2. Klik op het tandwielpictogram rechtsboven in het scherm

3. Selecteer de optie Integraties beheren om de pagina Invoegtoepassingen voor Outlook te laden

 

4. Typ in het zoekvak linksboven Salesforce en klik op het zoekpictogram

5. Klik rechts van de optie Salesforce Lightning for Outlook op de knop Aan om de integratie in te schakelen

  • Wanneer u dit hebt gedaan, ziet u Toegevoegd onder de integratie

 

6. Sluit de pagina Invoegtoepassingen

7. Klik op een e-mail; er verschijnt een klein Salesforce-pictogram boven de berichttekst

 

8. Klik op het Salesforce-pictogram om het deelvenster van de invoegtoepassing te openen, met daarin de knop Aanmelden bij Salesforce

 

9. Klik op de knop Aanmelden bij Salesforce

  • Er wordt een pop-upvenster voor verificatie weergegeven waarin om uw Salesforce-referenties wordt gevraagd

10. Voer uw Salesforce-verificatiereferenties in en klik op Aanmelden

 

11. Het pop-upvenster verandert in een bevestigingsvenster. Klik op Bevestigen om de integratie te voltooien.

Na het uitvoeren van de configuratiestappen kunt u het Salesforce-deelvenster openen door op het Salesforce-pictogram boven de berichttekst te klikken.

1. Open uw Outlook-toepassing via het bureaublad

2. Klik op het pictogram Store om de pagina Invoegtoepassingen voor Outlook te openen

 

3. Typ in het zoekvak linksboven Salesforce en klik op het zoekpictogram

4. Klik rechts van de optie Salesforce Lightning for Outlook op de knop Aan om de integratie in te schakelen

  • Wanneer u dit hebt gedaan, ziet u Toegevoegd onder de integratie
  • Er wordt een nieuw Weergeven-pictogram aan het lint toegevoegd voor de Salesforce-invoegtoepassing

 

5. Sluit de pagina Invoegtoepassingen

6. Klik op het Weergeven-pictogram voor Salesforce op het Outlook-lint

 

7. Klik op de knop Aanmelden bij Salesforce

  • Er wordt een pop-upvenster weergegeven waarin om uw Salesforce-referenties wordt gevraagd

8. Verifieer u bij Salesforce

  • In het pop-upvenster wordt nu om bevestiging gevraagd

9. Klik op Bevestigen om de integratie te voltooien

Na het uitvoeren van de configuratiestappen kunt u het Salesforce-deelvenster openen door op het Outlook-lint op het Weergeven-pictogram voor Salesforce te klikken.


Overeenkomsten beheren in het Outlook-invoegtoepassingsvenster

Terwijl de invoegtoepassing ingeschakeld is, kunt u op een e-mail klikken en de overeenkomsten voor de deelnemers aan de e-mailthread bekijken.

Opmerking:

De invoegtoepassing toont overeenkomsten voor alle e-mailadressen die in de e-mail zijn geïdentificeerd. Dit omvat alle geadresseerden en Cc-geadresseerden.

Wanneer u op het Salesforce-pictogram (boven de berichttekst of op het Outlook-lint) klikt, wordt het deelvenster van de invoegtoepassing geopend, met daarin de overeenkomsten.

SFDC-deelvenster van Outlook

 

Bovenaan het deelvenster wordt het aantal gevonden overeenkomsten weergegeven. Bijvoorbeeld Overeenkomsten (6).

Standaard worden maximaal vijf overeenkomsten weergegeven. Als er meer beschikbaar zijn, verschijnt de koppeling Alles tonen onder de lijst.  Wanneer u op de koppeling Alles tonen klikt, kunt u door de volledige lijst met overeenkomsten schuiven.

De koppeling Alles tonen

De lijst met overeenkomsten is gesorteerd op basis van de overeenkomststatus. De sorteervolgorde is:

  • Vóór verzending/Concept
  • Afwezig voor ondertekening/Afwezig voor goedkeuring/Wacht op medeondertekenaar/Goedkeuring
  • Goedgekeurd/Ondertekend
  • Geannuleerd/Geweigerd/Verlopen

Binnen secties zijn overeenkomsten gesorteerd op Verzenddatum, met de meest recente bovenaan.

Wanneer u op een overeenkomstnaam klikt, wordt een nieuw Salesforce-tabblad geopend en wordt de volledige overeenkomst weergegeven.


Beschikbare bewerkingen

Het deelvenster van de invoegtoepassing levert niet alleen een lijst met overeenkomsten. Via de menugestuurde interface kunt u nieuwe overeenkomsten maken en de meest gangbare taken starten.

De knop Nieuwe overeenkomst verzenden is opvallend genoeg. Bovendien wordt rechts van elke overeenkomstnaam een pijl weergegeven waarmee u een menu met extra opties kunt openen.

Alleen opties voor mogelijke bewerkingen zijn beschikbaar in het menu. Voor een overeenkomst met de status Concept worden bijvoorbeeld alleen de opties Bewerken en Verwijderen weergegeven.

Let op:

U wordt niet om bevestiging gevraagd. Als u een optie in het menu selecteert, wordt de betreffende bewerking direct uitgevoerd.

Menu-opties van Outlook

Nieuwe overeenkomst verzenden

Wanneer u op de knop Nieuwe overeenkomst verzenden klikt, wordt een nieuw Salesforce-tabblad geopend en wordt een nieuwe overeenkomst gestart.  Het adres van de e-mailafzender wordt automatisch in de overeenkomstsjabloon geïmporteerd.

Configureer de overeenkomst op de gebruikelijke manier.

Wanneer u op de optie Bewerken in het menu klikt, wordt een nieuw tabblad weergegeven en wordt de overeenkomst in Salesforce geopend.

Met de optie Verwijderen in het menu kunt u twee taken uitvoeren:

  • De overeenkomst in Adobe Sign annuleren
  • De overeenkomstrecord uit Salesforce verwijderen

De optie Ondertekenen is alleen beschikbaar wanneer het uw beurt is om de overeenkomst te ondertekenen.

Wanneer u op Ondertekenen klikt, wordt de overeenkomst geopend, zodat u deze kunt controleren en ondertekenen.

Wanneer u op de optie Herinneren in het menu klikt, wordt direct een herinnering naar de huidige ondertekenaar verstuurd.

Met de optie Annuleren in het menu wordt de transactie in Adobe Sign en Salesforce geannuleerd.

Het verschil met de optie Verwijderen is dat de Salesforce-record in de lijst met Salesforce-overeenkomsten blijft staan met de status “Geannuleerd”.

Met de optie Weergeven wordt een nieuw venster met de huidige status van de overeenkomst geopend.

Opmerking:

Als u een menuoptie kiest die geen Salesforce-venster opent, wordt boven de lijst met overeenkomsten gemeld dat de uitgevoerde bewerking is geslaagd.

Bevestiging van Outlook-bewerking


De e-mailclient inschakelen voor Gmail

De Salesforce-uitbreiding kan alleen aan de Chrome-browser worden toegevoegd, dus de functionaliteit is afhankelijk van het gebruik van Chrome.

  1. Open de Chrome-browser en ga naar: https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha

    • De uitbreidingspagina wordt geopend
  2. Klik op de knop TOEVOEGEN AAN CHROME rechtsboven in het venster

    • Er wordt een pop-upvenster weergegeven waarin om bevestiging voor de toevoeging wordt gevraagd

  3. Klik op Uitbreiding toevoegen

    • Het pop-upvenster verandert in een bevestiging dat de uitbreiding is geïnstalleerd

  4. Open uw Gmail-gebruikersaccount in de Chrome-browser.

    • Aan de rechterkant ziet u het toepassingsdeelvenster. Met de pijl bovenaan kunt u het deelvenster samen- of uitvouwen
  5. Klik op de knop Aanmelden bij Salesforce

    • Er wordt een pop-upvenster weergegeven met het verzoek u bij Salesforce te verifiëren. 

  6. Meld u aan met uw Salesforce-referenties.

    • Het verificatievenster wordt vernieuwd om te controleren of u Salesforce toegang tot Gmail wilt verlenen.
  7. Klik op Doorgaan

    • Het deelvenster wordt vernieuwd en u wordt gevraagd de Gmail-gebruiker te selecteren waaraan u Salesforce wilt koppelen.
  8. Selecteer een gebruiker (meestal is de weergegeven gebruikersnaam correct)

    • Als u Een ander account gebruiken kiest, wordt u gevraagd zich met het nieuwe Gmail-account te verifiëren voordat u kunt doorgaan
    • De Gmail-gebruiker die u kiest, is logisch gerelateerd aan de Salesforce-gebruikersnaam waarmee u zich eerder hebt geverifieerd.
    • Het pop-upvenster wordt vernieuwd en de toegang die u aan Salesforce verleent, wordt geïllustreerd. 
  9. Klik op Toestaan

    • Het deelvenster wordt vernieuwd en u wordt gevraagd of u het Gmail-account aan het Salesforce-account wilt koppelen. 
  10. Klik op Account koppelen

    • Het pop-upvenster wordt vernieuwd ter aanduiding dat de accounts zijn gekoppeld.
  11. Klik op Ga naar Salesforce. Het pop-upvenster verdwijnt en u keert terug naar Gmail.

    Het Salesforce-deelvenster links bevat nu de knop Nieuwe overeenkomst verzenden en, als u een e-mail selecteert, een lijst met de hieraan gerelateerde overeenkomsten. 


Overeenkomsten beheren in het Chrome-venster

Terwijl de invoegtoepassing ingeschakeld is, kunt u op een e-mail klikken en de overeenkomsten voor de deelnemers aan de e-mailthread bekijken.

Opmerking:

De Adobe Sign-component toont overeenkomsten voor alle e-mailadressen die in de e-mail zijn geïdentificeerd. Dit omvat alle geadresseerden en Cc-geadresseerden.

Wanneer u op het pijlpictogram rechtsboven in het venster klikt, wordt het deelvenster van de invoegtoepassing geopend, met daarin de overeenkomsten

Actieve app

Bovenaan het deelvenster wordt aangegeven hoeveel overeenkomsten zijn gevonden (voor de e-mailadresidentiteiten die aan de e-mail zijn gekoppeld). Bijvoorbeeld Overeenkomsten (7).

Standaard worden maximaal vijf overeenkomsten weergegeven. Als er meer beschikbaar zijn, verschijnt de koppeling Alles tonen onder de lijst.  Wanneer u op de koppeling Alles tonen klikt, kunt u door de volledige lijst met overeenkomsten schuiven.

Vermeld paar

De lijst met overeenkomsten is gesorteerd op basis van de overeenkomststatus. De sorteervolgorde is:

  • Vóór verzending/Concept
  • Afwezig voor ondertekening/Afwezig voor goedkeuring/Wacht op medeondertekenaar/Goedkeuring
  • Goedgekeurd/Ondertekend
  • Geannuleerd/Geweigerd/Verlopen

Binnen secties zijn overeenkomsten gesorteerd op Verzenddatum, met de meest recente bovenaan.

Wanneer u op een overeenkomstnaam klikt, wordt een nieuw Salesforce-tabblad geopend en wordt de volledige overeenkomst weergegeven.


Beschikbare bewerkingen

Het deelvenster van de invoegtoepassing levert niet alleen een lijst met overeenkomsten. Via de menugestuurde interface kunt u nieuwe overeenkomsten maken en de meest gangbare taken starten.

De knop Nieuwe overeenkomst verzenden is opvallend genoeg. Bovendien wordt rechts van elke overeenkomstnaam een pijl weergegeven waarmee u een menu met extra opties kunt openen.

Volledig menu

Let op:

U wordt niet om bevestiging gevraagd. Als u een optie in het menu selecteert, wordt de betreffende bewerking direct uitgevoerd.

Alleen opties voor mogelijke bewerkingen zijn beschikbaar in het menu. Voor een overeenkomst met de status Concept worden bijvoorbeeld alleen de opties Bewerken en Verwijderen weergegeven.

Beperkte menuopties

Nieuwe overeenkomst verzenden

Wanneer u op de knop Nieuwe overeenkomst verzenden klikt, wordt een nieuw Salesforce-tabblad geopend en wordt een nieuwe overeenkomst gestart.  Het adres van de e-mailafzender wordt automatisch in de overeenkomstsjabloon geïmporteerd.

Configureer en verzend de overeenkomst op de gebruikelijke manier.

Menuoptie: Bewerken

Wanneer u op de optie Bewerken in het menu klikt, wordt een nieuw tabblad weergegeven en wordt de overeenkomst in Salesforce geopend.

Menuoptie: Verwijderen

Met de optie Verwijderen in het menu kunt u twee taken uitvoeren:

  • De overeenkomst in Adobe Sign annuleren
  • De overeenkomstrecord uit Salesforce verwijderen

Menuoptie: Ondertekenen

De optie Ondertekenen is alleen beschikbaar wanneer het uw beurt is om de overeenkomst te ondertekenen.

Wanneer u op Ondertekenen klikt, wordt de overeenkomst geopend, zodat u deze kunt controleren en ondertekenen.

Menuoptie: Herinneren

Wanneer u op de optie Herinneren in het menu klikt, wordt direct een herinnering naar de huidige ondertekenaar verstuurd.

Menuoptie: Annuleren

Met de optie Annuleren in het menu wordt de transactie in Adobe Sign en Salesforce geannuleerd.

Het verschil met de optie Verwijderen is dat de Salesforce-record in de lijst met Salesforce-overeenkomsten blijft staan met de status ‘Geannuleerd’.

Menuoptie: Weergeven

Met de optie Weergeven wordt een nieuw venster met de huidige status van de overeenkomst geopend.

 

Als u een menuoptie kiest die geen Salesforce-venster opent, wordt boven de lijst met overeenkomsten gemeld dat de uitgevoerde bewerking is geslaagd.

Menu Succesbericht

Adobe-logo

Aanmelden bij je account